policy viaggi e trasferte · tutti i dipendenti del gruppo wolters kluwer in italia sono soggetti...

Maggio 2012

1 Policy Viaggi e Trasferte

POLICY

VIAGGI E TRASFERTE

Maggio 2012


SOMMARIO

SOMMARIO .................................................................................................................................................................... 2

OBIETTIVI.................................................................................................................................................................... 4

RESPONSABILITÀ DEL MANAGEMENT ....................................................................................................................................... 5

APPLICAZIONE .................................................................................................................................................................... 5

AGENZIA VIAGGI ......................................................................................................................................................... 6

1. Autorizzazione............................................................................................................................................................6 2. Responsabilità ............................................................................................................................................................6 3. Definizioni ..................................................................................................................................................................8

ORGANIZZAZIONE VIAGGI - TRASFERTE INDIVIDUALI ................................................................................................. 9

1. Requisiti per Documenti d’identità e Visti ................................................................................................................9 2. Requisiti Sanitari ........................................................................................................................................................9 3. Richiesta anticipi per cassa ........................................................................................................................................9 4. Pianificazione dei viaggi .............................................................................................................................................9

VIAGGI AEREI .............................................................................................................................................................10

1. Classe di servizio per i voli aerei ..............................................................................................................................10 2. Biglietti prepagati ....................................................................................................................................................10 3. Pianificazione Voli ....................................................................................................................................................10 4. Indennizzi per disservizi ...........................................................................................................................................10 5. Biglietti aerei parzialmente o interamente inutilizzati ...........................................................................................11 6. Smarrimento o furto di biglietti ..............................................................................................................................11 7. Smarrimento/Danneggiamento bagaglio ................................................................................................................11 8. Permanenza durante il week-end ...........................................................................................................................11

VIAGGI FERROVIARI ...................................................................................................................................................12

1. Regole generali e classe di servizio ..........................................................................................................................12 2. Biglietti .....................................................................................................................................................................12

VIAGGI MARITTIMI ....................................................................................................................................................13

ALBERGHI - PRENOTAZIONI SERVIZI ALBERGHIERI .....................................................................................................14

1. Categoria Alberghi e tipologia camere ....................................................................................................................14 2. Cancellazioni prenotazioni alberghiere ...................................................................................................................14

AUTONOLEGGIO - PRENOTAZIONI .............................................................................................................................15

1. Tipologia di auto a noleggio ....................................................................................................................................15 2. Regole Generali ........................................................................................................................................................15 3. Frequent Flyer/ Guest/Rent programs ....................................................................................................................16

AUTO PERSONALE .....................................................................................................................................................17

AUTO ASSEGNATE AD USO CONTINUATIVO O TEMPORANEO (AUTO DI POOL) .........................................................18

PREMESSA ....................................................................................................................................................................... 18 1. Richiesta utilizzo auto in pool ..................................................................................................................................18 2. Manutenzioni ...........................................................................................................................................................19 3. Rifornimenti di carburante ......................................................................................................................................19 4. Casi particolari .........................................................................................................................................................20

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RIMBORSI SPESE E GESTIONE TRASFERTE ..................................................................................................................21

1. Vitto ..........................................................................................................................................................................21 2. Pranzo/Cena rappresentanza ..................................................................................................................................22 3. Rimborso spese con carta di credito aziendale .......................................................................................................22

SERVIZIO TAXI............................................................................................................................................................24

SPESE VARIE ..............................................................................................................................................................25

SPESE PERSONALI ......................................................................................................................................................25

RESPONSABILITA’ DELL’APPROVATORE DELLE SPESE DI TRASFERTA ..........................................................................26

Maggio 2012


OBIETTIVI

Nell‟ambito delle iniziative che Wolters Kluwer ha intrapreso per il miglioramento dei processi gestionali, si è ritenuto necessario definire il tema dei viaggi e delle trasferte di lavoro dei dipendenti. Tenuto conto che complessivamente questa voce rappresenta un significativo elemento di costo, è importante che tutti i dipendenti ed i loro responsabili pongano massima attenzione e rigore nel rispetto delle indicazioni contenute nel presente documento. La finalità della presente Policy è regolamentare le modalità e le spese di trasporto, viaggio, vitto, alloggio del personale in occasione di trasferte di lavoro. In tal senso si richiede che i dipendenti e i loro responsabili applichino con attenzione e rigore la presente Policy in particolare per quanto riguarda:

