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IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DECONTROL INTERNO - COSO:

Sistema Nacional de Evaluación, Acreditacióny Certificación de la Calidad Educativa

(SINEACE)

LIMA - PERÚ

201 Ç

PLAN DE TRABAJO PARA LA

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N EACEIrnhln.

/ ‘. efl6fli PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLINTERNO - COSO¡ flflro’.

Fecha de Aprobación: Pendiente PágInas; 2 de 41 Versión: 1.0

CONTENIDO

Página

¡ Presentación 3

II. Sistema de Control Interno 4

III. Objetivo General 5

IV. Objetivos Específicos 6

V. Alcance 6

VI. Conformación de los Equipos de Trabajo del SCI 7

VII. Funciones y Responsabilidades del Equipo de Trabajo del SCI 8

VIII Cronograma de la Ejecución de Actividades para la 11Implementacián del SCI a nivel de Componentes, Factores deControl, Unidades Orgánicas y Procesos.

IX Cronograma grafico para la implementación de las 41recomendaciones del diagnóstico.

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—CJMACb¡ PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLV “Ç\ tic#sa INTERNO - COSO

Fecha de Aprobación: Pendiente Pñglnas: 3 de 41 Versión: 1.0

PLAN DE TRABAJO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DEL SISTEMA NACIONAL DE EVALUACIÓN, ACRÉDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN

DE LA CALIDÁD EDUCATIVA (SINEACE)

PRESENTACIÓN

El control interno tiene como fin prevenir y verificar la correcta y eficiente gestión delos recursos, bienes y operaciones de la Entidad y del Estado, reflejada en eldesarrollo probo de las actividades de los funcionarios públicos hacia elcumplimiento de las metas institucionales.

El control interno no constituye un hecho o circunstancia aislada o esporádica, sinouna serie de acciones coherentes y coordinadas que están relacionadas con losprocesos y actividades de la entidad. Estas acciones se dan continuamente entodas sus operaciones y son inherentes a la manera en la que la Alta Dirección y laSecretaría Técnica administran la organización.

Mediante la Ley N° 28716 de Control Interno de las Entidades del Estado y lanormativa de la Contraloria General de la República se establece que lasdisposiciones contenidas en la Ley son de cumplimiento obligatorio por todas lasentidades sujetas al Sistema Nacional de Control, entre las que se encuentran elSistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de ¡a CalidadEducativa; correspondiendo su aplicación a las dependencias y personal de laadministración institucional, así como al órgano de control institucional de cadainstitución, silo hubiere.

Mediante Resolución de Contraloria N° 320-2006-CG, la Contraloria General de laRepública aprobó las Normas de Control Interno, elaboradas en armonfa con losconceptos y enfoques modernos esbozados por las principales organizadonesmundiales especializadas sobre la materia. Asimismo, mediante Resolución deContraloria N° 458-2008-CG, dicha Entidad aprobó la “Guía para laImplementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado”, comodocumento orientador para la gestión pública y el control gubernamental.

Asimismo, mediante la Ley N° 29622, se modifica la Ley Orgánica del SistemaNacional de Control y de la Contraloria General de la República, ampliando lasfacultades de la Contraloría en el proceso para sancionar en materia deresponsabilidad administrativa y funcional.

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PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLINTERNO - COSO

Fecha de Aprobación: Pendiente PágInas: 4 de 41 Versión: 1.0

SISTEMA NACIONAL DE EVALUACIÓN, ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓNDE LA CALIDAD EDUCATIVA

Se ha considerado necesario promover e impulsar el establecimiento, diseño yorganización de un adecuado sistema y estructura de control interno, el mismo queno sólo constituye una obligación legal de conformidad con las normas del SistemaNacional de Control y la Contraloría General de la República, sino esencialmentenecesario, complementaria y prioritario para la buena marcha de sus propósitosmisionales y operativos, siendo ello concordante con fo reconocido por la doctrina yexperiencia plasmadas en el informe COSO, que define al Control Intemo como elproceso integral y continuo efectuado por la dirección, gerencia y personal de laentidad para proporcionar la seguridad razonable respecto al logro de los objetivos.

El SINEACE ha suscrito el Acta de Compromiso para la lmplementación del ControlInterno y ha conformado el Comité del Sistema de Control Interno del ConsejoSuperior del SINEACE, mediante Resolución de Presidencia del Consejo SuperiorN° 084-2013-COSUSINEACE/P de fecha 19 de Agosto de 2013, Asimismo hadesarrollado el Diagnóstico del Sistema de Control Interno en el marco las Normasde Control Interno y la Guía de Implementación del Sistema de Control Internoaprobada por la Contraloria General de la República mediante Resolución deContraloria General [‘1° 320-2006-CG y N° 458-2008-CG.

El referido Diagnóstico del Sistema de Control Interno, fue elaborado por nuestrafirma TORALVA & ASOCIADOS Auditores Consultores Sociedad Civil deconformidad con el Contrato N° 012-2014-SINEACE de fecha 27 de Octubre de2014 y ha emitido un informe que deriva en la implementación de recomendacionesorientadas a lograr una estructura viable del Sistema de Control interno de laEntidad cuyo Plan de Implementación se plantea en el presente informe.

It- SISTEMA DE CONTROL INTERNO ISCO

El Sistema de Control Interno del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación yCerilficadón de la Calidad Educativa (SINEACE) es el conjunto de acciones,actividades, políticas, normas, planes y procedimientos, incluyendo el entorno yactitudes que desarrollan la Alta Dirección y el personal institucional, diseñado yorganizado para ofrecer seguridad sobre el logro de los objetivos institucionales;así como prevenir, administrar y monitorear los riesgos que los afecten.

Su organización, está basada en las recomendaciones de la Guía deImplementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado, y sefundamenta en una estructura basada en cinco (05) componentes funcionales:

i<SNEACE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLfr ‘t\ rs’’ct’t INTERNO - COSO

Fecha de Aprobación: Pendiente Páginas: 5 de 41 Versión: LO

2.1 Ambiente de Control: Conformado por el entorno que esfimula y motiva lastareas de las personas con respecto al control de sus actividades y elcumplimiento de los objetivos institucionales.

2.2 Evaluación de Riesgos: Implica la identificación, análisis y manejo de losriesgos que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno.

2.3 Actividades de Control: Están relacionadas con las acciones que realizan ladirección, gerencia y personal de la empresa para cumplir con las funciones yresponsabilidades asignadas. Implica la forma correcta de hacer las cosas, enarmonía con las políticas, procedimientos y evaluación de su cumplimiento.

2.4 Información y Comunicación; Conformados por los mecanismos empleadospara registrar, procesar e informar sobre las actividades y operacionesempresariales.

2.5 Monitoreo y/o Seguimiento: Proceso que evalúa las acciones y calidad delcontrol interno en el tiempo, permitiendo al sistema reaccionar en formá

dinámica para adoptar las medidas de cambio o corrección cuando lascircunstancias lo requieran.

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FUEWTt Modtlo COSO (Cont of Sponsaing Ovgani afoa orlreadvway Conislui)

III. OBJETIVO GENERAL

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IJACIOIi

[‘E RiESGOS

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El Plan de Trabajo para la Implementación del Sistema de Control Interno (SCI) enel Sistema Nadonal de Evaluación, Acreditación y Certificación de la CalidadEducativa (SINEACE) aprobado por la Alta Dirección, tiene como objetivo principaldefinir el curso de las acciones a seguir para lograr la implementadón del Sistemade Control Interno (SCI) a nivel de subsistemas, componentes y a nivel de normas

1. Establecer procedimientos orientados a implementar adecuadamente elSistema de Control Interno (SCI) en el SINEACE, asegurando el compromisode la Alta Dirección y el Comité de Control Interno.

2. Implantación del Sistema de Control Interno (SCI) del SINEACE; enprocesos, actividades, recursos, operaciones y actividades institucionales.

los

3. Evaluar los avances logrados y las limitaciones encontradas en el proceso deImplementación del Sistema de Control Interno (SCI) del SINEACE como partede la autoevaluadón mencionada.

V.- ALCANCE

La implementación del Sistema de Control Interno (SCl) tiene como alcance lasDependencias del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación dela Calidad Educativa (SINEACE).

FUENTE: Consulta amigable - MEE

Durante el transcurso de la consultoría se visitaron fas sedes administrativas yoperativas, las mismas que se encuentran ubicadas en:

J SINEACE, sito en la calle Manuel Miaus NC 235 Urb. San Antonio. Miraflores,

IV.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Pliego 117: 5Leia Naccr;u deLVJJaC ci, A—d lac ci

de a Ca dad ídJcaL:a.

unidad Ejecutora oILn

& Eva’uacci.Avtd’tacoi Y ji Ca-dad de -a [dacace, Sj’c.CifcaCc’id :u Cadad [dactíva.

Lima.V Direcciones de Acreditación y Certificación de Educación Básica y Técnico

Productiva, y de Institutos y Escuelas de Educación Superior no Universitaria,sito en la calle Tudela y Valera N° 215, Miraflores, Lima.

V Direcciones de Acreditación y Certificación de Educación SuperiorUniversitaria, sito en calle Juan Polar N°221, Magdalena.

6

VI.- CONFORMACION DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO DE IMPLEMENTACIONDEL SCI

La conformación del Grupo Directivo, Grupo Operativo y Grupo Evaluador será dela siguiente manera:

Grupo Directivo

• Secretaría Técnica, Presidente del Comité de Control interno.

e Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto. Secretario del Comité de

Control interno.

• Jefe de la Oficina de Administración. Miembro del Comité de Control

interno.

Grupo Operativo

• Jefe de la Unidad de Contabilidad.

• Jefe de la Unidad de Logística.

• Jefe de la Unidad de Recursos Humanos.

• Jefe de la Unidad de Tesoreria.

• Jefe de la Unidad de Informática.

Jefe de la Unidad de Presupuesto.

• Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica.

• Coordinación de Moniloreo

• Dirección de Evaluación y

Dirección de Evaluación y





a-SIN EACE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL. INTERNO - COSO

Fecha de Aprobación: Pendiente Páginas: ido 41 VersIón: 1.0

Acreditación de

Certificación de

Acreditación de

Certificación de

Acreditación de

Certificación de

EBTP.

ESTP.

lEES.

lEES.

ESU.

ESU.

Gruyo Evaluador

SIN EACE

‘SNEACE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLINTERNO - COSO

Fecha da Aprobación: Pendiente Póginas: a de 41 Versión: 1.0

VII.- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO DE TRABAJO DEIMPLEMENTACION DEL CONTROL INTERNO

7.1 Funciones del Grupo Directivo

Son funciones y responsabilidades del Grupo Directivo lo siguiente:

• Monitorear el proceso de sensibilización y capacitación del personal de laentidad sobre control interno.

• Participar en la elaboración y aprobación el Diagnostico del Sistema deControl Interno (SCI) de la entidad.

• Proponer la estimación de los recursos necesarios para la implementación delcuadro de necesidades propuesto en el Diagnóstico del SCI de la entidad.

e Comunicar a todo el personal de la importancia de contar con un Sistema deControl Interno eficiente.

• Informar al Consejo Directivo la sobre los avances realizados en materia deimplementación del control interno.

• Coordinar con todas las áreas de la entidad aspectos pertinentes a laimplementación del control interno.

• Desarrollar formatos estandarizados que servirán de guía para cada una delas áreas de la entidad.

7.2 Funciones y Responsabilidades del Presidente del Grupo Directivo

Son funciones y responsabilidades del Presidente del Grupo Directivo:

• Representar al Grupo Directivo.

• Convocar las sesiones.

Emitir los documentos acordados en las sesiones hacia las dependenciascorrespondientes.

Realizar las coordinaciones necesarias para el avance de los fines delComité.

Informar periódicamente al Consejo Directivo el avance del encargo realizadoDirectivo.

j<SIN EACE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLV INTERNO — COSO


7.3 Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Grupo Directivo.

Son funciones y responsabilidades de los miembros del Grupo Directivo:

• Asistir a las reuniones convocadas por el Presidente del Grupo Directivo.

• Emitir su voto en la toma de acuerdos que realice el Grupo Directivo.

• Firmar las actas y demás documentos que les competen.

• Realizar los encargos acordados en las sesiones del Grupo Directivo conoportunidad.

• Otras que determine el Grupo Directivo.

7.4 Funciones del Grupo Operativo

Son funciones y responsabilidades del Grupo Operativo:

• Cumplir diligentemente con las solicitudes realizadas por el Grupo Directivo.

• Participar emitiendo opiniones sobre temas relativos a sus dependencias paraagilizar el proceso de implementación del Sistema de Control Interno de laentidad.

¿

o Convocar a todos los trabajadores de su dependencia para que participen delproceso de diagnóstico e implementación del Sistema de Control Interno.

