Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 1

Podstawowe czynnos ci w programie Outlook

Program Outlook to zaawansowane narzędzie do zarządzania pocztą e-mail,

kontaktami, kalendarzami i zadaniami. Aby w pełni wykorzystać jego

możliwości, należy najpierw poznać jego podstawowe funkcje. Ten samouczek

zawiera wprowadzenie do niektórych najczęściej używanych zadań i funkcji.

Przed rozpoczęciem ........................................................................................................................... 1

1. Dodawanie nowego konta e-mail ..................................................................................................... 2

2. Opis interfejsu użytkownika programu Outlook ................................................................................ 5

3. Dodawanie kontaktu ....................................................................................................................... 6

4. Redagowanie i wysy łanie w iadomości e-mail ..................................................................................... 8

5. Opis skrzynki odbiorczej i innych folderów..................................................................................... 11

6. Dodawanie terminu do kalendarza ................................................................................................. 15

Podręczna karta informacyjna ........................................................................................................... 18

Przed rozpoczęciem

Zakres tematyczny

Zapoznanie się z tym samouczkiem pozwoli opanować następujące umiejętności:

Konfigurowanie konta e-mail.

Identyfikowanie elementów interfejsu użytkownika pozwalających na wykonywanie podstawowych

zadań.

Dodawanie kontaktu do książki adresowej.

Redagowanie i wysyłanie wiadomości e-mail.

Organizowanie folderów i skrzynki odbiorczej.

Tworzenie wydarzenia kalendarza.

Wymagania

Outlook 2011 dla komputerów Mac

Informacje o koncie e-mail (takie jak adres e-mail, hasło i adresy serwera pocztowego); w

przypadku konta osobistego te informacje można uzyskać od usługodawcy internetowego, a w

przypadku konta firmowego należy skontaktować się z administratorem sieci.

Szacowany czas ukończenia: 20 minut

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 2

1. Dodawanie nowego konta e-mail

Przy użyciu programu Outlook można zarządzać wieloma kontami e-mail, w tym kontami serwera

Microsoft Exchange, kontami POP i IMAP oraz kontami usługi Windows Live. Aby wysyłanie i odbieranie

wiadomości e-mail było możliwe, należy najpierw skonfigurować konto e-mail.

Skonfigurujmy konto e-mail.

Uwaga Aby wykonać tę procedurę, należy znać informacje dotyczące konta e-mail i serwera. Jeśli już

skonfigurowano konto e-mail, można pominąć tę procedurę.

W menu Narzędzia kliknij polecenie Konta (w niniejszym samouczku ta czynność jest oznaczana

także jako Narzędzia > Konta).

W menu podręcznym Dodaj konto kliknij polecenie Poczta e-mail.

Porada Jeśli konto znajduje się na serwerze Exchange, należy kliknąć pozycję Serwer Exchange.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 3

Wprowadź adres e-mail i hasło, a następnie kliknij przycisk Dodaj konto.

Uwaga Jeśli program Outlook rozpozna dostawcę poczty e-mail (na przykład usługę Windows Live

Hotmail), pole wyboru Konfiguruj automatycznie pozostanie zaznaczone i program Outlook

podejmie próbę automatycznej konfiguracji informacji o serwerze. Aby ręcznie wprowadzić

informacje o serwerze, należy wyczyścić pole wyboru Konfiguruj automatycznie.

Sprawdź informacje osobiste dotyczące konta i informacje o serwerze, a następnie zamknij okno

dialogowe Konta.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 4

Zwróć uwagę, że na liście folderów został wyświetlony folder tego konta e-mail.

Uwaga Nowy folder w okienku nawigacji jest tworzony tylko w przypadku kont IMAP i Exchange.

W razie skonfigurowania konta POP wiadomości będą trafiać do folderu Na moim komputerze.

Na szybkość wyświetlenia nowego konta e-mail na liście folderów może mieć wpływ wiele czynników

(na przykład liczba wiadomości do pobrania lub bieżący ruch na serwerze). W przypadku problemów z

konfiguracją konta zobacz Informacje o dodawaniu kont.

Wskazówki

Aby uzyskać więcej informacji na temat różnych typów kont e-mail obsługiwanych przez program

Outlook, zobacz Dodawanie konta e-mail.

