plan directeur des ressources informationnelles...2019/12/13 · pour mieux comprendre la régie,...
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2018-2020
Plan directeur des ressources informationnelles
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PRÉAMBULE
Le présent Plan directeur des ressources informationnelles est un document
d’adéquation avec le Plan stratégique 2017-2020 de la Régie des marchés agricoles et
alimentaires du Québec. Il vise à supporter le déploiement de ce dernier et à tendre vers
la réalisation de la vision de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec
(la Régie), celle d’être un organisme avant-gardiste pour un secteur agroalimentaire, de
la pêche et de la forêt privée durable et prospère.
Ce document permet d’établir la contribution des ressources informationnelles dans
l’atteinte des objectifs stratégiques de la Régie. Il présente les mesures qui seront
préconisées et les opportunités d’apport des ressources informationnelles ciblées.
Ce document est supporté par des travaux d’architecture d’entreprise débutés durant
l’année financière 2016-2017. Ces travaux ont été effectués par une équipe
pluridisciplinaire qui a préconisé l’utilisation de processus « bout en bout ». Ils ont
permis de maximiser la compréhension de la Régie quant à son fonctionnement actuel
en vue de lui permettre de mieux orchestrer sa transformation. Ces travaux s’inscrivent
dans la continuité de ceux entrepris par la Régie dans le cadre de sa réflexion
stratégique ayant mené à la conception du Plan stratégique 2017-2020.
À cette fin, un diagnostic portant sur le fonctionnement de l’organisation a été réalisé.
Les rôles, les produits et les services de la Régie ont été déterminés, et ce, dans le but
d’établir la manière dont elle doit organiser ses ressources informationnelles afin de
poursuivre son virage électronique.
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TABLE DES MATIÈRES
Préambule ....................................................................................................................... 2
Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec ................................................ 4
Environnement d’affaires de la Régie .............................................................................. 6
Environnement interne ................................................................................................. 6
Environnement externe ................................................................................................ 7
Portrait des ressources informationnelles de la Régie ..................................................... 9
La vision de la contribution des ressources informationnelles ....................................... 10
Virage électronique .................................................................................................... 10
Les opportunités de projets ........................................................................................... 12
Optimisation des relations avec les parties prenantes ............................................... 12
Évolution de la plateforme et des environnements de développement ....................... 12
Prestation électronique des services ......................................................................... 13
Création d’un Plan de gouvernance des technologies de l’information ....................... 13
Modernisation de la gestion documentaire ................................................................. 13
Amélioration de la plateforme collaborative interne .................................................... 13
L’adéquation de la vision avec les orientations et les directives .................................... 14
Gestion des risques....................................................................................................... 16
Gestion de la performance ............................................................................................ 16
Plan stratégique ......................................................................................................... 16
Déclaration de services aux citoyens ......................................................................... 17
Plan d’action de développement durable ................................................................... 17
Gestion des ressources ............................................................................................. 17
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RÉGIE DES MARCHÉS AGRICOLES ET ALIMENTAIRES
DU QUÉBEC
La Régie est instituée en vertu de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles,
alimentaires et de la pêche (RLRQ, c. M-35.1) (la Loi) d’où elle tire la majorité de ses
pouvoirs. Elle en exerce également d’autres en vertu de la Loi sur les producteurs
agricoles (RLRQ, c. P-28).
En plus de ses fonctions relatives à la mise en marché collective des produits
agroalimentaires, de la pêche et de la forêt privée, les responsabilités que la Régie a
dans le cadre de la Loi l’amènent également à jouer un rôle au niveau national, en tant
que signataire de cinq ententes fédérales-provinciales sur la production et la mise en
marché de certains produits agroalimentaires.
Pour mieux comprendre la Régie, il est utile de rappeler sa vision, sa mission et ses
valeurs :
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Les services de la Régie se regroupent sous cinq lignes d’affaires. Une ligne d’affaires est un(e) « recette/processus » maîtrisé(e) par l’organisation pour répondre à un besoin client. Les lignes d’affaires de la Régie sont les suivantes :
En outre, le portrait de la Régie au 31 mars 2018 se détaille ainsi :
39 employés Dont plus de 70 % travaillent au siège social
2 employés en ressources informationnelles à temps plein
Ce qui représente 5% des ressources. À ce nombre, s’ajoutent les efforts alloués par d’autres employés pour l’encadrement, le pilotage de systèmes et la gestion informationnelle.
