planificación del evento
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PLANIFICACIÓN DEL EVENTO
ACTIVIDAD 6.
Paola Herrera
Karen Castellanos
Elizabeth Moreno
Carolina Vega
Johan Torres
CONCEPTOS DE PLANEACIÓN
La planificación es uno de lospasos más importantes ya quees el momento en el que debesvisionar todo lo que quierespara ese día. Desde el envío delas invitaciones hasta elrecordatorio que vas a entregaral cierre del evento. Pero antesde dar marcha a dichaorganización debes tener encuenta tu presupuesto para nodesfasarte en gastos. A partir deese presupuesto debes realizaruna lista de detalles que puedesincluir o excluir.
Para realizar todos los detalles debes decidir tu
equipo de trabajo teniendo en cuenta tus límites
personales ya que de acuerdo a la dimensión
que tendrá tu evento debes delegar o no
funciones; o dejarle todo a un experto y tú
simplemente coordinas.
Existen numerosas empresas como agencias
de eventos, organizadores de ferias y
exposiciones, convenciones y
reuniones, agencias de incentivos, agencias de
viajes tradicionales, etc. que te pueden
colaborar ubicándote el sitio, la
comida, decoración y música.
No olvides de incluir el tiempo factor primordial
en dicha realización. para esto puedes
organizar un cronograma de actividades
previas al evento donde incluyas visita a
proveedores, diseño de
invitaciones, confirmación de invitados o visita a
diferentes sitios, etc.
ESPACIO FUNCIONAL DEL EVENTO
Al final necesitamos elegir el lugardonde encontrarnos con nuestrosinvitados pero, un espacio no es sóloesto. Tiene que adecuarse al conceptoelegido: ser emblemático ounderground, imponente o enfocado alentretenimiento. Tiene que permitirnosuna perfecta habilitación de la zona paraque sea posible cubrir todas y cada unade las necesidades de los invitados.Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrióny permitirle desenvolverse con soltura.Y, sobre todo, tiene que disponer desoluciones para todo lo que pueda salirmal. Si no está disponible, el lugar quese adecua a estos requisitos, espreferible esperar a bajar el listón eneste, así como en cualquiera de losdemás aspectos.
TERMINOLOGÍA TURÍSTICA
Agencia de viajes: empresa dedicada a la realización de arreglospara viajes y venta de servicios sueltos, o en forma depaquetes, en carácter de intermediaria entre el prestador de losservicios y el usuario, para fines turísticos, comerciales, o decualquier otra índole.
Agroturismo o Turismo Rural: Modalidad de turismo que sedesarrolla en un espacio rural.
Alojamiento turístico: Empresa Mercantil que ofrece un servicioque permite al cliente hospedarse para su descanso.Toda instalación que regularmente (u ocasionalmente) dispongade plazas para que el turista pueda pasar la noche.
Alpinismo: Deporte de aventura y cierto nivel de riesgo, queconsiste en escalar sierras y montañas.
Antropología: ciencia que trata de los aspectos biológicos delhombre y de la relación de los mismos con los aspectos históricosy culturales de este. Es una ciencia cuyadoctrina, extremadamente vasta, abarca todas las cuestiones quese refieren al presente o al pasado de la humanidad.
Animación turística: Alternativa de entretenimiento yocupación del tiempo libre del turista
Artesanía: Arte u obra realizada manualmente porartesanos, que resulta por originalidad e identificación con lolocal o regional, de interés en la composición del “productoturístico”.
Aparthotel: Establecimiento integrado por unidades de másde un ambiente organizado con el concepto de hotel.
Atractivos turísticos: es todo lugar, objeto o acontecimientocapaz de generar un desplazamiento turístico. Los principalesson los que poseen atributos convocantes con aptitud degenerar visitantes, por sí. Los complementarios son los queen suma o adicionados a los principales hacen un lugar ozona turística.
Capacidad ecológica (de carga): es el nivel de visitas por encimadel cual se registrarán impactos ambientalesinaceptables, provenientes de los turistas mismos o de susrequerimientos.