Aby uzyskać więcej informacji na temat różnych folderów w obszarze Skrzynka odbiorcza, zobacz

Informacje na temat folderów Na moim komputerze.

Aby wyświetlić inne preferencje programu Outlook i zarządzać nimi, należy kliknąć kolejno

pozycje Outlook > Preferencje.

Przed wykonaniem kolejnych czynności

Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności:

Dodawanie konta e-mail i sprawdzanie, czy zostało ono wyświetlone na liście folderów.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 5

2. Opis interfejsu użytkownika programu Outlook

Przed rozpoczęciem korzystania z wcześniej skonfigurowanego konta e-mail warto zapoznać się z

niektórymi elementami interfejsu użytkownika programu Outlook.

Zapoznajmy się z interfejsem użytkownika programu Outlook.

Pole Przeszukaj: Funkcja służąca do odnajdywania elementów w bieżącym folderze. Podczas wpisywania słów

kluczowych w polu wyszukiwania na wstążce jest wyświetlana karta Wyszukiwanie zawierająca dodatkowe

opcje wyszukiwania (na przykład opcję rozszerzenia wyszukiwania na wszystkie elementy).

Wstążka: Pasek poleceń z kartami znajdujący się u góry okna lub obszaru roboczego, na którym funkcje są

zorganizowane w logiczne grupy. Bieżący widok (na przykład widok poczty, kalendarza lub kontaktów)

określa opcje dostępne na wstążce.

Okienko odczytu: Obszar, w którym można odczytywać wiadomości e-mail lub wyświetlać szczegółowe

informacje na temat elementów, takich jak kontakty i zadania. Aby zmienić położenie okienka odczytu, w

menu Widok należy wskazać polecenie Okienko odczytu i wybrać odpowiednią opcję (na przykład opcję

Poniżej).

Okienko nawigacji: W widoku poczty okienko nawigacji zawiera listę folderów. W widokach kalendarza,

kontaktów, zadań i notatek okienko nawigacji umożliwia pokazywanie i ukrywanie elementów w kategoriach.

Jeśli okienko nawigacji nie jest widoczne, należy kliknąć kolejno pozycje Widok > Okienko nawigacji.

Przełącznik widoku: przyciski służące do przełączania pięciu głównych widoków programu Outlook — poczty,

kalendarza, kontaktów, zadań i notatek.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 6

Wskazówki

Aby zmienić rozmiar okienka nawigacji lub okienka odczytu, należy wskazać obramowanie między

tymi okienkami. Gdy wskaźnik myszy przyjmie postać , należy przeciągnąć obramowanie, aby

zmienić szerokość okienek.

Aby ukryć wstążkę na czas pracy, należy kliknąć przycisk po prawej stronie wstążki.

Przed wykonaniem kolejnych czynności

Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności:

Określenie wymienionych powyżej elementów interfejsu programu Outlook.

3. Dodawanie kontaktu

Książka adresowa pozwala na zarządzanie zarówno danymi osobowymi, jak i informacjami służbowymi

wszystkich kontaktów. Po dodaniu kontaktu do książki adresowej można go używać we wszystkich

funkcjach programu Outlook. Można na przykład wysłać wiadomość e-mail lub zaproszenie na spotkanie

bez konieczności pamiętania adresu e-mail danej osoby.

Dodajmy kontakt do książki adresowej.

W przełączniku widoków kliknij pozycję Kontakty.

Na karcie Narzędzia główne kliknij przycisk Kontakt.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 7

Wprowadź informacje o kontakcie. Minimalne wymagane informacje to nazwa kontaktu i adres e-

mail.

Porada Aby dodać obraz kontaktu, należy kliknąć dwukrotnie zastępczy symbol miniatury

znajdujący się w oknie kontaktu.

Na karcie Kontakt kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Zwróć uwagę, że kontakt został wyświetlony na liście kontaktów.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 8

Wskazówki

W celu dodania grupy kontaktów (na przykład zawierającej członków klubu książki), aby można

było wysyłać wiadomości e-mail do wszystkich członków grupy jednocześnie, na karcie Narzędzia

główne należy kliknąć pozycję Nowy, a następnie kliknąć pozycję Grupa kontaktów.

