Plan de comunicación FDA 2014

Página 1 de 9

UNI

PLAN DE COMUNICACIÓN

FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL AZUAY

Septiembre de 2014

Cuenca-Ecuador

Plan de comunicación FDA 2014

Página 2 de 9

PLAN DE COMUNICACIÓN DE FEDERACIÓN DEPORTIVA DEL AZUAY

1. – Justificación

Federación Deportiva del Azuay (FDA) se funda el 17 de noviembre de 1924 con la idea de organizar

y levantar al deporte azuayo, se asienta en Cuenca y es una organización que tiene el carácter de

privada aunque recibe fondos del Estado. FDA está conformada por talento humano que procede

principalmente por cuencanos en la parte administrativa y por personas que vienen de varias regiones

del Ecuador y del exterior (Cuba, Colombia, Argentina, etc.). Federación está integrada por 198

personas, 90 de las cuales hacen la parte administrativa y las restantes 108 son entrenadores, monitores

y asistentes en un total de 30 deportes que van desde el atletismo, hasta el Voleibol.

Debido a esta variedad de culturas, se han presentado problemas originados por la falta de

compromiso, escasa implicación de los trabajadores, esa falta de sentido de pertenencia afecta la

imagen institucional por cuanto los resultados deportivos de los técnicos han sido pobres y en el caso

del personal administrativo se hace urgente la necesidad de utilizar los canales adecuados para evitar

rumores, temor y malos entendidos. En este contexto es primordial fortalecer la comunicación

interdepartamental facilitando la coordinación entre unidades para la ejecución eficaz y eficiente de los

procesos. Es fundamental mejorar la red comunicacional, donde la información se canalice de forma

correcta. Se trata de utilizar un sistema de comunicación organizacional para conseguir de los públicos

mayor motivación en el interno, lo que a su vez eso mejorará la productividad e implicará mejorar la

imagen que se transmite al público externo.

En lo organizacional, FDA se ha desarrollado superando, una serie de avatares frente a la situación

coyuntural y política que ha vivido el país. Es en ese marco que se han dado una serie de cambios,

sobre todo a partir del último Gobierno que ha trazado políticas que han acercado a nuestra

organización a los organismos de estado como el Ministerio del Deporte. Estos cambios han generado

cierta incertidumbre sobre el futuro institucional de FDA lo que refuerza la necesidad de llevar

adelante un plan de comunicación para fortalecer los flujos de comunicación externa e interna, bajo

este panorama necesitamos de la Comunicación Organizacional como el sistema de comunicación

adecuado que nos servirá para eliminar las barreras comunicacionales que se han presentado. Y es que,

el Plan de Comunicación nos permitirá diseñar el futuro que deseamos, identificando las estrategias

necesarias para para mejorar la comunicación dentro y fuera de FDA y contribuir con mayor eficacia a

dar respuestas a la imagen de excelencia que buscamos.

Plan de comunicación FDA 2014

Página 3 de 9

2. FODA

Fortalezas Oportunidades

Organización con gran prestigio e

importancia a nivel nacional.

Directivos tienen imagen posicionada

en la sociedad y apoyan la gestión.

Buena amistad con los periodistas y los

medios de comunicación

Mejorar la imagen y la reputación

institucional.

Mejorar la asistencia a escuelas y

eventos de FDA.

Ser considerada una entidad modelo en

el área a nivel de país.

Debilidades Amenazas

Falta de sentido de pertenencia del

personal que genera problemas de

imagen en lo externo.

Lentitud en el desarrollo de los procesos

Falencias en la comunicación interna,

surgimiento del rumor.

Pérdida de imagen ante la opinión

pública.

Daño del clima laboral (ambiente de

trabajo).

Falta de resultados deportivos

importantes.

3. Visión

Al cabo de un año, la FDA será una organización que difunde sus acciones interna y externamente con

liderazgo y eficiencia para mejorar su imagen y su reputación corporativa.

4. Misión

Optimizar la comunicación integral de FDA, a través de un conjunto de estrategias modernas y

eficientes.