• Difundir y Sensibilizar sobre la aplicación del Sistema de Control Interno.

7.5 Funciones del Grupo Evaluador

Son funciones y responsabilidades del Grupo Evaluador:

• Es responsable de la evaluación independiente y objetiva del establecimiento,mantenimiento y mejoramiento del sistema de control interno.

7.6 Sesiones del Grupo Directivo

De las sesiones del Comité Interno son ordinarias y extraordinarias, siendo decarácter reservado.

1 1

Reuniones y Quórum:

• Las sesiones se realizarán siempre que asistan los miembros.

• Se deberá realizar por lo menos una (1) sesión mensual.

• Cada sesión deberá contar con el Acta respectiva, la cual deberá serelaborada por el Presidente del Grupo Directivo.

• La agenda de la próxima reunión será definida en la sesión anterior.

e Los temas controversiales en su aplicación se someterán a votación, para ellose deberá contar con todos los miembros, el Presidente del Grupo Directivodará el voto dirimente en caso de empate entre los miembros del GrupoDirectivo.

Seguimiento:

• El seguimiento de los acuerdos se realizará en las sesiones que realiza elGrupo Directivo, para ello cada miembro se encargará de informar sobre untema de su responsabilidad.

• El seguimiento a los encargos realzados a las Unidades Orgánicasrealizarán Los miembros del Grupo Operativo, los que informaránresponsable que corresponda del Grupo Directivo.

Sesiones Ordinarias:

• Se realiza una (01) reunión mensual en el día y lugar establecido en laconvocatoria.

e Las sesiones se iniciarán a la hora establecida, otorgándose un tiempo detolerancia de 15 minutos, transcurrido el cual se procederá al inicio de lasesión de no haber quórum se suspenderá.

• El quórum para iniciar las sesiones, estará constituido par la mitad más unodel número legal de miembros del Grupo Directivo.

Sesiones Extraordinarias:

-SNEA(E PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLV’Stci’ INTERNO - COSO

Fecha de Aprobación: Pendiente Páginas: 10 de 41 Versión: 1.0

loal

e Se realizará a solicitud de la mayor(a de los miembros del Grupo Directivo opor convocatoria del Presidente, no pudiéndose evaluar otros asuntos que nosean los del motiva de la convocatoria, a excepción de aquellos de sumaggncia presentados po el presidente al inicio de la sesión.

N

-ISNEACE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL« INTERNO - COSO: ‘.t1€frfla

Fecha de Aprobación: Pendiente PagInas: 11 de 41 VersIón: 1.0

Las sesiones ordinarias y extraordinarias se desarrollarán con el siguienteorden:

a) Lectura de Acta de la sesión anteriorb) Despacho;c) Informes;d) Pedidos;e) Agendas yfl Acuerdos.

Leída el acta de la sesión anterior; el Presidente la someterá para su aprobaciónpor el Grupo Directivo. Si no hubiese observaciones al acta se dará por aprobada.Si hubiese observaciones estas serán consignadas al linal del acta y luego seprocederá a la firma por parte de todos los miembros del Grupo Directivo.

Las sesiones se celebrarán previa convocatoria, firmada por su presidente, queserá cursada al menos con 48 horas de antelación. Junto a ¡a convocatoria seacompañará la orden del día correspondiente, y aquellos documentos que estenprevistos a estudiar durante el desarrollo de la reunión.

Si algún miembro del Grupo Directivo desea incluir un tema en el orden del día locomunicará con antelación suficiente al presidente.

El Presidente redactará un acta de la reunión donde consten los temas tratados,lugar y fecha de celebración, duración de la misma, propuesta y deliberacionesasí como los acuerdos adoptados. Los acuerdos se adoptarán por consenso omayoría absoluta y en caso de empate decidirá el voto de calidad del presidente.Para su validez, se requerirá la participación como mínimo de la mitad de loscomponentes.

VIII.- CRONOC-RAMA DE LA EJECUCION DE ACTIVIDADES PARAIMPLEMENTACIÓN DEL SCl A NIVEL DE COMPONENTES, FACTORES DECONTROL, UNIDADES ORGANICAS Y PROCESOS

Sobre la base del resultado del diagnóstico realizado, se adjunte un cronograma dela ejecución de actividades para la implementación del Sistema de Control Internoen la Entidad:

Dicho cronograma ha sido elaborado considerando los siguientes aspectos:

• PRIORIDAD: Nivel de relevancia de la recomendación 1 aspecto aimplementar, o cuán significativo es el efecto de su implementación para laorganización. (1 = Alto, 2 = Moderado, 3 = Bajo).

• RESPONSABILIDAD.• FFCHA TENTATIVA DE EJECUCIÓN. (En Trimestres)

-1-ni—. -- ‘r • -•

—-cnirArr, Jll16fl6 PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLV’ INTERNO-COSO

Fecha de Aprobación: Pendiente Pñglnas: 12 de 41 VersIón: 1.0

Esta matriz deberá ser incorporada como una herramienta adicional de análisispara el Comité del Sistema de Control Interno y la Jefatura Institucional, para laselección de las recomendaciones a ser consideradas en el Plan de Trabaio parala implementación del Sistema de Control Interno del SINEACE.

:* 7.ASPECTOS.AiMpLEMENTAR:.:

COMPONENTES PRIORIDAD RESPONSABIliDAD TENTATIVA. • ;• - . •

Nijjña1;1:.FILOSÓFINDtLADIRECCION

Norma 1.2: INTEGRIDAD Y VALORÉ ETICOS

1. Elaborar y aprobar un código de Ética del SistemaNacional de Evaluación, Acreditación y Certificaciónde la calidad Educativa (SINEACE) adecuado a lanaturaleza de sus funciones, debidamente aprobadopor la Presidenta del Consejo Superior del SINEACE.

2. Estructurar y poner en práctica un plan de difusiónsemestral del Código de tica del Sistema Nacionalde Evaluación, Auedilación y certificación de laCalidad Educativa (SINEACE); el cual podría incluir,entre otros, lo siguiente:

1 comité de control 1 TrimestreInterno periodo 2015

.‘ Presidencia1 Trimestre1 comité de Control

periodo 2015Interno

1 Comité de controlInterno

1 Oficina de 1 TrimestreAdministración periodo 2015

1 Unidad de RecursosHumanos

sL-°

1. El comité de Control Interno debe diseñar un Plan deTrabajo Anual, a fin de evaluar la efedMdad yoperalMdad de los controles de los procesos delSINEACE, y cerrar ¡as brechas de deficiencias decontrol de cada uno de los componentes det Sistemade Control Interno. Programar reuniones periódicaspara el seguimiento a dichD plan.

2. Definir y documentar polilicas y procedimienlosrelacionados con la función de control interno, asícomo las funciones y responsabilidades de losintegrantes del Comité de control liMemo. Ello implicacambiar el enroque de gestión actual, balo el enfoquede procesos, riesgos y controles.

. Programar charlas de sensibilización al personal de laEntidad de manera semestral, en las cuales seexplique los Objetivos del Sistema de Control Interno,las avances en la implementación del mismo; y sebusque que todos los trabajadores entiendan einterioricen la importancia de mejorar y fortalecer lacultura del SINEACE.

3

)/ Presidencia

1 Secretaria Técnica1 Oficina de

Administración1 Unidad de Recursos

Humanos

1 Trimestreperiodo 201 5

c2o1c

1 Presidencia1 Secretaria Técnica

1 Oficina de 1 TrimestreAdministración periodo 2015


/ Comuncadones periódicas a través del correoelectrónico mediante las cuales, de maneradidáctica, se haga de conocimiento y se expliquelos temas incluidos en el Código de Ctica.

1 Charlas periódicas al personal./ Afiches en lugares de alto tránsito en donde se

refuercen tos vatores y piincipales normas éticas

_dei

TOREVA & ASOCIADOSAúBltores - Consu1to

uL

1 N EACE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL(/% INTERNO - COSO

Fecha de Aprobación: Pendiente PágInas: 13 de 41 VersIón: 1.0

3. Designar a un responsable encarpado de la revisión yactualización del Código de Ética Institucional, asicomo del control de las versiones del mismo.

1 Presidencia1 Sea-etarfa Técnica

/ Oficina de 1 TrimestreAdministración periodo 2015


4. Elaborar y aprobar un procedimiento interno queregule la entrega de información y publIcación 1 Presidenciaoportuna de documentas de gestión en el Portal de 1 Secretaria TécnicaTransparencia Estándar en la Web 1 Responsable de la periodo 2015http:Iiwww.sineace.qobpe. en el marca de la Ley de entrega de información yTransparencia y Acceso a la Información Pública - portal de transparenciaLey N 27806.

5. Implementar un buzón de sugerencias y/o denuncias 1 Presidencia 1 Trimestreen la Página Web Institucional; asimismo designar un 1 secretaria Técnica periodo 2015responsable para la atención de los mismos.

& Elaborar y aprobar un Reglamento Intemo de Trabajo(RIT) o Lineamientos Generales en las que se definanla relación de la Entidad con sus trabajadores, asicomo tos derechos y obligaciones de éstos últimos,este documento deberá estar alineado a la actualestructura orgánica del SINEACE.

1 PresidenciaUna vez elaborado el Regtarnento Interno de Trabaja Técnica 1 Trimestre(RIT) o Lineamientos Generales que establezcan los

1 ‘ de periodo 2015derechos y obligaciones de las trabajadores, se Administracióndeberá diseñar e implementar un plan para su ‘Unidad de Recursosdifusión el cual podria incluir, entre otros, lo siguiente: Humanos

1 Comunicaciones periódicas a través del correoelectrónico mediante las cuales, de maneradidáctica, se haga de conocimiento y se expliquelos temas incluidos en dicho documento.

1 Chañas periódicas al personal.

7. Canlonnar un Comité Especial Disciplinario, cuyos‘ Presidencia

integrantes reúnan las competencias necesarias para Técnicabrindar apoyo al responsable de la evaluación ‘ 1 Oficina de 1 Trimestreaplicación de las sanciones, y que a su vez se 1 Administración periodo 2015encarguen de comunicar dentro de la entidad las 1 Unidad de Recursosacciones disciplinarias que se toman sobre Humanosviolaciones ébcas.


8. Elaborar y aprobar un procedimiento intemo de 1 Trimestrerelacionado con el registro y difusión de las sanciones Administración periodo 2015aplicadas al personal de la Entidad. 1 Unidad de Recursos

Humanos

fc:

9. Actualizar permanentemente la información en elportal web v:wwsancictns.ç-t,c.e por unrepresentante de.JaiJnidad de Recursos Humanos,mediante por la Entidad.

(TORALtASOCI

AuditoSGo8!

1 Oficina deAdministración

Unidad de RecursosHumanos

1 TrimestreperIodo 2015

y

1.

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.:5 N &xrS-QNrRC4 fl PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL

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•Noññá 1.3:.ADMJNJSTRACIÓN:ESTRATtGICA .

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1 Secretaría Técnicad Oficina de

Planificación y 1 TrimestrePresupuesto periodo 20151 Oficina de

Administración

Elaborar y aprobar un plan de difusión y comunicaciónde la misión, visión, obietivos estratégicos ygneamientos de polRica institucional del SINEACE, yasea mediante & portal de transparencia, e-maiis,recordatorios o como parle de as chañas imparlidasal personal y a la población.

2. Programar al inicio del ejercicio presupuestal unaevaluación y seguimiento sobre la ejecución del Plan

sec-etan’a TécnicaEstratégico tnsbtucional (PEI) al 2021, de maneraocina deanual, en cumplimiento a la Direcliva N’ 001-2014-

Planificación y 1 TrimestreCEPLAN ‘Directiva General del Proceso de 1Presupuesto periodo 2015Planeamiento Estratégico - Sistema Nacional de — Unidades OrgánicasPlaneamiento Estratégico’, aprobado con Resolucióndel SINEACEde Presidencia del Consejo Directivo 14’ 026-2014-

CEPLANIPCF.

3. Elaborar y aprobar un Procedimiento Interna queregule la lonnulación, aprobación, modificación,seguimiento y evaluación del Plan EstratégicoInstitucional (PEI) del SINEACE, a fin de garantizar elcumplimiento de las metas y objetivos trazados.

“ Presidencia1 Secretaria Técnica

1 TrimestreUna vez elaborado el Procedimiento Interno se1 de

periodo 2015deberá diseñar e implementar un plan para su

Planificación ydifusión el cual podría incluir, enlre otros, lo siguiente:Presuesto1 Comunicaciones periódicas a través del correo

electrónico mediante las cuales, de maneradidáctica, se haga de conocimiento y se ecpliquelos temas incluidos en el procedimiento.