Po dodaniu obrazu kontaktu wszystkie wiadomości e-mail otrzymane od danej osoby będą

zawierały ten obraz.

Aby usunąć obraz kontaktu, należy kliknąć dwukrotnie miniaturę obrazu, przeciągnąć obraz poza

pole i kliknąć pozycję Ustaw.

Przed wykonaniem kolejnych czynności

Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności:

Dodawanie kontaktu do książki adresowej.

4. Redagowanie i wysyłanie wiadomości e-mail

Wiadomości e-mail są najbardziej popularnym sposobem komunikacji w trybie online. Wiadomości można

redagować i wysyłać do wszystkich kontaktów z książki adresowej i do każdej osoby, której adres e-mail

jest użytkownikowi znany.

Zredagujmy wiadomość do kontaktu dodanego podczas poprzedniej lekcji.

W przełączniku widoków kliknij pozycję Poczta.

Na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Wiadomość e-mail.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 9

W polu Do zacznij wpisywać nazwę dodanego wcześniej kontaktu. Na liście Kontakty i ostatnio

używane adresy zostaną wyświetlone możliwe dopasowania.

Naciśnij klawisz RETURN. Kontakt zostanie dodany w polu Do.

Porada Aby usunąć kontakt z pola Do, należy kliknąć nazwę tego kontaktu i nacisnąć klawisz

DELETE.

W polu Temat wpisz temat, a następnie naciśnij klawisz TAB. Temat wiadomości zostanie wyświetlony

nad paskiem narzędzi wiadomości.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 10

W oknie wiadomości wpisz treść wiadomości.

Porada Aby w wiadomości wysłać plik (na przykład dokument programu Word), na karcie

Wiadomość należy kliknąć przycisk Dołącz, a następnie należy wybrać plik, który ma zostać

dołączony.

Na karcie Wiadomość kliknij przycisk Wyślij.

Porada Jeśli połączenie z Internetem jest aktywne, wiadomość jest wysyłana natychmiast po jej

nadaniu. W przypadku problemów z wysyłaniem wiadomości należy upewnić się, że w menu

Outlook obok polecenia Pracuj w trybie offline nie jest wyświetlany znacznik wyboru.

Wskazówki

Kopia każdej wysłanej wiadomości jest wyświetlana na liście folderów w folderze Elementy

wysłane.

Aby sprawdzić pisownię w wiadomości, na karcie Opcje należy kliknąć pozycję Pisownia.

Aby zmienić domyślną czcionkę używaną w wiadomościach e-mail, należy kolejno kliknąć pozycje

Outlook > Preferencje. Następnie w obszarze Ustawienia osobiste należy kliknąć pozycję Czcionki.

Przed wykonaniem kolejnych czynności

Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności:

Redagowanie i wysyłanie wiadomości e-mail do kontaktu z książki adresowej.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 11

5. Opis skrzynki odbiorczej i innych folderów

Skrzynka odbiorcza to główny folder, do którego są dostarczane wiadomości e-mail wysyłane do

użytkownika. Aby ułatwić organizowanie wiadomości, można też tworzyć inne foldery.

Wyświetlmy wiadomość w skrzynce odbiorczej, utwórzmy nowy folder, a następnie przenieśmy i usuńmy

wiadomość.

Na liście folderów kliknij folder zawierający wiadomość.

Uwaga Typ dodanych kont określa sposób wyświetlania folderów na liście folderów. Aby zmienić

wygląd listy folderów, w menu Outlook należy kliknąć polecenie Preferencje, a następnie kliknąć

kartę Ogólne.

Kliknij wiadomość e-mail na liście wiadomości. Zawartość wiadomości zostanie wyświetlona w

okienku odczytu.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 12

Na liście folderów w obszarze Skrzynka odbiorcza kliknij folder dodanego wcześniej konta e-mail.

Na karcie Narzędzia główne kliknij przycisk Nowy, a następnie kliknij polecenie Folder.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 13

Wpisz nazwę nowego folderu (na przykład Tymczasowy) i naciśnij klawisz RETURN.

Kliknij pozycję Skrzynka odbiorcza, a następnie przeciągnij wiadomość do nowego folderu.

