plan de desarrollo administrativo 2011 sector …

PL-2 PLAN SECTORIAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 2011

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PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 2011 SECTOR FUNCIÓN PÚBLICA

1. PRESENTACIÓN Y PROPÓSITO

El presente Plan de Desarrollo Administrativo del Sector Función Pública se ha formulado partiendo del Plan Sectorial Estratégico para el cuatrienio 2010-2014 y la integralidad que debe existir entre el Sistema de Gestión de la Calidad, el Sistema de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo. Este último busca esencialmente crear prácticas de colaboración sectorial para el mejor aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos y materiales del sector. El presente Plan de Desarrollo Administrativo, contribuye a la integralidad de los sistemas de gestión y evaluación, como se observa en la siguiente gráfica.



2. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

MISIÓN DEL DAFP Lideramos la modernización y el mejoramiento continúo de las Instituciones Públicas y el desarrollo de sus Servidores para afianzar la confianza en el Estado.

POLÍTICA DE CALIDAD

Estamos comprometidos a trabajar con criterios de oportunidad, responsabilidad, Innovación y transparencia, para el mejoramiento continuo del Servicio que presta el Estado.

MISIÓN DE LA ESAP Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientos, valores y competencias del saber administrativo público, para el desarrollo de la sociedad, el Estado y el fortalecimiento de la capacidad de gestión de las entidades y organizaciones prestadoras de servicio público; en los diferentes niveles de educación superior, educación para el trabajo y el desarrollo humano, la investigación y asistencia técnica en el ámbito territorial, nacional y global.

POLÍTICA DE CALIDAD

La ESAP en cumplimiento de su marco normativo trabaja en la transformación de la sociedad en general, las entidades territoriales, públicas, organizaciones civiles y ciudadanos, desde la formación, investigación, Asesorias y consultorias, en el saber administrativo público, con excelencia académica y liderazgo en la proyección social, con la mejora continua de sus procesos y un talento humano competente que garantiza la eficiencia, eficacia y efectividad en la prestación de sus servicios para la satisfacción de sus usuarios.



3. COMPROMISOS POR LÍNEAS DE POLÍTICA: 1. GESTION Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

Orientada a desarrollar las habilidades, destrezas y competencias de los servidores públicos y a definir parámetros para que su ingreso y permanencia se fundamenten en el mérito y en cumplimiento de los principios de la función administrativa (D. 3622/05, art. 7º, lit.a)

Nº Compromis

o

Requisito / estándar de control

Metas

Alcance del compromiso Fech

a inicio / fin

Parámetro de

seguimiento y

evaluación

Responsable

Avances Sector

Institucional

Equipo de trabajo

Área

Potenciar el talento humano y el desarrollo de competencias laborales mediante la implementación efectiva del PIC Y del plan de bienestar social

MECI

E:1.1.2: Desarrollo del Talento humano. NTCGP: 1000:

Num. 6.2 Ley 909 / 04 Ley 1567/98 Decreto 1227/05 Decreto 1567/98

Revisar, ajustar y consolidar el Plan Institucional de Capacitación, como eje para el desarrollo de competencias laborales

DAFP

01/02//11 – 30/12/11

Porcentaje de Ejecución del Plan Institucional de Capacitación

María Cristina González/Angélica Cicery y Gisela Mora Andrea Alvarez Julia Elena Gutiérrez de Piñeres

Grupo de Gestión Humana con el apoyo de la Dirección de Empleo Público

En el primer semestre de 2011, se elaboró el Plan Institucional de Capacitación, asesorando a los diferentes equipos de aprendizaje en la formulación de sus proyectos, los cuales fueron aprobados en la reunión del Comité de Capacitación efectuada los primeros días del mes de junio. Adicionalmente se han desarrollado otras actividades dentro del programa capacitación para todos, donde se cuenta con el apoyo de la red institucional de capacitación con la ESAP, la Escuela de Alto Gobierno, Procuraduría General, El Departamento Nacional de Planeación, Cámara de Comercio y el SENA, gracias a estas entidades los funcionarios del departamento han podido participar en múltiples eventos de capacitación. Para el segundo semestre de 2011 se realizaron el curso de capacitación e-learning sobre el sistema electrónico para la contratación, se realizó el taller Planeación de la contratación, Foro Internacional hacia la excelencia en el servicio público, Conferencia sistema de Gestión Integral una mirada mundial al éxito sostenible(chile-México),Foro Controversias Constitucionales organizado por el IEMP, se realizo una jornada grupo de mejoramiento-resolución de conflictos, Taller Argumentación Jurídica aplicada al auto de cargos programada por el IEMP, con el apoyo de la Secretaria Distrital de Movilidad se dictaron dos talleres a saber Movilidad segura-normatividad y prevención de accidentalidad vial y el taller de Biocinemática del accidente de trafico choque-atropellamiento-volcamiento, se desarrollo el seminario de Contratación Estatal, con ayuda del SENA se dicto el taller Atención al Cliente. La POLICIA NACIONAL dicto el curso Equipos de respuesta incidentes de seguridad cibernética, se participo en el tercer Encuentro Nacional de jefes de Personal y Comisiones de personal. Para este segundo semestre se realizaron 8 REINDUCCIONES y 3 INDUCCIONES; Con la subdirección de Alto Gobierno se desarrollaron los siguientes seminarios: Mejoramiento de clima laboral y sistema de comunicación efectiva, Contratación Pública II, Gestión Financiera Pública, Autocontrol en el desempeño laboral y planes de mejoramiento individual, Nuevo Código de procedimiento administrativo de lo contencioso y se realizó el Diplomado Gestión Humana por competencias. En cuanto a la ejecución del plan se realizaron dos seguimientos a los proyectos de aprendizaje. Se realizó la cuarta versión del formato evaluación impacto de la capacitación se tabulo y analizó la información correspondiente al segundo semestre de 2011 dando el informe al Comité de Capacitación junto con el informe final del plan de Capacitación del DAFP para el año 2011.



