planeacion y toma de decisiones
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Introducción al Proceso Administrativo: planeación y toma de decisiones
Por MBA Eddy O. Ortega Sarabia
ADM, Ing. Comercial y Auditoria
Universidad P. Cumbre
Contenido:• Administración: Definición, naturaleza y propósito de
la administración– Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo– Funciones de los administradores
• Planeación: Tipos de planes– Pasos y objetivos de la planeación– Estrategias, políticas y proceso de la planeación
estratégica• Toma de decisiones:– Importancia y limitaciones del proceso de toma de
decisiones– Evaluación de alternativas de decisión
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Administración: Definición
• Es el proceso de:–planear,–organizar,–dirigir y– controlar
• los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas
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El proceso administrativo
• El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales
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El proceso administrativo
• El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos:
1. Alcance de objetivos
2. Por medio de personas
3. Mediante técnicas
4. En una organización
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Funciones de la administración
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Planeación
Organización
Integración de personal
Dirección
Control
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Funciones de la administración
• Planeación:• Implica determinar misiones y objetivos• Determinar las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos• Requiere la toma de decisiones
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Funciones de la administración
• Organización:• Supone el establecimiento de una estructura
de los papeles que cada persona debe desempeñar
• Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas
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Funciones de la administración
• Integración de personal:• Implica identificar los requerimientos de los
puestos de trabajo• Reclutar y seleccionar las personas idóneas• Evaluar, compensar y capacitar al personal
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Funciones de la administración
• Dirección:• Se refiere a ejercer influencia sobre los
individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales
• Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación
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Funciones de la administración
• Control:• Consiste en medir y corregir el desempeño
individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado
• Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa
• Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.
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Funciones de la administración
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Altonivel
Nivelintermedio
Mandos inferioresJera
rquí
a or
gani
zaci
onal
Plan
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ecci
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Con
trol
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Habilidades administrativas
• Habilidad técnica• Habilidad humana• Habilidad de conceptualización• Habilidad de diseño
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Habilidades administrativas
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Altonivel
Nivelintermedio
Mandos inferioresJera
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a or
gani
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onal
Hab
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ades
téc
nic
asHabilidades
humanas
Habilidades deconceptuali-
zacióny diseño
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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo
• Taylor: padre de la administración científica• Aplica el método científico para mejorar los
métodos de producción• Se basaba en el concepto del hombre
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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo
• Fayol: padre de la teoría administrativa moderna
• Determina funciones administrativas: técnicas, financieras, comerciales, etc.
• Propone 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc.
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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo
• McGregor: teoría X y teoría Y• Teoría X: al empleado ordinario le desagrada
el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento
• Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad
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Teoría X Teoría Y
Las personas no gustan del trabajo y lo evitan
El trabajo puede ser fuente de satisfacción
Las personas deben ser controladas y amenazadas
Las personas pueden ejercer autocontrol y autodirección
El ser humano trata de evitar las responsabilidades
Las personas aceptan y asumen responsabilidades.
El ser humano medio tiene poca ambición.
El ser humano tiene imaginación, creatividad e ingenio
Las personas se preocupan principalmente de su propia seguridad.
Se puede conseguir una mayor utilización del potencial humano
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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo
• Likert: Sistemas de dirección• Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La
cima de la organización centraliza la toma de decisiones
• Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas
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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo
• Likert: Sistemas de dirección• Sistema 3: Sistema participativo consultivo:
mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones,
• Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones
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Enfoque sistémico de proceso administrativo
• Un sistema es:–un conjunto de elementos dinámicamente
relacionados–que desarrollan una actividad para alcanzar
un objetivo–operando sobre insumos tomados del
medio externo
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Enfoque sistémico de proceso administrativo
• La empresa se ve como un sistema:• Un sistema abierto• Un sistema complejo (implica subsistemas)• Un sistema dinámico
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Planeación
• Implica determinar misiones y objetivos• Determinar las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos• Requiere la toma de decisiones• Tiende el puente entre el punto donde se está
y el punto hacia donde se desea ir• Planeación y control son inseparables
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PlaneaciónImplementación
de los planes Control
Desviacióncon respectoa lo planeadoAcciones correctivas
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Tipos de planes
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Misión
Objetivos y metas
Estrategia
Políticas
Procedimientos y reglas
Programas
Presupuestos
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Misión
• En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella
• En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna
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Misión
• Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos
• Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean
• Los valores dan forma a su filosofía
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Objetivos y metas
• Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad
• Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control
• Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo.
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Estrategias
• Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento
• Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión
• Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo
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Políticas
• Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones
• Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas
• Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta
• Permiten delegar autoridad sin perder control
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Procedimientos
• Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras
• Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas
• Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo
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Reglas
• Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas
• Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción
• La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad
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Programas
• Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado
• Generalmente se apoyan en presupuestos
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Presupuestos
• Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos
• Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.)
• Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas
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Metas
Planes estratégicos
Planes operacionalesPara actividadesno recurrentes
Planes de un solo uso
Programasy
Proyectos
Presu-pues-
tos
Planes permanentes
Políticas
Procedimientos
Reglas
Para actividadesrecurrentes
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Pasos de la planeación
• 1. Análisis situacional:–Ambiente interno:• Fortalezas• Debilidades
–Ambiente externo:• Oportunidades• Amenazas
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Pasos de la planeación• 2. Establecimiento de objetivos y metas:–Responder a preguntas como:• Dónde se quiere estar?• Qué se desea hacer y cuándo?• Etc.
• Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave• Objetivos por jerarquía organizacional:
estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.
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Pasos de la planeación
• 3. Desarrollo de premisas:• Pronosticar condiciones internas y externas en
que se operará:• Volumen de ventas? Precios? Productos?
Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.
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Pasos de la planeación
• 4. Identificación de cursos de acción alternativos:
• Es necesario identificar las mejores alternativas de acción
• Examinar sus ventajas y desventajas
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Pasos de la planeación
• 5. Evaluación de las alternativas:• Evaluar los distintos cursos alternativos de
acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)
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Pasos de la planeación
• 6. Selección de un curso de acción:• Se toma una decisión• Se elige el que se pueda considerar como el
mejor curso de acción
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Pasos de la planeación
• 7. Formulación de planes de apoyo:• Se elaboran planes derivados en apoyo al plan
básico• Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan
de compra de materiales, plan de capacitación, etc.
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Pasos de la planeación
• 8. Presupuestación:• Los planes se trasladan a cifras a través de los
presupuestos:• Presupuestos de ventas, de gastos de
operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros
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Administración por objetivos
• Es un sistema administrativo integral• Se combinan en forma sistemática muchas
actividades administrativas básicas• Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de
los objetivos organizacionales e individuales
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Administración por objetivos
• Hace énfasis en la evaluación del desempeño• Da mucha importancia a los objetivos
individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía
• Se concentra mucho en el corto plazo
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Estrategias y políticas
• Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción
• Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión
• Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo
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Características de las estrategias
• Horizonte temporal amplio• Impacto final relevante• Concentración del esfuerzo en un número
reducido de fines• Patrón de decisiones uniforme• Engloban a toda la organización: desde la
asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización
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Principio de la estructura de estrategias y políticas
• Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica,
• Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa
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Planeación estratégica
• Es el proceso formal de planeación a largo plazo
• Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organización
• Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa
• Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante
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Características de la planeación estratégica
• 1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:• Responde a preguntas como:• ¿En qué negocio estamos?• ¿En qué negocio deberíamos estar?• ¿Quiénes son nuestros clientes?
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Características de la planeación estratégica
• 2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias:
• ¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia?
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Características de la planeación estratégica
• 3. Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación:
• Se diferencia de la planeación operativa porque se enfoca en el largo plazo
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Características de la planeación estratégica
• 4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad:
• Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave
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Características de la planeación estratégica
• 5. Es una actividad de alto nivel:• La alta gerencia debe participar activamente• Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria
para considerar todos los aspectos de la organización
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Proceso de planeación estratégica
• Aunque no existe un proceso universal de planeación estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse
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Insumos:PersonasCapital
Habilidadesetc.
Metas degrupos
interesados:Empleados
ClientesProveedoresAccionistas
etc.
Análisisde la
industria
Perfilempresarial
PropósitoObjetivosIntenciónestratégica
OrientaciónejecutivaValoresVisión
Desarrollode
estrategiasalternativas
Debilidadesy
fortalezas
Amenazasy
Oportu-nidades
Evaluacióny decisiónestratégica
Implemen-tación
Direccióny control
Algunas estrategias:La matriz TOWS
Factores internosFactores internos
FortalezasFortalezas DebilidadesDebilidades
FactoresFactores
externosexternos
Oportuni-Oportuni-dadesdades
Estrategias FO: Estrategias FO: usar F para usar F para
aprovechar Oaprovechar O
Estrategias DO: Estrategias DO: superar D para superar D para aprovechar Oaprovechar O
AmenazasAmenazasEstrategias FA: Estrategias FA:
usar F para usar F para enfrentar Aenfrentar A
Estrategias DA: Estrategias DA: minimizar D y Aminimizar D y A
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Algunas estrategias:Estrategias genéricas de Porter
• Tres estrategias genéricas:– Liderazgo de costos–Diferenciación– Enfoque
• Se pueden combinar• Se relacionan con ventajas competitivas
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Instrumentación exitosa de estrategias
• 1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones
• 2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación
• 3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos
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Instrumentación exitosa de estrategias
• 4. Revisar regularmente las estrategias• 5. Desarrollar estrategias y programas de
contingencia• 6. Adecuar la estructura organizacional a las
necesidades de planeación• 7. Insistir permanentemente en la planeación
y la instrumentación de estrategias• 8. Crear un clima que induzca a la planeación
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Importancia de latoma racional de decisiones
• La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación
• El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como:
1. Establecimiento de premisas
2. Identificación de alternativas
3. Evaluación de las alternativas
4. Elección de una alternativa
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Limitaciones del proceso detoma racional de decisiones
• Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras
• No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos
• Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre
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Evaluación de alternativas de decisión
• Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos
• Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.• Cualitativos: relaciones laborales, cambio
tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.
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Técnicas cuantitativas
• Análisis marginal• Análisis costo – beneficio • Análisis de riesgo• Árboles de decisión• Otras técnicas de investigación de
operaciones
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Selección de una alternativa
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Experiencia
Experimentación
Investigacióny análisis
¿Cuálalternativa
seleccionar?
Decisióntomada
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Certidumbre, incertidumbre y riesgo
• Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción
• Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades
• Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes
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