1 Chañas periódicas al personal.

1 Secretaria Técnica4. Programar la evaluación del Plan Operativo1 na deInstitucional (P01) del SINLACE, para que se realice

Plancación y 1 Trimestrede manera bimensual con la finalidad de determinar 2Presupuesto periodo 2015las desviaciones de gestión en el cumplimiento de

Todas las Unidadesmetas.Orgánicas del SINEACE

5. Elaborar y aprobar un Procedimiento Interno que ‘ Presidenciaregule la formulación, aprobación, modificación y 1 Secretaria Técnica

1 Trimestreevaluación del Plan Operativo Institucional (PCI) del 1 1 Oficina deperiodo 2015SINEACE, a fin de garantizar el cumplimiento de las Planificación ymetas y objetivos trazados. Presupuesto

1 Secretaria Técnica6. Elaborar y aprobar un plan de difusión y comunicación1 Oficina dedel Plan Operativo Institucional (PCI) Y 5U5

Planificación y 1 Trimestreevaluaciones, ya sea mediante el portal de 1Presupuesto periodo 2015transparencia, e-rnaiis, recordatorios o como parle de, Oficina delas chañas impartidas al personal y a la población.

Administración

7. Identificar las causas que originan el bajo nivel deejecución presupuestal de la Unidad Ejecutora 2:PROCALIDAD, con la finalidad de adoptar accionesen el marco de las nonas del SNIP y presupueslalesvigentes. —r

— Presidencia1 Secretaria Técnica

1 Oficina de1 TrimestrePlanificación y

periodo 2015Presupueslo1 Director Ejecutivo dela Unidad Eiecutora2

T0RANA & ASOClAO0SS,Audh,-Consult3Ø/

/

1. Elaborar y aprobar un Reglamento Interno de Trabajo(RIT) o Uneamienlos Generales en las que se definanla relación de la Entidad con sus trabajadores, asícomo los derechos y obligaciones de éstos últimos,este documento deberá estar aflneado a la actualestructura orgánica del SINEACE.

PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLINTERNO — COSO

aIu-ncriwsaUtZtci

Fecha de Aprobación: Pendiente Páginas: 15 de 41 Ves-sión: 1.0

“ Presidencia8. Elaborar y aprobar un procedimiento interno que 1 Secretaría Técnica 1 Trimestre

regule la formulación, aprobación, ejecución y 1 J Oficina de periodo 2015evaluación del Presupuesto Insliludonal. Planificación y

Presupuesto

1 Secretaria Técnica9. Elaborar y aprobar un plan de difusión y comunicación

dedel Presupuesto Institucional y sus evaluaciones, ya Planificación y l Trimestresea mediante el portal de transparencia, e-mails, 1 Presupuesto período 2015recordatorios o como parte de las charlas impartidas y Oficina deal personal y a la población. Administración

NónnalÁ:ESTRUCTtIRAORGANIZACIONAL - ::-

1. Elaborar y aprobar el Reglamento de Organización yFunciones (ROE) y Organigrama. Manual de Perfilesde Puestos (MPP) y el Cuadro para Asignación dePersonal (CAP) en cumptfrniento a las disposicionesemitidas poc Presidencia1 Lineamientos para la Elaboración y Aprobación ‘ Secretaria Técnica

del Reglamento de Organización y Funciones 1 Oflona de

(ROF) aprobado con Decreto Supremo N’ 043- Poo, y 1 Trimestre2006-PCM. 1 Presupuesto periodo 2015

“ Directiva N’ 0O1-2013-SERVIRIGDSRH ‘Normas de

para la Formulación del Manual de Perfiles de Administración

Puestos (MPP, aprobado con Resolución de Unidad de RecursosPresidencia Ejecutiva N’ 161-2013$ERVIFVPE. Humanos

‘ Lineamientos para la Elaboración y Aprobacióndel Cuadro para Asignación de Personal (CAP)aprobado con Decreto Supremo N’ 043-2004-PCM.

1 Presidencia2. Elaborar y aprobar procedimientos internos para la .‘ Secretaria Técnica

modificación y actualización de las funciones 1 Oficina dedetalladas en el Reglamento de Organización y Planificación y 1 TrimestreFunciones (ROfl, el Manual de Perfiles de Puestos 1 Presuçxiesto periodo 2015(MPP) y al Cuadro para Asignación de Personal ‘ Oficina de(CAP); Dichos procedimientos deberian indicar al Administraciónresponsable o responsables de su actualización. / Unidad de Recursos

HumanosNorma 1.5: ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS. - - -

Una vez elaborado el Reglamento Intemo de Trabajo(RIT) o Lineamientos Generales que establezcan losderechas y obligaciones de los trabajadores, sedeberá diseñar e implementar un plan para sudifusión el cual podría inctuir, entre otros, lo siguiente:

1 PresidenciaV Secretaria Técnica

Oficina deAdministración

Unidad de RecursosHumanos

Comunicaciones periódicas a través del correoelectrónico mediante las cuales, de maneradidáctica, se haga de conocimiento y se e,pliqueto7asTfl;l»id s en dich a do cum e nte.

1 Trimestreperiodo 2015

7

SiINEAcE—iprr

, PLAN DE IMPLEMENTÁCION DEL SISTEMA DE CONTROLV ‘niçt xi INTERNO-COSO


2. Elaborar y aprobar Procedimientos Internos, talescomo:

1 Procedimiento de Selección y Contratación dePersonal.

1 Procedimiento de Inducdón y Capacitación del 1 PresidenciaPersonal. 1 SecretarÍa Técnica

1 Procedimiento Evaluación de Desempeño de 1 1 Dfidna deen do 2015Personal. Administración p

1 Procedimiento de Administración y Actualización lUnidad de Recursosde Leçajos de Personal. Humanos

1 Procedimiento de Promoción y Bienestar Social1 Procedimiento de Prevención de Actos de

Nepotismo./ Procedimiento de Practicas pre-profesiondes.

3. Elaborar y aprobar el Plan de Desarrollo de las — PresidenciaPersonas (quinquenal y anualizado) conforme a lo .‘ Secretaría Técnicaestablecido en la Directiva para ta Elaboración del IComité dePlan de Desarrollo de las Personas al Servicio del 1 Elaboración del Plan de •me5 reEstado, aprobado con Resolución de Presidencia Desarrollo de las penodo 2015Ejecutiva N’ 041-2011-SERVIR)PE de fecha 21 de Personas delMano de 2011. COSUSINEACE

1 Presidenciay’ Secretaria Técnica

4. Elabora, y aprobar un procedimiento interno que Comilé deIT mestregule la Formulación, ejecución y evaluación del Plan 1 Elaboración del Plan de

2015de Desarrollo de las Personas. Desarrollo de lasPersonas del

COSUSINEACE

: Norma.1.6:COMPETENCIA PROFESIONAL . .

1. Elaborar y aprobar el Manual de Perfiles de Fueslns(MPP) en cumplimiento a las disposiciones emitidas “ Presidenciapc,- 1 Secretaria Técnica

1 Oficina de1 Directiva N’ Q01-2013-SERVIR/GDSRH Normas Planificación y

para la Formulación del Manual de Perfiles de 1 Presupuesto 1 TnmestrePueslos (MPPJ’. aprobado con Resolución de 1 Oficina de periodo 2015Presidencia Ejecutiva N 1S1-2013-SERVIRJPE. Administración


2. Elaborar y aprobar procedimientos internos para lamodificación y actualización de las funcionesdetalladas en el Manual de Perfiles de Puestos(MPP); Dichos procedimientos deberían indicar atresponsable o responsables de su actualización.


1 Oficina dePlanificación yPresupuesto1 Oficina de

Administración1 Unidad de Recursos

Humanos

1 Tñmeslreperiodo 2015

/1’

Norma 1;8: ÓRGANODE CONTROL INSTITUCION.

Con la finalidad de que la entidad cumpla con laimplementación de un Órgano de Control Institucional(OCI) de acuerdo a la Ley N’ 27785 ley Orgánica delSistema Nacional de Control y de la Contralorfa Generalde la República’ y sus modificatorias; deberá culminarsey aprobarse previamente los instrumentos de gestión delSIN EA C E.

2. Establecer los lineamientos relacionados con laadministración de riesgos y diFundidosapropiadamente, incluyendo lo siguiente:

1 Metodología: que incluye tos métodos,herramientas y fuentes de información a ublizarsepara realizar la gestión de riesgos.

— Rotes y Responsabilidades: definición del líder ymiembros de equipo para cada tipo de actividaddel plan de gestión de riesgos, asignación depersonas a cada ro! y determinación de susresponsabilidades.

1 Presupuesto: Asignación de recursos yestimación de costos.Periodicidad: Definición en qué momento y conqué frecuencia se realizará el proceso de gestiónde riesgos durante la implemenladón; así como elestablecimiento de tas actividades a induirse enel cronograma de trabajo.

1 Matriz de Probabilidad e Impacto: Priorización delos riesgos en función a la probabilidad deocurrencia e impacto en caso de ocurrencia.

‘ Criterios de evaluación de Riesgo: Decidir loscriterios operativos, técnicos, regulatorios,legales, financieros, sociales, etc., con los cualesse evaluarán los riesgos, sobre la base de laprobabilidad de ocurrencia e impacto financiero.

1 Presidencia1 Secretaria Técnica,‘ Comité de Control

Interno

‘VSINEACE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL

fr S INTERNO - COSO


. Noñna.j.7; ASIGNACIÓNDE AUTORJOAD Y RESPONSABILIDAD • ‘. :

. ..;.:

1. Elaborar y aprobar el Reglamento de Organización yFunciones (ROF) y Organigrama, y el Manual dePerfiles de Puestos (MPP) en cumplimiento a las 1 Presidenciadisposiciones emitidas por. 1 Secretaria Técnica

-‘ Oficina de“ Lineamientos para la Elaboración y Aprobación Planificación y

del Reglamento de Organización y Funciones 1 Presupuesto eriodo 2015(ROF) aprobado con Decreto Supremo N’ 043- ‘ Oficina de200&PCM. Administración

“ Directiva N’ 001-2013-SERVIRIGDSRH ‘Normas .“ Unidad de Recursospara la Formulación del Manual de Perfiles de HumanosPuestas (MPPr. aprobado con Resolución dePresidencia Ejecutiva N 161-2013-SERVIRIPE.

III Trimestre1 Presidencia periodo 2015

Componente 2.EVALUACIÓN DE RIESGOS . •: :Noñrn 2.1: PLANEAMIENTODE L4ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

1. Conformar el Comité de Riesgos con Resolución de 1 PresidenciaPresidencia del SINEACE y capacitados 1 y’ Comité de Control II y III Trimestreperiódicamente en materia de riesgos y controles Interno periodo 2015según COSO.

II y III Trimestreperiodo 2015

TORkVA & ASOCIADOS,AuJires - Consuitorg

/ / -.:,

1

1. Establecer un proceso deidentificación de riesgos,considerando los 5 grupos de riesgos (estratégicos,operativos, linanciero, de cumplimiento y detecnología), el cual deberla ser permanentemente,inleractivo e integrado con el proceso deplaneamiento. Este proceso debería tomar comopunto de partida los objetivos estratégicos delSIN EA CE

El proceso debería identificar los riesgos a nivel deentidad y los riesgos nivel de procesos. Asimismo, sedebería conlemplar entre otras, las siguientestécnicas parata identificación de riesgos:

SIN EACE

-‘SNEA(E PLAN DEIMPLEMENTACION DEL SISTEMADE CONTROL(u p:rz. tww:it INTERNO - COSOc,:ice

Fecha de Aprobación: Pendiente Páginas: IB de 41 VersIón: 1.0

3. Desarrollar el Plan de Administración de Riesgos, conparticipación de las diversas Unidades Orgánicas,adoptando el marco integrado de control internoCOSO, el cual idenurica 5 quipos de riesgos “ Presidencia(estratégicos, operativos, financieros, de cumplimiento

11 Secretaria Técnica II y III Trimestrey de tearntogla) a ser administrados. St man óebeiia 1 Com’ñé de Contról periodo 2015comprender la Identificación, análisis o valoración, Interno

manejo o respuesta. rnonitoreo y documentación dedichos riesgos; así como los responsables y plazos deculminación de las actividades definidas.

4. Previamente a ello, el SINEACE debe haberidentificado los procesos principales y de soporte,adoptando en enfoque de procesos, riesgos ycontroles. Adicionalmente, se debería tener en cuenta

-que por cada riesgo iden,1icado se requiere identiflcar1 SecretarIa Tecntca

una actividad de control (con sus caracteristicas de 1 Comile de Controlnaturaleza, tipo y frecuencia) y a un dueño de control 1 !n?mo. II yllI Tnmestreencargado de su moniloreo continuo, a fin de evaluar 1 Comite de Riesgos periodo 2015su efectividad de diseño y operatividad. Es

1 Todas las Unidadesrecomendable que el SINEACE cuente con un Organicas del SINEACEequilibrio de controles préventivos y detectivos, asícomo automáticos, manuales o automáticosdependientes de sistemas de información.