Nº Compromis

o


Metas


a inicio / fin

Parámetro de

seguimiento y

evaluación

Responsable

Avances Sector

Institucional

Equipo de trabajo

Área

ESAP Beatriz Eugenia Álzate García

Grupo de Gestión del Talento Humano

La ESAP en la vigencia 2011, revisó y formulo el Plan Institucional de capacitación que se aprobó por parte de la comisión de personal y se desarrollaron las siguientes actividades con la participación funcionarios del nivel Directivo, Profesional, Técnico y Asistencial así: Seminario Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo; 4 participantes; del 1 al 3 de febrero; Comunicación Persuasiva con Enfasis en PNL, 46 participantes; 15 a 23 febrero. Contratación Pública; 3 participantes, 16 de marzo; Foro Algore Pensar en Verde; 8 Participantes; Marzo 16; Régimen Disciplinario del Servidor Público; tres Participantes; 30 de marzo; Charla reforma Pensional; 32 Participantes; 30 de marzo y Abril 28 y Seminario Planeación Estratégica; 13 de Abril; Capacitación Sobre Proceso de Viáticos; 15 personas capacitadas; Intensidad 4 Horas; mayo 13; FORO: Liderazgo; 10 Participantes; 18 de Mayo; XXXI Congreso Colombiano de Medicina del Trabajo y Salud Ocupacional; 2 participantes 22 y 25 de Mayo. Conferencia Motivación, Liderazgo y Cambio (Santiago Rojas) ; 48 participantes; junio 21; Aplicación de la Nueva Normatividad y Formularios de Evaluación del Desempeño de los Empleados Públicos; 16 horas, 2 participantes; 14 y 15 de Julio; Clima Laboral -"L'Harmonie Le Secret" Coaching Intercultural Equipos"; 25 participantes; agosto 9. Foro Cambio Organizacional "El Poder de Cambiarlo Todo" 10 participantes; Agosto 24; Medición de Impacto de la Capacitación; 18 participantes; 21 de julio, 12 de Agosto; 01 de Septiembre. Redacción Profesional y Elaboración Técnica de Documentos Nivel III; 14 participantes; del 6 al 21 de Septiembre. Seminario de Coaching "El Juego Interior" 2 participantes; 06 de septiembre; Seminario Taller Internacional ECMAP; 2 participantes; 23 y 25 de Marzo; XLIV Congreso de Seguridad, Salud y Ambiente; 2 participantes; 22 y 24 de junio. 13 Conferencia Internacional sobre Politicas de Tecnologias e Innovacion (ICTPI); 7 participantes; 9 y 9 septiembre; Autocontrol en el Desempeño Laboral y Planes de Mejoramiento Individual; 4 participantes; 5 octubre. IX JORNADA DE CONTRATACION ESTATAL; 3 participantes; 3 y 4 noviembre; HABILIDADES EN COMUNICACIÓN; 41 participantes; 9 a 30 noviembre; Diplomado Virtual "Bibliotecologia; tecnologias de la Información y la Comunicación"; 4 participantes; 5 a 28 diciembre; Valores Personales e Institucionales; 32 participantes; 5 diciembre. Total 25 eventos con 375 participaciones de 154 Funcionarios.



Nº Compromis

o


Metas


a inicio / fin

Parámetro de

seguimiento y

evaluación

Responsable

Avances Sector

Institucional

Equipo de trabajo

Área

2.


MECI


Num. 6.2 Ley 909 / 04 Ley 1567/98 Decreto 1227/05

Mejorar la calidad de vida laboral de los funcionarios a través de la ejecución del Programa de Bienestar Social y Bienestar Universitario

DAFP

04/01/2011 24/12/2011

Porcentaje de Ejecución del Programa de Bienestar

María Cristina González/Angélica Cicery y Biviana Vargas Andrea Álvarez

Grupo de Gestión Humana

Se elaboró el Plan de bienestar para la vigencia 2011, coordinando la planeación de las diferentes actividades con la Caja de Compensación Compensar, y otras entidades con las cuales tenemos convenios interadministrativos como Coldeportes, el IDRD y el Colegio Mayor de Cundinamarca. Se ha cumplido con todas las actividades programadas para el año, las cuales se encuentran discriminadas en el cronograma del respectivo plan. Entre las actividades desarrolladas se encuentran: Vacaciones recreativas, celebración de día de los niños, fiesta de fin de año, premiación de mejor empleado, día de la Familia DAFP, Día del amor y la amistad, entre otros.