1) La valutazione della necessità/opportunità del viaggio rispetto alla possibilità di utilizzo

alternativo di altri strumenti che la tecnologia mette a disposizione (video call, video conferenze);

2) L‟adeguata programmazione del viaggio per garantire la tariffa migliore a disposizione;

3) L‟utilizzo di convenzioni che consentono di ottenere le tariffe migliori e/o le soluzioni più

economiche compatibili con gli impegni di lavoro;

4) L‟applicazione delle tariffe di riferimento presenti nella presente policy;

5) L‟utilizzo, per quanto possibile, della carta di credito quale normale mezzo di pagamento;

6) La tempestiva e precisa notificazione delle spese effettuate.

L’azienda si riserva di effettuare dei controlli a campione,

e di adottare i provvedimenti previsti dalla normativa vigente in caso di mancato rispetto, anche parziale, della presente Policy.

Maggio 2012


Responsabilità del Management Il responsabile autorizzato all‟approvazione della trasferta, approverà il viaggio ed il rimborso delle spese sostenute tenuto conto della conformità ai criteri definiti nella presente Policy e in particolare:

valutando la necessità / opportunità del viaggio e ricercando possibili alternative (es. conference call e/o web conference);

limitando all‟indispensabile il numero dei partecipanti ed i gg di permanenza;

responsabilizzando l‟uso collettivo delle vetture;

verificando il rispetto delle procedure previste con particolare riguardo ai massimali di spesa;

sensibilizzando ad effettuare trasferte che non necessitano del pernottamento

Applicazione Tutti i Dipendenti del Gruppo Wolters Kluwer in Italia sono soggetti all‟applicazione ed al rispetto della

presente procedura che regola le modalità di gestione delle trasferte e delle relative note spese.

La Travel Policy aziendale intende introdurre una linea guida e sarà facoltà della Direzione, in qualsiasi

momento, indicare nuove modalità di gestione o eventuali modifiche della stessa dandone preventiva

comunicazione.

Maggio 2012


AGENZIA VIAGGI

Tutti i viaggi di lavoro devono essere prenotati attraverso la sola agenzia convenzionata con l‟azienda:BCD

Travel.

BCD Travel è la terza management travel company mondiale, con oltre 12 miliardi di euro di volume di

spese travel gestiti in oltre 90 paesi nel mondo.

Il servizio che BCD Travel fornisce per le trasferte di lavoro comprende l‟emissione di tutta la biglietteria

(aerea, ferroviaria e navale) e la prenotazione alberghiera.

Ogni tipo di richiesta di prenotazione di servizi può essere effettuata contattando una delle persone

autorizzate (tabella1 allegata) che sono state identificate come unici referenti verso l'agenzia BCD.

Ogni dipendente al quale viene richiesto di viaggiare dovrà inoltre compilare (solo la prima volta) un

modulo "Traveler Profile" che raccoglie l'anagrafica e le preferenze di ciascun viaggiatore. Dovrà poi

essere inoltrato alla persona di riferimento unitamente alla richiesta di prenotazione.

Si precisa che non verranno rimborsati acquisti diretti di documenti per viaggi/pernottamenti effettuati da

parte del singolo senza utilizzare l‟agenzia di viaggi suindicata. Saranno ammessi soltanto quei casi in cui

per ragioni di comprovata ed accertabile necessità non sia possibile ricorrere ai canali istituzionali che

dovranno essere autorizzati dall‟Executive Team member di riferimento.

Qualora il dipendente identifichi tariffe alberghiere più basse del 25% rispetto a ciò che viene proposto

dall‟agenzia viaggi (utilizzando ad esempio i siti di prenotazione quali booking.com o edreams.it ect.), si

potrà effettuare la prenotazione autonomamente svincolandosi da BCD Travel.

In questo caso non essendo possibile l‟emissione del voucher, il dipendente dovrà saldare direttamente il

costo dell‟hotel, e poi procedere alla richiesta di rimborso tramite ESS.