Capacidad turística social: es el nivel por encima del cual lasatisfacción del visitante desciende inaceptablemente comoconsecuencia del excesivo número de personas en el lugar encuestión.
Capacidad social de recepción: es el nivel por encima del cual seproducirán cambios inaceptables en la estabilidad cultural local y enla actitud ante los turistas.
Centro turístico: es todo conglomerado urbano que cuenta en supropio territorio o dentro de su radio de influencia con atractivosturísticos de tipo y jerarquía suficiente para motivar un viaje turístico.
Cruceros: viaje marítimo, fundamentalmente de placer condiversiones a bordo y excursiones a las costas, riberas, playas ypuertos del recorrido.
Estacionalidad turística: característica del fenómeno turístico ocasionada
por la concentración de la afluencia de viajeros en ciertos meses del año
coincidente por lo común con las épocas de vacaciones estudiantiles
imperantes en el país, generando lo que se ha llamado saturación y
sobredemanda en alta estación.
Excursión: viaje organizado por una agencia de viajes, con tarifas
especiales a condición de ser colectivas, paseo, sin cambio del lugar de
pernocte.
Gasto turístico: gasto total del consumo realizado por un visitante o en
nombre de un visitante para su viaje o durante él y durante la estancia en su
lugar de destino.
Guía de turismo: Profesional turístico cuya misión es informar, asistir y
atender al turista durante una visita u otro servicio técnico-informativo
turístico. Según las normas legales argentinas, la actividad propia del Guía
de Turismo es aquella que va encaminada a la prestación de manera
habitual y retribuida, de servicios de orientación, información, asistencia al
turista.
Demanda turística: es el conjunto de servicios solicitadoefectivamente por el consumidor.
Destino: es el lugar visitado por un visitante.
Paquete turístico: conjuntos de servicios que incluye elalojamiento y una combinación de otros elementos, tales comotraslados, comidas, excursiones locales, etc. Puede o no incluir eltransporte de aproximación y se vende a un precio global, y sonadquiridos en un solo acto de compra.
Planificar o planear: es el proceso correspondiente a laformulación de un modelo que, basado en objetivos de desarrollo ehipótesis de comportamiento, y, considerando las circunstanciaspresentes y sus orígenes, propone líneas de acciónfactibles, tendientes a obtener una situación deseable.
Presupuesto: es el calculo de los costos de las distintas accionesque intervienen en el programa de promoción. Constituye laconcreción financiera del programa.
Producto Turístico: Hoy es lo esencial de la actividad turística.Surge de la armoniosa integración para su venta de atractivos yservicios. Conjunto de prestaciones, materiales e inmateriales, quese ofrecen al mercado, con el propósito de satisfacer los deseos olas expectativas de los turistas.
Ruta turística: se determina estudiando sobre el mapa un itinerarioque comprenda la visita de varias localidades de interés turístico.Hay que tener en cuenta los lugares de salida y llegada, deparadas, distancias, comunicaciones, inclusión de valoreshistóricos, paisajísticos, folklóricos.
Temporada Alta: es el período del año durante el cual una estacióno centro turístico recibe la mayor afluencia de turistas.
Turismo: es el complejo de actividades originadas por eldesplazamiento temporal y voluntario de personas fuera de su lugarde residencia habitual (invirtiendo) en sus gastos, recursos que noprovienen del lugar visitado.
Visita guiada: visita a una ciudad, lugar deinterés, monumentos, etc., comentada y conducida por un guía.
Albergues: Son establecimientos que ofertan alojamiento ycomidas a colectivos muy concretos (normalmentejóvenes, montañeros, entre otros) a precios muy asequibles.
Amenities: Pequeños artículos de aseo personal que se colocanen los cuartos de baño de los hoteles.
Balnearios: Son hoteles situados en estacione termales ominerales, en donde se utilizan las cualidades terapéuticas de lasaguas de ciertos manantiales para aliviar dolencias dedeterminadas enfermedades.
Bares: Son aquellos establecimientos que disponen de barra ytambién disponen de servicios de mesa para proporcionar alpúblico, mediante precios de bebidas y bocadillos.
Barman o Bartender: El encargado de preparar las bebidas tras labarra de un establecimiento.
