plan de mejoramiento consolidado junio de 2012 · informe final de supervisión 12/02/2012...

CONSOLIDADO DE LOS 8 PROCESOS DE LA ENTIDAD

FECHA DE CORTE: JUNIO DE 2012

FECHA EJECUCION (dd/mm/aa)

DESCRIPCIONDEL SEGUIMIENTO

ESTADO (T,P,SI)

DESCRIPCIÓN DE LA VERIFICACIÓN ESTADO DEL HALLAZGO

(A,C)

FECHA AUDITORIA (dd/mm/aa)

AUDITOR

1 4

Direcciones SectorialesDirección

Adminitrativa y Financiera -

Subdirección Recursos Materiales

01/02/2012

Se evidenció que no se encuentrancodificados en medio físico lossiguientes documentos en algunosprocesos como Micro,Administrativo y financiero:Acta comité técnico sectorialFicha TécnicaActas mesa de trabajoCronograma de actividades fase deejecución, informe y cierre deauditoriaformato traslado de hallazgosfiscalesLista de chequeo revisión formal dela cuentaActa Junta de Compras yLicitacionesTabla de retención documentalLo anterior incumple el numeral4.2.3 de la norma NTCGP1000:2009 e ISO 9001:2008 endonde se menciona que laorganización debe controlar losdocumentos requeridos por el SGCy asegurarse de que las versionespertinentes de los documentosaplicables se encuentrendisponibles en los puntos de uso.

No utilizaciòn correcta de losdocumentos del SGCformalmente establecidos ydispuestos en la Intranet

Socializar el uso obligatorio de losdocumentos vigentes para el SGC ydisponibles en la Intranet.

Disponer en la Intranet los formatosaccesibles a los usuarios, conrestricción del codigo ycaracteristicas del documento paraque nopuedan ser modificados por elusuario.

Dirección dePlaneación

06/02/2012 30/04/2012 100%

Activiades de socializaciòn Ejecutadas /

Actividades de socializaciòn

programadas * 100

No. De formatos protegidos del SGC / No.total de formatos

del SGC * 100

30/04/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO DE 2012: La Dirección de Planeación realizó la revisiónde los formatos aprobados porprocedimiento, lo cual inlciyó la protecciónde los formatos de tal manera que seconserve la codificados en medio físicocumpliendo el numeral 4.2.3 de la normaNTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008. Losformatos se encuentran publicados en laIntranet en la ruta: contenido/procesos.

La socialización se realizó a todos losfuncionarios el 2 de mayo de 2012 por eloutlook y por el noticontrol del 8 de mayo.

Se solicita cierre del hallazgo.

T

Seguimiento a junio de 2012:

En relación con la acción No. 1, desocialización del uso obligatorio de losdocumentos vigentes del SGC ydisponibles en la Intranet. Se realizó porOutlook el 02-05-2012 y por Noticontroldel 8-5-2012.

En relación con la acción No.2 de disponeren la Intranet de los formatos accesibles alos usuarios, con restricción del codigo ycaracteristicas del documento para no sermodificadas se verifica a partir de unamuestra, para los Proceso de Evaluacióny Control y Micro que sus formatos no sepueden modificar.

Se determina el cumplimiento de lasacciones, para lo cual la OCI sugiere elcierre del hallazgo, para lo cual tramitaráante la firma certificadora.

A* 29/06/2012

María Tatiana Rojas

Naranjo / Angélica María

Vargas Guevara

12 6Dirección de Planeación

22/02/2012

2.1.1. Hallazgo Administrativo conpresunta incidencia Disciplinaria porirregularidades en el ejercicio de lafunción de supervisión en laejecución contractual

El informe de supervisiónfinal no contiene el detalle delos resultados obtenidosdurante la vivista de auditoriarealizada por la firma BBVQ.

Incluir en el informe final desupervisión de la Auditoria Externa deCalidad, basado en el informeentegado por el ente certificador, lossiguientes items: - Denominación del informe comoInforme Final. - Información sobre el ente de controlauditado- Resumen de los hallazgos de laauditoria- Resumen de las recomendaciones- Resumen de los resultados deauditoria- Resumen de los aspectos positivos,no comformidades, observaciones yoportunidades de mejora.

Director Técnico dePlaneación

08-feb-12 28-feb-12 1Informe final desupervisión

12/02/2012

SEGUIMIENTO A MARZO DE 2012: Con radicado 3-2012-05389 del 17feb12, laDirectora de Planeción remitió a la DirecciónAdministrativa el informe final de supervisiónde la invitación Pública 024 de 2011, suscritacon SGS firma certificadora. El informecontiene: Objeto, Contratista, Resumen delos hallazgos de auditoria, Resumen de lasobservaciones y/o oportunidades de mejora,resumen de los aspectos positivos, resumende los resultados de auditoria.

Se solicita el cierre del hallazgo.

T

Seguimiento a marzo de 2012: Verificado el memorando con radicado 3-2012-05389 del 17-02-12, la Directora dePlaneción remitió a la DirecciónAdministrativa el informe final desupervisión de la invitación Pública 024 de2011, suscrita con SGS firmacertificadora. El informe contiene: Objeto,Contratista, Resumen de los hallazgos deauditoria, Resumen de las observacionesy/o oportunidades de mejora, resumen delos aspectos positivos, resumen de losresultados de auditoria. Por lo anterior sele sugiere a la Auditorìa Fiscal el cierre dela observaciòn por la eficazia de la acciòn.

A* 29/06/2012

ROSARIO GONZÀLEZ -

HERNÀN MARTÌNEZ

13 6Dirección de Planeación

22/02/2012

2.1.2 Hallazgo administrativo conpresunta incidencia Disciplinaria, por irregularidades en la decisión dedeclinar las certificaciones que sehabían logrado con la FIRMABUREAU VERITAS QUALITYINTERNACIONAL - BVQI - durantelos últimos seis (6) años en laContraloría de Bogotá.

La decisión de declinar lacertificación no se realizó enel marco del ComitñeDirectivo - Revisión por laDirección de acuerdo con losestablecido por la normaISO 9001:2008

Tomar las decisiones que afecten elSistema de Gestión de Calidad en elmarco del Comité Directivo - Revisiónpor la Dirección, de acuerdo con loestablecido en la Norma Técnica ISO9001:2008 y NTCGP 1000:2009.

Dirección dePlaneación

08-feb-12 30-dic-12 1Acta de Revisión porla Dirección

SEGUIMIENTO A JUNIO DE 2012:

A la fecha no se han tomado decisiones queafecten el Sistema de Gestión de Calidad dela Entidad.

P


Continua abierta para seguimiento.

A 29/06/2012



Vargas Guevara

54

(6)Informe Final

Auditoria Especial proyecto

7440

2.2.8

Hallazgo 8. PROYECTO7440.2,2,8, Efectuado el estudio yanálisis de las fichas EBI seobservó que las mismas noreportan informaciónconfiable, veraz ni oportuna.Durante la vigencia 2010, enla ficha del proyecto 7440 dela Contraloría de Bogotá,D.C.; se presenta en elnumeral 16.OBSERVACIONES undetalle.... "En el mes defebrero se tramitó un trasladopresupuestal para transferirdel proyecto 7440 al proyecto7203 1390.778.482. y S24,500.00 para cubrirreservas presupuéstales de lavigencia anterior de estemismo proyecto. En elproyecto 7440. para lavigencia 2008, se asignaron S1.435.000.000": informaciónque no corresponde a lasmodificaciones y trasladospresupuéstales efectuadosrealmente en el 2010 (...).Se apreció, que dentro delPlan de Acción 2008 - 2012de la Contraloría de Bogotá,solo se programó ejecutar una meta en la vigencia 2010,relacionada con "Actualizar100 % del licenciamiento del

Incluir en los procedimientoscorrespondientes, acciones quepermitan orientar y coordinar laplaneación, ejecución y reporteoportuno y veraz de los proyectos deinversión que inscriba en el Banco deProgramas y Proyectos de Inversión laContraloría de Bogotá.

Procedimiento ajustado SI____ NO___ 100%

Dirección de Planeación

01/09/2011 31/12/20111

procedimiento

Procedimiento ajustado o creado

SEGUNDO TRIMESTRE DE 2012: A la fecha los cuadros de reporte siguensiendo utilizados por los gerentes deProyecto. La Dirección de Planeaciónse encuentra en proceso de revisiónde los procedimientos que conformanel Sistema de Gestión de Calidad, sinembargo el seguimiento y reporte seestá realizando siguiendo lametodologia establecida por laSecretaria Distrital de Planeación.

Se solicita ampliación de fecha a30dic2012.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:La Dirección de Planeación diseñóun nuevo formato de reporte,socializado mediante el Proceso319383 del 15-12-2011, que sevienen utilizando a partir del cuartotrimestre de 2011, por algunosgerentes de proyecto de inversióncon la finalidad de contar coninformación para incorporar en elSEGPLAN consistente y confiable.Se evidencia cumplimiento por partede la Dirección de Control Social,Ficha EBI de marzo de 2012. Porparte de la Direcciòn de Informàticano se cumple con la aplicaciòn delFormato, seguimiento Proyecto deInversiòn 7440,del mes de marzo de2012. Quedando pendiente lo relacionadocon los Procedimientosy el tramite de prorroga ante la AF.

Continúa abierto el hallazgo.

A 29/06/2012



Vargas Guevara

ACCIONES

CONSOLIDADO INSTITUCIONAL

PROCESO: ENLACE CON CLIENTES

PROCESO: ORIENTACIÓN INSTITUCIONAL

RESPONSABLE DE EJECUCION

NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)

DEPENDENCIAFECHA DELHALLAZGO(dd/mm/aa)

DESCRIPCION NO CONFORMIDAD OHALLAZGO DE AUDITORIA

ANEXO 1

REPORTE DE ACCIONES CORRECTIVAS - PLAN MEJORAMIENTO

INDICADOR DE CUMPLIMIENTO

SEGUIMIENTO PROCESO VERIFICACION DE ACCIONES

FECHA TERMINACION PROGRAMADA

(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS

FECHA INICIOPROGRAMADA

(dd/mm/aa)

PLAN DE MEJORAMIENTO - CONSOLIDADO INSTITUCIONAL - A JUNIO DE 2012 Pág: 1





ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

28 AGR 708 ISONET

5

La Dirección deControl Social y laOficina Asesorade Comunicaciones

30/01/2009 Hallazgo No.28. Contabilidad-PNUD: Propiedad, Planta yEquipo: En las instalaciones del almacén, se evidenciaronbienes muebles adquiridos porConvenio PNUD paradesarrollar diferentesactividades contenidas en elconvenio, como fue la comprade 4 STAND para divulgaciónde la campaña del mandatoverde, los cuales fueroningresados al Almacén el 06 defebrero de 2008 y entregadosa Participación Ciudadana el28 de febrero de 2008, pero ala fecha de esta auditoría no

Los stand que no estansiendo utilizados fueronadquiridos para elprograma "Mandatoverde", y actualmenteexisten otras prioridadespor parte de laadministración.

Adelantar gestiones ante laAlcaldía Mayor de Bogotá yotras instituciones para laubicación de los stand.

1/01/2009 31/05/2009 Realizar eltrámite paraponer enfuncionamiento los stand.

Se realizó eltramite .

SI 100%NO 0%

*Seguimiento a marzo de 2012 : Seratifica el reporte realizado endiciembre.*Seguimiento a junio de 2012 : Seratifica el reporte realizado en marzode 2012

T Seguimiento a marzo de 2012: Se reitera la solicitud de cierreefectuada mediante memorandosNos.10000-05946 del 14 de abril de2010, el No.10000-20996 del 22 deoctubre de 2010, 10000-01271 del24 de enero de 2011 y el No.10000-09164 del 14 de abril/11.

Seguimiento a junio de 2012: Se reitera el cierre de laobservación.

A*

29/03/2012

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

53AGR709ISONET

5

Dirección para elControl Social y elDesarrollo Local,Dirección deApoyo alDespacho yOficina Asesorade Comunicaciones.

30/01/2009 Hallazgo No.53. LaContraloría de Bogotá, durantelas tres últimas vigencias,recepcionó: en el 2005, 1.846quejas, de las cuales 173fueron objeto de auditoria; en el 2006 se radicaron 1.811 y 73de ellas se trasladaron aauditoria y en el 2007 serecibieron 2.076 de las cualestan solo 58 se atendieron enauditoria. Analizando elcomportamiento de las quejas,según lo reportado en lacuenta, se evidencia que nohay una relación directa costobeneficio teniendo en cuenta elmonto de los recursos que laContraloría de Bogotá hainvertido en el control social yen darse a conocer a laciudadanía. Por lo anterior, elgrupo auditor vio la necesidadde realizar un seguimiento altrámite dado por la Contraloría

En la vigencia 2008 seevidenció y asumió laproblemática de fondoque tiene el proceso enla atención definitiva delas quejas presentadas,adoptándose comocorrectivos el envío decomunicaciones yorientaciones a lasDirecciones Sectorialesy a las Oficinas Localesmediante memorandosN° 32200 – 504 denoviembre 10 y 32200 –422 de 20 de octubre de2008.La diferencia que sepresenta en lainformación reportada enla aplicación PQR y lareportada en losarchivos físicos obedecea que aquellos PQR queson insumo para el

1. Crear el Centro de Atención alCiudadano, en cumplimientoAcuerdo 361 de 2009.

Gladys AmaliaRussi Gomez yJhon Portela

Enero a junio 30de 2009

Un centro deatención alciudadano creado.

Se creó:

SI 100%NO 0%

*Seguimiento a diciembre de 2011:De conformidad con la verificación aseptiembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a marzo de 2012: Seratifica el reporte realizado endiciembre.* Seguimiento a junio de 2012 : Seratifica el reporte realizado en marzode 2012

T Seguimiento a marzo de 2012: Se reitera la solicitud de cierreefectuada mediante memorandosNos.10000-05946 del 14 de abril de2010, el No.10000-20996 del 22 deoctubre de 2010, 10000-01271 del24 de enero de 2011 y el No.10000-09164 del 14 de abril/11.

Seguimiento a junio de 2012: Se reitera el cierre de laobservación..

A*

29/03/2012

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

ISONET: 981

AGR: 7

5

Dirección para elControl social yDesarrollo Local.Dirección deApoyo alDespacho.Oficina Asesorade Comunicaciones.

31/03/2010 Hallazgo 7:Participación Ciudadana.

El procedimiento de“Recepción y trámite delDerecho de Petición versión 3”se encuentra desactualizadoen el componente deactividades de control en losmecanismos para la recepción,registro y atención de laspeticiones de la ciudadanía.Incumplimiento de lasactividades de controlestablecidas para el archivo delos derechos de petición ydefinidas en el Manual deCalidad de la Contraloría deBogotá versión 3.0 respecto al

No se ha tramitado lamodificación delprocedimiento.

Tramitar la modificaciónprocedimiento de “Recepción ytrámite del Derecho de Petición .

Gladys AmaliaRussi Gomez

30/04/2010 2/07/2010 Procedimiento ajustado.

Resolución queaodpta lasmodificaciónes alprocedimiento:

*Seguimiento a diciembre de 2011:De conformidad con la verificación aseptiembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a marzo de 2012: Seratifica el reporte realizado endiciembre.* Seguimiento a junio de 2012 : Seratifica el reporte realizado en marzode 2012

T Seguimiento a junio de 2011:El procedimiento de “Recepción ytrámite del Derecho de Petición fuemodificado mediante la ResoluciónNº 010 de 2010 por lo cual se estáen el proceso de implementación deun nuevo aplicativo para los PQR,integrado al SIGESPRO.efectuadocon memorando No. 10000-20996del 22 de octubre de 2010, 10000-01271 del 24 de enero de 2011 elNo.10000-09164 del 14 de abril/11.

Seguimiento a junio de 2012: Se reitera la solicitud de cierre a laAuditoría General de la República.

A*

29/06/2011

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

ISONET: 982

AGR: 61

5

Dirección para elControl social yDesarrollo Local.

31/03/2010

Hallazgo No. 61. Falta control yseguimiento a la respuestadefinitiva de los derechos depetición que requierenevaluación en el procesoauditor.




30/04/2010 2/07/2010 Procedimiento modificado.


*Seguimiento a junio de 2011: Deconformidad con la verificación amarzo de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a septiembre de 2011:De conformidad con la verificación ajunio de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a diciembre de 2011: Deconformidad con la verificación aseptiembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a marzo de 2012: Seratifica el reporte realizado endiciembre.* Seguimiento a junio de 2012: Seratifica el reporte realizado en marzode 2012

T Seguimiento a junio de 2011:El procedimiento de “Recepción ytrámite del Derecho de Petición fuemodificado mediante la ResoluciónNº 010 de 2010, se integro unmódulo de PQRs al aplicativoSIGESPRO el cual se encuentra enfuncionamiento. Asi mismo fuecreado el Centro de Atención alCiudadano que tiene dentro de susfunciones una actividad deseguimiento a las respuestasdefinitivas de los DPC para queesten ajustados en forma ycontenido, por lo cual se hasolicitado el cierre de la mismamediante memorando No.10000-01271 del 24 de enero de 2011 elNo.10000-09164 del 14 de abril/11.


A*29/06/2011

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

ISONET: 983

AGR: 62

5


31/03/2010

Hallazgo No. 62.Incumplimiento de loestablecido por la Ley 594 de2000 (Ley de Archivo) queseñala la forma como sedeben archivar los procesosde los expedientes y/ocarpetas.

Incumplimiento de lanorma.

Dar estricto cumplimiento a lasnormas archivísticas.


30/04/2010 2/07/2010 Dos acciones propuestas.

N° de accionesejecutadas /N° deacciones programadas*100

*Seguimiento a junio de 2011: Deconformidad con la verificación amarzo de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a septiembre de 2011:De conformidad con la verificación ajunio de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a diciembre de 2011: Deconformidad con la verificación aseptiembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AGR.

T Seguimiento a junio de 2011:

Actualmente los archivos estansiendo organizados de acuerdo conlas normas de archivo pertinentes,por lo cual se ha solicitado el cierrede la misma mediante memorandoNo.10000-01271 del 24 de enero de2011 el No.10000-09164 del 14 deabril/11.


A*29/06/2011

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

ISONET: 984

AGR: 63

5


31/03/2010

Hallazgo No.63.Incumplimiento delprocedimiento de Recepción yTrámite de quejas numeral 30sobre respuesta a través deEDICTO de peticionesanónimas.








El procedimiento de “Recepción ytrámite del Derecho de Petición fuemodificado mediante la ResoluciónNº 010 de 2010, se integro unmódulo de PQRs al aplicativoSIGESPRO el cual se encuentra enfuncionamiento. Asi mismo fuecreado el Centro de Atención alCiudadano que tiene dentro de susfunciones una actividad deseguimiento a las respuestasdefinitivas de los DPC para queesten ajustados en forma ycontenido, por lo cual se hasolicitado el cierre de la mismamediante memorando No.10000-01271 del 24 de enero de 2011 elNo.10000-09164 del 14 de abril/11.

Seguimiento a junio de 2012:Se reitera el cierre a la AuditoríaGeneral de la República.

A*

29/06/2011

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

ISONET: 985

AGR: 65

5


31/03/2010

Hallazgo No. 65.Incumplimiento alprocedimiento “para laRecepción y Trámite delDerecho de Petición versión3.0” en el punto 1, sobre hacerseguimiento hasta resolver ycontestar al ciudadano elderecho de petición formuladoante la Contraloría de BogotáD.C. con el propósito degarantizar el efectivo ejerciciodel control fiscal.






*Seguimiento a junio de 2011: Deconformidad con la verificación amarzo de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a septiembre de 2011:De conformidad con la verificación ajunio de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a diciembre de 2011: Deconformidad con la verificación aseptiembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a marzo de 2012: Seratifica el reporte realizado endiciembre.* Seguimiento a junio de 2012: Se


El procedimiento de “Recepción ytrámite del Derecho de Petición fuemodificado mediante la ResoluciónNº 010 de 2010, se integro unmódulo de PQRs al aplicativoSIGESPRO. Asi mismo fue creado elcentro de atención al ciudadano quetiene dentro de sus funciones unaactividad de seguimiento a lasrespuestas definitivas de los DPCpara que esten ajustados en forma ycontenido.Se ha solicitado el cierremediante memorando No.10000-01271 del 24 de enero de 2011 elNo.10000-09164 del 14 de abril/11.


A*

29/06/2011

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

ISONET: 986

AGR: 66

5


31/03/2010

Hallazgo No.66.Incumplimiento del registro enhoja de ruta de todas laspeticiones recibidas como lodetermina el "Procedimientopara la Recepción y Trámitedel Derecho de Peticiónnumeral 30, columnaREGISTRO.






*Seguimiento a junio de 2011: Deconformidad con la verificación amarzo de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a septiembre de 2011:De conformidad con la verificación ajunio de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a diciembre de 2011: Deconformidad con la verificación aseptiembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a marzo de 2012: Seratifica el reporte realizado endiciembre.


El procedimiento de “Recepción ytrámite del Derecho de Petición fuemodificado mediante la ResoluciónNº 010 de 2010 se cuenta con unnuevo aplicativo para los PQR,integrado al SIGESPRO. Asi mismofue creado el centro de atención alciudadano que tiene dentro de susfunciones una actividad deseguimiento a las respuestasdefinitivas de los DPC para queesten ajustados en forma ycontenido. Se ha solicitado el cierremediante memorando No.10000-01271 del 24 de enero de 2011 elNo.10000-09164 del 14 de abril/11.

A*

29/06/2011

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

ISONET: 987

AGR: 67

5


31/03/2010

Hallazgo No. 67. En la fechade La auditoría (octubre/09) , el procedimiento “para laRecepción y Trámite delDerecho de Petición versión3.0” Resolución 031 del 21 deagosto de 2005, estadesactualizado, debido a lanueva organización y lasresponsabilidades de lasDependencias, aprobado en elacuerdo No 361 del 6 de enerode 2009 del Concejo deBogotá D.C.







T Seguimiento a junio de 2011:El procedimiento de “Recepción ytrámite del Derecho de Petición fuemodificado mediante la ResoluciónNº 010 de 2010 se cuenta con unnuevo aplicativo para los PQR,integrado al SIGESPRO. Asi mismofue creado el centro de atención alciudadano que tiene dentro de susfunciones una actividad deseguimiento a las respuestasdefinitivas de los DPC para queesten ajustados en forma ycontenido. Se ha solicitado cierremediante memorando No.10000-01271 del 24 de enero de 2011 elNo.10000-09164 del 14 de abril/11.


A*29/06/2011

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

ISONET: 1301 AGR: 1

5


29/10/2010Hallazgo No.1. Encumplimiento de su función deresolver todas y cada una delas pretensiones delpeticionario, la Contraloríadebe establecer las accionesde mejoramiento que lepermitan verificar por si mismalas irregularidadesdenunciadas. La Contraloría, debeestablecer los mecanismos deseguimiento para informarle alpeticionario los resultados delproceso auditor relacionadocon su petición en el caso enlos cuales se lo manifiesten ensus respuestas.Establecer las acciones demejoramiento que le permitancumplir oportunamente con elciento por ciento de lostérminos de respuesta a lospeticionarios.

Faltan mecanismos deseguimiento paraverificar lasirregularidades denunciadas y paracomunicar al peticionariola respuesta definitiva susolicitud.

Desconocimiento delprocedimiento de laampliación de términosen casos requeridos porla complejidad de lasrespuestas a laspeticiones.

Establecer de manerapermanente el monitoreo yseguimiento al tramite de losPQR, para lo cual se ajustará elprocedimiento respectivo parasu recepción y trámite.

Gladys AmaliaRussi Gomez yEduardo Farid

29/10/2010 31/03/2011 Monitoreo yseguimiento permanente al trámite delos PQR.

Procedimiento adoptado conmonitoreo yseguimiento permanente:SI: 100%.NO: 0%.

*Seguimiento a junio de 2011: Deconformidad con la verificación amarzo de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AF.*Seguimiento a septiembre de 2011:De conformidad con la verificación amarzo de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a diciembre de 2011: Deconformidad con la verificación aseptiembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a marzo de 2012: Seratifica el reporte realizado endiciembre.* Seguimiento a junio de 2012: Seratifica el reporte realizado en marzode 2012

P Seguimiento a marzo de 2011:Se evidenció el cumplimiento de laacción, el procedimiento fue ajustadoy adoptado mediante ResoluciónReglamentaria No. 011 de marzo 31de 2011, actividad No.11 "Realizaseguimiento a la oportunidad de lasrespuestas en el Sistema PQR" y seestablece punto de control"analizarán el reporte semanal delsistema PQR para hacerseguimiento a las fechas derespuesta definitiva y recordarán lafecha máxima) vía outlook ytelefónicamente a la dependenciarespectiva (dos días antes delvencimiento de la respuesta)", por loanterior, se sugiere el cierre delhallazgo a la AGR.


A*

29/03/2011

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

ISONET: 980

AF: 2.4

6

Dirección para elControl Social yDesarrollo Local.

21/04/2010 Hallazgo No. 2.4. Comocorolario, se aviene en primerlugar, que no fue clara lacontratación que se realizó conla Universidad Nacional, puesel objeto del contrato es difuso,por ende, los productos no sepudieron concretar en suscaracterísticas, amén de que el mismo objeto contractual pudohaberse desarrollado por laContraloría Distrital -Subdirección de EvaluaciónSectorial, Planes de Desarrolloy Políticas Públicas.

En segundo término, laUniversidad Nacional deColombia no presentó ningunaherramienta o instrumentometodológico que permita afuturo realizar de maneraeficaz y eficiente evaluacionesa los planes de desarrollodistrital y local, por parte de laciudadanía, organismos nogubernamentales y veedurías,entre otros.

En tercer lugar, pese a que enla parte considerativa no sealudió de manera concreta a lainterventoría, en este capítulo

Elaboración de estudiosde conveniencia yoportunidad sin definirclaramente el objetocontractual y losproductos a entregar porparte del contratista.

Falta de supervisión yseguimiento por parte dela interventoría.

Identificar claramente en losestudios de conveniencia yoportunidad el objeto contractualy los productos a entregar porparte del contratista, así como laexperticia, la competitividad y ladisposición que se requiere porparte del contratista, quecoadyuve en las necesidades orequerimientos de carácterpedagógico, planteados por laContraloría.

Realizar seguimiento y control alos convenios suscritos conentes con organizaciones oinstituciones de educaciónsuperior, con el fin de verificar elcumplimiento del objetocontractual.


30/04/2010 31/12/2010 1 No. de estudios deconveniencia yoportunidad queidentifican claramente elobjeto contractual y productos aentregar por elcontratista *100 /Total de estudiosde conveniencia yoportunidad elaborados.

No. deseguimientos realizados alcumplimiento delobjeto contractualde los conveniossuscritos conentidades educativas *100 /Total de conveniossuscritos conentidades educativas.

*Seguimiento a junio de 2011: Deconformidad con la verificación amarzo de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AGR.*Seguimiento a septiembre de 2011:De conformidad con la verificación ajunio de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AF.*Seguimiento a diciembre de 2011: Deconformidad con la verificación aseptiembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AF.Seguimiento a marzo de 2012: Deconformidad con la verificación adiciembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AF.* Seguimiento a junio de 2012: Seratifica el reporte realizado en marzode 2012

T Seguimiento a junio de 2011:Se dió cumplimiento con lasacciones propuestas respecto a laIdentificación clara en los estudiosde conveniencia y oportunidad elobjeto contractual y los productos aentregar por parte del contratista. Loanterior se pudó corroborar con losestudios de conveniencia yoportunidad del contrato Nº 069 de2009 con la Universidad PedagógicaNacional. Se ha solicitado cierremediante memorando No. 11000-01210 del 24 de enero de 2011

Seguimiento a junio de 2012:Se reitera el cierre a la AuditoríaFiscal.

A*

29/06/2011

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

AF: 3ISONET: 1202

6


9/04/2010

Hallazgo No. 4.1.IRREGULARIDADES EN LAFORMULACIÓN DEINDICADORESActividad No 1: ....Es necesario recalcar, que enel informe no se encuentranindicadores de eficiencia, quemuestren la combinaciónóptima de la inversión de losrecursos para lograr las metaspropuestas; tampoco sediseñaron indicadores deimpacto a pesar de que elinforme de manera reiteradahace referencia al impacto delas acciones adelantadas;finalmente no existenindicadores que combinen laeficacia y eficienciadenominados de efectividad yque muestran de forma diáfanala gestión adelantada por lasentidades.

No se tuvo en cuenta losresultados históricos deindicadores deanteriores vigencias.

Falta de control yseguimiento aldiligenciamiento deplanillas de asistencia alos eventos ycapacitaciones.

1. Formular los indicadores delproceso a partir de resultadoshistóricos que nos minimicen laposibilidad de sub o sobreestimarlos, siempre y cuandosean pertinentes y tramitar lasolicitud de modificacionespertinentes.2. Enviar una comunicación atodos los Jefes de Oficina deLocalidad y a los DirectoresSectoriales, recalcando sobre eladecuado y completodiligenciamiento de las planillas ylistados de asistencia a losdiferentes eventos ycapacitaciones.

Gladys AmaliaRussi GomezyJefes Oficina deLocalidad

30/04/2010 31/12/2010 Acciones implementadas

Nº Accionesimplementadas/Nº Acciones implementadas*100

*Seguimiento a junio de 2011: Deconformidad con la verificación amarzo de 2011 realizada por la oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AF.*Seguimiento a septiembre de 2011:De conformidad con la verificación ajunio de 2011 realizada por la Oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AF.*Seguimiento a diciembre de 2011: Deconformidad con la verificación aseptiembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AF.*Seguimiento a marzo de 2012: Deconformidad con la verificación adiciembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AF.* Seguimiento a junio de 2012: Seratifica el reporte realizado en marzode 2012

T Seguimiento a junio de 2011:Se verificó y se comprobó que parala vigencia 2011 en el Plan de Acciónlos indicadores diseñados apuntan ala eficacia y eficiencia, tomando encuenta las observaciones por la AF ycumpliendo con la acciónimplementada. Se solicitará el cierre.Se solicita el cierre del hallazgo ala Auditoría Fiscal.

Seguimiento a junio de 2012:Se reitera el cierre a la AuditoríaFiscal. A*

29/06/2011

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

ISONET: 1302 AF: 1

6


1/12/2010 1. La ejecución de gastos aseptiembre 15 de 2010entregada por la Subdirecciónpara el Control Social, nocorresponde a la estructura degastos del proyectopresentado por la UniversidadPedagógica Nacional en supropuesta, lo que negaría elpresupuesto aprobado para elcontrato. Esto estádemostrado en el hecho de que los gastos por logística sumen$329.597.825 superando elítem de recurso humano el cualasciende a $288.951.999.Asunto que denota elincumplimiento del presupuestopresentado en la propuesta porla Universidad.Lo anteriormente reseñadoreflejaría que el procesocontractual obedeció más a la

En el desarrollo decualquier procesocontractual hasta tantono se surta la liquidacióndel mismo se presentancircunstancias adminsitrativas queimplican ajustesadminsitrativos ypresupuestales

Para futuras contrataciones quesuscriba la Dirección para elControl Social y Desarrollo Localse revisará que el mayornúmero de acciones ciudadanasa ejecutar contengaimplicitamente los bienes yservicios que su realizaciónconlleven

Director para elControl Social yDesarrollo Local

15/03/2011 31/12/2011 1 No. de accionesciudadanas arealizar con bienesy serviciosimplicitos/ No. Deacciones ciudadanas programadas en elproyecto depresupuesto conbienes y serviciosimplicitos*100

*Seguimiento a diciembre de 2011:Para el contrato Nº 030 de 2011suscrito con la UN se dejó plasmadoen el objeto contractual que laUniversidad debe desarrollar todos sus compromisos con los bienes yservicios inherentes para su cabalcumplimiento.*Seguimiento a marzo de 2012: Para el contrato Nº 030 de 2011 suscrito conla UN se dejó plasmado en el objetocontractual que la Universidad debedesarrollar todos sus compromisoscon los bienes y servicios inherentespara su cabal cumplimiento.* Seguimiento a junio de 2012: Seratifica el reporte realizado en marzode 2012

P Seguimiento a marzo de 2012:Verificado el Contrato No. 030 del 28-6-11, se evidenció que el mismo seencuentra debidamente liquidado el28-02-2012 en 5 folios, deconformidad con los formatosestablecidos de acuerdo a lasResoluciones Reglamentarias Nos.05, 030, 035, y 112 de 2009.Así mismo se evidenció que en elObjeto Contractual del contrato encomento se encontró plasmado quela Universidad debe desarrollar todos sus compromisos con los bienes yservicios inherentes para su cabalcumplimiento. Se le suguiere a laAuditoria Fiscal el cierre, porhaberse cumplido con eficacia laacciòn propuesta .


