podsystem obsługi sekretariatu w policealnym studium...

1

Wydział Elektroniki Politechniki Wrocławskiej

Kierunek: „Informatyka” Specjalno ść: „In Ŝynieria Systemów Informatycznych”

Projekt z przedmiotu „Komputerowe Systemy Zarządzania”

Temat: Podsystem obsługi sekretariatu

w Policealnym Studium Hodowli Koni EQUUS, firmy Edukacja i serwis komputerowy PSCOM

Opracowanie:

dr inŜ. P. Skrobanek

Opieka merytoryczna:

dr inŜ. P. Skrobanek – Edukacja i serwis komputerowy PSCom

UWAGA!: Projekt udost ępniony przez firm ę PSCom wył ącznie dla celów dydaktycznych ☺☺☺☺.

Wrocław kwiecie ń, 2002

Spis tre ści 1. Opis firmy. .................................... ............. 3

1.1 Opis słowny firmy ............................. ........... 3 1.2 Diagram kontekstowy organizacji; schemat organi zacyjny ... 8

1.2.1 Kontekst zewnętrzny firmy ............................................................................................ 8 1.2.2 Struktura organizacyjna .................................................................................................. 9

1.3 Diagram hierarchii funkcji organizacji ........ .......... 11 2. Podsystem PSHK (Policealne Studium Hodowli Koni) ........... 12

2.1. Cel, przedmiot, zakres ....................... .......... 12 2.2. Otoczenie podsystemu -diagram kontekstowy pods ystemu PSHK .................................................. .......... 12 2.2. Opis przebiegu procesu w podsystemie ......... .......... 13 2.3. Realizowane funkcje informacyjne podsystemu PS HK ....... 14 2.4. Źródła i odbiorcy informacji do (z) podsystemu. .... .... 15

3.Struktura funkcjonalna systemu informacyjnego. .. ............ 17 3.1. Skład projektowanego procesu przedstawia DHF: .......... 17 3.2. Przebieg projektowanego procesu. ............. .......... 20 3.2. Definicje funkcji elementarnych. ............. .......... 22

4. Struktura informacyjna podsystemu informacyjnego . .......... 25 4.1. Diagram Obiekt-Zwi ązek ................................. 25 4.2. Definicje obiektów; dziedzin i atrybutów ..... .......... 26

5. Opis powi ązań obiektów i funkcji systemu informacyjnego (macierz powi ązań). ........................................... 30

3

1. Opis firmy.

1.1 Opis słowny firmy

Firma Edukacja i serwis komputerowy PSCom działa na rynku krajowym od

1998 roku. Siedziba firmy znajduje się w Bardzie Śląskim (południe Polski,

przełom Nysy Kłodzkiej, malownicze tereny), ale działalność prowadzona jest

głównie we Wrocławiu, gdzie firma posiada swój oddział.

W początkowym okresie działalności firma zajmowała się jedynie

świadczeniem usług z zakresu prowadzenia szkolenia (z zakresu obsługi

programów komputerowych, księgowości komputerowej, itp.) i stanowi to nadal

znaczącą część podstawowej działalności firmy.

W raz z pojawieniem się większej ilości komputerów na rynku, firma zaczęła

świadczyć usługi z zakresu serwisowania komputerów, a takŜe, w krótkim

okresie czasu, z zakresu montaŜu i sprzedaŜy komputerów. Ten zakres

działalności firmy pozostał do dziś, ale głównie dla stałych klientów firmy lub dla

większych organizacji (zlecenia).

Rosnące zapotrzebowanie na usługi komputerowe związane

z coraz częstszym stosowaniem „komputerów w firmach”, a takŜe szybko

zmieniające się przepisy prawne (konieczność modyfikacji oprogramowania) oraz

moŜliwość elektronicznej wymiany dokumentów, umoŜliwiły firmie Edukacja

i serwis komputerowy PSCom specjalizację w działalności usługowej. To

pozwoliło na poszerzenie zakresu świadczonych usług –m. in. projektowanie

i tworzenie oprogramowania.

W 2001 roku nawiązano współpracę z klubem jeździeckim WYSOKA

i wykorzystując lukę na rynku edukacyjnym (po dwuletnim okresie przygotowań),

firma powołała do istnienia drugie w Polsce Policealne Studium Hodowli Koni

EQUUS -opracowując własny program nauczania (do dziś, dane z przed dwóch

miesięcy, brak programu ministerialnego). W celu sprawnego funkcjonowania

szkoły, firma zamierza uruchomić system komputerowy.

4

Cele strategiczne organizacji (firmy)

CS1 Rozszerzenie zakresu świadczonych usług w „szkolnictwie”

Firma zamierza uruchomić inne szkoły policealne o ciekawych profilach kształcenia. W tym celu naleŜy: ustalić profile (przeprowadzić badanie rynku, równieŜ „pod kątem” Unii Europejskiej) i przeprowadzić rejestrację szkół.

CS2 Podnoszenie jakości świadczonych usług (renoma)

Firma dąŜy obecnie do zdobycia renomy na rynku edukacyjnym poprzez wysoki poziomu świadczenia usług oraz opracowanie i wdroŜenie ciekawych form kształcenia. Renoma, jak pokazała analiza przeprowadzona przez firmę PSCom, ma znaczący wpływ na liczbę słuchaczy, a dobra pozycja na rynku –pozwala wyeliminować konkurencję. Z przeprowadzonej analizy wynika, Ŝe bardzo wiele nowo zarejestrowanych placówek musiało zostać zamkniętych.

CS3 Dotarcie do szerokiego grona „uczniów”

Informacja o nowej szkole policealnej musi dotrzeć do szerokiego grona potencjalnych klientów, to wymaga przeprowadzenia odpowiedniej kampanii reklamowej. Być moŜe, firma uruchomi placówki w innych miejscowościach Polski.