ESAP

Beatriz Eugenia Alzate Garcia Claudia Sonia Zambrano Bogoya

Grupo de Gestión del Talento Humano Grupo Bienestar Universitario

En la vigencia 2011 se realizó las siguientes actividades con la participación de funcionarios del nivel Directivo, profesional, técnico y Asistencial así: Actividades Complementarias de Salud, Cultural, deportivas y Desarrollo Humano: 2.740 asistencias; Maratón Bailable, entrega boletas Feria del Libro: 38 asistencias; 7 abril; Bienvenida a Primíparos: 171 asistencias; 1 abril; Cine foros, consultas médicas, consultas odontológicas: 1.176 asistencias; Día del docente: 84 asistencias; 20 de mayo; Actividades Complementarias, Torneo Interno, Consultas Médicas, Consultas odontológicas: 2.416 asistencias; Actividad Recreativa Grupo Asistencial, Préstamo de Elementos, Caminatas, Jornada Saludable, cine foros; 2.543 asistencias; 28 octubre; Vacunación Sarampión y Rubeola; 91 asistentes, 29 de noviembre; Maratón Bailable; 100 asistencias, 1 diciembre; Día de Sol; 15 asistencias; 9 diciembre. Actividad Clima Organizacional; 230 asistencias, 12 diciembre; Bienvenida Primiparos, Consulta Psicología; 198 asistencias, 16 diciembre; Total 16eventos con 9.664 participaciones

3.

Potenciar el talento humano y el desarrollo de competencias laborales mediante la

MECI


Num. 6.2

Fortalecer la cultura de la prevención y manejo de riesgos en el entorno laboral a

DAFP

04/01/2011 24/12/2011

Porcentaje de Ejecución del Programa de Salud Ocupacional

María Cristina González/Angélica Cicery y Biviana Vargas Andrea Álvarez


Se elaboró el diagnóstico y plan de salud ocupacional para la vigencia 2011, coordinando las diferentes actividades con la ARP – Positiva y otras actividades de promoción y prevención con otras instituciones. Se han adelantado las siguientes campañas: Donación de sangre, examen de glaucoma, tamizaje, capacitación a brigadistas en temas como evacuación y vacunación papiloma humano. Se han efectuado reuniones con la brigada de emergencia a quienes se les ha dado capacitación en varios temas y se realizó elección de nuevo COPASO.



Nº Compromis

o


Metas


a inicio / fin

Parámetro de

seguimiento y

evaluación

Responsable

Avances Sector

Institucional

Equipo de trabajo

Área

implementación efectiva del PIC Y del plan de bienestar social

Ley 909 / 04 Ley 1567/98 Decreto 1227/05 Ley 776 de 2002 Sistema General de Riesgos Profesionales Decreto 0614 de 1984 que determina las bases para la organización y administración de salud ocupacional en el país.

través de la promoción del Programa de Salud Ocupacional

ESAP

Beatriz Eugenia Alzate Garcia Piedad Viracaha


A la fecha se han desarrollado las siguientes actividades con la participación funcionarios del nivel Directivo, Profesional, Técnico y Asistencial así: Participación al XXXI CONGRESO Colombiano de Medicina del Trabajo y Salud Ocupacional; Primeros Auxilios; 20 participantes; 2 marzo; 14 abril; 21 de julio; 21 de septiembre; CONVERSATORIA Riesgos Profesionales, 7 participantes; Marzo 3; Líder en Salud ocupacional; Un participante, 28 de Abril; Líder en Preparación y Atención de Emergencias; un participante; 22 de Mayo; Salud Ocupacional y Riesgos Psicosociales; 92 participantes; 05 de julio; Gestión Ambiental; 35 participantes; 18 de Agosto; Indicadores de Gestión en Salud Ocupacional; un participante; 13 de Julio; Capacitación Brigadistas "Preparación simulacro" 5 participantes; 21 de septiembre; Prepárese "Cero papel". Un participante; 22 de Septiembre; 24. Total participantes 19 Funcionarios; Jornada de Clima Laboral II; 9 participantes; 21 diciembre; Jornada de Clima Organizacional; 135 participantes; 13 diciembre; Sistema comando de Incidentes "Brigada Seminario de Induccion a la Admon Pub para Alcaldes y Gobernadores; 12 participantes; 26 octubre; Total 16 eventos de capacitación con 319 participaciones de 165 funcionarios.



Nº Compromis

o


Metas


a inicio / fin

Parámetro de

seguimiento y

evaluación

Responsable

Avances Sector

Institucional

Equipo de trabajo

Área

4.


MECI


Num. 6.2 Ley 909 / 04 Ley 1567/98 Decreto 1227/05

Desarrollar el Programa de Inducción y Reinducción en cumplimiento del marco legal.

DAFP

01/02/2011 30/12/2011

Funcionarios con inducción o reinducción / Total de Funcionarios

María Cristina González/Angélica Cicery y Gisela Mora Andrea Álvarez


Para la presente vigencia se organizó un plan de trabajo para la inducción y reinducción de los funcionarios, pasantes y contratistas, llamado la semana de.. en la cual se han podido trabajar diferentes actividades a cargo de cada una de las áreas del Departamento, quienes actúan como facilitadores internos. Este programa se ha coordinado con el Comité de comunicaciones para obtener el apoyo en los medios requeridos para su difusión.-. Se realizaron 8 REINDUCCIONES y 3 INDUCCIONES. En cuanto a Inducción se trataron los siguientes temas: Que es la Función Pública?, Sector Administrativo, Valores y Principios en el DAFP, Estructura orgánica, Que hay en el DAFP (Bienestar, Salud Ocupacional, Capacitación, Nomina, Evaluación Desempeño, Situaciones Administrativas, Planta de personal). En cuanto a Reinducción se trataron: Tramites (DCI), Régimen salarial y prestacional (DDO), Gestión de Calidad (DCI), Acciones preventivas y correctivas (Planeación), Admin. del Riesgo (Planeación).