A*23/03/2012

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

ISONET: 1303 AF: 2

6


1/12/2010 que siendo la DCSDL laencargada de recopilar ycustodiar la documentación delcontrato interadministrativo069 de 2009, la misma no estáarchivada de maneraadecuada pues no tiene unorden consecutivo, que permitatener claridad en la realizaciónde los eventos y el grado departicipación de la Universidad,a vía de ejemplo, podemoscitar que en los soportesrevisados se enuncian loseventos rendición de cuentaslocales y pacto ético entreotros, pero al final de laverificación no se pudoconstatar la realización de lasmencionadas actividades. Sóloen el acta de visita fiscal deoctubre 8 de 2010, sedeterminó que esos eventos no se llevaron a cabo según lomanifestado por laSubdirectora de Fiscalizaciónpara el Control Social conasignación de funciones,situación que no da claridad almomento de la revisióndocumental.

El proceso de archivo seadelantó de maneracronológica en la medidaque se fueron realizandocada una de las etapasde la ejecución delcontrato. De igualmanera el desarrollo delas actividades de cadauno de los ejecutores sefue archivando encarpetas independientescon sus productos.

Establecer una directriz para elmanejo del archivo de contratossuscritos por la Dirección parael Control Social y DesarrolloLocal, teniendo en cuenta quese mantenga organizado demanera cronólogica yconsecutivamente separandolos insumos de los productosson su respectiva identificacióny soportes


15/02/2011 31/12/2011 1 No. De soportesarchivados/No. desoportes recibidos*100

*Seguimiento a junio: Mediantememorando 201140343 de abril 04 de2011 se solicitó organizar el contratode acuerdo con el procedimiento detransferencias documentales. A lafecha se está diligenciando el formatorespectivo de acuerdo con laorganización del contrato en carpetasy en CD.*Seguimiento a septiembre de 2011:De conformidad con la verificación ajunio de 2011 realizada por la Oficinade Control Interno, se esta en esperadel cierre por parte de la AF*Seguimiento a diciembre de 2011: Deconformidad con la verificación aseptiembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AF.*Seguimiento a marzo de 2012: Deconformidad con la verificación adciembre de 2011 realizada por laoficina de Control Interno, se esta enespera del cierre por parte de la AF.* Seguimiento a junio de 2012: Seratifica el reporte realizado en marzode 2012

T Seguimiento a junio de 2011:Se evidenció la remisión delmemorando a la Subdirectora (E) deControl Social, donde se dandirectrices relacionadas con laorganización de los archivos ydocumentos que hacen parte delcontrato No.069, el cual finalizó, losque fueron organizados de acuerdoal procedimiento de Transferenciasdocumentales, así mismo sesocializó a la nueva subdirectorapara el Control Social con el fin deque se cumpla con los futuroscontratos. Se solicita el cierre a laAuditoría Fiscal.


A*

29/06/2011

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

ISONET: 1304 AF: 3

6


1/12/2010 3. En el informe de asesoríanúmero 2, presentado por elfacilitador Pedro Viveros, parala medición de satisfacción delos clientes, fechado en agostode 2010, se evidencia en lapágina 5 del cuadro número 4,la herramienta estructural parala aplicación de losinstrumentos de medicióndependiendo del grupo objetivoque se pretenda abarcar,denominada "Resumen de laestructura general porcomponente".

Ahora bien, en el informepresentado por el facilitador nose explica cómo se utiliza elformato, sino que simplementeesta incluido sin exponer eldetalle de su uso para elegir el

En el desarrollo decualquier procesocontractual hasta tantono se surta la liquidacióndel mismo se presentancircunstancias adminsitrativas queimplican la presentaciónde informes, los cualesuna vez revisados por elinterventor requierenajustes hasta quesatisfagan lasnecesidades delcontratante. Por tanto elconsultor debio ajustar elinforme final con todossus soportes el cual fueentregado el 22 dediciembre

En futuras contrataciones severificará que los formatos delos documentos entregados porel contratista estén debidamentediligenciados y explicados.


15/02/2011 31/12/2011 1 No. Dedocuemntos verificados/ No. De documentos entregados*100

*Seguimiento a junio de 2011: Laacción propuesta se realizará en laetapa de ejecución de los contratos.*Seguimiento a septiembre de 2011:Para el contrato Nº 030 de 2011, severificará que los formatos de losdocumentos entregados por elcontratista estén debidamentediligenciados y explicados.*Seguimiento a diciembre de 2011:Para el contrato Nº 030 de 2011, severificará que los formatos de losdocumentos entregados por elcontratista estén debidamentediligenciados y explicados.*Seguimiento a marzo de 2012: Para el contrato Nº 030 de 2011, se verificaráque los formatos de los documentosentregados por el contratista esténdebidamente diligenciados yexplicados.* Seguimiento a junio de 2012: Para el

P Seguimiento a marzo de 2012:Verificado el contrato Nº 030 de2011, se pudo evidenciar que losformatos de los documentosentregados por el contratista esténdebidamente diligenciados yexplicados por productos, deacuerdo a las 20 obligacionescontractuales, como por Ej:Levantamiento de la Información,Cursos de Formación, Bienes yServicios inerentes a la obligacionesetc, los cuales se encuentrandistribuidos en 9 cajas, 27 carpetasen 5,742 folios. Se le suguiere a laAuditoria Fiscal el cierre, porhaberse cumplido con eficacia laacciòn propuesta.


A*26/03/2012

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

ISONET: 1305 AF: 4

6


1/12/2010 4. La Resolución reglamentaria021 de agosto 19 de 2010 porla cual “se modifican, eliminane incorporan documentos yprocedimientos del procesoenlace con los clientes”,expedida por el Contralor deBogotá, D.C., se determinó que es responsabilidad del Directorpara el Control Social yDesarrollo Local, del Directorde Apoyo al Despacho, delJefe de la Oficina deComunicaciones encoordinación con la Direcciónde Informática, velar por laadministración, divulgación,presentación, capacitación ymejoramiento delprocedimiento adoptado,desconociéndose a laDirección de Capacitación yCooperación Técnica que es la

No era necesarioincorporar acapacitación en elprocedimiento, porque de oficio esa dirección deapoyo tiene la funciónmisional de capacitar alos funcionarios en todaslas areas.

Involucrar a la Dirección deCapacitación y CoperaciónTécnica en los procesos deformación para los funcionariosde la Contraloría de Bogotácuando se requiera.


15/02/2011 31/12/2011 1 No. De procesosde formación afuncionarios realizados con laDirección deCapacitación yCoperación Técnica/No. Deprocesos deformación afuncionarios programados*100

*Seguimiento a diciembre de 2011: Sereitera el seguimiento realizado concorte a septiembre de 2011 aclarandoque se vinculará la Dirección deCapacitación cuando se trate deprogramas de pedagogía dirigidos afuncionarios de la entidad y no acomunidades.*Seguimiento a marzo de 2012: Sereitera el seguimiento realizado concorte a diciembre de 2011 aclarandoque se vinculará la Dirección deCapacitación cuando se trate deprogramas de pedagogía dirigidos afuncionarios de la entidad y no acomunidades.*Seguimiento a junio de 2012: Sereitera el seguimiento realizado concorte a diciembre y marzo de 2011aclarando que se vincula la Direcciónde Capacitación cuando se trate deprogramas de pedagogía dirigidos afuncionarios de la entidad y no a

T Seguimiento a marzo de 2012:Verificado la carpeta No. 10 delcontrato No. 030 de 2011, se pudoevidenciar que a folio 1,784 sesolicitó a la Dirección deCapacitación y Cooperación Técnicala coadyuvación de la selección defuncionario para la capacitación deControl Fiscal y Derechos enColombia adelantado por laUniversidad Nacional, de acuerdocon la propuesta temática quereposa en la carpeta en mención afolio 1776 a 1783, como el listado departicipantes que fueron convocados, así mismo, se encuenta a folio1768 el memorando con radicación2011112907 del 24 de octubre de2011, suscrito por la Subdirectorapara el Control Social, mediante elcual se anexan las respectivascertificaciones de asistencia. Por laeficacia de la acciòn se le sugiere el

A*

23/03/2012

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

ISONET: 1306 AF: 5

6


1/12/2010 5. Como ya se dijo en elcapítulo 2.2.1, la UPNargumentó su participación enel proceso pre-contractual ensu conocimiento científicopedagógico, contratando parala ejecución del proyecto losservicios de un consultor ydirector operativo mediante losacuerdos de voluntades 413 y418 de 2009. La Universidadjustificó éstos, ya que dentrode su planta de personal nocontaba con el recursohumano que atendiera lasobligaciones contenidas en elcontrato 069 de 2009. Conforme a lo anterior,encuentra esta Auditoría que sibien la contratación del

El personal requeridoestaba contemplado enla propuesta presentadapor la Universidad

De requerirse la contratacióncon una universidad proyectarque la Universidad apoye conpersonal de su planta el proyecto


15/02/2011 31/12/2011 1 No. Deprofesionales contratados de laplanta/No deprofesionales contratados*100

*Seguimiento a diciembre de 2011:Para el contrato Nº 30 de 2011suscrito con la UN se exigió que masdel 50% de los asesores esténvinculados a la planta de personal dedicha Institución.*Seguimiento a marzo de 2012: Para el contrato Nº 30 de 2011 suscrito conla UN se exigió que mas del 50% delos asesores estén vinculados a laplanta de personal de dicha Institución.*Seguimiento a junio de 2012: Elcontrato No. 30 de 2011, se ejecutócon personal adscrito a la UniversidadNacional, tal como figura en lacertificación expedida por el centrodocente fechado 9 de abril de 2012..

P Seguimiento a marzo de 2012:En la Minuta del contrato Nº 30 de2011 suscrito con la UN en laCláusula Segunda, literal b númeral 2se establece dar cabal cumplimientoal contenido de la oferta presentadala cual hace parte integral delcontrato donde se señala que losfacilitadores, orientadores ycapacitadores a la comunidad, esténabscritos a la planta de la institucióndocente. Se sugiere a la AuditoríaFiscal el cierre de la acciòn porcumplir con eficacia la misma.

Seguimiento a junio de 2012:Se le sugiere nuevamente el cierre ala Auditoria Fiscal por la eficacia dela acciòn.

A* 23/03/2012

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

3

Dirección deApoyo alDespacho

20/06/2011

No fue posible evidenciar, ni enmedio físico ni magnético laexistencia del plan demejoramiento y manejo deriesgos anexos 1 y 2incumpliendo lo normado en elnumeral 8,5 Mejora de la NTCISO 9000: 2008 y NTC GP1000:2009 . Además, no setiene conocimiento del paraqué sirve el análisis de datosreglamentado en el 8,4 -Análisis de datos de la citadanorma

Debilidad en elcompromiso por parte delos funcionariosrelacionado con elconocimiento yapropiación de lasherrramientas e informesque reflejan y miden losresultados de la gestión(Plan de mejoramiento ymapa de riesgos, plan deacción.)

Realizar una reunión de trabajoen la Dirección, con el propósitode autocapacitarse y revisar losprocedimientos para el manejo yarchivo de documentos internos,socialización de los resultadosde gestión y planes demejoramiento con corte a juniode 2011.

Dirección deApoyo alDespacho

5/07/2011 5/10/2011 Realizar unaautocapacitación

Autocapacitación realizada.

Seguimiento a diciembre: Se llevó acabo una reunión de trabajo en laDirección, el día 09/12/2011 comoconsta en el acta Nº 37, donde serealizó una autocapacitaciónrelacionada con los siguientes temas:

1. Procedimiento para el traslado dehallazgos para garantizar latrazabilidad y confiabilidad de lainformación que finalmente se registraen los informes.2. Procedimiento para la elaboraciónde informe de auditoria, que garanticela trazabilidad y confiabilidad de lainformación consignada en dichosinformes como es el caso de losobjetivos del memorando deplaneación, la mesa de trabajo para lavaloración de argumentos por parte dela administración, el tema desocialización de resultados de laauditoría a la comunidad y la inclusiónde esta actividad en el aplicativo Basede Datos del Control Social.3. Procedimiento para la elaboraciónde mesas de trabajo con el propósitode garantizar que se diligencien de

T Seguimiento a marzo de 2012:Verificada Acta No. 37 de 2011 defecha 09/12/11, en la que consta elcumplimiento de la actividad. Fuesocializado el informe de Gestióncon corte a septiembre 30 de 2011 ylos resultados obtenidos, se insisitió en el cumplimiento de losprocedimiento que hacen parte delSistema de Gestión la la Calidad. ElActa de socialización fue firmada yexisten registro de la asistencia delos funcionarios que fueron citadospara adelantar esta acción.Por la eficacia de la acción se cierraesta observación.

Seguimiento a junio de 2012:Por la eficacia de la acción se cierraesta observación.

C

23/03/2012

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

SEG SEPT2011

2,2,2,3,2 6Dirección de Apoyo

al Despacho04/04/2011

Línea gratuita de atención alciudadano : No existe una lineagratuita para que el ciudadanopueda colocar las quejas, en sudefecto se utiliza el conmutador

Imposibilidad de la instalación en el actual

edificio sede de la C.B. (Amalfi) por falta de la

infraestructura viable, para ponerla en funcionamiento

Reactivar la línea gratuita de atención alciudadano tan pronto la Contraloría deBogotá retorne a su Sede habitual en laCalle 26. Esta línea está a cargo delCentro de Atención al Ciudadano

Dirección de Apoyo al Despacho

25/04/2011 30/06/2011 100%

Linea Gratuita de atención al ciudadano

instalada/ Línea gratuita de atención al

ciudadano programada

Seguimiento a septiembre de 2011: Encumplimiento de la acción programada en elplan de mejoramiento, el 25 de julio de 2011telefónica confirma que el enrutamiento dela Línea 0180000910671 con la línea4281980 quedo activada-*Seguimiento a diciembre de 2011: Deconformidad con la verificación a septiembrede 2011 realizada por la oficina de ControlInterno, se esta en espera del cierre porparte de la AF.*Seguimiento a marzo de 2012: Deconformidad con la verificación a diciembrede 2011 realizada por la oficina de ControlInterno, se esta en espera del cierre porparte de la AF.*Seguimiento a junio de 2012: Se ratifica elseguimiento a marzo de 2012.

T

Seguimiento a septiembre de2011: Se verificó la existencia de laslíneas de atención a la Ciudadanía yla solicitud a la Oficina Asesora deComunicaciones por parte de laDirección de Apoyo al Despacho,para la divulgación de los númerostelefónicos nacional y fijo deatención, mediante memorando201182314 del 02-08-11.Se solicita el cierre a la AuditoríaFiscal.


A*

29/09/2011

26/06/2012

Orlando Angel

Romero

Rosario González

4

Dirección Control Social y Desarrollo

Social01/02/2012

Se evidenció que para el indicadorde Efectividad en la vinculación deciudadanos en el ejercicio delcontrol social, no coincide lamedición de la base de datos de laque se genera la información (839)con la información registrada en elconsolidado Plan de Acción 2011(853).Lo anterior incumple los requisitosdel numeral 8.2.3 de las normas, enel cual establece que: "La entidaddebe aplicar métodos apropiadospara el seguimiento de los procesosdel Sistema de Gestión de laCalidad, y cuando sea posible, su

No existe una herramienta confiable que permita

registrar los resultados de los indicadores

Implementar una herramientaalternativa que permita el registro dela informaciòn sobre la gestiònrealizada, que garantice confiabilidady oportunidad en los datos.

Dirección para el ControlSocial y Desarrollo Local

06/02/2012 30/03/2012 Unidad Herramienta en uso

20-mar-12

Seguimiento a marzo de 2012: Se ajustó labase de datos existente con la colobaraciónde la Dirección de informática y esta seencuentra funcionando adecuadamenteSeguimiento a Junio de 2012: Se ratifica elseguimiento de marzo de 2012.

T

Seguimiento a marzo de 2012:Se reitera el cierre a la AuditoríaFiscal.Verificada la Base de Datos deControl Social se puedo evidenciar elfuncionamiento de la misma, así mismo, se verificó los diagnosticos enviado por losJefes Locales de acuerdo a unrequeriminto efectuado por el Director deControl Social según correo via Outlook defecha 21 de marzo 2012, donde manifiestala conformidad con la heramienta Base deDato de Control Social (BDCS)Por la eficacia de la acción, se solicita a lafirma certificadora el cierre del hallazgo.

A*

23/03/2012

26/06/2012

Orlado Angel

Romero

Rosario González

1 3 Subdirección Evaluación Sectorial,Planes de Desarrollo yPolíticas Públicas

30-06-2011 No se logró verificar algunos de losregistros del procedimiento para laformulación, implementación, control yseguimiento del observatorio de controlfiscal y vigilancia de las políticaspúblicas, dado que el procedimiento nodiferencia las actividades para lacreación del observatorio y para laelaboración de los productos quegenera, contraviene las normas NTCISO 9001:2008 y NTC 1000:2009, ensus numerales 4.2.3, 4.2.4, 7.5.3.

En la primera versión delprocedimiento para laformulación, implementación,control y seguimiento delobservatorio de control fiscal yvigilancia de las políticaspúblicas, en su descripción noquedaron separadas lasactividades inherentes a sucreación, de las actividades quese deben realizar para laelaboración de los productosy/o boletines que genera.

Modificar el procedimiento para laformulación, implementación, control yseguimiento del observatorio de controlfiscal y vigilancia de las políticaspúblicas, de tal forma que se diferencielas actividades de creación yoperativización, de las que se requierenpara la generación de los productos,dejando en cada una de ellas losregistros correspondientes.

Subdirectora deEvaluación Sectorial P:D:

08-07-2011 20-09-2011

Modificar elprocedimiento para laformulación, implementación, control yseguimiento delobservatorio decontrol fiscal yvigilancia de laspolíticas públicas.

Procedimiento programado paramodificar/Procedimiento Modificado

22-06-2012

Seguimiento a 20 de junio de 2012:

Se evidencia que mediante ResoluciónReglamentaria 008 de abril 17 de 2012, seadoptó la nueva versión del Procedimiento parala adopción, puesta en marcha, generación ysocialización de los productos del observatorio de control fiscal y vigilancia de las políticas públicas,con lo que se corrige la observación dejada porla Auditoría Interna de Calidad.

T Seguimiento a junio de 2012:Evidenciada Resolución 08 de abril 17 de2012, mediante la cual se adoptó la segundaversión del procedimiento relacionado con elobservatorio de control fiscal y vigilancia de laspolíticas públicas, dicho procedimintoincorporan registros que permiten controlaractividades claves requeridas para lagenaración de los productos propios delobservatorio.La actividad propuesta secumplió, razón por la cual es procedente sucierre.

C 26/06/2012Jaime Eduardo Ávila

T


Se observa que mediante Resolución

Seguimiento a junio de 2012 : Evidenciada Resolución 08 de abril 17 de2012, mediante la cual se adopta el nuevoprocedimiento relacionado con la elaboraciónde pronunciamiento (Versión 08), se realizó elajuste para actualizar la denominación de la

Modificar losprocedimientos: "para laElaboración,

1. Con posterioridad a laversión 7 del Procedimientopara la elaboración depronunciamientos adoptadamediante R. R. 017-del 16-06-2010 que incorporó al grupoGUIFO para presentarpropuesta dePronunciamientos, se modificóla denominación de GUIFO porGAF, lo cual generó sudesactualización.2.Incorporar una anexo al PlanAnual de Estudios al finalizar lavigencia, para incluir lospronunciamientos elaboradospor las Direcciones Sectorialesque no se planearon al iniciodel año, implica hacer solicitudde modificación de versión al

1. Ajustar el Procedimiento para laelaboración de pronunciamientos, con lanueva denominación de GAF.

2. Modificar la definición del PAE descritaen el numeral 4 del Procedimiento para la

Director de Economía y Finanzas y

Subdirectores: de Gestión Pública y

Dirección de Economía y Finanzas;

Subdirección Transversal de

Gestión Pública y Ambiental;

Desactualización de documentos delSGC, tales como:Procedimiento para la elaboración depronunciamientos, que señala en sudesarrollo el grupo GUIFO, que segúnRR No 27 de 30-12-2010, se reemplazapor el Grupo Especial de Apoyo yFiscalización – GAF.El Plan Anual de Estudios –PAE no seactualiza asegurando incluir todos lospronunciamientos realizados por lasdiferentes dependencias de la Entidad,como lo establece el procedimientocorrespondiente en el numeral 4,Definiciones, situación identificada enel PAE 2010, presentada en la Intranetconfrontado con los 20pronunciamientos publicados en lapágina Web, para la vigencia enmención.

PROCESO: PRESTACIÓN DE SERVICIO MACRO






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

T

3 6Dirección de Economíay Finanzas

12-04-2012

Subutilización de los paquetesestadísticos STATA IC/10 y EVIEWSSTANDAR/6, adquiridas mediantecontrato de compraventa 131 de 2008.La entidad tiene en su activo unsoftware que esta en plena capacidadproductiva, sin utilización alguna,justificado en la inexistencia derequerimientos para su uso.Adicionalmente, la Dirección deEconomía y Finanzas en su calidad deusuario operacional del softwarecuenta con el personal capacitado parala utilización adecuada del softwareadquirido mediante el contrato enreferencia, por lo tanto, estadependencia, es la llamada aestablecer estrategias conducentes aque la entidad en su conjunto conozcade la existencia de la herramientainformática y de los beneficios que éstatiene, para la producción de insumos de datos en los procesos de la entidad,como medida para optimizar losrecursos adquiridos.

Las aplicaciones se instalaronen los computadores portátilesde placas 23408 y 23563 marcaDELL a cargo del Director deEconomía y Finazas de laépoca y eran utilizados en sumayoría por dos profesionalesvinculados mediante lamodalidad de contrato deprestación de servicios loscuales ya no laboran en laentidad.

Faltó comunicación y difusiónpor parte de la Dirección dondese le informara a losprofesionales de lasdependencias, que lasaplicaciones se encontrabandisponibles para ser utilizadascomo soporte técnico en laelaboración de los informes.

1. Recordar mediante correo institucionala los subdirectores de las dependenciasque forma parte de la Dirección deEconomía y Finanzas, a los funcionariosadscritos a las mismas y en especial a los profesionales que fueron capacitados yentrenados en el manejo de lospaquetes estadísticos: STATA IC/10 yEVIEWS ESTÁNDAR/ 6, que lasreferidas aplicaciones se encuentran enel portátil de placas 23563 en custodiade la Dirección de Economía y Finanzas;al igual que sus correspondientesmanuales, para consulta y soportetécnico en la elaboración de los estudiose informes. 2. Designar a un profesional conmaestría en economía, para que realicejornadas de reinducción a fin de reforzarlos conocimientos adquiridos para elmanejo y utilización de los mencionadosaplicativos, cuyos resultados se veanreflejados en los estudios e informe quese elaboran.

Director de Economía yFinanzas ySubdirectores: deGestión Pública yAmbiental; AnálisisFinanciero, Presupuestal yEstadísticas Fiscales;Evaluación Sectorial,Planes de Desarrollo yPolíticas Públicas yEstudios Fiscales,Económicos y Sociales.

30-04-2012 20-09-2012

Notificar mediante correo institucional a los subdirectores y profesionales el

uso de los paquetes

estadísticos para consulta y

soportes técnico de los informes.

Realizar jornadas de reinducción en

el manejo y utilización de los

aplicativos.

Subdirectores y profesionales

notificados/Subdirectores y profesionales programados para

notificar*100%.

Jornadas de capacitación realizadas

/Jornadas de capacitación

programadas (2).

Informes y estudios coyunturales que

requieran manejo de bases de datos

estadísticos.

22-06-2012


Se evidiencia que mediante acta 6 del 27 de abrilde 2012, se determinaron las siguientes accionespara subsanar la observación dejada por laAuditoría Fiscal, cuyo avance a la fecha es elsiguiente:1. Mediante correo institucional se les comunicóa los subdirectores y funcionarios adscritos aesta dirección; que los paquetes estadísticos:STATA IC/10 y EVIEWS STÁNDAR/ 6, seencuentran en el computador marca DELL, deplacas 23355, en custodia de la Subdirección deAnálisis Financiero, Presupuesta y EstadísticasFiscales; al igual que sus correspondientesmanuales, para consulta y soporte técnico en laelaboración de los estudios e informes de esteproceso. Activida ejecutada en un 100%.

2. Se designó al profesional Sergio René CortésRincón, para que realice jornadas de reinduccióna fin de reforzar los conocimientos adquiridospara el manejo y utilización de los mencionadosaplicativos. Con un avance del 10%.

P

Seguimiento a junio de 2012:Verificada Acta N° 6 de 27/04/2012, mediantela cual fue evaluada la observaciónypropuestas las acciones que permitan corregirlas no conformidades establecidas por laAuditoría Fiscal.

Se verificó que mediante correo electrónico seinformó a todos los funcionarios involucradosen el Proceso Macro, sobre la existencia depaquetes estadístico que permiten el análisisde diferentes variables y su comportamiento.Asimismo, se definió en que computadores seencuentran instaladas estas herramientas paraefectos de consulta y utilización.

Por otra parte, se están adelantando accionestendientes a socializar y capacitar el manejo delos diferentes programas existentes a fin dereplicar los conocimentos asimilados.

A 26/06/2012Jaime

Eduardo Ávila

4 2

Subdirecciones de Estudios Fiscales,

Económicos Sociales de Bogotá y

Evaluación Sectorial, Planes de Desarrollo y

Políticas Públicas.

29-05-2012

Se incumplió por parte del Contralor, laactividad No dos (2) del procedimientopara la preservación del producto“Informes estructurales, sectoriales yObligatorios, al no firmar oficiosremisorios de envío de informes alConcejo de Bogotá; entre otros, dosinformes estructurales y el informe deEvaluación Integral a la Gestión de lasEntidades y al Plan de Desarrollo del D. C.

Desconocimiento del procesodel SGC hasta sudesertificación por parteContralor, lo que genero el nodar estricto cumplimiento a laactividad dos del procedimientopara la preservación delproducto "Informesestructurales, sectoriales yobligatorios".

Revisar el procedimiento para lapreservación del producto "Informesestructurales, sectoriales y obligatorios",para determinar si amerita ajustes y darleestricto cumplimiento.

Dirección de Economíay Finanzas:Subdirección Transversal de GestiónPública y Ambiental;Subdirección AnálisisFinanciero, Presupuestal yEstadísticas Fiscales;Subdirección Evaluación Sectorial,Planes de Desarrollo yPolíticas Públicas ySubdirección EstudiosFiscales, Económicos ySociales.

01-07-2012 31-12-2012Procedimiento

revisado y ajustado

Procedimiento ajustado y aplicado en un 100%

22-06-2012

Seguimiento a 20 de junio de 2012: SI

Seguimiento a junio de 2012:Las acciones propuestas se ejecutarán a partirdel mes de julio de 2012.

A 26/06/2012Jaime

Eduardo Ávila

5 2Dirección de Economía

y Finanzas29-05-2012

No se evidenció el cumplimiento de lasactividades No 1 y 2, del Procedimientopara la elaboración dePronunciamientos -versión No 7.0,-sobre el Proyecto de Presupuesto delDistrito Capital, vigencia 2012. Asímismo, el pronunciamiento fue firmadopor un funcionario que no es elcompetente para realizarlo. Igual,situación se presentó en lasactividades: 1, 3, 4 y 6, en los 5Pronunciamientos antes relacionados.

No haber verificado que laactividad a desarrollar tenía unaorden por escrito delresponsable. Asimismo,desconocimiento delprocedimiento establecido porparte parte del despacho delContralor.

Informar a través de comunicación y/oreunión a los Directores Sectoriales ycoordinador GAF de la obligatoriedad dedar estricto cumplimiento alprocedimiento establecido por el Sistemade Gestión de Calidad, para laelaboración de pronunciamientos. Verificar por los responsables de laexistencia del registro que evidencie lasolicitud de elaboración delpronunciamiento, cumpliendo con latrazabilidad del producto.


01-07-2012 31-12-2012

Pronunciamientos elaborados y

comunicados, de conformidad al procedimiento establecido

100% 22-06-2012


Las acciones se ejecutarán a partir del mes dejulio de 2012

SI


A 26/06/2012Jaime

Eduardo Ávila

6 2

Subdirección Transversal de

Gestión Pública y Ambiental;

Subdirección Análisis Financiero,

Presupuestal y Estadísticas Fiscales;

Subdirección Evaluación Sectorial,

Planes de Desarrollo y Políticas Públicas y

Subdirección Estudios Fiscales, Económicos

y Sociales.

29-05-2012

No se contó con registros que permitanevidenciar el cumplimiento de lasocialización de los productoselaborados por el Proceso dePrestación de Servicio Macro (InformesObligatorios y Estructurales) a travésde la Dirección Para el Control Social yDesarrollo Local, lo cual fue solicitadopor la Dirección de Economía yFinanzas Distritales.

La Dirección para el ControlSocial y Desarrollo Local, norespondió la solicitud deEconomía y Finanzas en dondese solicitaba espacios parasocializar algunos informes conla comunidad, en razón a queno existen mecanismos quepermitan focalizar lasocialización de los productosde proceso macro de acuerdo apertinencia de los mismo.

Elaborar un plan de socialización de losproductos macro, conjuntamente con laDirección de Control Social yParticipación Ciudadana. Dejandoregistros de los procesos desocialización.


01-07-2012 30-11-2012Socializar

informes con la comunidad

No. de socializaciones adelantadas y

registradas/No. de socializaciones programadas

22-06-2012


Las acciones se ejecutarán a partir del mes dejulio de 2012.

SI


A 26/06/2012Jaime Eduardo Ávila

26/06/2012Jaime

Eduardo Ávila22-06-2012

Reglamentaria 008 de abril 17 de 2012, se adoptaron las nuevas versiones de los

procedimientos: "Procedimiento para la elaboración de pronunciamientos" y

"Procedimiento para la Elaboración, Ejecución, Modificación, Control y Monitoreo del Plan

Anual de Estudios PAE", con lo que se corrige la observación dejada por la Auditoría Interna de

Calidad.

ajuste para actualizar la denominación de ladependencia GUIFO por GAF.En la nueva versión (N°7.0) del procedimientopara la Elaboración, Ejecución, Modificación,Control y Monitoreo del Plan Anual de Estudios-PAE, se contempló la inclusión de productosno planificados al inicio de cada vigencia, loanterior se puede evidenciar en el numeralcuarto del procedimiento en el acápite deDEFINICIONES; para el efecto se relacionaráen un anexo estos productos al finalizar lavigenciado, en el informe de gestión con cortea 31 de diciembre..

