I N D I C E

Universidad Ricardo Palma

Maestra en Comportamiento Organizacional y Recursos Humanos

Seminario III Comunicacin CorporativaMayo, 2012

UNIVERSIDAD RICARDO PALMA

ESCUELA DE POST GRADOMAESTRA EN COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL Y RECURSOS HUMANOS

Plan Estratgico de Comunicacin en la UNSCH

Integrantes :

Maritza Balden Melvin Jer

Elizabeth Otero

Willy Espejo Enrique JimnezPLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACIN DE

LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN CRISTOBAL DE HUAMANGAINTRODUCCIONEl plan estratgico de comunicacin es un documento que recoge los objetivos, destinatarios, polticas, estrategias, recursos y acciones de comunicacin a desarrollar en todos los mbitos de la Universidad.

Este manual tiene como objetivo abordar la comunicacin en todos los niveles de la Universidad, y por tanto abordar la comunicacin, en las que las distintas dimensiones de la comunicacin sean coordinadas, integradas y gestionadas corporativamente. De esta manera el Plan Estratgico de Comunicacin ser el documento que recoja la estrategia general a nivel de comunicacin, el mensaje y estilo a difundir con la finalidad de lograr una poltica de comunicacin en la empresa coherente y eficaz.Para su elaboracin es necesario definir los procesos de comunicacin que se van a dar, as como los actores que van a intervenir y a los que queremos implicar.Asimismo, la implementacin del Plan Estratgico de Comunicaciones, permitir realizar mejoras en diferentes niveles, tales como en el clima laboral, en el compromiso organizacional, en la mejora de atencin al cliente externo como al cliente interno, permitir a su vez la reduccin de los tiempos del servicio.ANALISIS DE LA SITUACIN ACTUALEn la Universidad Nacional de San Cristbal de Huamanga, no se conoce el Plan Estratgico de Comunicacin, y menos su futura implementacin, slo es conocido por el equipo que lo viene estudiando y lo socializar.ANALISIS INTERNO

HISTORIA:Ubicada en la antigua ciudad que los espaoles fundaron el ao de 1540, con el nombre de San Juan de la Frontera de Huamanga y que hoy, se conoce con el nombre de Ayacucho.

La Universidad, fue fundada con categora de Real y Pontificia, el 03 de Julio de 1677, por el Ilustre Obispo de la Dicesis de Huamanga, Don Cristbal de Castilla y Zamora. La fundacin fue refrendada el 21 de diciembre de 1680 por el rey de Espaa Don Carlos II. Su creacin tambin cont con la confirmacin del Papa Inocencio XI, mediante Bula Pontificia. Fue clausurada despus de casi 200 aos de funcionamiento y se reabre 80 aos despus, con el nombre de Universidad Nacional de San Cristbal de Huamanga, por mandato de la Ley 12828, promulgada el 24 de abril de 1957, reiniciando sus labores acadmicas el 03 de julio de 1959, con el apoyo y la alegra de toda la comunidad ayacuchana y varios intelectuales.

La Universidad se desarrolla manteniendo una independencia concordante con la elevada misin que se impone y reconociendo como su compromiso fundamental, el servicio a la sociedad en su zona de influencia y en el pas.

La accin de la UNSCH se extiende a todos los sectores sociales y econmicos, principalmente a las mayoras regionales y nacionales, vidas de reivindicaciones. La comunidad universitaria san cristobalea est convencida del fin social que su Universidad cumple en su rea de influencia comprometindose con la investigacin cientfica y tecnolgica, difundiendo y revalorando la cultura regional y haciendo llegar sus acciones de proyeccin social y de extensin a los ms remotos lugares y as contribuir en la bsqueda de la solucin de sus problemas y convertir a esta regin en un lugar de prosperidad, desarrollo, justicia y paz social.

La Universidad Nacional de San Cristbal de Huamanga, es una Institucin conformada por profesores, alumnos y graduados. Se rige por la Constitucin Poltica del Estado, La ley Universitaria 23733, el Estatuto Reformado y sus Reglamentos. Coherente con su destino la Universidad no detiene su marcha, porque cuenta con el respaldo de su pueblo, el mismo que anhela que las nuevas generaciones que salgan de su seno profundicen el saber, la tcnica y la prctica para el beneficio de todos y cada uno de sus miembros.La UNSCH, cuenta con 26 Escuelas de Formacin Profesional en 10 Facultades, con aproximadamente 10,000 estudiantes. Asimismo cuenta con una Escuela de Post Grado y con 2,000 alumnos aproximadamente.

La universidad cuenta con muchos locales y con una gran extensin en la ciudad universitaria, que aseguran su crecimiento y desarrollo. Se organiza a travs de 30 pabellones y centros experimentales.

MISION

La Universidad Nacional de San Cristbal de Huamanga es una institucin acadmica con tradicin e identidad, que genera, promueve y difunde conocimientos, tecnologa y cultura. Forma profesionales con capacidad creativa, innovadora y liderazgo; basadas en principios ticos y valores para el desarrollo sostenible y bienestar de la sociedad.

VISION

Universidad moderna con tradicin, liderazgo y excelencia acadmica, comprometida con el desarrollo humano.

VALORES

Los valores institucionales son:

1.-Transparencia. Comunicamos y mostramos cmo se administran los recursos financieros y humanos en la organizacin, con particular nfasis en poner a disposicin de la comunidad universitaria y sociedad las evidencias de nuestra gestin.

2.- Honestidad.Actuamos en base a la verdad y con autntica justicia, dando a cada quien lo que le corresponde, creemos en la sinceridad y mantenimiento de promesas asegurando que nuestras acciones conlleven al bienestar de los dems.

3.- Respeto.

Establecemos con claridad hasta dnde llegan nuestras posibilidades de hacer o no hacer, y dnde comienzan las posibilidades de los dems. Comprendemos que el respeto es la base de toda convivencia en sociedad y la base de nuestro actuar como organizacin se sustenta en las leyes y reglamentos que debemos respetar.

4.- Tolerancia.

Acogemos la presencia y la cultura de nuestros colaboradores y de la sociedad sin indiferencia, promovemos la libertad a travs de la capacidad crtica de quienes formamos. Reconocemos a todas las personas como iguales para acceder a nuestros servicios pero respetando a la vez su individualidad.

5.- Justicia. Buscamos brindar a las personas que se encuentran en las mismas condiciones, el mismo trato. Nuestro desempeo institucional encuentra un sentido al preocuparnos por la satisfaccin de las necesidades socialmente aceptadas.6.- Responsabilidad.Cumplimos con lo que nos hemos comprometido, aunque ello implique mayor esfuerzo. Asumimos las consecuencias de nuestras acciones y decisiones. Todos nuestros actos son realizados de acuerdo con una nocin de cumplimiento del rgimen de la sociedad.7.- Identidad cultural. Fortalecemos nuestra individualidad institucional, construida en relacin a un espacio y tiempo, con tradicin cultural. Nos identificamos plenamente con el contexto donde implementamos las estrategias de cambio, porque somos una organizacin que se orienta a generar transformaciones sociales, respetando y fomentando las expresiones histricas de nuestro pueblo.

MATRIZ FODA DE LA UNIVERSIDAD UNSCH

FORTALEZAS

1. 1. El prestigio de la Universidad.

2. Identidad corporativa..

3. Voluntad de implementar el Plan Estratgico de Comunicacin en la Universidad.

4. La gratuidad de la enseanza.

5. Servicio gratuito de comedor y residencia universitaria.6. Costos bajos en servicios (certificados, constancias, grado, ttulo).7. Se cuenta con el recurso humano para la implementacin del Plan Estratgico de Comunicaciones.

8. Existe comunicacin interna entre las facultades y oficinas.9. Existe continuidad de la vida institucional pese a la violencia vivida.

OPORTUNIDADES

1. Existen los recursos necesarios para la implementacin del plan estratgico de comunicacionales a nivel interno.

2. Fomentar la cultura y el buen clima organizacional dentro de la universidad 3. Existencia de capacidad e intencin de adoptar y poner en prctica nuevas estrategias de comunicacin interna.

