plan de respuesta€¦ · de operaciones como comando del sci. funciones: seguimiento a los...
TRANSCRIPT
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 1 de 23
Vigencia: Julio de 2012
gar
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS PIRE
TERMINAL DE TRANSPORTE S.A.
2012
Terminal de Transporte S.A. 18/07/2012
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 2 de 23
Vigencia: Julio de 2012
CONTENIDO
CONTENIDO ............................................................................................................................... 2
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3
2. EQUIPO RESPONSABLE DEL PIRE ......................................................................................... 3
3. ALCANCE ............................................................................................................................ 3
4. OBJETIVO GENERAL .......................................................................................................... 4
4.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS…………………………………………………………….……………4
5. ORGANIZACIÓN EN LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS PARA EL DISTRITO ....................... 5
5.1. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL SCI ................................................................................. 7
5.2. TURNOS EN LA EMERGENCIA: ............................................................................................... 12
5.3. FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ESQUEMA DE TURNOS .......................................... 13
6. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS CON BASE EN LOS PROTOCOLOS
DISTRITALES DE RESPUESTA DEL PEB .................................................................................. 15
7. IMPLEMENTACIÓN DEL PIRE .............................................................................................. 22
8. AUDITORIA ........................................................................................................................ 22
9. ACTUALIZACIÓN ............................................................................................................... 22
10. SEGUIMIENTO .................................................................................................................... 23
ANEXOS ................................................................................................................................. 233
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 3 de 23
Vigencia: Julio de 2012
1. INTRODUCCIÓN
Frente a la imposibilidad de eliminar por completo la probabilidad de una emergencia,
se ha evidenciado la necesidad de establecer un proceso que permita contrarrestar y
minimizar las consecuencias adversas que se presentan en una situación. Como
entidad adscrita a la Secretaría Distrital de Movilidad, estamos comprometidos en
trabajar a nivel Distrital en prevención ante cualquier eventualidad. Dentro de la
Alcaldía Mayor de Bogotá, por lo cual La Terminal está comprometida con la
estructura del Plan Institucional de Respuesta a Emergencias PIRE, que es lo que
permite establecer la organización apropiada para la coordinación y administración
de las emergencias que ocurran en Bogotá Distrito Capital.
La Terminal se encuentra dentro del Comité de Infraestructura, Movilidad y Servicios
Públicos.
El Plan Institucional de Respuesta a Emergencias - PIRE, es el documento que define los
lineamientos y establece las acciones para que las entidades del SDPAE respondan
eficaz y eficientemente en situaciones de emergencia y/o desastre en el marco de los
objetivos estratégicos y la misión de cada entidad del SDPAE y del Sistema
Organizacional y los Protocolos Distritales de Respuesta definidos en el Plan de
Emergencias de Bogotá - PEB, adoptado mediante la Resolución FOPAE 004 de 2009.1
2. EQUIPO RESPONSABLE DEL PIRE
El equipo responsable de la documentación, actualización, seguimiento y auditoria del
PIRE es la Gerencia de Planeación y de las funciones e implementación son la
Gerencia de Planeación y la Gerencia Operativa.
3. ALCANCE
La cobertura del Plan Institucional de Respuesta a Emergencias - PIRE, es para la
atención de cualquier tipo de emergencia en que se requiera el apoyo de La Terminal
de Transporte S.A., según los protocolos del Plan de emergencias de Bogotá.
Misión de La Terminal
Ofrecer un excelente servicio a las empresas transportadoras y conjuntamente con
ellas, el comercio y las entidades públicas y privadas, a todos los ciudadanos.
1 Guía para elaborar Planes Institucionales de Respuesta a Emergencias – PIRE, del Plan de Emergencias de Bogotá
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 4 de 23
Vigencia: Julio de 2012
4. OBJETIVO GENERAL
Proporcionar a La Terminal, la guía para que de acuerdo a lo establecido en los
Protocolos Distritales instaurar la organización para garantizar la atención cualquier tipo
de emergencia.
