pob-stk-pp-07-pengelolaan nilai ujian
TRANSCRIPT
SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 DEPARTEMEN STATISTIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PENGELOLAAN NILAI UJIAN
NO. POB/STK-PP/07
Disiapkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Dr. Farit Mochamad Afendi, S.Si, M.Si Komisi Pendidikan S1
_________________
________________
Diperiksa oleh Tanda Tangan: Tanggal: Dr. Bagus Sartono, S.Si, M.Si Wakil Manajemen
_________________
________________ Disahkan oleh Tanda Tangan: Tanggal: Dr. Anang Kurnia, S.Si, Msi Ketua Departemen
_________________
________________
Status Dokumen
Nomor Salinan/Distribusi
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS MATEMATIKA DAN IPA
DEPARTEMEN STATISTIKA Kode : POB/STK-PP/07
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tgl berlaku : 02 Januari 2016
PENGELOLAAN NILAI UJIAN Nomor Revisi
: 01
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen Statistika FMIPA IPB
Hal 3 dari13
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN
Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan
02 Juni 2016
1) Tulisan Kegiatan 1 sampai Kegiatan 8
diganti menjadi 6.1.1 sampai 6.1.8
2) Penambahan batas waktu ujian
perbaikan/susulan dan batas waktu
penyerahan nilai ujian
perbaikan/susulan
3) Penambahan form borang daftar nilai
ujian perbaikan/susulan dan form
contoh surat pengantar nilai ujian
perbaikan
Sesuai dengan masukan editor
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS MATEMATIKA DAN IPA
DEPARTEMEN STATISTIKA Kode : POB/STK-PP/07
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tgl berlaku : 02 Januari 2016
PENGELOLAAN NILAI UJIAN Nomor Revisi
: 01
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen Statistika FMIPA IPB
Hal 4 dari13
1. Tujuan
Memberikan panduan untuk pengumpulan, pengumuman nilai dan Huruf Mutu mata
kuliah, serta pengunggahan Huruf Mutu ke SIMAK IPB secara tepat waktu pada
semester berjalan.
2. Ruang Lingkup
Prosedur Operasional Baku (POB) ini berlaku untuk kegiatan pengumuman nilai
ujian dan pengunggahan Huruf Mutu ke SIMAK IPB.
3. Pengertian/Definisi
(1) Ujian Tengah Semester (UTS) adalah ujian yang diselenggarakan pada
tengah semester berjalan.
(2) Ujian Akhir Semester (UAS) adalah ujian yang diselenggarakan pada akhir
semester setelah perkuliahan dan praktikum selesai dilaksanakan.
(3) Ujian Susulan adalah ujian yang diselenggarakan apabila mahasiswa tidak
dapat mengikuti ujian karena alasan yang sah.
(4) Ujian Perbaikan adalah ujian yang dapat diberikan oleh dosen suatu mata
kuliah dan diselenggarakan setelah nilai akhir mata kuliah diumumkan.
(5) SIMAK IPB adalah Sistem Informasi Manajemen Akademik IPB.
(6) GKM adalah Gugus Kendali Mutu yang bertugas dalam melaksanakan proses
pengendalian mutu akademik di Departemen.
(7) Nilai Ujian adalah nilai setiap mata kuliah yang merupakan bagian dari
perangkat evaluasi keberhasilan studi mahasiswa dalam mata kuliah tersebut.
(8) Transkrip Semester adalah dokumen yang berisi nilai yang diperoleh
mahasiswa untuk setiap mata kuliah yang diambil pada semester tertentu.
(9) Dit. AP adalah Direktorat Administrasi Pendidikan.
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS MATEMATIKA DAN IPA
DEPARTEMEN STATISTIKA Kode : POB/STK-PP/07
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tgl berlaku : 02 Januari 2016
PENGELOLAAN NILAI UJIAN Nomor Revisi
: 01
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen Statistika FMIPA IPB
Hal 5 dari13
4. Referensi
(1) Keputusan Rektor IPB No.096/IT3/DT/2012 – tentang POB Penyelenggara
Program Pendidikan Sarjana
(2) Prosedur Operasional Baku IPB Nomor POB-IPB-S1-10 tentang Pelaksanaan
Ujian dan Penilaian Mata Kuliah
(3) ISO 9001:2008 Klausul 4.1 Persyaratan Umum
(4) ISO 9001:2008 Klausul 4.2 Persyaratan Dokumentasi
(5) ISO 9001:2008 Klausul 7.6 Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran
5. Ketentuan Umum
(1) Nilai Ujian dinyatakan dalam nilai (angka) mutlak dari 0 sampai 100.
(2) Hasil penilaian akhir suatu mata kuliah dinyatakan dengan huruf mutu (HM)
dan angka mutu (AM)
Huruf Mutu Angka Mutu Ststus Kelulusan Keterangan
A 4 Lulus Sangat baik
AB 3.5 Lulus
B 3 Lulus Baik
BC 2.5 Lulus
C 2 Lulus Cukup
D 1 Lulus Kurang
E 0 Tidak Lulus Tidak Lulus
(3) Batas waktu pemasukan nilai (dalam angka dan huruf mutu) adalah 2 minggu
setelah masa ujian, baik UTS, maupun UAS.