5. Objetivo general.

Plan de comunicación FDA 2014

Página 4 de 9

Fortalecer la gestión comunicacional a través de un conjunto de estrategias tanto a nivel interno cuanto

externo.

Objetivos específicos.

Diseñar herramientas de comunicación para potenciar la identidad corporativa, la

comunicación interna y favorecer el clima laboral.

Fomentar el diálogo y la participación con los públicos internos y externos.

Crear un conjunto de estrategias 2.0 que fortalezcan la imagen externa de FDA.

Informar de la gestión realizada con transparencia para generar credibilidad, confianza.

6. Políticas

Política interna: De diálogo permanente y cercanía entre directivos y personal.

Política externa: De información abierta y transparente que genere confianza en la colectividad.

7. Estrategias

A nivel interno y con la finalidad de cumplir con la política interna de diálogo permanente y

cercanía entre directivos y personal, la estrategia de comunicación del plan estará basada en:

Estrategia A

Difusión periódica de información para visibilizar las actividades y proyectos corporativos

usando medios impresos y audiovisuales para evitar rumores que afecten al público interno.

ACTIVIDADES

• Difusión de informativo electrónico semanal al público interno sobre acontecimientos

relevantes a través del Intranet.

• Realizar retiro empresarial que incluya charlas motivacionales

• Rendición de cuentas a través del anuario.

• Actualizar el sitio Web y las redes sociales permanentemente.

• Actos internos: aniversarios e inauguraciones, convenciones, Navidad, Carnaval y Fin de

año.

Estrategia B

Plan de comunicación FDA 2014

Página 5 de 9

Impulsar el conocimiento de la organización en el público interno para motivar su colaboración

en procura de mejorar su productividad.

ACTIVIDADES

Rediseño de carteleras informativas con actividades empresariales y sociales.

Implementación de una cartelera fotográfica en Intranet.

Recorrido por escenarios del Presidente para motivar a deportistas y entrenadores.

Usar mailing para procesos de comunicación interna.

Plantear un manual de inducción para nuevos funcionarios de FDA con deberes y derechos

con el apoyo del departamento de Talento Humano.

A nivel Externo y con la finalidad de cumplir con la política externa de información abierta y

transparente que genere confianza en la colectividad, la estrategia de comunicación del plan

estará basada en:

Estrategia C

Campañas de comunicación para fortalecer la imagen corporativa de FDA generando

reputación en los medios de comunicación y en la colectividad.

ACTIVIDADES

• Gestionar ruedas de prensa, entrevistas en programas radiales y en espacios televisivos.

• Notas de prensa, sala de prensa virtual.

• Dossier de prensa en línea, fotografías en línea, cortes de tv/radio en línea.

• Libro y folletos

• SMS/mensajes por celular y watsapp

• Redes sociales, blogs, actualización de sitio web para fortalecer la imagen corporativa

• Alta en buscadores y posicionamiento SEO para fortalecer la imagen corporativa

• Desarrollar un plan técnico para la señalización de FDA.

• Utilización de nuestros espacios para colocar Vallas con publicidad de FDA.

Estrategia D

Eventos para visibilizar la gestión empresarial

Plan de comunicación FDA 2014

Página 6 de 9

ACTIVIDADES

• Participación en ferias con el fin de promocionar las escuelas deportivas.

• Acontecimientos culturales, deportivos, sociales.

• Visitas guiadas

• Desayunos con periodistas

• Visitas a las instalaciones

• Realización de colonias vacacionales para la colectividad

• Celebración de eventos en fechas especiales para la ciudad.

Acciones de comunicación

Públicos PERIODICIDAD NÚMERO COSTOS

I, E, D, medios

- Difusión de informativo electrónico

semanal al público interno sobre

acontecimientos relevantes a través

del Intranet.

Interno Semanal 48 0

- Retiro empresarial que incluya

charlas motivacionales (Apoyar a

talento humano)

Interno Anual 1 2.000

- Rendición de cuentas a través del

anuario.

Interno,

Externo

Medios

Anual 1 4.000

Apoyar la celebración de eventos

institucionales de FDA (En

coordinación con Protocolo):

• El Festival de campeones a

finales de enero.