4.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Identificar, cuantificar y valorar la afectación de los sistemas vial arterial
intermedio y complementario de la Terminal.
2. Restablecer el sistema de infraestructura vial necesario para la atención de la
emergencia.
3. Definir, implementar, hacer seguimiento y controlar el plan de acción de la
emergencia.
4. Reacondicionar y recuperar el personal.
5. Manejar eficientemente los suministros disponibles para la emergencia.
6. Verificar sobre la afectación de los sistemas y equipos de comunicación.
7. Identificar y gestionar los requerimientos de instalaciones, infraestructura
tecnológica, requerida para hardware, software y transmisión de datos, para el
manejo de las emergencias.
8. Identificar y gestionar el requerimiento de los medios de transporte solicitados.
9. Identificar y gestionar las instalaciones requeridas.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 5 de 23
Vigencia: Julio de 2012
5. ORGANIZACIÓN EN LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS PARA EL DISTRITO
La estructura organizacional de La Terminal está basada en el sistema que estableció
el Distrito, que es el Sistema Comando de Incidentes SCI2, el cual debe buscar la
articulación con el SDPAE.
Este sistema de administración involucra acciones preventivas, de preparación, de
respuesta, recuperación y mitigación de las emergencias, así como el apoyo
interinstitucional, sin importar la clase, el tamaño o la magnitud de las mismas, quiere
decir que el manejo exitoso en la escena de un incidente depende de una estructura
bien definida que esté planeada en procedimientos normalizados o estandarizados de
operación, prácticas rutinarias y usos para todos los incidentes. Una operación sin un
Sistema de Comando del Incidente conduce a un mal uso de los recursos y pone en
peligro la salud y seguridad del personal de respuesta3.
2 OFICINA DE ASISTENCIA PARA DESASTRES. Sistema Comando de Incidentes: Agencia para el desarrollo internacional de los Estados Unidos de
América USAID/ OFDA, Edición 2003.
3 Plan de Emergencias de Bogotá
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 6 de 23
Vigencia: Julio de 2012
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 7 de 23
Vigencia: Julio de 2012
5.1. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL SCI
5.1.1. Comandante de Incidente: Es el responsable de la emergencia y de todas las
actividades que de ésta se deriven, incluyendo el desarrollo e implementación
de decisiones estratégicas y la aprobación, solicitud y descargo de los recursos.
La persona encargada de la activación ante alguna eventualidad es el Gerente
de Operaciones como Comando del SCI.
Funciones:
Seguimiento a los protocolos y procedimientos de esta Plan.
Asumir el comando y establecer el PC
Velar por la seguridad del personal y la seguridad pública
Evaluar las prioridades del incidente
Determinar los objetivos operacionales
Desarrollar y ejecutar el Plan de Acción del Incidente (PAI)
Desarrollar una estructura organizativa apropiada
Mantener el alcance de control
Administrar los recursos
Mantener la coordinación general de las actividades
Coordinar las acciones de las instituciones que se incorporan al SCI
Autorizar la información a divulgar por los medios de comunicación pública
Mantener una cartelera de comando que muestre el estado y despliegue de
los recursos
Llevar la documentación y control de gastos y presentar el Informe Final
Identificar a los representantes de cada una de las instituciones, incluyendo su
ubicación y líneas de comunicación.
organizaciones.
Vigilar las operaciones del incidente para identificar problemas actuales o
potenciales entre las diversas organizaciones.
5.1.2. Jefe de Información Pública: Es el responsable tanto de la formulación y emisión
de información acerca de la emergencia a los medios de prensa y otras
instituciones.
Además de verificar la asistencia de los delegados institucionales con
conocimiento y capacidad de decisión en el COE.
Funciones:
Descritas en los procedimientos de la empresa.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 8 de 23
Vigencia: Julio de 2012
Obtener un informe breve del Comandante del Incidente.
Establecer contacto con la institución jurisdiccional para coordinar las
actividades de
información pública.
