plataforma digital surcana mesa de partes virtual …
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ANEXO 01
SUBGERENCIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MANUAL DE USUARIO
PLATAFORMA DIGITAL SURCANA
MESA DE PARTES VIRTUAL – SISTEMA DE
NOTIFICACION ELECTRONICA
2020
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ÍNDICE
Contenido I. Definiciones ....................................................................................................................... 3
II. Acceso a la Plataforma Digital Surcana ..................................................................... 5
2.1. Registro General ....................................................................................................... 5
2.2. Registro del Administrado ..................................................................................... 6
2.2.1. Personal Natural ............................................................................................... 6
2.2.2. Persona Jurídica ............................................................................................. 11
2.2.3. Extranjeros ....................................................................................................... 16
III. Ingreso a la Mesa de Partes Virtual ....................................................................... 21
3.1. Módulo Ingreso de Documentos ........................................................................ 21
3.1.1. Interfaz Inicial .................................................................................................. 21
3.1.2. Registro del Trámite ...................................................................................... 22
3.1.3. Adjuntar Requisitos ....................................................................................... 23
3.1.4. Confirmación de Ingreso .............................................................................. 23
3.1.5. Seguimiento de mis documentos ingresados ........................................ 24
3.2. Módulo Anexo de Expedientes ........................................................................... 24
IV. Módulo de Acceso a la Información ...................................................................... 27
4.1. Solicitud de Acceso a la Información Pública. ............................................... 27
V. Buzón de Notificación Electrónica ............................................................................ 29
5.1. Buzón de Notificaciones ...................................................................................... 29
5.1.1. Bandeja de Notificaciones ........................................................................... 29
5.1.2. Constancias ..................................................................................................... 30
5.2. Correos ..................................................................................................................... 31
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I. Definiciones
1. Administrado: Persona natural o jurídica, pública o privada que inicia un procedimiento ante la Municipalidad.
2. Centro de Atención Surcana - CAS: Es el espacio físico en el que concurren un conjunto de servicios de calidad, orientados a satisfacer la demanda de atención presencial y no presencial de los vecinos y/o contribuyentes, con el uso de tecnologías de información y de comunicaciones, infraestructura adecuada y personal debidamente capacitado y motivado.
3. Certificado Digital: Es el documento credencial electrónico generado y firmado digitalmente por una Entidad de Certificación que vincula un par de claves con una persona natural o jurídica confirmando su identidad. Las firmas digitales son las generadas a partir de certificados digitales que son emitidos conforme a lo dispuesto en DS N°052-2008-MSS. Asimismo, en el caso de personas naturales, la solicitud del certificado digital y el registro o verificación de su identidad son estrictamente personales. La persona natural solicitante se constituirá en titular y suscriptor del certificado digital.
4. Documento: Información contenida en cualquier medio o soporte y que ha sido creada o recibida como información y prueba por esta Corporación Municipal en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
5. Documento electrónico: Es una unidad básica estructurada de información registrada, publicada o no, susceptible de ser generada, clasificada, gestionada, transmitida, procesada o conservada por la entidad, en virtud de sus obligaciones legales, utilizando sistemas informáticos.
6. Documento Simple: Unidad documental conformada por un documento que contiene una solicitud presentada por un administrado, la cual será gestionada por uno o varios Órganos o Unidades Orgánicas de la Municipalidad con el objetivo de absolver una petición graciable, requerimientos de entidades públicas, quejas, información diversa, y cualquier otra que NO corresponda a un procedimiento establecido en el TUPA.
7. Expediente: Unidad documental compuesta formada por un conjunto de documentos que inicia con una solicitud presentada por un administrado, y será gestionada por uno o varios Órganos o Unidades Orgánicas de la Municipalidad con el objetivo de obtener un solo acto resolutivo con respecto a un procedimiento administrativo contemplado en el Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA de la Municipalidad.
