pm in public organisations
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Administración de Proyectos en Instituciones
Públicas
Alejandro Domí[email protected]
www.unitec.mx
Conferencia preparada
para elCIEES – México
Septiembre de 2004
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 2
Contenido1. El entorno de los proyectos en TI
2. La etapa de definición y especificación del proyecto
3. La etapa de contratación e instrumentación del proyecto
4. La etapa de cierre y lecciones aprendidas del proyecto
5. La metodología de administración de proyectos
6. Y... ¿Funciona?
7. Las 10 reacciones finales
8. Lo qué sigue es ...
9. Sesión de preguntas y ¿respuestas?
El Entorno de los Proyectos en TI
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Resolución de proyectosde TI en el 2000
Fuente: www.standishgroup.com/sample_research/PDFpages/extreme_chaos.pdf
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 5
Histórico de la resoluciónde proyectos de TI
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 6
Receta para el éxitoen proyectos
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 7
Las instituciones públicas
Comunicación horizontal deficiente
Están sujetas a las normas,reglamentos y leyes
gubernamentales
Asignación de presupuesto anual
acotado y poco flexible
Organización altamente
jerarquizada (vertical)
Deben proveer a la población el servicio para el que fueron creadas (en tiempo y forma)
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Etapas de los proyectosen instituciones públicas
Etapa de definicióny especificación
Etapa de contratacióne instrumentación
Etapa de cierre ylecciones aprendidas
La Etapa de Definición y Especificación del Proyecto
Etapa de definicióny especificación
Etapa de contratacióne instrumentación
Etapa de cierre ylecciones aprendidas
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El entorno de un proyecto
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¿Qué es un proyecto?
Es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto o servicio único para alcanzar un objetivo bajo restricciones de costo y tiempo
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 12
Elementos de un proyecto
Elementos a definir e interrelacionar:
Integración
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
Recursos humanos
Comunicaciones
Riesgo
Adquisiciones
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 13
Resultados de la etapa de definición y especificación
Integración
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
Recursos humanos
Comunicaciones
Adquisiciones
Especificaciones funcionales y
técnicas
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 14
La amenza en los proyectos
Integración
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
Recursos humanos
Comunicaciones
Adquisiciones
Especificaciones funcionales y
técnicas
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 15
Tipo de proyectoAhorro en horas por cada hora de
planeación (horas de mano de obra)
Proyecto simple de corta duración 3 a 5 horas
Proyecto complejo de corta duración 5 a 7 horas
Proyecto simple de duración media 6 a 9 horas
Proyecto complejo de duración media 9 a 11 horas
Proyecto simple de larga duración 10 a 12 horas
Proyecto complejo de larga duración 12 a 15 horas
La planeación de proyectos
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 16
Fase en la que el riesgo es corregido
Fase en la que el
riesgo es aparece
Costo de la
mitigación
Inicio Planeación Ejecución Control Cierre
Inicio
Planeación
Ejecución
Control
Los proyectos efectivos deben tomar en cuenta la mejor práctica denominada
contenido de la fase: los riesgos deben detectarse y corregirse en la misma
fase en la cual aparecen
Propagación de los riesgosen la AP
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Ejemplo de amenazaen un proyecto
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 18
¿Quién responde por el proyecto?
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El líder del proyectoEl líder del proyecto es una pieza clave para el
éxito del proyecto: administra los elementos y su interrelación
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 20
Las habilidades del líderdel proyecto
Alto
Habilidades humanasBajo
Habilidades técnicas
Programador Ingeniero
de TI
Analista
de TI
Administrador
de Proyectos
de TI
Director
de TI
Las hábilidades del líder de proyectos de TI
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 21
¿Qué debe impedir el líderdel proyecto en esta etapa?
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 22
El líder y la comunicación - 1
Líderdel proyecto
Equipo de la oficina delProyecto (in or out)
Sponsor delproyecto
Líderdel proyecto
Relación:
• Definición de objetivos
• Planeación estratégica
• Organización del proy.
• Asignación del personal
• Plan maestro
• Políticas
• Monitoreo de la ejecución
• Definición de prioridades
• Solución de conflictos
• Contacto ejecutivo con clientes
Proyectos prioritariosSponsor del proyecto
Alta Gerencia
Proyectos de prioridad mediaSponsor del proyecto
Gerencia Media
El líder del proyecto y la institución pública
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 23
El líder y la comunicación - 2
Líder
del proyecto
Los clientes, patrocinadores
o el director de proyectos
proveen dirección
y financiamiento
Los miembros del equipo del
proyecto y los proveedores
requieren de liderazgo,
planeación y coordinación
Los administradores de otras
áreas, los coordinadores de
otros proyectos y el personal
requieren de coordinación y
de apoyo en la negociación
Los directivos proveen
de apoyo y estímulo
organizacional
Comunicación
informal
Comunicación
formal
Dirección y
clarificación
Reportes de
progreso
Reportes de progreso
y previsión
Directivas
del proyecto
Políticas de la
organización
Reportes de
estado y previsión
Dirección del
proyecto
Reportes
de estado
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 24
El problema principala resolver
El problema principal a resolver por el líder del proyecto
La Etapa de Contratación e Instrumentación del Proyecto
Etapa de definicióny especificación
Etapa de contratacióne instrumentación
Etapa de cierre ylecciones aprendidas
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Selección del tipo de contrato
Contratación directa
Selección por negociación
Licitación por invitación
Licitación pública
Contrato a precio fijo
Contrato de costo compartido
Contrato de tiempo y material
Carta de acuerdo
Tipos deContratos
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La creación de las basesde licitación - 1
El líder de proyecto debe asegurar que las bases de licitación contengan Aspectos legales y normativos
de las especificaciones funcionales y técnicas
Formatos y requerimientos de entrega de las propuestas técnica y económica
El plan para la creación del producto (en su caso)
Las condiciones de entrega del producto
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 28
La creación de las basesde licitación - 2
Adicionalmente, el líder debe crear
Criterios para la evaluación de las propuestas técnicas y económicas
Formatos para dar respuesta a las propuestas de los proveedores
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 29
El sistema de control deun proyecto por el líder
1. Establecer las normas
3. Comparar eldesempeño real
2. Observar eldesempeño
4. Aplicar unaacción correctiva
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 30
¿Qué debe impedir el líderdel proyecto en esta etapa?