CS4 Minimalizacja kosztów kształcenia

W szkolnictwie istnieje moŜliwość pozyskiwania funduszy z róŜnych źródeł. Głównym, poza czesnym za naukę są tzw. dotacje. W celu minimalizacji kosztów firma zamierza przeprowadzić analizę moŜliwości pozyskania dotacji równieŜ z innych źródeł, np. Unii Europejskiej. Innym aspektem jest dobra organizacja zarządzania, która pozwala na właściwą organizację i koordynację działalności szkół, określanie sytuacji finansowej oraz terminowe dostarczanie dokumentów do odpowiednich urzędów. W tej materii, niewątpliwie pomocny okazałby się systemu komputerowego.

Cele taktyczne organizacji (firmy)

CT1 Skompletowanie dokumentacji dla potrzeb rejestracji nowych szkół

Rejestracja nowych placówek musi być przeprowadzona z odpowiednim wyprzedzeniem zarówno ze względu na pozyskanie dotacji, jak i uzyskanie promesy w Banku –dla uzyskania ewentualnego kredytu.

CT2 Opracowanie dokumentacji ISO

Jedną z moŜliwości potwierdzenia jakości świadczonych usług jest odpowiedni certyfikat, wymaga on opracowania odpowiedniej dokumentacji procesu kształcenia i weryfikacji uzyskanych rezultatów, a takŜe doskonalenia zawodowego wykładowców.

CT3 Zakupienie reklamy

Praktycznie, co roku firma będzie zamawiała reklamę w informatorach szkolnych oraz czasopismach branŜowych (zgodnie z profilem kształcenia w danej szkóle). Sporadycznie –w prasie lokalnej.

(UWAGA: Cele określono w zakresie związanym z projektowanym podsystemem, pozostałe cele pozostają tajemnicą firmy :-)

5

CT4 Przeprowadzenie analizy rynku w celu znalezienia i zatrudnienie wykwalifikowanych wykładowców

W jaki sposób –tajemnica firmy.

CT5 Wynajęcie pomieszczeń

Prowadzenie zajęć w istniejącej szkole, jak i planowanych placówkach wymaga odpowiednich sal. Najtańszym obecnie rozwiązaniem jest ich wynajęcie. Być moŜe w dalszej przyszłości –zakup lub budowa własnego kompleksu.

CT6 Pozyskanie wspólnika/ wspólników

Firma zamierza przekształcić się w spółkę z o. o. oraz trwają rozmowy o formie współpracy z potencjalnym(mi) wspólnikami, bądź alternatywną formą współpracy, np. podpisanie umowy pomiędzy firmami. To pozwoli na zwiększenie moŜliwości finansowych oraz na zmniejszenie ryzyka związanego z przedsięwzięciem. W przyszłości (raczej dalekiej) moŜe spółka akcyjna ?

CT7 Komputerowy system wspomagający zarządzanie

Firma zamierza uruchomić system komputerowy pozwalający m. in. na rejestrację zgłoszeń, udostępnianie informacji z wykorzystaniem internetu, automatyzację procesu wystawiania zaświadczeń, rejestracji pracowników, wspomaganie układania programu nauczania oraz procesu zawierania umów i naliczania płac. Innym zadaniem systemu byłaby archiwizacja i opracowywanie danych o wynikach nauczania, pracach dyplomowych, przewidywanym naborze, itp.

Problemy organizacji (firmy)

P1 Szybkie zakończenie negocjacji ze wspólnikiem/wspólnikami

KaŜde negocjacje wymagają czasu. Bardzo waŜne jest, by juŜ na początku dokonać szczegółowego ustalenia podziału obowiązków, czasu pracy (lub metod jego ustalania z podziałem na wspólników), udziału w zyskach i kosztach, itp.

P2 Uzyskanie „wsparcia” ze strony banku

Poszerzania działalności firmy wiąŜe się z wydatkami finansowymi. Firma będzie się starała uzyskać promesę z banku na częściowe skredytowanie inwestycji. Ponadto, pozwoliłoby to na skierowanie posiadanych środków finansowych np. na opracowanie dokumentacji związanej z CT2.

P3 Zbyt „krótka” doba

Większość prac związana z rozszerzaniem działalności jest obecnie częściowo nadzorowana, częściowo realizowana przez szefa firmy. Problem ten jest powiązany z problemem P1. Rozwiązanie problemu P1, będzie rozwiązaniem tego problemu. Na razie nie jest moŜliwe zatrudnienie kolejnego pracownika.

6

Krytyczne czynniki sukcesu firmy

CSF1 Zwiększenie efektywności pracy

Część obecnie realizowanych zadań moŜe przejąć odpowiedni system informatyczny (szczególnie z zakresu zarządzania, obsługi klienta oraz księgowości), który zostanie ukończony po przejęciu części zadań przez wspólnika.

CSF2 Pozyskanie słuchaczy (odpowiedniej liczby dla danej szkoły)

Dla funkcjonowania szkoły potrzebna jest określona liczba słuchaczy. ZaleŜy ona m. in. od rodzaju szkoły (np. informatyczna wymaga stosunkowo drogich przy zakupie i nic nie wartych po ok. trzech latach komputerów), wysokości czesnego, wysokości dotacji, organizacji procesu kształcenia.

CSF3 Szybkie otwarcie nowych kierunków kształcenia

Kształcenie w wielu szkołach pozwala m. in. na organizowanie zajęć międzyoddziałowych (np. z języka obcego) –minimalizacja kosztów, szybką reklamę „pocztą pantoflową”. Łatwe pozyskanie klienta –większy oferowany asortyment.

CSF4 Szybkie zdobycie renomy (dla kaŜdej ze szkół)

Jak pokazała analiza rynku, tylko placówki świadczące usługi wysokiej jakości co roku posiadają odpowiednią liczbę uczniów. Praktycznie, większość kandydatów do szkoły trafia „z informatorów” lub „od znajomych” –dotyczy szkół funkcjonujących przynajmniej od kilku lat na rynku.