ATTENZIONE: coloro che prenoteranno autonomamente l‟hotel sono tenuti ad informarne il proprio

responsabile, lasciando gli estremi della prenotazione al proprio responsabile ed in copia a [email protected]

(nome hotel, città, numero di notti, recapito telefonico, costo, nominativo viaggiatore/i). Questo è

essenziale in quanto in caso di emergenza (non avendo effettuato la prenotazione BCD) l‟azienda deve

poter in ogni momento rintracciare il proprio dipendente.

1. Autorizzazione

La trasferta dei dipendenti deve essere sempre preventivamente autorizzata dal proprio responsabile

attraverso una mail.

Nella mail dovranno essere indicati: destinazione, motivazione alla trasferta, fasce orarie

partenze/ritorno, mezzo di trasporto utilizzato.

Le richieste inoltrate ai "Travel Arrangers" non potranno essere evase se non accompagnante da relativa

autorizzazione alla trasferta e dovranno sempre rispettare i termini, le condizioni e i massimali previsti

dalla Travel Policy riportata di seguito.

2. Responsabilità

Maggio 2012


Il dipendente-viaggiatore è responsabile della corretta applicazione della suddetta policy e della

documentazione che sarà presentata con la nota spese.

È responsabilità del dipendente inoltrare il modulo di richiesta trasferta su ESS ed effettuare la

prenotazione del viaggio almeno 7 giorni prima della presunta partenza.

Per motivi fiscali è necessario allegare alla nota spese stampata da ESS una ricevuta dettagliata o

comunque la documentazione valida ai fini fiscali (es. scontrino, biglietto dei trasporti ecc).

Si rammenta che, in caso di verifiche fiscali, il solo voucher della carta di credito non è sufficiente,

verranno pertanto stornati rimborsi spese che non contengono le corrette pezze giustificative.

Maggio 2012


3. Definizioni

Missione o Trasferta

Prestazione effettuata al di fuori della normale sede di lavoro e legata a specifici incarichi di lavoro.

Travel Arrangers

Coloro a cui indirizzare le richieste di viaggio, e che provvedono ad inoltrarle a BCD Travel.

Maggio 2012


ORGANIZZAZIONE VIAGGI - Trasferte individuali

La richiesta per l'organizzazione della trasferta comprendente qualsiasi servizio (trasporto

aereo/ferroviario/marittimo/pernottamento) sarà inoltrata dalle persone autorizzate (vedi allegato 1)

direttamente a BCD Travel – Milano.

Il noleggio auto resta un‟ attività in carico ai servizi generali, utilizzando la consueta procedura di ESS a

cui si rinvia, ricordandosi di inviare la richiesta all‟indirizzo [email protected] Il noleggio verrà

effettuato solo se il Responsabile autorizza la trasferta su ESS.

1. Requisiti per Documenti d’identità e Visti

È responsabilità del dipendente mantenere validi i documenti personali (Carta d‟identità, Passaporto,

Permesso di Soggiorno, Patente, ecc.) ed assicurarsi della corretta documentazione necessaria prima del

viaggio, oltre che requisiti sanitari.

2. Requisiti Sanitari

È responsabilità dei dipendenti verificare ed espletare tutte le formalità sanitarie necessarie per la

destinazione che intendono raggiungere.

3. Richiesta anticipi per cassa

Tutte le spese verranno liquidate a mezzo ESS previo inserimento e approvazione della spesa. Non sono

pertanto più previsti rimborsi a mezzo cassa.

Un fondo spese potrà essere temporaneamente concesso dalla Direzione HR, unicamente a coloro che

hanno fatto richiesta della Corporate Credit Card, e che sono in attesa di riceverla.

Dal primo Giugno 2012 vengono eliminate le anticipazioni per cassa e gli anticipi permanenti.