4. Facilitar y capacitar al personal para el uso de nuevas herramientas de comunicacin o para el proceso de adaptacin al plan estratgico.

6. Generar nuevos espacios de interaccin entre los trabajadores y la alta direccin.

7. Aumento del sentido de pertenencia y mejoras en el clima de la organizacin.8. Satisfaccin de las necesidades comunicacionales del cliente interno10. Inters en la gestin del cambio con la implementacin del Plan Estratgico de Comunicacin.11.. Oportunidades de crecimiento y desarrollo personal y profesional (licencias para estudios de maestra, doctorado, ao sabtico, etc.).

DEBILIDADES

1. No existe un responsable de las comunicaciones en la universidad.

2. Existe un plan de comunicaciones que no ha sido socializado.

3. La informacin no fluye en todas las reas a pesar de ser una universidad con sede regional.

4. Poca comunicacin entre empleados y autoridades.

5. No existe una estructura de comunicacin en la Universidad

6. La alta direccin no se preocupa por generar espacios de retroalimentacin con sus empleados para la evaluacin de procesos, inconformidades y necesidades

7. La mayora de los trabajadores no cuentan con acceso a internet y herramientas tecnolgicas.8. No existe internet, intranet, uso de correos electrnicos, telfonos externos.AMENAZAS

1. La multiplicacin de las universidades privadas que hace que sea ms difcil la captacin de alumnos.2. La falta de modernizacin con la tecnologa, acorde a los avances cientficos y tecnolgicos.4. Resistencia al cambio por parte del personal administrativo y en docentes universitarios.

OBJETIVOS

El principal objetivo de la comunicacin interna es implicar en el proyecto a todos los miembros de la organizacin. Se trata de crear un clima de trabajo cordial y de confianza, lo que conllevar menos conflictos, menos absentismo laboral en una palabra, que todos y cada uno de los que forman parte de la organizacin trabajen ms a gusto y se sientan implicados y motivados en el proyecto, de manera que sus objetivos y los de la universidad estn interrelacionados entre s.Objetivo General

Lograr la participacin, difusin y puesta en funcionamiento del Plan Estratgico de Comunicacin en la Universidad Nacional de San Cristbal de Huamanga, que permita la mejora en el clima y compromiso organizacional, mejorar los niveles de motivacin y gestin de cambio en el personal administrativo, as como en la mejora de servicio que se brinda y en la reduccin de tiempo de servicio a los usuarios.

Objetivo Especficos

1. Lograr la participacin de todos los miembros de la Universidad en la implementacin del Plan Estratgico de Comunicacin, logrando respuestas a travs de las herramientas que sern utilizadas con este fin.

2. Difundir y poner en funcionamiento el Plan Estratgico de Comunicacin en todos los niveles de los miembros de la Universidad, generando todos los instrumentos necesarios para este fin.3. Socializar el Plan Estratgico de Comunicacin que permita la mejora en el clima y compromiso organizacional, mejorar los niveles de motivacin y gestin de cambio en el personal administrativo, as como en la mejora de servicio que se brinda y en la reduccin de tiempo de servicio a los usuarios.ENTORNO EXTERNO

Actualmente las universidades nacionales tienen el reto de alcanzar la calidad acadmica a travs de la acreditacin universitaria, tarea que se viene cumpliendo en la actualidad para demostrar la eficiencia acadmica con la enseanza-aprendizaje que se brinda a los estudiantes universitarios, siendo muy difcil si tenemos en cuenta las limitaciones presupuestarias que el propio estado pone.Si bien en la actualidad, existe presencia de financiamiento en las investigaciones, tales como con recursos econmicos provenientes de FOCAM, Regalas, Canon, entre otros, estos fondos no son de libre disponibilidad sino estn sujetos a una serie de dispositivos que limitan la posibilidad de ser invertidos en infraestructura, laboratorios, aulas, etc., en beneficio de los estudiantes.

La Universidad Nacional de San Cristbal de Huamanga, es una Institucin conformada por personal docente y administrativo, alumnos y graduados. Se rige por la Constitucin Poltica del Estado, La ley Universitaria 23733, el Estatuto Reformado y sus Reglamentos.La UNSCH, cuenta con 26 Escuelas de Formacin Profesional en sus 10 Facultades, as como con una Escuela de Post Grado. Tiene aproximadamente 10,000 estudiantes de pre grado.

La UNSCH, cuenta con recursos humanos, que le da seguridad de continuidad en su vida institucional pese a la violencia vivida en los aos 80, en la que min la infraestructura de la universidad, la cual hasta la fecha no se puede recuperar.De igual manera, podemos detectar que existen deficiencias acadmicas y sociales por parte de los postulantes, siendo los ms importantes los que se indican a continuacin:

Bajo nivel acadmico de los estudiantes de educacin bsica (colegios).

Prdida de valores ticos y morales en la familia y sociedad.

Insuficiente asignacin presupuestal a las universidades pblicas.

Crecimiento y competencia desleal de nuevas universidades especialmente de las universidades privadas

ESTRATEGIASLa estrategia de comunicacin, es el conjunto de decisiones y prioridades basadas en el anlisis y el diagnstico que definen tanto la tarea como el modo de cumplirla. La estrategia de comunicacin es a la vez una decisin, una intencin y una estratagema.Prioriza objetivos y valora la informacin disponible tanto sobre el contenido o entidad objeto de comunicacin, como sobre los sujetos receptores de esa comunicacin, as como establece decisiones tanto en materia de contenidos como en la utilizacin de canales o herramientas de comunicacin.La persona responsable del diseo de la estrategia de comunicacin es la persona responsable de la comunicacin en la empresa.En su definicin estar involucrada tambin la alta direccin. La estrategia se debe formalizar por escrito y estar incorporada en el Plan Estratgico Institucional.

El Plan Estratgico de Comunicaciones, se disea en base a tres (3) estrategias que sern el punto de partida para el planeamiento de acciones que permitan mejorar los niveles de comunicacin en la UNSCH

El plan de comunicacin interna incluir una serie de acciones que sern desarrolladas de acuerdo con los objetivos de cada una de las estrategias propuestas para luego ser ejecutadas en los procesos de comunicacin interna en la UNSCH 1. ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTOLos equipos primarios tienen carcter obligatorio. La formalizacin de los equipos primarios corresponde a los Jefes de cada rea, quienes debern:

Acordar e instituir el cronograma semestral de reuniones, sea semanal o quincenal, dentro del horario laboral y teniendo en cuenta una hora conveniente que no afecte el desarrollo normal de las actividades de la universidad.

Respetar y hacer respetar el da y la hora acordados para realizar la reunin.

El equipo primario debe durar 1 hora mximo. Si la reunin se hace quincenal podr durar 2 horas mximo.

Las reunin deben ser preferiblemente en las instalaciones de la universidad.

La reunin contar con una agenda previa y conjuntamente construida.

Cada reunin tendr un Acta, que consiste en un documento de seguimiento o una hoja de chequeo de compromisos o tareas.

Para el funcionamiento de las sesiones de equipos primarios se recomienda contar con:

Un lder: Generalmente es el rector y/o decanos, pero despus de cierto tiempo otra persona del grupo puede desempear esta labor. La base para su moderacin, a nivel de temas y tiempos, es la agenda.

Un secretario: Se recomienda turnarse la secretara de la reunin. El Secretario escogido para elaborar las actas de las reuniones o ayudas de memoria y el cuadro de tareas, tambin colabora con el Moderador para organizar el orden del da y recordar las tareas y compromisos del grupo.

Un administrador: Es escogido por el grupo y se encarga de organizar el sitio de la reunin, asegurndose que est limpio y se disponga las herramientas u otros elementos que se necesiten para la reunin.

2. INTEGRANTES DEL EQUIPO:

Son todos los trabajadores que hacen parte del equipo. Su funcin es:

Asistir puntualmente a la reunin

Sugerir temas y prepararlos, si es el caso.