C08-07-2011 20-09-2011

Elaboración, Ejecución, Modificación, Control yMonitoreo delPlan Anual deEstudios PAE" y"para laelaboración depronunciamientos".

Procedimientos programados paramodificar/Procedimientos Modificados*100

de modificación de versión alPAE lo cual no sería oportuno,en razón a que algunos de ellosson comunicados en los últimosdías del mes de diciembre y lanueva versión quedaríaactualizada en el mes de enerode la siguiente vigencia cuandoya se tiene un nuevo PAE a serejecutado.

en el numeral 4 del Procedimiento para laElaboración, Ejecución, Modificación,Control y Monitoreo del Plan Anual deEstudios PAE, indicando que: Los demásinformes (pronunciamientos) que serealicen durante la vigencia por lasdiferentes dependencias de la entidad,que no se planearon al inicio del año,serán inventariados e incorporados en unanexo, el cual formará parte del Informede Gestión del PPS-Macro con corte a 31de diciembre de la respectiva vigencia.

Gestión Pública y Ambiental; Análisis

Financiero, Presupuestal y

Estadísticas Fiscales; Evaluación Sectorial,

Planes de Desarrollo y Políticas Públicas y Estudios Fiscales,

Económicos y Sociales.

PROCESO: GESTIÓN HUMANA

2 3

Ambiental; Subdirección Análisis

Financiero, Presupuestal y

Estadísticas Fiscales; Subdirección

Evaluación Sectorial, Planes de Desarrollo y

Políticas Públicas y Subdirección Estudios Fiscales, Económicos

y Sociales.

30-06-2011

mención.Incumpliendo lo establecido en losrequisitos de la norma NTC ISO9001:2008 y NTC 1000:2009,numerales 4.2.3 literales b) y c).






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

1 6Dirección de Capacitación

20/06/2011

2.1.1. Inadecuada supervisiónen el convenio N° 154 de2008, celebrado entre laContraloría de Bogotá, D.C. yla Organización de EstadosIberoamericanos para laEducación, la Ciencia y laCultura OEI. Asistencia alcurso de funcionarios que notenían perfiles.

Falta puntos de controlen el procedimiento quegarantice que los perfilesde los funcionariosconvocados a recibir lacapacitación, seancoherentes con lodeterminado en el PlanInstitucional deCapacitación y FichaTécnica

Modificar el Procedimiento parala Planificación, Ejecución,Modificación y Evaluación de laCapacitación, en el sentido deincluir un punto de control quegarantice que los perfiles de losfuncionarios convocados arecibir la capacitación, seancoherentes con lo determinadoen el Plan Institucional deCapacitación y Ficha Técnica.

Directora deTalento Humano

Director Técnicode Capacitación yC. T.

Directora Técnicode Planeación.

05/07/2011 31/12/2011 100%

Se expidió el actoadministrativo queadopta la nuevaversión delprocedimiento modificado:Si. 100%No: 0%

22/12/2011

Seguimiento Diciembre de 2011:La dirección de Capacitación ajustó elprocedimiento y lo envió alResponsable del Proceso, quien a suvez, como consta en Actas de equipode análisis 9 y 10 de 2011, lo aprobó yenvió para la revisión técnica y jurídicasegún memo de radicación2011115192 de octubre 31/2011. A lafecha no se ha suscrito resolución quelo adopte; tampoco se ha tenidodevolución del documento. A pesar quelo que compete a este proceso estáterminado, el indicador se exigió hastala emisión de la resolución, por lo quela acción continuaría Abierta.

Seguimiento a marzo de 2012:mediante la Resolución ReglamentariaNo. 036 de diciembre 22 de 2011, seadoptó el Procedimiento, cumpliéndosecon la acción propuesta. Seguimiento a Junio 2012. Se reiterasolicitud de cierre, por cumplimiento dela acción.

T

Seguimiento a marzo de 2012: Se verificó en la intranet la resolución No.36 de diciembre 22 de 2011, con la cualse adoptó el procedimiento decapacitación y que en la actividad 11 delprocedimiento se estableció el punto decontrol citado. Como la acción propuestafue cumplida de sugerirá a la AuditoríaFiscal el cierre.

Seguimiento ajunio de 2012: Se tramitará ante la AF la solicitud decierre del hallazgo.

A*27/03/2012

27/06/2012

Orlando Angel Romero

2 6Dirección de Capacitación

20/06/2011

2.1.2. Inadecuada supervisiónen el convenio N° 154 de2008, celebrado entre laContraloría de Bogotá, D.C. yla Organización de EstadosIberoamericanos para laEducación, la Ciencia y laCultura OEI. Planeaciónprograma de capacitación.

2.1.3. Inadecuada supervisiónen el convenio N° 154 de2008, celebrado entre laContraloría de Bogotá, D.C. yla Organización de EstadosIberoamericanos para laEducación, la Ciencia y laCultura OEI. Certificación aAuditores internos.

Ausencia de puntos decontrol que garantice lacoordinación en laprogramación de lasacciones de formacióncon las diferentesdependencias de laEntidad de tal forma queno afecte las laboresmisionales de la Entidad.

Modificar el Procedimiento parala Planificación, Ejecución,Modificación y Evaluación de lacapacitación, en el sentido deinsertar un punto de control quegarantice la coordinación en laprogramación de las accionesde formación con las diferentesdependencias de la Entidad, detal forma que no afecte laslabores misionales de la Entidad.

Directora deTalento Humano

Director Técnicode Capacitación yC. T.

Directora Técnicode Planeación.

05/07/2011 31/12/2011 100%

Se expidió el actoadministrativo queadopta la nuevaversión delprocedimiento modificado:Si. 100%No: 0%

22/12/2011

Seguimiento Diciembre de 2011:La dirección de Capacitación ajustó elprocedimiento y lo envió alResponsable del Proceso, el cual fueaprobado en acta de equipo de análisis 9 y 10 de 2011, y se envió pararevisión técnica y jurídica según memode radicación 2011115192 de octubre31/2011. A la fecha no se ha expedidoresolución que lo adopte; tampoco sehan devuelto los documentos. En loque compete a este Proceso, A pesarque lo que compete a este procesoestá terminado, el indicador se exigióhasta la emisión de la resolución, porlo que la acción continuaría Abierta.

Seguimiento a marzo de 2012:mediante la Resolución ReglamentariaNo. 036 de diciembre 22 de 2011, seadoptó el Procedimiento, cumpliéndosecon la acción propuesta. Seguimiento a Junio 2012. Se reiterasolicitud de cierre, por cumplimiento dela acción.

T

Verificación a marzo de 2012: Se verificó en la intranet la resolución No.36 de diciembre 22 de 2011, con la cualse adoptó el procedimiento decapacitación y que en la actividad 11 delprocedimiento se estableció el punto decontrol citado.

Verificación a junio de 2012:Se tramitará ante la AF la solicitud decierre del hallazgo.

A*

27/03/2012

27/06/2012


María Tatiana Rojas N. /Angélica Ma.Vargas G.

3 6Dirección de Talento

Humano28/06/2011

2.1.7 Incumplimiento de lasfunciones asignadas a losintegrantes del Comité Operativodel Convenio de Cooperación No.158 de 2008.

Falta de envio de lasevidencias de actuacionespara que reposen en elarchivo de la carpeta delconvenio

Reportar las evidencias de lasactuaciones desarrolladas encumplimiento de las funcionesasignadas como integrante del comitéoperativo para que haga parte delarchivo

Subdirección Gestión TalentoHumano

01/07/2011 30/09/2011

Reporte deevidencias para elarchivo en lacarpeta delconvenio

Reporte deevidencias SI 100%NO 0%

05/07/2011

Seguimiento sep. de 2011: Con memorandode radicación 201171675 de julio 05 de2011, la Subdirectora de Gestión de T. H.,envió las evidencias de su actuar, como son.Citaciones de comité operativo, Actas,mesas de trabajo y demás informaciónpertinente.

Seguimiento a marzo de 2012. Se consideraterminada la acción, faltando concepto deAuditoría fiscal. Seguimiento a marzo de2012. Se reitera la solicitud de cierre ´porhaber cumplido con la acción. Seguimiento a Junio 2012. Se reiterasolicitud de cierre, por cumplimiento de laacción.

T

Verificación a marzo de 2012: Se reitera solicitud de cierre.


A*27/03/2012

27/06/2012



4 6Dirección de Talento

Humano28/06/2011

2.1.9 Irregularidades einconsistencias presentadas en elaplicativo SUGAR

El aplicativo SUGAR dehojas de vida no seencuentra funcionando al100%

Solicitar por escrito la intervencióntécnica de la Dirección de Informáticapara dejar funcionando al 100% elAplicativo de hojas de vida – SUGAR

Subdirección Gestión TalentoHumano

01/07/2011 30/09/2011

Solicitud escrita a laDirección deinformática

Reporte deevidencias SI 100%NO 0%

21/09/2011

Seguimiento Diciembre de 2011. Enatención al memorando enviado,Informática asistió a la Subdirección yse dió la orientación sobre elfuncionamiento del aplicativo, de locual se dejaron informes. No obstante,se deja claro que no se puedecontinuar con el trabajo de alimentar elaplicativo, toda vez que la informacióningresada por los contratistas presentainconsistencias, y hasta tanto no seaeditada nuevamente y corregida porparte del contratista o de quienesejercieron la interventoría, laSubdirección no puede actualizar elaplicativo. Se considera que la laborque corresponde a la Subdirección,está terminada. No obstante una vez el

T

Verificación a junio de 2012:El aplicativo no esta funcionando al 100% , a la fecha se ejecuta el plan de acciónformulado hasta diciembre de 2012,presentando informes de avance deacuerdo al plan propuesto.Por su parte determina la DTH que nopueden seguir el proceso de actualizaciónde las HV del personal activo y retirado,hasta que no se tenga el personalsuficiente y debidamente capacitado paraejecutar la labor. Se mantiene abierto elhallazgo y se sugiere replantear accionesy fecha de terminación.

A 27/06/2012


5 6Dirección de Talento Humano

18/10/2011

2.1.1. Hallazgo administrativocon incidencia disciplinaria porno solicitar ante la ComisiónNacional del Servicio Civil lasautorizaciones necesariaspara realizar losnombramientos provisionalesen vacancia definitiva.

Falta de claridad para laaplicación de la Normaen las vigenciasauditadas y por ende elprocedimiento devinculación no ajustadosa dicha normatividad.

Modificar el Procedimiento parala Vinculación de funcionarios ala Contraloría de Bogotá D.C.. afin de incluir la actividadrelacionada con la solicitud depermiso a la CNSC para lavinculación de provisionales enla Entidad.

Dirección de Talento Humano

Jefe de Oficina de Control Interno

15/11/2011 31/03/2012

Reglamentar la

modificación del

procedimiento que incluye la actividad de solicitud

de autorización

a la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, para

efectuar nombramient

o de provisionales

Modificación procedimiento devinculación defuncionarios:

Se incluyó en elProcedimiento como actividad, lasolicitud deautorización a laComisión Nacionaldel Servicio Civil -CNSC, paraefectuar nombramiento provisionales?SI: 100%NO: 0%

28/02/201130/04/201130/06/201130/09/201130/11/201131/12/2011

El Procedimiento de Vinculación está enproceso de modificación; sin embargo laentidad ha procedido a solicitar lasrespectivas autorizaciones a la CNSC,comoconsta en las fechas relacionadas para:nombramientos en vacancia definitiva,prórrogas de nombramientos, paranombramientos en encargos y prórroga deencargos; según diferentes soportes quereposan en Talento Humano y descritos en el informe de gestión del Proceso de GestiónHumana. Sin embargo, mientras no semodifique el procedimiento, la accióncontinuará en proceso. Seguimiento a marzode 2012. Se ajustó y se envió elprocedimiento de Vinculación de funcionariosa la Dirección de Planeación. Adicionalmentese ha continuado solicitando el respectivopermisoa a la CNSC Seguimiento a Junio 2012. Se reiterasolicitud de cierre, por cumplimiento de laacción.

T

Verificación a marzo de 2012:Se verificaron las acciones desarrolladaspara mitigar la causa del hallazgo.Se enviómemorando 3-2012-09791 a la Direcciónde Planeación Solicitando la revisión yaprobación del procedimiento modificado,con los respectivos soportes. Como laacción propuesta fue cumplida de sugeriráa la Auditoría Fiscal el cierre.


A*

27/03/2012

27/06/2012








ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)


18/10/2011

2.1.2. Hallazgo administrativocon incidencia disciplinaria, porla no implementación demedidas de control yseguimiento que garanticen elcumplimiento de la ResoluciónNo. 1 de 2011

No dejar copias de losinformes enviados a laCNSC por intermedio delaplicativo que dichaentidad tiene para ello.

Solicitar al Presidente de laComisión de Personal copia oregistro del envío del InformeTrimestral a la CamisónNacional del Servicio Civil -CNSC, sobre las actuacionesrealizadas por la citadaComisión.



15/11/2011 31/12/2011 100%

Solicitud copia deInformes Comisiónde Personal.

No. de copias deinformes trimestrales de laComisión dePersonal recibidas* 100 / No. deinformes trimestrales elaborados por laComisión depersonal yremitidos a laCNSC.

12/12/2011

Con memorando enviado vía SIGESPRO-proceso 317748 de diciembre 12 de 2011,se solicitó al Doctor Eulises Carrilo,presidente de la Comisión de Personal, quede aquí en adelante se remita a laSecretaria de la Comisión, copia y registrodel envío a la CNSC del Informe que cadatrimestre deben enviar a ese órgano. Seconsidera cumplida la acción dentro deltérmino propuesto. seguimiento a marzo de2012. Se considera cumplida la acciónpropuesta. Seguimiento a Junio 2012. Se reiterasolicitud de cierre, por cumplimiento de laacción.

T

Verificación a marzo de 2012:Se verificó la existencia del informetrimestral de la Comisión de Personal a laCNSC (octubre -diciembre 2011).


A*

27/03/2012

27/06/2012




18/10/2011

2.2.1. Hallazgo administrativocon incidencia disciplinaria, porla ausencia de la formulación ydiseño de criterios técnicospara llevar a cabo encargos aservidores de la entidad queostentan derechos de carreraadministrativa, por el Contralorde Bogotá, D.C.. y DirectorTécnico de Talento Humano yde los demás servidorespúblicos del nivel directivo-asesor responsables de esadependencia en la Contraloríade Bogotá, D.C., dentro delperíodo comprendido entre el(1º.) de enero de 2007 al 09 deseptiembre de 2010.

No se establecieron criterios acordes a la normatividad existente para efectuar encargos, por falta de claridad en la aplicabilidad de las normas, para ésa época.

Establecer los criterios técnicos para la selección de funcionarios de carrera administrativa opcionados para encargos.


Comisión de Personal


15/11/2011 30/12/2012

Definir criterios de

selección de funcionarios para encargo

Establecimiento deCriterios Técnicospara encargos:

Se establecieronlos criteriostécnicos quepermitan laselección defuncionarios paraencargos demanera transparente?. SI: 100%NO: 0%

04/11/2011

El 04 de Noviembre de 2011, se firma laResolución No. 027 de 2011, con la cual sereglamenta el programa de estímulos,incentivos y reconocimiento para losservidores públicos de la Contraloría deBogotá, D. C. Igualmente se expidió laresolución 2463 de diciembre 01 de 2011,con la cual se reconoce a la antiguedadlaboral y compromiso institucional y a lascalidades deportistas y culturales de losfuncionarios de la Contraloría. En noviembre30 de 2011, mediante un acto público serealizaron las premiaciones yreconocimientos. Se considera cumplida laacción propuesta dentro del términopropuesto. Seguimiento a marzo de 2012.Se considera cumplida la acción a tal puntoque con base en ello, se continuan aplicandolos criterios establecidos.Seguimiento a Junio 2012. Se reiterasolicitud de cierre, por cumplimiento de laacción.

T

Verificación a marzo de 2012:Se verificó que se le dío cumplimiento a laacción mediante las resolucionesReglamentarias N° 27 y 32 de noviembrede 2011. Esta última deroga la anterios y reglamenta elPrograma de Estímulos, Incentivos yReconocimiento para los servidorespúblicos de la Contraloría de Bogotá, D.C.”


A*

27/03/2012

27/06/2012




18/10/2011

2.2.2. Hallazgo administrativocon incidencia disciplinaria, porla ausencia de la reformulaciónen la concertación deobjetivos, con ocasión de laaplicación de la política deestímulos dentro del sistemade méritos para llevar a caboencargos a servidores de laentidad que ostentan derechosde carrera administrativa, porel contralor de Bogotá, D.C..., yDirector Técnico de TalentoHumano y de los demásservidores públicos del niveldirectivo-asesor responsablesde esa dependencia en laContraloría de Bogotá, D.C.,dentro del períodocomprendido entre el (1º.) deenero de 2007 al 30 de juniode 2011.

La situación se presentadebido a que lareformulación deobjetivos con losfuncionarios, ensituaciones de encargos,no es competencia deTalento Humano. (Art. 5,numeral 5,5 ìtem 10Acuerdo 137 de 2010)

Emitir Circular dirigida a losdirectivos encargados derealizar la evaluación deldesempeño de los funcionariosde carrera administrativa, en laque se solicite dar estrictocumplimiento a la obligatoriedadde reformular y realizarseguimiento a los objetivosconcertados con los citadosfuncionarios, cuando éstoshayan cambiado de niveljerárquico por encargo ocomisión.



15/11/2011 31/12/2011

Elaborar circular con directrices

para la reformulación y seguimiento de objetivos en caso de encargos.

Elaboración Circular:

La circular enviadaal Nivel Directivode la Entidadcontiene lasdirectrices parareformular objetivos en casode encargos ycomisión y realizarel seguimientorespectivo ? SI: 100%NO: 0%

14/12/2011

El 14 de diciembre de 2011, la Dirección deTalento Humano expide la Circular radicadaa todos los directivos evaluadores bajo elNo. 2011131191, en la cual se les recuerdala oblitoriedad de realizar las evaluacionesparciales, realizando los ajustes a loscompromisos laborales ocurran situacionescomo en los casos de encargos, entre otros.Se considera cumplida la acción propuesta.No obstante, Talento Humano monitoreará elcumplimiento por parte de los evaluadores.Seguimiento a marzo 2012. la acción seconsidera cumplida. adicionalmente, conbase en la circular enviada, se estárevisando su cumplimiento. Seguimiento a Junio 2012. Se reiterasolicitud de cierre, por cumplimiento de laacción.

T

Verificación a marzo de 2012:Se verificó en SIGESPRO la emisión de laCircular mencioda en la acción. Como laacción propuesta fue cumplida de sugeriráa la Auditoría Fiscal el cierre.


A*27/03/2012

27/06/2012




18/10/2011

2.2.3. Hallazgo administrativo,por cuanto no se encontrójustificación razonablerespecto de las frecuencias delos encargos que fueranajustadas a los estímulosestablecidos en la ley.

Falta de claridad para la aplicación de la Norma en las vigencias auditadas y por ende la no implementación del Plan de incentivos.

Aplicar el Programa deEstímulos, Incentivos yReconocimiento para losservidores públicos de laContraloría de Bogotá, quebeneficie a los funcionarios decarrera que hayan obtenidocalificación de desempeño en elnivel sobresaliente y por endetendrán derecho preferencial encaso de que existan variosfuncionarios de carrera quecumplan con los requisitos paraencargos.



15/11/2011 31/12/2011

Reglamentar el Programa de Estímulos, Incentivos y

Reconocimiento de la Entidad.

Implementación delPrograma deEstímulos, Incentivos yReconocimiento:

El Programa deEstímulos, Incentivos yReconocimiento contiene loscriterios técnicospara la selecciónde los mejoresfuncionarios decada nivel de laEntidad?: SI: 100%NO: 0%

04/11/2011

El 04 de Noviembre de 2011, se firma laResolución No. 027 de 2011, con la cual sereglamenta el programa de estímulos,incentivos y reconocimiento para losservidores públicos de la Contraloría deBogotá, D. C. Se expide N22la resolución2463 de diciembre 01 de 2011, con la cualse reconoce a la antiguedad laboral ycompromiso institucional y a las calidadesdeportistas y culturales de los funcionariosde la Contraloría. En noviembre 30 de 2011,mediante un acto público se realizaron laspremiaciones y reconocimientos.Seguimiento a marzo de 2012. se consideracumplida la acción propuesta. Seguimiento a Junio 2012. Se reiterasolicitud de cierre, por cumplimiento de laacción.

T

Verificación a marzo de 2012: Se verificó que se le dío cumplimiento a laacción mediante las resolucionesReglamentarias No. 27 y 32 de noviembrede 2011. Esta última deroga la anterios yreglamenta el Programa de Estímulos,Incentivos y Reconocimiento para losservidores públicos de la Contraloría deBogotá, D. C.” Como la acción propuestafue cumplida de sugerirá a la AuditoríaFiscal el cierre.

Verificación a junio de 2012:Se tramitará ante la AGR la solicitud decierre del hallazgo.

A*27/03/2012

27/06/2012



10 2 06/02/2012 06/02/2012Deficiencias en el registro ydocumentación de lasnovedades

Información verbal de la CNSC, respecto que solo se podía efectuar la prórrga al funcionarario que encabezaba el encargo, entendiéndose que los demás continuaban automátiacamente, sin necesidad de generar memorando de prórroga.

Realizar memorando decomunicación de prórroga,cuando se requiera lacontinuidad en el cargo delfuncionario encargado

Dirección de Talento Humano.

16/03/2012 30/04/2012

Memorando de

comunicación de prórroga

individual

Archivo hojas deVida Mejorado SI: 100%NO: 0%

20/03/2011

Seguimientto a marzo de 2012. A partir delmes de noviembre de 2011, la dirección deTalento Humano comenzó a comunicar demanera individual las prórrogas que seotorgan a los funcionarios encargados. Estemecanismo se ha venido realizando en locorrido del 2012. como se puede evidenciaren hojas de Vida. Dada la importancia,Talento Humano corrigió la situaciónpresentada desde el mismo momento en quese detectó y por tanto se considerasuperada.

T

Verificación a junio de 2012:

A partir del seguimiento a marzo seestablece: "Como la acción propuesta fuecumplida se cierra el hallazgo".Por lo anterior se determina el retiro delanexo por haberse dado cierre.

C 27/06/2012


11 2 06/02/2012 06/02/2012

Deficiencias en la salvaguarda ycondiciones medioambientales dealmacenamiento físico de las hojasde vida.

El suministro de los elementos no depende de Talento Humano, unido con la deficiencia de espacios físicos.

Solicitar a la Dirección Administrativa la colaboración para ampliación del archivo en al menos entre 200 y 300 Hojas de vida.


Subdirección de Gestión de

Talento Humano

16/03/2012 30/11/2012

Archivador con una

capacidad de 200 a 300 Hojas de

Vida

Archivador de 200a 300 hojas devida de capacidad,instalado?: SI: 100%NO: 0%

Seguimiento a marzo de 2012. Mediantememorando 3-2012-01859 de enero 20de 2012 se solicitó a Administrativa laubicación de archivador y espacio parahojas de vida. No se ha tenidorespuesta, por lo que se reiterará lasolicitud.Seguimiento a Junio 2012. Mediante memorando No. 3-2012-10916 del 13 de abril de 2012 se leenvió el concepto emitido por el archivo distrital sobre el riesgo que tienen lashistorias laborales de los funcionarios

P


Se verifica que mediante memorando deradicado No. 3-2012-10916 del 13 de abrilde 2012, Proceso 346817 se remitio a laDAF el concepto del Archivo Distrital sobreel riesgo de las historias laborales. Sinrespuesta a la fecha. Se reitera medianteProceso 365468 del 25-06-2012, lasolicitud realizada en los anterioresmemorandos. Continua para seguimiento.

Continúa abierta para seguimiento.

A 27/06/2012







ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

12 2 06/02/2012 06/02/2012

Se encontraron situaciones que nodebe presentarse a la luz de lanormatividad vigente y que puedenmaterializar riesgos asociados a lalabor administrativa asignada, comoDoble encargo, encargo en cargosuperior y asignación de funcionessimultáneamente, quien evalúa eldesempeño laboral

Falta de instrucciones claras para la ubicación laboral de la funcionaria

Comunicar al nuevo Contralor la situación presentada, para que él tome la decisión que considere.

Hacer la consulta a la Oficina Jurídica para establecer el tratamiento a seguir.

Dirección de Talento Humano 16/03/2012 30/06/2012

Comunicación en viada alContralor

Consulta enviada a Of.Asesora Jurídica

Comunicación enviada al Contralor SI: 100%NO: 0%

Consulta enviada aOf. AsesoraJurídicaSI: 100%NO: 0%

Con el memorando del Proceso No. 335796,de febrero de 2012, se informó al señorContralor y mediante la resolución No. 0370

de marzo 07-2012, el señor Contralor de

Bogotá, declara insubsistente el

nombramiento de la citada funcionaria y

mediante la resolución No. 0371 de la misma

fecha, se le da por terminada la comisión para

desempeñar el cargo de libre nombramiento y

remoción.

Seguimiento a Junio 2012. Mediante

memorando No. 3-2012-16628 del 13 de junio

de 2012, se le solicitó a la Oficina Asesora

Jurídica concepto sobre el trámite a seguir.

T


Mediante memorando del Proceso 362585del 13 de junio de 2012, se solicita a laOficina Asesora Jurídica concepto sobreel trámite a seguir. Responde mediante P.365527 del 25-06-2012. Se establececumplida las acciones, no obstante, no sealcanza a obtener instrucciones claraspara la ubicación laboral de la funcionaria.Por tanto, se mantiene abierte el hallazgo,hasta que la OAJ emita un nuevo concetoque de instrucciones claras para actuar,frente a este tipo de actuaciones.


A 27/06/2012


13 2 06/02/2012 06/02/2012Nombramientos o encargos encargos que no están definidos yaprobados según acuerdo 362/09.

Falta de instrucciones claras para la ubicación de la funcionaria

Comunicar al nuevo Contralor la situación presentada, para que él tome la decisión que considere.

Hacer la consulta a la Oficina Jurídica para establecer el tratamiento a seguir.


Comunicación en viada alContralor

Consulta enviada a Of.Asesora Jurídica

Comunicación enviada al Contralor SI: 100%NO: 0%

Consulta enviada aOf. AsesoraJurídicaSI: 100%NO: 0%

Con el memorando del Proceso No. 335796,de febrero de 2012, se informó al señorContralor y mediante la resolución No. 0370de marzo 07-2012, el señor Contralor deBogotá, declara insubsistente elnombramiento de la citada funcionaria ymediante la resolución No. 0371 de la mismafecha, se le da por terminada la comisiónpara desempeñar el cargo de librenombramiento y remoción. Seguimiento a Junio 2012. Mediantememorando No. 3-2012-16628 del 13 dejunio de 2012, se le solicitó a la OficinaAsesora Jurídica concepto sobre el trámite aseguir.

P


Mediante memorando del Proceso 362585del 13 de junio de 2012, se solicita a laOficina Asesora Jurídica concepto sobreel trámite a seguir. Responde mediante P.365527 del 25-06-2012. Se establececumplida las acciones, no obstante, no sealcanza a obtener instrucciones claraspara la ubicación laboral de la funcionaria.Por tanto, se mantiene abierte el hallazgo,hasta que la OAJ emita un nuevo concetoque de instrucciones claras para actuar,frente a este tipo de actuaciones.


A 27/06/2012


14 2 06/02/2012 06/02/2012

Incumplimiento de requisitos paraencargo por calificación deldesempeño debajo del nivelsobresaliente, además realizadapor un funcionario directivoperteneciente a otra entidad.

Falta un control más estricto en la verificación de cumplimiento, respecto de la calificación

Hacer control estricto de la verificación de las calificaciones de los funcionarios, para efecto de encargos.


Encargos con cumplimiento del requisistode calificación sobresaliente

Encargos conbase encalificación sobresaliente

Dentro del período del nuevo Contralor aúnno se han realizado encargos.Seguimiento a Junio 2012. En los encargosque se han realizado en cargos de librenombramiento y remoción, se ha tenido encuenta la evaluación de desmpeño.Pendiente la realización de nuevos encargos.Por lo tanto se considera que la acción debecontinuar.

P


Verificando una muestra de encargosrealizados a partir del 16-03-2012, de librenombramiento y remoción, se estableceque se ha tenido en cuenta la evaluaciónde desmpeño. Vr. Gr. funcionario BarretoGonzalez Gabril, calificaciòn definitiva 01-02 al 28-12 de 2011 evaluaciòn 100%,más 4 factores de cumplimiento, folio 727.Funcionario Eulises Carrillo Osmacalificación definitiva 10-08-2011 al 10-02de 2012 evaluación 100%, más 6 factoresde cumplimiento, folio 766.


A 27/06/2012


1 1Oficina de Control

Interno

AUTOEVALUACIÓN: INFORME DE GESTIÓN

OCI

05//01/2012

Retraso en la entrega de informesindividuales relacionados conalgunas de las actividades del PlanAnual de EvaluacionesIndependientes-PAEI por parte dealgunos funcionarios de la OCI,hecho que ocasiona la inoportunidad en la entrega de los informesdefinitivos consolidados a lasdependencias internas respectivas,especialmente, de aquellos que notienen términos.

No utilización de lasherramientas ofimáticas paraagilizar el desarrollo de laejecución de los programasde auditoría y/o actividadesprogramadas y no tener encuenta los términos deejecución de cada una de lasfases del PAEI.

Optimizar por parte de losfuncionarios de la Oficina de ControlInterno, el uso de las herramientasofimáticas tales como la hoja decálculo Excel en la realización de lasevaluaciones, la utilización de lastablas de contenido automáticas enlos informes resultado de las mismasy en general, lo que coadyuve paralograr el estricto cumplimiento de lostérminos establecidos en el PlanAnual de EvaluacionesIndependientes PAEI, así como lasupervisión permanente del trabajopor parte del (la) Jefe de Oficina, larevisión de los papeles de trabajo, afin de garantizar la entrega oportunay con un alto nivel de calidad de losinformes resultantes de la ejecuciónde las evaluaciones practicadas porla Oficina de Control Interno.

Jefe Oficina de Control Interno

10/01/2012 31/12/2012

Uso de las herramientas

ofimáticas

Supervisión permanente del

trabajo por parte del (la)

Jefe de Oficina,

Uso de las herramientas

ofimáticasSi: 100%No: 0%

Supervisión permanente del

trabajo por parte del (la) Jefe de Oficina

Si: 100%No: 0%

Seguimiento a junio de 2012:A través de Acta de Mesa de Trabajo No. 2 de23/03/2012, los funcionarios de la Oficina deControl Interno se comprometieron a hacer usode las herramientas ofimáticas, mientras que laJefe de Oficina se comprometió a reforzar elseguimiento a los resultados de las evaluaciones,adoptando las medidas pertinentes en caso deincumplimiento de los términos establecidos en elPAEI. Se efectuará seguimiento al compromisode los funcionarios por parte de la Jefe de oficinadurante el seguimiento a los planes demejoramiento individuales durante el mes de juliode 2012.

P

Seguimiento a junio de 2012:Verificada Acta de Mesa de Trabajo No. 2 de23/03/2012, páginas 3 y 4, mediante la cual,los funcionarios de la Oficina de ControlInterno se comprometieron a hacer uso de lasherramientas ofimáticas, mientras que la Jefede Oficina se comprometió a reforzar elseguimiento a los resultados de lasevaluaciones, adoptando las medidaspertinentes en caso de incumplimiento de lostérminos establecidos en el PAEI. Continúaabierta para seguimiento.