1 siège social à Montréal et 3 centres de services (Lévis, Nicolet et Saint-
Hyacinthe) En plus d’agir à titre de tribunal itinérant
4,65 M$
Revenus
4,48 M$
Dépenses totales
1,13 M$
Dépenses de fonctionnement
382 k$
Dépenses en ressources informationnelles incluant la rémunération du personnel dédié
21 % des dépenses de fonctionnement
4 % des dépenses rémunération
25 % des dépenses totales
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ENVIRONNEMENT D’AFFAIRES DE LA RÉGIE
L’environnement d’affaires de la Régie se segmente en deux volets, soit l’interne et
l’externe. Tous deux influent sur les priorités stratégiques de la Régie ainsi que sur
l’apport des ressources informationnelles dans les objectifs choisis. Ces environnements
vous sont présentés ci-après.
ENVIRONNEMENT INTERNE
Le contexte interne aux affaires de la Régie en lien avec les ressources
informationnelles se résume ainsi :
Orientations stratégiques
De manière générale, les objectifs stratégiques et opérationnels de la Régie sont
atteints. Toutefois, pour parvenir à ces résultats, des efforts supplémentaires doivent
être déployés par le personnel afin de combler la faiblesse du soutien applicatif. La
Régie oriente actuellement ses efforts à la prise du virage électronique. Il s’agit d’une
priorité de l’organisation.
Par ailleurs, depuis 2017, la Régie a créé un comité responsable d’analyser des
« intentions » afin de s’assurer de la mise en œuvre de son plan stratégique. Les
intentions sont des propositions formulées par les employés en lien avec les besoins
pressentis qui concernent à la fois leur travail et les aspects novateurs qu’ils identifient.
Ce mécanisme permet de traduire la volonté des employés que soient évaluées les
plateformes informatiques utilisées en regard des problématiques rencontrées et leurs
limitations ainsi que les commentaires des clientèles recueillis. Ces intentions
permettent à l’organisation d’être plus efficace.
Une intention met en relief les éléments suivants :
l’impact attendu ;
la description de la problématique et du contexte ;
son objectif en ayant recourt à la technique « SMART » (spécifique, mesurable,
atteignable, réaliste et déterminé dans le temps).
L’étude de la proposition de l’intention comprend également l’estimation des bénéfices
escomptés, incluant l’horizon de ceux-ci et la probabilité de leur captation.
Par la suite, le comité des intentions évalue chacune des demandes.
Finalement, la sécurité des systèmes est une grande préoccupation de l’organisme. Des
mécanismes de sécurité sont en place à plusieurs niveaux, et ce, en partenariat avec la
Financière agricole du Québec (FADQ). L’accès aux systèmes est bien contrôlé, la
confidentialité des informations sensibles est assurée et les données sont sécurisées.
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Capacité organisationnelle
La Régie est un organisme de petite taille. À cet effet, au niveau des ressources
informationnelles, elle met l’accent sur les possibilités de partenariats, car il y a un
manque de personnel pour assurer l’évolution des systèmes. La Régie a peu de moyens
internes pour répondre adéquatement aux besoins actuels en termes de maintien des
systèmes. Toutefois, l’organisation travaille actuellement à pallier à cette situation.
Intégration des systèmes
Au cours des années, la Régie a développé plusieurs logiciels « maison » afin
d’améliorer et de faciliter le travail de ses employés. Les travaux d’architecture
d’entreprise réalisés ont mis en lumière le fait que des systèmes distincts couvrent les
mêmes processus. Par ailleurs, la totalité des processus n’est pas couverte par ces
systèmes; certaines activités demeurent manuelles et entraînent une duplication des
tâches.
L’intégration entre les systèmes est actuellement rudimentaire. Ces outils ne permettent
donc que peu d’agilité.
Cadre financier et normatif
La Régie est assujettie aux lois et règlements applicables aux ressources informationnelles, notamment la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement (RLRQ, c. G-1.03). Les Règles relatives aux demandes d’autorisation de projets et aux outils de gestion en ressources informationnelles et le Cadre de référence pour soutenir la gestion et la revue diligente des projets en ressources informationnelles encadrent également ces pratiques.