Participar activamente en la reunin, aportando ideas, comentarios o Inquietudes.

Mostrar inters, respeto y pro actividad.

Calificar objetivamente cada reunin

Cumplir con los compromisos asignados en cada reunin.

3. INVITADO ESPECIAL:

El invitado especial ser una persona externa al equipo, que es invitada cuando se requiere tratar un tema especial sobre el cual no hay informacin suficiente e idnea. Se podr invitar solo a personas apropiadas para resolver estos temas y su participacin debe estar claramente definida y aprobada por el lder formalESTRATEGIA 1:Comunicacin participativa. Definicin de la estrategia

Los Equipos Primarios se renen por equipos funcionales y jerrquicos, sistematizados y metdicos que sirven como espacio de informacin institucional, comunicacin inter grupal e interpersonal, que promueve el flujo de comunicacin ascendente y descendente. Se conforma en un espacio efectivo y natural de alta participacin y comunicacin retroalimentada para cada una de las reas que fomenta el liderazgo participativo y el trabajo en equipo como parte de la cultura organizacional.

Debe existir en la UNSCH tantos equipos primarios, como reas formales de trabajo existan y todos los empleados deben hacer parte de un equipo.

Objetivo General

Fomentar la comunicacin, retroalimentacin y el dilogo directo y abierto entre las personas que trabajan en una misma rea, para un desarrollo ms efectivo de las actividades de cada grupo.

Objetivos especficos y caractersticas estratgicas

Identificar o plantear problemas, para buscar soluciones viables.

Difundir objetivos, retos, polticas, planes procesos organizacionales.

Compartir y mejorar los resultados y el desempeo del rea y de la universidad.

Divulgar o emprender nuevos proyectos, productos o servicios.

Contar con un escenario especial de crecimiento del equipo respectivo, en el cual se aprende de la experiencia y se hacen propuestas de mejora.

Reconocer el trabajo bien hecho de las personas y del equipo, el cumplimiento de metas y logros e iniciativas especiales que contribuyan al resultado de la universidad.

ESTRATEGIA 2: ZONAS DE CONTACTO.

Definicin de la estrategia

Zonas de contacto es un trmino o concepto en el que los empleados podrn identificar espacios de comunicacin y retroalimentacin bidireccional y ascendente.

A travs de las zonas de contacto los trabajadores se podrn comunicar e intercambiar opiniones. As mismo, manifestar necesidades con el fin de que, a travs del consenso y el dialogo, se puedan satisfacer las necesidades y deseos, elevando los niveles de comunicacin en los empleados.

Organizacin y distribucin de las zonas de contacto

Las zonas de contacto estarn ubicadas en los siguientes espacios de comunicacin:

1. Buzones de contacto

2. Intranet link de zona de contacto

3. Reuniones de contacto

Todas las personas de las diferentes reas de la universidad pueden solicitar una reunin de contacto a travs de los buzones o de la intranet. Una vez sea revisada por el rea de comunicaciones se establecer la necesidad de realizar una reunin de contacto con el rea involucrada y con otros roles o niveles de la universidad.

Los asuntos tratados deben estar relacionados con temas laborales y asuntos de bienestar.

La comunicacin debe generarse de forma fluida, reduciendo al mximo el tiempo de respuesta.

El resultado final de la reunin ser un acta de acuerdos y seguimiento que ser compartida con todos los participantes de la reunin y a la cual se har un control de avances.

Objetivo General

Identificar dentro de los medios de comunicacin interna, puntos de encuentro en donde los empleados de todas las reas de la universidad puedan establecer una comunicacin bidireccional poniendo en comn opiniones e ideas.

Objetivos especficos y caractersticas estratgicas

Introducir dentro de la cultura organizacional de la universidad el trmino zona de contacto como una herramienta que permita el acercamiento y el flujo de la comunicacin en todas las direcciones.

Aumentar la comunicacin de forma ascendente, ubicando los puntos de encuentro en donde sea ms fcil manifestar opiniones en torno a situaciones de la universidad.

Crear mayor acercamiento entre las distintas reas de la universidad a travs de encuentros en las distintas zonas de contacto dentro de la ciudad universitaria.

Fomentar la retroalimentacin y contribuir a la generacin de respuestas casi de modo inmediato.

Incrementar la comunicacin en todos los sentidos presentando a los empleados los medios y los espacios en donde a travs de las zonas de contacto se pueda difundir y transmitir mensajes.

Establecer el mejoramiento continuo como una prctica permanente de la universidad.Comunicacin Interna.

La comunicacin ser puesta a disposicin de la universidad como una herramienta que contribuya al posicionamiento de servicios. El xito del componente de comunicacin interna depender del conocimiento cultural y social de los colaboradores y de la capacidad que tenga el rea de comunicaciones para transmitir lo que sabe al personal y tambin para escucharlo.

La comunicacin deber estar respaldada por el Rector de la universidad, en la medida que es un instrumento para apoyar a todos los miembros de la universidad. La funcin y las acciones de comunicacin interna en la UNSCH tienen un enfoque ms basado en el emisor, la direccin, que en el receptor.

Antes de transmitir un mensaje a los usuarios, es necesario que quienes estn dentro, conozcan la universidad. Es importante ofrecer un clima de certidumbre entre el personal que labora en la UNSCH, esto ofrecer tranquilidad, disminucin del rumor y aumento en la productividad.

La comunicacin con el personal deber ser regular y continuo, y no una medida de emergencia. Es necesario tambin comunicar las malas noticias, ya que est ms que comprobado que cuando stas se transmiten de forma clara, se genera un entorno en el que las buenas noticias resultan ms crebles. No solamente es necesario comunicar, hay que comunicar a tiempo, esto significa justo en el momento en que se dispone de la informacin.

Las Responsabilidades de la Comunicacin Interna.

Actuar como altavoz de la alta direccin para transmitir los mensajes directamente ligados a ella, que tienen que ver con la visin, misin, objetivos generales, valores culturales, disposiciones, decisiones y normas.

Canalizar los mensajes emitidos desde la alta direccin y las disposiciones de personal relacionadas con aspectos laborales y sociales de los trabajadores de la universidad, as como los datos relacionados con normatividad legal, traducirlos y hacer que sean correctamente comprendidos por todos.

Crear un marco general de informacin / comunicacin que consiga que todas las informaciones internas y externas respondan a una poltica determinada y definida, a un estilo homogneo e integrado y no rivalicen ni compitan entre s.

Ligar cada noticia concreta, sea de carcter interno o externo, a la misin o a un objetivo general de la organizacin.

Para qu Sirve?

Coordinacin:

Permite la coordinacin entre las distintas partes. La accin coordinada y el trabajo en equipo contribuyen a lograr los objetivos estratgicos.

Instrumento de cambio:

Permite la introduccin, difusin, aceptacin e interiorizacin de nuevos valores y pautas de gestin.

Trabajadores motivados:

Permite que los trabajadores se identifiquen con los objetivos organizacionales. Los empleados necesitan estar informados para sentirse parte activa de la organizacin. El desarrollo de acciones de comunicacin, debe estar inserto y ser acorde con la cultura de la organizacin para cubrir las necesidades de los individuos y grupos que la componen.

Todos los problemas de comunicacin interna de una organizacin repercute en la comunicacin externa, incidiendo en la imagen y el desempeo de los empleados para la buena realizacin de sus labores. Los funcionarios deben contar con una buena informacin a la mano, porque ellos representan a la organizacin en el manejo de las relaciones con los distintos actores de la sociedad civil y particularmente de los medios de comunicacin.

Intereses informativos de los clientes internos.

La divulgacin interna contempla los canales institucionales de la universidad (carteleras, habladores, boletines, portal de empleados) y aquellos escenarios en donde se facilita la comunicacin: comits, talleres, charlas de induccin, etc. Una buena comunicacin se genera con el conocimiento exacto de los procesos al interior de la entidad. Publicaciones y videos.