WspółzaleŜność celów, problemów i CSF-ów: tablice krzyŜowe CELE TAKTYCZE - CELE STRATEGICZNE

CS1 CS2 CS3 CS4 CT1 X X CT2 X CT3 X CT4 X CT5 X CT6 X X CT7 X X X

Jak wynika z tabeli, bardzo waŜnym CT w firmie jest CT7 -system komputerowy. Drugim co do waŜności: CT6 –pozyskanie wspólnika(ów).

7

PROBLEMY - CELE TAKTYCZE

CT1 CT2 CT3 CT4 CT5 CT6 CT7 P1 X X X P2 X* X P3 X X X

*przy niektórych typach szkół

Jak moŜemy zauwaŜyć, dwa cele taktyczne mogą być zrealizowane w obecnym

momencie. Jednak, realizacja będzie wówczas obejmować tylko istniejącą placówkę.

NaleŜałoby zatem najpierw lub równolegle realizować CT1 (rejestracja szkół).

Większość celów będzie mogła zostać zrealizowana po zakończeniu rozmów i

podpisaniu umowy ze wspólnikiem /wspólnikami, zatem naleŜy jak najszybciej

zakończyć negocjacje.

8

1.2 Diagram kontekstowy organizacji; schemat organi zacyjny

1.2.1 Kontekst zewn ętrzny firmy

Lini ą przerywan ą zaznaczono sporadyczny przepływ informacji.

Opis wybranych elementów otoczenia:

a) WKU -Wojskowa Komenda Uzupełnień

do: zaświadczenia, Ŝe dana osoba jest słuchaczem studium oraz

informacja o skreśleniu z listy słuchaczy (dotyczy tylko WKU do

których skierowano zaświadczenie),

z: prośba o potwierdzenie, czy dana osoba jest uczniem (obecnie -

praktycznie nie przesyłane)

b) DOSTAWCY -firmy zewnętrzne, z których usług korzysta firma PSCom (firmy

komputerowe, ubezpieczeniowe, reklamowe-głównie prasa, wykładowcy z

zarejestrowaną działalnością gospodarczą, itd.),

c) KLIENCI -głównie firmy, na rzecz których świadczone są usługi oraz

uczniowie policealnej szkoły.

KLIENCI

DOSTAWCY (USŁUG I TOWARÓW)

URZĄD SKARBOWY

ZUS

BANK

URZĄD STATYSTYCZNY

URZĄD MIEJSKI PSCom

umowy, zamówienia, wpłaty (do kasy)

faktury, oferta (ulotki, foldery)

wyciągi bankowe polecenia

przelewu

wezwania zaświadczenia, deklaracje: miesięczne PIT4, PIT5, inne np. PIT11, PIT8b

informacja miesięczna (ilość słuchaczy)

informacje, wezwania, zaświadczenia

informacje o nieprawi-dłowościach, certyfikaty

deklaracje (miesięczne: DRA, RZA,RNA; inne), zaświadczenia

numery regon sprawozdanie roczne S07 (szkoły), inne

umowy, zamówienia, rozliczenia (wypłata z kasy KW), oferta

rachunki, faktury

WKU

zaświadczenia, informacja o skreśleniu z listy słuchaczy

9

Rodzaj, forma i termin składania poszczególnych dokumentów regulują

odpowiednie przepisy prawne oraz rodzaj firmy, ilość zatrudnianych pracowników. I tak,

dla firmy PSCom, np. deklaracje rozliczeniowe ZUS: DRA (podsumowanie składek),

RZA (informacja o składkach tych pracowników, którzy płacą tylko składki na

ubezpieczenie zdrowotne), RNA (składki pracowników zatrudnionych na umowę o

pracę) –do 15 następnego miesiąca; ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń lub zgłoszenie

zmiany) do 7 dni od zatrudnienia pracownika, ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń)

takŜe do 7 dni od daty wystąpienia zdarzenia.

Ze względu na to, iŜ projekt dotyczy podsystemu obsługi sekretariatu,

szczegółowo zostanie omówiony tylko podsystem w rozdziale 2.

1.2.2 Struktura organizacyjna

Strukturę organizacyjną firmy przedstawia poniŜszy diagram.

� SZEF FIRMY -nadzoruje funkcjonowanie firmy, negocjuje warunki współpracy,

ustala cele działań oraz określa strategię rozwoju firmy, akceptuje decyzje kadrowe

dyrekcji policealnej szkoły.

� DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI I KADR -zajmuje się prowadzeniem i nadzorowaniem

wszystkich operacji finansowych i księgowych, a takŜe dokumentami związanymi

z zatrudnianiem pracowników. Wyjątek stanowią operacje finansowe dotyczące

działalności dydaktycznej szkoły -prowadzi je "kasa szkoły" funkcjonująca w ramach

sekretariatu. Do księgowości trafiają raporty kasowe oraz listy płac opracowane na

SZEF FIRMY

DYR. POLICEALNEGO STUDIUM HODOWLI KONI

SEKRETARIAT PSHK

NAUCZYCIELE

SEKRETARIAT

DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI I KADR

DZIAŁ USŁUG, HANDLU I MARKETINGU

10

podstawie ilości zrealizowanych godzin. Dostarcza analizy finansowe dotyczące

działalności firmy.

� DYR. POLICEALNEGO STUDIUM HODOWLI KONI -zarządza pracą podległej mu

placówki, organizuje zajęcia oraz odpowiada za właściwy dobór kadry

pedagogicznej.