(4) Status nilai Belum Lengkap (BL) diberikan oleh Koordinator Mata Kuliah
kepada mahasiswa yang belum memenuhi seluruh komponen penilaian. Jika
dalam waktu 3 (tiga) hari sejak batas akhir pemasukan nilai UAS (dua minggu
setelah masa UAS) mahasiswa belum melengkapi komponen penilaian, maka
koordinator mata kuliah memberikan nilai nol pada komponen yang belum
lengkap dan menetapkan huruf mutu.
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS MATEMATIKA DAN IPA
DEPARTEMEN STATISTIKA Kode : POB/STK-PP/07
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tgl berlaku : 02 Januari 2016
PENGELOLAAN NILAI UJIAN Nomor Revisi
: 01
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen Statistika FMIPA IPB
Hal 6 dari13
(5) Status nilai Belum Masuk (BM) diberikan apabila mahasiswa sudah
melengkapi semua komponen nilai UAS, namun huruf mutu belum ditetapkan
oleh koordinator mata kuliah sampai batas waktu yang ditetapkan. Sebagai
penyelesaiannya, Ketua Departemen/Dekan Fakultas/Program TPB
menetapkan suatu Huruf Mutu yang memiliki Angka Mutu serendah-
rendahnya sama dengan nilai minimal IPK mahasiswa yang bersangkutan
selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah batas waktu mengunggah nilai ke
SIMAK.
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS MATEMATIKA DAN IPA
DEPARTEMEN STATISTIKA Kode : POB/STK-PP/07
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tgl berlaku : 02 Januari 2016
PENGELOLAAN NILAI UJIAN Nomor Revisi
: 01
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen Statistika FMIPA IPB
Hal 7 dari13
6. Rincian Prosedur
(1) Flowchart Kegiatan
Pengelolaan Nilai Ujian
DosenBagian Administrasi
AkademikMahasiswa
Dosen Koordinator
Mata Kuliah
Ketua
Departemen
Mulai
Menyerahkan
borang nilai
ujian dan huruf
mutunya
Mengumumkan nilai dan huruf mutu
Borang Daftar
Nilai Ujian
Daftar Nilai Ujian
Ada
Komponen
nilai yan
kurang?
Melengkapi komponen nilai
Ya
Mengunggah
huruf mutu ke
SIMAK
1
2
3
5
Ada
kesalahan
nilai?
Menetapkan huru mutu
Tidak
4
Dosen mengisi Borang nilaiDaftar Nilai Ujian
tidak
Merevisi nilai Ya
Daftar Nilai Ujian revisi
Daftar Nilai Ujian lengkap
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS MATEMATIKA DAN IPA
DEPARTEMEN STATISTIKA Kode : POB/STK-PP/07
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tgl berlaku : 02 Januari 2016
PENGELOLAAN NILAI UJIAN Nomor Revisi
: 01
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen Statistika FMIPA IPB
Hal 8 dari13
Pengelolaan Nilai Ujian
DosenBagian Administrasi
AkademikMahasiswa
Dosen Koordinator
Mata KuliahKetua Departemen
Diperlukan ujian
susulan/
perbaikan?
Menyetujui
ujian susulan/
perbaikan?
Ya
Mengikuti ujian
perbaikan/
susulan
Ya
Menyerahkan
nilai ujian
perbaikan atau
susulan
Borang Daftar
Nilai Ujian
Perbaikan
Menyampaikan
perubahan huruf
mutu
Surat Pengantar
Perbaikan Nilai
Ujian
Borang Daftar
Nilai Ujian
Perbaikan
Selesai
SelesaiTidak
6
7
8
SelesaiTidak
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS MATEMATIKA DAN IPA
DEPARTEMEN STATISTIKA Kode : POB/STK-PP/07
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tgl berlaku : 02 Januari 2016
PENGELOLAAN NILAI UJIAN Nomor Revisi
: 01
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen Statistika FMIPA IPB
Hal 9 dari13
(2) Penjelasan Flowchart
Kegiatan 1
Dosen Koordinator Mata Kuliah menyerahkan borang nilai ujian dan huruf mutunya
kepada Bagian Administrasi Akademik, selambat-lambatnya 12 (dua belas) hari
kalender setelah pelaksanaan ujian.
Kegiatan 2
Bagian Administrasi Akademik departemen mengumumkan nilai dan huruf mutu
di papan pengumuman departemen selambat-lambatnya pada hari kerja berikutnya
setelah nilai ujian diterima.
Kegiatan 3
Dosen memberi waktu kepada mahasiswa yang mengajukan keberatan nilai paling
lambat 2 (dua) hari setelah waktu pengumuman nilai. Jika terdapat kesalahan,
maka dosen yang bersangkutan dapat merevisi nilai.