El grupo de comunicaciones revisar, dar orden y gestionar el otorgamiento de las publicaciones en la UNSCH, procurando que estas cumplan con las normas de redaccin y estilo establecidas. Los folletos, cartillas, plegables, afiches y volantes sern diseados en armona con los intereses de la universidad.

La realizacin de videos debe responder a ciertas necesidades de los proyectos que se cumplen y no como mera confirmacin del cumplimiento del proyecto. El guin, el libreto y montaje debe ser coordinado con los comunicadores respetivos.

Los colaboradores de la UNSCH deben tener fcil acceso a los impresos y videos que realice la universidad, ellos son multiplicadores de las funciones, deberes y obligaciones que ataen a la universidad. De otro lado, todos son difusores de los proyectos que se estn desarrollando en beneficio de la comunidad y promotores de la educacin universitaria.

Canales institucionales de comunicacin.

Las herramientas para el ejercicio de la comunicacin en la UNSCH pueden ser orales, escritas, audiovisuales, digitales etc. Las adecuadas para el proceso de comunicacin interna de la UNSCH .

1. Boletn Interno UNSCH Noticias: Es el canal escrito, en el que los funcionarios de la UNSCH tendrn un espacio social para reconocerse, para que los directivos puedan brindar informacin oficial y para referir procedimientos o trmites internos. Incluye un gran componente fotogrfico. Su enfoque y contenido es amable. El Boletn Interno UNSCH Noticias, es una publicacin bimensual, de difusin interna gratuita, en la que se incluirn hechos ocurridos en todas las dependencias de la universidad, con nfasis en el bienestar social y los recursos humanos. Podr consultarse a travs de Intranet y su circulacin se realiza en los primeros diez das de cada bimestre.2. Carteleras: Se trata de un canal tradicional muy efectivo. En la ciudad universitaria y en el local del rectorado y otros de la UNSCH, existen carteleras, ubicadas en lugares estratgicos de trnsito del personal. En las carteleras, deber ubicarse informacin general, normas institucionales, informacin oficial, boletines de prensa, recortes de prensa, fotografas de los eventos especiales, afiches relativos a la gestin de la universidad, etc. Es necesario que su contenido est ordenado para que visualmente sea de rpida lectura y notorio el cambio peridico de su informacin. Los mensajes de las carteleras deben ser claros, cortos y concretos. Se velar porque su diseo para todas las dependencias sea el mismo. Su actualizacin es una tarea exclusiva del comunicador interno. Todo material que sea publicado en carteleras, deber ser supervisado, coordinado y controlado por el comunicador regional o interno, segn sea el caso. 3. Mural. Se trata de una publicacin grfica, que lleva por nombre Noticias UNSCH, a todo color y que aparece en las carteleras de todos los locales, cada quince das. Su contenido institucional destaca los hechos ms transcendentales, en especial, los representados en la figura del Rector, los Vice Rectores, el Consejo Universitario y la Asamblea Universitaria.

4. Habladores. Se publicar informacin corta, impresa a color, cuyo contenido informa sobre tiempo y hora definidos, generalmente es utilizada para convocar a eventos o actividades puntuales que requieren inscripcin. 5. Monitoreo de prensa: El proceso de comunicaciones ofrece un servicio de seguimiento de prensa diario, que permite a directivos y empleados de la UNSCH conocer informacin publicada en prensa, radio, televisin e internet, sobre su quehacer hechos en los que como autoridad ambiental es requerida para que acte o por el contrario, es objeto de crticas. Igualmente se hace seguimiento a las publicaciones de ley que se hacen regularmente.6. Medios electrnicos: Las relaciones persona-persona, en el contexto de la innovacin tecnolgica, ya casi no se da, por esta razn es necesario abrir canales virtuales que agilicen la comunicacin y no generen costos adicionales. Dentro del proceso de comunicacin interna, se desarrollar la produccin del Portal de Intranet. El Front de esa Intranet ser instalado como tapiz en todos los equipos. El Portal de Intranet, es un sitio web interno dirigido a los empleados de la universidad y de acceso exclusivo para quienes se encuentran en la red de la UNSCH. Aqu se publicar informacin general, disposiciones de inters interno y artculos sobre decisiones que afecten a los empleados, as como notas sociales y comerciales que facilitan la interrelacin entre la comunidad. 7. Memorandos y circulares: Deben ser utilizados estratgicamente para difundir aquellas acciones que la empresa realice en beneficio de los empleados, o en general, aquellas determinaciones de carcter laboral, contractual, que incidan directa o indirectamente en el clima organizacional de la UNSCH. Los memorando llevan nmero consecutivo y su control se lleva en documento. 8. Buzn de Ideas: A travs de los buzones instalados en los diferentes locales de la universidad, la UNSCH recibe sugerencias y propuestas de los empleados y visitantes de la universidad. Estas debern ser evaluadas mensualmente por el grupo de ideas y el grupo de Comunicacin apoyar las respuestas que sean necesarias. 9. Proceso de Induccin: Toda persona que ingresa a trabajar a la entidad, deber contar con un documento impreso que le ayude a conocer la institucin, sus reas, sus procesos, su jurisdiccin y su filosofa. Este material, deber incluir historia, normas internas, as como organigrama con nombres y fotos de los directivos y asesores. 10. Comits de Direccin, Comit Coordinador Corporativo: Espacios para informar, capacitar, discutir, revisar y establecer compromisos, reflexionar y tomar decisiones, etc. Reuniones de mayor relevancia para el pblico interno de la entidad , son convocadas por la Direccin o la Secretaria General y estn dirigidas a los trabajadores, cuentan con la organizacin logstica del rea de Comunicaciones. 11. Eventos: en la medida en que son espacios para las relaciones pblicas e interinstitucionales del Rector y de la UNSCH, tendrn el apoyo del rea de Comunicaciones, previa solicitud de las direcciones y oficinas respectivas. La logstica incluye la definicin de espacios, exhibicin, decoracin, mesa principal, presentacin, material impreso, bases de datos, definicin de convocatoria y coordinacin general. 12. Apoyo a requerimientos: Cubrimiento integral de las necesidades de comunicacin de todas las reas de la UNSCH en el desarrollo de las piezas que requieran para la socializacin de sus programas y proyectos. As mismo para fomentar la participacin comunitaria en la gestin administrativa. Desarrollo de plegables, cartillas, afiches, vallas, cuas, comerciales, separatas, avisos, eventos y dems productos de comunicacin.Nota: el rea de comunicaciones debe participar activamente en el Comit Coordinador, para tener informacin oportuna y de fcil acceso sobre todos los movimientos internos que se produzcan en la institucin. La meta es hacer que todo conocimiento valioso de la UNSCH est a disposicin de quienes la requieran.COMUNICACIN EXTERNA.

Aqu ser indispensable el trabajo interdisciplinario de todas las reas que trabajan en la entidad, para definir los datos que necesitamos exteriorizar y el tipo de informacin que le interesa publicar a la UNSCH. Es muy importante ser prudentes y tener en cuenta la informacin que es conveniente y que genera impacto en la poblacin que deseamos. As mismo ser necesario identificar la informacin que deber reservarse, teniendo en cuenta los datos que puedan generar conflictos de orden pblico o inseguridad para el personal o los funcionarios. En este punto se desarrollarn las campaas publicitarias o educativas que se requieran dirigir al pblico especfico, determinado por las necesidades de la universidad. Es necesario identificar a las personas de las diferentes reas que suministrarn la informacin al respecto de cada tema de gestin, siendo el Jefe de la Oficina General de Administracin el vocero oficial por excelencia. Los dems voceros debern definirse de acuerdo a la posicin que ocupan y a sus especialidades en la Universidad.

Ser responsabilidad del proceso de comunicacin y de su componente externo, definir lo que se quiera dar a conocer a la opinin pblica. Bien podra pensarse que este es un trabajo reservado para quienes trabajan en el rea de marketing, pero la intencin de generar imagen, lograr posicionamiento y generar cambios de conducta debe contar sin lugar a dudas con el componente comunicacin en primera instancia. Adems ninguna empresa del estado tiene rea de marketing.