Porada Aby skonfigurować reguły automatycznego przenoszenia wiadomości do folderów, należy

kliknąć kolejno pozycje Narzędzia > Reguły.

W nowym folderze kliknij wiadomość, a następnie kliknij pozycję Usuń.

Porada Aby cofnąć usunięcie, należy kliknąć kolejno pozycje Edycja > Cofnij.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 14

Przytrzymaj wciśnięty klawisz CONTROL, kliknij folder E lementy usunięte, a następnie kliknij

polecenie Opróżnij folder.

Ważne

Po opróżnieniu folderu E lementy usunięte elementy z tego folderu są trwale usuwane i nie można ich

odzyskać.

Wskazówki

Liczba w okręgu po prawej stronie folderu (na przykład ) określa liczbę wiadomości

nieprzeczytanych znajdujących się w tym folderze.

Aby uzyskać więcej opcji, należy przytrzymać naciśnięty klawisz CONTROL, a następnie kliknąć

dowolną wiadomość lub dowolny folder.

Zawartość folderu Wiadomości-śmieci należy okresowo sprawdzać, aby upewnić się, że

wiadomości nie zostały niepoprawnie oznaczone jako „śmieci”. Jeśli wiadomość została

niepoprawnie oznaczona jako śmieć, należy ją przeciągnąć do Skrzynki odbiorczej.

Foldery na liście folderów są porządkowane w kolejności alfabetycznej.

Przed wykonaniem kolejnych czynności

Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności:

Odczytywanie wiadomości w skrzynce odbiorczej.

Tworzenie nowego folderu i przenoszenie wiadomości do nowego folderu.

Usuwanie wiadomości i opróżnianie folderu Elementy usunięte.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 15

6. Dodawanie terminu do kalendarza

Termin w programie Outlook to element kalendarza, który ma określoną datę rozpoczęcia i zakończenia

oraz określoną godzinę rozpoczęcia i zakończenia. Zaproszenie innych osób na termin powoduje, że jest

on uznawany za spotkanie.

Dodajmy termin do kalendarza.

W przełączniku widoków kliknij pozycję Kalendarz.

Na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Tydzień roboczy, a następnie kliknij pozycję Termin.

Porada Aby utworzyć nowy termin bezpośrednio z poziomu kalendarza, należy kliknąć

dwukrotnie datę i godzinę terminu w kalendarzu.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 16

Wpisz temat i lokalizację terminu, a następnie wybierz daty oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia.

Uwaga Aby zaprosić inne osoby i przekształcić termin w spotkanie, na karcie Termin należy

kliknąć pozycję Zaproś.

Na karcie Termin ustaw wyprzedzenie wyświetlenia przypomnienia i określ, czy termin ma być

cykliczny.

Na karcie Termin kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 17

Zwróć uwagę, że termin został wyświetlony w kalendarzu o określonej dacie i godzinie.

Wskazówki

Aby zmienić datę lub godzinę terminu, należy przeciągnąć ten termin w nowe miejsce w

kalendarzu. Można też kliknąć dwukrotnie dany termin i wprowadzić odpowiednie zmiany.

Aby usunąć termin, należy zaznaczyć ten termin w kalendarzu i nacisnąć klawisz DELETE. Można

też kliknąć dwukrotnie dany termin i na karcie Termin kliknąć przycisk Usuń.

Aby pokazać lub ukryć minikalendarz, w lewym górnym rogu okienka nawigacji należy kliknąć

obramowanie nad listą kategorii. Gdy wskaźnik myszy przyjmie postać , należy przeciągnąć

obramowanie w górę lub w dół.

Małe ikony wyświetlane na terminach wskazują ustawienie przypomnienia ( ), zaproszenie innych

osób ( ) lub ustawienie terminu cyklicznego ( ).

Przed wykonaniem kolejnych czynności

Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności:

Dodawanie terminu do kalendarza.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 18

Podręczna karta informacyjna

Efekt Wykonaj te czynności

Dodanie nowego konta e-mail Kliknij kolejno pozycje Narzędzia > Konta.

