planif estrategica control_06

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOSY OPERACIONES

2º SEMESTRE DE 2006Facultad de IngenieríaUniversidad Nacional de Cuyo

Ing. Jorge L. Moreno S.

Planificación y control de proyectos

•QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN?

•ES IMPORTANTE LA PLANIFICACIÓN?

•ES NECESARIA?

•POR QUÉ?

Planificación

• Es la actividad destinada a definircómo, cuándo, por quién y de quéforma se va a realizar el trabajo.

• Técnicas de planificación ayudan alanálisis del trabajo, organización de lainformación y tienen una granimportancia en la forma en que laplanificación es comunicada a losmiembros de la organización.

Objetivos de la planificación

• Análisis

• Anticipación

• Comparación futura

• Programación de recursos

• Coordinación y control

• Producción de datos

• Manejo de riesgos

Planificación y control

PLANIFICACION

EJECUCIONSEGUIMIENTO

CONTROL Y TOMA DE DECISIONES

Planificación: Tipos de PlanificaciónSegún el alcance en tiempo dentro del Proyecto:• Planificación de Largo Plazo

– Comprende a todo el ciclo del Proyecto– Incluye a la Planificación Estratégica, Táctica y

Operacional de Nivel Superior o Estratégico

• Planificación de Mediano Plazo– Comprende a una fase o parte de una fase del Proyecto

(entre 1 y 6 meses)– Incluye a la Planificación Estratégica, Táctica y

Operacional de Nivel Intermedio o Táctico

• Planificación de Corto Plazo– Comprende las actividades más inmediatas

(entre 1 día y 1 mes)– Incluye a la Planificación Estratégica, Táctica y

Operacional de Nivel Base u Operacional

Planificación: Tipos de Planificación Según el impacto que tiene en el Proyecto:• Planificación Estratégica

– Tiene efectos en todo o gran parte del alcance delproyecto

– Tiene efectos durante todo o gran parte del desarrollo delproyecto.

– Es determinante para el éxito del proyecto• Planificación Táctica

– Define los pasos para lograr los objetivos– Ordena, coordina y conduce el desarrollo del proyecto

• Planificación Operacional– Define como desarrollar cada paso o tarea.

PLANIFICACION TACTICA

PLANIFICACION OPERACIONAL

PLANIFICACION ESTRATEGICA

PLANIFICACION

PLANIFICACION

CONTROL

CONTROL

PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Planificación: Ejemplos• Planificación Estratégica

• Definición de objetivos y soluciones técnicas fundamentales• Organización y obtención de personal clave• Fórmulas de financiamiento• Formas de obtención de recursos claves, selección de contratistas y

proveedores principales, formas de contratos.• Relaciones con los clientes, servidores, sindicatos, autoridades,

organismos fiscalizadores y comunidad.

• Planificación Táctica• Planos, especificaciones técnicas, presupuestos• Programas de actividades y control de alcance, costos, tiempo,

recursos, calidad y riesgos.• Programas de contrataciones de suministros, servicios y personal.• Programa de financiamiento

• Planificación Operacional• El alcance, naturaleza, calidad, cantidad o resultado a lograr en la

tarea• Los métodos de trabajo, recursos humanos, equipos y materiales

necesarios

Actividades de la planificaciónPROYECTO

ACTIVIDADES

SECUENCIA

ORDENAMIENTO

DURACIONES

COSTOS

ESPOBJETIVOS

RESTRICCIONESINFORMACION

RECURSOS

PLAN

PROGRAMA

PRESUPUESTO

METODOLOGÍA BÁSICA DE PLANIFICACIÓN

DESGLOSEDE

ACTIVIDADES

ESTABLECERSECUENCIASDESFASAJES

SIMULTANEIDAD

ASIGNARDURACIÓN

DEFINIRRECORRIDOS

PROGRAMA MAESTRO• Se refiere principalmente a las variablesde alcance, plazo y costo.•Es la base para la realización deprogramas más detallados.•Contempla el proyecto en su totalidad,mostrando el objetivo o producto final delmismo y los pasos intermedios paralograrlo.•Generalmente se presenta como unprograma de hitos o acontecimientos clavedel proyecto.