Comunicaciones deber establecer nuevos contactos entre los periodistas y mantenerse al tanto de los cambios que se producen en los medios de comunicacin. Con el fin de seleccionar, clasificar y contactar a los periodistas y medios de comunicacin ms indicados para conseguir los objetivos comunicativos propuestos en este plan. La base de datos debe permanecer actualizada a diario y contener los siguientes datos:

Nombre del periodista, nombre del medio, direccin completa, telfono, fax, correo electrnico, celular y seccin en la que trabaja.

Se debe suministrar constantemente noticias tanto al pblico interno como externo de la UNSCH. Adems se debe mantener un canal de comunicacin nico y siempre abierto para los periodistas, contestando con prontitud a sus preguntas y ofreciendo un completo servicio de informacin sobre las acciones que se desarrollan en la UNSCH. Los medios estn dispuestos a hacer eco de noticias interesantes, slo hay que asegurarse de que lleguen con rapidez, exactitud y con el tono adecuado. Las entrevistas debern igualmente facilitarse, de acuerdo a la agenda del Jefe de la Oficina General de Administracin y de los voceros autorizados.

Existen tres condiciones bsicas de los sistemas de comunicacin eficaces:

Es imprescindible conocer a las personas con que nos vamos a comunicar.

Es necesario adecuar el lenguaje a la realidad, al nivel de receptor tanto en nuestra intencin como en el contenido de los mensajes.

Tambin hay que considerar por qu canal o medio tendr un mejor impacto nuestra informacin.

Importancia del cliente externo y las relaciones pblicas.

Se consideran clientes externos a toda la poblacin que directa o indirectamente recibe los beneficios de la gestin de la UNSCH, priorizaremos unos grupos que consideramos claves para las acciones de la entidad, y que adems son quienes estn representados ante el Rectorado de la UNSCH

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Gobierno Regional

Organizaciones Pblicas y Privadas.

Medios de Comunicacin (Prensa, Radio, Televisin, Internet)

Usuarios.

Otros: autoridades militares, civiles, eclesisticas.

Identificacin de voceros.

Existen personas que trabajan en la universidad y manejan temas particulares con mucha propiedad.

Al mismo tiempo es necesario aclarar que la UNSCH como ente pblico, se debe a los ciudadanos, por tanto toda informacin que se produzca en la gestin de la universidad es pblica y en ese sentido es susceptible de ser mostrada a la luz pblica ante los medios de comunicacin en el momento en que la realidad local lo requiera. Con criterio objetivo, valorando las potencialidades, actitudes y aptitudes de las autoridades de la universidad, el rea de comunicaciones, con el aval del Rector, ha identificado un grupo de voceros por temas, en atencin a los siguientes parmetros:

Buen registro audiovisual.

Buen manejo del lenguaje.

Buena diccin.

Perfecto dominio de tema.

Buena documentacin.

Actitud mesurada en momentos de crisis y/o presin.

Capacidad de reaccin.

Capacidad de respuesta rpida. DIMENSIN DE LA COMUNICACINCada una de las reas de comunicacin identificadas son fundamentales para la consecucin de los resultados y su coordinacin se realiza bajo la direccin del responsable de comunicacin, mximo responsable de la comunicacin general de la entidad.

Independientemente de que exista un departamento de comunicacin como tal con varias personas o haya un nico responsable en la organizacin, la universidad deber abordar las 6 esferas de la comunicacin identificadas. stas son:

1. Comunicacin corporativa

2. Comunicacin externa

3. Comunicacin interna

4. Comunicacin de crisis

5. Relaciones pblicas

6. Responsabilidad Social Corporativa

1. COMUNICACIN CORPORATIVASistema corporativo

La comunicacin corporativa es la actividad por la cual la universidad premeditadamente emite un mensaje con el fin de transmitir o decir al pblico interno lo que la universidad es.La comunicacin corporativa es el discurso o mensaje que la universidad emite de s misma a sus destinatarios. En el campo de la comunicacin corporativa existe una amplitud de trminos para referirse a diferentes aspectos de la comunicacin, cuyo uso, debido al xito y la importancia que ha

adquirido la comunicacin en los tiempos actuales, ha provocando usos errneos o mal interpretaciones de los trminos de manera habitual. Por ejemplo decir hemos cambiado la imagen de la empresa cuando en realidad se trata de un cambio de identidad visual, del cambio o actualizacin de logo de la empresa. Para entender con claridad cada uno de los trminos que se refieren a la comunicacin corporativa a continuacin se define el sistema corporativo.El sistema corporativo est compuesto por: Identidad corporativa: lo que la entidad es. La esencia de la eentidad expresada a travs de su presencia, actuaciones y manifestaciones.La identidad corporativa puede dividirse en dos componentes: La identidad conceptual: misin, visin, filosofa, tica de la entidad o responsabilidad social son aspectos que definen la identidad conceptual. La identidad visual: logo, tipografa, cdigos cromticos. La identidad visual va desde el diseo del papel corporativo al diseo del uniforme o seal tica de una oficina.

En este apartado cobra importancia contar con un Manual de Identidad Corporativo, que es un documento escrito con carcter normativo e integrador, en el que se reflejan todos los aspectos relacionados con la construccin del logo, su uso, as como las aplicaciones corporativas (folio, sobre, carpeta). Imagen corporativa: lo que la gente cree que es la entidad. La imagen corporativa est basada en la percepcin que un determinado pblico tiene sobre la universidad.Esta percepcin est basada en la personalidad, cultura y comportamiento corporativo de la entidad, es decir en qu dice la entidad, qu hace y cmo lo dice y cmo lo hace.De esta manera queda patente la diferencia entre identidad corporativa e imagen corporativa, trminos que a menudo son utilizados de manera confusa.El objetivo principal de la persona responsable de la comunicacin corporativa es velar por la integralidad del discurso de la compaa, comprendiendo este tanto en su identidad visual como en su identidad conceptual, con el fin de lograr la imagen deseada de la universidad.Dentro de la comunicacin corporativa, bajo este modelo que proponemos de comunicacin, se incluyen las sub-reas de: Branding,

Lobbying

Comunicacin financieraBranding o comunicacin de marcaEl branding es una herramienta que a travs de una serie de estrategias tiene como fin comunicar los beneficios de la marca con el objetivo de que el consumidor o destinatario la elija en lugar de otras. La marca abarca as una dimensin comercial (generar ventas) adems de corporativa (contribuir a crear y transmitir la imagen de la entidad).

Podemos definir una marca como una huella mental que refleja una personalidad, una promesa y una forma de actuar propia. Las marcas son visuales, emocionales, racionales y culturales.El branding est presente tanto en el proceso de creacin de la marca y [todo lo que implica las etapas de estudio, diseo (visin de la marca, atributos y la personalidad), posicionamiento y construccin (naming y desarrollo grfico)] como en su gestin posterior (etapas de implementacin y control). Los puntos bsicos para posicionar la marca, consisten en definir muy claramente quin eres, qu haces y cmo lo haces y transmitirlo al consumidor.El branding define todo lo que influye a la marca, y es un proceso desde fuera, pensado desde el punto de vista del consumidor, pues es a l al que se dirige la marca. Todo lo que deber definirse en relacin a la marca son: las relaciones pblicas, publicidad, comportamiento, nombre, identidad/logo, personas que la consumirn, productos y servicio que ofrece, presencia en la web, relacin con inversores, comunicacin corporativa, entorno/contexto y material promocional.Lobbying o lobbismoEl lobbying es un proceso planificado de comunicacin persuasiva cuyo fin es influir y predisponer al receptor del mensaje. El lobby tambin es conocido como grupos de presin o influencia. A travs del lobbying se aspira a que el destinatario suscriba los argumentos de la organizacin que los promueve y as sus decisiones favorezcan a la organizacin promotora.El lobby se centra en la relacin con centros de poder, especialmente pblicos. Su base es principalmente informativa, en el sentido de que se hace llegar informacin necesaria para la toma de decisiones. No obstante a menudo se encuentran otro tipo de mensajes como el publicitario, con el fin de adquirir protagonismo e intereses comerciales.La credibilidad de los intereses defendidos deriva principalmente de la representatividad y el status de la organizacin que promueve el lobby.La puesta en marcha de una campaa de lobby es un proceso proactivo que comprende las siguientes etapas: Identificacin y seguimiento de los principales temas que pueden ser fuente de oportunidad o amenaza. Es fundamental conocer la legislacin vigente y las tendencias en el sector de actividad.

