planificacion de las tareas
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UNIVERSIDAD DE PANAMÀUNIVERSIDAD DE PANAMÀ
DIRECCIÒN DE RECURSOS DIRECCIÒN DE RECURSOS HUMANOSHUMANOS
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÒNCAPACITACIÒN
PARA INICIAR:PARA INICIAR:
PUNTUALIDAD.PUNTUALIDAD.
INICIAR SU TRABAJO DESDE QUE INICIAR SU TRABAJO DESDE QUE LLEGA.LLEGA.
CLASIFICAR LAS TAREASCLASIFICAR LAS TAREAS
PLANIFIQUE SU DIA.PLANIFIQUE SU DIA.
PLANIFICACIÒN DE LAS PLANIFICACIÒN DE LAS
TAREASTAREAS
PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN
Es un proceso continuo Es un proceso continuo que refleja los cambios del que refleja los cambios del ambiente en torno a cada ambiente en torno a cada organización y busca organización y busca adaptarse a ellos. adaptarse a ellos.
PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓNEs como una locomotora que arrastra Es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la el tren de las actividades de la organización, la dirección y el organización, la dirección y el control. control.
Se puede considerar a la Se puede considerar a la planificación como el tronco planificación como el tronco fundamental fundamental
LA PLANIFICACIÓN TIENELA PLANIFICACIÓN TIENE
Las siguientes ramas:Las siguientes ramas:
organización, organización,
dirección ydirección y
control. control.
La planificaciónLa planificación
Establece los objetivos y detalla los Establece los objetivos y detalla los planes necesarios para alcanzarlos planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible.de la mejor manera posible.
Determina donde se pretende llegar, Determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, cómo, cuándo y que debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden debe hacerse.en qué orden debe hacerse.
La planificación cumple La planificación cumple dos propósitos:dos propósitos:
Principales en las Principales en las organizaciones:organizaciones:
el protector y el protector y
el afirmativo.el afirmativo.
EL PROTECTOREL PROTECTOR
Minimiza el riesgo.Minimiza el riesgo.
Reduce las consecuencias de Reduce las consecuencias de una acción administrativa una acción administrativa determinada.determinada.
El propósito afirmativoEl propósito afirmativo
Consiste en elevar el nivel de Consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. éxito organizacional.
Un propósito adicional Un propósito adicional consiste en coordinar los consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos. esfuerzos y los recursos.
Características más importantesCaracterísticas más importantes
Es un proceso permanente y Es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan continuo: no se agota en ningún plan de acción.de acción.
Se realiza continuamente. Se realiza continuamente.
Está ligada a la previsión.Está ligada a la previsión.
VENTAJAS DE LA VENTAJAS DE LA PLANIFICACIONPLANIFICACION..
Facilita muchísimo el trabajo. Facilita muchísimo el trabajo.
Elimina un montón de Elimina un montón de dificultades y hace que el dificultades y hace que el trabajo sea mejor.trabajo sea mejor.
CÓMO PLANIFICARCÓMO PLANIFICAR
1.- Organiza tus tareas con una 1.- Organiza tus tareas con una herramientaherramienta
Usa una libreta o agenda tradicional. Usa una libreta o agenda tradicional. Ayuda a recoger y anotar primero.Ayuda a recoger y anotar primero.
Organiza, ordena y planifica Organiza, ordena y planifica
La “estrategia” de cada día: qué La “estrategia” de cada día: qué tareas esperan, cuáles hacer hoy, en tareas esperan, cuáles hacer hoy, en qué orden y en qué momento.qué orden y en qué momento.
CÓMO PLANIFICARCÓMO PLANIFICAR
Un momento para cada tarea, una Un momento para cada tarea, una tarea para cada momentotarea para cada momento
Las tareas no son todas iguales. Las tareas no son todas iguales.
Elige el mejor momento para cada Elige el mejor momento para cada una.una.
Lo que cuenta es hacer Lo que cuenta es hacer muy muy bienbien ciertas tareas y ciertas tareas y sencillamente sencillamente hacerhacer el resto. el resto.