P L A N D E H IT O S O P L A N M A E S T R O

fechas C LIE N TE IN G E N IE R ÍA A D Q U IS IC IO N E S C O N S TR U C C IÓ N H ITO O E V E N TO C R ÍTIC O

30-11-1999 D efinición del proyecto, alcance

30-04-2000 D iseño com pleto

15-06-2000 O rdenes de fabricación em itidas

30-03-2001 O bra civil term inada para m ontaje

R E S P O N S A B ILID A D E S

DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES

•ESP•DESCOMPOSICIÓN•CARACTERÍSTICAS DE LAS ACTIVIDADES

•DURACIÓN ESTIMADA•FECHAS DE INICIO Y TÉRMINO•COSTO ESTIMADO•RECURSOS•NOMBRE•DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE•CALENDARIO DE TRABAJO ASOCIADO

CLASIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

•Actividades de desarrollo continuo•Actividades de desarrollo discontinuo•Actividades periódicas•Actividades mutuamente excluyentes•Según su estado:

· Programada· En proceso· Paralizada o detenida· Terminada

Determinación de secuencia de lasactividades

• Restricciones técnicas• Restricciones de recursos• Restricciones ambientales• Restricciones de la administración• Restricciones de oportunidad de

inversión• Restricciones de seguridad• Otras restricciones

Estimación de duración de lasactividades

• Análisis de requerimientos y nivel de recursos• Experiencia• Simulación• Factores a considerar

– Requerimientos del cliente u objetivos propios– Restricciones de recursos– Curva de aprendizaje y rendimientos realistas– Restricciones ambientales– Calendario asociado– Buscar alternativa más económica y eficiente

Estimación del costo de lasactividades

• Según la información disponible–Estimación paramétrica–Estimación por factores–Estimación de precios unitarios

Desarrollo del programa detrabajo

• Ubicación del plan en el tiempo

• Requiere la siguiente información básica:

– Ordenamiento de las actividades

– Duración de las actividades

– Requerimientos de recursos

– Calendarios de trabajo

– Restricciones

– Supuestos

– Desfases entre actividades

TÉCNICAS BÁSICAS DE PLANIFICACIÓN

•Carta Gantt o carta de barras

•Linea de balance

•Métodos de mallas o redes

•Método del camino crítico o CPM

•Otras ?

CARTA GANTT O CARTA DE BARRAS

•Alta utilización en la construcción•Visualización adecuada de las actividades

a realizar•Aplicación en planes generales de un

proyecto en su inicio•Permite destacar objetivos y metas de un

proyecto a través del concepto de eventos críticos o hitos

•Permite el seguimiento y control relativamente fácil y directo dependiendo de la complejidad de lacarta

Carta de Barras o Gantt

Actividades Tiempo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12UNIDADES DE TIEMPO

ABCDEFGHIJKL

124322112413

Responsable del trabajo

VENTAJAS DE LAS CARTAS DE BARRAS

•Fáciles y rápidas de dibujar•Representación simplificada del plan•Buena herramienta de comunicación•Fáciles de usar para seguimiento y control•Indican claramente las actividades que están fuera de su programa•Apropiadas para planificación de largo plazo ypara los aspectos operativos de corto plazo•Ampliamente aceptadas en la práctica

DESVENTAJAS DE LA CARTA DE BARRAS

•Fácilmente manipuladas, aceptan movimientos en cualquier sentido

•Poco precisas si no se basan en un métodode mallas

•Poco eficientes para proyectos de muchasactividades

•Difícil redibujar la carta cada vez que haycambios

•Las actividades críticas no son obvias generalmente

Carta de Barras Ligadas• Una de las principales desventajas de las cartas

de barras es que no muestran en forma efectiva,las dependencias entre actividades. Estalimitación puede eliminarse con la utilización decartas de barras ligadas.