Identificacin de los principales actores que intervienen en el proceso poltico.

Comprensin de las posiciones de los aliados y adversarios.

Desarrollo del plan de accin (objetivos, actuaciones, sistemas de control y medicin de resultados)

Establecimiento de coalicionesActualmente el lobby es una prctica comn, cada vez ms extendida, si bien todava no existe una regulacin formal a este tipo de actividad, que siendo legal y legtima todava tiene en la sociedad una connotacin peyorativa.Comunicacin financieraLa comunicacin financiera es una forma especfica de comunicacin que centra su atencin en los recursos financieros de la empresa y se ve fuertemente influenciada por los acontecimientos econmicos y sociales que ocurren a su alrededor.La comunicacin financiera va dirigida a todos grupos con los que la empresa tiene que contar para disponer en todo momento los recursos financieros necesarios para el crecimiento y supervivencia de la empresa.El objetivo de la comunicacin financiera es alcanzar la mayor eficiencia en el empleo de los recursos econmicos, ya que en todo momento ser un bien escaso. Por ello la comunicacin financiera no debe pasar desapercibida y debe buscarse un adecuado desarrollo econmico basado en polticas y planteamientos financieros que estimulen y provoquen un eficaz empleo de los recursos financieros.

2. COMUNICACIN EXTERNALa comunicacin externa se podra tambin llamar comunicacin comercial pura, como toda comunicacin contribuye a crear una imagen de la empresa, pero su objetivo en concreto es actuar sobre la imagen y posibilidad de venta de las marcas que crea la empresa.La dimensin de la comunicacin externa incluye las siguientes sub-reas: El marketing.

La promocin, como una de las variables del marketing Internet, el medio donde se realiza esta comunicacin, en este caso abordaremos la publicidad en por este medio.Marketing o marketing

El marketing es una forma de comunicacin orientada a la satisfaccin de las necesidades y deseos de los individuos a travs de los productos que comercializa la universidad. Philip Kotler el padre del marketing lo define como proceso social y administrativo mediante el cual grupos e individuos obtienen lo que necesitan y desean a travs de generar, ofrecer e intercambiar productos de valor con sus semejantes.

El xito en muchos mercados pasa por hacer llegar la oferta personalizada y adaptada al cliente en el momento adecuado. Para poder ofrecer un mejor servicio y atencin al cliente, anticipndose a las necesidades futuras, las empresas necesitan conocer muy bien a sus clientes. Es fundamental poder responder preguntas tales como: quin nos compra?, por qu nos compra?, qu es lo que busca cuando nos compra?, con qu frecuencia lo hace?...para poder responder a estas preguntas es fundamental obtener informacin del mercado y de la competencia, analizar las tendencias del mercado y en especial del consumidor.

Es as como el desarrollo de una base de datos se convierte en una herramienta fundamental para poder conocer a cada uno de los clientes y el mercado y poder utilizar la informacin para la toma de decisiones y la gestin. Tanto a travs de estudios como de internet, hoy en da, es posible recopilar informacin de inters para la empresa.

Las aplicaciones de CRM (Customer Relationship Management) son herramientas que facilitan una gestin integral de las relaciones con los clientes, permitiendo registrar datos sobre sus ventas, caractersticas demogrficas con la finalidad de ayudar a la toma de decisiones.

Los principales objetivos del marketing son: ganar clientes y conseguir la fidelizacin de los mismos. Adems en la sociedad actual que nos encontramos el verdadero xito de la empresa y objetivo del marketing y la publicidad consiste en entusiasmar a los clientes, donde adquiere mayor importancia el valor emocional y la experiencia de marca que se cree el consumidor.

Existen 4 variables que configuran el marketing, que es lo que se conoce como las 4 Ps del marketing, definidas por Jerome McCarthy:

Producto (Product): define las caractersticas del producto, funciones y beneficios de los productos diseados por la empresa.

Precio (Price): poltica de fijacin de los distintos niveles de precios, descuentos y condiciones de pago. Distribucin (Placement): define los puntos de venta y medios logsticos utilizados para hacer llegar los productos a los consumidores.

Comunicacin (Promotion): se encarga de determinar cmo se debe dar a conocer y comunicar la venta de la oferta de la empresa.

Publicidad

La publicidad es un instrumento de comunicacin que tiene como objetivo informar y convencer a los consumidores receptores del mensaje comercial de la existencia de productos/servicios y convencerlos para su adquisicin.No debe confundirse marketing y publicidad, puesto que el marketing se refiere a un conjunto de herramientas, entre las que puede encontrarse la publicidad.La publicidad por sus propias caractersticas presenta algunos elementos especficos: Comunicacin funcional: cada uno de los personajes que participan en el proceso ejerce una funcin.

Comunicacin masiva: su fin es llegar al mayor nmero posible de personas, a pesar de que actualmente se est presentando mayor atencin al a publicidad personalizada y a la segmentacin de los/las destinatarios/las.

Comunicacin que pretende la mxima eficiencia al mnimo coste.

Comunicacin pagada y controlada.Uno de los aspectos ms importantes en la publicidad es la creatividad. Segn el informe global de comunicacin de marketing. El diseo de una campaa publicitaria conlleva una serie de aspectos que han de ser tenidos en cuenta. No debe olvidarse que la realizacin de una campaa publicitaria debe responder y estar alineada con la estrategia general de comunicacin de la entidad.La entidad es la responsable de dar el briefing o resumen a la empresa de publicidad encargada de desarrollar la campaa (puede ser posible que la misma empresa desarrolle la campaa por s misma, esto depender de los recursos con los que cuente). Los puntos que debe contener el brief (documento que recoge el briefing) son: Antecedentes

Objetivos de la campaa

Pblico objetivo

Mensaje

Tono o estilo de comunicacin

Medios a emplear

Presupuesto

Tiempo

Mandatorios ejecucionales: pautas de obligado cumplimiento al desarrollar la campaaInternetLas nuevas tecnologas ofrecen cada vez ms posibilidades, contenidos digitales (video, audio). La web ha pasado de un modelo 1.0 a un modelo 2.0. La Web 2.0 est basada en un ecosistema de colaboracin donde el usuario es el protagonista.Conceptos como accesibilidad y usabilidad estn rigiendo la forma de desarrollar pginas web o sitios en internet, dados los beneficios, una buena usabilidad ayuda a potenciar la marca y la credibilidad, as como la accesibilidad garantiza que todos los usuarios/las puedan acceder correctamente a los contenidos en internet.3. COMUNICACIN INTERNALa comunicacin interna se centra en el capital humano. El principal objetivo de la comunicacin interna es implicar en el proyecto a todos los miembros de la organizacin. Se trata de crear un clima de trabajo cordial y de confianza, lo que conllevar menos conflictos, menos absentismo laboral en una palabra, que todos y cada uno de los que forman parte de la organizacin trabajen ms a gusto y se sientan implicados y motivados en el proyecto empresarial, de manera que sus objetivos y los de la organizacin estn interrelacionados.Todas las acciones contribuirn a fortalecer la cultura corporativa. Es fundamental para asegurar el xito de la comunicacin interna que se lidere desde el ms alto nivel de la entidad, slo ser eficaz cuando est incorporada en la cultura empresarial.El proceso de comunicacin interna, no debe entenderse como un proceso en una nica direccin, si no que es la participacin de ambas partes la que conseguir satisfacer las necesidades de ambas y crear un buen clima. Es as muy importante el feedback o retroalimentacin que se produzca por ambas partes en la comunicacin interna.Gestin del conocimientoA pesar de la importancia de su gestin, la comunicacin interna es una de las ms descuidadas y que ms prdidas genera, la razn es que en muchas ocasiones distintos departamentos de una misma organizacin desconozcan lo que estn haciendo unos y otros. A pesar de ello, cada vez los directivos de las organizaciones son conscientes de la necesidad de crear un buen canal de comunicacin entre los trabajadores, estableciendo una buena estructura y proceso documental de la informacin que navegue por la empresa. El Administrador eficaz tratar de compartir la informacin con sus empleados de acuerdo a las necesidades de estos. Uno de los propsitos de la comunicacin interna es optimizar la circulacin de informacin descendente y ascendente dentro de la organizacin. Para ello es preciso desarrollar un buen sistema de gestin de la informacin y la documentacin. Dentro de la gestin de la informacin conviene sealar distintos aspectos a llevar a cabo: Determinar las necesidades internas y externas de informacin