Consigliamo vivamente ai dipendenti che viaggiano di richiedere la carta di credito

4. Pianificazione dei viaggi

Questa procedura si basa su tre presupposti fondamentali:

1- La maggioranza degli spostamenti per ragioni di lavoro, può essere programmata con un certo

anticipo, garantendo in tal modo la possibilità di ottenere tariffe più economiche;

2- Non sempre si è al corrente degli spostamenti dei colleghi;

3- Disponibilità, collaborazione e volontà di ottimizzazione

Nella pianificazione del viaggio dovrà prevalere l‟ottimizzazione delle risorse a disposizione (auto di pool), l‟individuazione delle scelte più convenienti (p.e. treno per uno spostamento da città a città e successivo noleggio di auto per gli spostamenti in loco), e ovviamente, il comfort e la sicurezza del dipendente che effettua la trasferta. Il fattore anticipo gioca a favore di una buona programmazione degli spostamenti. Si richiede pertanto a tutti i dipendenti di comunicare, i propri spostamenti quantomeno nel rispetto dei tempi indicati.

mailto:[email protected]

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VIAGGI AEREI

L‟acquisto di biglietteria aerea deve sempre essere affidato in modo esclusivo all‟Agenzia BCD Travel. Ricordiamo che a partire dal 1 giugno 2009, al fine di garantire una corretta contabilizzazione delle spese ed evitare che il dipendente debba anticipare spese a carico dell‟azienda, non vengono più rimborsati su ESS biglietti aerei acquistati a titolo personale non utilizzando il nostro provider esclusivo di servizi, si richiede pertanto una pianificazione maggiore dei viaggi di lavoro.

1. Classe di servizio per i voli aerei

La classe di servizio per gli itinerari nazionali, internazionali, intercontinentali sarà la seguente: - tutti i dipendenti: Economy Class - tariffa „best buy‟ cambiabile con penale. Non è consentito acquistare voli con tariffe open.

L'agenzia è tenuta ad offrire al personale del gruppo WKI la più bassa tariffa senza scalo, a prescindere

dalla compagnia aerea (incluso low cost), proponendo anche fasce orarie leggermente diverse. La

richiesta di volare con una compagnia specifica, o su rotte che comportano un aumento del prezzo,

saranno considerate eccezioni e devono essere autorizzate esplicitamente dalla Direzione Risorse Umane.

Il dipendente è tenuto ad accettare il volo low cost se l'orario di partenza non supera le due ore rispetto

ad un volo di linea

Ricordiamo che è fatto divieto assoluto prenotare autonomamente i viaggi aerei (tutti voli devono essere

prenotati tramite BCD)

2. Biglietti prepagati

Tutti i biglietti sono prepagati e i documenti elettronici vengono emessi dall'agenzia di viaggio ed inviati

direttamente al Travel Arranger richiedente.

3. Pianificazione Voli

Al fine di contenere i costi dei biglietti aerei, si richiede la prenotazione almeno 7 giorni prima della

partenza.

Tutte le prenotazioni effettuate nel non rispetto dei 7 giorni verranno inviate al responsabile

dell‟Executive Team con una cadenza mensile al fine di monitorare e responsabilizzare maggiormente i

dipendenti ad una miglior pianificazione.

4. Indennizzi per disservizi

Durante il viaggio potrebbero verificarsi dei disservizi imputabili alla compagnia aerea o a cause

indipendenti dalla stessa (overbooking, guasto meccanico, condizioni meteorologiche avverse, etc.). Se la

responsabilità è del fornitore del servizio (compagnia aerea), la legislazione prevede un indennizzo, che

può essere rappresentato da:

Maggio 2012


copertura totale delle spese che il viaggiatore è costretto a sostenere per il mancato imbarco.

un buono in valore monetario da poter utilizzare nel prossimo viaggio.

l'imbarco in una classe superiore rispetto a quella prevista dalla prenotazione originale.

In caso di indennizzo da parte di vettori aerei (per disservizio o altro), il dipendente è autorizzato a

beneficiarne per scopi personali.

5. Biglietti aerei parzialmente o interamente inutilizzati

In caso di biglietti aerei parzialmente o interamente inutilizzati, si dovrà darne immediata comunicazione

al Travel Arranger che inoltrerà tempestivamente all‟Agenzia BCD Travel richiesta per il rimborso.