� DZIAŁ USŁUG, HANDLU I MARKETINGU -zajmuje się:

- organizacją obsługi klienta,

- zbieraniem i opracowywaniem danych dotyczących sprzedaŜy (głównie usług),

- analizą zdarzeń zaistniałych na rynku (np. nowe wymogi prawne dotyczące

przesyłania dokumentów do ZUS, podaŜ i popyt na oprogramowania, trendy na

rynku szkolnictwa, sytuacja gospodarcza, moŜliwości rozwoju w związku

z integracją Polski z Unią Europejską, uczestnictwem w przetargach)

-reklamą firmy.

11

1.3 Diagram hierarchii funkcji organizacji

F1 –PROWADŹ KSIĘGOWOŚĆ I KADRY

Zadaniem tej funkcji jest prowadzenie szeroko pojętej księgowości i kadr oraz

administracji, zatem obejmuje ona m. in. rejestrację pracowników, naliczanie płac, rejestrację i wystawianie dokumentów związanych z działalnością firmy dla urzędów administracji publicznej i dla kontrahentów. Praktycznie wszystkie operacje finansowe (nie związane ze szkołą) są realizowane poprzez bank, ale docelowo –prowadzenie „kasy”.

W tym obszarze znajduje się równieŜ zawieranie umów, rozliczanie naleŜności i zobowiązań.

F2 –OBSŁUGUJ KLIENTA

Przyjęcie klienta, identyfikację jego potrzeb ustalenie zamówienia –to główne zadania tej funkcji. Obejmuje ona obszar związany z zamówieniami dotyczącymi świadczenia usług oraz działalności handlowej.

F3 - PROWADŹ SZKOŁĘ PSHK

Prowadzenie szkoły wiąŜe się z obszarem obsługi słuchaczy PSHK EQUUS

(rekrutacji, rejestracji w systemie komputerowym, przydziału do klasy, wystawianiem zaświadczeń itp.)

Kolejny obszar to opracowywanie dokumentów związanych z działalnością szkoły, a szczególnie: arkuszy ocen, planu zajęć, informacji miesięcznej dla urzędu miejskiego, informacji S07 dla ZUS, wykazu przepracowanych godzin przez nauczycieli (dla potrzeb księgowości) oraz prowadzenie Kasy.

ŚWIADCZ USŁUGI SZKOLENIOWE, PROWADŹ: DOKUMENTACJĘ SZKOŁY I KSIĘGOWOŚĆ, SPRZEDAWAJ

F

PROWADŹ KSIĘGOWOŚĆ, KADRY I ADMINISTRACJĘ

F1

OSŁUGUJ KLIENTA

F2

PROWADŹ SZKOŁĘ PSHK

F3

12

2. Podsystem PSHK (Policealne Studium Hodowli Koni)

2.1. Cel, przedmiot, zakres

Podsystem PSHK (patrz funkcja F0.3, rozdz. 1.3) będzie obsługiwał szkołę -Policealne Studium Hodowli Koni. System będzie systemem otwartym. Ponadto, powinien on być na tyle "elastyczny" aby, po wprowadzeniu określonych parametrów umoŜliwiał obsługę dowolnej innej szkoły policealnej.

PoniewaŜ przyjęto załoŜenie, iŜ system ma obsługiwać całą działalność szkoły, zatem będzie równieŜ obsługiwał zawieranie umów oraz generowanie listy płac dla pracowników szkoły.

Na diagramie opisującym kontekst zewnętrzny podsystemu (patrz niŜej) zostanie to jednak zaznaczone jako informacja przesyłana do podsystemu księgowości. W praktyce -w projektowanym podsystemie zostanie zaimplementowana opcja wydruku odpowiednich dokumentów lub exportu danych do pliku, a w podsystemie księgowym -importu z podsystemu obsługi szkoły. Analogicznie zostanie rozwiązana moŜliwość rejestracji WB (wyciągów bankowych) lub importu danych dotyczących konta szkoły.

2.2. Otoczenie podsystemu -diagram kontekstowy podsystemu PSHK

SŁUCHACZE

URZĄD STATYS-TYCZNY

URZĄD MIEJSKI

zapotrzebowanie na usługę (rodzaj -patrz strzałka obok)

umowy, KP, korespondencja (np. ulotki, foldery), plan zajęć, zaświadczenia: -został przyjęty, -jest słuchaczem, -WKU

informacja miesięczna (ilość słuchaczy)

sprawozdanie roczne S07 Podsystem

PSHK

Podsystem księgowy

raport kasowy (wpłaty, wypłaty), lista płac (wykładowcy) lub faktury /rachunki (wykładowcy jako firma zewnętrzna), dane do dokumentów dla ZUS i US

Informacja o płatnościach na podstawie WB

W celu zapewnienia pełnej funkcjonalności podsystemu PSHK jako niezaleŜnego systemu (np. w celu sprzedaŜy): -wszystkie informacje przekazywane do podsystemu księgowości moŜna równieŜ uzyskać w formie wydruków, -WB moŜna wprowadzać bezpośrednio do podsystemu PSHK

DYREKTOR lub osoba upowaŜniona

wprowadzenie terminów zajęć, wprowadzenie planu lekcji, modyfikacje planu, wprowadzanie ocen , data ukończenia szkoły lub przyczyna i data skreślenia z listy słuchaczy, wprowadzanie danych wykładowców

zestawienia (płatności słuchaczy, ilości zrealizowanych godzin, stanu finansowego placówki -jeśli jest upowaŜniony), wydruk arkuszy ocen (do wypełnienia), wydruk świadectw

oceny będą wprowadzane w celu wydruku świadectw ukończenia szkoły, obecne przepisy wymagają prowadzenia dziennika w formie "papierowej"

NAUCZYCILE

umowy

13

2.2. Opis przebiegu procesu w podsystemie

W wyniku przeprowadzonego rozpoznania, ustalono, Ŝe w przebiegu procesów elementarnych uczestniczą obiekty:

� KLIENT

Osoba, która przychodzi do sekretariatu w celu uzyskania konkretnej usługi. W praktyce wyróŜniamy dwa typy klientów: uczeń i "przyszły uczeń", czyli osoba, która przyszła w celu uzyskania informacji o szkole i ze względu na informacje które uzyska i profesjonalną obsługę "na pewno" zechce zostać uczniem. W wyniku ustaleń z pracownikami firmy, postanowiono nie uszczegóławiać obiektu klient (nie będą wyróŜnione dwa osobne procesy obsługi).