A 27/06/2012 JAIRO RUIZ

26

Oficina de Control Interno

AUDITORÍA FISCAL

INFORME FINAL DEAUDITORIA REGULAR PERIODO AUDITADO: 2009

04/04/2011

La Oficina de Control Interno noviene cumpliendo con el inciso 3 delartículo 65 de la Ley 80 de 1993,como quiera que no ejecuta ningúntipo de actividad tendiente averificar los procesosprecontractuales que lleva a cabo elsujeto de control.

No realizar auditoría especiala la etapa precontractual delos procesos de contrataciónde la Entidad.

Evaluar la etapa precontractual de lacontratación de la Entidad durante lavigencia 2010, en forma selectiva.


03/05/2010 31/12/2010 1 EvaluaciónEvaluación realizada.

Si: 100%No: 0%

16/07/2012

Seguimiento a septiembre de 2010:Mediante memorando No. 13000-12243, radicado 201055323 de 16/07/2010, fue remitido el informe definitivo a la contratación correspondiente alsegundo semestre de 2009 y a la etapaprecontractual del primer semestre 2010.

Seguimiento a junio de 2012:Por tratarse de un hallazgo cuya acción se llevó a cabo dentro de los términos establecidos, no seefectúa seguimiento, puesto que de acuerdo conla R.R. No. 05/12, Procedimiento para laimplementación de acciones correctivas ypreventivas, numeral 7.2. Verificación deAcciones - OCI , actividad 16, observación:"Parael caso de los hallazgos de origen 4, 5 y 6(Entidad Certificadora, Auditoría General de laRepública y Auditoría Fiscal) del Anexo 1, cuyocierre es sugerido por la OCI, se mantendránabiertos hasta el pronunciamiento del ente decontrol correspondiente y por ende, no serealizará más seguimiento tanto por ladependencia responsable como por la OCI.

T

Seguimiento a septiembre de 2010:Verificado memorando No. 13000-12243,RADICADO 201055323, proceso sigespro201889 de 16/07/2010, informe definitivo a lacontratación segundo semestre de 2009 y a laetapa precontractual del primer semestre 2010,numeral 9, página 10, control previo a loscontratos en trámite. Por la eficacia de laacción, se solicita a la Auditoría Fiscal elcierre del hallazgo. DEBE CONTINUARABIERTA EN EL ANEXO 1 HASTA QUE SEPRONUNCIE EL ENTE DE CONTROL.

Seguimiento a junio de 2012:Por la eficacia de la acción, se reitera a laAuditoría Fiscal la solicitud de cierre delhallazgo.

A*28/09/2010

27/06/12

JAIRO RUIZ

36

Oficina de Control Interno

Dirección Administrativa y

Financiera - Subdirección de

Recursos Materiales

AUDITORÍA FISCAL


04/04/2011

12.1 Deficiente planeación en laejecución presupuestal...incumplimiento del artículo tercerode la resolución reglamentaria 11de 2005, por parte de la Oficina deControl Interno, en el sentido de noadelantar la verificación delcumplimiento de los objetivos,metas y actividades contenidos encada proyecto, como lo indica lacitada norma.

La Contraloría de Bogotá, D.C...,en su respuesta no desvirtúa lorelacionado con la deficienteplaneación en la ejecuciónpresupuestal, ya que el mayorvolumen de ejecución (27%) se dioen el último mes del período.

Cumplimiento parcial de laRR 11 de 2005, por parte dela Oficina de Control Interno.

Radicación Tardía de losEstudios de conveniencia yoportunidad por parte de lasoficinas requirentes.

1. Efectuar seguimiento a los proyectosde inversión en cumplimiento a la R.R.011 del 2005.2. Requerir a las diferentes dependencias de la entidad para que alleguen a estaDirección, en un término perentorio de 30días calendario a partir de la fecha delrequerimiento, los estudios deconveniencia y oportunidadestableciendo con total precisión yclaridad el plazo de ejecución contractualy el valor de la contratación, para así,solicitar las disponibilidadespresupuestales correspondientes.


Directora Admin. Y Financiera

20/04/2010 30/07/2010

Proyectos de inversión

evaluados

una circular

No. de proyectos de inversión evaluados por la OCI x 100 / No. Total

de proyectos de inversión de la CB.

Dependencias con necesidades que

efectivamente alleguen el ECO x 100/ Número total de dependencias

requeridas

04/08/2012

Seguimiento a septiembre de 2010:A través de memorando No. 13000-065 de18/05/2010, fue designado el equipo de auditoríapara la evaluación de los proyectos de inversión,de acuerdo con los parámetros de la R.R. No.011/05.

Seguimiento a junio de 2012:Por tratarse de un hallazgo cuya acción se llevó a cabo dentro de los términos establecidos, no seefectúa seguimiento, puesto que de acuerdo conla R.R. No. 05/12, Procedimiento para laimplementación de acciones correctivas ypreventivas, numeral 7.2. Verificación deAcciones - OCI , actividad 16, observación:"Parael caso de los hallazgos de origen 4, 5 y 6(Entidad Certificadora, Auditoría General de laRepública y Auditoría Fiscal) del Anexo 1, cuyocierre es sugerido por la OCI, se mantendránabiertos hasta el pronunciamiento del ente decontrol correspondiente y por ende, no serealizará más seguimiento tanto por ladependencia responsable como por la OCI.

T

Seguimiento a septiembre de 2010:

Verificado memorando No. 13000-14052,radicado 201062513, proceso sigespro 205796de 04/08/2010, mediante el cual fue remitido elinforme definitivo de seguimiento a losproyectos de inversión, vigencia 2009 y primersemestre de 2010, Por la eficacia de laacción, se solicita a la Auditoría Fiscal elcierre del hallazgo. DEBE CONTINUARABIERTA EN EL ANEXO 1 HASTA QUE SEPRONUNCIE EL ENTE DE CONTROL.


A*28/09/2010

27/06/2012

JAIRO RUIZ

PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

6Oficina de Control

Interno

AUDITORÍA FISCAL


04/04/2011

Hallazgo 1 y 11.

2.1.1. PAPELES DE TRABAJO....Se encontró además, que no secuenta con un archivo especial quefacilite la consulta ni que identifiquelos seguimientos realizados al plande mejoramiento institucional, pesea lo voluminoso del documento yaque está estructurado con accionescorrectivas derivadas de todas lasvaloraciones que para el caso de laC.B. se han clasificado en 8orígenes.

2.2.3.2.3. EVALUACIONESINDEPENDIENTES. Dentro de los registros delprocedimiento de EvaluacionesIndependientes, no se evidencianpuntos de supervisión a lasauditorias internas como sesionesfrecuentes o mesas de trabajo ymenos aún se encontraron registrosdocumentales derivados deejercicios de seguimiento ymonitoreo para la toma oportuna dedecisiones.

No registro de los puntos decontrol específicos en elprocedimiento

Modificar el Procedimiento deEvaluaciones Independientes en elsentido de incorporar un punto decontrol o actividad que reglamente lareferenciación de papeles trabajo ysu debido diligenciamiento (en formalegible, organizada, fecha derealización, identificación del auditor),con el propósito de que los mismosse conviertan en evidencias objetivassobre el trabajo realizado por la OCI,éstos pueden ser físicos y/omagnéticos. Así mismo incorporarcomo registro los papeles de trabajoy la supervisión a las evaluacionesrealizadas por la OCI


15/04/2011 30/05/2011

Reglamentar la referenciación de papeles de trabajo en el

procedimiento.

En el Procedmientode EvaluacionesIndependientes seadicionará un puntode control que adoptela referenciación depapeles de trabajo: Si:100% No: 0%

03/06/2012


Mediante R.R. 014 de junio 3 de 2011, fuemodificado el Procedimiento para realizarEvaluaciones Independientes en los términosrelacionados, efectuándose en los papeles detrabajo de las evaluaciones independientes, lareferenciación implementada.

En los papeles de trabajo resultantes de lasevaluaciones independientes practicadas por laOCI, se utilizó la referenciación adoptada , deacuerdo con el Procedimiento para realizarEvaluaciones Independientes.

Seguimiento a junio de 2012:Por tratarse de un hallazgo cuya acción se llevó a cabo dentro de los términos establecidos, no seefectúa seguimiento, puesto que de acuerdo conla R.R. No. 05/12, Procedimiento para laimplementación de acciones correctivas ypreventivas, numeral 7.2. Verificación deAcciones - OCI , actividad 16, observación:"Parael caso de los hallazgos de origen 4, 5 y 6(Entidad Certificadora, Auditoría General de laRepública y Auditoría Fiscal) del Anexo 1, cuyocierre es sugerido por la OCI, se mantendránabiertos hasta el pronunciamiento del ente de control correspondiente y por ende, no se realizará más seguimiento tanto por la dependencia responsable como por la OCI.

T

Seguimiento a junio de 2011:Verificada acta de mesa de trabajo de la OCINo. 11 de 28/04 y 04/05/2011, a través de lacual se incorporaron en el Procedimiento paralas Evaluaciones Independientes... verificaciónde la referenciación de los mismos, así como elajuste de actividades y observaciones.

Verificada R.R. 014 de junio 3 de 2011,"Procedimiento para las evaluacionesIndependientes", a través del cual sereglamenta la referenciación implementada enlos papeles de trabajo de las evaluacionesindependientes.

Por la eficacia de la acción, se sugiere a laAuditoría Fiscal, el cierre del hallazgo. DEBECONTINUAR ABIERTO EN EL ANEXO 1HASTA QUE SE PRONUNCIE EL ENTE DECONTROL.


A*24/06/2011

27/06/2012

JAIRO RUIZ


Interno

AUDITORÍA FISCAL


04/04/2011

Hallazgo 2.

2.2.1.1.1 COMITECOORDINADOR DEL SCI.De otra parte, las actas por símismas, como evidenciasdocumentales y registros dentro delSGC dejan entrever debilidades decontrol específico que impide latoma de decisiones oportuna, elseguimiento efectivo a loscompromisos adquiridos, entreotras falencias. Se cita por ejemploque en el Acta 3 de 2009 se realizóel seguimiento a los compromisossuscritos en el acta 2 y sinembargo, no se refleja evidencia niresultado para los numerales 1,2,4,5 y 8...

Falta de claridad de lasfunciones establecidas en laResolución ReglamentariaNo. 006 de 12/04/07 y nodetalle de las intervencionesy seguimiento a loscompromisos anteriores.

Proponer en el orden del día delComité de Coordinación del Sistemade Control Interno, los temas adesarrollar, de acuerdo con lasfunciones establecidas en laResolución Reglamentaria No. 006 de12/04/07, evidenciando en el actarespectiva las intervenciones yseguimiento a los compromisosanteriores.


13/04/2011 31/12/2011

Registrar en las actas de Comité

Coordinador del SCI las

intervenciones relacionados

con los temas tratados.

En las actas deComité Coordinadordel SCI se registra eldesarrollo de lostemas tratados deacuerdo con lasfunciones del Comité: Si: 100%No: 0%

13/04/2012

Seguimiento a diciembre de 2011:En en el orden del día de los Comités deCoordinación del Sistema de Control Internollevados a cabo durante la vigencia, seincluyeron los temas a desarrollar, de acuerdocon las funciones establecidas en la R.R. No.006 de 12/04/07, artículo 2, literales a), b) y g),así como el detalle de las intervencionesrealizadas y el seguimiento a los compromisosanteriores.Por tratarse de un hallazgo cuya acción se llevó a cabo dentro de los términos establecidos, no seefectúa seguimiento, puesto que de acuerdo conla R.R. No. 05/12, Procedimiento para laimplementación de acciones correctivas ypreventivas, numeral 7.2. Verificación deAcciones - OCI , actividad 16, observación:"Parael caso de los hallazgos de origen 4, 5 y 6(Entidad Certificadora, Auditoría General de laRepública y Auditoría Fiscal) del Anexo 1, cuyocierre es sugerido por la OCI, se mantendránabiertos hasta el pronunciamiento del ente decontrol correspondiente y por ende, no serealizará más seguimiento tanto por ladependencia responsable como por la OCI.

T

Seguimiento a junio de 2011:Verificada Acta de Comité de Coordinación delSistema de Control Interno No. 02 de 13/04/11,en cuyo orden del día del día, se incluyeronlos temas a desarrollar, de acuerdo con lasfunciones establecidas en la R.R. No. 006 de12/04/07, artículo 2 de la R.R. No. 06 de 2007,para este caso, literales a), e) g) y h),evidenciando en el acta respectiva lasintervenciones y seguimiento a loscompromisos anteriores. Por la eficacia de laacción, se sugiere el cierre del hallazgo. DEBECONTINUAR ABIERTA EN EL ANEXO 1HASTA QUE SE PRONUNCIE EL ENTE DECONTROL.

Seguimiento a junio de 2012:Por la eficacia de la acción, se reitera solicitudde cierre del hallazgo.

A*24/06/2011

27/06/2012

JAIRO RUIZ


Interno

AUDITORÍA FISCAL


04/04/2011

Hallazgo 7.

2.2.2.3.1. DESACTUALIZACIÓNLINK SCI, PÁGINA WEB.

Se consultó en la página Web, ellink relacionado con el M.E.C.I.dentro de la Intranet de la C.B.encontrándose información que noestá actualizada.

No remisión oportuna de lainformación respectiva a laDirección de Informática,para su actualización en lapágina WEB.

Remitir oportunamente la informaciónrespectiva a la Dirección deInformática, con el propósito deactualizar el Link del SCI en la páginaWEB.


13/04/2011 30/07/2011

Actualizar oportunamente el link SCI en la

WEB.

Actualización dellinK del SCI en lapágina WEB.

El Link del SCI de lapágina WEB seencuentra actualizadocon los últimosinformes generadospor la OCI:

SI: 100%.NO: 0%.

13/05/2011

Seguimiento a junio de 2011:A través de memorando No. 13000-15413,radicado 201147867 de 26/04/11, fueronremitidos a la Dirección de Informática, losajustes a las carpetas del Link "Sistema deControl Interno-MECI (Comité de ControlInterno; Documentos Varios; ImplementaciónMECI; Informe Evaluación al SCI; InformesAnuales Entes Externos; Informes AuditoríaInterna...".

Seguimiento a junio de 2012:Por tratarse de un hallazgo cuya acción sellevó a cabo dentro de los términosestablecidos, no se efectúa seguimiento,puesto que de acuerdo con la R.R. No.05/12, Procedimiento para la implementaciónde acciones correctivas y preventivas,numeral 7.2. Verificación de Acciones - OCI , actividad 16, observación:"Para el caso delos hallazgos de origen 4, 5 y 6 (EntidadCertificadora, Auditoría General de laRepública y Auditoría Fiscal) del Anexo 1,cuyo cierre es sugerido por la OCI, semantendrán abiertos hasta elpronunciamiento del ente de controlcorrespondiente y por ende, no se realizarámás seguimiento tanto por la dependenciaresponsable como por la OCI.

T

Seguimiento a junio de 2011:Verificados memorandos Nos. 13000-15413, radicado 201147867, PROCESOSIGESPRO 260723 de 26/04/11 y No.13000-18265, radicado 201154263,PROCESO SIGESPRO 264767 de13/05/11, mediante los cuales, fueronremitidos a la Dirección de Informática, losajustes a las carpetas del Link "Sistemade Control Interno-MECI, vigencia 2011...,. Por la eficacia de la acción, se sugiere elcierre del hallazgo. DEBE CONTINUARABIERTAO EN EL ANEXO 1 HASTA QUESE PRONUNCIE EL ENTE DE CONTROL.


A*

24/06/2011

27/06/2012

JAIRO RUIZ


Interno

AUDITORÍA FISCAL


04/04/2011

Hallazgo 9.

2.2.3.2.1. INFORME ANUALSOBRE LA EVALUACIÓN SCI -DAFP. El documento no refleja en loselementos calificados con valoresmenores a cinco (5), que es ellímite máximo de calificación, losaspectos concretos queevidenciaron las debilidades, sereduce el informe a anexar unaserie de falencias que se clasificanpor procesos/dependencias, peroque no se identifican con lossubsistemas, componentes nielementos del M.E.C.I., tampocoprecisa cuáles son las causas quelos originan. Estos aspectos,impiden a la Contraloría de Bogotá,formular correctivos losuficientemente funcionales, pueséstos deben recaer sobre lascausas y no sobre los síntomasgenerados por la debilidad delcontrol.

No detallar la calificación porsubsistemas, componente yelementos del MECI en elInforme de Anual deEvaluación al Sistema deControl Interno.

Relacionar en el Informe de Anual deEvaluación al Sistema de ControlInterno la calificación porsubsistemas, componente yelementos del MECI.


01/01/2012 28/02/2012

Incluir en el Informe Anual

de Evaluación al SCI las

calificaciones por

Subsistemas, Componentes y Elementos del

MECI:

Elaboración Informede Evaluación SCI.

El Informe Anual deEvaluación al SCIcontiene lascalificaciones porSubsistemas, Componentes yElementos del MECI:Sí: 100%.N0: 0%

N/A

Seguimiento a marzo de 2012:Mediante memorando No. 13000-05223,Radicado 3-2012-05915, proceso sigespro335000 de 22/02/12, fue remitido a losresponsables de procesos, el Informe Anualde Evaluación al Sistema de Control Interno,vigencia 2011, relacionando la calificaciónpor subsistemas y componentes del MECI,el cual fue reportado en los aplicativos de laAGR, Auditoría Fiscal y DAFP, dentro de lostérminos establecidos.

Seguimiento a junio de 2012:Por tratarse de un hallazgo cuya acción sellevó a cabo dentro de los términosestablecidos, no se efectúa seguimiento,puesto que de acuerdo con la R.R. No.05/12, Procedimiento para la implementaciónde acciones correctivas y preventivas,numeral 7.2. Verificación de Acciones - OCI , actividad 16, observación:"Para el caso delos hallazgos de origen 4, 5 y 6 (EntidadCertificadora, Auditoría General de laRepública y Auditoría Fiscal) del Anexo 1,cuyo cierre es sugerido por la OCI, semantendrán abiertos hasta elpronunciamiento del ente de controlcorrespondiente y por ende, no se realizarámás seguimiento tanto por la dependencia responsable como por la OCI.

T

Seguimiento a marzo de 2012:Verificado memorando No. 13000-05223,Radicado 3-2012-05915, proceso sigespro 335000 de 22/02/12, de 22/02/12,mediante el cual fue remitido a losresponsables de procesos, el InformeAnual de Evaluación al Sistema de ControlInterno, vigencia 2011, relacionando lacalificación por subsistemas ycomponentes del MECI, el cual fuereportrado en los aplicativos de la AGR,Auditoría Fiscal y DAFP (redicado 1777 de 27/02/12), dentro de los términosestablecidos.

Por la eficacia de la acción, se solicita a laAuditoría Fiscal el cierre del hallazgo.


Por la eficacia de la acción, se reitera a laAuditoría Fiscal la solicitud de cierre delhallazgo.

A* 28/03/2012

27/06/2012

JAIRO RUIZ






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)


Interno

AUDITORÍA FISCAL


04/04/2011

Hallazgo 10.

2.2.3.2.2. PROGRAMAS DEAUDITORÍAAunque se apreció, que losprogramas reales no adoptan en suestructuración todos los ítemsdescritos, por cuanto en la visitarealizada por esta A.F. no seencontró un programa que seacomodara mínimamente a lasexigencias de la precitadaresolución ni siquiera en lascarpetas del archivo de 2009,menos aún en las de vigencias másrecientes.

No elaborar los programasde auditoría de acuerdo conla estructura definida en elProcedimiento para lasEvaluaciones Independientes

Elaborar los programas de auditoríade acuerdo con la estructura definidaen el Procedimiento para lasEvaluaciones Independientesadoptado, mediante ResoluciónReglamentaria No. 014 de junio 3 de2011 (objetivo, metodología, alcance,auditados, cuestionario y nombre delauditor).


15/04/2011 30/06/2011

Programas de Auditoria

elaborados con base en la estructura

definida en el Procedimiento

de Evaluaciones Independientes.

Elaboración Programas deAuditoría.

Los programas deauditoría se ajustan ala estructura definidaen el Procedimientode EvaluacionesIndependientes:Sí: 100.No: 0%.

09/05/2011


En el Anexo 2 del Procedimiento pararealizar Evaluaciones Independientes, R.R.No. 014 de 2011, se presenta el modelo deprograma de auditoría, incluyendo entreotros aspectos, objetivo, alcance, Ref P/T,mientras que en la actividad 3 se incluyó laObservación:El programa de auditoría debecontener como mínimo: objetivo,metodología, alcance, auditados y auditor.Para la Evaluación Anual del Sistema deControl Interno se debe aplicar el programade auditoría a partir de los lineamientosimpartidos por los organismos competentes.

Seguimiento a junio de 2012:Los programas de auditoría han venidoaplicándose con las característicasimplementadas en todas las evaluacionesindependientes practicadas.Por tratarse de un hallazgo cuya acción sellevó a cabo dentro de los términosestablecidos, no se efectúa seguimiento,puesto que de acuerdo con la R.R. No.05/12, Procedimiento para la implementaciónde acciones correctivas y preventivas,numeral 7.2. Verificación de Acciones - OCI , actividad 16, observación:"Para el caso de los hallazgos de origen 4, 5 y 6 (Entidad Certificadora, Auditoría General de la República y Auditoría Fiscal) del Anexo 1, cuyo cierre es sugerido por la OCI, se mantendrán abiertos hasta el pronunciamiento del e

T

Seguimiento a junio de 2011:Verificada acta de mesa de trabajo No. 11 de28/04 y 04/05/2011, mediante la cual fueactualizado el Procedimiento para lasEvaluaciones Independientes realizadas por laOCI, específicamente, la modificación delanexo 2, "Programa de Auditoría paraEvaluaciones Independientes", adicionando lacolumna REF/PT: Referenciación Papeles deTrabajo, que debe cruzar con los folioscorrespondientes, de acuerdo con lasactividades programadas....,. Verificado Anexo2 del Procedimiento para realizar EvaluacionesIndependientes, R.R. No. 014 de 2011, modelode programa de auditoría, que incluye objetivo,alcance, Ref P/T, así como la actividad 3 delprocedimiento, Observación referente a sucontenido (objetivo, metodología, alcance,auditados y auditor. Por la eficacia de laacción, se sugiere el cierre del hallazgo. DEBECONTINUAR ABIERTA EN EL ANEXO 1HASTA QUE SE PRONUNCIE EL ENTE DECONTROL.


A*

24/06/2011

27/06/2012

JAIRO RUIZ


Interno

AUDITORÍA FISCAL


04/04/2011

Hallazgo 4.

2.2.1.3.1. Se valoró el documentoallegado por la Oficina de ControlInterno denominado “Mapa deRiesgos” que opera a nivelinstitucional, encontrándose agrandes rasgos que suestructuración dificulta su consulta yseguimiento, por cuanto el mapa seencuentra en un documento y lascolumnas de administración yseguimiento se encuentran en elanexo 2 que maneja la OCI, estacircunstancia dificulta su monitoreo,no solo por parte de esadependencia evaluadora, sino porlos organismos de control que así lodeterminan.

El documento se organiza en losprocesos del Sistema de Gestiónde Calidad, pero no se compadecede lo que cada uno pretendeabarcar respecto de los riesgosasociados a éstos

Desconocimiento de lametodología sobre laidentificación yadministración de los riesgosen la elaboración del Mapade Riesgo Institucional

Realizar taller sobre la administraciónde los riesgos con los integrantes delos equipos de análisis de losprocesos de SGC, previo a laidentificación de los mismos, condestino al Mapa de RiesgoInstitucional


15/04/2011 30/12/2011

100% de equipos de

análisis de los procesos del

SGC que participan en los talleres

sobre identificación de

riesgos.

Realización detalleres sobreriesgos.

No. Equipos deanálisis queparticiparon en lostalleres sobreidentificación deriesgos * 100 / Totalde equipos de análisisde los procesos delSGC (8).

11/05/2011

Seguimiento a diciembre de 2011:A través de memorando No. 50000-38396,radicado 2011100252 de 15/09/11, laDirección de Capacitación cursó invitación alSeminario Taller "Administración del Riesgo",el cual fue dictado durante los días 4 y 5 deoctubre de 2011 en la Dirección deCapacitación, a los integrantes de los 8equipos de análisis de los Procesos del SGCde la Entidad por parte de la Dirección deControl Interno y Racionalización deTrámites del Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP.

Seguimiento a junio de 2012:Por tratarse de un hallazgo cuya acción sellevó a cabo dentro de los términosestablecidos, no se efectúa seguimiento,puesto que de acuerdo con la R.R. No.05/12, Procedimiento para la implementaciónde acciones correctivas y preventivas,numeral 7.2. Verificación de Acciones - OCI , actividad 16, observación:"Para el caso delos hallazgos de origen 4, 5 y 6 (EntidadCertificadora, Auditoría General de laRepública y Auditoría Fiscal) del Anexo 1,cuyo cierre es sugerido por la OCI, semantendrán abiertos hasta el pronunciamiento del ente de control correspondiente y por ende, no se realizará más seguimiento tanto por la dependencia responsable como por la OCI.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado memorando No. 50000-38396,radicado 2011100252 de 15/09/11, deinvitación por parte de la Dirección deCapacitación al Seminario Taller"Administración del Riesgo". Verificadoslistados de asistencia a la capacitación(folios 67-68 de 04/10/11 y folios 69-70 de05/10/11), dictada los días 4 y 5 deoctubre de 2011 en la Dirección deCapacitación, por parte de la Dirección deControl Interno y Racionalización deTrámites del Departamento Administrativode la Función Pública-DAFP, con laasistencia de los integrantes de los 8equipos de análisis de los Procesos delSGC de la Entidad, incluidos losfuncionarios de la Oficina de ControlInterno. Por la eficacia de la acción, se solicita a laAF el cierre del hallazgo.


A*

23/12/2011

27/06/12

JAIRO RUIZ


Interno

AUDITORÍA FISCAL

INFORME FINAL DE AUDITORIA ESPECIAL

2011

10/01/2012

2.2. Evaluación al Sistema deControl Interno: "En cuanto a lasfalencias propias de control internoobservadas en este estudio, seratifica una vez más que se muestracon insuficiencias originadas en lafalta de participación de la oficinaevaluadora, en su deficiente papelasesor y en la ausencia de culturade control particularmente, en elnivel directivo de la Contraloría deBogotá".

Desconocimiento de lametodología sobre laidentificación yadministración de los riesgosen la elaboración del Mapade Riesgo Institucional

Realizar taller con los integrantes delos equipos de análisis y el niveldirectivo de la entidad, sobre elreforzamiento de los roles quedesarrolla la Oficina de ControlInterno, contenidos en el Decreto1537 de 2001, artículo 3: "DE LASOFICINAS DE CONTROL INTERNO.En desarrollo de las funcionesseñaladas en el artículo 9 de la Ley87 de 1993, el rol que debendesempeñar las oficinas de controlinterno, o quien haga sus veces,dentro de los organizacionespúblicas, se enmarcan en cincotópicos, a saber: valoración deriesgos, acompañar y asesorar,realizar evaluación y seguimiento,fomentar la cultura de control, yrelación con entes externos" y sobrela cultura de autocontrol para losdirectivos.


1/03/2012 1/06/2012

100% de equipos de

análisis de los procesos del SGC y de los

directivos de la entidad.

Realización de talleressobre sobre elreforzamiento de losroles que desarrolla laOficina de ControlInterno y sobre la cultura de autocontrol para losdirectivos.

No. Equipos de análisisque participaron en lostalleres sobreidentificación de riesgos* 100 / Total de equiposde análisis de losprocesos del SGC (8).

Seguimiento a marzo de 2012:A través de memorando No. 13000-05808, radicado 3-2012-06571 de28/02/12, la Oficina de Control Internosolicitó a la Dirección de Capacitación,la realización de un taller con losintegrantes de los equipos de análisisde los Procesos del Sistema deGestión de la Calidad y el niveldirectivo de la entidad, sobre elreforzamiento de los roles quedesarrolla la Oficina de Control Interno,contenidos en el Decreto 1537 de2001, artículo 3 y sobre la cultura deautocontrol para los directivos,preferiblemente para ser dictado por elDepartamento Administrativo de laFunción Pública-DAFP.

Seguimiento a junio de 2012:Mediante memorando No. 13000-11623, radicado 3-20123-13234,proceso sigespro 353897 de 09/05/12,se reiteró la solicitud de capacitacióna la Escuela de Capacitación.

P

Seguimiento a junio de 2012:Verificados memorandos No. 13000-05808, radicado 3-2012-06571,PROCESO SIGESPRO 336776 de28/02/12 y No. 13000-11623,radicado 3-20123-13234, procesosigespro 353897 de 09/05/12, desolicitud y reiteración de solicitud decapacitación, respectivamente,específicamente, sobre la realización de un taller con los integrantes de losequipos de análisis de los Procesosdel Sistema de Gestión de la Calidady el nivel directivo de la entidad,sobre el reforzamiento de los rolesque desarrolla la Oficina de ControlInterno (Decreto 1537 de 2001,artículo 3 y sobre la cultura deautocontrol para los directivos).

Verificado memorando No. 50000-07618, radicado 3-2012-08804 de02/03/12, de respuesta a la solicitudde capacitación, a través de la cualse especifica sobre el trámite ante elDAFP.

Permanece abierto hasta tanto seadictadas la capacitación por parte dela Dirección de Capacitación yCooperación Técnica.

A 28/06/2012 JAIRO RUIZ

11 4

FIRMA CERTIFICADORA SGS

2012-02-01

Hallazgo 4 - SGC/11No se evidenciaron las accionespreventivas por las noconformidades potenciales delProceso Micro, establecidasd en elInforme consolidado AuditoríaInterna de calidad del 20 de junio de 2011. Se evidenció el registro deSeguimiento Anexos 1 y 2 con cortea septiembre de 2011, en el que laOficina de Control Intrrno solicita lageneración de las acciones y en elseguimiento a los anexos 1 y 2 dediciembre de 2011, aparecen comogeneradas, sin embvargo, no sepudieron evidenciar estas accionespreventivas dentro del anexo 2. Loanterior incumple los requisitos delnumeral 8.2.2. de las normas, elcual establece que "El responsabledel proceso que esté siendoauditado debe asegurars e de quese erealizan las correcciones y setoman las acciones correctivasnecesarias sin demora injustificadapara elimiknar las no conformidadesdetectadas y sus causas."

Falta de control en el reportede los Anexos 1 y 2, a laOficina de Control Interno

Depurar los anexos 1 y 2 de laEntidad a través de los Equipos deAnálisis

Jefes de Oficinas y Directores

06/02/2012 30/03/2012 100%Anexos 1 y 2depurados

23/03/2012


Mediante ACTA MESA DE TRABAJO No. 2de 23/03/12, el equipo de Trabajo delProceso Evaluación y Control, procedió allevar a cabo la depuración de los Planes deMejoramiento y Planes de Manejo deRiesgos de los procesos del Sistema deGestión de la Calidad de la CB a través delos Equipos de Análisis, con el fin de obtenerla subsanación de los hallazgos formuladospor la firma SGS, Auditoría Externa deCalidad, consistente en la depuración de losanexos 1 y 2 – Plan de Mejoramiento y Plande manejo de riesgo institucional, labor quese ejecutará a partir de la fecha en formapermanente.

T


Verificada ACTA MESA DETRABAJO No. 2 de 23/03/12, através de la cual, el equipo deTrabajo del Proceso Evaluación yControl, estableció la propuesta dedepuración de los Planes deMejoramiento y Planes de Manejo deRiesgos de los procesos del Sistemade Gestión de la Calidad de la CB através de los Equipos de Análisis delos procesos integrantes del SGC.