ENVIRONNEMENT EXTERNE
Aux fins du présent document, le contexte externe entourant les affaires de la Régie se
décline en cinq grands thèmes :
Politique bioalimentaire 2018-2025
Le 6 avril 2018, le gouvernement de Québec a dévoilé la Politique bioalimentaire 2018-
2025 - Alimenter notre monde. L'objectif de cette politique est double. En effet, cette
dernière tend à mieux répondre aux attentes des consommateurs, et ce, tout en
soutenant les entrepreneurs et les organismes du secteur. La Régie s’inscrit dans la
démarche de coconstruction qu’est la Politique bioalimentaire 2018-2025. À cet effet,
elle désire collaborer à la mise en œuvre des objectifs qui la concernent et à participer à
la réalisation d’objectifs sur lesquels elle pourrait avoir de l’influence.
Transformation des tribunaux administratifs
De plus, les tribunaux administratifs ont démontré la volonté de travailler de manière
concertée à la transformation de leurs façons de faire pour prendre le virage numérique
et ainsi offrir une justice administrative électronique à 360 degrés. La mise en place de
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ces nouvelles technologies est une priorité pour la Régie. Ainsi, elle entend prendre les
moyens nécessaires pour atteindre cet objectif.
Encadrement et orientations gouvernementales
La gestion des ressources informationnelles est soumise à un cadre et à des orientations gouvernementales. À titre d’exemples, la Stratégie numérique du Québec et l’architecture d’entreprise gouvernementale présentent des éléments qui permettant d’exposer la vision de la contribution des ressources informationnelles dans l’optimisation et l’innovation des services publics. La Régie souhaite s’inscrire dans ces démarches. Secteurs et marchés en constante évolution
Le secteur agroalimentaire, de la pêche et de la forêt privée est en perpétuelle
transformation. Les méthodes de mises en marché et de commercialisation ainsi que les
attentes des consommateurs se modifient et évoluent. L’innovation et les technologies
font partie intégrante des systèmes de mise en vente en commun de nombreux
secteurs. La Régie doit s’adapter à ces nouveaux mécanismes. L’organisation, en plus
d’ajuster son offre de service à cette nouvelle réalité, doit également s’assurer que les
outils qu’elle met à la disposition des acteurs de ces secteurs leur permettent et même
favorisent cette innovation.
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PORTRAIT DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES DE
LA RÉGIE
La Régie a une entente de services avec la FADQ afin d’avoir accès à une équipe
pluridisciplinaire qui soutient ses activités informationnelles quotidiennes et assure la
sécurité de l’information. De plus, une firme externe assurait le développement
d’applications spécifiques en vertu d’un contrat qui s’est terminé en 2017-2018.
La Régie utilise également les services du Centre de services partagés du Québec
(CSPQ) pour l’infrastructure technologique incluant la télécommunication. Ainsi,
l’organisme est dépendant de plusieurs partenaires dans la gestion de ses ressources
informationnelles.
Le Plan d’action gouvernemental en technologies de l’information a permis d’obtenir les
crédits nécessaires pour l’embauche d’un poste technique en informatique afin
d’internaliser les services de programmation et de développement de ses systèmes. La
ressource interne a été embauchée en novembre 2017. Ainsi, l’équipe des ressources
informationnelles de la Régie comporte deux employés qui se situent au bureau de
Lévis, et ce, en vue de faciliter l’application de l’entente de services avec la FADQ. Ces
employés évoluent sous la supervision du directeur des affaires institutionnelles et du
Secrétariat. À ces employés s’ajoutent, à temps partiel, les efforts de pilotes de
systèmes lors de développements et une personne responsable des achats, des
inventaires et de services-conseils aux gestionnaires pour les redditions de compte en
ressources informationnelles.
Le service informatique comptera une ressource professionnelle additionnelle en 2018-
2019. Cette ressource est nécessaire en raison des projets et services à être effectués
pour les années futures. Ceci permet également à la Régie de diminuer ses risques
puisque l’entente de services avec la FADQ ne prévoit aucun remplacement des
ressources humaines et le langage informatique de développement utilisé est différent
entre les deux organismes. Les professionnels auront aussi une implication accrue à
titre de conseillers aux dirigeants.
Ce poste sera pourvu à l’interne puisqu’une ressource technique de la Régie s’est
qualifiée au niveau professionnel. La Régie compte lancer un appel de candidatures
pour le poste technique laissé vacant dès le début de l’année 2019. La ressource
technique assurera un complément aux services rendus par la FADQ, notamment le
suivi des inventaires, de l’entretien et offrira de la disponibilité pour les services courants
aux usagers y compris ceux en lien avec les plateformes technologiques.