CÓMO PLANIFICARCÓMO PLANIFICAR
Organiza tus tareas diarias sé muy Organiza tus tareas diarias sé muy claro y tajante al interpretar y claro y tajante al interpretar y clasificar tus tareas. clasificar tus tareas.
Tareas ClaveTareas Clave. Colocar en las horas de . Colocar en las horas de máxima productividad, cuando máxima productividad, cuando rindes más. Bloquea en tu agenda rindes más. Bloquea en tu agenda ese tiempo para esas tareas. Son ese tiempo para esas tareas. Son sagradas.sagradas.
CÓMO PLANIFICARCÓMO PLANIFICAR
Tareas PeriódicasTareas Periódicas. Sistemática repites . Sistemática repites todos los días (Email, leer blogs, todos los días (Email, leer blogs, ordenar informes, revisar cifras o ordenar informes, revisar cifras o visitas). visitas).
Hacer en momentos de menor Hacer en momentos de menor rendimiento y, muy importante, rendimiento y, muy importante, reducir en tiempo.reducir en tiempo.
CÓMO PLANIFICARCÓMO PLANIFICAR
Tareas MenoresTareas Menores..
Son complementarias.Son complementarias.
Colocar en horas del día cuando Colocar en horas del día cuando estés más cansado o cuando haya estés más cansado o cuando haya más distracciones a la vista. más distracciones a la vista.
Ejemplo hacia el final de la mañana y Ejemplo hacia el final de la mañana y de la tarde..de la tarde..
PLANIFICAR ES PLANIFICAR ES
HACER LAS COSAS, NO BUSCAR HACER LAS COSAS, NO BUSCAR
RAZONES PARA DEMOSTRAR QUERAZONES PARA DEMOSTRAR QUE
NO SE PUEDEN HACER. NO SE PUEDEN HACER.
PLANIFICAR ESPLANIFICAR ES
TRAZARSE UN PLAN.TRAZARSE UN PLAN.
LOGRAR LOS OBJETIVOS.LOGRAR LOS OBJETIVOS.
A PESAR DE LAS CIRCUNSTANCIASA PESAR DE LAS CIRCUNSTANCIAS
PLANIFICAR ES PLANIFICAR ES
RECONOCER QUE ME EQUIVOQUÉRECONOCER QUE ME EQUIVOQUÉ
NO VOLVER A COMETER EL MISMONO VOLVER A COMETER EL MISMO
ERRORERROR
METAS PARA PLANIFICARMETAS PARA PLANIFICAR
ENTENDER QUE EL TRABAJO ENTENDER QUE EL TRABAJO
ES UN PRIVILEGIO QUE PERMITEES UN PRIVILEGIO QUE PERMITE
ALCANZAR NUESTRA REALIZACIONALCANZAR NUESTRA REALIZACION
METAS PARA PLANIFICARMETAS PARA PLANIFICAR
EJERCER LA LIBERTAD Y EJERCER LA LIBERTAD Y
SER RESPONSABLE DE CADA UNASER RESPONSABLE DE CADA UNA
DE NUESTRAS ACCIONESDE NUESTRAS ACCIONES
¿Conoces los pierde tiempo?¿Conoces los pierde tiempo?
FALTA DE PLANIFICACIÓNFALTA DE PLANIFICACIÓN
Metas y objetivos confusos.Metas y objetivos confusos.
Falta de prioridades diarias.Falta de prioridades diarias.
La tiranía de lo urgente.La tiranía de lo urgente.
Hacer demasiado.Hacer demasiado.
Estimación de tiempos irreales.Estimación de tiempos irreales.
Dónde se va el tiempo ?Dónde se va el tiempo ?
El diario del tiempo.El diario del tiempo.
Analizar y usar los resultados del Analizar y usar los resultados del diario.diario.
Otros usos del diario del tiempo. Otros usos del diario del tiempo.
CONTROLE SU TIEMPOCONTROLE SU TIEMPO
Defina la acción y prevenga Defina la acción y prevenga posibles dificultades.posibles dificultades.
Lleve control de lo asignado, Lleve control de lo asignado, haga un informe de lo que haga un informe de lo que realiza. realiza.