• Este tipo de representación muestra lasrelaciones de dependencia entre las actividadesde forma que los usuarios de ellas, puedanseguir visualmente, el flujo lógico de trabajo, conel grado de dependencia o de desfase indicadopor líneas orientadas que conectan lasactividades.

Carta de Barras Ligadas

Diagramas Lógicos (Análisis de Mallas)• Es el nombre común que se le da a un grupo de técnicas gráficas

de planificación, que muestran el proyecto como una malla de susactividades relacionadas entre ellas, para mostrar susinterrelaciones y dar una secuencia de su ejecución.

• Dentro de estos métodos se encuentran el CPM (Critical PathMethod) o método del camino crítico, el PM (Precedence Method)o método de precedencia y el PERT (Program EvaluationTechnique).

• Todos los métodos de mallas o redes usados para representar elordenamiento de las actividades, se basan en la preparación dediagramas lógicos.

• Un diagrama lógico es una representación gráfica de un proyecto.Las actividades que componen un proyecto y las relacioneslógicas que existen entre ellas, son representadas por símbolos.

Tipos básicos de diagramas lógicos:• Diagramas Flecha-actividad:

– Flechas representanactividades.

– Nodos representan eventos(inicio de la actividad, fin dela actividad, hitos de control,etc.).

• Diagramas Nodo-actividad:

– Nodos representanactividades

– Flechas representanrelaciones

– Eventos son representadospor lados verticales delnodo

1 2Actividad A

Nodo i Nodo j

Relación lógica

ActividadA

ActividadB

Análisis de Mallas y Camino Crítico• Una vez que el diagrama lógico (malla) ha sido realizada es

necesario realizar el análisis de malla.• La información de cada actividad y la relación entre éstas, es

analizada para determinar el camino crítico a través de la malla.• El camino formado por todas las actividades que no

tienen holgura, medido en tiempo, que se puede trazar alo largo de la malla (de principio a fin) se denominacamino crítico.

• Las actividades que se encuentran en la ruta crítica sedenominan actividades críticas.

• Si una actividad crítica no se termina en el lapso de tiempo quese le asignó, retrasará la finalización del proyecto; en cambiouna actividad no crítica, si se atrasa, no retrasará al proyectomientras no se transforme en una actividad crítica (concepto deholguras de las actividades).

Relaciones de precedencia

Término-Comienzo

Comienzo-Comienzo

Término-Término

Comienzo-Término

Método de redes - precedencia

A

B

C

D

x%

y(t)

z(q)

-w A debe haber completado una parte

D debe terminar después de y días que comenzó C

Métodos ProbabilísticosEl uso de las técnicas de programación tradicionalescomo el CPM o el PDM no considera en formaexplícita los riesgos asociados a las duracionesestimadas para cada actividad, las que se asumencomo ciertas. Este enfoque, que parece serapropiado para los proyectos tradicionales, no seríaaplicable en situaciones en que existe una granincertidumbre en relación e las duraciones de lasdiferentes actividades, situaciones tales como:

• Proyectos de gran envergadura (superproyectos).

• Proyectos con tecnología avanzada.

• Proyectos de extrema complejidad.

• Proyectos en entornos complejos oinestables.

Sistema PERT• A mayor incertidumbre, mayor es el rango de variación entre la

duración optimista y la pesimista (tp - to).

• PERT asume que la tp y to están separados por seis desviacionesestándar y además, supone que las estimaciones extremas (optimistay pesimista) pueden ser excedidas en un 5% de los casos. Con estasconsideraciones se define la desviación estándar como:

to tm tp

5%5%

2,3totp −=σ

22

2,3

−=

totpσ

64 totmtpte +⋅+

=

Método de Simulación, ¿Cuándo?• La simulación es utilizada en casos en que existe una gran incertidumbre,

junto con la existencia de múltiples caminos críticos en el plan de unproyecto.