Desarrollar la base informativa de la empresa y garantizar la accesibilidad de la informacin

Establecer procedimientos de seguridad para la informacin

Formar y entrenar a las personas de la empresa en el manejo de la informacin Una correcta gestin de la comunicacin interna y la gestin de la informacin garantizarn la calidad y eficiencia de los productos informativos de la empresa, produciendo beneficios a la organizacin.

De modo resumido las tareas ms relevantes en el mbito de la comunicacin interna son: Definir las necesidades de comunicacin interna y las herramientas necesarias.

Captar los flujos de informacin y generar comunicacin.

Dotar a la universidad de un sistema de informacin y gestin del conocimiento.

Desarrollar las comunicaciones internas: revistas, boletines, intranet, manual de acogida

Proponer iniciativas que estimulen al personal.

Colaborar con las reas de recursos humanos y formacin.

Definir indicadores y medir los resultados de las acciones.

Reforzar la cultura organizacional4. LA COMUNICACIN DE CRISIS La comunicacin de crisis pretende prever los posibles daos que puedan surgir en las organizaciones y anticipar soluciones al mal ocasionado. Una vez ocurrida la crisis, la comunicacin de crisis y los responsables de ella, son las personas encargadas de su gestin. El fin ltimo de la comunicacin de crisis es defender la imagen de la empresa ante sus pblicos objetivos y la opinin pblica.

Aunque la mayora de las organizaciones no contemplan la comunicacin de crisis y no cuentan con un manual y un plan de crisis formal, es importante prestar atencin y tratar de prever cualquier situacin de crisis con anterioridad a que se produzca, ya que las crisis ocurren a todos los niveles de la organizacin y sus consecuencias pueden ser fatales.

Existen una serie de caractersticas comunes a las crisis:

- Son inesperadas, se producen en un momento sorpresa. - Son complejas, requieren soluciones definitivas, de forma urgente.

- Son urgentes, especialmente por su urgencia a menudo requieren actuaciones ms arriesgadas.A pesar de lo inesperado de las crisis, la universidad es la responsable de delimitar los posibles riesgos que ella misma pueda generar, derivados de su propia actividad.

Uno de los aspectos fundamentales es determinar con anterioridad a cualquier suceso un comit de crisis que pueda organizarse y tomar decisiones ante una situacin de crisis. La composicin del comit deber contar al menos con:

El Rector o el Jefe de la Oficina General de Administracin, cuya intervencin debe ser moderada, para no contribuir a agravar o dramatizar la situacin de crisis.

- Un responsable de prensa, conocedor de los medios.

- Un responsable de relaciones externas, que pueda mediar con los diferentes representantes de entidades.

-Un responsable de comunicacin interna, que intermedie entre el personal de la universidad y poner en marcha mecanismos dentro de ella.Las actuaciones condicionarn el resultado sobre la imagen de la empresa, que contribuir a agravar o mejorar la situacin. Ante estas situaciones dos aspectos hay que tener en cuenta la calma, la transparencia y mucha organizacin.

Ante este tipo de situaciones es importante conocer y tener este comportamiento:

No especular con la informacin y no mentir.

No minimizar el problema o hacer como si no existiese, la prensa lo descubrir tarde o temprano.

Establecer formalmente comunicados y mantener informado a los medios, con igual de oportunidades. Siempre se debe informar y evitar los sin comentarios que slo ayudan a avivar la atencin sobre el problema. Es mejor generar noticias controladas a que haya informacin compartida y modificable por otros.

Poner en marcha las medidas necesarias para solucionar la crisis.El final de la crisis tendr lugar cuando la organizacin tenga dominio de la situacin y su imagen empieza a mejorar ante la situacin acaecida. No se debe confundir el final tcnico de una crisis con que una crisis est totalmente cerrada. Adems es igualmente importante una vez dada por finalizada la crisis hacer un seguimiento y gestionar la post-crisis.

Tareas para el manejo de comunicacin de crisis:

Designacin de un Comit de Crisis. Elaboracin de un Manual de Crisis.

Diseo de la estrategia y puesta en marcha de actuaciones concretas durante la crisis.

Elaboracin de Comunicados.

Seguimiento y atencin a los medios en la crisis y post crisis.

5. RELACIONES PBLICAS El principal objetivo de las relaciones pblicas (RR.PP.) es conseguir que la empresa tenga una imagen positiva y un reconocimiento en la sociedad. Su trabajo se centra en abrir vas de dilogo y establecer relaciones, eficaces, de forma permanente con todos los pblicos a los que se dirige la empresa. Las RR.PP. mucho tienen que ver con tcnicas de persuasin.Hoy en da podramos definir las relaciones pblicas como un conjunto de actividades y programas de comunicacin persuasiva efectuados por cualquier organizacin, para crear y mantener buenas relaciones con sus diferentes pblicos externos y para proyectar ante ellos su imagen favorable. Los comunicadores son relacionistas pblicos.

Pero ms all de la imagen, las RRPP deben ser consideradas como un instrumento para construir reputacin, relaciones y vnculos.

Escenarios para las relaciones pblicas.

Llamaremos escenarios a todos aquellos espacios que la UNSCH promueve o en los que participa, y que pueden servir para comunicar a los clientes externos informacin que permita un mejor conocimiento de la universidad y sus diferentes acciones en beneficio del Pas.

Intereses informativos de los clientes externos.

Los grupos con los cuales interacta la UNSCH han presentado inters en aprender ms acerca de:

1. Planes y proyectos.

2. Decisiones administrativas en la entidad (contratos, licitaciones, convenios, multas, sanciones, acuerdos, resoluciones, etc).

3. Campaas de educacin ambiental.

4. Destino de los recursos que ingresan a la UNSCH.Tareas de la persona responsable de comunicacinLa labor principal de la persona responsable de la comunicacin, es la de establecer el contacto con los diferentes pblicos objetivo de la Universidad, tanto internos como externos. Del responsable depende la planificacin, gestin y control del Plan de Estratgico de Comunicacin que con carcter anual debe realizar la empresa. En este sentido, su funcin no slo se limita a la coordinacin, si no que va mucho ms all siendo la persona responsable de la estrategia de comunicacin.De modo general y asumiendo en la figura del responsable como el nico responsable de comunicacin, se plantea a continuacin las principales funciones:

Integrar y dar coherencia. La imagen de la Universidad no puede resultar arbitraria. Elabora el Manual de Identidad Corporativa.

Elaborar el Plan de Comunicacin Anual, en el que establece la estrategia de comunicacin y elabora el mensaje a transmitir.

Gestionar y medir los recursos intangibles. En especial presta atencin a la evolucin de la marca o marcas.

Reforzar la imagen interna y externa, logrando que ambas se desarrollen de modo organizado y en la misma lnea.

Relacionarse con el resto de oficinas y proveer a estos de la informacin y los materiales que necesiten.

Gestionar la relacin con los medios de comunicacin.