8. Firma digital: Es aquella firma electrónica que utilizando una técnica de criptografía asimétrica, permite la identificación del signatario y ha sido creada por medios que éste mantiene bajo su control, de manera que está vinculada únicamente al signatario y a los datos a los que refiere, lo que permite garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modificación ulterior, tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita, siempre y cuando haya sido generada por un Prestador de Servicios de Certificación Digital debidamente acreditado que se encuentre dentro de la IOFE, y que no medie ninguno de los vicios de la voluntad previstos en el Título VIII del Libro II Acto Jurídico del Código Civil, promulgado mediante Decreto Legislativo N°295 del 25.07.1984 (Decreto Supremo N° 052-2008-PCM).
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9. Firma manuscrita: Conjunto diferenciado de trazos, puntos y espacios, que realiza una persona en forma inconsciente, espontánea, especializada y frecuente, convirtiéndose en una manifestación de voluntad, que identifica socialmente al titular.
10. Flujo Documental: El flujo documental comprende el registro y la acción y/o acciones que se han efectuado para la gestión de un documento, las cuales estarán sustentadas en un procedimiento establecido; lo cual permitirá reconocer su debida tramitación y ubicación en el tiempo.
11. Folio: Folio es una hoja de papel. Es el número de cada hoja que conforma un documento para facilidad en las citas y para velar por la intangibilidad de los documentos.
12. Foliación: La foliación es una acción administrativa u operación que consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios, de todo documento archivístico o unidad documental recibida y/o generada por una entidad.
13. Interoperabilidad: Habilidad de organizaciones y sistemas dispares y diversos para interactuar con objetivos consensuados y comunes, con la finalidad de obtener beneficios mutuos. La interacción implica que las organizaciones involucradas compartan información y conocimiento a través de sus procesos de negocio, mediante el intercambio de datos entre sus respectivos sistemas de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC).
14. Mesa de Partes: Unidad de recepción documental de la Corporación Municipal, encargada de recibir, registrar, verificar, clasificar y derivar la documentación física o virtual presentada a la misma.
15. Operador de Mesa de Partes: Personal encargado de orientar, recibir, registrar, verificar, clasificar y derivar (mediante el sistema de gestión documental) la documentación que ingresa por las Mesas de Partes (física y virtual) de la Municipalidad.
16. Plataforma Digital Surcana: Plataforma desarrollada y diseñada por la Municipalidad para la virtualización de los procedimientos propios de la gestión documental frente al administrado. Está conformada por la Mesa de Partes Virtual y Sistema de Notificación Electrónica.
17. Sistema de Gestión Documental: Herramienta informática la cual consiste en un sistema mediante el cual se puede crear, organizar, supervisar y controlar el flujo documental en el trámite documentario de los expedientes y documentos simples presentados por los administrados ante la Municipalidad y los documentos internos generados por los órganos y unidades orgánicas que la conforman.
18. Texto Único de Procedimientos Administrativos-TUPA: El Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA es un documento de gestión que contiene toda la información relacionada a la tramitación de procedimientos que los administrados realizan ante sus distintas dependencias.
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II. Acceso a la Plataforma Digital Surcana
El acceso a la Plataforma Digital Surcana será ingresando a la dirección:
http://apps.munisurco.gob.pe/pladigSurco/ o ingresando a la web
www.munisurco.gob.pe.
Luego, visualizará la siguiente página
2.1. Registro General
Luego de acceder a la página, visualizará el botón “Regístrate” para poder
validar sus datos en la plataforma; una vez que haya ingresado, podrá elegir
la opción de “Documento de Identidad”, pudiendo elegir:
Documento Nacional de Identidad -DNI
Carné de Extranjería
Registro Único de Contribuyente - RUC
Pasaporte
Permiso Temporal de Permanencia –PTP
Recuerda: Si eres Contribuyente Activo solo tendrás que validar tu correo
electrónico; puedes utilizar el Usuario y Clave que está en tu cuponera.