Por la eficacia de la acción, sesolicita a la Firma Certificadora elcierre del hallazgo.

A* 28/06/2012 JAIRO RUIZ






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)


Interno

FIRMA CERTIFICADORA SGS

2012-02-01

Hallazgo 5 - SGC/11No se evidenciaron los memorandosde solicitud de reformulación de lafecha de terminación programadapara las acciones correctivas Nos.1372 y No. 1373 dedl ProcesoMicro, con fecha de terminaciónprogramada para el 20 deseptiembre de 2011, las cualesactualmente continúan abiettas, apesar de existir recomendación dela generación de estosmemorandos por parte de la Oficinade Control Interno en el seguimientoanexos 1 y 2 con cotrte a diciembrede 2011. Lo anterior incumple lasdisposiciones del Procedimientopara la inplementación de accionescorrectivas y preventivas, versión9.0. y los requisitos del numeral8.5.2. de las normas, el cualestablece que: "La entidad debetomar acciones para eliminar lascausas de las no conformidadescon el objeto de evitar que vuelvana ocurrir. las acciones correctivasdeben ser apropiadas a los efectosde las no conformidadesencontradas".

Falta de control en el reportede los Anexos 1 y 2, a laOficina de Control Interno

Depurar los anexos 1 y 2 de laEntidad a través de los Equipos deAnálisis

Jefes de Oficinas y Directores

06/02/2012 20/03/2012 100%Anexos 1 y 2 depurados

23/03/2012


Mediante ACTA MESA DE TRABAJO No. 2de 23/03/12, el equipo de Trabajo delProceso Evaluación y Control, procedió allevar a cabo la depuración de los Planes deMejoramiento y Planes de Manejo deRiesgos de los procesos del Sistema deGestión de la Calidad de la CB a través delos Equipos de Análisis, con el fin de obtenerla subsanación de los hallazgos formuladospor la firma SGS, Auditoría Externa deCalidad, consistente en la depuración de losanexos 1 y 2 – Plan de Mejoramiento y Plande manejo de riesgo institucional, labor quese ejecutará a partir de la fecha en formapermanente.

T


Verificada ACTA MESA DETRABAJO No. 2 de 23/03/12, através de la cual, el equipo deTrabajo del Proceso Evaluación yControl, estableció la propuesta dedepuración de los Planes deMejoramiento y Planes de Manejo deRiesgos de los procesos del Sistemade Gestión de la Calidad de la CB através de los Equipos de Análisis delos procesos integrantes del SGC.

Por la eficacia de la acción, sesolicita a la Firma Certificadora elcierre del hallazgo.

A* 28/06/2012 JAIRO RUIZ

1 5

Dirección de Responsabilidad

Fiscal y Jurisdicción

Coactiva

20/01/2011

Numeral 2.3.4. Hallazgo 19:Por recomendación de la AGRse debe vincular alprocedimiento el término de 8dìas para que la Direcciòn deResponsabilidad convoque amesa de trabajo con la OficinaAsesora Jurídica.

No se contempló estetérmino en la Resolución024/10

Modificar el procedimientoestablecido en la Resolución024/10, en lo ateniente acontemplar el término de 8 dìasque tiene la Dirección paraconvocar a mesa de trabajo a laOficina Jurídica para evaluaciónde hallazgos fiscales

Director y Subdirector

22/02/2011 30/06/2011 100%

Se incluyò en el procedmineto los 8

dìas para que la direcciòn de RF convoque a a la Oficina Asesora Jurídica a mesas

de trabajo.

Si: 100%No: 0%

seguimiento a marzo 20 de 2012 .Se proyectó la reforma de laresolución que fija el término la cualfue radicada con el Nº 26/11.Respectoa la modificación de la 024/10, seproyectó la modificación la cual quedósuspendida por entrar en vigencia laley anticorrupción que establece elprocedimiento oral para los procesosde responsablidad fiscal.SEGUIMIENTO A JUNIO DE 2012 -Con memorando del 18 de abril de2012 se presentaron los proyectos demodificación de las ResolucionesReglamentarias 011 y 024 de 2010.

P


Se evidenció el oficio sin número,de fecha abril 18 de 2012, suscritopor los profesionales comisionadospara adelantar el estudio ymodificación de los procedimientos,No obstante, el hallazgo continuoabierto hasta verificar lamodificación del procedimiento ycomprobar la eficacia de la acción.Por otro lado, con relación al ajustede fecha en espera de respuesta dela AGR.

A 26/06/2012

Esmeralda Caballero Caballero

1

2 5



Coactiva

20/01/2011

HALLAZGO 1. El riesgo deprescripción aún persiste(20.07% de los procesos y12,42% de la cuantía), a pesarque tuvo una disminuciónrespecto del estado de losprocesos a 31/12/2009, quefue del 23,76% en múmero ydel 53,21% en cuantía

Existencia de procesosen trámite superiores atres (3) años

Suscribir actas individuales decompromiso y seguimiento quepermitan la terminación de losprocesos de responsabilidadfiscal de las vigencias 2006 y2007 y el avance de los de lavigencia 2008, como mínimohasta la decisión del artículo 46de la Ley 610 de 2000 y los quese encuentran con esta decisiónse tramiten hasta la decisión delartículo 52 de la Ley 610 de2000.


22/02/2011 31/12/2011 80%

Vigencia 2006, terminación 100%,

vigencia 2007, culminación 80% y

vigencia 2008: 80%

30/03/2012

SEGUIMIENTO A MARZO 20/12. Se revisaron los procesos de la vigencia2007, determinandose que solamentehay 4 procesos con riesgo deprescripción. De los cualessolamente en uno (1) se declaró laprescripción y se encuentra ennotificación y uno de ellos seencuentran para tomar decisión, losotros dos (2) en la Dirección pararesolver el grado de consulta. y /oapelación. Por lo anterior continúaabierta la observacion.SEGUIMIENTO A JUNIO 2012.A lafecha se encuentra en trámite unproceso de la vigencia 2007 , sedeclaró la prescripción en un proceso,para evitar que se sigan presentandoprescripciones a futuro el Subdirectordel P.R.F.con los memorandos 170100-09980 del 19 de abril de 2012, 170100-012580 del 22 de mayo de 2012 y170100-13270 del 30 de mayo de2012 informa a los profesionales dela dependencia las actividades arealizar para cumplir con el plan demejoramiento y establececompromisos con cada abogado parael trámite de los procesos

P


Se verificó el memorando No. 3-2012-15124 del 30-05-12 emitidospor el Subdirector del Proceso,dirigido a los profesionales y demáscolaboradores de la dependencia afin de presentar el plan de acción, ydar directrices para el cumplimientode las acciones propuestas. noobstante, continua abierta paraseguimiento y verificación de laeficacia de la acción

El hallazgo continúa abierto. A 26/06/2012


Realizar informe de seguimientode actividades en formasemanal por abogado, quepermita evidenciar la gestióndesarrollada y tomar lasdecisiones respectivas.


01/03/2011 31/12/2011 100% 80% 30/03/2012

SEGUIMIENTO A MARZO 20/12. De conformidad con el informe de gestióndel 2011 y del Balaced scorcard, lasmetas de los indicadores secumplieron quedando seis (6) de lasactivideades en el nivel satisfactorio y(1) en el nivel aceptable. Porconsiguiente se debe cerrar estaobservación. SEGUIMIENTO A JUNIO2012 .El Subdirector del P.R.F. através de los memorandos 170100-09980 del 19 de abril de 2012, 170100-012580 del 22 de mayo de 2012 , conmemorando 170100-13270 del 30 demayo de 2012 informa a losprofesionales de la dependencia lasactividades y establece compromisoscon cada profesional para adelantarlos procesos y cumplir con el plan demejoramiento

Revisar el informe deseguimiento de actividadespresentadas, en forma mensualpor parte del Subdirector yDirector, dejando constancia delanálisis de la gestióndesarrollada por profesional,donde se involucre el 100% delos procesos de responsabilidad


22/03/2011 22/12/2011 100%

Informe de seguimiento de

actividades mensual revisado:

Si 100%No: 0%

30/03/2012

SEGUIMIENTO A MARZO DE 20/12. Los Abogados presentan informessemanales de la gestión desarrolladaen los proceos asignados. ElSubdirector del Proceso vía outlookrecordó a los Profesionales elcompromiso de cumplir con las dos(2) decisiones mensualesSEGUIMIENTO A JUNIO 2012 .Conmemorando 170100-13270 del 30 demayo de 2012 el Subdirector delProceso de R.F. informa a losprofesionales de la dependencia lasactividades a realizar para cumplir conel plan de mejoramiento y medianteacta del 1 al 5 de junio se fijaroncompromisos con los abogados de laSubdirección.

PROCESO: PRESTACIÓN DE SERVICIO RESPONSABILIDAD FISCAL Y DE JURISDICCIÓN COACTIVA

Seguimiento a Junio de 2012:

Se verificaron los memorandos conrad. No. 3-2012-14333, el 3-2012-15124 del 22 y 30 de mayo de 2012respectivamente, en los cuales sedan instructivos para darcumplimiento a las acciones y sehace un panorama general delestado de las actividades, hallazgosy procesos de las dependencias queconforman el Proceso deResponsabilidad Fiscal yJurisdiccion Coactiva. No obstantecontinua abierto hasta verificar laeficacia y cumplimiento de la de laaccion.

Continúa abierta paraseguimiento.

HALLAZGO 2. Se evidenciaque el panorama del procesode responsabilidad fiscal a 15de diciembre de 2010 no halogrado mejorar susresultados, incluso losindicadores presentan unadisminución de manerageneralizada

Falta de avance en losprocesos deresponsabilidad fiscal

A 26/06/20123 5

Dirección de Responsabilida

d Fiscal y Jurisdicción

Coactiva

20/01/2011

Esmeralda Caballero CaballeroP






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

4 5



Coactiva

20/01/2011

HALLAZGO 3: Como seevidencia, la mayoría de losprocesos en trámitecorresponden a la vigencia2009 y anteriores, sin que sellegue a su imputación oarchivo, en contravía de lostérminos consagrados en losartículos 45 y 46 de la Ley 610de 2000, de tres (3) meses,prorrogables hasta por dos (2)meses más para proceder alarchivo del proceso o a dictarauto de imputación deresponsabilidad fiscal,mediante providenciamotivada. En el pasado mes de agosto,mediante el informe preliminarde la pasada auditoríaespecial, se le comunicó a laContraloría de Bogotá estemismo hallazgo. Desde esemomento a la fecha hantranscurrido más de tresmeses adicionales y aún no seha tomado la decisión procesalen comento, es decir, semantiene el incumplimiento.A 15 de diciembre de 2010,254 procesos ya excedieronlos términos de manera


Proferir como mínimo porprofesional, en forma mensualdos decisiones de fondo(Apertura, Archivo, imputación,fallo con o sin, recursos,nulidades, revocatorias),independiente del impulsoprocesal normal a todos losprocesos.


01/02/2011 31/12/2011 100%

Decisiones de fondo por

profesional proferidas en el

mes.Si: 100%No: 0%.

30/03/2012

SEGUIMIENTO A MARZO 20/12 Serevisaron los procesosdetermniandose que a la fecha de laobservación existian vigentes 254procesos, de acuerdo a la gestiónunicamente a la fecha se encuentran155 procesos activos, los demasestan terminads y ejecutoriados.

SEGUIMIENTO A JUNIO 2012 conmemorandos 170100-09980 del 19 deabril de 2012, 170100-012580 del 22de mayo de 2012 , 170100-13270 del30 de mayo de 2012 y actas de abril13, mayo 2 y mayo 18 el Subdirectordel Proceso de R.F. informa a losprofesionales de la dependencia lasactividades a realizar para cumplir conel plan de mejoramiento y establececompromisos con cada profesionalpara el trámite de los procesos.

P


Se verificaron los memorandos conrad. No. 3-2012-14333, el 3-2012-15124 del 22 y 30 de mayo de 2012respectivamente, en los cuales seimparten instructivos para darcumplimiento a las acciones y sehace un panorama general delestado de las actividades, hallazgosy procesos de las dependencias queconforman el Proceso deResponsabilidad Fiscal yJurisdiccion coactiva.No obstantecontinua abierto hasta verificar laeficacia de la accion

Continúa abierta paraseguimiento .

A 26/06/2012


5 5

Dirección deResponsabilidad Fiscal yJurisdicción Coactiva

40563

HALLAZGO 4. Si se tiene encuenta que la Contraloría deBogotá contó regularmentedurante el 2010 con una plantade personal de 22profesionales sustancidores de procesos de responsabilidadfiscal, significa que enpromedio cada profesionalgeneró 19,3 actuaciones en elaño (hasta el 15 de diciembre),es decir, 1,7 actuaciones almes con una carga laboral de24 procesos promedio. Estoexplica en parte el estado delos procesos y la gestiónprocesal evidenciada, pues encifras cada proceso tendríapoco menos de una actuaciónde fondo al año. Dicho de otraforma el 79% de los procesostendrían una decisión de fondoal año y el restante 21% notendrían en el año ningunaactuación de fondo.


Elaborar plan de trabajo mensualpor profesional, donde seconsignen los procesos aevacuar, término para proyectary fecha de presentación delproyecto, de conformidad al Plande Mejoramiento - Programa deDescongestión.


01/03/2011 31/12/2011 100%

Se elaboró plan de trabajo trimestral por profesional.

Si: 100%No: 0%

30/03/2012

Segumiento a marzo 20 de 2012. Vía outlook de marzo 15 de 2012, elSubdirector del Proceso, recordó a losAbogados que deben cumplir con elcompromisos de proferir dosdecisiones de fondo mensualmente.SEGUIMIENTO A JUNIO 2012 .memorandos 170100-09980 del 19 deabril de 2012, 170100-012580 del 22de mayo de 2012 , 170100-13270 del30 de mayo de 2012 y actas de abril13, mayo 2 y mayo 18 el Subdirectordel Proceso de R.F. informa a losprofesionales de la dependencia lasactividades a realizar para cumplir conel plan de mejoramiento y establececompromisos con cada profesionalpara el trámite de los procesos.

P


Se evidenciaron los memorandosNos. 170100-012580 del 22 demayo de 2012 , 170100-13270 del30 de mayo de 2012 y actas de abril13, mayo 2 y mayo 18 elSubdirector del Proceso de R.F.mediante el cual informa y socializanlos instructivos a los profesionalesdel área, las actividades a realizarpara cumplir con el plan demejoramiento y establececompromisos con cada profesionalpara el trámite de los procesos.igualmente se evidenció el listado dealgunos profesionales con lasdecisiones a proyectar al mes dejunio .

El hallazgo continúa abierto.

A 26/06/2012


A

5

Continuación ….

Dirección deResponsabilidad Fiscal yJurisdicción Coactiva

Continua .. . HALLAZGO 4. Sise tiene en cuenta que laContraloría de Bogotá contóregularmente durante el 2010con una planta de personal de22 profesionalessustancidores de procesos deresponsabilidad fiscal, significaque en promedio cadaprofesional generó 19,3actuaciones en el año (hasta el15 de diciembre) ... ".

Realizar talleres o mesas detrabajo, con la participación deabogados, Subdirector oDirector según corresponda,para establecer los motivos de la mora en la toma de decisiones, y en caso de observarse dificultadjurídica orientar el trámiteprocesal pertinente


01/03/2011 31/12/2011 100% 100% 30/03/2012

SEGUIMIENTO A MARZO 20/12. estableció en la reunión del equipo deanálisis del 2 de febrero /12, quedos(2) asesores realicen el plan detrabajo mensual con los abogados seelaboren actas de compromiso yrealice el seguimiento al cumplimientode ls mismo. En reunión del equipo deanalisis del 20 de marzo /12, seconcluyó que los asesores no hansido asignados, en consecuencia seresolvió esperar a abril 15/12, encaso que la Dirección de TalentoHumano no los designé se procederapor el Subdirector y la Directora arealizar el seguimiento y dejar elregistro atraves de actas de losprocesos observados. SEGUIMIENTO A JUNIO 2012 .Conmemorando 170100-13270 del 30 demayo de 2012 el Subdirector delProceso de R.F. informa a losprofesionales de la dependencia lasactividades a realizar para cumplir con

P


Se verificaron las actas elaboradaspor algunos profesionales, con laparticipacion del subdirector, severificaron los 170100-13270 del 30de mayo de 2012 en el cual seinforma a los profesionales de ladependencia las actividades arealizar para cumplir con el plan demejoramiento y mediante acta del1 al 5 de junio se fijaroncompromisos con los abogados de laSubdirección, No obstante, continuaabierta hasta el cumplimiento de lafecha programada y verificar elcumplimiento de la accion.

Continúa abierto paraseguimiento.

A 26/06/2012


1. Hacer seguimiento trimestrala los procesos en formaindividual dejando constancia deavance a través de actas paraproferir la decisión. 2. Conformar grupos de Trabajopara que los abogados prioricenel trámite de los procesos deacuerdo al tema procesal,cuantía, vigencia e impacto.

3. Presentación de informessemales por parte de losprofesionales.

4. Recordar a los funcionarios elcumplimiento del Memorandoinstructivo relacionado con laelaboración de los autos deprórroga, cuando lascircustancias lo ameriten.

26/06/2012


Angélica María

Vargas Guevara

SEGUIMIENTO A MARZO 20/12.estableció en la reunión del equipo deanálisis del 2 de febrero /12, quedos(2) asesores realicen el plan detrabajo mensual con los abogados seelaboren actas de compromiso yrealice el seguimiento al cumplimientode ls mismo. En reunión del equipo deanalisis del 20 de marzo /12, seconcluyó que los asesores no hansido asignados, en consecuencia seresolvió esperar a abril 15/12, encaso que la Dirección de TalentoHumano no los designé se procederapor el Subdirector y la Directora arealizar el seguimiento y dejar elregistro atraves de actas de losprocesos observados

SEGUIMIENTO A JUNIO 2012 .Conmemorandos 170100-09980 del 19 deabril de 2012, 170100-012580 del 22de mayo de 2012 , 170100-13270 del30 de mayo de 2012 y actas del 24 y2 de mayo de 2012 el Subdirector delProceso de R.F. informa a losprofesionales de la dependencia quese debe cumplir con los términos

P

Seguimiento a junio 2012:

Se evidenciaron los memorandosNos. 170100-012580 del 22 demayo de 2012 , 170100-13270 del30 de mayo de 2012 y actas del 24y 2 de mayo de 2012, mediante elcual el Subdirector del Proceso deR.F. informa a los profesionales dela dependencia el cumplimiento conlos términos señalados en lanormatividad vigente, y establececompromisos con cada profesionalpara el trámite de los procesos.Pese a lo anterior, continua abiertahasta la fecha de culminacion yverificar la eficacia de las acciones.

Continúa abierto paraseguimiento.

A31/12/2012 80% 80% 30/03/20126 2


Fiscal y Jurisdicción Coactiva

10/03/2010

Incumplimiento de los términos establecidos en los artículos

45 y 46 de la ley 610 de 2000.

Mora en el trámite de los procesos


01/05/2012






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

7 2

Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

20/06/2011

3,5,3, Proceso 50100-0060/09, a la fecha no se ha nombrado apoderado de oficio (ver tabla Nº 10), incumpliendo lo señalado en el Art. 43 de la Ley 610/00

Incumplimiento de términos del art. 43 de la ley 610/00

Impartir instrucción mediante memorando a los Abogados para que se nombre apoderados de oficio


01/05/2012 31/2/2012 100% 100% 30/03/2012

SEGUIMIENTO A MARZO 20/12. estableció en la reunión del equipo de análisis del 2 de febrero /12, que dos(2) asesores realicen el plan de trabajo mensual con los abogados se elaboren actas de compromiso y realice el seguimiento al cumplimiento de ls mismo. En reunión del equipo de analisis del 20 de marzo /12, se concluyó que los asesores no han sido asignados, en consecuencia se resolvió esperar a abril 15/12, en caso que la Dirección de Talento Humano no los designé se procedera por el Subdirector y la Directora a realizar el seguimiento y dejar el registro atraves de actas de los procesos observados. SEGUIMIENTO JUNIO 2012. Con oficio No.de radicado 3-2012-11186 del 22 de junio de 2012 se solicitó la designación de apoderados de oficio a la Universidad Externado de Colombia.

P


Se evidenció el oficio referenciado,mediante el cual se verifica lasolicitud de los apoderados, Noobstante continua abierta hasta elcumplimiento de la fecha determinación y se verifique la eficaciade la acción.


A 26/06/2012


8 2

Dirección de Repsonsabilida

Fiscal y Jurisdiccón Coactiva.

29/05/2012

La Direccion de R.F. y J.C.presentan demoras para eltraslado de los hallazgos a laSubdirección del Proceso deResponsabilidad Fiscal para suestudio, evaluación yasignación.

La rotación permanentede los Directivos,asesores y funcionariosdel área.

Impartir instrucciones mediantememorando para que en eltermino de cinco (5) hàbilescontados a partir de la fecha derecibo de los hallazgos fiscalese IP en la D.R.F.y J.C. seremitan a la Subdirecciòn delproceso los para su estudio.

Director Responsabilidad Fiscal

Subdirector delProceso de RF yJC

15/06/2012 31/12/2012 30/09/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO /12.Con memorando 3-2012-06811 del 29 de febrero de 2012 se impartió la respectiva instrucción

P

Seguimiento a junio de 2012:Se verificó el memorando 3-2012-06811del 29 de febrero de 2012 por el cualimpartió la respectiva instrucción, dandocomo termino cinco (5) días hábiles apartir del recibo del hallazgo, efectuar eltraslado a la Subdireccion del Proceso. Noobstante continúa abierto hasta elcumplimiento de la fecha programada. yveriificacion de la eficacia de la acción.

A 26/06/2012


9 2



29/05/2012

En la Dirección de R. F y J.C.,no fue posible recopilar lainformación de los hallazgoscorrespondientes al IIsemestre de 2011, por cuantoen el mes de diciembre del añoinmediatamente anterior, seextravió el libro radicador dehallazgos, e indagacionespreliminares a los años2009,2010 y 2011 y a la fechade la auditoria , no se haniniciado las accionespertinentes , entre otras lasreconstrucción del libro citado.

Extravío por causasajenas a la voluntad de laSecretaría Común.

Impartir instrucciones a lasecretaria comun a travès dememorando para realizar lasactividades encaminadas a larecostrucciòn del libro radicadorde hallazgos fiscales eIP.vigencia 2010, 2011



15/06/2012 30/09/2012 30/09/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO /12. Con memoramdo 170000-11896 del 11 de mayo se dio la instrucción de proceder a la reconstrucción de los libros respectiva. Actividad que se cumplió por parte del funcionario designado para tal fin.

P


Se verificó el memorando con radicadoNo. 3-2012-13540 de febrero de 2012,mediante el cual se asigna a unfuncionario de la dependencia , para lareconstruccion del libro , se evidencióque el libro apareció y se ha venidoactualizando, de todas formas faltanalgunos datos en las columnas al añocorrespondiente de 2012. Continuaabierto hasta el cumplimiento de la fechaprogramada. y veriificacion de la eficaciade la acción.


A 26/06/2012


10 2



29/05/2012

Existen fallas de control internoen la DRF y JC en lo atinenteal recibo e identificación dehallazgos, situación conexacon la adecuada gestiondocumental , por cuanto seevidenciaron casos en que nose efectua registro en elsistema sigespro dificultando elseguimiento y tambien contarcon información importante,como por ejemplo el ciclo alcual pertenece

Posible suministro deinformación incompleta

1-Solicitar a la sectorialesmediante memorando para queefectuen el registro completo delos memorandos de envio dehallazgos fiscales eindagaciones preliminares en elaplicativo. 2-Solicitar a la Dirección deinformatica capacitaciònrelacionada con el tema deradicaciòn de hallazgos e IP enSigespro.



15/06/2012 31/12/2012 30/09/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO/12.Mediante memorando 3-2012-17566 del 22 de junio de 2012 se impartió instrucción a la Secretaria Común para verificar el sigespro al momento del recibo de hallazgos e indagaciones preliminares.

P


Mediante memorando 3-2012-17566del 22 de junio de 2012 y numerointerno 170000-15384, se imparteninstrucciónes a la Secretaria Comúncomo responsable del recibo yverificacion de los hallazgos,recomendando la revisión de lainformacion allegada al aplicativoSIGESPRO, no obstante, continuaabierta para seguimiento hastaevidenciar la eficacia de la acción yel cumplimiento de la fechaprogramada.


A 26/06/2012


11 2

Dirección de Reponsabilidad


29/05/2012

Se presentan errores en elenvio de la información porejemplo el destinatario es elmismo emisor

Falta de revisiòn de losmemorandos internosque se reciben de lassectoriales

Impartir instrucciòn a losfuncionarios que reciben lacorrespondencia medianteMemorando, con el fin derevisar que los documentosrecibidos se encuentre lainformaciòn correcta.



15/06/2012 31/12/2012 30/09/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO/12.Mediante memorando 3-2012-17566 del 22 de junio de 2012 se impartió instrucción a la Secretaria Común para verificar el sigespro al momento del recibo de hallazgos e indagaciones preliminares que el emisor sea diferente al receptor


Mediante memorando 3-2012-17566del 22 de junio de 2012 y númerointerno 170000-15384, se imparteninstrucciónes a la Secretaria Comúncomo responsable del recibo yverificacion de los hallazgos,recomendando la revisión de lainformacion allegada al sigespro y seencuentre la información correcta.


A 26/06/2012


12 2

Dirección de Reponsabilida


29/05/2012

Verificado el libro radicador dehallazgos en la Subdireccióndel Proceso se observó que lainformación descrita en lacolumna de memorandosdesectoriales no correspondea los radicados de la misma.

Manejo indebido dellibro radicador dehallazgos eindagaciones preliminares.

Impartir instructivos a losfuncionarios de la secretariacomún para asegurar el debidodiligenciamiento de lainformación registrada en lascolumnas del libro radicador deconformidad con losmemorandos recibidos



15/06/2012 31/12/2012 30/09/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO /12. Con memorando del 21 de junio de 2012 se imparten instrucciones a los funcionarios de la secretaria común para llenar el libro radicador de hallazgos e indagaciones preliminares


Se evidenció el memorando No. 3-2012-17344 de junio 21 de 2012, en cual seimparten instrucciones a la secretariacomún y demás colaboradores asignadoscon el propósito de tener organizados loslibros radicadores en la dependencia y eldiligenciamiento completo del mismo.

El hallazgo continúa abierto .

A 26/06/2012


13 2

Dirección de Responsabilida


29/05/2012

Se evidenciaron fallas enControl Interno de laDependencia en el reporte devalores del hallazgo en el Libroy los memorandos de remisión.

Falta de revisión delos Memorandos deremisión de hallazgosfiscales.

1- Realizar instructivos a losfuncionarios de la secretariacomún para que se verifique quelos datos señalados en elmemorando de trasladocorresponda a los señalados enel fiormato de hallazgo o IP.

2- Solicitar a la Dirección deinformatica la implementacion deun aplicativo para la radicaciónde hallazgos e indagacionespreliminares



15/06/2012 31/12/2012 30/09/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO 2012. Se dioinstrucción a los funcionarios de la secretariacomún mediante memorando del 21 de juniode 2012. Se enviò el memorando 3-2012-17564 del 22 de junio de 2012 a la Direcciónde Informática solicitando el aplicativo parael reporte de hallazgos e indagacionespreliminares por parte de las sectoriales.


Se evidenció el memorando No. 3-2012-17344 de junio 21 de 2012 ,instructivo con el fin de tenerorganizados los libros radicadoresen la dependencia y eldiligenciamento completo del mismo.

El hallazgo continúa abierto .

A 26/06/2012


14 2



29/05/2012

Se evidenciaroninconsistencias en el aplicativoprefis y los libros de registroque se manejan en laSubdirección..

Falta de revisión de losMemorandos deremisión de hallazgosfiscales y verificaciòncon los formatos dehallazgos e Indagacionespreliminares

1- Realizar instructivos a losfuncionarios de la secretariacomún para que asegurar eldebido diligenciamiento de lainformaciòn registrada 2-Solicitar a la Dirección deinformatica la implementacion deun aplicativo para la radicaciónde hallazgos e indagacionespreliminares



15/06/2012 31/12/2012 30/09/2012

SEGUIMIENTO A JUNIO 2012. Se dioinstrucción a los funcionarios de la secretariacomún mediante memorando del 21 de juniode 2012. Se enviò el memorando 3-2012-17564 del 22 de junio de 2012 a la Direcciónde Informática solicitando el aplicativo parael reporte de hallazgos e indagacionespreliminares por parte de las sectoriales.


Se evidenció el memorando No. 3-2012-17564 de junio 22 de 2012,dirigido a la Dirección de Informática. Continúa abierta para seguimiento,hasta verificar la eficacia de laacción .


A 26/06/2012


PROCESO RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

1 2Subdirección Financiera

31/10/2011

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.4. Revisado elBalance a 30 de junio de 2011y cruzados los saldosreportados en el Validador -Secretaria de Hacienda, nocoinciden con los reportadosen el Aplicativo SI CAPITAL-LIMAY.

En el Balance con corte a 31de diciembre de 2010 ElCapítulo de “REVELACIÓN DELAS NOTAS A LAINFORMACIÓN CONTABLE”muestra que la Contraloría deBogotá se encuentra utilizandonormas derogadas para larevelación de Notasexplicativas a los EstadosFinancieros, los principaleshechos económicos y socialesde la entidad, como es laResolución 400 de 2000 yotras que no se deben tener en

Hubo equivocación de los auditores al efectuar el cruce. Al presentarse un error, la matriz no valida.

Revisar la matriz definitiva y validada por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria de Hacienda y el Balance presentado como soporte del proceso desarrollado, con el fin de verificar que con los saldos coincidan.

Subdirector (a) Financiera

31/10/2011 30/12/12 100%Matriz verificadaSi:100% No: 0%

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. Se estan adelantando las revisiones delos saldos de las cuentas en el balancey en la matriz para cotejar con losdatos de la matriz validada por laDirección de Contabilidad de laSecretaría de Hacienda Distrital.

PRIMER TRIMESTRE 2012. Se están efectuando las operacionescorrespondientes para el cierre delprimer trimestre y hacer la validacióncorrespondiente para verificar quetanto en este trimestre como losanteriores exista congruencia en lamatriz validada por la Secretaría deHacienda y los datos producidos por elsistema si capital (LIMAY). Se modificala fecha de terminación porque esta esuna actividad permanente.

P


El Capítulo de “REVELACIÓN DELAS NOTAS A LA INFORMACIÓNCONTABLE” con relación a lasnormas contables mencionadas, seestá revisando por parte delContador de la entidad.


A 26/06/12

Blanca Isabel

Rodríguez S. y María

Yazmín Ávila P.


31/10/2011

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.5. Los registrosrealizados a través delaplicativo SI CAPITAL nocuentan con la descripción y/o concepto necesarios pararealizar una trazabilidad a losmismos.

Al momento de la parametrización de cada uno de los módulos no se precisó el tipo de información que se requiere por parte de los analistas o usuarios del sistema.

Emitir una solicitud de aclaración y precisión de la descripción y/o conceptos necesarios para realizar su trazabilidad.


31/12/2011 30/06/12 SolicitudSolicitud elaboradaSi:100% No: 0%

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. Se envió solicitud de efectuar los ajustesnecesarios para realizar la trazabilidadal sistema Si Capital mediante oficiosradicados No. 3-2012-16491 y 3-2012-16479 de junio 12 de 2012 a laDirección de Informática.