. Norma 2.2: IDENTIFICACION DE LOS.RIESGOS .. : - .

1 Tormenta de ideas.1 Técnica Delphi (metodología para buscar

consensos entre los responsables de gestionar elriesGo);

/ Cuestionario ylo encuestas;i Entrevistas;1 Análisis de fortalezas y debilidades,

oportunidades y amenazas;i Diagramadón lshikawa para la identificación de

tas causas de tos riesgos;1 Preparación de matrices de inventario de riesgos

(Matriz de riesgos y controles), donde se listen losriesqos.

1 Comité de ControlInterno

d’ Comité de Riesgos1 Todas Tas Unidades

Orgánicas del SINEACE

II y III Trimestreperiodo 2015

6’y

-‘ -SNEACE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL

Y’ INTERNO - COSO,:&:z:r.

Fecha de Aprobación: Pendiente PágInas: ID de 41 Versión: 1.0

Nótma 2;3yALORACIóN1DELOSRlESGOS:? ‘. ,. - r.t.:

1. Establecer un proceso de valoración de las riesgosidentificados, mediante la cuantificación de laprobabilidad de ocurrencia y del impacto o erecto quecada riesgo tendría en las operaciones del SINEACE.

El proceso de valoración de los riesgos deberlacontemplar entre otras, lo siguiente:1 El estabteckniento de una escala cualitativa y

cuantitativa para determinar la probabilidad de Comilé de Controloanencia e impacto o efecto de cada riesgo. Interno uyiii Trimestre1 La documentación de una matriz de 1 ‘ Comité de Riesgos período 2015determinación de niveles de riesgo en función de Todas tas Unidadesla valoración, tanto de la probabilidad de Orgánicas del SINEACEocurrencia como del Impacto o efecto.

1 La documentación de los criterios utilizados parael establedmienta de las escalas cualitativas ycuantitativas, así como el análisis de lascombinaciones de probabilidad e impacto quedelenNnan la ponderación del riesgo. Estadocumentación se deberla realizar en la Matriz deRiesgos y controles descrita en la recomendación.

Nónna 2.4:RESPUESTA.AL:.RIESGO . : :.:.:::,

1. Definir la estrategia de respuesta de los riesgosidentificados y valorados, eligiendo una de las 1 Comité de Controlsiguientes pan cada uno de los riesgos:

Interno1 Com’dé de Riesgos

ti Y III Trimestre1 Evitar el riesgo. V Todas las Unidades periodo 20151 Reducir o mitigar el riesgo.

Orgánicas del SINEACE1 Compartir o transferir el riesgo.1 Asumir el riesgo.

2. Establecer las acciones necesarias (controles) para “ Comité de Controlafrontar las riesgos evaluados, el cual debería Internocomprender el análisis costnlbenefrdo de las mismas. 1 ‘ Comité de Riesgos

3’1fl TrimestreAsimismo se deberia incluir una evaluación del riesgo Todas tas Unidades

periodo 2015residual, luego de la determinación de las acciones a Orgánicas del SINEACEseguir para administrar los riesgos.

3. Realizar seguimiento a las actividades de conlsodefinidas para los procesos, no solo localizándose enla evaluación de la vulnerabilidad del riesgo, si no e Comité de Controltambién, a través de actividades tales corno: InternoObservación de la ejecución del control, inspección a 1 V Comité de Riesaos II y III Trimestrelos responsables que ejecutan los controles dave, las Unidades periodo 2015análisis de los resultados, conciliaciones y reportes a Orgánicas del SINEACElas instancias involucradas, con la finalidad derediseñar las actividades de control que no cumplancon las objetivos de mitigación trazados.

4. Documentar el proceso de respuesta a los riesgos,identificando la valoración de los riesgos identificados, 1 Comité de Controllas acciones a seguir determinadas, las actividades Internode control establecidas, el riesgo residual y los 1 ‘ Comité de Riesgos

II ‘ III Trimestreresponsables de la implantación de las acciones a 1 Todas las Unidades

periodo 2015seguir. Esta documentación se deberla realizar en la Orgánicas del SINEACEMatriz de zjesos y controtes descrita en larecornpórtsó>..,,, 7

f& iya’ ‘o\ Á 1ador Aprobado por;

( SOC!GE5N1E

LO4C Het4?por Revis

TOfflVA & ASOCIADRL$.C.\ , 4 \ Y /

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At4jtores - Consullots y ACIÓN ) (-1

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... . , \c.4

i,ts

1

3. Elaborar y aprobar el Manual de Procesos (MAPRO)del SINEACE, debiendo estar documentados losprocesos, sub procesos y procedimientos de losárganos de línea, 6rganos de apoya (administrativos)y 6rganos de asesoramiento; incluyendo comomínimo lo siguiente:

1 Objetivo del proceso.Dueño del proceso.

1 Actividades de inicio y fin.1 Actividades secuenciales del proceso.‘ Responsables que participan en el proceso

(preparadores, registradores, revisores.aprobadores).

/ Productos de entrada y salida./ Información (reportes) que fluye en el proceso./ Sistemas que se utilizan.1 Riesgos inherentes al proceso y controles

existentes que ayuden a mitigados./ Señalamiento de actividades o puntos criticas.

1 N EAc E¡FOLIO: 4 Ci—

N PflIP M“%./Hr1WD{J I6fla PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLÇ” ‘ÇS INTERNO - COSO

Fecha de AprobacIón: Pendiente PágInas: 20 da 41 Versión: 1.0

*• .‘

¿..Nóñiifr3:1: PROCEDIMIENtOS DEAUTORIZACIÓN WAPROBACIÓN’: . ..

1. Elaborar y aprobar el Reglamento de Organización yFunciones (ROF), y el Manual de Perfiles de Puestos(MPP) en cumplimiento a las disposiciones emitidas 1 Presidenciapor. 1 Secretaria Técnica

lOficina de‘ Lineamientos para la Elaboración y Aprobación Planificación y 1 II T m stredel Reglamento de Organización y Funciones 1 Presupuesto(RO9 aprobado con Decreto Supremo W 043- 1 Oficina de2D05-PCM. Administración1 Directiva N’ 001-2013-SERVIWGDSRH Nonnas / Unidad de Recursospara la Formulación del Manual de Perfiles de HumanosPuestos (MPP). aprobado con Resolución dePresidencia Ejecutiva W 161-2013-SERVIR/PE.

2. Elaborar y aprobar procedimientos de autorización yaprobación bajo el enfoque de procesos, riesgos ycontroles. Para esto se debería: 1 Presidencia

1 Secretaria Técnica1 Seleccionar al personal clave para que se le / Oficina deasigne los niveles de autorización y aprobación Planificación ynecesarias para cada proceso y sub proceso. 2 Presupuesto 1 y llTnmestre1 Identificar la frecuencia de realización de los 1 Oficina deprocesos de autorización y aprobación. Administración1 Definir la evidencia que se obtendrá, producto de 1 Unidad de Recursosla autorización y aprobación realizado. Humanos1 Desciibir la manera que se realizaran los

procedimientos de autorización y aprobación.

1 Presidencia1 SecretarIa Técnica

/ Oficina deP[anificación yPresupuesto1 Oficina de

Administración1 Todas las Unidades


ly II Trimestreperiodo 2015

4. Una vez elaborado y aprobado el MAPRO se debeestablecer mecanismos adecuados para su diñssión através del penal de transparencia, la página web,inlranet, documentos de recepción o adherencia a losprocedimientos inherentes a las actividades adesarrollar de cada cargo contemplado en losdocumentos de gestión.

/ Presidencia1 Secretaria Técnica

1 Oficina dePtanificación yPresupuesto‘Oficina de

Administración

!oy. -

/2 Hechoon

TORAL VA & ASOCIADOS Lc.AíTditores - Ccnsulto(j

Aprobado pon

. Nornia:12:.SEGREGACIÓPIDEFUNCIONES.. .Z - •:

1. Evaluar la segregación de funciones del personal entodos los procesos críticos de la Entidad, lasfunciones que deberían ser evaluadas y segregadas 1 Secretaria Tócnica

1 Oficina deson:Planificación y

1 Autorización,2 Presupuesto II y III Trimestre

1 Procesamiento, / Oficina de período 20151 Revisión, Administración1 Control, 1 Unidad de Recursos

Humanos1 Custodia,/ Registro de operaciones y1 Archivo de la documentación.

2. Evaluar de manera prioritaria la segregación de 1 Secretaría Técnicatundones en la Unidad de Logistica, considerando el 1 Oficina de II y III Trimestreriesgo de enor y)o fraude al tener a la misma persona 2Administración periodo 2015

que realiza el estudio de mercado, efectuar a la vez elUnidad de Logísticaproceso de selección de un bien o servido.

.Normá3.3EVALUAtlbN.COSTO,SENEFlClO; .. . - :-•-.-..-

1. Establecer procedimientos internos para evaluar elcosto/beneficio de los controles establecidos en los 1 Secretaria Técnicaprocesos críticos del SINEACE, previo a la 1 oficina deimplernentación de dichos procedimientos deberían

Planificación y III Trimestrecontemplar entre otros, los siguientes pasos: 2 Presupuesto periodo 2015/ Oficina de1 ldentiíicar y cuantificar los costos de los controles

Administraciónclaves.1 Cuantificar los beneficios de cada control clave.

. Nórma lA: CONTROLES SOBRE ELACCESOA LOS RECURSOS O ARCHIVOS

1. Elaborar y aprobar procedimientos internos para elcontrol de los recursos o archivos, tales como:

1 Procedimiento para la Mminist-ación y custodiade los bienes de Aimacén’.

1 Procedimiento para a la administración y cuslodia 1 Seaeta,-ia Técnica III Trimestredel Activo 90.2 1 Oficina de periodo 20151 Procedimiento para la administración y custodia

Administraciónde valores y cartas fianzas.Procedimiento para la administración y custodiade documentos por Entidad (archivo institucional).

1 Procedimiento para la administración yactualización de los legajos de personal.

1 Procedimiento para el uso de celulares.

2. Implementar un Sistema Informático para la Gestión y 1 Secretaria TécnicaControl de los Almacenes y de los Bienes 1 cina de III TrimestrePatrimoniales, ta misma que permitirá el re istro de 2Administración periodo 2015los ingresos, salidas, y conciliación en tiempo real con 1 Unidad de Informáticala Unidad de Contabilidad.

1 SecretarIa Técnica3. Implementar un espacio adecuado para losOficina de IV Trimestrealmacenes de la Entidad, las mismas que deben 2

Administración periodo 2015consid,r.Jtsl2%5u3.Qs de seguridad. 1 Unidad de logistica. ‘t- 0eX

,t.r’ ¿‘.. r,\ / A<-

í r:Zv 7frjj4visa9Ço1,/ 1 Aprobado

TOP4NA & A5OClAOOS’.. (s)\CIÓN’ (dtAiSres-Consy%h -

. \‘44L ..rt1 \-•w . (“.....

7-

fr.JrQLIO: Q-it,----



¿ Secretaria Técnica4. Implementar un espacio adecuado para el ArChIVO1 Oficina de IV TrimestreInstitucional de la Entidad, las mismas que deben 2

Administración periodo 2015considerar las normas de seguridad.1 Unidad de Logística

•Nonña 35: VERIFICACIQNESLYCONCILJACIONES Y -.. -: -‘it;

1. Elaborar una lista de verificaciones y conciliaciones 1 Secretaria Técnicaque se deben elaborar sobre los registros de los / Oficina deprocesos críticas de la Entidad. Dichas verificaciones Administración III Trimestre2deberfan ser ejecutadas periódicamente (semanal, 1 Oficina de periodo 2015mensual, ffimesbal, semestral y anual) por los Planificación yresponsables de los procesos crtticos. Presupuesto

/ Secretaría Técnica1 Oficina de2. Elaborar y aprobar un procedimiento interno para las III Trimestre2 Administraciónconciliaciones y verificaciones contables.í Unidad de periodo 2015

Contabilidad1 Secretaria Técnica

1 Oficina de3. lmplementar una herramienta informática adicionalAdministración III Trimestreque agitice los procesos de conciliación y verificación 2 / Unidad de Informática periodo 2015cantable y análisis de cuentas./ Unidad deContabilidad

1 Secretaria Técnica4. Elaborar y aprobar un procedimiento interno para el• de

III TrimestreControl Previo de los ingresos y gastos de la Entidad,

2 Administraciónasi como designar un responsable para la ejecución1 Unidad de periodo 2015de dichas funciones.Contabilidad

Norma 3.6: EVALUACIÓN DEDESEMPEÑO. - ‘: - -

1 Secretaria Técnica1. Programar la evaluación del Plan OperativoOficina deInstitucional (POt) del SINEACE, para que se realice

Planificación y 1 Trimestrede manera bimensual con la finahdad de determinar 2Presupuesto periodo 2015las desviaciones de gestión en el cumplimiento de

Todas las Unidadesmetas.Orgánicas del SINEACE

2. Elaborar y aprobar un Procedimiento Interno que 1 Presidenciaregule la lonnulación, aprabación, modificación y d Secretaria Técnica

1 Trimestreevaluación del Plan Operativo Institucional (P01) del 1 1 Oficina deperiodo 2015SINEACE, a fin de garantizar el cumplimiento de las Planificación ymejas y objetivos trazados. Presupuesto

1 Secretaria Técnica3. Elaborar y aprobar un plan de difusión y comunicación/ Oficina dedel Plan Operativo Institucional (P01) y sus

Planificación y t TrimestreevaLuaciones, a sea mediante el postal de 1transparencia, e.mails. recordatorios o como parte de Presupuesto periodo 2015

1 Oficina delas charlas impartidas al personal y a la población.Administración

4. Identificar tas causas que originan el bajo nivel deejecución presupueslal de la Unidad Ejeculora 2:PROCALIOAD, con la finadad de adoptar accionesen el marco de las nonas del SNIP y presupuestalesvigentes.

