points - tva conseil · restent soumises à tva. en revanche, la procédure papier reste valable...
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FOCUS
1/ LA SOUMISSION DES DEMANDES DE REMBOURSEMENT DE LA TVA ETRANGEREDepuis le 1er janvier 2010, la demande derécupération de la TVA payée dans les pays de l’Union Européenne, se fait par voie électronique sur le portail impots.gouv.fr.
2/ LA TVA SUR FRAIS DE DEPLACEMENTS
Toutes les dépenses liées aux frais de
déplacement en Europe restent
soumises à TVA. Il convient, pour les
entreprises, de récupérer la taxe
correspondante auprès du fisc du pays
dans lequel la dépense a été effectuée.
Néanmoins, comme la nouvelle directive
2008/8/CE n’a pas harmonisé les droits de
déduction, chaque pays à ses règles de
déductibilité et ses taux en la matière.
Par exemple, en France, la TVA sur les
frais d'hôtel n'est pas déductible pour les
salariés (qu'ils soient en mission, ou en
séminaire), en revanche, elle l'est pour les
tiers. Pour la restauration, elle est
déductible. En Grande-Bretagne, la règle
est inversée : la TVA, déductible pour les
salariés, ne l'est pas pour les invités, et en
Allemagne, elle l'est, quel que soit le
bénéficiaire.
3/ QUEL MANQUE A GAGNER ?
Ces dépenses ne doivent pas être
négligées car elles représentent un
manque à gagner important pouvant
atteindre jusqu’à 27% du montant versé à
l’étranger.
En effet, les taux de TVA ne cessent
d’augmenter en Europe. La moyenne
aujourd’hui est de 21%.
Les déplacements professionnels
constituent le deuxième ou troisième poste
de dépenses hors production de
l’entreprise, après les salaires et
l’informatique. De la PME au grand
groupe, optimiser la gestion de ce budget
représente donc un enjeu majeur.
Toutes les dépenses liées aux frais de déplacement en Europe
restent soumises à TVA.
En revanche, la procédure papier restevalable pour les pays Européens horsde l’Union Européenne (Suisse, Norvège..)
Il n’en demeure pas moins que la procédure de récupération de la TVA étrangère reste complexe et fastidieuse.
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FOCUS
4/ LA PROCEDURE DE RECUPERATION DE LA TVA ETRANGERE
Les demandes de remboursement de TVA
supportées dans l'Union européenne
s'effectuent sur le portail Impots.gouv.fr,
via l'espace «abonnés». Le site internet du
Trésor Public fait office de boîte aux
lettres.
L'administration française transmet les
données de l’entreprise à chaque
administration étrangère, qui doit instruire
le dossier et la rembourser directement si
toutes les conditions sont remplies.
L'administration française n'a donc aucun
rôle dans l'instruction ou le
remboursement.
Pour les demandes de remboursement de
TVA adressées aux pays hors de Union
Européen, il faut envoyer les originaux
directement aux autorités dans le pays
concerné. Les deux procédures exigent
des listings de justificatifs détaillés.
5/ LES REGLES A SUIVRE
Etre très précis dans la demande de
remboursement, et notamment
comprendre le service cité sur la
facture pour bien codifier la nature des
prestations, de laquelle dépend le droit
à déduction.
Vérifier la conformité des justificatifs,
chaque pays ayant ses exigences en la
matière, et les faire rectifier, le cas
échéant, auprès du fournisseur
étranger. Par exemple, si une facture
d’hôtel a été établie au nom du
voyageur et non pas au nom et à
l’adresse de la société en France.
Pour les pays de l’Union européenne :
Remplir correctement l'intégralité des
12 champs de la demande électronique
pour chaque justificatif, connaitre les
documents à joindre (des traductions
peuvent être nécessaires) et joindre les
scans des justificatifs avec un montant
hors-taxe supérieur à 250 € pour le
carburant et 1000 € pour les autres
services. La limite de 5 Mégabits doit
cependant être respectée.
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FOCUS
Pour les pays hors Union Européenne :
Présenter la demande sous forme de
dossier papier avec la liste des
justificatifs, l’attestation assujetti, le
formulaire TVA rempli, les originaux
des notes de frais et factures
fournisseurs numérotés selon le listing.
Transmettre les demandes avant le 30
septembre de l'année suivante pour les
pays de l’UE et avant le 30 juin pour les
pays hors UE.
Suivre la bonne réception de la
demande par les autorités étrangères.
Répondre aux éventuelles questions
des autorités dans la langue du pays,
dans les délais impartis.
6/ QUE FAIRE EN CAS DE REJET ?
Lorsque l’administration fiscale étrangère
rejette la demande, l’entreprise concernée
peut parfois présenter une nouvelle
demande avec les informations
manquantes voir, dans certains cas, saisir
les tribunaux étrangers. Si les autorités
considèrent que la TVA a été facturée à
tort, il faut contacter le fournisseur pour
demander un avoir.
7/ QUELS DELAIS D’INSTRUCTION ?
Le nouveau dispositif réglementaire a
réduit le délai d'instruction de six à quatre
mois. Le délai d’instruction de six mois
reste valable pour les demandes hors-UE
Cependant, dans la pratique, de
nombreuses administrations sont encore
très au-delà de ces délais.
Si les autorités fiscales demandent des
informations supplémentaires ces délais
peuvent être repoussés jusqu’à 8 mois.
Certains pays ne respectent pas ces
délais et il arrive qu’ils atteignent un an
voir deux ans. En cas de retard, le
versement d’intérêts moratoires est prévu
dans la législation.
Il faut vérifier la conformité des justificatifs, chaque pays ayant ses
exigences en la matière.
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FOCUS
8/ COMMENT INTEGRER LA RECUPERATION DE TVA ETRANGERE DANS LA COMPTABILITE ?
Les sociétés gèrent les remboursements
de TVA étrangère selon des règles qui leur
sont propres : détaillés en fonction de la
nature des charges ou constatés de façon
globale sous forme d’un produit
exceptionnel.
9/ SE FAIRE ACCOMPAGNER
Certains prestataires de services
spécialisés dans la récupération de TVA (à
l’instar de TVA Conseil), se proposent
d’accompagner les entreprises dans leurs
démarches en la matière.
En savoir plus sur TVA Conseil
Consultez notre site www.tvaconseil.com
France : +33 1 34 62 51 14
Rompues à l’exercice, ces sociétés
peuvent gérer le processus de
récupération de bout en bout et
connaissent généralement tous les
rouages des administrations fiscales
étrangères.
10/ S’APPUYER SUR DES SOLUTIONS DE GESTION DE NOTES DE FRAIS
Un système de gestion de notes de frais
donnera une visibilité complète sur
l’ensemble des notes de frais des
collaborateurs et de l’encours y afférant. Il
facilitera également la récupération du
montant total de la TVA qui y est liée si par
exemple le pays de la dépense ainsi que
le type de dépenses peuvent être
identifiés.