CONTROLE SU TIEMPOCONTROLE SU TIEMPO
Dé seguimiento diario a sus Dé seguimiento diario a sus pendientes importantes. pendientes importantes.
Revise lo que debe hacer primero. Revise lo que debe hacer primero.
Cumpla las fechas límite y tome en Cumpla las fechas límite y tome en cuenta los asuntos más urgentes. cuenta los asuntos más urgentes.
Conocer y manejar los pierde Conocer y manejar los pierde tiempotiempo
FALTA DE AUTO DOMINIOFALTA DE AUTO DOMINIO
Falta de disciplina.Falta de disciplina.Desorganización personal.Desorganización personal.Escritorios desordenados.Escritorios desordenados.Archivos inadecuados.Archivos inadecuados.
Conocer y manejar los pierde Conocer y manejar los pierde tiempotiempo
FALTA DE AUTO DOMINIOFALTA DE AUTO DOMINIO
Dejar las tareas incompletas.Dejar las tareas incompletas.
No delegar.No delegar.
Incapacidad para decir no.Incapacidad para decir no.
Socializar demasiado.Socializar demasiado.
FALTA DE CONTROL EN EL FALTA DE CONTROL EN EL AMBIENTE DE TRABAJOAMBIENTE DE TRABAJO
Controlar el teléfono.Controlar el teléfono.
Visitantes inesperados.Visitantes inesperados.
Reuniones desorganizadas.Reuniones desorganizadas.
Equipo de trabajo no entrenado.Equipo de trabajo no entrenado.
Responsabilidades Confusas.Responsabilidades Confusas.
Plan de Acción PersonalPlan de Acción Personal
Eliminar los pierde tiempo propios.Eliminar los pierde tiempo propios.
Programar un tiempo personal.Programar un tiempo personal.
Prioridades mensuales, semanales y Prioridades mensuales, semanales y
diarias.diarias.
TENGA UNA AGENDATENGA UNA AGENDA
Por qué la apreciación al Usuario?Por qué la apreciación al Usuario?
Técnicas de Técnicas de comunicacióncomunicación
Conozca a su usuario.Conozca a su usuario.
Resolución de conflictosResolución de conflictos
Dar la Milla ExtraDar la Milla Extra
IMPORTANCIA DEL USUARIOIMPORTANCIA DEL USUARIO
La buena atención, fortalece la La buena atención, fortalece la imagen.imagen.
Los imagen es siempre la prioridad.Los imagen es siempre la prioridad.
El usuario es la razón deEl usuario es la razón de nuestro empleo.nuestro empleo.
Por qué la apreciación al Por qué la apreciación al usuario?usuario?
Si percibe que no se Si percibe que no se le cumplen sus le cumplen sus espectativas se espectativas se
pierde imagen.pierde imagen.
SIETE PECADOS DE LOS SIETE PECADOS DE LOS COLABORADORESCOLABORADORES
APATIAAPATIA: !Que me importa¡: !Que me importa¡
Desaire: Desaire: Resentimiento, Resentimiento,
FrialdadFrialdad: hielo con la persona: hielo con la persona
SuperioridadSuperioridad: problemas de : problemas de inferioridadinferioridad
Robot: Robot: Yo no sé eso es lo que Yo no sé eso es lo que me dijeron.me dijeron.
Reglamento. Reglamento. Así es y así es.Así es y así es.
Evasivas: Evasivas: Ahora me toca Ahora me toca almorzar, voy al bañoalmorzar, voy al baño
Exceso de confianza: Exceso de confianza: mi amor, mi amor, mi vida, cariño, y otros.mi vida, cariño, y otros.
Disminuye el stressDisminuye el stress
Ayuda a clarificar Ayuda a clarificar situacionessituaciones
Demuestra Demuestra interésinterés
Ahorra tiempoAhorra tiempo
Demuestra Demuestra profesionalismoprofesionalismo
Beneficios de la Beneficios de la planificaciòn planificaciòn
ORGANIZACIÒNORGANIZACIÒN
OlvideOlvide los “NUNCA”: los “NUNCA”:
– No No sé.sé.No puedo ayudarle.No puedo ayudarle.