Desarrollar y poner en marcha comunicacin de crisis en los casos que sea necesaria.

Liderar la Responsabilidad Social Corporativa.La Responsabilidad Social Corporativa (RSC), responsabilidad social empresarial (RSE) o la responsabilidad social (RS) no es una obligacin en la entidad. Las prcticas de RSC estn por encima del cumplimiento de las normas. Si no, no sera RSC. Cuando hablamos de RSC estamos hablando de un compromiso, un convencimiento de la empresa y tambin de sus trabajadores en realizar acciones comprometidas con la sociedad.Es una poltica que afecta de manera global a todas las reas de la entidad. Cuya esencia est en el compromiso tico.La RSC no debe ser entendida como un gasto, sino como una inversin. Los resultados ms evidentes se retornan en trabajadores satisfechos y mejora del entorno social. La comunicacin interna es clave en el buen funcionamiento de las acciones de RSC en las entidades.Los mbitos de la RSC se centran en crear polticas activas que mejoren cada uno de los aspectos de la sociedad (sociedad, laboral, medioambientales, salud, los derechos humanos) y los grupos de accin de la entidad (autoridades, funcionarios, trabajadores, proveedores)De manera concreta los principales compromisos de cualquier poltica de RSC giran en torno a los siguientes aspectos:- Desarrollo sostenible y creacin de riqueza.

- Mejora del entorno social.

- Respeto a los derechos humanos.

- Preocupacin y cuidado del medio ambiente.

- Cumplimiento con la legislacin vigente.Tareas de la responsabilidad social:

Disear, impulsar y coordinar acciones de responsabilidad social y gestin tica, con el objetivo de fomentar y generar beneficios a la sociedad, en especial a los colectivos desfavorecidos. Representar a la empresa en los foros y/o actos que promuevan la relacin entre la empresa y la sociedad. Coordinar las acciones de RSC con los distintos departamentos.

Difundir las actuaciones tanto externa como internamente.

Disear e implantar el cdigo de conducta en la organizacin.

Definir indicadores y medir la eficacia y la ejecucin de las accionesLas herramientas para la gestin de la Responsabilidad Social Corporativa (RSC), consisten ms en programas diseados a medida en funcin de la accin que se quiere poner en marcha y que se sustentan en el resto de herramientas de la comunicacin para implantarlo. Los temas ms comunes sobre los que versa la RSC son: Plan de igualdad de oportunidades

Plan de conciliacin de la vida familiar y personal

Programas de gestin medioambiental

Acciones a personas desfavorecidas, personas en situacin de exclusin socialLas empresas que llevan a cabo acciones de RSC suelen editar una memoria anual de RSC en donde se recogen todas sus actividades como modo de difundir y dejar constancia de su responsabilidad social.PRESUPUESTOPara el desarrollo del Plan Estratgico de Comunicacin se prev un presupuesto de S/. 150.000 nuevos soles para abordar todas las acciones de comunicacin.Para afrontar la financiacin se recurrir al Ministerio de Economa y Finanzas para el desarrollo de acciones de comunicacin.CONTROL Y SEGUIMIENTOEs necesario controlar y seguir cmo se van desarrollando las acciones y medir el impacto generado con el objetivo de poder tomar decisiones y acciones de mejora para la consecucin de los objetivos.ANALISIS DEL PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACIN

Teniendo en consideracin que como estrategia de comunicacin, el presente proyecto de Plan Estratgico de Comunicacin para la Universidad Nacional de San Cristbal de Huamanga es un sueo que se ponga en prctica, porque en la Universidad hay muchas deficiencias en cuanto se refiere a su propia implementacin tal como se sealan en el FODA, los que se pueden sealar:1. No existen las herramientas que son necesarias para la implementacin del Plan Estratgico de Comunicacin, tales como internet, intranet, medios importantsimos para este fin.

2. No existe en su estructura orgnica un rea de comunicaciones, que asuma esta responsabilidad.

3. No existe presupuesto para este fin.

4. Las autoridades no estn preparadas para enfrentar este reto, eso no quiere decir que como parte de esta organizacin no pueda presentarlo como Proyecto para su implementacin.

5. Como organizacin pblica, no est preparada para este tipo de cambios, lo que generar resistencia al cambio en toda la organizacin.

6. S

Teniendo en cuenta la VISIN Universidad moderna con tradicin, liderazgo y excelencia acadmica, comprometida con el desarrollo humano, podramos sealar que acorde al avance cientfico y tecnolgico, y con el nimo de ponerla al nivel de las universidades privadas competitivas, es necesario que las autoridades asuman el rol que les corresponde dentro de su responsabilidad y permitir la implementacin de este tipo de proyectos para la participacin, difusin y puesta en funcionamiento del Plan Estratgico de Comunicacin, que permita la mejora en el clima y compromiso organizacional, mejorar los niveles de motivacin y gestin de cambio en el personal administrativo, as como en la mejora de servicio que se brinda y en la reduccin de tiempo de servicio a los usuarios.

Asimismo, teniendo en consideracin los objetivos planteados para lograr la participacin de todos los miembros de la Universidad en la implementacin del Plan Estratgico de Comunicacin, logrando respuestas a travs de las herramientas que sern utilizadas con este fin, a su vez se difundir y pondr en funcionamiento el Plan Estratgico de Comunicacin en todos los niveles de los miembros de la Universidad, lo que generar los instrumentos necesarios para este fin y al mismo tiempo socializar el Plan y que sea de conocimiento general.

No debe quedar slo como FORTALEZAS el prestigio de la Universidad, la gratuidad de la enseanza, el servicio de comedor y residencia para los estudiantes, con costos bajos en los servicios que brinda la institucin, sino se debe generar la Imagen y la Identidad Corporativa de la Universidad, crear el Logo, la marca y la mascota, tarea en la que nos comprometemos a realizar en un futuro cercano, para de esta manera posicionarla frente a las universidades competencia existentes en el departamento y zonas de influencia de la Universidad.Existen posiblemente algunos tems en el presente proyecto que por la naturaleza de la organizacin, no podr ser utilizado, pero como plan es pertinente y necesario sealar y considerarlo, para que se conozca en su totalidad el proyecto de Plan.

Como todo en la vida es perfectible, es posible que se prevea la mejora del Plan cuando ya est implementado y puesto en funcionamiento, viendo en la prctica las deficiencias o faltantes.

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Fase de crisis

NORMALIDAD

Niveles altos de inseguridad, confusin, sorpresa, shock, estrs, miedo, etc

Objetivo: delimitar el dao

Necesidad de informacin: capacidad reducidade recopilar informacin

Interpretacin, accin, remedio. Intervencin eficaz y estratgica

PERCEPCIN DE CRISIS

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Fase de pre-crisis

Funcionamiento normal

Establecimiento de estructuras de creenciasen relacin a riesgo

Normas de respuesta a crisis

Lento derrumbamiento de las estructuras:

el contexto no es de riesgo

Procesos de incubacin

Seales de crisis ignoradas

Acontecimiento de crisis

Reconocimiento de la situacin como crisis

Inseguridad e incapacidad en la comunicacin por deficiencias organizacionales existentes

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Ciclo de las crisis y comunicacin

PRE-CRISIS

CRISIS

POST-CRISIS

COMUNICACINORIENTADAHACIA LAORGANIZACIN

COMUNICACIN ORIENTADAHACIA LAORGANIZACINY LA IMAGEN

COMUNICACINORIENTADAHACIA LAIMAGEN

Fase de post-crisis

RECUPERAR IMAGEN: MEDIOS DE COMUNICACIN Y STAKEHOLDERS

RECUPERAR LEGITIMIDAD

Afirmar ResponsabilidadSocial

Issues management

Recuperar imagen

APRENDIZAJE(LEARNING)

Dar sentido en retrospectiva(Sensemaking)

Reconsiderar estructura

RESTITUCIN

Explicacin (narraciny entendimiento)

Acordarse yolvidarse

Renovar y mejorar