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2.2. Registro del Administrado
2.2.1. Personal Natural
Si es persona natural deberá elegir la opción “DNI”, luego llenar los
datos de su Documento Nacional de Identidad y su fecha de
nacimiento:
Dará click en la “lupa” para buscar documento, luego llenará los datos
solicitados (deberá aceptar “Las Políticas de Seguridad” y “La
Solicitud de Notificación Electrónica”):
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Una vez activada la opción “Solicito la Notificación Electrónica” se
activará el mensaje “Formato de Solicitud de Notificación Electrónica
por parte de la Municipalidad de Santiago de Surco” al cual luego de
leerlo hará click en el botón azul “Acepto” y luego el botón “Registrar”:
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Una vez debidamente registrados los datos de la persona natural, se
emitirá un mensaje indicándole que deberá revisar su correo.
En la bandeja de correo electrónico proporcionada, encontrará un
botón “Validar Datos y Solicitar Notificación Electrónica;
Asimismo, encontrará un documento adjunto en formato PDF
“Formato de Solicitud de Notificación Electrónica por parte de la
Municipalidad de Santiago de Surco”
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Una vez realizada la validación, lo conducirá a la
siguiente página
De igual manera, le llegará a su bandeja de correo
electrónico un nuevo correo con la información de su
CÓDIGO DE USUARIO y CONTRASEÑA; así también,
adjunta en formato PDF la “Constancia de Afiliación al
Sistema de Notificación Electrónica de la Municipalidad de
Santiago de Surco - SINE Surco”
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De esta manera, se encontrará registrado para el ingreso a nuestra
Plataforma Digital Surcana.
Este registro se hace por una única vez.
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2.2.2. Persona Jurídica
Si es persona jurídica deberá elegir la opción “R.U.C”, luego llenar los
datos de su Registro Único de Contribuyente:
Dará click en la “lupa” para buscar documento, luego llenará los datos
solicitados (deberá aceptar “Las Políticas de Seguridad” y “La
Solicitud de Notificación Electrónica”):
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Una vez activada la opción “Solicito la Notificación Electrónica” se
activará el mensaje “Formato de Solicitud de Notificación Electrónica
por parte de la Municipalidad de Santiago de Surco” al cual luego de
leerlo hará click en el botón azul “Acepto” y luego el botón “Registrar”:
Una vez debidamente registrados los datos de la persona jurídica, se
emitirá un mensaje indicándole que deberá revisar su correo.
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En la bandeja de correo electrónico proporcionada, encontrará un
botón “Validar Datos y Solicitar Notificación Electrónica”;
Asimismo, encontrará un documento adjunto en formato PDF “Formato
de Solicitud de Notificación Electrónica por parte de la Municipalidad de
Santiago de Surco”
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Una vez realizada la validación, lo conducirá a la siguiente página:
De igual manera, le llegará a su bandeja de correo electrónico un
nuevo correo con la información de su CÓDIGO DE USUARIO y
CONTRASEÑA; así también, adjunta en formato PDF la “Constancia
de Afiliación al Sistema de Notificación Electrónica de la
Municipalidad de Santiago de Surco - SINE Surco”
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De esta manera, se encontrará registrado para el ingreso a nuestra
Plataforma Digital Surcana.
Este registro se hace por una única vez.
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2.2.3. Extranjeros
Si es extranjero podrá elegir la opción “Pasaporte”, “PTP”
o “Carné de Extranjería” luego deberá llenar los datos de
su documento
Dará click en la “lupa” para buscar documento, luego llenará los datos
solicitados (deberá aceptar “Las Políticas de Seguridad” y “La
Solicitud de Notificación Electrónica”):
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Una vez activada la opción “Solicito la Notificación Electrónica” se
activará el mensaje “Formato de Solicitud de Notificación Electrónica
por parte de la Municipalidad de Santiago de Surco” al cual luego de
leerlo hará click en el botón azul “Acepto” y luego el botón “Registrar”:
Una vez debidamente registrados los datos de la persona extranjera,
se emitirá un mensaje indicándole que deberá revisar su correo.