Establecer un centro único de información siempre que sea posible.
Hacer los arreglos para proporcionar espacio de trabajo, materiales, teléfonos
y personal.
Obtener copias actualizadas de los SCI-201 y 211.
Preparar un resumen inicial de información después de llegar al incidente.
Respetar las limitaciones para la emisión de información que imponga el
Comandante del
Incidente.
Obtener la aprobación del Comandante del Incidente para la emisión de
información.
Emitir noticias a los medios de prensa y enviarlas al Puesto de Comando y
otras instancias
relevantes.
Participar en las reuniones para actualizar las notas de prensa.
Responder a las solicitudes especiales de información.
Responder a las solicitudes del personal del incidente para establecer
contactos con otras organizaciones.
5.1.3. Líder de Planeación: Es la responsable de la recolección, evaluación,
diseminación y uso de información acerca del desarrollo de la emergencia y
del estado de los recursos de la entidad asignados para una adecuada
respuesta. De igual forma, es la sección encargada de elaborar el Plan de
Acción de la emergencia, el cual define las actividades de respuesta y el uso de
los recursos durante un periodo operacional.
Funciones:
Definir, implementar, hacer seguimiento y controlar el plan de acción de la
emergencia.
Las actividades descritas en el protocolo 5.1. del numeral 7.
Obtener información breve del Comandante del Incidente.
Asignar al personal de intervención a las posiciones del incidente en forma
apropiada.
Establecer las necesidades y agendas de información para todo el Sistema
de Comando del Incidente (SCI).
Establecer un sistema de adquisición de información meteorológica cuando
sea necesario.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 9 de 23
Vigencia: Julio de 2012
Supervisar la preparación del Plan de Acción del Incidente (Ver la lista de
chequeo del proceso de planificación).
Organizar la información acerca de estrategias alternativas.
Organizar y deshacer los equipos de intervención que no sean asignados a las
operaciones.
Identificar la necesidad del uso de recursos especializados.
Llevar a cabo la planificación operativa de la Sección de Planificación.
Proporcionar predicciones periódicas acerca del potencial del incidente.
Compilar y distribuir información resumida acerca del estado del incidente.
5.1.4. Líder de Logística: Sección encargada de proveer instalaciones, servicios y
materiales, incluyendo el personal que operará los equipamientos utilizados para
atender la emergencia. Además, es indispensable cuando las operaciones se
cumplen en grandes extensiones y cuando son de larga duración.
Funciones:
Identificar y gestionar el requerimiento de los medios de transporte
solicitados.
Las actividades descritas en el protocolo 5.7., del numeral 7.
Planificar la organización de la Sección de Logística.
Asignar lugares de trabajo y tareas preliminares al personal de la sección.
Notificar a la unidad de recursos acerca de las unidades de la Sección de
Logística que sean activadas, incluyendo nombres y ubicaciones del
personal asignado.
Conformar las ramas y proporcionar información breve a los directores y a
los líderes de las unidades.
Participar en la preparación del Plan de Acción del Incidente.
Identificar los servicios y necesidades de apoyo para las operaciones
planificadas y esperadas.
Proporcionar opiniones y revisar el plan de comunicaciones, el plan médico
y el plan de tráfico.
Coordinar y procesar las solicitudes de recursos adicionales.
Revisar el Plan de Acción del Incidente y hacer una estimación de las
necesidades de la Sección para el siguiente período operacional.
Proporcionar consejos acerca de las capacidades disponibles de servicios y
apoyo.
Preparar los elementos de servicios y apoyo del Plan de Acción del
Incidente.
Hacer una estimación de las necesidades futuras de servicios y apoyo.
Recibir el Plan de Desmovilización de la Sección de Planificación.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 10 de 23
Vigencia: Julio de 2012
Recomendar el descargo de los recursos de la unidad en conformidad con
el Plan de Desmovilización.
Asegurar el bienestar general y seguridad del personal de la Sección de
Logística.