ESAP

Beatriz Eugenia Alzate Garcia


La ESAP durante el año 2010 realizo las jornadas de Inducción y Reinducción, y de conformidad con el capitulo II, artículo 7, numeral 5, literal b) del Decreto 1567/98, los programas de reinducción se impartirán a los Funcionarios por lo menos cada dos años. En razón a lo anterior se vienen realizando de manera individual la inducción cada vez que se presenta una posesión. (Se tienen las actas de inducción de nuevos funcionarios). En la vigencia 2011 se realizó inducción a 56 Funcionarios.



2. GESTION DE LA CALIDAD Como un instrumento gerencial que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad, tomando como base los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades, con el fin de ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades y requisitos de la ciudadanía (D. 3622/05, art. 7º, lit.b)

Nº Compromiso Requisito / estándar de

control Metas

Alcance del compromiso Fecha

inicio / fin

Parámetro de seguimiento y evaluación

Responsable

Avances Secto

r Instituci

onal Equipo de trabajo Área

1.

Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión de Calidad

ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009

Ajustar la documentación de Mapas de Riesgos, Indicadores y reestructuración a los 12 procesos

DAFP 01/03/2011 – 30/04/2011

Mapa de Riesgos Ajustados Cronograma de Impacto

Celmira Frasser A. Eliana Diaz L. Olga Lucia Arango Vanessa Vasquez Nancy Meneses Carmenza Alarcón William Acero

Oficina Asesora de Planeación

Se culminó la construcción de la Política de Riesgo, la Metodología de Riesgo y la actualización de los formatos. Se adelantó la programación en el Cronograma de Impacto del ajuste de los riesgos por proceso y el mapa de riesgo institucional. El 100% de los mapas de riesgos fueron revisados y ajustados, en su mayoría (92%) en el segundo semestre del año, el proceso de administración de la tecnología lo realizó en el mes de marzo. La Oficina de Control Interno presentó evaluación de los mapas de riesgos en el mes de octubre. Se adelantaron reuniones de asesoría de indicadores para la revisión y orientación sobre los indicadores del 2011, los cuales fueron ajustados. Se envío comunicado a todas las áreas el 5 de abril sobre la información requerida para el manejo de los indicadores. Durante el año se realizaron varios ajustes tanto a las caracterizaciones de los procesos, como a los procedimientos, formatos, etc.




control Metas


inicio / fin


Responsable

Avances Secto

r Instituci


Ajustar documentación al marco legal, responsabilidad, autoridad y puntos de control

DAFP 01/03/2011 – 30/04/2011

Procesos, Procedimientos, Formatos, Guías, Manuales y Matriz de Responsabilidades Ajustados. Cronograma de Impacto.

Se ajustó SIPLAN para el establecimiento de Secretaria General y Subdirector, Se actualizó las guías de Direccionamiento Estratégico frente a la responsabilidad del Subdirector. Se actualizó el Manual de Calidad. Se analizó el impacto en todos los procesos de la llegada del Subdirector y Secretaria Técnica y se envío por comunicado a todos los procesos para su ajuste. Se dio instrucciones sobre el tema a todos los procesos y se realizó acompañamiento sobre la matriz de responsabilidad y Autoridad. Se analizó el decreto de 3715 y 3716. Se actualizó el manual de calidad con la responsabilidad y autoridad del Subdirector y la Secretaría General. Se modificó la matriz de responsabilidad y autoridad con fecha 30 de noviembre de 2011, Se ajustaron los procesos con el impacto de los cargos de responsabilidad y autoridad. Se dio cumplimiento al 90% de las actividades del cronograma de impacto

Socializar los cambios y ajustes realizados a la documentación del SGC

DAFP 01/03/2011 – 10/12/2011

Correos Electrónicos Calidad DAFP Actas reuniones. Cronograma de Impacto.

Se socializó a través de las reuniones con el grupo de mejoramiento, con el grupo de auditores y con el grupo de comunicaciones los cambios y proyectos del SGC para el 2011. Se socializó la política de riesgos, la política de calidad, el manual de calidad, los ajustes a dos procesos de manera oportuna a través de Calidad DAFP. Se socializó permanentemente a través del correo Calidad DAFP las modificaciones y ajustes realizados a cada uno de los procesos.

Preparar, realizar y generar resultados en las 4 auditorias programadas durante el año 2011

DAFP 01/04/2011 – 10/12/2011

4 Planes y Programas de Auditorías, Actas, listados de Asistencia, Informes de Auditorías; Cronograma de Impacto

Se dio cumplimiento al 100% del programa anual de auditorías, así:

Auditoría Interna de a todos los procesos.

Auditoría Interna de Gestión al proceso de Medición y Análisis.

Auditoría Interna de Gestión al proceso de Gestión Documental.

Auditoría externa de Recertificación a todos los procesos y

Auditoría combinada al proceso de asesoría. Se elaboraron los correspondientes informes y se establecieron los planes de y reportes de mejoramiento, a los cuales se les realizó seguimiento.




control Metas


inicio / fin


Responsable

Avances Secto

r Instituci


Medir, analizar y tomar decisiones frente a los resultados generados en los informes de auditoria.