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En la bandeja de correo electrónico proporcionada, encontrará un
botón “Validar Datos y Solicitar Notificación Electrónica”;
Asimismo, encontrará un documento adjunto en formato PDF “Formato
de Solicitud de Notificación Electrónica por parte de la Municipalidad de
Santiago de Surco”
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Una vez realizada la validación, lo conducirá a la siguiente página:
De igual manera, le llegará a su bandeja de correo electrónico un
nuevo correo con la información de su CÓDIGO DE USUARIO y
CONTRASEÑA; así también, adjunta en formato PDF la “Constancia
de Afiliación al Sistema de Notificación Electrónica de la
Municipalidad de Santiago de Surco - SINE Surco”
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De esta manera, se encontrará registrado para el ingreso a nuestra
Plataforma Digital Surcana.
Este registro se hace por una única vez.
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III. Ingreso a la Mesa de Partes Virtual
3.1. Módulo Ingreso de Documentos
En este módulo podrá realizar el registro e ingreso de su solicitud
mediante la Mesa de Partes Virtual.
En la página principal, podrá visualizar los campos “Código de
Usuario” y “Contraseña”, los cuales deberá llenar con la información
proporcionada en el correo electrónico, luego deberá pulsar el botón
“Ingresar”
3.1.1. Interfaz Inicial
En la Interfaz Inicial, usted encontrará los accesos a la Mesa de
Partes Virtual y a la Plataforma de Notificación Electrónica.
Deberá darle click en “Mesa de Partes Virtual”
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3.1.2. Registro del Trámite
Se mostrará una pantalla de “Registro de Nuevo Documento”:
Deberá llenar los campos solicitados:
a. Tipo de Documento: Seleccionar si será una solicitud simple o
un procedimiento TUPA.
b. Asunto: Deberá consignar el asunto de su documento, el cual
podrá ser elegido de la lista que se despliega en el campo
respectivo.
c. Documento Presentado: Deberá indicar que tipo de documento
está presentando (Carta, Oficio, etc.), luego el número de su
documento (de no contar con número se dejará en blanco), y el
número de páginas con los que cuenta el documento que
presentará.
d. Archivo: Deberá de sus archivos personales “subir” el documento
en formato PDF; si el documento supera el límite establecido,
podrá ingresar una URL con la dirección de descarga del
documento.
e. Observación: Este campo deberá ser llenado con alguna
información adicional que desee agregar.
Una vez llenados los campos, le dará click en “Registrar”.
a
b
c
d
e
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3.1.3. Adjuntar Requisitos
De elegir en la casilla Tipo de Documento la opción “Procedimientos
TUPA” podrá elegir en la casilla Asunto el procedimiento TUPA que
desee tramitar, una vez elegido, podrá dar “click” al botón
“Requisitos” para verificar todos los requisitos solicitados para el
procedimiento elegido.
3.1.4. Confirmación de Ingreso
Una vez oprimido el botón “Registrar”, el sistema emitirá un mensaje
indicándole el número de su expediente; asimismo, se enviará dicha
comunicación a su correo electrónico para el seguimiento
correspondiente, el cual podrá realizarlo ingresando a la Plataforma
Digital Surcana > Mis Documentos.
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3.1.5. Seguimiento de mis documentos
ingresados
Una vez ingresada la solicitud para el trámite de su elección, podrá
verificar el estado de todos sus documentos ingresados en la casilla
“Mis Documentos”.
3.2. Módulo Anexo de Expedientes Si tuviera un trámite ya registrado y cuenta con el número de registro
(Documento Simple o Expediente) y necesita realizar un
complemento de la información inicialmente ingresada o anexar otro
documento sustentatorio podrá realizarlo mediante el botón “Anexar
Documentación Sustentatoria”.
Este botón podrá encontrarlo en la casilla “Mesa Virtual” (a) y también
en la pantalla de creación de documento (b).
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Una vez ingresado al módulo “Anexar Documentación Sustentatoria”
podrá ingresar el número de registro inicial, dar “click” en la lupa.
Se mostrará una pantalla de “Registro de Anexo”, en ella podrá
visualizar el número de documento, fecha, administrado y asunto,
como campos pre llenados y no modificables.