Brinda transportación y se encarga del mantenimiento de los vehículos
asignados al incidente.
5.1.5. Reacondicionamiento y recuperación del personal: Encargado de brindar al
personal que realiza las labores de atención de la emergencia, las condiciones
adecuadas para su reacondicionamiento y recuperación como son: transporte,
apoyo psicológico, apoyo familiar, alimentación, salud, alojamiento o sitio de
descanso en las mejores condiciones, entre otros.
Funciones:
Reacondicionar y recuperar el personal
Las actividades descritas en el protocolo 5.2., del numeral 7.
5.1.6. Aprovisionamiento y Distribución: El alcance de esta rama incluye los procesos
de abastecimiento, recepción de suministros, almacenamiento y Gestión,
Control y Mantenimiento de Inventarios, de todos los suministros necesarios.
Funciones:
Manejar eficientemente los suministros disponibles para la emergencia.
Las actividades descritas en el protocolo 5.3., del capítulo 7.
5.1.7. Grupo de comunicaciones: Encargado de garantizar y mantener las
comunicaciones en la emergencia entre todo el personal y zona activadas en la
emergencia, a través de un Plan de Comunicaciones.
Funciones:
Verificar sobre la afectación de los sistemas y equipos de comunicación
Las actividades descritas en el protocolo 5.4., del capítulo 7.
5.1.8. Grupo de Informática: Responsable de elaborar, crear, emplear y mantener las
comunicaciones y los sistemas de procesamiento de información, incluyendo el
hardware y el software y aspectos de organización, así como de implementar
procesos de transmisión de datos de modo automático.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 11 de 23
Vigencia: Julio de 2012
Funciones:
Identificar y gestionar los requerimientos de instalaciones, infraestructura
tecnológica, requerida para hardware, software y transmisión de datos, para
el manejo de las emergencias.
Las actividades descritas en el protocolo 5.5., del numeral 7.
5.1.9. Líder de Operaciones: Sección responsable del manejo de todas las operaciones
directamente aplicables a la misión principal, en concordancia con el Plan de
Acción de la emergencia. Tales como: ejecutar las acciones de respuesta,
definir la estructura interna de su función y dirigir y coordinar todas las
operaciones cuidando la seguridad del personal de la operación.
Funciones:
Identificar y gestionar las instalaciones requeridas
Las actividades descritas en el protocolo 5.8., del numeral 7.
Obtener un reporte rápido del Comandante del Incidente.
Desarrollar la parte operacional del Plan de Acción del Incidente.
Informar brevemente y asignar el personal de operaciones de acuerdo con
el Plan de Acción del Incidente.
Supervisar las operaciones.
Determinar las necesidades y solicitar recursos adicionales.
Conformar los equipos de intervención asignados a la Sección de
Operaciones.
Mantener informado al Comandante del Incidente acerca de actividades
especiales y otras contingencias de la operación.
5.1.10. Rama EDAN: Rama responsable de realizar la Evaluación de Daños y el Análisis
de Necesidades generados en los Sistemas Generales, el Hábitat y el Medio
Ambiente evaluando además la funcionalidad y aplicabilidad de los Protocolos
Distritales de Respuesta correspondientes a las Funciones 2.1. y 2.2.
Funciones:
Identificar, cuantificar y valorar la afectación de los sistemas vial arterial
intermedio y complementario de la Terminal
Las actividades descritas en el protocolo 2.1., del numeral 7.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 12 de 23
Vigencia: Julio de 2012
5.1.11. Rama Reestablecimiento: Rama responsable de aplicar y evaluar la
funcionalidad del Protocolo Distrital de Respuesta definido para la Función 2.4.
Reestablecimiento de los Sistemas Generales necesarios para la atención de la
emergencia.
Funciones:
Restablecer el sistema de infraestructura vial necesario para la atención de
la emergencia. Las actividades descritas en el protocolo 2.4., del numeral 7.