• Este método es esencialmente probabilístico y computacional.

• El sistema más utilizado para estudios de simulación en planificación es elmétodo de Monte Carlo. Este método se basa en la utilización de datosestadísticos que son aplicados para describir la probabilidad de ocurrencia deun evento o acontecimiento dado.

• La aplicación del método de simulación incluye lo siguiente:

• Desarrollo del modelo del sistema a ser simulado (plan y programa)

• Crear programa computacional para ejercitar el modelo

• Utilizar números aleatorios los que son transformados en valores delos parámetros del modelo usando las distribuciones cumulativasasociadas a dichos parámetros

• Calcular los resultados deseados usando los valores determinados enforma aleatoria para los parámetros

• Repetir el proceso un número de veces lo suficientemente grande como paraobtener una distribución de los resultados

Seguimiento y Control de ProyectosConceptos...

Seguimiento y control• Seguimiento: corresponde a la obtención y análisis

de la información sobre el desempeño hasta elmomento en que se realiza el control, usando comobase de referencia y comparación a la planificación:– Identificar variaciones– Proyectar desempeño hacia el futuro

• Control: corresponde a tomar acciones en base a lainformación entregada por el seguimiento:– Actuar sobre factores que están produciendo

variaciones

Seguimiento y Control de Proyectos

• En el control es conveniente utilizar el enfoque de la ley dePareto , que indica que el 80 % del resultado de un proyectoes determinado por tan solo el 20 % de sus elementos.

• Por lo tanto, al establecer un sistema de control, la idea esaislar y controlar en detalle aquellos elementos con elmayor impacto potencial en el costo y plazo final delproyecto, con sólo un nivel resumido de control para el restode los elementos.

• En definitiva, la principal variable en el costo final de unproyecto es generalmente el costo de la mano de obra. El costoasociado a los otros recursos puede, por lo general,determinarse con mediana precisión. ...DEPENDE DELPROYECTO

Tipos de control

Dentro de los distintos tipos de control se puede implementar:· Control formal o control informal· Control automático vs. Control mediante la observación, análisis y decisiones.· Control en tiempo real vs. Control posterior sobre resultados.· Control y uso de instrumentos específicos (control de calidad), vs. Control general y global (de gestión).· Control operacional, ejecución de actividades y tareas.· Control del desempeño, metas por unidad de negocios y áreas funcionales y de apoyo.· Control estratégico, objetivos y metas globales.· Control basado en el mercado, precio de acciones y transferencias.· Control burocrático, basado en reglas y procedimientos, estandarización de productos.

Tipos de control· Control preliminar Prevenir posibles desvíos. Establecer qué parámetros controlar. Establecer el sistema de medición y cómo medir.· Control concurrente Seguimiento periódico de las operaciones en curso para asegurar que se procura alcanzar los objetivos.· Control de retroalimentación Análisis de resultados finales. Analizar datos para obtener información. Evaluación de los Indicadores de desempeño utilizados.

Control de gestión

• El control de gestión tiene como objetivo analizar,evaluar y actuar sobre todos los aspectos que tienenrelación con el cumplimiento de los objetivosestablecidos para un proyecto.– Medición del desempeño– Plan o estándar de desempeño– Generación de informes de control

• Los sistemas computacionales son de gran ayudapara llevar a cabo el control de gestión,particularmente para el almacenamiento yprocesamiento de datos.

Plan Variablesde control PROYECTO

Modificaciones

MediciónEvaluación

Objetivos Criterio dedecisión

Ciclo del control de gestión

100(%) ×=totalesUnidades

ejecutadasUnidadesAvance

Medición del avance del proyecto (1)

• Unidades completadas: aplicable a tareas queinvolucran producción de unidades de trabajo fácilesde medir y similares en contenido de trabajo. Elavance se mide como la relación entre el número deunidades ejecutado vs. el número total de unidades.