DAFP 01/04/2011 – 10/12/2011

Reportes de Mejoramiento, Planes de Mejoramiento, Cronograma de Impacto.

Resultado de las auditorías de calidad se generaron en el año 2011, 151 reportes de mejoramiento de los cuales el 57% ya fueron cerrados, el 43% restante, tiene seguimiento pero no se cerraron por cuanto falta realizar algunas actividades. Se suscribió plan de mejoramiento con los procesos de Gestión Financiera, Gestión Documental y el de Medición y Análisis con Planeación y Atención al usuario.

Auditorias de Calidad ESAP

01/03/2011 – 24/12/2011

Una Auditoria externa de seguimiento y 30 auditorias internas de calidad

Oficina Asesora de Planeación. Equipo Base de Calidad - ESAP

Dirección Subdirección Equipo Directivo Áreas de la

ESAP

Se llevo a cabo la Auditoría Externa de Calidad en la semana del 2 al 6 de mayo del año en curso, por parte de la firma Bureau Veritas Certificación, con resultados excelentes al no encontrar no conformidades. En el mes de septiembre se cumplió con la programación y calendario de Auditorias Internas de calidad, realizada por el equipo de auditores de la ESAP a los proceso en la Sede central como en las 15 direcciones territoriales. Se realizó un total de 30 auditorías. Es oportuno mencionar, que con respecto a las no conformidades del ejercicio de auditorías internas de calidad realizadas en el año 2010, de un total de 108 observaciones se cerraron el 90%. De otra parte del ejercicio de auditorías internas de calidad realizado en este año se declararon 60 no conformidades; 24 en la Sede Central y 36 en las direcciones Territoriales, que se cerraron de acuerdo a la metodología y estrategia establecida y presentada en el informe de revisión por la dirección el mes de diciembre de 2011.

Revisión por la Dirección ESAP Una revisión por la dirección

De acuerdo al proceso de Evaluación del Sistema de Calidad de la ESAP, a partir del 3 de noviembre el ejercicio de la revisión por la dirección se inicio con la presentación de la metodología para la entrega de información de entrada según lo establecido en la NTCGP1000 numeral 5.6.2. a continuación cada proceso y Dirección Territorial, realizo su respectiva acta de revisión de la dirección, con esta información se consolido el informe de revisión general en acta de fecha 29 de Diciembre de 2011.




control Metas


inicio / fin


Responsable

Avances Secto

r Instituci


Actualización Mapa de Riesgos ESAP Mapa de Riesgos Actualizado

El Mapa de Riesgos de la ESAP se encuentra aprobado según acta No.3 del 29 de abril de 2011 de Comité de Control Interno y se encuentra publicado en la Web e intranet de la ESAP en la siguiente ruta: DEPENDENCIAS / Oficinas / Oficina Asesora Planeación / Mapa de Riesgos. Así mismo, desde la Oficina Asesora de Planeación se adelantan actividades de difusión y se promueve la formulación de acciones preventivas y correctivas, para el control de riesgos.

Racionalización y seguimiento Matriz de indicadores

ESAP Matriz de indicadores ESAP

Los indicadores del Sistema de Calidad se encuentran registrados en el Sistema de Información Institucional SIGEB y su publicación se puede consultar en la Página Web de la ESAP en la siguiente ruta: DEPENDENCIAS / Oficinas / Oficina Asesora Planeación / Indicadores. La construcción de la matriz de indicadores se realiza en coordinación con los líderes de proceso y articulado con los lineamientos del sistema de gestión de calidad. El 19 de septiembre de 2011mediante Acta No.28 del Comité de Dirección se aprobó un total de 112 indicadores de gestión, proceso y estratégicos.



3. DEMOCRATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Dirigida a consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública, con el fin de facilitar la integración de los ciudadanos y servidores públicos en el logro de las metas económicas y sociales del país y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendición social de cuentas y propicien la atención oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad (D. 3622/05, art. 7º, lit.c)


control Metas


inicio / fin

Parámetro de seguimiento y

evaluación

Responsable

Avances

Sector Institucion

al Equipo de

trabajo Área

1.

Promover y articular la política de rendición de cuentas a la ciudadanía mediante estrategias de diálogo e información cercana al ciudadano

MECI

E:1.1.2: Desarrollo del

Talento humano.

NTCGP: 1000:

Num. 6.2

Ley 909 / 04

Ley 489/98

Realizar una audiencia pública de rendición de cuentas

X

03/05/2011 a

30/07/2011

Convocatoria, información a difundir en la audiencia e informe de evaluación

Celmira Frasser, Equipo Directivo Honorio Miguel Henríquez Pinedo Equipo Directivo ESAP

Oficina de Planeación DAFP Dirección General- ESAP Oficina Asesora de Planeación ESAP

La audiencia de rendición de cuentas se realizó del 15 al 18 de noviembre en las instalaciones del Departamento, la agenda fue la siguiente:

15 de noviembre: Políticas de Control Interno y Calidad

16 de noviembre: Políticas de Racionalización de Trámites

17 de noviembre: Rediseños Organizacionales y Reestructuración de la Administración Pública