PRIMER TRIMESTRE 2012: El areade contabilidad orficiara al contratistasobre la necesidad de ampliar loscampos de descripcion de cadaregistro , asi como de la urgentenecesidad de unificar los terceros . Elsoftware financiero SI CAPITAL seencuentra totalmente parametrizadoen todos y cada uno de los módulosque lo componen, por lo tantocorresponde a los analistas o usuariosde la información determinar conprecisión el tipo de información querequiere con el fin de acceder almódulo correspondiente para obtenerla información respectiva ( PERNO,OPGET, LIMAY, PREDIS). Esnecesario precisar que en laconcepcion y estructura del sistemafinanciero, el modulo LIMAY recibeinformación consolidada para serordenada de manera sistemática de

P

MESA DE TRABAJODEPURACIÓN PLANMEJORAMIENTO RFF - ACTA16/05/12:.La Oficina de Control Internomediante memorando radidado 2-2012-14281, solcitó a la DirecciónAdministrativa y Financiera: "...realicen las actividades pertinentesde tal forma que en los librosauxiliares se incluya en la columna“Descripción”, el concepto, cédula,nit, nombre del beneficiario, segúnsea el caso".


Verificados los Auxiliares con corte a31 de mayo de 2012, se pudoevidenciar que no han sidorealizadas las actividadespertinentes para la inclusión de ladescripción y/o concepto necesariospara realizar la trazabilidad a lastransacciones financieras, segúncompromiso de la DirecciónAdministrativa en mesa de trabajo del 16 de mayo de 2012.

A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.


19/01/2012

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.7. La Cuenta14.70 “Otros Deudores”,presenta saldos desde el año2010, en algunos casos defuncionarios retirados de laentidad, sin que se hayarealizado las gestionesnecesarias para surecuperación, ejemplo: Subcuenta 14.70.12.003.“Llamadas larga distancia ycelular”

Gladys Amalia Russi$14.623.00Jhon Portela$4,613.00

Subcuenta 14.70.90.003“Deudores Varios”.Amparo Sierra$615.600.00

No se realizaron las cuentas de cobro**, tampoco el seguimiento y gestión cobranza desde el año 2010. ** no se encontró evidencia de las mismas a la fecha.

Realizar las respectivas cuentas de cobro, enviarlas por correo certificado junto con carta remisoria en donde se informe el no pago de las mismas antes de la fecha limite diciembre 20-11se dará traslado de dicha cuenta de cobro a la Oficina de Responsabilidad Fiscal de conformidad con las normas legales y reglamentarias de la Tesorería.


31/10/2011 31/12/2011Cuentas decobro emitidas

Cuentas de cobroemitidas / Cuentasde cobroatrasadas

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. Se envió cuenta de cobro a la señoraAmparo Sierra Rueda mediante oficioradicado con número 2011129311 dediciembre 9 de 2011. Se envió elcaso a la Oficina de AsuntosDisciplinarios y a la Audotoría Fiscalcon oficio de radicado número2011133626 de diciembre 21 de 2011.

PRIMER TRIMESTRE DE 2012. La deuda de John Portela fue canceladacomo consta en el ALE No. 742 de19/12/2011 por un total de $35.396.También fue cancelada la deuda deGladys Amalia Russi como consta enel ALE No. 1075 de 29/12/2011 por untotal de $ 14.623.oo. Se ha hechoenvío de las cuenta de cobro a laseñora Amparo Sierra.


Se verificaron los Auxiliares de lascuentas 14 70 12 003 “Llamadaslarga distancia y celular” y 14 70 90003 “Deudores Varios”, se evidenciala depuración de los valoresrelacionados en la observación, ladeuda de Amparo Sierra por$615.000,oo fue remitida a la Oficinade Asuntos Disciplinarios y a laAuditoría Fiscal,mediante oficio conradicado 2011133626 de diciembre21 de 2011.

Por el cumplimiento de la acciónse cierra la observación.

C 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

4 2

Subdirección de Recursos

Materiales-Almacenista

General

19/01/2012

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.8. En losEstados Contables con corte aAgosto 31 de 2011 la Cuenta16 37 00 Propiedad Planta yEquipo no Explotados (bienesen desuso) refleja un saldo de$761.709.801, sin que sehaya realizado bajas durante lavigencia de 2011.

INFORME INVENTARIOSENTIDAD.2. Se comprobó la existenciade elementos de consumo ydevolutivos en bodega,correspondiente a la CuentaPropiedad, Planta y Equipo noExplotado por valor de$180.885.9 (miles), noobstante haberse efectuado laconvocatoria el 20/10/11 porparte del Almacenista Generala los integrantes del Comité deBajas e Inventarios, con elobjeto de efectuar la baja debienes inservibles muebles y

Constante cambio de Director Administrativo y Subdirector de Recursos Materiales. Igualmente el traslado de sede del Edificio Amalfi a Edificio Lotería de Bogotá.

Realizar las bajas de acuerdo al listado de bienes en desuso.

Almacenista General

Subdirector de Recursos Materiales

31/10/2011 30/06/12Baja realizada

Se realizó la bajaSI 100%No 0%

SEGUNDO TRIMESTRE 2012: Se emitieron las Resoluciones 1162 y1189 del 30 de mayo de 2012,mediante las cuales se ordena dar debaja los elementos inservibles y endesuso de propiedad de la Entidad. Delo anterior se dieron de baja 14(computadores) y 598 elementos(muebles y enseres y equipo decomunicacion) respectivamente. PorCumplimiento de la acciòn se solicita elcierre del hallazgo a la OCI.

P

Seguimiento junio de 2012:

Se verificaron las ResolucionesNo.1162 de mayo 30 de 2012 pormedio de la cual se ordena dar debaja bienes de computo inservibles yen desuso de propiedad depropiedad de la entidad por valor total de $45,530,391,oo y No.1189 del 30de mayo de 2012 por la cual seordena dar de baja Bienes Muebles-Enseres y Equipo de Comunicacióninservibles en desuso de propiedadde la Entidad por valor de$434,297,310,oo, para un total de$479,827,701,oo. Pendiente elregistro de la baja para verificaciónen el seguimiento de septiembre de2012. Saldo de la cuenta 1637 ajunio 30 de 2012 $468,227,752,06.


A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

5 2Subdirección Financiera- Tesorería

31/10/2011

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.9. No se conciliala Cuenta No. 11001919615 5del Banco Agrario de Colombiaa nombre de la Contraloría deBogotá D.C., donde seregistran los Títulos deDepósito Judicial por losembargos realizados a lossujetos de Control, producto dela vigilancia fiscal que realiza laContraloría de Bogotá D.C.para que los EstadosContables de la entidad reflejenen la cuenta 9.3.01 “Bienes yDerechos recibidos enGarantía” el valor real de losmismos.

Falta de gestión, funciones y responsabilidad del anterior tesorero que no dejó en su acta de entrega la conciliación de dicha cuenta y arqueo de dichos títulos . También el atraso o la no existencia de los extractos bancarios desde el mes de abril-11.

Realizar las conciliaciones bancarias acorde con los títulos de deposito judicial por los embargos realizados.

Tesorero 8a 9 Subdirector (a) Financiero (a).

31/10/2011 05/06/12

Disminuir lascifras porconciliar en50%

Períodos conciliados /Períodos atrasados porconciliar

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. Se están efectuando las conciliacionesbancarias acorde con los títulos dedeposito judicial por los embargosrealizados.

PRIMER TRIMESTRE 2012. A lafecha se realizó la conciliación físicade los títulos en custodia por latesorería con la relación detallada yextractos enviados por el BancoAgrario a diciembre 31 de 2011 y aenero 31 de 2012 observándose unadiferencia de $235.349.190,11 entítulos no existentes en poder de latesorería ó custodia, para lo cual seofició a la dirección de responsabilidadfiscal y coactiva solicitándolesinformación sobre dichos títulos, que ala fecha aún no han dado. Oficiomemorando No. 6010301961radicación No. 3201202200 de enero24 de 2012 .

P

Seguimiento a marzo de 2012:Se verificó que con MemorandoNo.60103-01961 Radicado 3-2012-02200 de 24-01/12 la Tesoreríasolicitó a la Dirección deResponsabilidad Fiscal yJurisdicción Coactiva informaciónsobre un total de $235,349,190,10en Títulos de Depósito Judicial -según relación, que se encuentranregistrados en la CuentaNo.110019196155 Banco Agrario deColombia, pero no están físicamenteen la Tesorería. Con Memorando170200-09846 Radicado 3-2012-112661 de 18-04/12 la Subdirecciónde Jurisdicción Coactiva, remiterelación de algunos Títulos quefueron enviados con memorandos ala Tesorería, esta dependencia estárealizando el cruce de información,encontrando que algunos han sidoendosados pero no cobrados porsus beneficiarios.Continúa abierto el hallazgo.


A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.


31/10/2011

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.11. Los procedimientos se encuentrandocumentados perodesactualizados con relación alnuevo Sistema FinancieroIntegrado SI-Capital. De otraparte, el Sistema no cuentacon Manuales con los cualeslos usuarios del áreaFinanciera y las demás quehacen parte del procesoContable puedandesempeñarse.

CONTROL INTERNOCONTABLE VIGENCIA 2011:2,2,15. Los procedimientos seencuentran documentadospero desactualizados conrelación al nuevo Sistema

La implementación del nuevo sistema debe estar terminado para formular las modificaciones correspondientes en los procedimientos.

Se solicitarán las modificaciones convenientes cuando el sistema esté totalmente implementado.Culminar la modificación de los procedimientos acordes al Sistema Administrativo y Financiero SI-CAPITAL e iniciar el trámite para su aprobación de acuerdo al procedimiento establecido.


Dirección de Planeación.

Oficina Asesora Jurídica.

31/10/2011 31/12/12Procedimientos modificados

Procedimientos modificados /procedimientos delmanejo decontabilidad

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. Se está elaborando la propuesta demodificación de procedimientos paraque la Dirección de Planeaciónefectúe las operaciones pertinentescon el fin de que las modificaciones seaprueben mediante la correspondienteResolución.

P

Seguimiento a junio de 2011:Se verifico la solicitud deasesoramiento sobre el ajuste ycreación de procedimientos,realizada por la DirecciónAdministrativa y Financiera medianteMemorando No. 3-2012-12906 del07-05/2012, a la Dirección dePlaneación. Las Dependencias seencuentran revisando y ajustando losprocedimientos a los cambios delSistema Financiero SICAPITAL.

Continúa abierta la observación.

A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

7 2 21/12/2011

INFORME INVENTARIOSENTIDAD.1. Con relación a la CuentaPropiedad, Planta y Equipo noExplotado con corte a junio de2011, se presenta unadiferencia de $716.477.00,correspondiente al registro porparte del área de contabilidaden la Subcuenta 163709,Muebles y Enseres y Equiposde Oficina, de acuerdo con elreporte enviado por el área dealmacén, registro que debióefectuarse en la Subcuenta163509, Maquinaria y Equipode Contabilidad, por

Falta de analisis completo en el saldo de las cuentas entre almacen y contabilidad

Realizar el analisis de la cuenta de almacen a fin de soportar su reclasificacion en Almacen.

Subdireccion Financiera

Contabilidad 01/01/2012 30/06/12

Analisis efectuasdo

Reclasificacion procedente

31/03/2012

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. De acuerdo con las conciliaciones delmes de enero de 2012 que nopresenta inconsistencias, lareclasificación se fue realizada.

P

MESA DE TRABAJODEPURACIÓN PLANMEJORAMIENTO RFF - ACTA16/05/12:.Con corte a junio de 2012, la Ofcinade Control Interno verificará lareclasificación de las cuentas.


Se verificó la Cuenta 16 37Propiedad, Planta y Equipo noExplotado, con el cruce entreContabilidad y Almacén con corte aDiciembre 31 de 2011, donde seevidencia que no existen diferenciasentre las cuentas 163509 y 163709.

C 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

7 2 21/12/2011

CONTROL INTERNOCONTABLE VIGENCIA 2011:2,2,1, Incumplimiento alparágrafo primero, del articulodécimo, de la ResoluciónReglamentaria 003 de 2011,que establece: “Losreembolsos se harán en formamensual en la cuantía de losgastos realizados sin excederel monto previsto en elrespectivo rubropresupuestal……..”.Incumplimiento al numeralquinto, del artículo décimo de laResolución citada, el cualestablece: “Que el gasto sehaya efectuado después dehaberse constituido oreembolsado la Caja menorsegún el caso,……”.Analizada la documentaciónsoporte del reintegro solicitadopor el periodo comprendidoentre el 1 y el 30 de noviembre,se evidencia que se reintegrangastos soportados confacturas con fechas del mes de

La no presentacion de la documentacion necesaria para el reembolso de manera oportuna

Impartir instrucciones mediantememorando de la Subdirecciónde Servicios Administrativos dedar estricto cumplimiento alprocedimiento en el manejo ycontrol de reintegros

Subdireccion Servicios

Administrativos02-22-2012 31/12/2012 100% 100% 31/12/2012

Seguimiento a junio de 2012:mediante memorando 60200-12125con numero de radicación 3-2012-13832 y proceso 355679 de 15 demayo de 2012, se informo alencargado de caja menor sobre elprocedimiento a seguir parareembolsos y liquidación de la cajamenor teniendo en cuenta lo estipuladoen el decreto 061 de 14 de feb de2007 y la resolución 035 de 2009.

PRIMER TRIMESTRE 2012:Reintegros solicitados medianteMemorando No 60200-51528 ymemorando 60000-54812.

P

Seguimiento a marzo de 2012:Con Resolución ReglamentariaNo.006 del 02-03/2012 seconstituyeron las cajas menores dela Contraloria de Bogotá para lavigencia 2012: Despacho delContralor $6.000.000 y DirecciónAdministrativa y Financiera$21.000.000, giradas el 06-03-2012.Al 24-04-12 se ha solicitado elreintegro No.1 por valor de$2.814.780 Caja Menor Despachodel Contralor Memorando 11000-08926 Radicado 3-2012-10256 de02-04/2012, Girado por la Tesoreriael 16-04/2012 y Reintegro DirecciónAdministrativa y Financiera solicitadocon Memorando 60200-08455 Rad.3-2012-09721 del 27-03/2012, giradopor la Tesorería el 30-03/2012$10.928.985.

Continua abierta la observación.

Seguimiento a junio de 2012:La Oficina de Control Internopracticó arqueo a la Caja Menor dela Dirección de Apoyo al Despacho,

A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

9 2 21/12/2011

CONTROL INTERNOCONTABLE VIGENCIA 2011:2,2,7. Se verificó en la cuenta16 40 “Edificaciones” lainclusión de los bienesinmuebles de propiedad de laentidad, que confrontada con lacuenta 19 99 “Valorizaciones”se evidencia la falta delregistro en la valorización delinmueble casa Jardín JuanPablo II.

El registro de lavalorización se efectúasólo de acuerdo con lainformación específica yprecisa suministrada enlos soportes. Lossoportes presentadosidentifican el inmueble encuestión como "Escuelade Capacitación".

Solicitar a la DirecciónAdministrativa y Financiera queactualice los nombres de losbienes inmuebles de la entidad.

Subdirector Financero

01/03/2012 30/06/2012Solicitud presentada

Se presentó lasolicitud Si 100 No0

30/03/2012

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. Se están efectuando los análisis necesarios para que los inmuebles de la Contraloría se identifiquen de acuerdo con su ubicación urbana (direcciones) para evitar las confusiones de la información.

P

MESA DE TRABAJODEPURACIÓN PLANMEJORAMIENTO RFF - ACTA16/05/12:.La OCI en el seguimeinto con corte ajunio verificará el registro contable de la Valorización del inmueble.


Seguimiento a marzo de 2012:Verificada la cuenta 19 99 " concorte a junio 30 de 2012, seevidencia la falta del registro delinmueble casa jardín juan Pablo II.Continúa abierta la observación.

A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

10 2 21/12/2011

CONTROL INTERNOCONTABLE VIGENCIA 2011:2,2,8, Teniendo en cuenta quela Dirección Administrativa através de la Subdirección deRecursos Materiales realizalas reclamaciones ante laCompañía de Seguros y laSubdirección Financieraregistra en los EstadosContables la baja,responsabilidad y reposicióndel bien, se verificó que lacuenta 16 70 Equipos deComunicación y Computación,Subcuenta 16 70 02 “Equiposde Computación”, se encuentra sobreestimada en un valor de$8.873.106,16, correspondiente alComputador Portátil, MarcaToshiba, No. de SerieZ9272622U, Placa 21381, elcual fue hurtado y a la fechano se le ha dado de baja,encontrándose registrado enlos Estados Contables de laentidad.

En comité de bajas devigencias anteriores sesupedito la decision a laresuelta del procesopenal

Se sometera este caso en elproximo comité de bajas einventarios,

Almacenisrta General

1/01/2012 30/12/2012 100%Baja del elementoSi 100%No 0%

30/03/2012

Seguimiento segundo Trimestre de2012: Se trato el tema en comité deBajas e Inventarios celebrado el día 29de mayo de 2012, el comité noautorizó dar el equipo de baja por locual se procederá a reiniciar todo eltramite respectivo para el próximocomité solicitándose ampliación determino de ejecución a Diciembre 31de 2012;

P

MESA DE TRABAJODEPURACIÓN PLANMEJORAMIENTO RFF - ACTA16/05/12:.Queda sujeto a la celebración delComité de bajas. (2012)Continúa abierto el hallazgo.

Seguimiento a junio de 2012:Se verificó el Acta de Comité deBajas e Inventarios celebrado el día29 de mayo de 2012, No se autorizala baja del Computador Portátil,Marca Toshiba, No. de SerieZ9272622U, Placa 21381, el cualfue hurtado continúa registrado enlos Estados Contables de la entidad.La Subdirección de RecursosMateriales agotará el trámite dedevolución y/o cobro ante elfuncionario que tenía a cargo elcomputador. De acuerdo arecomendaciones del Comité sesolicitará concepto a la AsesoraJurídica.


A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

11 2 21/12/2011

CONTROL INTERNOCONTABLE VIGENCIA 2011:2.2.11. Contrato No. 028 del28 de junio de 2011, celebradoentre la Contraloría de Bogotáy Link Marketing SAS,modificado mediante Otrosí defecha 5 de octubre de 2011.La Contraloría adquirió lalicencia de uso de laherramienta digital Web 2.0denominada GOOSSE para elObservatorio a la ContrataciónPública, a la cual se le diorecibo a satisfacción mediantememorandos radicados bajolos Nos. 2011129300 y2011131898 de fechas9/12/11 y 15/12/11, suscritospor la Directora de Informáticay por el Director para el ControlSocial y Desarrollo Localrespectivamente. Hasta lafecha de la Auditoria no se haregistrado el ingreso de lalicencia al Almacén, ni tampocose encuentre legalizado elanticipo registrado en laCuenta 142012: “Anticipo paraAdquisición de Bienes yServicios”, por valor de$432.000.000.oo, ya que aún

La Subdirección Financiera omitió solicitar el ingreso a almacén antes del pago realizado el 15 de diciembre de 2011al contratista. La legalización del anticipo no se ha efectuado porque la empresa Link Marketing SAS no ha entregado el documento de la licencia para la utilización del software.

Solicitar a los interventores delcontrato gestionar el ingreso alalmacén de las licencias de usode Goose como activos de laentidad y la entrega fisica ymaterial de la respectivalicencia, para que Almacén eInventarios lo resgistre.

Subdireccion Financiera, Almacen e Informatica

1/01/2012 30/07/2012 100%

Legalizacion delanticipo e ingresoa almacén de laherramienta digitalWeb 2.0 -GOOSSE

31/03/2012

SEGUNDO TRIMESTRE 2012: Con Comprobante de Almacén No. 32 demarzo 9 de 2012 se ingresó laLicencia GOOSE WEB 2,0 y se diòegreso en el mismo mes con elcomprobante No. 63. Cumplida laacción se solicita el cierre de laobservación.

PRIMER TRIMESTRE 2012: Mediante memorando No. 3-2012-05512 defebrero 17 de 2012 la DirectoraTécnica de Informática solicitó aAlmacén e Inventarios el ingreso de laherramienta digital web 2.0 GOOSSE,producto del contrato celebrado con lafirma Link Marketing Visual SAS - LinkMV SAS, con los respectivos soportes.

T

Seguimiento a marzo de 2012:Se verificó el memorando 40000-04847 Radicado 3-2012-05512 del17 de fecbrero de 2012, solicitandoel ingreso del aplicativo segúncontrato celebrado con la firma LINKMARKETING VISUAL SAS- LINKMV SAS. Se registra la Entrada alAlmacén con Ingreso No.32 del 09-03/12 y la Salida de Almacén No.63del 09-03/2012 por valorde$432,000.000. No obstante loanterior, el registro contable norefleja la legalización del anticipo, porcuanto se afectan las cuentas así:Débito cuenta 19700801 y Crédito19700803 (en el auxiliar esta cuentaaparece con el saldo invertido$ -432.000.000) y la cuenta 142012001"Anticipo" se encuentra activa$432.000.000.

MESA DE TRABAJODEPURACIÓN PLANMEJORAMIENTO RFF - ACTA16/05/12:.La OCI en el seguimiento con corte ajunio verificará la ejecución de laaciión.


C 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

12 2 21/12/2011

CONTROL INTERNOCONTABLE VIGENCIA 2011:2.2.12. Realizado el arqueo alos Títulos de Depósito Judicialen custodia por parte del áreade Tesorería de la Contraloría,se encontró un total de 288títulos por un valor total de$1.580.951.514.20, queconfrontado con los EstadosContables, cuenta 930101001Títulos en poder de Tesorería,refleja un saldo de$1.759.896.404.17, presentándose una diferenciade $178.944.889.97 teniendoen cuenta a la fecha de laevaluación la SubdirecciónFinanciera a través del área decontabilidad aún se encontrabaen el proceso de registros deajustes contables.

Hubo negligencia de latesorera saliente quienno entregó conciliaciónde cuentas al día,generando crecimientoen los errores de lacuenta de títulos. hubo conciliaciónoportuna entre el arqueofísico de los títulos y elextracto del BancoAgrario.

1, Revisar y conciliar la cuentaTitulo en Poder de Tesoreríapara reducir las diferenciashasta que coincidan los reportesde tesorería y los registros decontabilidad.

2. Hacer llegar a contabilidad aparte del extracto mensual de lacuenta No. 11001919615 5del Banco Agrario deColombia a nombre de laContraloría , la relacióndetallada mensual quecompone los títulosexistentes en el extracto amás tardar los 10 primerosdías del mes siguientemediante correo electrónicou otro medio , para suproceso de conciliación.

Subdireccion Financiera,

Contabiliadd y Tesoreria

1/01/2012 30/09/2012

Reducir a cero la

diferencia entre los

rportes de Tesorería y

Contabilidad. 100%.

Valor absolutofinal(reporte contabilidad -reporte tesorería)X 100 / Valorabsoluto inicial(reporte contabilidad -reporte tesorería).Reducir a cero ladiferencia entre losrportes deTesorería yContabilidad.

31/03/2012 31/12/2012

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. Se está realizando la conciliación entrelas áreas de Contabilidad y Tesorería.

PRIMER TRIMESTRE 2012: A lafecha se realizó la conciliación físicade los títulos en custodia por latesorería con la relación detallada yextractos enviados por el BancoAgrario a diciembre 31 de 2011 y aenero 31 de 2012 observándose unadiferencia de $235.349.190,11 entítulos no existentes en poder de latesorería ó custodia, para lo cual seofició a la dirección de responsabilidadfiscal y coactiva solicitándolesinformación sobre dichos títulos, que ala fecha aún no han dado. Oficiomemorando No. 6010301961radicación No. 3201202200 de enero24 de 2012 ,

P

Seguimiento a marzo de 2012:Se verificó que con MemorandoNo.60103-01961 Radicado 3-2012-02200 de 24-01/12 la Tesoreríasolicitó a la Dirección deResponsabilidad y Fiscal yJurisdicción Coactiva informaciónsobre un total de $235,349,190,10en Títulos de Depósito Judicial -según relación, que se encuentranregistrados en la CuentaNo.110019196155 Banco Agrario deColombia pero no están físicamenteen la Tesorería. ConMemorando170200-09846 Radicado 3-2012-112661 de 18-04/12 laSubdirección de JurisdicciónCoactiva remite relación de algunosTítulos que fueron remitidos conmemorandos a la Tesorería. LaTesorería se encuentra realizando elcruce de información, encontrandoque algunos han sido endosadospero no cobrados por susbeneficiarios.



A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

13 2 21/12/2011

CONTROL INTERNOCONTABLE VIGENCIA 2011:2.2.14. La Contraloríaconstituyo a diciembre 31 de2011, Cuentas por Pagar porvalor de $101.950.501.Verificado el saldo en losEstados Contables a 31 dediciembre de 2011, la cuenta24 01 01 “Adquisición deBienes y Servicios” registra unsaldo de $94.342.545.oo,presentando una diferencia de$7.607.956.oo.

Es necesario aclararque el saldo encontabilidad de lascuentas por pagara adiciembre 31 de 2011 de$94.342.545,00 tiene unvalor incluido de$840.000,oo quepertenece a un conceptoo viene desde añosanteriores y que se va asometer a comitécontable, según soporteanexo libro auxiliarAdquisición de Bienes yServicios Nacionales;por lo tanto al excluirdicho valor , queda unsaldo en de$93.502.545,oo que alcomparar con el informepresentado y enviado por tesorería a Secretaria deHacienda de las cuentaspor pagar a diciembre 31de 2011 por un valorneto de $101.950.501,da como diferencia$8.447.956,oo la cualcorresponde a lalegalización de la caja

Exigir a quienes manejan lasCajas Menores el estrictocumplimiento de la resolucion afin de realizar la legalizaciondefinitiva de la Caja menorconforme a lo estipulado en lamisma.

Subdireccion Financiera,

Contabilidad y Tesoreria

1/01/2012 15/12/2012 100%

Coniliacion cuentas por pagarcontable VsTesorales

15/12/2012

SEGUNDO TRIMESTRE 2012.Después de examinar la cuenta a laque hace referencia la observación yla descripción del seguimiento severificó que la cuenta de las cajasmenores es la 2-4-25-90-001 y a lafecha 31 de diciembre de 2011 seencuentra en cero ( 0 ). La Tesoreríasolicitó el cumplimiento de laResolución a los responsables de lascajas menores, mediante oficio connúmero de radicación: 2011131357de 14 de diciembre de 2011.

PRIMER TRIMESTRE 2012: Al cierredel primer trimestre del año 2012, estelas cuentas por Pagar desde el puntode vista contable, solo diferirán de lasTesorales en la partida pendiente desometer a Comité de SostenibilidadContable.

T

Seguimiento a marzo de 2012:

No se ha presentado legalizacióndefinitiva de las Cajas menores. Laacción se encuentra en trámite porparte de la Subdirección Financiera.

Continúa abierta la observación.

Seguimiento a junio de 2012:El oficio relacionado en elseguimiento solicitando a losresponsables del manejo de lascajas menores el cumplimiento de laResolución, es anterior a laobservación, por lo tanto se debetramitar un nuevo acto administrativocon las recomendaciones a cercadel cumplimiento al manejo de lascajas menores.Continúa abierto el hallazgo.

A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

1 5

Dirección de Informática Oficina Asesora de Comunicaciones

16/04/2010

Hallazgo No. 6 (Vigencia 2008) Desarrollo Tecnológico: SIGESPRO, es una herramienta que no es usada eficientemente por los funcionarios de la Contraloría, no obstante a ser capacitados y socializado el sistema. El uso de la Ventanilla Virtual, no es 100% usado en los fines para los cuales fue contratad, además presenta la no ejecución de validaciones de usuarios, respecto a los procedimientos que a la fecha tiene funcionando. No se evidencia celeridad en las actividades para la culminación e implantación definitiva del SI CAPITAL.Las actividades ejecutadas en cuanto a las mejoras y actualizaciones de SIGESPRO no están vinculadas a la aprobación y adopción de los procedimientos que realiza, dejando evidenciar el no uso efectivo de los módulos (SGC, TRD, PQR), entregados por el contratista.

Falta interiozación y compromiso de los funcionarios de la entidad para usar

plenamente los aplicativos disponibles.

Falta de una vinculación efectiva de las dependencias y

funcionarios responsables del manejo

de los aplicativos y su actualización perma

2. Entregar a los responsables de proceso, los módulos de Sigespro, Si Capital y Ventanilla Virtual, por parte de la Dirección de Informática, con el fin de que sean utilizados por las dependencias usuarias y que se actualicen los procedimientos relacionados con dichos módulos.

Directora de Informática Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

15/04/2010 15/07/2010

Comunicación a través de medios internos.

100% de los módulos en funcionamiento y procedimentados

Comunicaciones efectuadas: Si: 100%No: 0%

No. de módulos en funcionamiento y procedimentados *100/ No. total de módulos pendientes.

20/12/2010

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. Como se indicó en el seguimiento anterior, en el mes de marzo se culminaron las actividades faltantes para poner en funcionamiento todos los módulos que componen SI-CAPITAL en forma integrada: la interfaz contable entre PERNO y LIMAY y la culminación de los módulos SAE/SAI y su interface contable con LIMAY, a partir de esta fecha SI-CAPITAL esta funcionando en su totalidad e integrados todos sus módulos. Con memorando No. 3-2012-12825 de mayo 7 de 2012 se hizó entrega a la Dirección Administrativa y Financiera el sistema completo para su uso, actualización permanente y la ejecución de actividades adicionales que se requieran para adoptarlos dentro de sus procedimientos internos. Se solicita el cierre de este hallazgo.

PRIMER TRIMESTRE 2012. Se culminó la interfaz contable entre PERNO y LIMAY para la contabilización automática de la nómina y los aportes parafiscales, contabilizándese a través de esta funcionalidad los meses de enero y febrero. En el módulo SAE/SAI a la fecha se esta culminando el ingreso y egreso de los elementos a almacén e inventarios y el cierre de movimientos con corte a febrero de 2012. Se tiene proyectado culminar antes de 31 de marzo las actividaes de ingreso y egreso de marzo y el cierre contable para su verificación por el grupo de

T

Seguimiento a junio de 2012:Mediante memorando No.40000-11273 Radicado 3-2012-12825de mayo 7 de 2012, la Directorade Informática hace entrega delos Módulos PERNO (personal yNómina) LIMAY ( Contabilidad),OPGET (Tesorería), PREDIS(Presupuesto), PAC (PlanAnualizado de cja) y SAE/SAI(Almacén e inventarios) delaplicativo SICAPITAL a laDirectora Administrativa yFinanciera.Las actividades deajustes solicitados por losusuarios finales de los Módulosquedan a cargo de laSubdirección Financiera con elapoyo técnico de la Dirección deInformática.

Por el cumplimiento y eficaciade la acción se sugiere a laAuditoria General de laRepública el cierre de estehallazgo.

A* 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.


16/04/2010

Hallazgo 23 de 2008:Proceso ContableSubestimación de la cuenta836101-Responsabilidades Internas: pérdida total delvehículo QUP-361 y registroinadecuado de computadoresdados de baja por pérdida.

No reporte oportuno dela información al área decontabilidad.

1: Realizar mensualmente elcruce de información contablede los bienes entre las áreas deAlmacen e Invetarios yContabilidad y realizar losajustes a los que haya lugar.

2: Solicitar a la Subdirección deServicios Administrativos, Areade Transporte los documentossoportes que permitan el ajustecontable del vehículo de placasQAP-361

Subdirectora Financiera

15/04/2010 30/12/2010100% ajustescontables registrados

Ajustes contablesrealizados 100/Ajustes contablesrequeridos

20/12/2010

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. Se está realizando el cruce deinformación contable de los bienesentre las áreas de Almacén eInventarios y Contabilidad para hacerlos ajustes necesarios.