• Hitos incrementales: aplicable a cualquier grupo detareas que se deben desarrollar en forma secuencial.El término de cualquier proyecto/actividad/tarea, seconsidera como cumplimiento de un hito, querepresenta un porcentaje de avance del total delprograma.– Módulo 1 25%– Módulo 2 40%– Cambio cultural 65%– Etc.... 100%

términoaltotalCostofechalaahhorealCostoavancedePorcentaje =

Medición de avance del proyecto (3)

• Razón de costo: aplicable a tareas que involucran unlargo período de tiempo y son estimadas en funciónde presupuestos globales.

Actividad HHtotales

Ponderación Unidad demedición

Avance AvancePonderado

A 10.000 0.10 unidades 100 10.0B 5.000 0.05 costo 60 3.0C 35.000 0.35 % 30 10.5D 50.000 0.50 unidades 0 0.0

Totales 100.000 1.00 23.5

Medición de avance del proyecto (4)• Unidades equivalentes o ponderado: aplicable cuando los

proyectos que se controlan involucran un período considerablede tiempo y están compuestas de una o más actividades que sesuperponen, cada una con diferentes unidades de medición deavance.


• Comienzo/término: aplicable a proyectos oactividades de difícil medición. Por ello, una vezcomenzada la actividad, se le asigna arbitrariamenteun avance (ej.: 20 -30%) y al término se completa a100%.

• Opinión subjetiva: cuando no hay mecanismos clarosde medición objetiva del avance del proyecto oactividad.

¿Cómo Controlo el Avance?

ACTIVIDAD Tiempo - Calendario en unidades de tiempo1

MovilizaciónLimpieza de terreno

FundacionesMurosPisos

Techumbre

Ventanas

Equipos

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17��

��

��

��

��

��

��

Fecha de Control

ACTIVIDAD

MovilizaciónLimpieza de terreno FundacionesMurosPisosTechumbreVentanasEquipos

Tiempo - Calendario en unidades de tiempo1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17��

��

��

��

��

��

��

Fecha de Control

%completado

Informes de proyecto

• Estado: al término de etapas específicas en relación

a logro de progresos técnicos.

• Informe de avance: semanal o mensual preparado

por cada líder de proyecto o actividad.

• Informes de problemas que requieren atención

particular (conveniente generar un formulario).

• Informes de cambios al alcance del proyecto

(formulario).

• Informe final.

Curvas' S ' y Valor Ganado

La curva Srepresenta elavanceacumulado deltrabajo que debeser realizado enun proyecto a lolargo del tiempo

También losrequerimientos

de dinero odisponibilidad de

fondos

t

% de Avance o Costo

100%

Plazo original

Activ. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

ABCDEF

Fecha de control

Fecha de Control

-2,1544

-1,6544

-1,1544

-0,6544

-0,1544

0,3456

0,8456

1,3456

1,8456

2,3456

2,8456

-10 -5 0 5 10

Tiempo$

- % d

e A

vanc

e

Curva "S" progCurva "S" real

FECHA MÁS TEMPRANA

FECHA MÁS TARDÍA

proyectodelopresupuestavancede%ganadoValor ×=

totaloPresupuesttotalganadoValortotalavance% =

Cálculo del valor ganado

• Se basa en el presupuesto establecido para unproyecto.

INDICADORES DE DESEMPEÑO - RESULTADOSPlazo- Desviación de Plazo: Duración Real vs. Presupuestada- % del Proyecto Retrasado- Desviación de Plazo por ProyectoCosto- Desviación del Costo: Costo Real vs. Presupuestado- Desviación del Costo por ProyectoMano de Obra- Eficiencia de M.O. ($): Costo Real M.O. vs. Costo Presupuestado M.O.Calidad- Costo Reclamos del Cliente vs. Costo Total del Proyecto- Nº de reclamosAlcance- Cambio del Monto del Contrato- Precio de venta del Contrato Final vs. Precio de Contrato Inicial

INDICADORES DE DESEMPEÑO - PROCESOS- Construcción- Productividad – Rendimiento (M.O.)- AbastecimientosDiseño- Nº de Planos con Cambio vs. Nº de Planos Originales- HH por planoPlanificación y Control- Efectividad de la Planificación: Nº Actividades Programadas y Ejecutadas vs.