Botones: Antigua denominación del que ahora es auxiliar derecepción y conserjería: el Botones le ayudará con su equipaje.
Buffet: Término utilizado en restaurante para definir un serviciodonde los productos son expuestos en mesas calientes y frías parael libre acceso del cliente.
Cadenas hoteleras: Son aquellas empresas que engloban, con unagestión unificada, a un número determinado de hoteles, con unadistribución territorial relativamente amplia.
Casas turismo rural: Son establecimientos que ofrecen serviciosde alojamiento y en bastantes casos, otros servicioscomplementarios. Normalmente se sitúan en viviendas habitadas poragricultores o lugareños, mediante un precio establecido y en lascondiciones que reglamentariamente se determinen.
Cafetería: Son locales que sirven comidas y bebidas para unrefrigerio rápido de forma ininterrumpida durante todo el horario deapertura.
Capacidad de alojamiento de un establecimiento: Se mideprincipalmente por el número de habitantes y camas que alquila.
Camarero: Es responsable del servicio de mesas, tanto de bebidascomo de comidas. El camarero se encarga de preguntar alos clientesque desean tomar y se dirige al a barra (o cocina) para recoger lasconsumiciones.
Campings: Son espacios de terreno debidamentedelimitados, dotados y acondicionados para su ocupacióntemporal, con capacidad para más de diez personas que pretendanhacer vida al aire libre con fines vacacionales o turísticos y utilizandocomo residencia albergues móviles (tiendas de campaña, caravanasu otros elementos similares fácilmente transportables).
Check in: Concepto que se refiere a los procesos de inscripción enun hotel o medio de transporte, también conocido como facturaciónen este último caso.
Check out: Proceso de salida de un establecimiento hotelero con lacorrespondiente liquidación de la cuenta de gastos.
Gastronomía: Son los conocimientos de todo lo relacionado con lanutrición del hombre: arte de preparar y de comer un buen manjar.
Gourmet: Es la apersona capaz de juzgar y degustar lasuculencia de un platillo o bebida.
Hotel: Es un establecimiento que proporcionaalojamiento, normalmente durante un tiempo corto. Los hoteles amenudo ofrecen servicios adicionales como restaurante, piscina oguardería para niños. Algunos hoteles tienen servicios deconferencias y animan a grupos a organizar convenciones yreuniones en su establecimiento.
Ducha Vicky: Masaje combinado seco y bajo agua minero-medicinal.
Ducha escocesa: Aplicación de agua minero-medicinalalternando caliente y fría.
En Suite: Término que se aplica a las instalaciones que estándentro de la habitación, especialmente al cuarto de baño.
Entremetier: Empleado de cocina que preparasopas, consomés, hortalizas y guarniciones, patatas, huevos ypasta.
TIPOS DE MONTAJES Auditorio: se realiza con sillas que
deberán colocarse una al lado de la otra enhileras ya sea rectas o circulares. En estetipo de montaje puede que haya un oradorcon lo cuál deberá colocarse frente a laprimer fila un atril o en caso que seanvarios oradores se colocará una mesa detamaño acorde a la cantidad de oradores ysillas. Si utilizamos mesa esta deberá estarvestida con mantel y pollera y deberáncolocarse copas de agua y agua para cadaorador.
Escuela: se realiza con varias mesas, tipopupitre o bien con mesas para 2/3personas, se montan hileras de mesas consillas y se mantiene la línea del auditoriopero con mesas para los participantes.También puede que haya oradores con locual se dispondrá del atril o la mesa paravarios oradores según la petición denuestro cliente.
Montaje Cocktail: Este tipo de
Montaje es para una celebración
informal, un cocktail, un cierre de
evento, una comida informal (de
pie). Se pueden incluir los buffets a
los lados o en islas.
Montaje Tipo Cena de Gala: Este
tipo de Montaje es similar al cocktail
pero con sillas y puestos en las
mesas. Bodas cenas, para
cualquier tipo de celebración que
lleve una comida tanto buffet como
servida tipo formal.