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LA VISION DE LA CONTRIBUTION DES RESSOURCES
INFORMATIONNELLES
L’innovation est l’une des valeurs organisationnelles de la Régie. En effet, l’organisation souhaite réinventer ses façons de faire. De plus, elle encourage l’agilité afin de répondre aux enjeux d’un secteur agroalimentaire, de la pêche et de la forêt privée en constante évolution. Consciente que la contribution des ressources informationnelles est au cœur de l’innovation, la Régie s’est dotée de la vision suivante en lien avec ses services :
Cette vision s’articule autour de trois principes :
la valorisation du savoir; l’information en temps réel; l’accessibilité et la convivialité.
Elle guidera les activités des ressources informationnelles de la Régie dans les prochaines années, et ce, dans le but de répondre aux attentes grandissantes des acteurs de ces secteurs.
VIRAGE ÉLECTRONIQUE
Afin d’améliorer continuellement la qualité des services qu’elle rend à ses clientèles, la Régie doit mettre à jour son offre de services et assurer une meilleure actualisation de l’information disponible. Ainsi, afin d’optimiser son efficacité organisationnelle, la Régie doit poursuivre le virage électronique.
Pour relever ces défis, la Régie s’est dotée d’une orientation majeure afin de guider ses actions et d’aligner les projets qui en découlent. Cette orientation est également l’objectif 3.1 du Plan stratégique 2017-2020 :
Adopter le virage électronique en vue d’accroître l’efficacité de la Régie
À partir de cette orientation, trois objectifs ont été ciblés et des indicateurs ont été créés afin de mesurer l’avancement de chacun de ceux-ci.
Utiliser les nouvelles technologies comme levier de création de
valeur ajoutée aux lignes d’affaires d’une Régie avant-gardiste
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OBJECTIF 1 : IMPLÉMENTER UN SYSTÈME DE GESTION
INTÉGRÉE DES DOCUMENTS
La Régie vise la mise en place un système de gestion intégrée des documents. Cela permettra à la Régie d’assurer la gestion de ses documents, tout au long de leur cycle de vie, par un seul système d’information, et ce, sans égard au support de ceux-ci (physique ou électronique).
OBJECTIF 2 : METTRE EN LIGNE DES FORMULAIRES
DYNAMIQUES
La modernisation des services offerts par la Régie requiert une mise à niveau de
l’information disponible sur son site Internet. À titre d’exemple, la mise en place de
formulaires dynamiques correspond à la volonté du plan gouvernemental quant aux
services en ligne. De plus, cet objectif est cohérent avec le Plan de développement
durable 2015-2020 de l’organisme.
Tout d’abord, la Régie procédera à une évaluation de la pertinence des formulaires
qu’elle utilise, le tout en concordance avec la Politique gouvernementale sur l’allègement
réglementaire et administratif. Par la suite, les formulaires restants seront transformés
en formulaires dynamiques.
OBJECTIF 3 : RENDRE L’ENSEMBLE DES DÉCISIONS
DISPONIBLE SUR LE SITE INTERNET
Indicateur Cible 2019-2020
Pourcentage d’implémentation du système
de gestion intégrée des documents
50%
Indicateur Cible 2018-2019
Mise en ligne de formulaires dynamiques
Effectuée au 31 mars 2019
Indicateur Cible 2018-2019 Cible 2019-2020
Pourcentage des décisions disponibles sur le site Internet
90% 100%
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La Régie désire également utiliser son site Internet comme une plateforme pertinente de
diffusion de l’information. À cette fin, elle s’engage à rendre disponible l’entièreté de ses
décisions d’ici la fin de l’exercice 2019-2020.
LES OPPORTUNITÉS DE PROJETS
Les travaux d’architecture d’entreprise réalisés par la Régie lui ont permis de cibler plusieurs pistes de solutions. Celles-ci ont par la suite été regroupées en opportunités. Ces opportunités ont été analysées en fonction des besoins de l’organisation, de la charge financière, des efforts à être déployés, de la valeur ajoutée et des gains d’efficacité qui seront générés. Finalement, les facteurs de succès ainsi que les risques ont été identifiés. Considérant l’ensemble de ces éléments, la Régie estime opportun de réaliser les projets d’affaires suivants.
Par ailleurs des outils et des indicateurs devront être développés pour mesurer la performance des applications ainsi que la qualité de leur prestation.