� PRACOWNIK Osoba przyjmująca klientów lub pozostająca w interakcji z projektowanym systemem (np. dyrektor, księgowy, pracownik sekretariatu, kasjer). Zadaniem pracownika jest obsługa klientów oraz inne zadania (np. zaznaczanie informacji o skreśleniu z listy słuchaczy bądź ukończeniu szkoły, wprowadzanie planu lekcji, a takŜe zatwierdzanie procesów związanych z generowaniem dokumentów dla urzedów).

� URZĄD Zewnętrzny organ administracji, dla którego będą generowane dokumenty

przewidziane przepisami odpowiednich ustaw i rozporządzeń. W praktyce, wszystkie procesy dla urzędów są wyzwalane poprzez zegar systemowy i będą wymagały jedynie akceptacji pracownika.

W związku z tym, iŜ w wersji demonstracyjnej rozwinę procedurę obsługi klienta, przedstawię opis zdarzeń kluczowych i wynikowych dla procesu obsługi klienta.

OBIEKT (AKTOR) PROCES i ZDARZENIA KLIENT WYSTAWIANIA ZAŚWIADCZENIA

Inicjujące: przybycie klienta Wynikowe: przekazanie wydrukowanego zaświadczenia

ZAPISANIE DO SZKOŁY

Inicjujące: przybycie klienta Wynikowe: podpisanie umowy, wydanie KP (potwierdzenie przyjęcia wpłaty "wpisowego") ZMIANA DANYCH OSOBOWYCH

Inicjujące: przybycie klienta Wynikowe: zakończenie (po zmodyfikowaniu danych) UDOSTĘPNIENIE INFORMACJI O SZKOLE

Inicjujące: przybycie klienta Wynikowe: przekazanie wydrukowanych informacji

14

2.3. Realizowane funkcje informacyjne podsystemu PS HK

Diagram hierarchii funkcji podsystemu PSHK:

F2.1 -obsługa klienta polega głównie na dostarczaniu informacji dotyczących szkoły, wystawianiu zaświadczeń trzech typów: "jest słuchacze" -dla uczniów, "został przyjęty" -dla osób które zapisały się do szkoły, ale jeszcze nie rozpoczął się rok szkolny, "do WKU" -według odpowiedniego wzoru dla wojskowej komendy uzupełnień.

F2.2 -rejestracja wpłat (KP) i wypłat (KW) gotówkowych, a takŜe rejestracja

płatności związanych z czesnym. F2.3 -jak ustalono z firmą, funkcja pozwala na wprowadzanie terminów konsultacji

(dla szkoły zaocznej) oraz układanie planu zajęć dla poszczególnych dni zajęć; układanie plany zawiera równieŜ funkcję przypisania danej lekcji określonemu wykładowcy (to stanowi podstawę do naliczania płac). Ze względu na nieduŜą liczbę godzin, ustalono, Ŝe funkcja nie obejmuje automatycznego układania planu, a jedynie jego wprowadzenie i modyfikację przez dyrektora.

F2.4 -obejmuje funkcje związane z zawieraniem umów z wykładowcami,

generowaniem danych dla urzędów oraz funkcje dostępne dla dyrektora (patrz. punkt 2.2, str. 11).

Z uwagi na to, iŜ pewne informacje są generowane okresowo np. co miesiąc wydruki informacji miesięcznej, deklaracji związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym (formularze RZA) oraz deklaracja podatkowej PIT 4, raz w roku -deklaracja S07, wyzwalanie pewnych procesów w systemie będzie miało miejsce na podstawie analizy daty oraz archiwaliów.

F2 Prowadź szkołę PSHK (Podsystem PSHK)

F2.1 Obsługuj klienta

F2.3 Układaj plan

F2.2 Obsługuj kasę szkoły

F2.4 Obsługuj sekretariat dyrektora

15

2.4. Źródła i odbiorcy informacji do (z) podsystemu.

Ze względu na to, iŜ uszczegółowiona zostanie tylko funkcja obsługi klienta, przedstawione poniŜej otoczenie obejmuje właśnie tą funkcję.

Ogólny diagram przepływu danych dla projektowanej funkcji:

Uszczegółowienie:

P

Obsługuj klienta

Klient

D KP

D KLIENCI-DANE OSOBOWE

D INDEKS LEGITYMACJA

D SŁUCHACZ D ZAŚWIAD-CZENIE

P

Drukuj materiały informacyjne

P

Przyjmij klienta

P

Ustal rodzaj usługi

P

Wypisz umowę

P

Wypisz zaświadczenie

P

Zarządzaj kartoteką klienci

D KP

D KLIENT DANE

D INDEKS LEGITYMACJA

D SŁUCHACZ

D ZAŚWIAD-CZENIE

Klient

D SZABLONY

wzory wydruków

zapytania, usługi

umowa, KP (wpisowe)

dopisz, usuń, modyfikuj

dane osobowe

informacje

zaświad-czenie

dopisz klienta

dane klienta

legitymacja i indeks

dane-umowa

dane zaświadczenia

nowa legitymacja

dane KP

D SZABLONY

16

TU KRÓTKI OPIS (powinien by ć)

17

3.Struktura funkcjonalna systemu informacyjnego.