5.1.12. Líder Administración y Finanzas: Sección responsable de justificar, controlar y
registrar todos los gastos y de mantener al día toda la documentación requerida
(administrativa, contable, financiera).
Funciones:
Seguimiento al numeral 11.
Obtener información breve del Comandante del Incidente.
Participar en las reuniones de información a los representantes de
instituciones para recibir información.
Participar en las reuniones de planificación para obtener información.
Identificar y solicitar insumos y necesidades de apoyo para la Sección de
Administración/Finanzas.
Desarrollar un plan operativo para el funcionamiento de las finanzas en el
incidente.
Preparar objetivos de trabajo para sus subalternos, informe brevemente a su
personal, haga las asignaciones y evalúe desempeños.
Determinar las necesidades de la operación de comisariato.
5.2. TURNOS EN LA EMERGENCIA:
TURNOS DE DISPONIBILIDAD: Se refiere al periodo de tiempo en el cual una persona se
encuentra alerta y en alistamiento en caso de ser requerido.
TURNOS DE OPERACIÓN: Hace referencia al tiempo de operación y es el período en el
cual la persona está contribuyendo a la atención de la emergencia y no debe superar
las 12 horas, por lo anterior, se deben definir relevos en caso de superar este tiempo
para dar cobertura permanente a la atención de la emergencia y a la ciudadanía.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 13 de 23
Vigencia: Julio de 2012
Se anexa (anexo 1) el esquema de turnos del SCI de la Terminal, para la atención de
una emergencia y los turnos se manejaran de la siguiente manera:
Para el primer llamado a atender una emergencia, estarán a disposición los turnos así:
Rotación: Semanal (7 días)
Horario: Cada 12 horas es el cambio de turno
El mecanismo de comunicación de La Terminal con FOPAE y la Secretaría Distrital de
Movilidad es:
5.3. FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ESQUEMA DE TURNOS
5.3.1. ACTIVACIÓN: El Comandante del Incidente de turno será el encargado de
informar a los integrantes del SCI de su requerimiento y de solicitar el alistamiento
de los equipos y suministros para atender la emergencia.
5.3.2. MOVILIZACIÓN: Se garantiza la movilización del grupo del SCI que este
activado, contando con la camioneta de operativos externos, y contando con
un provisional en caja menor, para contratar el servicio de transporte.
El SCI se movilizará de acuerdo a los protocolos y los procedimientos descritos
en el numeral 7.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 14 de 23
Vigencia: Julio de 2012
5.3.3. DESMOVILIZACIÓN: Se refiere al proceso de desmonte de los servicios utilizados
en la emergencia así como la desactivación del personal cuando esta finaliza
de manera ordenada, segura y del menor costo posible.
Por lo anterior, el Comandante del Incidente de La Terminal determinará qué
acciones desarrollará el personal que se encuentra en la emergencia para la
entrega de equipos, formatos, informes y/o evaluaciones.
5.3.4. CIERRE: Corresponde a la fase final de la emergencia, en la cual el Comandante
del Incidente (Gerente de Operaciones), los Jefes de Sección y el personal
operativo que hubiese atendido la emergencia distrital, se reunirán para realizar
el informe final de la emergencia para su entrega en la reunión posterior a la
misma en el cual deberán tener en cuenta también el estado e inventario de
equipos y suministros utilizados en la emergencia.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 15 de 23
Vigencia: Julio de 2012
6. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS CON BASE EN LOS PROTOCOLOS
DISTRITALES DE RESPUESTA DEL PEB4
Se copia del Plan de Emergencias de Bogotá los protocolos donde se encuentra la
Terminal, para que ésta, en una eventualidad ubique su punto de trabajo y apoyo al
Distrito.