PRIMER TRIMESTRE DE 2012 . Se continúa a la espera de los resultadosde la gestión de la Oficina Asesorajurídica. CUARTO TRIMESTRE 2011: 1. Seespera resultado de la operacionformulada por la compañia de seguros,cuyo seguimiento lo realiza la oficinaasesora juridica quien tiene larepresentacion judicial de la entidad. A10 de noviembre de 2011 se remite elexpediente en apelacion en el efectosuspensivo al tribunal administrativo deCundinamarca expedido con el oficioNo.1679 por el juzgado 36Administrativo del circuito de Bogota.2. Mediante memorando 60200-50883radicacion No.2011127384 del 5 dediciembre de 2011, la subdireccion deservicios administrativos envio losdocumentos soportes, sin embargoestamos a la espera de la operacionformulada por la Compañia deSeguros. (MARIO).

P


Acción 1 . Se verificó el cruce por losmeses de marzo, abril y mayo de 2012entre las áreas de Contabilidad, Almacéne inventarios y la realización de los ajustescorrespondientes. Por el cumplimiento de la acción sesugiere a la Auditoria General de laRepública el cierre de esta acción.

Acción 2. El fallo en primera instancia salíoa favor de la Contraloría pero laAseguradora intepuso recurso,encontrándose el proceso en segundainstancia, la Subdirección Financierarealizará el ajuste contable del vehículo deplacas QAP-361, cuando obtenga elresultado del trámite por parte de laOficina Asesora Jurídica, quien tiene larepresentacion judicial de la entidad.Continúa abierta la acción.


A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

3 5Dirección

Administrativa

Hallazgo 1 de2011.Reforzamiento Estructural. Existen altosindicios de sobrecostos, conbase a los preciospresentados por la UniversidadNacional de Colombia sedeBogotá y los precios de otrosproyectos similares, en cuatro(4) de los ítems de loscontratos celebrados para elreforzamiento estructural delEdificio de la Loteria de Bogotácon recursos de tres (3)entidades públicas entre ellasla Contraloría Distrital deBogotá que posiblemente legenerarian al Organismo deControl un detrimentocuantificado en $583.842.980.

No se encontrabareglamentado unprocedimiento o directrizpara el análisis de losestudios de mercadorealizado por laadministración de lacopropiedad para lasolicitud de cuotasextraordinarias.

Modificar el ProcedimeintoGestión de Infraestructura,numeral 7.1. "AdecuacionesLocativas", con el proposito deincluir una actividad o punto decontrol que permita analizar losestudios de mercado de preciosrealizados por la Administraciónde la Coopropiedad y proponerla alternativa mas favorable parala Entidad, previo a laaprobación del Consejo deAdministración del Edificio de laLoteria de Bogotá en el eventode aprobar cuotasextraordinarias parareparaciones de laCoopropiedad.


Financiera - Director

Administrativo y Financiero y

Subdirector de Recursos Materiales

20/05/2011 31/08/2011

Expedir actoadministrativo que modificael procedimiento

Se expidio el actoadministrativo quemodificó elprocedimiento deGestión deInfraestrutura (Reparaciones Locativas), reglamentando laexpedición decuotas extraordinarias.

SI: 100%NO: 0%

31/08/2011

Segundo trimestre de 2012: sigue pendiente la modificación deprocedimientos, en espera de que seden las directrices por parte de laDirección de Planeación para lasmodificaciones de procedimientos - Sesolicita se amplie el plazo de ejecuciónal 31-12-2012 adicionalmente seincluyan como responsables losDirectores de Planeación y Juridica,que son los que avalan losdocumentos.PRIMER TRIMESTRE 2012: Teniendo en cuenta que se han presentadonuevas modificaciones normativas queimplican cambios al procedimiento, sepresentará una general que incluya ladescrita en la acción presentada.segun memorando 60000-32862radicación 2011-187260

P

Seguimiento a marzo de 2012:Se evidenció que mediantememorando No. 60000-32862,Radicado 201187260, Proceso283479 de 12/12/11, se remitióla solicitud de modificación delos procedimientos de Comprasy Gestión de Infraestructura -Adecuaciones Locativas, a laDirección de Planeación para surevisión técnica y aprobación.


Seguimiento a junio de 2012:Se verifico la solicitud deasesoramiento sobre el ajuste ycreación de procedimientos,realizada por la DirecciónAdministrativa y Financieramediante Memorando No. 3-2012-12906 del 07-05/2012, a laDirección de Planeación.Continúa en trámite la acción.

Continua abierto el hallazgo.

A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

4 5Dirección

Administrativa

Hallazgo 2 de 2011 . Reforzamiento Estructural. LaContraloría celebró en el ultimotrimestre de 2008 obras deacabados arquitectonicos quefueron afectados por las obrasde reforzamiento del Edificiocuya cuantia no es posibledeterminar hasta tanto no sereciba el edificio acabado.

Solo hasta el 28 deenero de 2009, laadministración delEdificio Lotería deBogotá solicitó a lasentidades que operabanen dicha edificación, quedebido a las obras dereforzamiento estructuraldebían trasladar su sede.

Modificar el ProcedimeintoGestión de Infraestructura,numeral 7.1. "AdecuacionesLocativas", con el proposito deincluir una actividad o punto decontrol que permita reglamentarentre otros, el analisis deconveniencia y oportunidad y lasolicitud a la administración de laCoopropiedad, para que en cada vigencia, se entregue elcronograma de ejecución detodas y cada una de las obrasque se deben realizar en elEdificio Loteria de Bogotá y quecomprometen la planta fisica delmismo de tal manera que antesde proceder a iniciar losprocesos de contratación , sedebe constatar con elcronograma de obras entregadopor la Administración de laCoopropiedad y a partir de allídeterminar la pertinencia o no dela contratción,independientemente de que elobjeto sea necesario o no.


Financiera - Director

Administrativo y Financiero y

Subdirector de Servicios

Administrativos

20/05/2011 31/08/2011

Expedir actoadministrativo que modificael procedimiento

Se expidio el actoadministrativo quemodificó elprocedimiento deGestión deInfraestrutura (Reparaciones Locativas), reglamentando elanalisis deconveniencia yoportunidad.

SI: 100%NO: 0%

31/08/2011

PRIMER TRIMESTRE 2012: La Dirección Administrativa y Financieracon Memorando 60000-20393,Rad.201158481 de 27-05-2011 reitera a la Subdirección de ServiciosAdministrativos la solicitud deimplementar el procedimientonecesario para cumplir con la accióncorrectiva-modificación delprocedimiento.Mediante memorando No.60000-32862 Radicado 201187260, fueremitido a la Dirección de Planeaciónpara su revisión técnica y aprobaciónla modificación de los procedimientosde Compras y Gestión deInfraestructura - AdecuacionesLocativas,

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:Mediante memorando 60000- 20393del 27 de Mayo de 2011 la DirectoraAdministrativa y Financiera solicitó a laSubdirección de serviciosadministrativos realizar la modificacióndel procedimiento respectivo.

P

Seguimiento a marzo de 2012:Se estableció que mediante elmemorando No. 60000-32862,Radicado 201187260, Proceso283479 de 12/12/11, se remitióla modificación de losprocedimientos de Compras yGestión de Infraestructura -Adecuaciones Locativas, a laDirección de Planeación para surevisión técnica y aprobación. La Entidad continua trabajandoen la definición de loslineameintos que determinaransu accionar 2012-2015, para locual se han establecidodiferentes lineas de acción, entrelas cuales se encuentra lamodificación de procedimientos.


Seguimiento a junio de 2012:Se verifico la solicitud deasesoramiento sobre el ajuste ycreación de procedimientos,realizada por la DirecciónAdministrativa y Financieramediante Memorando No. 3-

A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

La ejecución de lasetapas de diagnostico,especificaciones eindagación y evaluaciónde aplicativos quepermitieran hacer elseguimiento en tiemporeal a la contratación enotros entes territoriales,se tomo mas tiempo delproyectado.

Implementar un aplicativo que facilitea la Contraloría de Bogotá evaluar entiempo real la contratación de obrapública de los sujetos de control, através de las siguientes fases (VerCronograma Anexo) y adoptar lametodología para el seguimiento delos mismos:

1. Arquitectura Interna delAplicativo.

Fase I. Alcance: ContratosComplejidad y Riesgo Alto.Parametrización de la información,definición de la arquitectura interna,consolidación de la información,actualización de la información deseguimiento de los contratos de obrapública de complejidad y riesgo"Alto", validación de la informaciónactualizada por los sujetos de control,capacitación manejo del sistema,realización de actividades según laMetodología "Actuaciones con baseen alertas", pruebas y simulaciónarquitectura interna, implementación ypuesta en marcha Fase I.

26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

Fase II. Alcance: ContratosComplejidad y Riesgo Medio. Actualización de la información deseguimiento de los contratos de obrapública de complejidad y riesgo"Medio", validación de la informaciónactualizada por los sujetos de control,realización de actividades según laMetodología "Actuaciones con baseen alertas".

Fase III. Alcance: ContratosComplejidad y Riesgo Bajo.Actualización de la información deseguimiento de los contratos de obrapública de complejidad y riesgo"Bajo", validación de la informaciónactualizada por los sujetos de control,realización de actividades según laMetodología "Actuaciones con baseen alertas".

26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

3. Metodología.

Elaborar y publicar Metodología"Actuaciones con base en alertas"para el seguimiento a los contratosde obra pública.Socializar y dar capacitación en laMetodología.

Septiembre 30 de 2011

Expedir el acto administrativo que adopta la metodología.

Se adoptó la metodología para

realizar seguimiento a la contratación de

obra pública:Sí: 100%No: 0%

26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.


26/08/2011

HALLAZGO 1 VIGENCIA2009-2010. PROCESOCONTABLE. El saldo detesorería por la suma de$2.392.163 miles, registradoen los auxiliares de banco endicha dependencia,difiere delsaldo registrado en el balancea 31 de diciembre de 2010 quefue de $2.348.973 miles, lo queproduce una diferencia de$43.190 miles, situacion queafecta la consistencia yconfiabilidad de la informaciónfinanciera con respecto a lacuenta de Efectivo.

No se realizaron lasrespectivas conciliaciones entre lasdos dependencias paraestablecer el verdaderosaldo de la cuentabancos y el detalle delas partidas conciliatorias que dieron lugar a dichainconsistencia, presentando incorrectamente el saldodel efectivo en el balance

Realizar mensualmente laconciliación bancaria en elmódulo OPGET de tesorería ycruzar con los movimientosincorporados en el móduloLIMAY de contabilidad.

Subdirección Financiera Martha Villegas(Tesorería yContabilidad) Margarita Gutierrez Adriana Melendez

01/ 01/2012 31/12/2012

Lograr quetodos losmovimientos generados por el módulode OPGETde tesorieríase encuentren debidamente registrados en el móduloLIMAY decontabilidad

Saldo partidasconciliatorias /Saldo en bancos afinal de mes

20/03/2012

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. Se continúa realizando las conciliacionesbancarias en el módulo OPGET todoslos meses.

PRIMER TRIMESTRE DE 2012. La falencia ya fue corregida mediante lareversión de los traslados internosentre cuentas y se explicó lacorrección en carta dirigida al SistemaIntegral de auditoria SIREL con fecha23 de marzo de 2011y mensualmentese hace la conciliación bancaria enOPGET de tesorería y se cruza con elmódulo LIMAY de contabilidad.

Seguimiento a junio de 2012:Se verificaron las conciliaciones Bancarias hasta mayo 31 (módulo OPGET- Estado Diario de Tesorería vs Bancos y Corporaciones): Banco Davivienda: Cuentas Corriente No.0060 6999 7820 Saldo OPGET $24, cuenta de ahorros No.0079 0025 7994 $675,153,468,28, Cuenta Corriente 4502-6999-9279 $1,856,194,374,72; Banco Helm Bank: Cuenta Corriente No.005-41115-2 Saldo 0, Cuenta Ahorros No.005-52558-1 Saldo $840,406,41. De igual manera se verificaron las conciliaciones entre los saldos registrados en el Módulo LIMAY vs OPGET, encontrándose una diferencia de $100,oo en la Cuenta Corriente 4502-6999-9279 del Banco Davivienda entre el saldo reportado por el Módulo LIMAY

A* 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.


26/08/2011

HALLAZGO 2 VIGENCIA2009-2010. PROCESOCONTABLE. Las cajasmenores no fuerondebidamente legalizadas, porcuanto no se evidenció que laentidad expidiera el actoadministrativo (Resolución)mediante el cual se reconocenlos gastos, conforme loestablece el numeral 6º delartículo 10 de las resolucionesde constitución Nros. 002 del 5de febrero de 2009 y No. 002

por cuanto no seevidenció que la entidadexpidiera el actoadministrativo (Resolución) mediante elcual se reconocen losgastos

Requerir mediante memorando a los responsables de las cajasmenores la legalización de lacaja menor con la debidaantelación para dar cumplimientoa los requisitos de la misma.

Subdirección Financiera -Marha Vllegas(Presupuesto yContabilidad) Adriana Melenez-Tesorera Margarita Gutierrez

01/ 02/2012 31/12/2012

La legalizacion de las cajasmenores están deacuerdo conla Resolucióny en lostiempos establecidos

Memorando derequerimeinto

20/03/2012

PRIMER TRIMESTRE DE 2012. La responsabilidad de la legalización de lacaja menor es del ordenador del gastode caja menor que es el Subdirector deRecursos Administrativos.

Seguimiento a marzo de 2012:Se evidemció que mediantememorando No. 60103-52506,radicado 2011-1357 de 14/12/11,dirigido a los responsables delas cajas menores, se requirió lalegalización de la caja menorantes del 20/12/11.

Por la eficacia de la acción, sesugiere a la Auditoría Generalel cierre del hallazgo.

A* 19/04/12

Jorge Aurelio

Tabares V. y Blanca

Isabel Rodríguez

Sáenz

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. Ya se dió cumplimiento a las actividades planteadas en el cronograma para la implementación del portal "YoSoyBogotá" para el monitoreo de la contratación en tiempo real, en cuanto a la arquitectura interna y externa del aplicativo, cargue y validación de la información sobre la contratación de los sujetos de control para las vigencias 2010, 2011 y 2012 (abril) y la validación de las alertas fiscales. Actualmente se esta llevando a cabo el proceso de capacitación y socialización conjuntamente con la Dirección de Control Social, ya se capacitó a funcionarios de esta dependencia y a los jefes de oficina local para que sean multiplicadores hacia la ciudadanía y esta actividad se continuará igualmente con las Direcciones Sectoriales. En este momento se puede asegurar que la Contraloría y la Ciudadanía cuentan con una herramienta amigable, ágil y efciente para realizar un control fiscal efectivo en tiempo real a la contratación del Distrito con funcionalidades que permiten a la ciudadanía realizar control social en todas las etapasa del proceso contractual. En cuanto a la metodología "Actuaciones con base en alertas" , mediante memorando 3-2012-12515 de 03/05/2012 las Direcciones de Informática y Control Social radicaron ante la Dirección de Planeación para el trámitPor lo anterior se solicita verificación de las acciones por parte de la Auditoría General de la República para su cierre.

T

Seguimiento a junio de 2012- Proceso Recursos Físicos y Financieros:

Las etapas 1 y 2 de arquitectura interna y externa del aplicativo fueron concluidas en el término establecido.El aplicativo se encuentra en etapa de implementación y de ajustes, se verificaron las actas donde consta la realización de las capacitaciones a funcionarios de la Dirección de Control Social, Contralor, Contralor Auxiliar, Directivos y comunidades.

Etapa 3 "...elaborar y publicar metodología."Actuaciones con base en alertas" para el seguimiento a los contratos de obra pública. Socializar y dar capacitación en la Metodología. Con relación a esta etapa se pudo evidenciar que la Dirección de Informática mediante menmorando No. 12000-10985 Radicado 3-2012-12515 del 3 de mayo de 2012 remitió a la Dirección de Planeación el proyecto de Resolución, que tiene como fundamento la Metodología "Actuaciones con base en alertas".


A

Junio 01 de 2012

Aplicativo en funcionamiento para evaluar en tiempo real la

contratación de obra pública.

Se implementó el aplicativo para

monitorear en tiempo real la contratación de

obre pública:Si: 100%No: 0%

5 5

Dirección de Apoyo al

DespachoDirección de Informática.Dirección de Planeación.Directores Sectoriales.Director de

Responsabilidad Fiscal y JC.

13/10/2011

Hallazgo 1 /2011 - InformeDefinitivo "Seguimiento alAvance del Plan deMejoramiento AuditoriaEspecial" Vigencia 2009 y ISemestre 2010,

Se determinó que laContraloría no cumplió laacción correctiva propuesta enel plan de mejoramiento,referente a “Establecer y poneren marcha el aplicativo delObservatorio a la contrataciónde obra pública, como línea dePolítica Institucional, paramonitorear en tiempo real lacontratación en el DistritoCapital, lo cual servirá comoinsumo para el ejercicioauditor.”, cuyo plazo venció elpasado 31 de marzo de 2011,toda vez que a la fecha delpresente seguimiento laContraloría de Bogotá no haimplementado el aplicativo ni lametodología para realizar elmonitoreo en tiempo real de lacontratación de obra públicadel Distrito Capital.

Dirección de Apoyo al

DespachoDirección de Informática.Dirección de Planeación.Directores Sectoriales.Director de

Responsabilidad Fiscal y JC.






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

8 5 Subdirección 26/08/2011

HALLAZGO 3 VIGENCIA2009-2010. PROCESOCONTABLE. En losdocumentos revisados no seevidenció que en la vigencia de2010, la Contraloría hubieserealizado las accionesnecesarias para recuperar losderechos fiduciarios, salvo unanota del 1º de diciembre de2010 enviada a la AlianzaFiduciaria en la cual se lesolicita se le certifique lasunidades valorizadas queposee la entidad en elFideicomiso Transactivo concorte a 30 de noviembre de2010, a lo cual se le respondióque el valor a esa fecha es de$307.507 miles, por lo cualpresuntamente se incumpliócon lo dispuesto en el acta del11 de junio de 2009, suscritapor la Secretaría de HaciendaDistrital y la Contraloría deBogotá.

No se evidenció que enla vigencia de 2010, laContraloría hubieserealizado las accionesnecesarias pararecuperar los derechosfiduciarios.

1.- Elevar consulta al áreajurídica de la Contraloría,remitiendo copia de lainformación relacionada coneste hecho económico, paraque señale las directrices aseguir con el fin de hacer parteen el proceso liquidatorio deAlianza Fiduciaria (enliquidación) para la recuperaciónde los referidos derechosfiduciarios.

2.- Adelantar el procedimientoindicado por la Oficina Jurídica.

Subdirección Martha VillegasFinanciera (Tesorería) Margarita Gutierrez

01/ 01/2012 31/ 03/2012

.- Envío de lainformación al áreajurídica .- Procedimiento iniciadoante laentidad liquidatoria

.- Memorandoradicado .- Precedimientoiniciado

20/03/2012

SEGUNDO TRIMESTRE 2012. Laúltima certificación recibida de AlianzaFiduciaria fue la utilizada para elbalance de diciembre de 2011, serecibió con fecha 2012-01-05.PRIMER TRIMESTRE 2012: El actade determinación del procedimientocontable relacionado con la depuraciónde la operaciones recíprocas entre laContraloría Distrital y la Secretaría DeHacienda Distrital acordó el registropermanente y actualizado del saldoque expida la entidad hasta tantoculmine el proceso de liquidación deLeasing Capital a través de AlianzaFiduciaria de conformidad con lasnormas legales que rigen la materia.Por lo tanto se debe solicitar a AlianzaFiduciaria la certificación del saldo afin de actualizarlo en los EstadosFinancieros con corte a Marzo 31/12.

Seguimiento a junio de 2012:Acción 1. Evidenciado memorandoNo. 60100-09786, radicado 3-2012-11196 de 17/04/2012, mediante elcual, se eleva consulta a la OficinaAsersora Jurídica, respecto de losderechos fiduciarios FideicomisoTransactivo, para que señale lasdirectrices a seguir con el fin dehacer parte en el proceso liquidatoriode Alianza Fiduciaria (en liquidación)para la recuperación de los referidosderechos fiduciarios.

Acción 2 . Se verificó la respuestade la solicitud a la Asesora Jurídicamediante oficio No.16000-10616Radicado 3-2012-12102 del 27 deabril de 2012, donde concluye que"por las condiciones particulares deeste proceso, no se encuentraprocedente iniciar cualquier otraacción adicional al seguimiento dedicha liquidación para pretender larecuperaciòn de marras...........". La Subdirección Financiera hacontinuado con el seguimiento alvalor representado en pesos $ ycertificado por Alianza Fiduciaria (enliquidación) como lo indica el acta de determinación del procedimientocontable relacionado con la depuración de las operaciones recíprocas entre la Contraloría Distrital y la Secretaría de Hacienda Distrital donde se acordó el registro permanente y actualizado del saldo que expida la entidad hasta tanto culmine el proceso de

A* 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.


26/08/2011

HALLAZGO 4 VIGENCIA2009-2010. PROCESOCONTABLE. La cuenta 1920"Bienes entregados aTerceros", se encuentrasobrevalorada en $8.319.683miles, correspondientes a losvalores de los pisos 33 al 37del Edificio de Avianca y elterreno y la Casa Avda. 28 No.35-24, los cuales a pesar deestar en comodato, figuran enla Contabilidad de laContraloría, incumpliendo conlo establecido en la Resolución356 de 2007, expedida por laContaduría General de laNación, lo que afecta laconsistencia y confiabilidad delos estados contables de las

Se encuentrasobrevalorada en$8.319.683 miles,correspondientes a losvalores de los pisos 33 al 37 del Edificio deAvianca y el terreno y laCasa Avda. 28 No. 35-24, los cuales a pesar deestar en comodato,figuran en la Contabilidadde la Contraloría

Desde el mes de noviembre de2011 la Secretaría de Gobiernodesocupó los pisos 33 a 37 delEdificio de Avianca dado encomoadato y se encuentra enproceso de legalización de laentrega, y este inmueble se daráen arrendamiento a otra Entidad,con lo cual se subsana elhallazgo.

Subdirección Financiera Martha Villegas(Contabilidad) Adriana Melendez

01/ 01/2012 30/03/2012

Bienes entregados en arrendamiento

Contrato dearrendamiento

20/03/2012

PRIMER TRIMESTRE 2012. Desde el mes de noviembre de 2011 laSecretaría de Gobierno desocupó lospisos 33 a 37 del Edificio de Aviancadado en comoadato y se encuentra enproceso de legalización de la entrega,y este inmueble se dará enarrendamiento a otra Entidad, con locual se subsana el hallazgo.


Se verificó el Acta de febrero 10de 2012, mediante la cual laSecretaria Distrital de Gobiernohace entrega material y formal ala Contraloría de Bogotá D.C.delos pisos 33, 34, 35, 36, 37 yparqueaderos del EdificioAvianca, inmueble objeto delcontrato Interadministrativo deComodato No. 086 de 2007. Verificada suscripción delcontrato de Arrendamiento No.04 de 14/02/12, con el BancoAgrario.

Por la eficacia de la acción, se

A* 19/04/12

Jorge Aurelio

Tabares V. y Blanca

Isabel Rodríguez

Sáenz


26/08/2011

HALLAZGO 5 VIGENCIA2009-2010. PROCESOCONTABLE . En las notasespecíficas no se detallaron demanera descriptiva loscambios más significativosocurridos en cada cuentaafectada durante las vigencias2009 y 2010 que permitieranconocer los cambiossignificativos en los saldos deuna vigencia a otra,incumpliendo con lo dispuestopor la Contaduría General de laNación en el capítulo II"PROCEDIMIENTO PARA LAESTRUCTURACIÓN Y

En las notas específicasno se detallaron demanera descriptiva loscambios mássignificativos ocurridosen cada cuenta afectadadurante las vigencias2009 y 2010 quepermitieran conocer loscambios significativos enlos saldos de unavigencia a otra

Al cierre de cada vigencia elSubdirector Financiero realizarála verificación exhaustiva de lasnotas generales y específicasde los estados financieros a finde tener certeza de la inclusiónde los cambios mássignificativos en los estadoscontables.

Subdirección Financiera Martha Villegas(Contabilidad) Adriana Melendez

01/09/2011 31/12/2011

Verificación de las notasespecíficas de maneradetallada

El registro de loshechos significativos enlas Notasespecíficas

20/03/2012

PRIMER TRIMESTRE 2012. Las notas contables se están elabornadode acuerdo con las normas de lacontabilidad pública y las normas decontabilidad generalmente aceptadas,con la correspondiente revisión de laSubdirectora Financiera.


Evidenciados los EstadosContables con corte a 31 deDiciembre de 2011, avalados porla Subdirectora Financiera, loque representa que las notasgenerales y específicas de losEstados Contables fueronrevisadas, corresponden a lasoperaciones financieras de laEntidad y presentan la inclusiónde los cambios másrepresentativos.

Por la eficacia de la acción, se

A* 19/04/12

Jorge Aurelio

Tabares V. y Blanca

Isabel Rodríguez

Sáenz


26/08/2011

HALLAZGO 6 VIGENCIA2009-2010. PROCESOCONTABLE. Se evidenciarondebilidades en el sistema decontrol interno contable,reflejadas en el hecho de noadvertir las inconsistencias enel balance, en las cuentas deefectivo y de otros activos, porel incumplimiento con loestablecido en la Resolución357 de 2008 "Régimen deContabilidad Pública"

No se advirtieron lasinconsistencias en elbalance, en las cuentasde efectivo y de otrosactivos

1) Realizar las conciliacionesbancarias en forma oportuna,con el fin de detectar y corregirinconsistencias en registros.

Subdirección Financiera MarthaVillegas TesoreríaMargarita Gutierrez

01/09/2011 31/12/2011

Conciliaciones bancariasrealizadas enforma oportuna

No. De cuentasbancarias conciliadas/No. Decuentas bancariasexistentes

20/03/2012

PRIMER TRIMESTRE 2012. Losbalances se están presentando deacuerdo con la normatividad vigente(Régimen de Contabilidad Pública) ybajo los controles inherentes a lavalidación de la matriz de cierre, la cualno se puede validar si existeninconsistencias.

19/04/12

Jorge Aurelio

Tabares V. y Blanca

Isabel Rodríguez

Sáenz

2) Evaluar semestralmente laimplementación y efectividad delSistema de Control Internocontable y la aplicación de lasnormas, politícas yprocedimientos establecidos.

Oficina deControl InternoAdy Isabel NamenSegura

31/12/2011 30/06/2012 No. Informescomunicados/ No, deinformes arealizar en elperiodo

19/04/12

Jorge Aurelio

Tabares V. y Blanca

Isabel Rodríguez

Sáenz

T

Seguimiento a marzo de 2012:Se verificó la realización de las conciliaciones bancarias:Davivienda, Cta. Ahorros No. 0079-69999964-3, a febrero 2012.Davivienda, Cta. Cte. No. 0060-6999-7820, a marzo 2012.Davivienda, Cta. Ahorros No. 0079-0025-7994, a marzo 2012.Davivienda, Cta. Cte. No. 4502-6999-9279, a febrero 2012. Helm Bank, Cta. Cte. No. 005-41115-2, a marzo 2012. Helm Bank, Cta. Ahorros No. 005-52558-1, a marzo 2012.

De otra parte, se verificaron los informes de evaluación al Sistema de Control Interno contable, remitidos a la Dirección Administrativa y Financiera mediante memorandos Nos. 13000-45182, radicado 2011115190 de 31/10/11, correspondiente al periodo 01/01/11 al 30/09/11 y No. 1300-01488, radicado 3-2012-01679 de 19/01/12, informe anual de evaluación a la Sistema de Control Interno Contable, vigencia 2011.

A*






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

12 5Dirección

Administrativa y Financiera

26/08/2011

HALLAZGO 7 VIGENCIA2009-2010. No se evidenciógestión por parte de laContraloría de Bogotá parahacerle exigible al EjecutivoDistrital el acatamiento a loestablecido en el mencionadoacuerdo de 05 de 1998,respecto del giro de la totalidadde las reservas presupuestales constituidas, toda vez que nose superaron los topesestablecidos, en perjuicio deladecuado desarrollo de losproyectos de inversiónafectados.

No se evidenció gestiónpor parte de laContraloría de Bogotápara hacerle exigible alEjecutivo Distrital elacatamiento a loestablecido en elmencionado acuerdo de05 de 1998, respecto delgiro de la totalidad de lasreservas presupuestalesconstituidas

En el evento de no execer elvalor de las reservaspresupuestales los topesestablecidos, la Contraloríasolicitará a la Secretaría deHacienda Distrital el giro de latotalidad de las reservasconstituidas en la vigencia.

Directora Administrativa yFinanciera ySubdireccion financiera

01/03/2012 31/12/2012

Obtener de la Secretaria de

Hacienda Distital gire la totalidad de las reservas constituidas

Solicitud a la Secretaria de Hacienda Distrital radicada.

20/03/2012

PRIMER TRIMESTRE 2012: El valorconstituido en reservaspresupuestales a diciembre 31 de2011, fue girado y aceptado por laSecretaria de Hacienda Distrital.

Seguimiento a marzo de 2012:Se verificó en la vigencia 2011, la constitución de reservas presupuestales por valor de $1.945.315.000 para 2012, distribuidas así: $989.315.000 para funcionamiento y $956.000.000 para inversión. De esta suma, como resultado del cierre presupuestal a 31/12/11, fueron constituidas en funcionamiento $749.866.213 e inversión: $610.917.981. En resumen, se encuentra que en funcionamiento quedó la suma de $239.448.787 como superávit presupuestal no distribuido, por cuanto no existe compromiso a cubrir; en Inversión, no se distribuyó la suma de $345.082.019, en razón de que no existe compromiso a cubrir. Lo que demuestra el esfuerzo administrativo de la Entidad para mejorar lo comentado con respecto a las vigencias anteriores, en las cuales, el valor fue inferior al aprobado por la Secretaría de Hacienda para la vigencia 2012. Evidenciada

A* 19/04/12

Jorge Aurelio

Tabares V. y Blanca

Isabel Rodríguez

Sáenz

13 5

Subdirección de Recursos MaterialesDirectora de Planeación

26/08/2011

Hallazgo 8. Vigencia 2009-2010.Plan de Compras Se evindenció que durante la vigencia 2009 y 2010, la Contraloría de Bogotá no elaboró y ejecutó su Plan de Compras conforme a la normatividad que regula la materia, toda vez que debiendo programar la totalidad de adquisiciones de bienes , servicios y obra pública, solamente incluyó y registró en dicho plan la adquisición de

No se incluyó la totalidad de las adquisiciones de

bienes y servicio de obra

Modificar el procedimiento parala elaboración del Plan deCompras incluyendo la totalidadde adquisiciones de bienes ,servicios y obra pública. Adoptary divulgar el procedimiento.

Subdirección de Recursos Materiales

Oscar Sarmiento Ceballos

Directora de Planeación

Karen Cecilia Almonacid

01/09/2011

30/03/2012

Procedimiento para la

elaboración del Plan de Compras ajustado

Resolución de aprobación de la modificación del Procedimiento actualizado y

publicación en la Intranet

29/03/2012

Segundo trimestre de 2012:Respecto a la modificación deprocedimientos se solicito a laDirección de Planeación Mediantecomunicación de Radicado No. 3-2012-12906 del 07 de mayo de 2012, deapoyo en la asesoria para el ajuste ycreación de procedimientos. Sesolicita ampliación de fecha deejecución al 31-12-2012, así comoincluir en los responsables a losDirectores de Planeación y Jurídica,ya que son los que avalan losdocumentos

P

Seguimiento a junio de 2012:Se verifico la solicitud deasesoramiento sobre el ajuste ycreación de procedimientos,realizada por la DirecciónAdministrativa y Financieramediante Memorando No. 3-2012-12906 del 07-05/2012, a laDirección de Planeación, seencuentra en trámite lamodificación de losprocedimientos.