Montaje: Banquete n°1 MESA
IMPERIAL: Es un montaje para
almuerzos, desayunos o cenas. El
montaje de la imagen es tipo gala muy
empleado para comidas especiales y
homenajes despedidas de grupos y
eventos. Se ha de revisar y montar muy
bien este tipo de Montaje en especial el
menaje de este.
Montaje: Banquete n°2 MESAS
REDONDAS: Es un montaje para bodas
grandes banquetes, etc. El montaje de la
imagen esta compuesto por mesas
redondas con capacidad de hasta 10
comensales. Es bueno saber distribuir las
mesas de manera armoniosa y vigilar su
ubicación.
Montaje: Buffet Banquetes n°1:
Debemos de tener en cuenta que montar
un buffet con alturas y bien decorado
para impresionar al cliente no cuesta
dinero es cuestión de imaginación del
montador y capitanes de dicho evento.
Aquí un ejemplo de un buffet con
diferentes niveles y una escalera de
bocas.
Montaje: Buffet Banquetes n°3: En
esta imagen vemos un tipo de buffet
piramidal desde el punto mas alto (el
centro) vamos bajando los niveles. En el
centro puede ir un centro de flores o una
escultura de hielo. Si es temático el
buffet deberá de ir decoración acorde
con el evento.
Montaje: Buffet Banquetes n°3: En
esta imagen vemos un montaje de dos
niveles, esto es fácil de conseguir ya que
la mesa mas alta lo único que hay que
hacerle es ponerle algo debajo para
subirla y por ultimo taparla con la otra
mesa así creamos un desnivel. Ideal
para buffet no servidos que van contra la
pared.
Montaje: Buffet Banquetes n°4: En
esta imagen vemos que se ha montado a
diferentes niveles ayudándose de mesas
redondas cajas alturas, etc. Debemos de
fijarnos bien en la decoración
flores, hojas, dependiendo de la temática
que sea el Buffet o de la estética que
queramos crear.
Montaje: Buffet Banquetes n°5: En
esta imagen vemos una escultura de
hierro observemos la decoración de
flores y fíjense en el detalle de la forma
del Buffet. Es importante en buffet que
tengan trinche que las tablas de corte
estén bien limpias y tengan la
herramienta adecuada. Deben observar
como se ha colocado él cubre mantel
recogido en parte dando un aspecto
muy elegante a este.
Directorio: se utiliza para reuniones de
trabajo pequeñas, consiste en una mesa
ya sea circular o rectangular
acompañada de sillas.
TIPOS DE MODELOS DE MESA
I: montaje en i. Capacidad de 30 a 35personas
U: montaje en u. Capacidad de 40 a 50personas
T: montaje en t. Capacidad 40 a 50personas.
E: montaje en e. Capacidad de 70 a 80personas.
Imperial: Capacidad de 30 a 50 personas.
Cuadrada: Capacidad de 40 a 50 personas
Peine: Banquetes grandes. La cantidad debrazos dependerá de la cantidad decomensales.
Espiga: Banquetes grandes .Se compone deuna presidencia frente a la cual se montantableros en sentido oblicuo.
Americano: Banquetes grandes .Se realizamontando una mesa presidencia y mesasredondas de 8 a 12 pax distribuidas en elsalón.
MONTAJES DE MESAS PARA COMIDA FORMAL
Montaje de mesas
Se comienza montando el esqueleto. Se dispondrá de unplano en el que figurará la estructura del montaje y queservirá de guía para situar las mesas.
Normas a tener en cuenta:
Entre mesa y mesa debe quedar un pasillo para que elpersonal trabaje con comodidad
Se debe montar para un 10-15% más de las plazasreservadas, ya que a veces se presentan mas invitados
Las mesas quedarán alineadas guardando la estética delsalón
No situar ninguna mesa cerca del paso de los mozos aloffice o a la cocina
Aquellos montajes donde se utilicen varias mesas(T, E, I, etc) se comprobará que todas las mesas quedenal mismo nivel
Colocar la presidencia frente a la puerta de entrada
Procurar que exista el menor número de comensalesdando la espalda a la presidencia
Colocar puntos de apoyo o aparadores para que losmozos puedan auxiliarse durante el servicio.