OPTIMISATION DES RELATIONS AVEC LES PARTIES PRENANTES
La Régie souhaite évaluer les différents outils à sa disposition pour revoir les liens qu’elle entretient avec ses parties prenantes. L’organisation désire offrir des services de qualité et tirer profit des nouvelles technologies pour bonifier ces relations. Ainsi, les possibilités qui seront évaluées devront comprendre des éléments telles que des informations accessibles en temps réel et des canaux de communication modernes.
ÉVOLUTION DE LA PLATEFORME ET DES ENVIRONNEMENTS DE
DÉVELOPPEMENT
Les outils technologiques utilisés par la Régie dans le cadre de ses activités doivent s’adapter au rythme de la société en constante évolution. Ainsi, les plateformes, les outils et les environnements de développement utilisés par la Régie doivent évoluer en ce sens et être flexibles à l’intégration des technologies émergentes.
Par le biais de son entente de services avec la FADQ, la Régie est en attente de l’exercice effectué par cet organisme pour débuter son redéploiement. Il importera de revoir le tout avec le ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation du Québec (MAPAQ) responsable du portefeuille TI puisque tout retard constitue un frein à l’évolution des projets à venir et implique des coûts importants en termes d’entretien d’infrastructures rendues à leur fin de vie utile. La Régie est dépendante de ses partenaires dans la réalisation de ce type de projet.
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PRESTATION ÉLECTRONIQUE DES SERVICES
L’organisation souhaite poursuivre le virage électronique. À cette fin, elle désire mettre
en place des outils pour soutenir sa prestation de service informatique (formulaires
électroniques, paiement en ligne, etc.). Ces outils supporteront la transformation de la
Régie en un tribunal numérique. En effet, la Régie désire réinventer ses façons de faire
et offrir un service de règlement des différends entièrement sans papier. L’ensemble des
étapes d’un dossier se fera de manière virtuelle, du dépôt des pièces à la transmission
de la décision. De plus, les parties auront accès en temps réel à leur dossier.
Cette transformation est également cohérente avec les principes de développement
durable qui animent la Régie.
CRÉATION D’UN PLAN DE GOUVERNANCE DES TECHNOLOGIES
DE L’INFORMATION
Considérant l’importance du virage électronique, il importe d’ajuster le cadre de gouvernance aux nouveaux outils qui seront mis en place après la réalisation des projets pilotes. Par exemple, l’utilisation de l'infonuagique devra être encadrée de manière claire et sécuritaire afin de protéger ses utilisateurs autant internes qu’externes. Par conséquent, les outils de gouvernance de la Régie devront être ajustés en fonction de ces nouvelles réalités en termes d’utilisation des technologies de l’information.
MODERNISATION DE LA GESTION DOCUMENTAIRE
Actuellement, la gestion documentaire de la Régie est rudimentaire. Toutefois, l’organisme souhaite mettre en place des outils pour organiser et gérer les informations et les documents. Un premier pas sera effectué dans le cadre de la réalisation de l’objectif 3.1 du Plan stratégique 2017-2020 qui prévoit l’implémentation d’un système de gestion intégré des documents. L’organisme désire poursuivre les efforts pour que ce système déploie son plein potentiel.
Pour le moment, l’organisme est en attente des orientations conjointes qui seront prises dans le cadre de la transformation des tribunaux administratifs vers le numérique pour débuter le projet et l’arrimer en concordance.
AMÉLIORATION DE LA PLATEFORME COLLABORATIVE INTERNE
Finalement, la Régie réalisera des travaux en vue d’améliorer sa plateforme interne de
collaboration nuagique. L’organisation désire utiliser cet outil comme levier de
collaboration et d’échanges entre les employés. La mise en commun et le partage
d’information au sein de l’organisme doivent être améliorés. Pour ce faire, la convivialité
de l’outil doit être augmentée et de nouvelles fonctionnalités sont à être développées.
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L’ADÉQUATION DE LA V ISION AVEC LES ORIENTATIONS
ET LES DIRECTIVES
Tel qu’indiqué précédemment, la vision de l’organisation en matière de ressources informationnelles est la suivante : utiliser les nouvelles technologies comme levier de création de valeur ajoutée aux lignes d’affaires d’une Régie avant-gardiste. Cette vision s’orchestre autour de trois grands principes : la valorisation du savoir, l’information en temps réel, l’accessibilité et la convivialité. L’orientation de la Régie ainsi que les opportunités de projet ciblées s’articulent autour de ces éléments.