1 Presidencia/ Secretaria Técnica

1 Oficina dePlanificación yPresupuesto

1 Director Ejecutivo dela Unidad Ejecutora 2

1 y II Trimestreperiodo 2015

fr/

1. Elaborar y aprobar el Manual de Procesos (MAPRO)del SINEACE, debiendo estar documentados losprocesos, sub procesos y procedimientos de lasárganos de línea, órganos de apoyo (administrativos)y árganos de asesoramiento; incluyendo comomínimo lo siguiente:

III Trimestreperiodo 2015

PLAN DE )MPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLINTERNO - COSO


1 Presidencia5. Elaborar y aprobar un procedimiento interno que 1 Secretaria Técnica

t Trimestreregule la formulación, aprobación, ejecución y 1 1 Oficina deperiodo 2015evaluación del Presupuesto Institucional. Planificación y

Presupuesto

1 Secretaria Técnica6. Elaborar y aprobar un plan de difusión y comunicación 1 na dedel Presupuesto Institucional y sus evaluaciones, yaPlanificación y 1 Trimestresea mediante el portal de transparencia, e-mails, 1

recordatorios o como parte de las charlas impartidas Presupuesto periodo 20151 Oficina deal personal y a la población.

Administración

•-Nonna3.7: RENDICIÓN-DECUENTÁS .. ..

1. Elaborar y aprobar procedimientos miemos queconsidere las donde formas principales de rendiciónde cuentas, tales coma:

1 Presidencia1 Rendición de nientas financieras; es aquella1 Secretaria Técnicaobligación del funcionado de responder por el

manejo de rewrsos o bienes públicos.1 Oficina de II Trimestre1 Administración

periodo 2015Generalmente a través de auditorias, memorias u 1 Oficina deotros informes financieros y presupuestarios.Planificación y1 Rendición de cuentas gerencial; es aquella

obligación que asume el Funcionario sobre comogastaron los fondos y si lograron los objetivosprevistos. Generalmente a través de rendicionesde viáticos, encargos, balances anuales.

2. Elaborar una memoria al cierre del ejercicio1 Presidencia 1 Trimestre

presupuestal. 1 Secretada Técnica periodo 2015

3. Gestionar ante la Contraloria General de la República1 Presidencia 1 Trimestrela realización de una auditoria financiera y 1 1 SecretarIa Técnica periodo 2015presupuestat por los períodos 2013 y 2014.

Nomia 3.8; DOCUMENTACION DE PROCESOS,ACTIVIDADES Y TAREAS - .

1 Presidencia

1 Objetivo del proceso. 1 SecretarIa Técnica

/ Dueño del proceso. 1 Oficina de

1 Actividades de inicio y fin. Planificación y1 Actividades secuenciales del proceso. 1 Presupuesto

1 Responsables que participan en el proceso1 Oriana de

(preparadores, registradores, revisores, Administración

aprobadore4 1 Todas las Unidades1 Produclos de entrada y salwa. Orgánicas del SINEÁCE1 Información (reportes) que fluye en el proceso.1 Sistemas que se uliíaan.1 Riesgos inherentes al proceso y controles

existentes que ayuden a mitigados.1 Señmienl_5le actividadeJo puntos criticas.

Td,LVA&AOCLAOQ 5.iÇqslitores - Consu&es

L0’

j-<SINEACE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLV INTERNO - COSO;

Fecha de Aprobación: Pendiente PágInas: 24 de 41 Versión: LO

2. Una vez elaborado y aprobado el MAPRO se debeestablecer mecanismos adecuados para su difusión através del portal de transparencia, la página web,intranet, documentos de recepción o adherencia a lasprocedimientos inherentes a las actividades adesarrollar de cada cargo contemplado en losdocumentos de gestión.

Nmja3,9 REVISIÓNDE:PROCESOS.ACTIVIDA

“ Presidencia1 Secretaría Técnica

1 Oficina dePlanificación yPresupuesto‘ Oficina de

Administración

1. Elaborar y aprobar un procedimiento interno queregule la revisión, actualización y evaluación delManuai General de Procesos del SINEACE, queconsidere los procesos, sub procesos yprocedimientos de todas las unidades orgánicas de laentidad, adoptando una metodología para el Ciclo deMejoramiento de eslos considerando os principios demodembación establecidos en la Guja de 1 PresidenciaImplementación del Sistema de Control Interno, tal 1 Técnicacomo sigue:

1 Oficina de1 Eliminación de trabas burocráticas. Planificación yIII Trimestre1 Eliminación de duplicidad de actividades. 1 Presupuesto

período 2015“ Evaluación de valor agregado. 1 Oficina de1 Simplificación del tiempo de los procesos. Administración1 Prueba de errores. / Todas las Unidades1 Eficiencia en la utilización de equipos. Orgánicas del SINEACE1 Lenguaje simple.1 Estandarización, que todos realicen la misma

actividad del mismo modo, todas las veces.1 Alianza con proveedores. Implica mejorar el

INPUT de sus proveedores.1 Mejoramiento de situaciones Importantes.1 Automatización, sistemalizadón.

2. Elaborar y aprobar procedimientos internos para ladocumentación de los procesos y sub procesos, los Presidenciacuales deben de contemplar lo siguiente: 1 Secretaria Técnica

1 Oficina de1 Parámetros de documentación y de codiricaciónPlanificación i

III Trimestreuniforme.

1 Presupuesto1 Tipos de documentos en la que se documentará1 Oficina de período 2015el proceso (mapas, flujogramas, fichas y otros).

Administración1 Plantillaslrnatrices de evaluación de la1 Todas las Unidadessegregación de funciones en cada proceso critico.

Orgánicas del SINEACE1 Responsables de la actualización periódica ydifusión de los doctimentos de tos procesos.

Norma :3.10: CONTROLES PARA LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES:mt) . .:

1. Elaborar y aprobar los siguientes documentos degestión y control de TIC’s:

11

/

‘ Plan Estratégico de Tecnologías de la Información(PETQ.

1 Plan Operativo de Tecnologías de Ja Información(Pal).Plan de Administración de Riesgos de TIC’s.Plan de Contingencias y Seguridad deInformación.Plan de Mantenimiento Preventivo y Conectivolos E5uipos de Cómpmoy Çomunicadones.Pl.Cabaitación de T{C’s a los Us&años.

1

la

Presidencia1 Secretaria Técnica

JJJ Trimestre‘Oficinadepedodo2Ol5Administración

1 Unidad de Inlormática

de

II1

1•-

ISNEACE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL;‘N%.U?W.t INTERNO-COSOr


1 SecretarIa Técnica2. Implementar un sistema de trámite documentaria 1 Oficina de III Trimestre

integral para las unidades orgánicas del SINEACE. Administración periodo 20151 Unidad de InfonáLica

3. Elaborar y aprobar procedimientos internos queregule las actividades desarrolladas por la Unidad deInformática, tales corno:

1 inventario técnico de software y hardware.1 Claves de acceso a los equipos inlonnálicas.

1 Presidencia1 Acceso o la red y acceso de usuarios a la1 Secretaria Técnicainformación. III Trimestre1 loficinade1 Seguridad de acceso en la base de dalas de la

Administración 2015Sede Central.

1 Unidad de Informática1 Seguridad en la sala de servidores y área desoporte técnico.

1 Control de backup.1 Generación de archivos de respaldos.1 Licencias de software.

4. Implernentar un sistema intormálico integral para el1 Secretaria Técnicadesarrollo de las actividades de la entidad, que

1 Oficina de III Trimestrepermita gestionar las actividades administrativas, 1Administración periodo 2015contables, presupuestales de manera articulada y a

1 Unidad de Informáticatiempo real.

Losprócesós evaluados a fin derevisar este componente son consideradosclaves para obtener elñNel de implemeñíación y gdécuaclóñde la estructura de’c’ontrol lntüno del SINEACE:UNIDAD..EJECWORA O1::Sistéma Nacional deEvaluaclón;•Acreditaclón y Certificación delaCaTidadEducativa

- .• .

- :. .

. .

SECRETARIA TSCNICÁ ... . .

. :..

1 Secretaria Técnica1. lrnplementar un cranograma de reuniones con las 1 Direcciones de1 Trimestreáreas técnicas (Direcciones de Acreditación y 1 AcreditaciónCertificación) y un Libro de Actas de los Acuerdos

,‘ Direcciones deperiodo 2015

derivados de dichas reuniones.Certificación

2. Elaborar y aprobar un Plan de Comunicaciones deI1 Secretaria Técnica

1 Trimestre1 1 Responsable deSINEACE, acorde con la nonnatMdad vigente, periodo 2015comunicaciones

3. Elaborar y aprobar procedimientos internos para la 1 Presidenciaadministración del archivo institucional. 1 Secretaria Técnica II Trimestre1

1 Oficina de periodo 2015Administración

4. Impiemenlar un espacio adecuado para el Archivo 1 SecretarIa TécnicaInstitucional de la Entidad, las mismas que deben

21 Oficina de WTñmestre

considerar las normas de seguridad. Administración periodo 20151 Unidad de Logistica

1 Secretaria Técnica5. Implementar un sistema informático de tramile 1 cina de III Trimestredocumentario integral para todas las unidades 1Administración periodo 2015orgánicas dLS1NEACE.

AS’? / A ,. 1 Unidad de Informática

He4pon O¿\ $do$* 1. n.’¡ ‘ 1 ..-TORALVA & ASOCIA0O &C. 1 [JSCtÓN

vj:.‘

Auditores- Consul!o.%. o 2

1

1

1- iWfl4PSINEArE

PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL —

Ç\nc::. INTERNO - COSO

Fecha de Aprobación: Pendiente PágInas: 26 de 41 VeIón: LO

cOoRplNADORVEMoNrToREo.-f :.. .

1 Presidencia1. Elaborar y aprobar procedimientos internos parae’ Secretaria Técnica III Trimestrerealizar el monitoreo de las actividades de las 1

Coordinación de periodo 2015unidades orgánicas administrativas y tecnicas.Mcnit&eo

1 Secretaria Técnica. . .. . e’ Coordinación de2. Implernentar una herramienta informatica que permita

Monitoreo III bimestreprocesar las encuestas de mondoreo a los Corrirtes de 1de periodo 2015Calidad.

Administración‘ Unidad de Informática

OF.ICLNÁ.QEASESORIÁJURIDICA •. ..-‘ . . .. . - ..

1. Elaborar y aprobar procedimientos internos para lasactividades desarrolladas por la Oficina de AsesoríaJurídica, tales como:

¡Asesorar y absolver consultas jurídicas legales.e’ Presidencia“Emitir opinión legal a sotidlud de las unidades

Secretaria Técnica 11! Trimestreorgánicas. 11 Oficina de Asesoria periodo 2015lParlicipar en acciones administrativas que demanden

Jurídicaun representante legal.) Coordinar con Procuraduria del Ministeno de

Educación en aspectos legales.E\aborar proyectos de Tesojución con contenido legat

para la Alta Dirección.

2. Proceder a la digitalizadón de la documentación deasesoría jurídica que sustente los actos resolutivosdel SINEACE.

l Oficina de AsesoríaJuridica


OFICINA DE ADMINISTRACIÓN .-

. ‘Unidad de lnformtica

uNloÁb. DE RECURSOS NUMÁNO


1. Elaborar y aprobar Procedimientos Internos, talescomo:

/ Procedimiento de Selécción y Contratación dePersonal.