6. Smarrimento o furto di biglietti

In caso di smarrimento o furto di biglietti aerei (in quei rari casi in cui il biglietto non sia elettronico), il

viaggiatore deve immediatamente fare regolare denuncia presso le autorità locali ed informare il Travel

Arranger, che a sua volta provvederà ad informare BCD Travel

7. Smarrimento/Danneggiamento bagaglio

Le compagnie aeree sono sempre responsabili dell'eventuale smarrimento del bagaglio.

All'arrivo a destinazione, nel caso in cui il bagaglio sia stato perso, il viaggiatore deve rivolgersi

all'apposito ufficio all'interno dell'aeroporto, e compilare immediatamente la denuncia.

Nel caso in cui lo smarrimento del bagaglio avvenga durante il viaggio verso il luogo di destinazione, la

compagnia aerea riconosce un rimborso parziale delle spese sostenute dal viaggiatore per l'acquisto dei

beni di prima necessità.

Se si verifica, invece, un danneggiamento al bagaglio, il passeggero deve ugualmente inoltrare la denuncia

presso l'apposito ufficio in aeroporto; la compagnia aerea provvederà a rimborsare parzialmente il valore

danneggiato.

8. Permanenza durante il week-end

E‟ permessa la permanenza durante il w.e. ad ESCLUSIVO carico del dipendente.

Verranno rimborsate solo le spese già previste per la trasferta di lavoro.

In nessun caso la permanenza durante il w.e. dovrà comportare oneri per l‟azienda.

E‟ fatto assoluto divieto per motivi personali di rientrare su città diverse da quelle di partenza.

Maggio 2012


VIAGGI FERROVIARI

A partire dal 2011 l‟acquisto di biglietteria Ferroviaria è effettuato direttamente dai travel arranger sul

sito online di Trenitalia. Pertanto l'utilizzo di BCD è da riservarsi ai soli casi eccezionali.

Ricordiamo che a partire dal 1 giugno 2009, al fine di garantire una corretta contabilizzazione delle spese

ed evitare che il dipendente debba anticipare spese a carico dell‟azienda, vengono rimborsati su ESS

esclusivamente i biglietti ferroviari che per motivi particolari (tratte locali) non possono essere acquistati

dall'agenzia e devono essere pagati direttamente in contanti da parte del viaggiatore. Tali eccezioni di

servizio devono essere autorizzate dal proprio responsabile di first line tramite mail.

1. Regole generali e classe di servizio

o la classe di servizio permessa per tutti i dipendenti è la seconda, per Euro Star ed

Intercity;

o per tutte le altre tipologie (regionali, etc) è consentito a tutti i dipendenti l‟uso della

prima classe;

o I viaggiatori "ripetitivi" (es. tragitto MI-RM-MI), devono improrogabilmente acquistare il

biglietto con almeno 10 giorni di anticipo. I viaggiatori occasionali devono procedere alla

prenotazione immediatamente alla conferma ed autorizzazione del viaggio da parte del

Responsabile

o valutare la possibilità di utilizzare il treno in alternativa all'aereo per il tragitto MI-RM-MI

2. Biglietti

Ove possibile l'agenzia fornirà biglietti elettronici. Se non disponibili saranno emessi biglietti cartacei che

saranno inviati direttamente al Travel Arranger.

L‟e-tkt è un biglietto del treno i cui dati sono inseriti nel sistema informativo delle Ferrovie dello Stato e

che consente di fare a meno del biglietto cartaceo. Il Passeggero dovrà difatti presentare al controllore

direttamente in treno il codice ricevuto via e-mail e/o via sms da BCD Travel con un proprio documento di

riconoscimento ed eventualmente con il codice identificativo della propria prenotazione.

Anche per i biglietti elettronici ferroviari i vantaggi si possono riassumere in 2 punti:

- I tempi e i costi di consegna del biglietto cartaceo sono eliminati - Non esistendo un supporto cartaceo, il biglietto non può essere smarrito, rubato o dimenticato.

Maggio 2012


VIAGGI MARITTIMI

L‟acquisto di biglietteria Marittima è anch‟esso affidato alla BCD Travel di Milano.