3.1. Skład projektowanego procesu przedstawia DHF:

F2 Prowadź szkołę PSHK (Podsystem PSHK)

F2.1 Obsługuj klienta (słuchacze)

F2.1.1 Przyjmij klienta

F2.1.2 Ustal rodzaj usługi (identyfikuj potrzeby)

F2.1.3 Wypisz umowę

F2.1.3.1 Ustal, czy dane klienta są w kartotece

F2.1.3.6 Wprowadź dane do kartoteki umów

F2.1.3.8 Dopisz pozycję do kartoteki LEGITYMACJE

F2.1.3.9 Dopisz pozycję do kartoteki INDEKSY

F2.1.3.4 Nadaj umowie numer

F2.1.4 Wypisz zaświadczenie

F2.1.4.1 Ustal rodzaj zaświadczenia

F2.1.4.2 Wypisz zaświadczenie "WKU"

F2.1.4.2.1 Nadaj identyfikator

F2.1.4.2.2 Wypisz zaświadczenie

F2.1.4.2.3 Zapisz zaświadczenie w kartotece

F2.1.3.2 Dopisz klienta do kartoteki

1 2

F2.1.3.5 Wypisz umowę

F2.1.3.7 Wystawiaj KP (patrz. F2.2.3.2)

F2.1.3.3 Uzupełnij dane klienta o informację o dostarczonych dokumentach

3

18

F2.1.4.3 Wypisz zaświadczenie "PRZYJĘTY"




F2.1.4.4 Wypisz zaświadczenie "JEST SŁUCHACZEM"




F2.1.5 Zarządzaj kartoteką KLIENCI

F2.1.5.1 Ustal rodzaj aktualizacji

F2.1.5.3 Ustal, czy zaktualizowano dane "księgowe"

F2.1.5.2 Aktualizuj dane

F2.1.5.4 Blokuj dokumenty ze "starymi" danymi

F2.1.5.5 Dopisuj pozycję do kartoteki LEGITYMACJE

F2.1.5.6 Usuń klienta

F2.1.5.6.1 Analizuj moŜliwość usunięcia

F2.1.5.6.2 Usuń klienta z kartoteki

F2.1.5.6.3 Podaj przyczynę braku moŜliwości usunięcia

1

1 2

2

3


F2.1.5.7.2 Zbieraj dane personalne

F2.1.5.7.3 Wprowadź dane do kartoteki klientów

F2.1.5.7 Dopisz klienta do kartoteki KLIENCI

19

PowyŜszy diagram opisuje hierarchię funkcji: obsługuj klienta oraz obsługuj kasę

podsystemu PSHK. Funkcje zaznaczone linią przerywaną, to funkcje występujące równieŜ w innym miejscu

hierarchii. Prawie wszystkie operacje kasowe obejmują wpłaty słuchaczy (głównie czesne lub

ubezpieczenie -początek semestru) lub wypłaty świadczeń na rzecz wykładowców (wypłaty, ośrodki na ZUS, podatek dochodowy). Sporadycznie -inne operacje kasowe, np. wpłata pieniędzy z banku, zakup artykułów biurowych.

F2.2 Obsługuj kasę

F2.2.2 Ustalaj rodzaj operacji (KP, KW)

F2.2.3 Wystawiaj KP

F2.2.3.1 Nadaj numer

F2.2.3.2 Wypisz KP

F2.2.3.4 Dopisz KP do kartoteki

F2.2.3.3 Analizuj KP *)

F2.2.3.5 Zapisz dane w kartotece płatności słuchaczy

F2.2.4 Wystawiaj KW

F2.2.4.1 Nadaj numer

F2.2.4.2 Wypisz KW

F2.2.4.3 Dopisz KW do kartoteki

F2.1.6 Drukuj materiały informacyjne

F2.1.6.1 Ustal rodzaj i ilość materiałów informacyjnych

F2.1.6.2 Drukuj materiały

1 2

F2.2.1 Przyjmij klienta

*) KP dotyczące wpłat słuchaczy zawierają dodatkowe pola informacyjne. Jeśli zostaną wypełnione -zostaje zaktualizowana informacja o płatnościach słuchaczy.

20

3.2. Przebieg projektowanego procesu.

Przebieg procesu zapisu klienta do szkoły oraz wydruku informacji:

dokument KP i kopia

koniec zadania

przybył klient F2.1.1 Przyjmij klienta

materiały informacyjne


F2.15.7.2 Zbieraj dane personalne

F2.1.5.7.3 Wprowadź dane do kartoteki klientów

F2.1.5.1 Ustal rodzaj aktualizacji

F2.1.4.1 Ustal rodzaj zaświadczenia

F2.1.3.4 Nadaj umowie numer

......... ..... .....

F2.1.5.1 Ustal rodzaj i ilość materiałów informacyjnych

F2.1.5.2 Drukuj materiały

F2.1.3.1 Ustal, czy dane klienta są w kartotece

F2.1.3.5 Wypisz umowę

F2.1.3.6 Wprowadź dane do kartoteki umów

F2.1.3.9 Dopisz pozycję do kartoteki INDEKSY

F2.1.3.3 Uzupełnij dane klienta o informację o dostarczonych dokumentach

dwa egzemplarze umowy

F2.1.3.7 Wystawiaj KP (patrz. F2.2.3.2)

F2.1.3.8 Dopisz pozycję do kartoteki LEGITYMACJE

koniec zadania

F2.1.2 Ustal rodzaj usługi (identyfikuj potrzeby)

21

PowyŜszy diagram ilustruje przebieg procesu obsługi klienta PSHK. Linią przerywaną

(ze względu na to, Ŝe jest to funkcja realizująca zadanie w ramach obsługi kasy -nie została

zatem tu szczegółowo zaprezentowana) zaznaczono funkcję wypisywania dokumentu KP

dotyczącego wpłaty tzw. wpisowego1.

1 Ze względu na brak czasu nie zademonstrowałem pełnego diagramu (będzie za ok. tydzień) Pojawi się równieŜ krótki komentarz.