– Nosotros no tenemos esoNosotros no tenemos eso
– Usted no entiendeUsted no entiende
– Comer o masticar chicleComer o masticar chicle
Si se organiza no tendrá que dar Si se organiza no tendrá que dar excusas.excusas.
Quedarse dando vueltas con el Quedarse dando vueltas con el problema del usuario.problema del usuario.
– Decir algo negativo.Decir algo negativo.
– Actuar lento (a propósito)Actuar lento (a propósito)
Organización
ORGANIZACIÓN ES:ORGANIZACIÓN ES:
Resolver los problemas del usuario.Resolver los problemas del usuario.
Demostrar atención. Demostrar atención.
Informar a su jefe. Tenga calma.Informar a su jefe. Tenga calma.
Conocer las políticas de la institución yConocer las políticas de la institución y
sus limitacionessus limitaciones
IMPORTANCIA DEL IMPORTANCIA DEL COLABORADORCOLABORADOR
Presentación con apariencia Presentación con apariencia de limpieza y aseado.de limpieza y aseado.
Evite usar perfumes muy Evite usar perfumes muy fuertes que puedan dar fuertes que puedan dar alergias.alergias.
Tenga siempre una sonrisa.Tenga siempre una sonrisa.
IMPORTANCIA DEL IMPORTANCIA DEL COLABORADORCOLABORADOR
Evite conversaciones vagas y Evite conversaciones vagas y chismeschismes
Mantenga actitud de Mantenga actitud de asistenciaasistencia
Mantenga una actitud de Mantenga una actitud de calma aunque este disgustadocalma aunque este disgustado
No coma ni tome al atender No coma ni tome al atender un clienteun cliente
Mantenga el área limpia y Mantenga el área limpia y aseadaaseada
Cuando estrecha las manos Cuando estrecha las manos haga contacto visualhaga contacto visual
Pedro QuejosoPedro Quejoso
Porqué solo yo?
“No estoy conforme con…
Patricia Patricia PiensalodosvecesPiensalodosveces
“Ummm, no estoy segura”
Sebastián SabelotodoSebastián Sabelotodo
“Me gustaría explicarle algo a usted”
Resolver conflictosResolver conflictos
1 usuario insatisfecho1 usuario insatisfecho
Le dice a 5 personasLe dice a 5 personas
Estas le dicen a 12Estas le dicen a 12
Ahora 73 personas sabenAhora 73 personas saben
Por qué se pierde imagen con Por qué se pierde imagen con los usuarios los usuarios
Por no planificarPor no planificar
No organizarseNo organizarse
No dar información No dar información correcta.correcta.
Por atender mal al Por atender mal al usuario.usuario.
Los usuarios se disgustanLos usuarios se disgustan
Porque no se cumplen sus Porque no se cumplen sus expectativasexpectativas
Llegan disgustados y no los Llegan disgustados y no los atienden como esperaban.atienden como esperaban.
Están estresados o frustadosEstán estresados o frustados
Sienten que nadie los ayuda.Sienten que nadie los ayuda.
Los usuarios se disgustanLos usuarios se disgustan
Por que lo han hecho esperar por un Por que lo han hecho esperar por un tiempo largotiempo largo
No entienden lo que le dicen.No entienden lo que le dicen.
Su integridad ha sido interrogadaSu integridad ha sido interrogada
Qué quieren los usuariosQué quieren los usuarios
Que los tomen en serioQue los tomen en serio
Que los traten con respetoQue los traten con respeto
Sentirse importanteSentirse importante
Una respuesta honestaUna respuesta honesta
Qué quieren los usuariosQué quieren los usuarios
Que los escuchenQue los escuchen
Una respuesta que no sea Una respuesta que no sea insultanteinsultante
Que solucionen su problema y Que solucionen su problema y no vuelva a sucederno vuelva a suceder
Accion inmediataAccion inmediata
Servicio Esperado
Servicio Genérico
Servicio Extra Especial
Servicio mejor que el promedio
DANDO LA MILLA EXTRA
EN CUAL DE ESTOS SITIOS SE UBICA USTED COMO FUNCIONARIO?
DORMIDO, CANSADO Y ABURRIDO SIN MOTIVACIÒN
NO ME GUSTA