De plus, la vision des ressources informationnelles de la Régie prend en compte les énoncés d’orientation de l’architecture d’entreprise gouvernementale 4.0.
À cet égard, l’organisme a considéré les énoncés applicables aux quatre axes mis de l’avant par le gouvernement soit les services publics, les processus internes de l'administration publique, la collaboration avec les partenaires et une orientation transversale. Plus spécifiquement, la Régie a mis l’accent sur les énoncés d’orientation suivants dans l’élaboration de sa vision et dans la détermination des opportunités de projets : AXE 1 : SERVICES PUBLICS
Énoncé 1 : Les services publics privilégient le mode de prestation numérique tout en assurant une interaction omnicanal; L’opportunité de projet « prestation électronique des services » est directement en lien avec cet énoncé.
Énoncé 3 : Les services publics sont simples à utiliser et personnalisés au contexte des citoyens et des entreprises. Les opportunités de projets « Relation avec les parties prenantes » ainsi qu’« Évolution de la plateforme et des environnements de développement » s’inscrivent dans les objectifs poursuivis par cet énoncé.
AXE 2 : PROCESSUS INTERNES DE L'ADMINISTRATION PUBLIQUE
Énoncé 5 : Les employés sont soutenus par un environnement de travail et des processus transformés par le numérique. Les opportunités de projets « Évolution de la plateforme et des environnements de développement » et « Plateforme collaborative interne » s’inscrivent dans les principes de cet énoncé.
AXE 3 : COLLABORATION AVEC LES PARTENAIRES
Énoncé 10 : Les organismes publics tirent profit des forces et de l'expertise de l'écosystème des partenaires et des fournisseurs de services communs. Le volet traitant de la transformation de la Régie en tribunal numérique de l’opportunité de projet « Prestation électronique des services » est aligné avec cet énoncé.
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AXE 4 : ORIENTATION TRANSVERSALE
Énoncé 11 : Les organismes publics mettent en place des mesures de sécurité proportionnelles au risque encouru, et ce, dès l’étape de conception des solutions. Cet énoncé transcende l’ensemble des opportunités de projets déterminées par la Régie. Le projet « Plan de gouvernance des technologies de l’information » répond d’ailleurs directement à ces préoccupations.
La Régie considère également les énoncés d'orientation en infonuagique du gouvernement du Québec. Entre autres, les orientations en lien avec la gouvernance des ressources informationnelles et la priorisation de l’infonuagique influent plus spécifiquement sur les opportunités de projets choisis.
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GESTION DES RISQUES
D’ici 2020, un redéploiement du parc informatique en partenariat avec la FADQ est prévu. La Régie étant en fin de parcours après les analyses effectuées par cet organisme, les risques auront déjà été encourus par l’organisme et les besoins finaux bien identifiés. Une équipe est alors mise en place pour adopter les outils permettant la planification précise des besoins et l’enregistrement formel de ce projet auprès des autorités compétentes. Un suivi des coûts rigoureux des dépenses est appliqué selon la planification élaborée pour permettre les redditions de compte nécessaires en termes de coût et d’évolution du projet.
Actuellement, la Régie ne dispose pas de document structurant régissant sa gestion des risques. Toutefois, un tel outil sera développé en partenariat avec la FADQ au cours des prochaines années. Ainsi, des opportunités de projets telles que la gestion documentaire intégrée verront leurs risques être analysés en vue de les atténuer ou de les mitiger. Concernant ce projet, le développement interne de la solution est d’ailleurs préconisé en raison des coûts des différents logiciels existants sur le marché et des risques financiers lors d’un changement de plateforme lorsqu’il s’agit d’une expertise externe.
GESTION DE LA PERFORMANCE
La Régie priorise la qualité de ses services aux citoyens. En matière de ressources informationnelles, afin d’évaluer sa performance et d’en effectuer le suivi, l’organisme se prévaut des quatre outils suivants :
PLAN STRATÉGIQUE
Le Plan stratégique 2017-2020 de la Régie a été déposé à l'Assemblée nationale le 16 juin 2017. Cet outil de gouvernance fait état de la mission, de la vision et des enjeux, avec les orientations et les axes d'intervention qui en découlent.
Les engagements pris par la Régie sont en lien avec deux enjeux, soit « des mécanismes adaptés à la clientèle » et « une organisation dynamique ». Ils concernent les orientations suivantes :
Améliorer la gestion des différends; Assurer efficacement la régulation économique en collaboration avec les parties
prenantes; Accroître l'efficacité de l'organisation.