Interno,

Externo

Medios

Trimestral 8 0

• Día de la Mujer el 8 de marzo

• Copa Tomebamba de natación en

abril

• Copa Ciudad de Cuenca de Judo

• Natalicio de Bolívar el 24 de

julio

• Día del Deporte Ecuatoriano el

26 de julio

• Lanzamiento, inauguración y

clausura de las colonias

vacacionales.

• Aniversario institucional el 17 de

noviembre.

- Rediseño de carteleras informativas

con actividades empresariales y

sociales.

Interno

Externo

Mensual 12 0

- Implementación de una cartelera

fotográfica en Intranet.

Interno Mensual 12 0

Plan de comunicación FDA 2014

Página 7 de 9

- - Recorrido por escenarios del

Presidente para motivar a deportistas

y entrenadores.

Interno Bimestral 6 0

- - Usar mailing para procesos de

comunicación interna.

Interno Semanal 48 0

- Gestionar ruedas de prensa,

entrevistas en programas radiales

y en espacios televisivos.

Externo Quincenal 24 0

- Notas de prensa, sala de prensa

virtual.

Externo Diario 300 0

- Dossier de prensa en línea,

fotografías en línea, cortes de

tv/radio en línea.

Externo Quincenal 24 0

- Revistas I-E-D

Anual 1 4.000

- SMS/mensajes por celular Externo Semanal 48 0

- Redes sociales, blogs,

actualización de sitio web para

fortalecer la imagen corporativa.

Interno Quincenal 24 0

- Alta en buscadores y

posicionamiento SEO para

fortalecer la imagen corporativa.

Interno Mensual 12 0

- Plan técnico para la señalización

de FDA. (coordinado con

Marketing)

Interno Anual 1 3.000

- Utilización de nuestros espacios

para colocar Vallas con

publicidad de FDA.

Interno

Externo

Anual 4 1.200

- Participación en ferias con el fin

de promocionar las escuelas

deportivas (coordinado con el

DTM)

Externo Trimestral 4 500

- Cena Navideña con periodistas m Anual 2 0

- Visitas a las instalaciones Interno Semestral 2 0

- Difusión de colonias

vacacionales coordinado con

marketing

Externo Anual 1 5.000

Realizar folletos sobre:

- Protocolo deportivo de FDA.

- Manual de identidad corporativa

Externo Semestral 2 5.000

Plan de comunicación FDA 2014

Página 8 de 9

- Difusión del deporte en escuelas

- Código de ética.

- Manual de inducción para

nuevos funcionarios de FDA

(En coordinación con Talento

Humano, Marketing,

Protocolo, DTM, Secretaría,

etc.)

TOTAL 24.700

8. Vocería.

Voceros autorizados

El principal vocero de la Federación Deportiva Provincial del Azuay (FDA) será el Presidente

Serán voceros autorizados, el Administrador como delegado administrativo, el Director del

Departamento Técnico Metodológico (DTM) como delegado técnico y el director de

Comunicación.

Los funcionarios de FDA que viajen a otras ciudades podrán conceder entrevistas sobre los

proyectos que lideran, siempre y cuando tengan autorización previa del presidente y coordinen las

declaraciones con el Director de Comunicación.

Los jefes de entrenadores por deporte podrán dar declaraciones única y exclusivamente sobre

aspectos técnicos del deporte a su cargo y evitarán cualquier tema que pueda afectar la imagen de

FDA.

Los monitores no están autorizados a dar declaraciones a los medios.

Cualquier pedido del personal técnico y administrativo debe hacerse ante los organismos

competentes de FDA y bajo ninguna razón, cualquier pedido o reclamo, podrá realizarse en público

o ante los medios

9. Evaluación

5.1 Indicadores para el control y seguimiento

MATRIZ DE MONITOREO, EVALUACIÒN Y CONTROL DEL RESULTADOS

Plan de comunicación FDA 2014

Página 9 de 9

PERIODO DE EVALUACIÒN: DESDE……………………. HASTA…………………

ACTIVIDADES NIVEL DE

CUMPLIMIENTO

GRADO DE

DIFICULTAD

RESULTADOS

ALCANZADOS

FUENTES DE

VERIFICACIÒN