22

3.2. Definicje funkcji elementarnych.

Definicja funkcji elementarnej ( DFE) Numer:

Nazwa:

F2.1.1

Przyjmij klienta

Nadrzędna: Numer: Nazwa:

F2.1

Obsługuj klienta (słuchacze)

Częstotliwo ść wykonania:

2/1h Pilno ść wykonania:

DuŜa

Wyzwalana przez:

Przybycie klienta Wyzwala:

F.2.1.2 Ustal rodzaj usługi (identyfikuj potrzeby)

Opis słowny funkcji:

Klient, który pojawi się w firmie zostaje przyjęty przez personel sekretariatu (w przyszłości -inteligentnego agenta w naszym systemie).

UŜycie obiektów przez funkcj ę: Nazwa obiektu/atrybutu Akcja

1.

Uwagi:

23


Nazwa:

F2.1.2

Ustal rodzaj usługi


F2.1

Obsługuj klienta (słuchacze)



DuŜa

Wyzwalana przez:

F2.1.1 Przyjmij klienta Wyzwala:

F2.1.3 Wypisz umowę

lub F2.1.4 Wypisz zaświadczenie

lub F2.1.5 Aktualizuj kartotekę klienci

lub F2.1.6 Drukuj materiały informacyjne


Ustalamy rodzaj usługi, którą w miłej atmosferze i w profesjonalny sposób będziemy świadczyć. Mamy w praktyce następujące moŜliwości:

1) zapisać klienta do szkoły (sporządzić stosowną umowę, pobrać wymagane dokumenty oraz przyjąć wpłatę wpisanego),

2) wypisać zaświadczenie, Ŝe szanowny klient: - został przyjęty (jeśli jest zapisany na I semestr nauki, a nie rozpoczął się jeszcze nowy rok szkolny = nie minął 1 września), - jest słuchaczem naszej szkoły, - dla WKU ( o pobieraniu nauki).

3) zaktualizować dane klienta (kaŜdy ma prawo do wglądu i aktualizacji swoich danych),

4) wydrukować, dobrany do potrzeb klienta, zestaw materiałów reklamowych (oczywiście moŜemy skorzystać z posiadanych ulotek z agencji reklamowej, te jednak nie zawierają np. wzoru umowy).

Rodzaj usługi ustalamy w "interakcji" z klientem. Ustalamy, m.in. jaki rodzaj usługi będzie realizowany, jeśli wyniknie to "spontanicznie" -skąd klient dowiedział się o naszej firmie.

UŜycie obiektów przez funkcj ę: Nazwa obiektu/atrybutu Akcja

1.

Uwagi:

24


Nazwa:

F2.1.3.1

Ustal, czy dane klienta są w kartotece


F2.1.3

Wypisz umowę



DuŜa

Wyzwalana przez:

F2.1.1 Przyjmij klienta Wyzwala:


lub F2.1.3.3 Uzupełnij dane klienta o informację o dostarczonych dokumentach


Jeśli klient zdecyduje się zostać słuchaczem, to musi podpisać umowę. Przed

podpisaniem naleŜy dopisać jego dane lub pobrać je (jeśli w kartotece juŜ figuruje -mógł zostać wpisany w procesie obsługi korespondencji lub jedna osoba moŜe być zapisana w kilku prowadzonych przez nas szkołach).

Właśnie ustalenie identyfikatora klienta lub uruchomienie procesu dopisania -to zadanie omawianej funkcji.

UŜycie obiektów przez funkcj ę:

Nazwa obiektu/atrybutu Akcja

1. KLIENT DANE -identyfikator Szukaj

2. KLIENT DANE -nazwisko Przeglądaj, szukaj

3. KLIENT DANE -imię1 Przeglądaj

Uwagi:

Jeśli nie mamy pewności, czy klient jest w kartotece, to moŜemy odnaleźć identyfikator

poprzez nazwisko i imię. Przeglądaj -moŜliwość przeglądania listy nazwisk i imion i wybrania określonej pozycji.

25

4. Struktura informacyjna podsystemu informacyjnego .

4.1. Diagram Obiekt-Zwi ązek

UWAGI:

Mimo iŜ nie róŜni się praktycznie opis obiektu INDEKS od LEGITYMACJA, utworzono dwa obiekty z tego względu iŜ: numer indeksy i legitymacji jest zazwyczaj jednakowy (moŜna zatem wprowadzić dwa pola (np. data wydania indeksu i data wydania legitymacji). Takie rozwiązanie nie pozwala jednak na wystawienie dokumenty w przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału. O ile w drugim przypadku moŜna nadać ewentualnie ten sam numer, o tyle w przypadku kradzieŜy powinien być inny.

Zaświadczenie, Ŝe dana osoba jest słuchaczem moŜna wystawiać (zgodnie z obowiązującymi przepisami dopiero po rozpoczęciu roku szkolnego). PoniewaŜ ZUS wymaga czasem takiej informacji wcześniej, szkoły wystawiają zaświadczenie, Ŝe dana osoba została przyjęta.

26

4.2. Definicje obiektów

Definicja obiektu (D O1) Nazwa: SŁUCHACZ Typ nadrzędny: -

Synonimy: Wstępna liczność: 15

Liczność przeciętna: 15

Liczność Maksymal.:

90

Stopa wzrostu (przewidywana -wrzesień) : 100 % rocznie

Stopa wzrostu (następne lata): 10 %rocznie Opis słowny obiektu: Słuchacz, to osoba, która podpisała umowę dotyczącą kształcenia w Policealnym Studium Hodowli Koni EQUUS. Osoba taka musi posiadać świadectwo ukończenia szkoły średniej i zaświadczenie od lekarza o braku przeciwwskazań do wykonywania zawodu.