4 Pag. Web www.sire.gov.co, Componente 6: Protocolos Distritales por función de respuesta
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 16 de 23
Vigencia: Julio de 2012
6.1. ÁREA 2: SISTEMAS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTE
ÁREA: SISTEMAS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTE
RESPONSABLE RAMA EDAN
DPTO. TÉCNICO
PROTOCOLO: 2.1. IDENTIFICACIÓN, CUANTIFICACIÓN Y
VALORACIÓN DE LA AFECTACIÓN DE LOS
SISTEMAS GENERALES DEL DISTRITO CAPITAL A
NIVEL URBANO Y RURAL.
PROCEDIMIENTOS SEG - 101 - Salida de Vehículos sin Línea
SEG - 102 - Control Ingreso a Particulares
Avenida Boyacá (La Virgen)
SEG - 103 - Control Zona de Encomiendas
SEG - 104 - Control Ingreso a Particulares
Avenida Constitución
SEG - 105 - Parqueadero Lote 12
SEG - 106 - Control en las Bahías de Ascenso
SEG - 107 - Control en los Parqueados
Operacionales (amarillo, azul y rojo)
SEG - 109 - Control Canal San Francisco y
Perímetro Carlos Lleras
SEG - 110 - Control Salida Avenida Boyacá
ACTIVIDAD
2.1.1. Identificar y evaluar la afectación del sistema vial arterial, regional, intermedio y complementario de la ciudad de
los sistemas de transporte masivo (transmilenio y tren de cercanías) aéreo y de carga, terminal de transporte de
pasajeros, terminales de transporte de carga, aeropuertos El Dorado y Guaymaral: los centros de control de
tráfico y red de semaforización, transporte y almacenamiento de combustible.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 17 de 23
Vigencia: Julio de 2012
ÁREA: 2. SISTEMAS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO
AMBIENTE
RESPONSABLE RAMA REESTABLECIMIENTO
DPTO. TÉCNICO
PROTOCOLO: 2.4. RESTABLECIMIENTO DE LOS SISTEMAS
GENERALES NECESARIOS PARA LA ATENCIÓN
DE LA EMERGENCIA
PROCEDIMIENTOS SAT - 102 control salida de vehículos
SAT - 103 Control ingreso bahías de ascenso
SAT - 104 control entrada de vehículos
SAT - 105 Solicitud de Actualización de Parque
Automotor y Ex de Tarjeta de Cool Var
ACTIVIDAD
Rehabilitación del sistema de infraestructura vial requeridos para la atención de la emergencia.
Rehabilitación de sistemas de equipamientos rurales y urbanos.
ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE LÍDER DE PLANIFICACIÓN
GERENCIA DE PLANEACIÓN
PROTOCOLO: 5.1. Definición, Implementación, Seguimiento y
Control del Plan de Acción de la
Emergencia
PROCEDIMIENTOS SGC - 107 Revisiones gerenciales
ACTIVIDAD
5.1.2. Chequear permanentemente la recepción y verificación de la información sobre daños y necesidades
5.1.6. Definir el Plan de actividades de intervención de acuerdo con el escenario de daños y posibilidades de respuesta
efectiva.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 18 de 23
Vigencia: Julio de 2012
ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE REACONDICIONAMIENTO Y RECUPERACION
DEL PERSONAL
DPTO. TALENTO HUMANO
PROTOCOLO: 5.2. Reacondicionamiento y recuperación del
Personal
PROCEDIMIENTOS SAT - 427 programación quincenal
ACTIVIDAD
5.2.1. Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión en el COE.
5.2.2. Controlar los turnos de trabajo del personal vinculados con la emergencia
5.2.3. Realizar Control de Uso de Equipos de Protección Personal (EPP), y medidas de seguridad en todas las
operaciones.
5.2.4. Instalar y operar sitios para descanso de personal (alojamientos, servicios sanitarios, etc) que interviene en la
emergencia.
5.2.5. Gestionar suministros e Instalar y operar instalaciones para desarrollar los diferentes tipos de soporte tales como
atención médica, alimentación, apoyo familiar, apoyo psicológico, descanso y recuperación.