El hallazgo Continua abierto.

A 19/04/12

Jorge Aurelio

Tabares V. y Blanca

Isabel Rodríguez

Sáenz

14 5Subdirección de Recursos Materiales

26/08/2011

HALLAZGO 9 VIGENCIA 2009-2010. Necesidad y JustificaciónLa Contraloría de Bogotá al elaborar los estudios previos de conveniencia y oportunidad que soportan los contrtatos 22/09, 70/09, 10/10 y 63/10, no cumplió a cabalidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 pues no definió adecuadamente la necesudad a satisfacer con la contratación proyectada, pues no incluyó el análisis técnico que sustente la cantidad de ejemplares a publicar de cada publicación y de ello en gran medida el valor estimado de la contratación.

No se definió la necesidad a satisfacer en los contratos 22/09, 70/09, 10/10 y 63/10 al no incluir el análisis técnico que sustente la cantidad de ejemplares a publicar

1, Verificar por parte delSubdirector de RecursosMateriales que los estudiosprevios de conveniencia yoportunidad se establezca elanálisis técnico que justifique lasactividades a contratar. Sesugiere agregarse a la accion :de acuerdo a los procedimientosoficialmente establecidos en laContraloria para la adquisiciónde bienes y servicios.

Subdirección deRecursos Materiales Oscar SarmientoCeballos

01/01/2012

30/12/2012

Revisión del100% de losECOS radicados

Número de ECOSrevisados /Númerode ECOS recibidos

29/03/2012

Seguimiento segundo trimestre de2012: Se expidio la circular deradicado 3-2012-12498 del 3 de mayode 2012 en el cual se actualizan lasinstrucciones respecto aldiligenciamiento del formato ECO,enfatizando que se debe regir deacuerdo con lo normado en el Decreto734 de 2012, indicando lo importantede la planeación, entendida como laorganización lógica y coherente de lasmetas y los recursos para desarrollaruna actividad - Adicionalmente sesolicito a la Direción de Capacitaciónmediante memorando de Radicado 3-2012-13002 del 8-05-2012 coordinary desarrollar jornadas de capacitacióna los directivos y a un funcionario decada dependencia de la entidad, en loreferente a la elaboraciones de ECO.Adicionalmente Mediante Acta No. 01del 8 de mayo de 2012, seestablecieron compromisos con losfuncionarios de la Subdirección deRecursos Materiales entre las cualesse destaca el de revisar los ECOs,para lo cual se dejara constanciamediante la imposición del sellodispuesto para estos efectos.

P


Acción 1: Con muestra de Contratación se verificó la realización de la revisión de los ECOS, con la constancia registrada en el OCO mediante el sello de revisión de la Subdirección de Recursos Materiales para la celebración de contratos en la Contraloría de Bogotá, sin encontrarse dicho sello en los siguientes contratos:Invitación Pública 017/11, Invitación Pública 024/11, CCV 027/11, CPS 38/2011, Invitación Pública No.5/2011, CPS 037/2011, Invitación Pública 024/11, Contrato Interadministrativo 01 de 2012, Convenio de Asociación No.02 del 1-02-2012, CCV 005 de 24-02-2012, CCV 006 de 24-02-2012, CCV 007 de 07-03-2012 y CPS 009 del 28-03/2012.

Continúa abierta la acción .

Elaborar y socializar en laintranet un instructivo el que seden las directrices de loselementos mínimos que debencontener los estudios deconveniencia y oportunidad.


01/02/2012 01/06/2012

Instructivo para formularECOS

Instructivo publicado en laIntranet

29/03/2012

Seguimiento segundo trimestre de2012: Se expidió la circular deradicado 3-2012-12498 del 3 de mayode 2012 en el cual se actualizan lasinstrucciones respecto aldiligenciamiento del formato ECO, -Setramito ante la Dirección deInformática la Publicación en laIntranet, adicionalmente se socializadomediante el SIGESPRO y Outlook -Cumplida la Acción se solicita el cierredel Hallazgo

T

Acción 2 : Verificada la publicación a través de la Intranet de la Circular radicado 3-2012-12498 del 3 de mayo de 2012 en el cual se imparten directrices sobre los elementos básicos para el diligenciamiento del formato ECO, se anexa el Formato.

Por el cumplimiento de la acción se sugiere a la AGR el cierre de la acción.

Desarrollar jornadas decapacitación a los Directivos y aun funcionario de sudependencia en relación con laelaboración de los Estudcios deConveniencia y oportunidad.

Directora deCapacitación -Paola Palmarini

01/02/2012 01/06/2012

Seguimiento para la Dirección deCapacitación.

Acción 3 : Con Memorando No.60000-11424 Radicado 3-2012-12003 del 08-05-2012 la Dirección Administrativa y Financiera solicita a la Dirección de Capacitación la coordinación y desarrollo de jornadas de capacitación a los Directivos y a un funcionario de cada dependencia en lo referente a la elaboración de los Estudios de Conveniencia y oportunidad-ECO.Continúa abierta la acción.

15 5

Dirección Administrativa y FinancieraSubdirección de Recursos Materiales

26/08/2011

HALLAZGO 10 VIGENCIA 2009-2010. La Contraloría vulneró el principio de transparencia de la contratación pública, consagrado en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993 que le numeral 8 establece :" las autoridades no actuarán con desviación o abuso de poder y ejercerán sus competencias exclusivamente para los fines previstos en la ley . Igualmente, les será prohibido eludir los procedimientos de selección objetiva y los demás requisitos previstos previstos en el

Falta de planeación todavez que se solicitaron demanera separada y enfechas diferentes los dosrequirimientos.

Incluir en el procedimiento laobligación de los funcionariosque realizan requerimientos debienes y servicios de tener encuenta el principio de planeaciònde acuerdo con las necesidadesque se requieren a corto plazo ysu relación entre sí..

Directora Administrativa yFinanciera Esther Luz VargasCalderón /Subdirección deRecursos Materiales Oscar SarmientoCeballos

1/01/2012 30/03/2012

Circular Circular comunicada ypublicada en laIntranet

Seguimiento segundo trimestre de2012: Respecto a la modificación deprocedimientos se solicito a laDirección de Planeación Mediantecomunicación de Radicado No. 3-2012-12906 del 07 de mayo de 2012, deapoyo en la asesoria para el ajuste ycreación de procedimientos. Sesolicita ampliación de fecha deejecución al 31-12-2012, así comoincluir en los responsables a losDirectores de Planeación y Jurídica,ya que son los que avalan losdocumentos.

P

Seguimiento a junio de 2012: Se verifico la solicitud deasesoramiento sobre el ajuste ycreación de procedimientos,realizada por la DirecciónAdministrativa y Financieramediante Memorando No. 3-2012-12906 del 07-05/2012, a laDirección de Planeación.


A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

A






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

16 5


26/08/2011

HALLAZGO 11 VIGENCIA 2009-2010. En los contratos de prestación de Servicios 013 del 24/04/2009 y 043 del 30/09/2010, desde los estudios previos ya estaba seleccionada la contratista con nombre propio; además, el perfil y estudios requeridos se ajustó exacatamente a los estudios y experiencia de la contratista; situación que evidencia que la selección del contratista no se dio en atención a una necesidad institucional predefinida con unos parámetros y condiciones preestablecidos, ------------------------

La elección delcontratista no se dio unanecesidad institucional,sino que estabapreviamente seleccionada connombre propio y el perfily estudios requeridos.

Verificar por parte delSubdirector de RecursosMateriales que la persona acontratar bajo la modalidad decontrato de prestación deservicios profesionales tenga laidoneidad y experienciarequerida para satisfaceradecuadamente la necesidad dela Entidad. Verificación de la cual se dejará constancia en elmismo ECO mediante el sello derevisión de la Subdirección deRecursos materiales y lacertificación realizada por elSubdirector.

Subdirector deRecursos Materiales Oscar SarmientoCeballos

01/01/2012 30/12/2012

El 100% delos contratosde prestaciónde serviciosprofesionales cumplan conla idoneidaddel contartista para lasnecesidades de la Entidad

No. De contratosde prestación deservicios revisados / No.Contratos deprestación deservicios solicitados

29/03/2012

Seguimiento segundo trimestre de2012: Se expidio la circular deradicado 3-2012-12498 del 3 de mayode 2012 en el cual se actualizan lasinstrucciones respecto aldiligenciamiento del formato ECO,enfatizando que se debe regir deacuerdo con lo normado en el Decreto734 de 2012, -Se tramito ante laDirección de Informatica la Publicaciónen la Intranet, adicionalmente sesocializao mediante el SIGESPRO yOutlok - Adicionalmente Mediante ActaNo. 01 del 8 de mayo de 2012, seestablecieron compromisos con losfuncionarios de la Subdirección deRecursos Materiales en tre las cualesse destaca el de revisar los ECOs,para lo cual se dejara constanciamediante la imposición del sellodispuesto para estos efectos.

P


Acción 1: Se verificó la realización de la revisión de los ECOS, con la constancia registrada en el OCO mediante el sello de revisión de la Subdirección de Recursos Materiales para la celebración de contratos en la Contraloría de Bogotá, sin encontrarse dicho sello en los siguientes contratos:Invitación Pública 017/11, Invitación Pública 024/11, CCV 027/11, CPS 38/2011, Invitación Pública No.5/2011, CPS 037/2011, Invitación Pública 024/11, Contrato Interadministrativo 01 de 2012, Convenio de Asociación No.02 del 1-02-2012, CCV 005 de 24-02-2012, CCV 006 de 24-02-2012, CCV 007 de 07-03-2012 y CPS 009 del 28-03/2012.

A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

17 5


26/08/2011

HALLAZGO 12 VIGENCIA 2009-2010. De la modalidad de Contratación Contrato No. 112 del

18/12/2009, La Contraloría

incorporó en un solo contrato de

prestación de servicios

profesionales actividades

disímiles que no podían ser

desarrolladas por le contratista

seleccionado. Además acorde con

la cuantía del contrato y el objeto

de las actividades 3 al 7, la

modalidad de contratación para

la adquisición del software debio

ser la de selección abreviada de

conformidad con lo establecido

en el literal b) del numerla 2 del

En el contrato 112 del18/12/2009 laContraloría incorporóactividades que nopodían ser desarrolladaspor el contratista.

Verificar por parte delSubdirector de RecursosMateriales que la modalidad decontratación sea la determiandaen la ley según el objeto acontratar . Verificación de la cualse dejará constancia en elmismo ECO mediante el sello derevisión de la Subdirección deRecursos materiales y lacertificación realizada por elSubdirector.


01/01/2012

30/12/2012

El 100% delos contratosse ajusten ala modalidadde contratación según lanormatividad vigente

No. De solicitudrevisados / No. Desolicitudes radicadas

29/03/2012

Seguimiento segundo trimestre de2012: e expidio la circular de radicado3-2012-12498 del 3 de mayo de 2012en el cual se actualizan lasinstrucciones respecto aldiligenciamiento del formato ECO,enfatizando que se debe regir deacuerdo con lo normado en el Decreto734 de 2012, -Se tramito ante laDirección de Informatica la Publicaciónen la Intranet, adicionalmente sesocializao mediante el SIGESPRO yOutlok - Adicionalmente Mediante ActaNo. 01 del 8 de mayo de 2012, seestablecieron compromisos con losfuncionarios de la Subdirección deRecursos Materiales entre las cualesse destaca el de revisar los ECOs,

P

Seguimiento a junio de 2012:Con muestra de contratación s e verificó la realización de la revisión de los ECOS, con la constancia registrada en el OCO mediante el sello de revisión de la Subdirección de Recursos Materiales para la celebración de contratos en la Contraloría de Bogotá, sin encontrarse dicho sello en los siguientes contratos:Invitación Pública 017/11, Invitación Pública 024/11, CCV 027/11, CPS 38/2011, Invitación Pública No.5/2011, CPS 037/2011, Invitación Pública 024/11, Contrato Interadministrativo 01 de 2012, Convenio de Asociación No.02 del 1-02-2012, CCV 005 de 24-02-2012,

A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

18 5


26/08/2011

HALLAZGO 13 VIGENCIA 2009-2010. Razonabilidad del valor del contrato .Porcentaje del pago anticipado. Contrato No. 17 del 14/04/2009. Se giró por concepto de pago anticipado la suma de $150.000.000, correspondiente al 50% del valor del contrato, posteriormente el 13 de octubre de 2009 ( tres meses después), se giró la suma de $460.000.000, correspondiente a 2 mensualidades y el 24 de diciembre de 2009 se canceló la suma de $ 690.000.000 , para un total anticipado de $2.300.000.000, en los primeros 5 meses equivalente al 100% del valor total del contrato vulnerando de esta forma lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, el cual

Se canceló el valor totaldel contrato en cincomeses vulnerando loestablecido en elparágrafo del artículo 40de la ley 80 de 1993.

Verificar por parte delSubdirector de RecursosMateriales que la forma de pagosolicitada en el estudio deConveniencia y Oportunidad novulnere la normatividad ydirectrices sobre el pago deanticipo y pago anticipado.Verificación de la cual se dejaráconstancia en el mismo ECOmediante el sello de revisión dela Subdirección de Recursosmateriales y la certificaciónrealizada por el Subdirector.


01/01/2012

30/12/2012

El 100% delos contratoscumpla lanormatividad en la la formade pago delanticipo ypago aticipado

No. De solicitudesde contratos queimpliquen anticiposrevisados / No. Desolicitudes radicadas queincluyan el pagoanticipado

29/03/2012

Seguimiento segundo trimestre de2012: Se expidio la circular deradicado 3-2012-12498 del 3 de mayode 2012 en el cual se actualizan lasinstrucciones respecto aldiligenciamiento del formato ECO,enfatizando que se debe regir deacuerdo con lo normado en el Decreto734 de 2012, indicando lo importantede la planeación, entendida como laorganización lógica y coherente de lasmetas y los recursos para desarrollaruna actividad, -Se tramito ante laDirección de Informatica la Publicaciónen la Intranet, adicionalmente sesocializao mediante el SIGESPRO yOutlok - Adicionalmente Mediante ActaNo. 01 del 8 de mayo de 2012, seestablecieron compromisos con losfuncionarios de la Subdirección deRecursos Materiales en tre las cualesse destaca el de revisar los ECOs,para lo cual se dejara constanciamediante la imposición del sellodispuesto para estos efectos. .

P

Seguimiento a junio de 2012:Con muestra de contratación se verificó la realización de la revisión de los ECOS, con la constancia registrada en el OCO mediante el sello de revisión de la Subdirección de Recursos Materiales para la celebración de contratos en la Contraloría de Bogotá, sin encontrarse dicho sello en los siguientes contratos:Invitación Pública 017/11, Invitación Pública 024/11, CCV 027/11, CPS 38/2011, Invitación Pública No.5/2011, CPS 037/2011, Invitación Pública 024/11, Contrato Interadministrativo 01 de 2012, Convenio de Asociación No.02 del 1-02-2012, CCV 005 de 24-02-2012, CCV 006 de 24-02-2012, CCV 007 de 07-03-2012 y CPS 009 del 28-03/2012.

A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

19 5


26/08/2011

HALLAZGO 14 VIGENCIA 2009-2010. Pago total del canon del arriendo sin recibir la totalidad del inmueble. Contrato No. 17 del 14/04/2009. La Contraloría pagó completamente el arriendo de los meses de julio y agosto sin recibir la totalidad del inmueble arrendadado, es decir pagó $2.008.720.400, demás por el período del 07 de julio hasta el 25 de agosto, pues inicialmente de los 7 pisos y 2 nivels de parqueaderos solo recibio 2 pisos y los 2 niveles de parqueaderos lo que siginifica que de los 9 niveles de a razón de $ 230 millones mensuales,

Emitir circular reiterandoa los supervisores laobligación de incluir enlos informes lascircunstancias en que sedesarrolló el contrato, encumplimiento de loestablecido en laResolución 112 de2009.

Incluir en el procedimiento laobligación del interventor de quelos pagos correspondan del bieno servicio efectivamenterecibido, de acuerdo a lanaturaleza del contrato, y laforma y periodicidad delcumplimiento de las obligacionesa cargo del contratista.

Directora Administrativa yFinanciera Esther Luz vargasCalderón. Subdirector deRecursos Materiales Oscar SarmientoCeballos

1/01/2012 30/03/2012


Seguimiento segundo semestre de2012: Se expidió la Circular deradicado 3-2012-13019 del 8 de mayode 2012, en la cual se solicita que paraefectos de los pagos a generarse porconcepto de ejecucionescontractuales, estos debencorresponder al bien o servicioefectivamente recibido, de acuerdo ala naturaleza del contrato, y la forma yperiodicidad del cumplimiento de lasobligaciones a cargo del contratista -Socializada a través del correoelectrónico, del SIGESPRO y en laIntranet. - Por haber cumplido con laacción se solicita el cierre del hallazgo.Primer Trimestre de 2012: No se hadado la actualización del proceso porcambio de administración deDirectores y Subdirectores

T

Seguimiento a junio de 2012: Se verifico la solicitud deasesoramiento sobre el ajuste ycreación de procedimientos,realizada por la DirecciónAdministrativa y Financieramediante Memorando No. 3-2012-12906 del 07-05/2012, a laDirección de Planeación.


A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

20 5Dirección Administrativa y Financiera

26/08/2011

HALLAZGO 15 VIGENCIA 2009-2010. Determinación mensual de arrendamiento De acuerdo con la evidencias documentales analizadas por la Auditoría Genera lde la Rep{ublica realcionadas con las ofertas realizadas por la firma Implementar y por la Fundación propietaria del inmueble, para el arriendo del "Edifico Amalfi" se concluye que la Contraloría de Bogotá no realizó el análisis de la relación costo-beneficio necesario para definir la opción más favorable, en cumplimiento de los principios de la función administrativa. -------------------------------------------------

Falta de analisis por partedel ordenador del gastorespecto a las ofertaspresentadas.

Verificar, por parte delSubdirector de RecursosMateriales, que el estudio deconveniencia y oportunidad paraque los contratos dearrendamiento esten soportadoen lo establecido en lanormtividad vigente. Verificaciónde la cual se dejará constanciaen el mismo ECO mediante elsello de revisión de laSubdirección de Recursosmateriales y la certificaciónrealizada por el Subdirector.


1/01/2012 30/12/2012

El 100% de los contraos

de arrendamient

o esten soportado en

las exigencias

legales

No. De Contratos de arrendamiento revisados / No. de

arrendamiento celebrados

29/03/2012

Seguimiento segundo trimestre de2012: Se expidio la circular deradicado 3-2012-12498 del 3 de mayode 2012 en el cual se actualizan lasinstrucciones respecto aldiligenciamiento del formato ECO,enfatizando que se debe regir deacuerdo con lo normado en el Decreto734 de 2012, indicando lo importantede la planeación, entendida como laorganización lógica y coherente de lasmetas y los recursos para desarrollaruna actividad, -Se tramito ante laDirección de Informatica la Publicaciónen la Intranet, adicionalmente sesocializao mediante el SIGESPRO yOutlok - Adicionalmente Mediante ActaNo. 01 del 8 de mayo de 2012, seestablecieron compromisos con losfuncionarios de la Subdirección deRecursos Materiales en tre las cualesse destaca el de revisar los ECOs,para lo cual se dejara constanciamediante la imposición del sellodispuesto para estos efectos.

P


A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.






ESTADO (T,P,SI)


(A,C)


AUDITORACCIONES



NºORIGEN

(1,2,3,4,5,6,7,8)



ANEXO 1





(dd/mm/aa)

METASCUANTIFICABL

ESCAUSA O CAUSAS


(dd/mm/aa)

21 5


26/08/2011

HALLAZGO 16 VIGENCIA 2009-2010. Razonabilidad del valor del contrato . Contrato 112 del 18/12/20009. La Contraloría no analizó en forma independiente el costo de la prestación del servicio de realtoría y el costo del software, es decir que los estudios previos no cumplieron con lo establecido en el numerla 4 del artículo 3 del decreto 2474 de 2008 donde se establece como uno de los requisitos mínimos lo sigiuiente: "El análisi que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posiblescostos asociados al mismo"

Los estudios previos nocumplieron con loestablecido en el numeral 4 del Decreto 2474 de2008

Verificar por parte delSubdirector de RecursosMateriales que los estudiosprevios de conveniencia yoportunidad se establezca elanálisis técnico que justifique loscostos del contrato y el alcancedel mismo. Verificación de lacual se dejará constancia en elmismo ECO mediante el sello derevisión de la Subdirección deRecursos materiales y lacertificación realizada por elSubdirector.

Subdirección deRecursos Materiales OscarSarmiento Ceballos

01/01/2012

30/12/2012

Revisión del100% de losECOS radicados


29/03/2012

Seguimiento segundo trimestre de2012: Se expidio la circular deradicado 3-2012-12498 del 3 de mayode 2012 en el cual se actualizan lasinstrucciones respecto aldiligenciamiento del formato ECO,enfatizando que se debe regir deacuerdo con lo normado en el Decreto734 de 2012, indicando lo importantede la planeación, entendida como laorganización lógica y coherente de lasmetas y los recursos para desarrollaruna actividad, -Se tramito ante laDirección de Informatica la Publicaciónen la Intranet, adicionalmente sesocializao mediante el SIGESPRO yOutlok - Adicionalmente Mediante ActaNo. 01 del 8 de mayo de 2012, seestablecieron compromisos con losfuncionarios de la Subdirección deRecursos Materiales en tre las cualesse destaca el de revisar los ECOs,para lo cual se dejara constanciamediante la imposición del sellodispuesto para estos efectos.Primer Trimestre 2012 : Verificar porparte del Subdirector de Recursos

P


Continúa abierto el hallazgo

A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.

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26/08/2011

HALLAZGO 17 VIGENCIA 2009-2010. Convenio de Cooperación No. 120 de 2009. En los estudios previos no se evidenció que la Contraloría hubiese hecho un estudio técnico y económico de mercado, ni un análisis que sportara el valor estimado del contrato indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de larespectiva contratación, así como su monto y costos asociados al mismo, tal como establece el numeral 4 del artículo 3 del decreto 2474 de 2008, de tal forma que se evidenciara frente a los precios de mercado que dicha contratación fuera la más favorable para la entidad.

No se comprobó que laContraloría hubiesehecho un estudiotécnico y económicode mercado, ni unanálisis que soportarael valor estimado delcontrato, así como eolmonto y los costosasociados al mismo.

Verificar por parte delSubdirector de RecursosMateriales que los estudiosprevios de conveniencia yoportunidad contengan elanálisis que permita establecerel costo aproximado del contratoa celebrar (verificación preciosdel mercado, mínimo dosprecotizaciones). Verificación de la cual se dejará constancia enel mismo ECO mediante el sellode revisión de la Subdirecciónde Recursos materiales y lacertificación realizada por elSubdirector.


01/01/2012

30/12/2012

Revisión del100% de losECOS radicados verificando mínimo dosprecotizaciones


29/03/2012

Seguimiento segundo trimestre de2012: Se expidio la circular deradicado 3-2012-12498 del 3 de mayode 2012 en el cual se actualizan lasinstrucciones respecto aldiligenciamiento del formato ECO,enfatizando que se debe regir deacuerdo con lo normado en el Decreto734 de 2012, indicando lo importantede la planeación, entendida como laorganización lógica y coherente de lasmetas y los recursos para desarrollaruna actividad, -Se tramito ante laDirección de Informatica la Publicaciónen la Intranet, adicionalmente sesocializao mediante el SIGESPRO yOutlok - Adicionalmente Mediante ActaNo. 01 del 8 de mayo de 2012, seestablecieron compromisos con losfuncionarios de la Subdirección deRecursos Materiales en tre las cualesse destaca el de revisar los ECOs,para lo cual se dejara constanciamediante la imposición del sellodispuesto para estos efectos.Primer Trimestre 2012: Verificar porparte del Subdirector de RecursosMateriales que estuvieraadecuadamente el análisis técnico el

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Seguimiento a junio de 2012:Se verificó la realización de la revisión de los ECOS, con la constancia registrada en el OCO mediante el sello de revisión de la Subdirección de Recursos Materiales para la celebración de contratos en la Contraloría de Bogotá, sin encontrarse dicho sello en los siguientes contratos:Invitación Pública 017/11, Invitación Pública 024/11, CCV 027/11, CPS 38/2011, Invitación Pública No.5/2011, CPS 037/2011, Invitación Pública 024/11, Contrato Interadministrativo 01 de 2012, Convenio de Asociación No.02 del 1-02-2012, CCV 005 de 24-02-2012, CCV 006 de 24-02-2012, CCV 007 de 07-03-2012 y CPS 009 del 28-03/2012.

Continúa abierto el hallazgo

A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.


26/08/2011

HALLAZGO 18 VIGENCIA 2009-2010. Cumplimiento del objeto contractual Analizada la ejecución presupuestal de los contratos 05 de 2009 y 050 de 2010, se observó que no existen las evidencias documentales de la realización de las actividades de "edición, corrección de estilo y/o revisión gramatical", al respecto la contraloría informó que la solicitud de corrección de estilo o revisión gramatical de los distintos documentos se realizó vía correo electrónico y que puebra de su apoyo son los créditos al contratista en la caratulas de las revistas

No existen evidenciasdocumentales de larealización de lasactividades de edición,corrección y y revisióngramatical en loscontratos 05 de 2009 y050 de 2010

Incluir dentro de las obligacionesdel supervisor o interventor en elprocedimiento respectivo, eldeber de documentar todas ycada una de las actividadesdesarrolladas por el contratista,para lo cual deberá aportarcopia de cada una de lasactuaciones desarrolladas por elcontratista o soporte de losmismos

Directora Administrativa yFinanciera EstherLuz VargasCalderón. Subdirector deRecursos Materiales OscarSarmiento Ceballos

1/01/2012 30/03/2012


Seguimiento segundo semestre de2012: Respecto a la modificación deprocedimientos se solicito a laDirección de Planeación Mediantecomunicación de Radicado No. 3-2012-12906 del 07 de mayo de 2012, deapoyo en la asesoria para el ajuste ycreación de procedimientos. Sesolicita ampliación de fecha deejecución al 31-12-2012, así comoincluir en los responsables a losDirectores de Planeación y Jurídica,ya que son los que avalan losdocumentos Primer Trimestre 2012: Se emitió la Circularcon Radicado No.3-2012-08316 de 14-03-2012, para los servidores públicosque ejercen funciones de supervisióny/o interventoria de los contratoscelebrados por la contraloria.. No se

P

Seguimiento a junio de 2012: Se verifico la solicitud de asesoramiento sobre el ajuste y creación de procedimientos, realizada por la Dirección Administrativa y Financiera mediante Memorando No. 3-2012-12906 del 07-05/2012, a la Dirección de Planeación. Los procedimientos del proceso de Recursos Físicos y Financieros no han sido actualizados desde el año 2009.


A 26/06/12

Blanca Isabel


Yazmín Ávila P.


26/08/2011

HALLAZGO 19 VIGENCIA 2009-2010. Utilidad y uso del bien o servicio En el caso del contrato 22 de 2009, cuyo objeto fue el diseño, diagramación, impresión de 120 ejemplares en dos ediciiones de la revista especializada en economía y finanzas "Economía Capital", posteriormente denominada "Bogotá Económica", cada una de de 600 ejemplares, se evidenció que en la entrega de la segunda edición hay soportes de distribución de 433 ejemplares, según lo informado y soportado oficialmente por la Contraloría, es decir que la diferencia de 167 ejemplares, equivalentes a $3.107.592, no tienen soporte de distribución, ni se evidenció que reposen en

Falta de control por partedel interventor enrelacion con los bienesrecibidos y sudestinación final, deacuerdo con lasnecesiades que generanel contrato

Establecer en el procedimientoel deber del interventor osupervisor del contrato de dejarconstancia de la destinaciónfinal de la totalidad de los bienesrecibidos como consecuenciade la ejecución del contrato.

Directora Administrativa yFinanciera EstherLuz VargasCalderón. Subdirector deRecursos Materiales OscarSarmiento Ceballos

1/01/2012 30/03/2012


Seguimiento segundo semestre de2012: Respecto a la modificación deprocedimientos se solicito a laDirección de Planeación Mediantecomunicación de Radicado No. 3-2012-12906 del 07 de mayo de 2012, deapoyo en la asesoria para el ajuste ycreación de procedimientos. Sesolicita ampliación de fecha deejecución al 31-12-2012, asi comoincluir en los responsables a losDirectores de Planeación y Jurídica,ya que son los que avalan losdocumentos; efectuado elcumplimiento del indicador con lapublicacion de la circular en la intranet,sugerimos el cierre del hallazgo.Primer Trimestre: Se emitio laCircular con Radicado No.3-2012-08316 de 14-03-2012, para losservidores públicos que ejercenfunciones de supervisión y/o

T

Verificar que el estudio deconveniencia y oportunidadcontenga la especificación delnúmero de elementosrequeridos y la justificación ydestino de las cantidadessolicitadas, indicando lametodología empleada para ladeterminación del mismo.Verificación de la cual se dejaráconstancia en el mismo ECOmediante el sello de revisión dela Subdirección de Recursosmateriales y la certificaciónrealizada por el Subdirector.


1/01/2012 30/03/2012

El 100% delos Estudiosde Conveniencia y oportunidadcontengan elanálisis técnico de lascantidades solicitadas yla metodologia utilizada

No. ECOSrevisados / No.ECOS radicados

Seguimiento segundo trimestre de2012: Se expidio la circular deradicado 3-2012-12498 del 3 de mayode 2012 en el cual se actualizan lasinstrucciones respecto aldiligenciamiento del formato ECO,enfatizando que se debe regir deacuerdo con lo normado en el Decreto734 de 2012, indicando lo importantede la planeación, entendida como laorganización lógica y coherente de lasmetas y los recursos para desarrollaruna actividad, -Se tramito ante laDirección de Informatica la Publicaciónen la Intranet, adicionalmente sesocializao mediante el SIGESPRO yOutlok - Adicionalmente Mediante ActaNo. 01 del 8 de mayo de 2012, seestablecieron compromisos con losfuncionarios de la Subdirección deRecursos Materiales en tre las cualesse destaca el de revisar los ECOs,para lo cual se dejara constancia

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Seguimiento a junio de 2012:Acción 1: Se verifico la solicitud de asesoramiento sobre el ajuste y creación de procedimientos, realizada por la Dirección Administrativa y Financiera mediante Memorando No. 3-2012-12906 del 07-05/2012, a la Dirección de Planeación. Los procedimientos del proceso de Recursos Físicos y Financieros no han sido actualizados desde el año 2009.

Acción 2: Se verificó la realización de la revisión de los ECOS, con la constancia registrada en el OCO mediante el sello de revisión de la Subdirección de Recursos Materiales para la celebración de contratos en la Contraloría de Bogotá, sin encontrarse dicho sello en los siguientes contratos:Invitación Pública 017/11, Invitación Pública 024/11, CCV 027/11, CPS 38/2011, Invitación Pública No.5/2011, CPS 037/2011, Invitación Pública 024/11, Contrato Interadministrativo 01 de 2012, Convenio de Asociación No.02 del 1-02-2012, CCV 005 de 24-02-2012, CCV 006 de 24-02-2012, CCV 007 de 07-03-2012 y CPS 009 del 28-03/2012.

Acción 3: Se verifico la solicitud de

A 26/06/12

Orlando Angel y María

Yazmín Ávila

Pacheco

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plan de mejoramiento consolidado junio de 2012 · informe final de supervisión 12/02/2012...

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