La Etapa de Cierre y Lecciones Aprendidas del Proyecto
Etapa de definicióny especificación
Etapa de contratacióne instrumentación
Etapa cierre ylecciones aprendidas
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 32
¿Cuál es la responsabilidaddel líder del proyecto?
Lecciones aprendidas
Reportede evaluación
post-implementación
La Metodología de Administración de Proyectos
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 34
¿Qué es una metodología?
Metodología = Métodos+ Técnicas+ Herramientas
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 35
4 Campus BoulevardNewtown Square, PA 19073-3299 USA
Phone: 610-356-4600Fax: 610-356-4647
E-Mail: [email protected]
Web Site: http://www.pmi.org
El Project Management Institute
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 36
La metodología de laAP del PMI
Método Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
Técnicas PMI Practice for Work Breakdown Structures (WBS)
Project Manager Competency Development Framework(PMCDF)
The PMI Compendium of Project Management Practices
Herramientas Plantillas
Microsoft Project + WBS ChartPro + PERT Chart EXPERT
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 37
¿Qué provee lametodología de la AP
La
metodología
de la AP
Definición
de programas de
adquisición de
habilidades
Y..., ¿Funciona?
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 39
Los 4 mitos - 1
Mito 1: La instrumentación de la AP no es económicamente viable
Hechos 1
1. Extiende el alcance en un 50%
2. Reduce los costos hasta en un 30%
3. Permite eliminar las licencias anuales millonarias de software
4. Crea nuevos sistemas con tecnología abierta y costos de mantenimiento reducidos
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 40
Los 4 mitos - 2
Mito 2: Los proyectos que tenemos son tan especializados que dificultan lainstrumentación de la AP
Hechos 21. Solventa satisfactoriamente problemas de
tecnología especializada y de nueva generación
2. Diagnostica de forma integral las problemáticas de las áreas y cómo resolverlas
3. Reduce la contratación de diversas empresas especializadas en diferentes tópicos de la TI
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 41
Los 4 mitos - 3
Mito 3: La AP incrementa los niveles de burocracia
Hechos 31. Agiliza la comunicación entre los clientes,
desarrolladores y los patrocinadores del proyecto
2. Gestiona los recursos necesarios para el proyecto con las entidades respectivas
3. Crea un repositorio que puede consultarse en cualquier momento para obtener información del proyecto
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 42
Los 4 mitos - 4
Mito 4: La AP agrega poco valor a la organización
Hechos 41. Asegura que los requerimientos de
los usuarios se cumplan en su totalidad
2. Asegura que los productos/servicios generados estén sometidos a controles de calidad
Las 10 Reacciones Finales
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 44
Las 10 reacciones finales - 1
1. Nuestros clientes y usuarios nos aman: no es importa si los productos o servicios se retrazan o no funcionan de forma adecuada
2. Adoptar la AP no es compatible con nuestra cultura organizacional y lo último que necesitamos es cambiar
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 45
Las 10 reacciones finales - 2
3. Todos nuestros proyectos son sencillos, y no están sujetos a riesgos técnicos, en los costos y en el tiempo
4. No somos lo suficientemente inteligentes para implementar la AP sin limitar la creatividad y ofender a nuestros genios de TI
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 46
Las 10 reacciones finales - 3
5. Podríamos entender a nuestros clientes y documentar todo, pero eso es desgastante
6. La AP requiere de integridad y coraje, por lo que debo recibir pago extra
7. Nuestros jefes no dan el apoyo necesario para la AP, y quieren mejores resultados por arte de magia
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 47
Las 10 reacciones finales - 48. Tendríamos que aplicar la
AP ciegamente a todos los proyectos sin importar el tamaño y complejidad, y eso sería estupido
9. Se que existe un manual de AP, pero no lo puedo encontrar en mi oficina
10. Es más benefico tener proyectos con retraso en un 50%, que gastar 10% en evitar que suceda
Lo qué sigue es ...
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 49
Evolución (madurez): CMM
LenguajeComún
Nivel 3Metodología
Singular
Nivel 1
Nivel 5
Nivel 2ProcesosComunes
Nivel 4Benchmarking
Realimentación
MejoraContinua
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 50
Capacitación
Nivel operativo
Nivel de diseño
Nivel deadministración
Nivelestratégico
Seminarios ejecutivos:Administración de
proyectos y del cambio
Cursos: Administraciónde proyectos y oficina
de proyectos
Cursos: Administraciónde procesos y de
información
Cursos: Administraciónde tareas y dedocumentos
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 51
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 52
Alejandro Domínguez
Doctor of Philosophy (Applied Computing and Mathematics) por Cranfield Institue of Technology, United Kingdom. Físico y Maestro en Ciencias (Física) por la Universidad Nacional Autónoma de México, México,.
Desde 1992, su quehacer profesional lo ha dedicado a la administración de proyectos de tecnología deinformación tanto en España como en México.
Ha impartido mas de un centenar de conferencias sobre tecnología de información y administración de proyectos, distribuidas en Belice, Brasil, Cuba, España, Estados Unidos, Guatemala, Inglaterra, Saint Kitts & Nevis, y México