5.2.6. Garantizar adecuada alimentación e hidratación al personal que participa en la respuesta a la emergencia
5.2.7. Garantizar la adecuada atención medica al personal que participa en la respuesta a la emergencia
5.2.8. Garantizar el adecuado apoyo familiar y psicológico al personal que participa en la respuesta a la emergencia
5.2.9. Garantizar el adecuado control de turnos y descanso al personal que participa en la respuesta a la emergencia
5.2.11. Llevar adecuado control sobre todo el personal de las entidades operativas que participan en la Emergencia para
los fines propios de esta función.
5.2.12. Llevar adecuado control sobre el Personal especializado y/o personal voluntario que soporta las acciones de esta
Función
5.2.15. Mantener informado al COE sobre cualquier situación que afecte al personal vinculado a la emergencia.
5.2.16. Mantener informado al COE, sobre la evolución de la respuesta a la emergencia, en relación con la presente
función
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 19 de 23
Vigencia: Julio de 2012
ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE APROVISIONAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
ALMACEN
PROTOCOLO: 5.3. Manejo de suministros PROCEDIMIENTOS FIN - 420 traspaso elementos de inventario
ACTIVIDAD
5.3.1. Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión al COE.
5.3.2. Estimar en el menor tiempo posible los requerimientos de suministros e instalaciones para el manejo de estos, en
coordinación con el COE
5.3.3. Compilar los suministros (herramientas, equipos, accesorios, ayuda humanitaria e insumos varios) disponibles por
parte de las instituciones, agencias y demás actores reconocidos por el COE
5.3.4. Llevar adecuado control sobre todos los suministros y recursos involucrados en el manejo de la emergencia.
5.3.5. Recibir y manejar los suministros (herramientas, equipos, accesorios, ayuda humanitaria e insumos varios) que se
requieran como apoyo para la intervención en la emergencia
5.3.6. Mantener un reporte del estado se los
suministros (herramientas, equipos y accesorios, ayuda humanitaria e insumos varios)
5.3.7. Determinar las necesidades de apoyo nacional e internacional para el abastecimiento de suministros
(herramientas, equipos y accesorios, ayuda humanitaria e insumos varios) que se requieren como apoyo para la
intervención en la emergencia
5.3.8. Mantener informado al COE sobre la evolución de la respuesta a la emergencia en relación con la presente
función
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 20 de 23
Vigencia: Julio de 2012
ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE GRUPO DE COMUNICACIONES
DPTO. DE SISTEMAS
PROTOCOLO: 5.4. Sistemas de comunicación PROCEDIMIENTOS GTE - S - 506 Manual plan de contingencia
dpto. de sistemas
ACTIVIDAD
5.4.1. Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión en el COE.
5.4.2. Indagación sobre la afectación en los sistemas y equipos de cada entidad
5.4.3. Indagación sobre la afectación en los sitios de repetición de cada entidad
5.4.4. Identificación y asignación de los suministros requeridos para el restablecimiento de las comunicaciones
5.4.5. Identificación y asignación el personal requerido para el restablecimiento de las comunicaciones
5.4.6. Reacondicionamiento de los sistemas de comunicación afectados
5.4.7. Mantener informado al COE, sobre la evolución de la respuesta a la emergencia, en relación con la presente
función
ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE GRUPO DE INFORMÁTICA
DPTO. DE SISTEMAS
PROTOCOLO: 5.5. Informática PROCEDIMIENTOS GTE - S - 506 Manual plan de contingencia
dpto. de sistemas
ACTIVIDAD
5.5.1. Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión en el COE.
5.5.2. Identificar los requerimientos de instalaciones para desarrollar los procesos de informática
5.5.3. Definir y ubicar el tipo de infraestructura tecnológica requerida para Hardware, Software y transmisión de datos.
5.5.4. Gestionar la infraestructura tecnológica dispuesta para el manejo de las emergencias
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 21 de 23
Vigencia: Julio de 2012
ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE LÍDER DE LÓGISTICA
DPTO. DE SEGURIDAD
PROTOCOLO: 5.7. Medios de Transporte PROCEDIMIENTOS FIN - 102 Control de Pago de Documentos de
Cobro Prioritarios
ACTIVIDAD
5.7.1. Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión en el COE.