Asimismo, deberá llenar los campos solicitados:
a. Documento Presentado: Deberá indicar que tipo de documento
está anexando (Carta, Oficio, etc.), luego el número de su
documento (de no contar con número se dejará en blanco), y el
número de páginas con los que cuenta el documento que anexará.
b. Archivo: Deberá de sus archivos personales “subir” el documento
en formato PDF; si el documento supera el límite establecido,
podrá ingresar una URL con la dirección de descarga del
documento.
c. Silencio Administrativo: Solo de corresponder algún silencio
administrativo, podrá indicar si correspondería “Silencio Positivo”
o “Silencio Negativo”.
d. Asunto del Anexo: Deberá consignar el asunto de su anexo, en
caso correspondiera algún tipo de silencio administrativo podrá
precisar ello en este apartado.
e. Observación: Este campo deberá ser llenado con alguna
información adicional que desee agregar.
Una vez llenados los campos, le dará click en “Registrar”.
a b
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Una vez oprimido el botón “Registrar”, el sistema emitirá un mensaje
indicándole el número de su expediente; asimismo, se enviará dicha
comunicación a su correo electrónico para el seguimiento
correspondiente, el cual podrá realizarlo ingresando a la Plataforma
Digital Surcana > Mis Documentos.
a
b
c
d
e
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IV. Módulo de Acceso a la Información
Al ingresar a la Plataforma Digital Surcana, podrá visualizar el módulo de
Acceso a la Información, al cual deberá acceder haciendo “click” en el
recuadro del mismo nombre. Luego, aparecerá la información necesaria para
realizar una adecuada solicitud por Acceso a la Información, una vez leído
los términos, deberá hacer “click” en el botón “Ir al Formulario Virtual”.
4.1. Solicitud de Acceso a la Información Pública.
Una vez abierto el formulario virtual, deberá llenar los datos de la
información solicitada, luego deberá elegir la forma de entrega
(Correo/Notificación Electrónica, Copia Simple, CD, o Revisión/
Lectura):
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Una vez oprimido el botón “Registrar”, el sistema emitirá un mensaje
indicándole el número de su expediente; asimismo, se enviará dicha
comunicación a su correo electrónico para el seguimiento
correspondiente, el cual podrá realizarlo ingresando a la Plataforma
Digital Surcana > Mis Documentos.
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V. Buzón de Notificación Electrónica
Al ingresar a la Plataforma Digital Surcana, podrá visualizar el módulo de
Notificación Electrónica, al cual deberá acceder haciendo “click” en el
recuadro del mismo nombre.
5.1. Buzón de Notificaciones
Una vez que ingresa al Sistema de Notificación Electrónica podrá
visualizar al lado izquierdo de su pantalla el botón “Inicio” que
aparecerá automáticamente, mostrándole su ID de administrado, su
nombre completo y la información sobre el estado de sus
notificaciones.
Luego, encontrará el botón “Buzón de Notificaciones”, “Bandeja”,
“Constancias” y “Correos”.
5.1.1. Bandeja de Notificaciones
En la Bandeja de Notificaciones podrá visualizar todos los
documentos que esta Corporación Municipal ha depositado
en su buzón para su conocimiento y acción de ser el caso.
Asimismo, podrá realizar búsquedas de sus documentos
notificados por “Asunto” en un rango de fechas
determinado (a).
En la opción “Descargar” podrá guardar el documento
notificado en su carpeta personal (b).
a b
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En la opción “Ver” podrá visualizar la información
relacionada al documento notificado.
5.1.2. Constancias
En la Bandeja de “Constancias” podrá visualizar todos los
documentos que esta Corporación Municipal ha depositado
en su buzón para hacer constar la recepción de sus
notificaciones.
En la opción “Ver” podrá visualizar la información
relacionada a la constancia de notificación.
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5.2. Correos
En la bandeja de “Correos” podrá visualizar el estado de los
documentos que han sido notificados y visualizados en su bandeja de
correo electrónico, indicando la fecha y hora de revisión.
Asimismo, en su correo electrónico podrá observar el correo de
comunicación de notificación en su buzón electrónico.
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