1 Procedimiento de Inducción y Capacitación delPersonal.

1 Procedimiento Evaluación de Desempeño dePersonal.

1 Procedimiento de Administración y Actualizaciónde Legajos de Personal.

1 procedimiento de Promoción y Bienestar Social1 Procedimiento de Prevención de Actos de

Nepotismo.1 Procedimiento de Practicas pre-profesionales.

e’ Presidencia7 Secretaria Técnica


‘Unidad de RecursosHum anos


2. Elaborar y aprobar un Reglamento Interno de Trabajo(RIT) o liñeamientos Generales en las que se definanla relación de la Entidad con sus trabajadores, asícomo los derechos y obligaciones de éstos últimos,este documento deberá estar atineado a la actuales%SeSlNEACy

A



1Unidad de RecursosHumanos

1 Trimestreperíodo 2015

Hegar, 3’)jÍ ,/4Ea&’por: Aprobado por:i1 1 , ..,

--—.

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aW.’ rl !11 VGrtI”N-.

‘ ¡ 1 1 II A fl—•V..‘.

TORALVA & ASOCIADO.scp.C: 1 fA4ores-Consu%s. J) , (

3. lmplementar un software informático integral para elconlrol de asistencia y elaboración de planillas depersonal, que permitan realizar al control de maneradiaria en las diferentes sedes del SINEACE.

4. Digitalizar los legajos de personal del SINEACE con lafinalidad de tener un archivo adecuado; y asimismoactuati2ar los legajos de personal solicitando laDeclaración Jurada a los funcionarias que manejanrecursos (p.c. Jefe de la Oficina de Administración,Jete de Logística y Jefe de Tesorería).

-—SNEACE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL(* INTERNO - COSO

t’iC:EC2?fl;

Fecha de Aprobación: Pendiente PágInas: 27 de 41 VersIón: LO

Una ve elaborado el Reglamento Interno de Trabajo(RIT) o lineamientos Generales que establezcan losderechos y obligaciones de los trabajadores, sedeberá diseñar e implemenlar un plan para sudifusión el cual podría incluir, entre altos, lo siguiente:

Comunicaciones periódicas a través del corleoelectrónico mediante las cuales, de maneradidáctica, se haga de conocimiento y se eliquelos temas incluidos en dicho doannento.Charlas periódicas al personal.

1 Secretaria Técnica1 Oficina de

Administración 1 TÑneslre‘Unidad de Recursos periodo 2015

HumanosUnidad de InIonnática

‘ Secretaria Técnica‘ Oficina de

Administración 1 TrimestreUnidad de Recursos periodo 2015

Humanos‘Unidad de Informática

5. Elaborar y aprobar el Plan de Desarrollo de las presidenciaPersonas (quinquenal y anualizado) conforme a loTécnicaestablecido en la Directiva para la Elaboración del

1Com(é de 1 TrimestrePlan de Desarrollo de las Personas al Servicio del Elaboración del Plan de periodo 2015Estado, aprobado con Resofudón de PresidenciaOesmo de lasEjecutiva Pl’ 041-2011-SERVIRIPE de fecha 21 de

Personas delMano de 2011.COSUSINEACE

1 PresidenciaJ Secretaria Técnica

6. Elaborar y aprobar un procedimiento interno que ComiIé de 1 Trimestreregule la formulación, ejecución y evaluación del Plan 1 Elaboración del Plan de periodo 2015de Desarrollo de las Personas. Desarrollo de lasPersonas del

COSUSINEACE

UNIDAD DE CONTABILIDAD. .

1 Secretaria TécnicaOficina de1. Implementar una herramienta inlarmática adicional

Administración III Trimestreque agilice los procesos de conciliación y verificación 2 1 Unidad de Informática periodo 2015contable y análisis de cuentas.Unidad de

Contabilidad

2. Elaborar y aprobar un procedimiento intemo para elControl Previo de los ingresos y gastos de la Entidad,así como designar un responsable para la ejecuciónde dichas funciones.

/

2

V Secretaria Técnica1 Oficina de

Administración‘Unidad deContabilidad


/

V Secretaria Técnica3. Elaborar y aprobar un vocedimienlo interno para las

2 Adinistradón III Testm‘ Oficina de

conciliaciones y verificaciones contables.1 Unidad de periodo 2015

Contabilidad

1 Secretaria Técnica‘Oficina de4. Implementar claves de acceso al módulo contable y

Administración III Trimestremódulo administrativo del SIAF de acuerdo a los 2Unidad de periodo 2015niveles de autorización y responsabilidad

Contabilidad1 Unidad de Informático

UNIDAD DETESORERIA - *... .. ..

1 Secretaria Técnica1. Implementar un ambiente adecuado para el archivo y 1 Oficina de III Trimestreconservación de los documentos de operaciones de 2Administración periodo 2015ingresos y gastos.

1 Unidad de Tesorería

1 Secretaria Técnica2. lmplemenlar una herramienta informático adicional — Oficina deIII Trimestreque agilice los procesos de conciliación contable y 2 Administración

periodo 2015análisis de cuentas. ‘ Unidad de Informática1 Unidad de Tesoreria

1 Presidencia3. Elaborar y aprobar proi6edimientos internos que 1 Secretaria TécnicaIII Trimestreregulen los ingresos directamente recaudados y 2 1 Oficina de

periodo 2015reversión de gastos menores. Administración“ Unidad de Tesorería

4. Elaborar y aprobar procedimientos intemos que < Presidenciaregulen la custodia y control de las garanlias y 1 SecretarIa TécnicaIII Trimestrevalores, así mismo la verificación con las entidades 2 1 Oficina de

período 2015financieras e la SSS sobre la integridad de las cartas Administraciónfianzas. 1 Unidad de Tesorería

UNIDAD DELOGISTICA .

. . .,CONTRATACIONES

1. Elaborar y aprobar procedimientos internos queregulen las siguientes actividades:

‘Programación de adquisiciones y contrataciones.IEstudios de posibilidades que ofrece el mercado. 1 PresidencialContratadón de bienes y servicios cuyo monto sea

.‘ Secretaria Técnicainterior o igual a tres (03) UIT.2 Oficina de III Trimestre‘Verificación poslerior de documentos en caso de Administración periodo 2015sospecha de fraude o legalidad de la documentación 1 Unidad de Tesoreriapresentada por los proveedores.

‘Para el otorgamiento de adicionales, a electos dedeslindar responsabilidades que puedan recaer en eltitular de la Entidad.

CONTROL PATRIMONIAL-

rNEAÇEti

Fecha de Aprobación:

1EOLIO:

_44Ç


PendienteI9inas:

28 de 41 1 VersIón: 1 1.0

2. Elaborar y aprobar un procedimiento interno para lalome de inventario y administración de bienesmuebles ejomuektes patrimoniales.

2


Oficina deAdministración

Un id a d de 1 qg silca

Itt Trimestreperíodo 2015

\ 1

1. Elaborar y aprobar los siguientes documentos degestión y control de TlCs:

1 Plan Estratégico de Tecnologias de la Inlomiación(PFÍfl.

/ Plan Operativo de Tecnologías de la Información(P01).

1 Plan de Administración de Riesgos de TICs.— Plan de Contingencias y Seguridad de la

Información.1 Plan de Mantenimiento Preventivo y Conectivo de

los Equipos de Cómputo y Comunicaciones.y’ Plan de Capacitación de TICs a los Usuarios.

3. Elaborar y aprobar procedimienlos internos queregule las actividades desarrolladas por la Unidad deInformática, tales como:

w’ Presidencia1 Secretaria Técnica

/ Oficina deAdministración

y’ Unidad de Informática

1 Secretaría Técnica‘ Oficina de

Administración‘ Unidad de Informática

-—‘SINEA(E PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL

ñN INTERNO - COSO

‘ ktQS:ttrS.5SL

Fecha de Aprobación: Pendiente Páginas: 29 de 41 VersIón: 1.0

1 Secretaría Técnica3. lmplementar una herramienta informática adicional 1 Oficina de III Trimestre

que agilice el contml de los bienes patrimoniales y el 2 Administración periodo 2015cálculo de la depreciación. 1 Unidad de Logística

.f Unidad de InformáticaALMACÉN

Presidencia4. Elaborar y aprobar un procedimiento intemo para la 1 Secretaria Técnica III Trimestretoma de inventado y administración de existencias en 2 1 Oficina de periodo 2015Almacén. Administración

1 Unidad de Logística

1 Secretaria Técnica1 Oficina de III Trimestre5. Implemenlar una herramienta informática acicional 2 Administraciónque agDice el control de las existencias en Almacén. / Unidad de Logística peido 2015

1 Unidad de Informática

1 Secretaria Técnica6. Implementar un espacio adecuado para los de III Trimestrealmacenes de la Entidad, las mismas que deben 2 Administración periodo 2015considerar las normas de seguridad. / Unidad de Logística

UNIDAD DE INFORMÁTICA “:. ..• •.


2. Implementar un sistema de trámite documentariointegral para las unidades orgánicas del SINEACE.


1 Inventario técnica de software y hardware.“ Claves de acceso a los equipos informáticos.1 Acceso a la red y acceso de usuarios a la

información.1 Seguridad de acceso en la base de datos de ta

Sede Central.1 Seguridad en la sala de seMdores y área de

soporte técnico.1 Control de backup.1 Generación de archivos de respaldos.1 Licencias de software.1 Uso de Correos electrónicos. —

1



Unidad de Informática


PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO - COSO

TN EACE4,


4. Implementar un sistema informático integral para el1 SecretarIa Técnicadesarrollo de las actividades de la entidad, que

J Qfifr de III Trimestrepermita gestionar las actividades administrativas, 1Administración periodo 2015contables, presupuestales de manera artcijlada y a

/ Unidad de Informáticatiempo real.

OE1CINA DE PLANIFICACIÓN YuPRESUPUESTO’ .:‘.,: :•.7’-.PLANIFICACIÓN

1. Elaborar y aprobar un plan de difusión y comunicación y’ Secretaria Técnicade Ja misión, visión, objetivos estratégicos y / Oficina delineamientos de politica institucional del SINEACE, ya1 Planificación y 1 Trimestresea mediante el portal de transparencia, e-mails, Presupuesto período 2015recordatorios o como parte de las charlas impartidas V Oficina deal personal y a la población. Administración

2. Programara al inicio del ejercicio una evaluación yseguimiento sobre la ejecución del Plan Estratégico Secretaria TécnicaInstitucional (PEI) a) 2021, de manera anua), en / Oficina decumplimiento a la Directiva N’ 001-2014-CEPLAN1 Planificación y 1 Trimestretirecliva General del Proceso de Planeamiento Presupuesto periodo 2015Estratégico - Sistema Nacional de Planeamiento 1 Unidades OrgánicasEstratégico’, aprobado con Resolución de Presidencia del SINEACEdel Consejo Directivo N’ 026-2014-CEPL4N/PCF.

3. Etabora; y aprobar un Procedimiento Interno queregule la formulación, aprobación, modificación,seguimiento y evaluación del Plan EstratégicoInstitucional (PEI) del SINEACE, a fin de garantizar elcumplimiento de las metas y objetivos trazados.

/ PresidenciaUna vez elaborado el Procedimiento Intemo se “ Secretaria Técnica1 T -

deberá diseñar e implementar un plan para su 1 1 Oficina de ergsdifusión el cual podría incluir, entre otros, lo siguiente: Planiñcacióir yPresupuestoComunicaciones periódicas a través del correo

electrónica mediante tas cuales, de maneradidáctica, se haga de conocimiento y se epliquelos temas incluidos en el procedimiento.

1 Charlas periódicas al personal.

4. Programar la evaluación del Plan Operativo 1 Secretaria TécnicaInstitucional (PCI) del SINEACE, para que se realice “ Oficina dede manera bimensual con la finalidad de determina,2 Planificación y 1 Trimestrelas desviaciones de gestión en el ¿umplimiento de Presupuesto período 2015metas.

Todas las UnidadesOrgánicas del SINEACE

5. Elaborar y aprobar un Procedimiento Intemo que 1 Presidenciaregule la formulación, aprobación, modificación y 1 Secretaría Técnicaevaluación del Plan Operativo Institucional (P01) dci 1 Oficina de reSINEACE, a fin de garantizar el cumplimiento de las Planificación y penodo 2015metas y objetivos trazados. Presupuesto

‘VSNEACE ‘-Ii

6. Elaborar y aprobar un plan de difusión y comunicacióndel Plan Operativo Institucional (PCI) y susevaluaciones, ya sea mediante el portal delransparenciÇrQ% recordatorios o como parte delas cha ‘IA idáit.al personal ya la población.