A partire dal 1 gennaio 2009, al fine di garantire una corretta contabilizzazione delle spese ed evitare che

il dipendente debba anticipare spese a carico dell‟azienda, non sono più rimborsati su ESS biglietti

marittimi acquistati a titolo personale non utilizzando il nostro provider esclusivo di servizi, si richiede

pertanto una pianificazione maggiore dei viaggi di lavoro.

Maggio 2012


ALBERGHI - Prenotazioni Servizi Alberghieri

Le prenotazioni devono essere sempre effettuate tramite BDC Travel. Sono permesse prenotazioni dirette

con gli alberghi solo in casi di estrema necessità e solamente se l'agenzia non è in grado di proporre

soluzioni alternative

1. Categoria Alberghi e tipologia camere

Sono consentiti alberghi delle seguenti classi: 3/4 stelle.

Tipologia di camera permessa: standard, singola, doppia uso singolo solo se la tariffa è assimilabile alla

singola.

In caso di utilizzo ripetitivo dello stesso albergo (e in particolare per i viaggiatori ripetitivi) informare la

direzione acquisti (Nunzio Camerada ) affinché possa stipulare una convenzione per Wolters Kluwer Italia

Eventuali convenzioni locali già in essere devono essere tempestivamente comunicate alla direzione

acquisti che previa verifica le comunicherà all'agenzia viaggi per un utilizzo "preferenziale" Wolters

Kluwer Italia.

L‟Azienda fissa dei valori di riferimento di spesa per ogni hotel in Italia :

- € 125,00 per le città principali per notte; (capoluoghi di provincia)

- € 100,00 per le città minori per notte.

per hotel all‟estero, sono fissati i seguenti valori di riferimento di spesa:

- € 180,00 per notte

2. Cancellazioni prenotazioni alberghiere

Tutte le prenotazioni alberghiere richiedono una garanzia a copertura dell'eventuale mancato arrivo.

Ogni Hotel è libero di applicare il proprio regolamento interno, stabilendo penali diverse rispetto al

momento in cui avviene la cancellazione e/o il mancato arrivo.

Il dipendente è responsabile delle prenotazioni effettuate, a meno che non dimostri la reale impossibilità

nel rispettare le condizioni.

Maggio 2012


AUTONOLEGGIO - Prenotazioni

L'utilizzo dell' autonoleggio è consentito solamente se la richiesta viene inviata ai servizi generali

([email protected]) con relativa autorizzazione dal responsabile dell‟Exec team del richiedente.

L‟Ufficio Servizi Generali ([email protected]) del Gruppo Wolters Kluwer Italia provvederà ad inviare

al richiedente copia del voucher per il ritiro.

La richiesta deve avvenire esclusivamente a mezzo ESS.

Al fine di garantire una corretta contabilizzazione delle spese ed evitare che il dipendente debba

anticipare spese a carico dell‟azienda, non vengono più rimborsati su ESS auto noleggiate a titolo

personale non utilizzando i nostri voucher, si richiede pertanto una pianificazione maggiore dei viaggi di

lavoro.

1. Tipologia di auto a noleggio

L'Azienda autorizza il noleggio delle seguenti categorie in funzione dei KM di percorrenza:

Categoria D: esempio FIAT BRAVO per spostamenti fino a 350 km ovvero complessivamente 3 ore

di viaggio;

Categoria B: esempio LANCIA YPSILON per spostamenti entro i 100 km.

Non è permesso il noleggio o la variazione di un'auto di categoria superiore a quella autorizzata.

2. Regole Generali

Per evitare spese aggiuntive da parte della compagnia di autonoleggio, si dovranno seguire le seguenti

regole:

- evitare di includere (se non strettamente necessario), al momento del ritiro dell‟auto, servizi

accessori non previsti dalla tariffa (ad es. assicurazioni aggiuntive o optional ulteriori);

- restituire l‟auto nella stessa località dalla quale si è partiti, a meno che non vi sia un accordo

diverso al momento della prenotazione;

- controllare, al momento del ritiro, lo stato della carrozzeria e della meccanica per evitare

indebite responsabilità al momento della consegna;

- restituire l‟auto entro la scadenza prevista. Nel caso in cui non si possa rispettare, è consigliabile

avvisare la compagnia di noleggio telefonicamente;

- restituire l‟auto con il serbatoio pieno e all‟atto del noleggio scegliere sempre questa opzione (in

caso contrario la società di autonoleggio addebita un importo extra per il servizio di riempimento

serbatoio); In tal caso le eventuali ricevute dovranno essere inserite in ESS

- in caso di emergenza seguire le indicazione della società di noleggio senza far intervenire terze

parti.