Una vez montado el esqueleto pasamos a montar lasmesas: para esto debemos tener toda lavajilla, cristalería, cubertería, mantelería fajinada:
EQUIPO AUDIOVISUAL LAPTOPS HP DV2000 CORE DUO Y
LAPTOPS HDMI
CONTROLES REMOTOS INALAMBRICOSCON CRONOMETRO Y APUNTADOR LASERO MOUSE INALAMBRICO CON APUNTADOR
LASER- PROYECTORES DE 2200LUMENS, 2500 LUMENS y 5000 LUMENSLENTE NORMAL
- PROYECTORES LENTE GRAN ANGULAR(SHORT THROW) DE 2200 LUMENS Y 3000LUMENS HIGH DEFINITION
- PLASMAS Y TV-MONITORES LCD DE 42´
- PANTALLAS DE RETROPROYECCION(PROYECCION POSTERIOR) DE 1,80 X 240MTS; 3,0 X 2,0 MTS Y 3,60 X 2,70 MTS
- PANTALLAS PORTATILES PROYECCIONFRONTAL DE 1,20 x 1,20 mt, 1,50 X1,50 mt, 1,80 x 1,80 mt Y 2,10 x 2,10 mt .
- EQUIPOS KRAMER (DISTRIBUIDORES-AMPLIFICADORES DE SEÑAL, ESCALADORCONVERTIDOR DE SEÑALES DE VIDEOPARA PRESENTACIONES, SWITCHERAS)
- CONSOLAS DE SONIDO, SUPRESORESDE RETORNO Y CORNETASAMPLIFICADAS:
- MICROFONOS ALAMBRICOS EINALAMBRICOS (VOCALES, HEADSEAT YLAVALIER):
DISEÑO DE EVENTOS El diseño como elemento contenedor sobre el que
se desplazan las ideas, como plataforma para
construir el escenario en el cual la influencia sea
posible. Sin un adecuados diseño no hay norte, no
podemos planificar adecuadamente y mucho menos
realizar el evento a partir de una logística que esté
en armonía con las ideas originarias. Por ello es
necesaria la integración de conocimientos sobre el
comportamiento humano, la sociedad, las técnicas
de comunicación, las necesidades actuales de los
que demandan eventos, la forma de
relacionarnos, el arte y el entretenimiento que
consumimos, los cambios culturales, etc. Todo lo
que involucre conocer y dar respuestas a esas
empresas y personas que esperan de nosotros una
herramienta de expresión. Estos conocimientos
estructurados adecuadamente podrán otorgarnos la
especialización necesaria para diseñar los eventos
exitosos de los próximos años.
GAFETES
Los gafetes permiten crear yproyectar una imagen, mostrar elnombre y el cargo del personal. Laidentificación puede diseñarse paradistinguir al personal que labora ensu organización, así como a clientesy personas externas.
Características.
Materiales: Niquiel (plateado), bronce(dorado), alto impacto (negro).
Sujeción: Clavo pin, prendedor degancho, IMAN, velcro.
A todo color cubiertos con resina ytratamiento UV.
FOLLETO PROMOCIONAL
Podemos definirlo como una publicación no encuadernadautilizada, generalmente, para transmitir información publicitaria, queofrece información delos productos o servicios de una empresa.
Para la confección efectiva de un folleto publicitario, se recomienda:
Redactar títulos y subtítulos claros y atractivos.
Realizar argumentaciones completas. Explicar densamente losbeneficios del producto o servicio y hacer un resumen de los mismos.
Incluir un buen número de fotografías en las que aparezcan losproductos así como demostraciones de su funcionamiento. Adjuntarpies de foto explicativos.
Acompañar el texto y las fotografías con diagramas o dibujos.
Realizar un recorrido lógico por los diferentes productos yargumentaciones.
Hay diversos tipos de folletos, dos de ellos son los Dípticos ylos trípticos.
PLEGABLE
Es una pieza gráfica que transmite un mensaje de manera
ágil, moderna y concreta. Está diseñado sobre una página por
ambas caras y la conforman varios pliegues, plegados o cuerpos.