RozwaŜano moŜliwość tzw. wolnych słuchaczy (osób, które np. jeszcze nie ukończyły szkoły średniej), ale w praktyce, co pokazała przeprowadzona analiza, nie ma takich przypadków. Poza tym, osoby takie nie mogłyby otrzymać tytułu technika hodowcy koni, nie mogłyby otrzymać legitymacji, itp. Atrybuty

Skrót /Nazwa atrybutu

Opt Dzie-dzina

Format Max roz-miar

Uwagi Patrz pełną

definicję

Identy-

fikator 1. #NR_I numer umowy

tekst Typowo: cyfry + "/" +rok (dwie cyfry), np. 1/02 dopuszczalny inny

11 Jest to nr umowy, w praktyce szkoły jest toŜsamy z początkiem numeru indeksy i legitymacji. Ze względu na dopuszczalny inny numer, przy wprowadzaniu numeru niezgodnego z maską system powinien zaŜądać potwierdzenia przed nadaniem takiego numeru.

+

2. ID identyfikator osoby

tekst 10

3. ID_klasy identyfikator klasy

tekst 10

4. data_zapis data rrrr-mm-dd 10 data zawarcia umowy

5. data_ukon data rrrr-mm-dd 10

6. dat_obron data rrrr-mm-dd 10

7. skres_data data rrrr-mm-dd 10

8. skres_uwagi tekst 50 Przyczyna skreślenia

9. arkusz_ocen tak /nie 1 obecnie nie jest uŜywane (opcja przyszłościowa)

10. temat_pracy tekst 50

11. promotor tekst 11 Identyfikator wykładowcy

27

Definicja obiektu ( DO2) Związki obiektu SŁUCHACZ KaŜde wystąpienie tego obiektu: musi

moŜe

nazwa uczestnictwa

Jeden

Wiele

Nazwa obiektu Kasuj kaska-dowo

Łuki alternaty

wne

Unikalny identyfikator

musi dotyczy Jeden KLIENT-DANE NR_U

moŜe otrzymuje Wiele ZAŚWIADCZNIE -PRZYJĘTY LUB JEST SŁUCHACZEM

NR_zas

moŜe otrzymuje Wiele ZAŚWIADCZENIE WKU

NR_zas

moŜe otrzymuje Wiele KP NR_KP

musi otrzymuje wiele INDEKS NR_dok

moŜe otrzymuje wiele LEGITYMACJA NR_dok

Uwagi: Indeks i legitymację najczęściej słuchacz otrzymuje jedną, ale zdarza się, Ŝe np. dokument zginie, zostanie zniszczony, zmienią się dane osobowe, wówczas wystawiany jest kolejny dokument. Zdecydowano się wydzielić dwa dokumenty indeksy i legitymacje (choć praktycznie informacja przechowywana w rejestrze niczym się nie róŜni) ze względu na to, iŜ w praktyce kaŜda szkoła prowadzi dwa osobne rejestry tych dokumentów.

Zachowanie: Liczba okresów

Nazwa okresu Powód

Archiwuj po Wydanie dyplomu

(data_dypl is not null)

Usuń po

28

Reguły integralności:

Warunek Reguła

data_ukon (data_ukon ≥data_zapis) and (skres_data is null)

data_obron (data_obron ≥ data_ukon) and (data_ukon is not null)

skres_data (skres_data ≥ data_zapis) and (data_ukon is null)

data_dypl (data_dypl ≥ data_obron) and (data_obron is not null)

29

Definicja atrybutu ( DA) Nazwa: Numer umowy (NR_I) Obiekt: SŁUCHACZ

Dziedzina: TEKST

Opis słowny atrybutu: Numer umowy -kolejny numer umowy w danym roku, łamany przez dwie ostatnie cyfry roku. Zatem, dziesiąta umowa zawarta w roku 2003 będzie miała numer 10/03. Dopuszcza się równieŜ inną numerację, np. jeśli taką umowę zawarłby wolny słuchacz, będzie nosiła numer w10/03 (tak przyjęto w zasadach numeracji dokumentów w Policealnym Studium Hodowli Koni. Mandatoryjność (obowiązkowy, opcjonalny): obowiązkowy Własności wartości

Typ Maks. Długość Średnia długość

Jednostka miary

TEKST 11 5 -

Reguła walidacji: bez potwierdzenia: cyfry/rr gdzie rr -dwie ostatnie cyfry roku, z potwierdzeniem: inne Normalna wartość domyślna (gdy obowiązkowy): Kolejny numer umowy w danym roku. Wartość nijaka (gdy opcjonalny): Algorytm obliczenia wartości:

K1: Wybierz wszystkie numery, które mają dwie ostatnie cyfry zgodne z dwoma ostatnimi cyframi roku bieŜącego.

K2: Spośród wybranych numerów pozostaw tylko te, które zawierają cyfry i "/". K3: Znajdź ostatni w porządku alfabetycznym. K4: Zwiększ liczbę przed "/" o jeden. lub ostatnio nadany numer przechowujemy jako parametr i przy wypisywaniu kolejnej umowy zwiększamy go o jeden Lista wartości:

Wartość Synonim Skrót nazwy Znaczenie 1.

30

5. Opis powi ązań obiektów i funkcji systemu informacyjnego (macierz powi ązań).

Pokazać zestawienie krzyŜowe „funkcja – obiekt/związek” wg poniŜszego wzoru2. Następnie przeprowadzić analizę „przepełnień” i „pustostanów” w macierzy (tzn. uzasadnić Ŝe jest duŜo, lub brak, akcji wykonywanych na danych obiektach przy realizacji danych funkcji.

Obiekt(Zw) 1 Obiekt(Zw) m

Funkcja 1

....

Funkcja n

2 w komórce powinna być wpisana „akcja” (lub akcje) elementarna wykonywana na danym obiekcie w związku z realizacją danej funkcji.

podsystem obsługi sekretariatu w policealnym studium...

Documents