18 de noviembre: Gestión del Empleo Público

Adicionalmente se programó en simultánea Chat (www.dafp.gov.co) y transmisión a través de http://www.ustream.tv/channel/departamento-administrativo-de-la-función-pública A la rendición de cuentas asistieron 362 personas, contestaron la encuesta de evaluación 199, pasaron formato de preguntas 33 personas, entraron al Chat 107 personas y siguieron la rendición por Facebook y Twtter 37 personas. El informe se encuentra en la Página Web.. La ESAP realizó la audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía el pasado 8 de julio, en el auditorio Camilo Torres , en el horario de 9:00 a. m a 12: 00 m. El Documento, informe y videos del desarrollo de la jornada de rendición de cuentas se encuentra publicado en la página web de la ESAP en la Siguiente Ruta: DEPENDENCIAS / Oficinas / Oficina Asesora de Planeación / Informes de Gestión y Rendición de Cuentas.

http://www.dafp.gov.co/

http://www.ustream.tv/channel/departamento-administrativo-de-la-función-pública

http://www.ustream.tv/channel/departamento-administrativo-de-la-función-pública




control Metas


inicio / fin


evaluación

Responsable

Avances

Sector Institucion

al Equipo de

trabajo Área

Publicar y actualizar en diferentes medios, los planes y/o proyectos y planes de mejoramiento así como los informes de gestión o de avance y resultados

X 01/03/11 – 30/12/11

Publicación en diferentes

canales, medios y/o estrategias

de comunicación institucional

Celmira Frasser Jefe de Control Interno

Jair Solarte

Oficina de Planeació

n Oficina de

Control Interno

La Oficina de Control Interno publicó en la página WEB lo siguiente: - 4 informes de avance del plan de Mejoramiento suscrito con la CGR vigencia 2009, el último de los cuales correspondió a la vigencia 2010. - Se publicó el Informe Ejecutivo Anual de la entidad de la vigencia 2010, el 30 de mayo de 2011. - Informe de Control Interno Contable vigencia 2010 el 2 de mayo de 2011. - La Cuenta Fiscal se publicó igualmente. - El informe pormenorizado de Control Interno de acuerdo con la Ley 1474 de 2011.

La Oficina de Control Interno publicó en la página WEB lo siguiente: - 3 informes de avance del plan de Mejoramiento suscrito con la CGR vigencia auditada 2010, el último de los cuales correspondió al tercer trimestre de 2011 publicado en enero de 2012. - Se publicó el Informe Ejecutivo Anual de la entidad de la vigencia 2010. - La Cuenta Fiscal se publicó igualmente. La ESAP hace uso de la pagina Web para publicar la información de la gestión asi: - Informe de Gestión - Informe al Congreso - Planes de Acción - Plan Decenal de Desarrollo Institucional - Planes Operativos - Plan Sectorial - Metas SISMEG - Plan de mejoramiento CGR - Indicadores de Gestión, procesos y estratégicos. Además hace uso de Publicación en diferentes canales, medios y/o estrategias de comunicación institucional como es el programa Institucional CONSTRUYENDO; el periódico Nuevo Municipio, Uso de TICs en eventos de capacitación virtual.




control Metas


inicio / fin


evaluación

Responsable

Avances

Sector Institucion

al Equipo de

trabajo Área

MECI

E:1.1.2: Desarrollo del

Talento humano.

NTCGP: 1000:

Num. 6.2

Ley 909 / 04

Ley 489/98

Socializar en la página Web de los instrumentos técnicos o proyectos normativos, a fin de recoger observaciones de la ciudadanía, previa a su publicación o adopción definitiva

DAFP 01/02/2011

– 30/12/2011

Instrumentos técnicos o proyectos normativos publicados en la página Web

Direcciones Técnicas

Direcciones Técnicas

Este Departamento revisó para actualizar los instrumentos técnicos elaboradas en los años 2009 y 2010 de la colección “Cartillas de la Administración Pública” con el fin de mantener renovados las nociones y ajustarlas a la actualidad sobre la administración pública. Una vez realizada la revisión se determinó actualizar 5 cartillas de la colección Cartillas de administración pública, de las cuales se publicaron dos de la DJ, Prima técnica publicada en el mes de diciembre y la de Inhabilidades y incompatibilidades publicada en el mes de diciembre, la actualización de la cartilla Plan Nacional de Capacitación se realizó a través de la expedición de la Resolución 992 del 23 de diciembre de 2011 mediante el cual se adopta la guía temática que actualiza el plan nacional de capacitación. Las cartillas Guía de Administración del Riesgo y la Diseño manejo e interpretación de indicadores, quedaron pendientes para publicar en el año 2012.