Los pliegues en el diseño de un plegable son variados y pueden
ser:
REGISTROS
EVITA QUITARLE TIEMPO VALIOSO A TUSASISTENTES: Algunos formularios de suscripción aeventos son largos y complicados de llenarse, tusasistentes agradecerán que su registro sea rápido ysencillo. Es aún más importante que el registro sea rápidopara aquellos asistentes anteriores, de los que ya tienessus datos, formula una estrategia para que ellos nonecesiten darte todos sus datos otra vez, ahórrales esetedioso paso. Reducirás drásticamente el proceso deregistro de estos asistentes, disminuirá la cantidad depersonas que abandonan el proceso por este aburrido pasoy también reducirás el número de errores en los registrosde la organización de un evento. Ésta simple prácticamejora la experiencia de los asistentes en tuevento, además de que te aseguras de tener su informaciónpersonal completa para hacer un seguimiento y mandarlespromociones.
UTILIZA LAS REDESSOCIALES: Las redes sociales sehan convertido en una excelenteherramienta para tener contactocon los asistentes, antes ydespués de la organización de unevento. Promueve tu página defacebook y tu perfil de twitter paraque puedas conectarte con tusasistentes incluso antes deconocerlos en persona. Informa alos interesados publicando losponentes en tu evento, datosinteresantes sobre el tema de tuevento, etc.
DESHAZTE DE PAPELES Y UTILIZA LATECNOLOGIA: Los registros que se hacenen papel, toman más tiempo, dinero yesfuerzo, en la organización de unevento estos tres elementos son lo másvalioso. Así que no tengas miedo de usarla tecnología, aún los asistentes mástradicionales se acostumbran muyrápidamente a la idea de que se inscribiránen línea.
RECONFIRMA LA ASISTENCIA: Losrecordatorios por email son una buenaestrategia para la organización de unevento, se mandan estos mensajes paraque los asistentes respondan si estarán enel evento o no, permite abrir nuevas plazasvacías y reafirmar el compromiso deasistencia para los invitados.
INVITA A GRUPOS PARA QUE ASISTAN ALEVENTO: Cuando un grupo entero se registra atu evento, la experiencia es mejor paratodos, por lo que puedes ofrecer descuentos ypromociones para los grupos de personas quequieran asistir a tu evento, ésta prácticaaumenta la asistencia a los eventos y lasatisfacción de los participantes. Cuandoregistres a este tipo de asistentes toma encuenta a qué grupo pertenecen y haz más fácilel proceso de registro, auto rellenando los datosque pertenezcan al grupo del que proviene.Todas estas técnicas de registro son de granayuda en la organización de un evento, así quemodernízate! Haz tus registros por medio deinternet, y evítales procesos lentos y tedioso atus asistentes, ellos quedarán satisfechos y enespera de tu próximo evento, pregunta pornuestro sistema automatizado deregistro, conoce una nueva forma de organizareventos .
CONTROL DE TIEMPOS
Esta técnica de Organización sirvepara calcular el tiempo que necesitaun operario calificado para realizaruna tarea determinada siguiendo unmétodo preestablecido. Elconocimiento del tiempo que senecesita para la ejecución de untrabajo es tan necesario en laindustria, como lo es para el hombreen su vida social. De la mismamanera, la empresa, para serproductiva, necesita conocer lostiempos que permitan resolverproblemas relacionados con losprocesos de fabricación.
PROGRAMACIÓN
Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Esimperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización.Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en elsector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar yorganizar un evento de envergadura.
Cuando has de trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unasfechas alternativas para obtener las mejores tarifas para elalojamiento, comida, lugar de celebración y/o actividades lúdicas. Laflexibilidad es, además, una excelente herramienta de negociación.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como lasobligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes oconferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en lasmismas fechas o justo antes o después, días festivos, períodosvacacionales, condiciones meteorológicas previstas, etc. En suma, no essencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a500, sobre todo cuando trabajas con un presupuesto fijo; y es una tarea quepuede cobrar dimensiones hercúleas si la planificación implica la reserva deun sinnúmero de billetes de avión y de habitaciones de hotel.