Les 4 objectifs visés par ce plan (optimiser les processus d’affaires reliés à la résolution des différends, accroître les synergies et les collaborations avec les organismes liés à la mise en marché, adopter le virage électronique en vue d’accroître l’efficacité et améliorer le climat organisationnel) sont réalistes et mesurables. Ils permettront à la Régie de se positionner comme un acteur clé du secteur agricole, de la pêche et de la forêt privée, et adressent également l'efficacité de son rôle à titre de tribunal administratif.
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De surcroît, la section « Résultats du plan stratégique 2017-2020 présentés selon les lignes d’affaires » du rapport annuel de gestion de la Régie dépeint l’évolution des objectifs à atteindre ainsi que sa performance à cet égard.
DÉCLARATION DE SERVICES AUX CITOYENS
La déclaration de services aux citoyens précise les engagements pris par la Régie afin d’offrir un service de qualité. Ces engagements ciblent plus précisément l’accessibilité, la célérité et la qualité.
PLAN D’ACTION DE DÉVELOPPEMENT DURABLE
Le Plan d’action de développement durable 2015-2020 de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec a été élaboré conformément à la Loi sur le développement durable (RLRQ, c. D-8.1.1). Il s’inscrit dans le cadre des orientations et des objectifs proposés par la Stratégie gouvernementale de développement durable 2015-2020.
En outre, la section « Développement durable » du rapport annuel de gestion de la Régie ainsi que son annexe 3 fait état de l’évolution de l’organisation dans l’atteinte de ses cibles de développement durable.
GESTION DES RESSOURCES
La Régie prévoit, pour 2018-2019, une dépense de 362 k$ dont la majorité est attribuée à la rémunération et au fonctionnement. L’organisation utilise un ensemble d’outils pour planifier les coûts et rendre les comptes nécessaires en termes d’investissements et de dépenses.
La Régie n’a que peu de projets qualifiés dont le coût total est égal ou supérieur à 100 k$, à l’exception du prochain redéploiement informatique prévu débuter en 2019-2020. Il sera effectué en partenariat avec la FADQ après la mise en œuvre initiale du remplacement de leur parc informatique. Cette façon de faire a été développée pour permettre à la Régie de profiter de cette expertise, ayant elle-même un nombre limité de ressources informationnelles. Un graphique PERT (technique d'évaluation et d'examen de programmes) est utilisé pour représenter chacune des tâches à réaliser, leur durée, les responsables, les relations/séquences entre les activités (Régie et FADQ) avec leurs interrelations.
Également, d’autres projets sont prévus en partenariat, notamment les travaux relatifs à la mise sur pied du tribunal électronique. La Régie étant un organisme de petite taille, le partenariat s’avère être la meilleure solution pour son développement de ressources informationnelles. Les analystes agissent alors comme chargés de projet pour assurer l’arrimage avec les plateformes de l’organisation.
La Régie fait le portrait de la main-d’œuvre des ressources informationnelles et présente un bilan des dépenses et des investissements annuellement. L’état des actifs est suivi par les analystes de l’organisme selon les méthodes prescrites.
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L’outil Redmine de la Régie sert à planifier les travaux informatiques et l’utilisation des ressources y étant affectées, incluant le temps dévolu en pilotage de développement de systèmes par d’autres employés. Il regroupe les demandes par système ou développement « projet » et permet de rendre compte des activités effectuées et de leur état d’avancement autant en termes de coûts de fonctionnement ou d’investissement, mais aussi de l’effort fourni pour le développement ou l’entretien requis à chacun des grands systèmes inhérents incluant le site Internet et Intranet.
Les analystes informatiques évaluent chacune des demandes en termes de temps et délai potentiel et fixent les priorités en concordance avec les directives établies. En sus des rencontres d’équipe hebdomadaires, une rencontre trimestrielle est effectuée en comité pour prendre la mesure des développements à venir et déterminer les priorisations à court, moyen et long terme. Ce tableau regroupé par système ou développement « projet » permet de rendre compte des activités effectuées et de leur état d’avancement.
Lors de l’acceptation d’un développement particulier, le comité évalue la cohérence et le besoin, autorise les demandes de changement, évalue les coûts en termes de temps, achats ou recherche de solution existante et s’assure du suivi relatif au changement (communication, guide ou formation aux usagers).