Zmiana lokalizacji okienka odczytu W przełączniku widoków kliknij pozycję Poczta. Kliknij kolejno

pozycje Widok > Okienko odczytu, a następnie wybierz

odpowiednią opcję (na przykład opcję Poniżej).

Dodanie grupy kontaktów do książki

adresowej

W przełączniku widoków kliknij pozycję Kontakty. Następnie na

karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Grupa kontaktów.

Dodanie obrazu kontaktu Podczas dodawania kontaktu do książki adresowej kliknij

dwukrotnie zastępczy symbol miniatury znajdujący się w oknie

kontaktu. Możesz także przeciągnąć obraz z biurka lub folderu na

symbol zastępczy.

Zredagowanie nowej wiadomości e-

mail

W przełączniku widoków kliknij pozycję Poczta. Następnie na

karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Wiadomość e-mail.

Sprawdzenie pisowni w wiadomości

przed jej wysłaniem

Podczas redagowania wiadomości na karcie Opcje kliknij pozycję

Pisownia. Możesz też kliknąć kolejno pozycje Edycja > Pisownia i

gramatyka > Sprawdź dokument teraz.

Wysłanie pliku (na przykład

dokumentu programu Word) w

wiadomości e-mail

Podczas redagowania wiadomości na karcie Wiadomość kliknij

przycisk Dołącz, a następnie wybierz plik, który ma zostać

dołączony.

Dodanie nowego folderu poczty W przełączniku widoków kliknij pozycję Poczta. Na karcie

Narzędzia główne kliknij przycisk Nowy, a następnie kliknij

polecenie Folder.

Opróżnienie folderu Elementy

usunięte

Przytrzymaj wciśnięty klawisz CONTROL, kliknij folder Elementy

usunięte, a następnie kliknij polecenie Opróżnij folder.

Utworzenie nowego terminu

bezpośrednio z poziomu kalendarza

Kliknij dwukrotnie datę i godzinę terminu w kalendarzu.

Zmienienie daty lub godziny terminu Przeciągnij termin w nowe miejsce w kalendarzu. Możesz też

kliknąć dwukrotnie dany termin i wprowadzić odpowiednie

zmiany.

Ustawienie preferencji użytkownika,

takich jak domyślne czcionki

wiadomości e-mail lub podpisy

Kliknij kolejno pozycje Outlook > Preferencje.

Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 19

Więcej wskazówek

Przy użyciu programu Outlook można zarządzać wieloma kontami e-mail, w tym kontami serwera

Microsoft Exchange, kontami POP i IMAP oraz kontami usługi Windows Live.

Pięć głównych widoków w programie Outlook to widoki poczty, kalendarza, kontaktów, zadań i

notatek.

Zawartość listy folderów, okienka nawigacji i okienka odczytu zmienia się w zależności od widoku

wybranego w przełączniku widoków.

Grupa kontaktów to grupa powiązanych za sobą kontaktów (na przykład członków klubu książki).

Po utworzeniu grupy kontaktów można wysyłać wiadomości e-mail do wszystkich członków grupy

jednocześnie.

Kopia każdej wysłanej wiadomości jest wyświetlana na liście folderów w folderze Elementy

wysłane.

Jeśli połączenie z Internetem jest aktywne, wiadomość jest wysyłana natychmiast po jej nadaniu.

W przypadku problemów z wysyłaniem wiadomości należy upewnić się, że w menu Outlook obok

polecenia Pracuj w trybie offline nie jest wyświetlany znacznik wyboru.

Typ dodanych kont określa sposób wyświetlania folderów na liście folderów. Aby zmienić wygląd

listy folderów, w menu Outlook należy kliknąć polecenie Preferencje, a następnie kliknąć kartę

Ogólne.

Termin w programie Outlook to element kalendarza, który ma określoną datę rozpoczęcia i

zakończenia oraz określoną godzinę rozpoczęcia i zakończenia. Zaproszenie innych osób na

termin powoduje, że jest on uznawany za spotkanie.

Zawartość folderu Wiadomości-śmieci należy okresowo sprawdzać, aby upewnić się, że

wiadomości nie zostały niepoprawnie oznaczone jako „śmieci”. Jeśli wiadomość została

niepoprawnie oznaczona jako śmieć, należy ją przeciągnąć do Skrzynki odbiorczej.