Nº Actividades Programadas (para un período)- Rendimiento de la Mano de Obra- Rentabilidad Final del Proyecto- Efectividad de SubcontratistasSubcontratos- % del Monto de Subcontratos vs. Monto de Contrato- % de Obra Subcontratos vs. Volumen Total de ObraMáquinas- Eficiencia Uso de Equipos: Horas Máquina Reales / Horas Máquinas

Presupuestadas * 100

Situación de Gasto o CostoINFORMES GENERALMENTE UTILIZADOS:Resumen de costo para cada cuenta.

• Presupuesto original (Inicial)• Presupuesto actualizado.• Gasto del periodo.• Gasto a la fecha.• Gasto remanente.• Predicción de costo final.• Varianza.

Mano de Obra• Presupuesto originales: $, HH u HM• Rendimiento del periodo y a la fecha.• Gasto del periodo y a la fecha.• Predicción al término.• Varianzas.

Cantidades y HH u HM.• Cantidades de control originales.• HH u HM estimados por unidad de trabajo.• Información Actual:• Periodo• A la fecha, Al término.

Problemas en el desarrollo de unproyecto

• Errores serios de estimación.

• Trabajo rehecho por problemas de calidad.

• Trabajo rehecho por introducción de cambios.

• Demoras externas.

• Matriz de responsabilidades no es aplicada.

• Problemas de capacidad del recurso humano.

• Problemas de motivación y credibilidad.

• Falta de apoyo de la gerencia.

• Errores serios de planificación.

Opciones disponibles

• Encontrar una solución alternativa.

• Comprometer costo.

• Comprometer tiempo.

• Comprometer alcance.

• Abortar el proyecto.

Mantenimiento y Actualización deProgramas

• Los programas obtenidos durante la planificación de unproyecto, generalmente sufren modificaciones durante larealización de las actividades.

• Normalmente las duraciones reales van a ser distintas de lasestimadas.

• Pueden existir cambios en la definición del proyecto, oaumentos de obra, que producen modificaciones considerablesen el plan y programa de un proyecto de construcción.

• Por lo tanto, el basarse en el plan y programa original de unproyecto, a lo largo de toda su ejecución, y sin incluir lainformación que se va generando, hace inoperante a laplanificación. La planificación es un proceso dinámico.

• En un proyecto, tanto el contratista como el cliente, tieneninterés en saber el grado de avance general del proyecto y unaproyección realista de lo que queda por hacer:

• Presentación de estados de pago periódicos.

• Nivel de retención sobre los estados de pago.

• Acciones correctivas y planificación hacia el futuro.

• Mantenimiento de los planes y programas comoherramientas útiles de la administración.

• Uso de los planes y programas como herramientas deevaluación de procedimientos, rendimientos y causasde atrasos.

• Información para reclamos y compensación pordaños.

Mantenimiento y Actualización deProgramas

Técnicas o ideas para la compresión de un programa de trabajo

•Evitar interrupciones•Asignar eficientemente al personal•Utilizar incentivos•Subcontratar algunas actividades•Utilizar sistemas modernos de gestión•Saber priorizar•Usar una gestión participativa•Planificar bien y en forma efectiva•Reducir el alcance de las actividades•Utilizar un buen programa de prevención de riesgos•Tener una buena estructura organizacional

Técnicas o ideas para la compresiónde un programa de trabajo (cont.)

• Adaptar el programa a las condiciones climáticas• Usar un programa realista• Aprovechar la repetitividad• Usar tecnologías modernas de construcción• Programar en base a las fechas pedidas por el cliente• Usar adecuadamente las holguras de las actividades• Asegurar una gestión eficiente y efectiva del proyecto en todas sus etapas y áreas

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