5.7.2. Identificar los requerimiento de medios de transporte
5.7.3. Definir y Ubicar los medios de transporte disponibles por las entidades del SDPAE
5.7.4. Asignar y Gestionar los medios de transporte solicitados de acuerdo a la oferta de estos.
5.7.5. Hacer seguimiento a los medios de transporte asignados
5.7.6. Mantener informado al COE, sobre la evolución de la respuesta a la emergencia, en relación con la presente
función
ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE LÍDER DE OPERACIONES
DPTO. SERVICIO AL TRANSPORTADOR
PROTOCOLO: 5.8. Instalaciones PROCEDIMIENTOS DEM - 402 Cronograma de Planeación de
Procesos
ACTIVIDAD
5.8.1. Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión en el COE.
5.8.2. Identificar los requerimiento de instalaciones
5.8.3. Definir y ubicar el tipo de Instalaciones Requeridas
5.8.4. Asignar y Gestionar las instalaciones Requeridas
5.8.5. Gestionar Servicios necesarios para las instalaciones
5.8.6. Hacer Seguimiento a las Instalaciones asignadas
5.8.7. Mantener informado al COE, sobre la evolución de la respuesta a la emergencia, en relación con la presente
función
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 22 de 23
Vigencia: Julio de 2012
7. IMPLEMENTACIÓN DEL PIRE
El PIRE es adoptado por La Terminal de Transporte S.A., por inclusión en el Sistema de
Gestión Integrado de acuerdo al procedimiento “SGC – 102 - Control y elaboración
de documentos internos”.
La implementación del PIRE, se hará de acuerdo a lo establecido en el Plan Anual de
Actividades de Implementación, donde estará incluido, la adopción, divulgación,
simulación, simulacro, capacitación, solicitud de recursos, actualización y seguimiento.
Se anexa el Plan Anual de Actividades de Implementación.
8. AUDITORIA
Dentro del Sistema de Gestión Integrado La Terminal, se cuenta con un Procedimiento
de Auditoría Interna (SGC-104), en el cual, de acuerdo a los parámetros de este
procedimiento se incluye la auditoria del PIRE.
Además, el PIRE esta a disponibilidad de quien quiera conocerlo, ya sea a nivel interno,
externo o un Organismo de Control, de los cuales se reciben aportes para su
mejoramiento.
9. ACTUALIZACIÓN
Después de recibir aportes o modificaciones de personas naturales, jurídicas,
organismos de control o auditorias internas y/o externas, el PIRE está expuesto a
cambios que deberán ser ejecutados para su mejora continua.
Si no hubiere ninguno de los anteriores, el PIRE de La Terminal se revisará anualmente.
Después de las modificaciones y/o actualización estas se deberán informar a toda La
Terminal y a las entidades que se requiera.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 23 de 23
Vigencia: Julio de 2012
10. SEGUIMIENTO
El proceso de seguimiento al PIRE debe llevarse por medio de una bitácora o sistema
de información y control, que permita conocer el progreso y los cambios realizados a la
estructura del PIRE, lo cual se realizará después de que este sea aprobado por FOPAE.
ANEXOS
Anexo 1 Esquema de turnos
Anexo 2 Plan Anual de Actividades de Implementación.
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 24 de 23
Vigencia: Julio de 2012
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 25 de 23
Vigencia: Julio de 2012
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 26 de 23
Vigencia: Julio de 2012
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 27 de 23
Vigencia: Julio de 2012
Elaborado por:
Técnico Administrativo III Revisado por:
Representante de la Dirección Aprobado por:
Gerente General
ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO
Terminal de Transporte S.A.
PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A
EMERGENCIAS - PIRE
PROGRAMA
CÓDIGO EEI-903
Versión # 2
Pág. 28 de 23
Vigencia: Julio de 2012