Kegiatan 4
Mahasiswa yang memperoleh status nilai BL dapat memenuhi komponen nilai
yang belum lengkap dalam waktu 3 (tiga) hari sejak nilai diumumkan. Apabila
komponen nilai tersebut tidak dipenuhi, maka Dosen Koordinator Mata Kuliah
menetapkan huruf mutu.
Kegiatan 5
Bagian Administrasi Akademik mengunggah (upload) huruf mutu dari borang
nilai ujian ke SIMAK IPB selambat-lambatnya 14 hari setelah pelaksanaan UAS.
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS MATEMATIKA DAN IPA
DEPARTEMEN STATISTIKA Kode : POB/STK-PP/07
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tgl berlaku : 02 Januari 2016
PENGELOLAAN NILAI UJIAN Nomor Revisi
: 01
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen Statistika FMIPA IPB
Hal 10 dari13
Kegiatan 6
Dosen dapat memberikan ujian perbaikan atau susulan kepada mahasiswa dengan
persetujuan dosen koordinator mata kuliah dan mengikuti aturan sesuai dengan
Panduan Program Pendidikan Sarjana. Batas waktu ujian perbaikan adalah 1
(satu) minggu setelah huruf mutu diumumkan, selambat-lambatnya 3 (tiga) minggu
setelah pelaksanaan UAS. Sedangkan batas waktu ujian susulan adalah 1 (satu)
minggu setelah ujian dilaksanakan dan penetapan waktunya dilakukan oleh
Departemen.
Kegiatan 7
Dosen Koordinator Mata Kuliah menyerahkan nilai ujian perbaikan atau susulan
kepada Bagian Administrasi Akademik. Batas waktu penyerahan nilai ujian
perbaikan atau susulan adalah 1 (satu) minggu setelah ujian tersebut
dilaksanakan.
Kegiatan 8
Perubahan huruf mutu hasil ujian perbaikan atau susulan yang disetujui oleh
Dosen Koordinator disampaikan ke Dit. AP dengan surat pengantar dari
Departemen.
7. Daftar Dokumen Pendukung
(1) Borang Daftar Nilai Ujian (POB/STK-PP/07/FRM-01-00)
(2) Borang Daftar Nilai Ujian Perbaikan/Susulan
(3) Contoh Surat Pengantar Perbaikan Nilai Ujian.
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS MATEMATIKA DAN IPA
DEPARTEMEN STATISTIKA Kode : POB/STK-PP/07
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tgl berlaku : 02 Januari 2016
PENGELOLAAN NILAI UJIAN Nomor Revisi
: 01
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen Statistika FMIPA IPB
Hal 11 dari13
8. Lampiran
(1) Borang Daftar Nilai Ujian
POB/STK-PP/07/FRM-01-00
FORM INPUTAN NILAI MAHASISWA
Kode Mata Kuliah :
Nama Mata Kuliah :
Kelas Paralel :
Tahun Akademik :
Semester :
No. NIM NAMA HURUF MUTU
1
2
3
4
5
6
7
8
.
.
.
.
.
.
n
Bogor, ……………….
Koordinator Mata Kuliah
___________________
NIP:________________
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS MATEMATIKA DAN IPA
DEPARTEMEN STATISTIKA Kode : POB/STK-PP/07
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tgl berlaku : 02 Januari 2016
PENGELOLAAN NILAI UJIAN Nomor Revisi
: 01
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen Statistika FMIPA IPB
Hal 12 dari13
(2) Borang daftar nilai ujian perbaikan/susulan
POB/STK-PP/07/FRM-02-00
FORM DAFTAR NILAI UJIAN PERBAIKAN/SUSULAN MAHASISWA
Kode Mata Kuliah :
Nama Mata Kuliah :
Kelas Paralel :
Tahun Akademik :
Semester :
No. NIM NAMA HURUF MUTU
1
2
3
4
5
6
7
8
.
.
.
.
.
.
n
Bogor, ……………….
Koordinator Mata Kuliah
___________________
NIP:________________
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS MATEMATIKA DAN IPA
DEPARTEMEN STATISTIKA Kode : POB/STK-PP/07
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tgl berlaku : 02 Januari 2016
PENGELOLAAN NILAI UJIAN Nomor Revisi
: 01
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen Statistika FMIPA IPB
Hal 13 dari13
Contoh Surat Pengantar Perbaikan Nilai Ujian
POB/STK-PP/07/FRM-02-00
No :
Perihal : Surat Pengantar Perbaikan Nilai Ujian/Ujian Susulan
Kepada
Yth. Direktorat Administrasi Pendidikan
Institut Pertanian Bogor (IPB)
Di Tempat
Sehubungan dengan adanya perbaikan nilai ujian / ujian susulan Matakuliah ....... pada Hari/Tanggal : ......... pukul ... s.d. ..., maka dengan ini kami kirimkan daftar nilai (huruf mutu) untuk mahasiswa sebagai aman terlampir.
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Bogor, ........................2016
Komisi Pendidikan
Dr. Farit M. Afendi, M.Si