1 Secrelaria TécnicaOficina de

Planificacióny 1 Trimestre

Presupuesto periodo 20151 Oficina de

Administración

TOFiABVA & ASOCIADO.Akres - Const4l&es

J

que

o

-5jrñrr,-

. PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLINTERNO -COSO

ra’t’cq:Gs


PRESUPUESTO

1 Presidencia7. Identificar las causas que originan el bajo nivel de 1 SecretarIa Técnica

ejecución presupuestal de la Unidad Ejecutora 2: 1 Oficina de 1 TrimestrePROCALIDAD. con la finalidad de adoptar acciones 1 Planificación s’ periodo 2015en el marco de tas normas del SHIP y presupuestales Presupuestovigentes. 1 Director Ejecutivo de

la Unidad Ejecutora 2

8. Elaborar y aprobar un procedimiento interno que1 PresIdencia

regule la formulación, aprobación, ejecución y 11 Secretaria Técnica 1 Trimeslre

1 Oficina de periodo 2015evaluación del Presupuesto Institucional.Planificación yPresupuesto

1 Secrelaria Técnica2. Elaborai y aprobar un plan de difusión y comunicaciónøcina dedel Presupuesto Institucional y sus evaluaciones, Ya Planificación y 1 Trimestresea mediante el portal de transparencia, e-mails, 1

recordatorios o como parte de las diarias impartidas Presupuesto periodo 20151 Oficina deal personal y a la población.

Administración

RACIONALIZÁCION

10. Elaborar y aprobar el Reglamento de Organización yFunciones (ROF) y Organigrama. Manual de Perfilesde Puestos (MPP) y el Cuadro para Asignación dePersonal (CRP) en cumplimiento a tas disposicionesemitidas por.

1 Presidencia1 SecretarIa Técnica1 Lineamientos para la Elaboración y Aprobación 1 Oficina dedel Reglamento de Organización y Funciones Planificación y 1 Trimestre(ROF) aprobado con Decreto Supremo W 043-

1 Presupuestoperiodo 20152006-PCM.

1 oficina de1 Directiva N’ 00I-2013-SERVJRIGDSRH Nonnaspara la Formulación del Manual de Perfiles de

Administración1 Unidad de RecursosPuestos (MPP7. aprobado con Resolución de HumanosPresidencia Ejecutiva N 161-2013-SERVIWPE.

1 lineamientos para la Elaboración y Aprobacióndel Cuadro para Asignación de Personal (CAP)aprobado con Decreto Supremo N’ 043-2004-PCM.

1 PresidenciaII. Elaborar y aprobar procedimientos internos para la 1 Secretaria Técnica

modificación y actualización de las Funciones 1 Oficina dedetalladas en el Reglamento de Organización y Planificación y TrimestreFunciones (ROF), el Manual de Perfiles de Puestos 1 Presupuesto periodo 2015(MPP) y el Cuadro para Asignación de Personal 1 Oficina de(CAP); Dichos procedimientos deberlan indicar al Administraciónresponsable o responsables de su actualización. 1 Unidad de Recursos

HumanosDIRECCION DE EVALUACIÓN •Y. ACREDITAC ON DE •Lk EDUCACION: BÁSICA Y TECNICOPRÓDUCTWA ... .. . .‘ .. .

1. Elaborar y aprobar procedimientos mIemosregulen el proceso de acreditación, tales como: 1 Presidencia

III Trimestre- Etapa previa.1 Secretaria Técnica periodo 2015- Etapa de Autoevatuación.

‘DEA-EBTP- Etapa de Evaluación Externa.- Etapa de Acreditación.

1

7

rS ÑSÁ C Ei,.

ID

1 Presidencia2. lmplementar un Sistema Integrai de Gestión de fa 1 Secretaría TécnicaAcreditación que cuente con un módulo de monitoreo1

1 DEA-EBW III Trimestrea través del cual se reporta a las entidades públicas 1 Ojicina de periodo 2015(Ministerio, UGEL, OREA). Administración1 Unidad de Informática• D,IRECCION tE EVALUACION ‘Y CERTIF1CACION DE LA -.EUtÁÓ$;BASiCAZV ..iCNIcpPRODUCTIVA - -

-

-

1. Elaborar y aprobar procedimientos internos queregulen el proceso de acreditación, tales como:

- Normalización, res - naa 373 Trimestre.. 1 1 Secretaria Tecn,ca- Evaluacrnn.1 DEC-EBW penodo 2015

. Certficaon.- Seguimiento.

•tIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN DE INSTITUTOS Y ESCUELAS DE EDUCACIÓNSUPERIÓR- , ‘‘ •‘ •

•• , ,•

1. Elaborar y aprobar procedimientos internos queregulen el proceso de acreditación, tales como: / Presidencia

III Trimestre- Etapa Previa. 1 1 Secretaria Técnicaeriado 2015- Autoevaluacián. / OEA-lEESEvaluación E,cterna.

1 Presidencia2. Implementar un Sistema Integral de Gestión de la 1 Secretaria TécnicaAcreditación que cuente con un módulo de monhoreo1

1 OEA-lEES III Trimestrepara la Etapa Previa, Autoevaluación y Evaluación 1 Oficina de periodo 2015Externa. Administración1 Unidad de Informática

3. Actualizar los Documentes Técnicos para el proceso 1 PresidenciaIII Trimestrede acreditación de la lEES, considerando la nueva 1 1 Secretaria Técnica

‘ d 2015estructura orgánica del SINEACE. / DEA-IEES pfl O

DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE INSTITUTOS Y ESCUELAS DE EDUCACIÓNSUPERIOR ..

.... . , ,

.•• .

1 Presidencia1. lmplementar un sistema inrormático especializado 1 SecretarIa Técnicapara el registra y control de las actividades inherentes 1 nEC-lEES ttt Trimestrea la evaluación y certificación de institutos y escuelas Oficina de periodo 2015de educación superior. Administración1 Unidad de InformáticaDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

1 Presidencia1. Implementar un sistema informático especializado 1 Secretaria Técnicapara el registro y control de tas actividades inherentes 1 DEA-ESU III Trimestrea la evaluación y acreditación de la Educación 1 Oficina de periodo 2015Superior Universitaria. Administración1 Unidad de Informática

2. Actualizar los Documentos Técnicos para el proceso1

1 Presidenciaiii Trirnestrede acreditación de la ESU, considerando la nueva 1

OEA-ESU periodo 2015estructura orgánica del SINEACE. jDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA:

-_-cuwuirç, flI’16fl6 PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLV ‘ç ;•ni;w: INTERNO - COSO

Fecha de Aprobación: Pendiente PágInas: 32do 41 VersIón: 1.0

1. Implementar un sistema informático especializadopara el registro y control de las actividades inherentesa la evaluación y certificación de la EducaciónSuperior Universitaria.

TØRALVA & ASOCIADOSJS.‘-Auditores - Consultdrds


1 DEC-ESU III Trimestre1 Oficina de periodo 2015

Administración1 Unidad de tnfomiática

/

o

PLAN DE IMPLEMENTÁCION DEL SISTEMA DE CONTROL1Vtç.ç INTERNO - COSO1


2. Actualizar los Doajinentos Técnicos para el proceso 1 Presidencia lii bimestrede ceriiricadón de la ESU. considerando la nueva 1 1 Seaelaria Técnica 2015estructura orgánica del SINEACE. ‘ DEC-ESU

UNIDAD EJECUTORArO2:Méjór lentodélatalidaddelaE6üócEóñSüpéiioírJ?OF1C1NA’DE PLÁNIF)CACJbN,:PRESUPUESTO;MONITOREO YEVALUAClON:s

1 Presidencia1 Dirección Ejecutiva de1. Identificar las causas que originan el bajo nivel de PROCMJDADejecución presupuestal de la Unidad Ejecutora 2:

— Coordinador de III TrimestrePROCALIDAD, con la finalidad de adoptar acciones 1 OPPME periodo 2015en el marco de las normas del SNIP y presupuestales 1 Coordinador devigentes.Administración y

Finanzas1 Dirección Ejecutiva de

P RO CAUDA O1 Coordinador de2. Impiementar un sistema integral que permita el control

OPPME III Trimestrey seguimiento de las actividades del Proyecto - 1 — Coordinador de periodo 2015PROCAL IDA D.Administración y

Finanzas

OFICINADEADMINISTRACIÓNY.FINANZAS1 Dirección Ejecutiva de

PROCALI DAD1 Coordinador de1. trnpiementar un sistema integral que permita el control

OPPME III Trimestrey seguimiento de las actividades del Proyed1 Coordinador de periodo 2015PROCALIDAD.Administración y

Finanzas

. COORDINADOR.DEL COMPONENTE 1 . ..“.

V Dirección Ejecutiva dePROCALIDAD

1 Coordinador de1. Imptementar un sistema integral que permita el control OPPME

y seguimiento de tas actividades det Proyecto . 1 1 Coordinador de periodo 2015PROCAL(DAD. Administración yFinanzas

1 CoordinadorComponente_1

COORDINADOR DEL COMPONENTE 2 . . - . .1 Dirección Ejecutiva de

PROCALIDADy’ Coordinador de

1. lmplementar un sistema integral que permita el control OPPMEIII Trimestrey seguimiento de las actividades del Proyecto - 1 1 Coordinador de periodo 2015PROCALIDAD. Administración y

Finanzas1 CoordinadorComponente_2

COORDINADOR DELCOMPONENTE-3 .. : . - - .

1. lmptementar un sistema integral que permita el controly seguimiento de las actividades del ProyectoPROCALIDAD.

1 Dirección Ejecutiva dePROCALI DAD

1 Coordinador deOPPME

1 Coordinador deAdministración y

Finanzas1 CoordinadorComponente 3


II

/

1. Elaborar y aprobar procedimientos internos quedefinan las caracterislicas de la inrormación que se

1 Presidenciagenera (comunicación interna y comunicación 1 Seaetarla Técnicaexterna), tales como:1 Oficina de1 Integridad.

Planificación ‘ IV Trimestre/ Oportunidad.

2 Presupuestoperíodo 2015

/ Actualización.1 Oficina de/ Exactitud.

Administracióni Accesibilidad,/ Todas las Unidades/ Certidumbre.

Orgánicas del SINEACE1 Racionalidad.1 Objetividad.

1 Secretaria Técnica2. Elaborar un inventario de los reportes principales1 Oficina demanelados por las diversas áreas del SINEACE, en El

Planificación yque se indique:Presupuesto lVTÑnestre1 Unidad responsable de la información. 21 Oficina de periodo 20151 Nombre del reporte o tipo de información.

Adminisción/ Caracleristicas de origen./ Todas fas Unidades1 Frecuencia de emisión.


1 Secretaria Técnica3. lmplementar claves de acceso al módulo contable y 1 Oficina de

módulo administrativa del SIAF de acuerdo a las2 Administración III Trimestreniveles de autañzaciónyTespDnsablidad. 1 Unidad de periodo 2015

Contabilidad‘ Unidad de Informática

Nórma 4.2: INFORMACIÓN Y RESPONSABIUDAD- .

1. Elaborar y aprobar procedimientos internas donde sedetermine la relación entre la información yresponsabilidad que el personal asumirá en su trabajo

.‘ Presidenciadiario, que incluirá entre otros:1 secretaria Técnica

1 Oficina de1 Las necesidades de información de todos losPlanificación y iv Trimestre

procesos.2 Presupuesto

periodo 20151 Implementación de controles necesarias para el

1 cina deadecuada suministra de la información.Administración1 Contemplar la comunicación directa con el

Todas las Unidadespersonal, cuando sea posible.Orgánicas del SINEACE1 Generar un clima de confianza mulua.

1 Dejar constancia de la comunicación de losproblemas deleclados.

Norma 4.3: CALIDAD Y SUFiCIENCIA DE LA INFORMACIÓtC

1. Establecer una politica de calidad que establezca lasobligaciones del personal con respecto a la calidad de

Presidenciala información. Esta politica deberla contemplar lo1 Secretaria Tjcnicasiguiente:

1 Oficina dePlanificación y

IV Trimestre1 Desarrollo de un proceso que evalúa la calidad de

2 Presupuesloperiodo 2015

la información disponible.1 Oficina de1 lmptementación de una evaluación periódica de

Administraciónlas políticas y los procesos, asf como los flujos de1 Todas las Unidadesinformación entre ellos.

Orgánicas del SINEACE1 Definición de mélricas significativas que permitananalizar y mejorar la calid7. de la información,latessomo.—.. -

.:Compóñente3:;iNffoRMACJÓNY.cOMUNJCAclOfl ..::.., ?...

Norma 41 FUNCIONES Y CARACTERISTICAS DE LA lNFORMACIÓN -

4$• He€I?oj,or:10

TSMLQflYÓZIAVOS&C.Ayditores - Consultrq

/

- Subjetivas (basadas en el juicio de losusuarios de los datos).

- Objetivas independientes de la aplicación(como corrección).

- Objetivas dependientes de la aplicación(especifls para un dominio determinado)

1. Elaborar y aprobar los siguienles documentos degestión y control de TIC’s:

/ Plan Estratégico de Tecnologias de la Información(PETI).