Mantener actualizadas las bases de datos de los diferentes grupos de usuarios (jefes de personal, jefes de control interno, entre otros)

DAFP 01/03/2011– 15/12/2011

Bases de datos actualizadas y socializadas en

todo el Departamento

Direcciones Técnicas Coordinador Grupo de Atención al Cliente

Direcciones técnicas Grupo Atención al Cliente

Se han identificado las siguientes bases de datos de usuarios: Aplicativo MECI, SUIT, SIGEP, de entidades públicas en la DDO y Comité Interinstitucional de Control Interno – CICI. Adicionalmente el grupo de atención al cliente cuenta con una amplia base de datos de usuarios del Departamento la cual se encuentra en estudio de viabilizar para su utilización.




control Metas


inicio / fin


evaluación

Responsable

Avances

Sector Institucion

al Equipo de

trabajo Área

Diseñar y publicar foros virtuales, para consultar la opinión de la ciudadanía sobre temas de su interés y de competencia del DAFP

DAFP 01/04/2011 15/12/2011

Foros publicados

Coordinador Grupo de Atención al Cliente

Grupo de Atención al Cliente

Se publicaron dos foros de opinión uno sobre SIGEP y otro sobre satisfacción del servicio, por parte del Grupo de Atención al Cliente. No obstante, la herramienta de foro no es muy amigable, requiere de registro de usuarios que desestimula la participación y es poco visible (por no decir invisible) dentro de la página. No obstante, adquirir una más funcional implica recursos para la adquisición de una herramienta licenciada. Se realiza a partir del 7 de marzo una hora diaria el Chat, por parte de los funcionarios del grupo de atención al cliente. Adicionalmente por mes se realizaron las siguientes sesiones de Chats temáticos a cargo de las direcciones técnicas:

Febrero - 10

Marzo - 2

Abril – 4

Mayo - 4

Junio – 5

Julio – 4

Agosto – 5

Septiembre – 4

Octubre – 4

Se realizaron los Chat en los días de la rendición de cuentas.

Diciembre - 2 Por recomendación del Comité de Comunicaciones se diseño una estrategia de promoción del foro para publicar en la Web y en las cuentas de las redes sociales, con el fin de motivar la participación de usuarios. En lo corrido del año se ha tenido cero aportes por parte de los usuarios en los foros que ha publicado el DAFP. No obstante realizada esta campaña, persiste la nula afluencia de usuarios al foro.



4. MORALIZACIÓN Y TRANSPARENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Se orienta a la formación de valores de responsabilidad y vocación de servicio que garanticen el interés general en la administración de lo público y se promueva la publicidad de las actuaciones de los servidores públicos; así mismo, se orienta a la prevención de conductas corruptas y a la identif icación de áreas susceptibles de corrupción (D. 3622/05, art. 7º, lit.d)


control Metas

Alcance del compromiso

Fecha inicio /

fin

Parámetro de

seguimiento y evaluación

Responsable Avances

Sector Institucional Equipo de

trabajo Áreas

1.

Desarrollo e implementación del Modelo Estándar de Control Interno

MECI:

Todos los Subsistemas, Componentes y Elementos NTCGP 1000: Num.

8. MECI:

Componente; Administración del riesgo NTCGP 1000:

Numerales; 4.1 y 5.6.2

Evaluar y apoyar el cumplimiento del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República para mantener el fenecimiento de la cuenta.

DAFP

03/01/2011 – 30/12/2011

Reuniones de Comité de Coordinación de la Oficina de Control Interno

Jefe OCI Integrantes del comité de Coordinación de Control Interno

Oficina de Control Interno

Durante el año 2011 el DAFP realizó seguimiento al Plan de Mejoramiento vigente reportando un avance del 85.49% y un cumplimiento del 100%.

El seguimiento y evaluación del avance del Plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, vigencia auditada 2009, presenta informe consolidado de avance del tercer trimestre a octubre de 2011con los siguientes resultados: Cumplimiento del Plan 74.55% Avance del Plan de Mejoramiento 84.47% Con respecto al Plan de Mejoramiento 2011, vigencia auditada 2010, con corte a 31 de enero

presenta un avance del primer trimestre del

58.45%

ESAP Euripides Gonzalez Ordoñez

Evaluar la mejora continua del Modelo Estándar de Control Interno

DAFP 03/01/2011 30/12/2011

Evaluación realizada de acuerdo con los parámetros del Manual de implementación



La Oficina de Control Interno el DAFP en el mes de febrero realizó el Informe Ejecutivo Anual reportándose cumplimento en el Modelo




control Metas


Fecha inicio /

fin

Parámetro de


Responsable Avances


trabajo Áreas

ESAP Euripides Gonzalez Ordoñez

MECI de 96.44% faltando los planes de mejoramiento individual. La Oficina de Control Interno de la ESAP para la vigencia 2011, estableció un Plan de Acción donde se incluyen Auditorías Internas de Evaluación y Seguimiento (Independientes), presentando un cumplimiento del 85% y contempla la siguiente cobertura:

Auditoría Interna de

Evaluación y Seguimiento

Progra madas

Ejecutadas

Sede Central 12 11

Direcciones Territoriales

15 12

Total 27 23

La evaluación del Informe Ejecutivo Anual – Manual Estándar de Control Interno – MECI vigencia 2010 obtuvo una calificación de 97.2% en sus componentes de: ambiente de control, direccionamiento estratégico, administración de riesgos, actividades de control, información, comunicación pública, autoevaluación, evaluación independiente y planes de mejoramiento.

2. Evaluar la efectividad del manejo del riesgo

Realizar el seguimiento a los mapas de riesgos de los procesos y presentar informe con

DAFP

03/01/2011 – 30/12/2011

Evaluación y presentación de informes de acuerdo con lo establecido en la guía de riegos y



En los meses de mayo y octubre el DAFP realizó seguimiento a los mapas de riesgo de la entidad presentando las recomendaciones las cuales fueron remitidas a todos los líderes de procesos.




control Metas


Fecha inicio /

fin

Parámetro de


Responsable Avances


trabajo Áreas

recomendaciones

ESAP

política de riesgos del Departamento

Euripides Gonzalez Ordoñez

Así mismo se brindó asesoría a los diferentes procesos y se realizaron dos talleres en el segundo semestre del año. La ESAP en coordinación de la Oficina de Control Interno, ha programado como actividad permanente la evaluación, seguimiento y monitoreo a los riesgos establecidos para cada proceso, cabe aclarar que esta evaluación se lleva a cabo en cada auditoria de evaluación. Se ha realizado seguimiento al mapa de riesgos en las 23 auditorías internas realizadas a la fecha tanto en la sede central como en las direcciones territoriales.



5. REDISEÑO ORGANIZACIONAL Dirigidos a diseñar organizaciones modernas, flexibles y abiertas al entorno, orientadas hacia la funcionalidad y modernización de las estructuras administrativas y racionalización de las plantas de personal con miras a desarrollar sus objetivos y funciones dentro de un marco de austeridad y eficiencia, que promueva la cultura del trabajo en equipo, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado Comunitario (D. 3622/05, art. 7º, lit.e)


control Metas


Fecha inicio / fin

Parámetro de

seguimiento y

evaluación

Responsable

Avances Sector

Institucional

Equipo de trabajo

Área

1.

Elaborar e implementar los instrumentos que alineen la estructura a la planta de personal incluyendo los perfiles por competencias

MECI:

Elementos: 1.2.3 Estructura Organizacional; 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano 2.2.3 Sistemas de Información NTCGP 1000:

Num. 6.2 Talento Humano.

Revisar las competencias del Departamento con el fin de ajustar los perfiles de la entidad en el manual de Funciones

DAFP 03/01/2011 – 31/12/2011

Porcentaje de ejecución del programa

Maria Cristina González Arenas/ Angélica Carolina Cicery Andrea Álvarez

Grupo Gestión Humana

El manual de funciones se ha venido actualizando según las necesidades del servicio y se está elaborando un documento consolidado según las orientaciones impartidas por la Dirección de Desarrollo Organizacional, que responda a las necesidades del SIGEP.

En razón a alcance del comunicado de la CNSC “Naturaleza Jurídica, Alcances Y Efectos Generales del Acto Legislativo 01 De 2008” Numeral No. “8. Garantías A Favor de los Servidores Que Eventualmente Puedan Ser Beneficiarios Del Derecho A La Inscripción




control Metas


Fecha inicio / fin

Parámetro de

seguimiento y

evaluación

Responsable

Avances Sector

Institucional

Equipo de trabajo

Área

ESAP Beatriz Eugenia Alzate


Extraordinaria.” a. Hasta tanto se defina la titularidad del derecho de inscripción extraordinaria, se prohíbe la modificación de los Manuales de Funciones y Competencias Laborales que pueda alterar las condiciones y contenido del empleo que desempeñe el servidor. En razón al alcance del comunicado de la CNSC “Naturaleza Jurídica, Alcances Y Efectos Generales del Acto Legislativo 01 De 2008” Numeral “8. Garantías A Favor de los Servidores Que Eventualmente Puedan Ser Beneficiarios Del Derecho A La Inscripción Extraordinaria.” a. Hasta tanto se defina la titularidad del derecho de inscripción extraordinaria, se prohíbe la modificación de los Manuales de Funciones y Competencias Laborales que pueda alterar las condiciones y contenido del empleo que desempeñe el servidor. Circular conjunta 074 del 21 de Octubre de 2009 de la Procuraduría general de la República y la Comisión Nacional del Servicio Civil, donde se expresa: “.. no podrá modificar los manuales de funciones y requisitos de los mismos antes de su provisión y hasta cuando el servidor nombrado supere el periodo de prueba, o no existan más aspirantes en la lista de elegibles.




control Metas


Fecha inicio / fin

Parámetro de

seguimiento y

evaluación

Responsable

Avances Sector

Institucional

Equipo de trabajo

Área

Aplicar los resultados obtenidos en la evaluación de las cargas de trabajo y analizar el impacto de su aplicación.

DAFP Porcentaje de ejecución del programa

Fernando Berrio Andrea Alvarez Celmira Frasser Acevedo

Grupo Gestión Humana

Se cuenta con un avance del 100% en la realización de las cargas de trabajo programadas, se realizó la revisión de la planta de acuerdo a los resultados de las cargas de trabajo. Se presentó y aprobó la nueva estructura y planta del DAFP, la cual entrará en vigencia a partir del 1 de enero de 2012.

Rediseño Estructura y Planta

X DAFP 2011/01/04 – 2011/ 23/12

Fernando Berrío Andrea el Pilar Álvarez Acevedo María Cristina González Arenas Celmira Frasser Acevedo

Dirección de Desarrollo Organizacional Grupo de Gestión Humana



Suscriben y ratifican su compromiso con el desarrollo y ejecución de los compromisos sectoriales:

POR EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA - DAFP

POR LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - ESAP

ELIZABETH RODRIGUEZ TAYLOR Directora DAFP

HONORIO MIGUEL HENRIQUEZ PINEDO Director Nacional ESAP

JmauriciomartinezA/Vanessa Vásquez/Celmira Frasser. Secretario Técnico Comité Técnico Sectorial de Desarrollo Administrativo

plan de desarrollo administrativo 2011 sector …

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