1 Plan Operativo de Tecnologías de la Infomiación(P01).

1 Plan de Administración de Riesgos de TIC’s.1 Plan de Contingencias y Seguridad de la

tnionadún.1 Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de

los Equipos de Cómputo y Comunicaciones.1 PIan de Capacitación de TIC’s a los Usuarios.

2. imptementar un sistema de trámite documentariointegral para las unidades orgánicas del SINEACE.

3. Elaborar y aprobar procedimientos internos queregule las actividades desaridladas por la Unidad deInformática, tales como:

1 Presidencia‘ Secretaria Técnica



.‘ Secretaria Técnica1 Oficina de

Administración¿ Unidad de Informática

j<SNEACE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SSTEMA DE CONTROL

Y INTERNO - COSO


2. Elaborar y aprobar un pmcedimienlo interno queregule la entrega de información y publicación — Presidenciaoportuna de documentos de gestión en el Portal de 1 Seaetafla Técnica

1 TrimestreTransparencia Estándar en la Web 1 Responsable de la. . .. periodo 2015htIp-i!wnw.stneace.oob.pe. en el marco de la Ley de entrega de inlormacon y

Transparencia y Acceso a la Información Pública - portal de transparenciaLey W 27806.

Nórma 6.4: SISTEMAS..DE INF.ORMACION . -.. .

1III Trimestre

período 2015


/ Inventario técnico de software y hardware.1 Claves de acceso a los equipos informáticas.

Acceso a la red y acceso de usuarios a lainformación.

1 Seguridad de acceso en la base de datos de laSede Central.

1 Seguridad en la sala de servidores y área desoporte técnico.

1 Control de backup.1 Generación de archivos de respaldos.1 Licencias de software.1 Uso de Coreas electránin

‘ PresidenciaSecretaria Técnica


J Unidad de Informática


4. Implementar un sistema informático integral para eldesarrollo de las actividades de la entidad, quepermita gestionar las actividades administrativas,contables, presupuestales de manera articulada y atiempo real.

&- A

ffl 7.....Hechppon

TOl%VA & ASOCIADIAbOjiores - ConsuIt

a

1 Secretaria Técnica1 Oficina de III Trimestre

Administración periodo 20151 Unidad de Informática

1

• SINEAC1FOLIO:


Fecha de Aprobación: Pendiente Páginas: 38 da 41 Versión: 1.0

;Nomja4&FLExlBJUDADALCAMBIO . •.. z. t..:-

1. Elaborar y aprobar procedimientos internos en dondese establezcan la predisposición de la Entidad paraadecuarse a los cambios tecnológicos, así corno a loscambios elemos provenientes de usuarias externos,unidades ejecutoras, entidades reguladoras.entidades que financian ci proyecto PROCALIDAD,enire otros.

Estas deberían considerar lo siguiente:1 Presidencia1 Los recursos tecnológicos adecuados, junto con 1 Secretaria Técnica

IV Trimestretas personas idóneas. 1 1 Oficina de nerfodo 2015/ Los sistemas de información deberían ser Administraciónadaptables al SINEACE. 1 Unidad de Informática1 Los mecanismos para tomar conocimiento de lasnecesidades, redamos, opiniones e inquietudesde los usuarios de los sistemas.

1 Revisiones y rediseños periódicos cuando sedetecten deficiencias en su funcionamiento.

/ Niveles de acceso a los sistemas de información.1 Nivele de autorización pan realizar cambias.

Constatar periódicamente la relevación de lainformación paralos objetivos del SINEACE.

Norma 4.6: ARCHIVO lNSTITUClONAL-...

1 Presidencia1. Elaborar y aprobar procedimientos internos para la1 1 Secretaria Técnica 1 Trimestreadministración del archivo institucional. 1 Oficina de periodo 2015

Administración

2. Implementar un espacio adecuado para el Archivo 1 Secretaria TécnicaInstitucional de la Entidad, las mismas que deben2

1 Oficina de IV Trimestreconsiderar las normas de seguridad. Administración periodo 20151 Unidad de Logistica

.Nórma 4.7; COMUNICACIONINTERNA,.

1. Elaborar y aprobar un Plan de Comunicaciones del /Ser;retana Técnica1 TrimeslreSINEACE, acorde con la norrnatMdad vigente. 1 Responsable de

periodo 2015comunicacones

2. Implemenlar un buzón de sugerencias y/o denunciasen la Página Web Institucional; asimismo desionar un 1 1 Presidencia 1 Tnmestreresponsable para la atención de los mismos.

— 1 Secretaria Tecnica periodo 2015

Nomia4.8: COMUNICACIÓN EXTERNA.• .

.

1. Elaborar y aprobar un Plan de Comunicaciones deI1

lSrelania1 TrimestreSINEACE, acorde con la normatMdad vigenle.

comu1icaciones periodo 2015

SINEACE

2. Elaborar y aprobar un procedimiento interno queregule la entrega de información y publicaciónoportuna de documentos de gestión en el Portal deTransparencia Estándar en la Webhtto:I/vrnw.sineace.oob.pe. en el marco de la Ley deTransparencia y Acceso a la Información Pública -

Ley H’ 21’

1 PresidenciaJ Secretaria Téoiica‘Responsable de la

entrega de información yportal de transparencia

1 soc’ csriTOI3ALVA & ASOCI

Ud’rtores - CI


1

1. Documentar, aprobar y difundir políticas de mon’doreooportuno del contra? interna que son ejercidas por lasDirecciones, Oficinas y Unidades, sobre los diversosdocumentos que nolman y gulan el desarrollo de lasactividades del SINEACE, con la hnalidad de vedr,ca,el adecuado desarrollo del control interno.

1,’. II

1 N ERCE PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROLV \ INTERNO - COSO

Fecha de Aprobación: j Pendiente Pógh-ias: 37 de 41 Versión: LO

..Nóhna4S:. CANALES DE COMUNJCACIÓN . : .c• .

1. Elaborar y aprobar un Plan de Comunicaciones deI l,yaetana ‘‘ca 1 TrimestreSINEACE, acorde con la normatividad vigente. esponsa e e periodo 2015

comunicaciones

‘:Cóñéporíeñte 5:SUPERV)5lóN. •:-.- .‘ .‘.Z‘

:,‘: !:, ‘E,..:‘.51. NORMAS BASICÁStPARA LAS ACTIViDADES DE PREVENCIÓN;Y-MONI’[OREÓNórma5j.j;PREVENCIÓNY MONITOREO: .

- ‘;‘-: - .. .. “,.t -

1. Documentar, aprobar y difundir politicas deprevención y maniloreo que son ejercidas por lasOirecdones, Oficinas y Unidades, sobre los diversosdocumentas que forman Y guian el desarrollo de lasactividades del SINEACE, con la hnalidad de veriricarel adecuado desarrollo del control interno.

Dichas políticas de prevención deberían incluir, entreotros, el monitoreo de los siguientes documenlos degestión de la Entidad:

1 Manuales de Políticas y Procedimientos, / Presidencia1 Manuales Administrativos.

11 Secretaria Técnica IV Trimestre

1 Leyes y Reglamenlos aplicables al SINEACE. 1 Todas las Unidades periodo 2015/ Instructivos de trabajo. Orgánicas del SINEACE1 Especificaciones y estándares.1 Diagramas de flujo.1 Estudios previos de rediseño a mejoramiento de

procesos.1 Repodes operativos.1 Repodes de resultados.1 Informes de registras de revisiones internas.1 Evaluaciones de riesgos.1 Estudias previos de evaluación de? control interna.1 Repode de indicadores.1 Circulares y lineamientos

1 Secretaria Técnica

2. lmplementar una herramienta infonnática que permita1 Ccordmacmn de

procesar las encuestas de mon’ñoreo a los Comilés de 1 Mamioreo III T1estreCafldad

1 Oficina de periodo 2015‘ Administración


3 Documentar, aprobar y difundir políticas yprocedimientos mIemos que regulen el accionar de

res’ ena IV Trimestrelos Comités, Comisiones, Equipos, etc. establecidos, 1 1 SeaetarlaTecnica

periodo 2015así como el cumplimiento de sus owigaciones. GomIas

Norma 5.LL MONITOREO OPORTUNO. DEL CONTROL INTERNO . .

o

1 Presidencia

Dichas políticas

1 Secretaria Técnica

interno deberíande monitoreo oportuno del control

1 Todas las Unidadeslv Trimestre

incluir, entre otros, el rnoniloreo de

Orgánicas del SINEACEperiodo 2015

los siguientes documentos de gestión de la Entidad:1


Fecha de Aprobación: Pendiente Páginas: 38 de 41 VersIón: 1.0

De Planeamiento:1 Plan Estratégico Institucional (PEI).1 Plan Operativo lnsLitucional (PO!).1 Plan Anual de Contrataciones (PAC).1 Plan Anual de Capacitación.

De Presupuesto:1 Presupuesto Institucional de Apertura (PIA).1 Presupuesto Institucional Modificado (PIM).1 Presupuesto Analiico de Personas (PA?).

De Organización:1 Reglamento de Organización y Funciones (ROF).1 Manual de Perfiles de Puestos (MPP).1 Cuadro para Asignación de Personal (CAP).1 Manual de Procedimientos (MAPRO).

De Procedimientos:1 Texto Unico de Procedimientos Administrativos

(niPA).1 Procedimientos, Directivas. Instructivos y demás

normativa_interna_del_SINEACE.

2. Considerar en las actividades del Comité de ControlInterno, lo siguiente:1 Proponer un reglamento interno que regule las

funciones del comité de control interno.1 Etaborar un manual de gestión para el proceso de

implementación del sistema de control interno queinduya políticas, metodoTogia, responsables, etc. 1 Presidencia

IT mesire1 Evaluar la posibilidad de que las estralegias 1 l Comité de Controld 20 5utilizadas en la consecución de los objetivos, no Interno ¡Je1b0 o

conduzcan al locro del propósilo general.1 Identificar problemas recurrentes que necesitan

atención.1 Recomendar ajustes a las operaciones.1 Investigar posibles soluciones a los problemas

presentados.

5.2;NORMAS BÁSICAS PARA:ELSEGUIMIENTO DERESULTADOSNorma 5.2.1. REPORTE DE DEFICIENCiAS .

‘ Secretaria Técnica1 Oficina de

Administración1. Implantar un sistema informático para el seguimiento1 Unidad de Informáticay control de las deficiencias de gestión y control deI 1

1 Oficina de ControlSINEACE.Interno

1 Coordinador deMonitoreo

SIN EACES 1 N EAC EljFOLIO: jp 1

2. Elaborar y aprobar un documento que proveeirjomiadón necesaria para la mejora continua de losprocesos del SINEACE. En tal sentido, permiteidentificar las deficiencias, causas y efectos oconsecuencias que ocurren en el desarrollo de losprocesos con el objetivo de establecer medidascorredivas apropiadas.

Se presenta un modeloutiuizarse para dicho fin:

1



Unidad de Inlormática‘ Oficina de Control

Interno1 Coordinador de

Moniloreode formato que puede

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r P,ctcy,.*et C*.*’,j C,*:

Ndnn52.2. IMPLANTACIÓN YSEGUIMIENTO DE MEDIDÁSCORRECTIVAS .:

1. Elaborar un formato estándar para documenlar elPlan de Mejoramiento. Dicho formato podria incluir.

1 Análisis de las causas de cada debilidadreportada.

1 Lista de posibles acciones que pennilirlansubsanar las debilidades detectadas.

1 Anáfisis de la viabilidad de cada acción en tiempo,casto, apoyo politico, proveedores, recursostécnicas, entre otras.

J Selección de las acciones factibles deimplementar.

Se presenta un modeto de formato que puedeublizarse para dicho fin:

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“ Presidencia¿ Secretaria Técnica1 Oficina de Control

Interno1 Coordinador de

Monil ore o

IV Trimestreperiodo 2015

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¡it H’on\jQ j\Revisado5.,, Aprobado por:

\ ¿bR” ‘1fl\ ,\ V1c.\TDRALVA&ASOC1ADÇdS.C3 / hi °\ 1 A*rdores - Consu&rÉs JV$AClÓN) \ ¡: .


Fecha de Aprobación: Pendiente Páginas: 40 de 41 Versión: LO

5&NORMASEÁSlCAS!PARALOSCPMpNOMlSO5 DEMEJORAMlENTO..Ndrmh 5;3SAUTOEVALUACIÓN .. t.:t :

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. . . ‘ Presidencia1. Elaborar y aprobar procedimientos internos dev Secretaria Técnicaautoevaluación de Control y gestión aplicables a ¿ Oficina de Control IV Trimestretodas las Unidades Orgánicas y a los procesos del 1

tntemo período2olSSINEACE para medir la efectividad de los controles a‘ Coordinador denivel Entidad y de Procesos.

Monitoreo

1.1•.

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