Maggio 2012


- informare tempestivamente l‟Amministrazione del Personale e l‟Ufficio Servizi Generali in caso

di incidente, oltre a seguire le consuete procedure di uso comune (Constatazione amichevole o

altro) e quelle previste dal contratto di noleggio

3. Frequent Flyer/ Guest/Rent programs

Tutti i dipendenti che viaggiano sono autorizzati ad iscriversi ai programmi Flyer/ Guest/Rent , purché

questo non pregiudichi la scelta finale del vettore contro le direttive aziendali.

La Società non rimborsa eventuali quote di iscrizione ai programmi “Frequent”.

I dipendenti che viaggiano sono autorizzati a beneficiare personalmente dei programmi “Frequent” anche

se derivanti da viaggi aziendali.

L'azienda non si fa carico di eventuali tasse d'iscrizioni ai programmi di fidelizzazione delle compagnie di

autonoleggio che restano esclusivamente a carico del dipendente che ne fa richiesta.

Maggio 2012


AUTO PERSONALE

È fatto divieto assoluto a tutti i dipendenti di utilizzare l‟auto propria e di richiedere pertanto il rimborso

chilometrico ACI in ESS. Per brevi tratti vanno utilizzati i servizi taxi o le auto in pool a disposizione nelle

singole location.

Eventuali deroghe andranno autorizzate per iscritto dall‟ HR Manager di riferimento dietro richiesta

approvata dall‟Exec. Team di riferimento, in anticipo e previa verifica con l‟ufficio Servizi Generali sulla

non disponibilità di auto in pool.

Qualora si viaggi dalla propria residenza al luogo della trasferta e viceversa, risultano rimborsabili le

distanze relative alla percorrenza di un chilometraggio inferiore, o al più uguale, a quello intercorrente

tra l'ufficio di appartenenza e il luogo in cui si svolge la trasferta. Tali distanze sono definite

puntualmente dall'azienda e costituiscono il riferimento con cui raffrontare le distanze di volta in volta

effettivamente percorse.

Maggio 2012


AUTO ASSEGNATE AD USO CONTINUATIVO O TEMPORANEO (AUTO DI POOL)

Premessa Gli automezzi aziendali assegnati, dovranno essere utilizzati con cura e custoditi con la diligenza del buon

padre di famiglia lungo tutto il periodo di uso.

Si precisa che il Gruppo Wolters Kluwer Italia adempie a tutte le disposizioni di legge in materia di

circolazione stradale; in particolar modo ottempererà alle richieste della Pubblica Autorità (Vigili Urbani,

Polstrada, ecc) qualora venga richiesto il nominativo dell‟utilizzatore incorso in sanzioni a seguito di

infrazioni al codice della strada implicanti, oltre alla sanzione pecuniaria, anche la sottrazione dei

cosiddetti “punti”. Sebbene oggi la segnalazione d‟infrazione e la relativa contestazione al conducente

per la sottrazione dei punti debba essere comminata all‟utente all‟atto dell‟accertamento, resta

comunque buona norma nell‟utilizzo condiviso con altri colleghi di auto aziendali a disposizione,

comunicare sempre ai SG ([email protected]) il nominativo del conducente, per avere sempre la

tracciabilità informativa degli spostamenti.

1. Richiesta utilizzo auto in pool

Per la richiesta di assegnazione dell'auto in pool per motivi di servizio inviare al referente locale una e-mail

(mettendo in copia il proprio responsabile) con le seguenti informazioni:

descrizione servizio;

data e ora di ritiro autovettura;

data e ora di ri-consegna autovettura;

dati del conducente (necessari per la stampa dell'autorizzazione alla guida);

n.patente;

tipo patente;

ente, data e luogo del rilascio;

data scadenza

Maggio 2012


SEDE REFERENTE LOCALE

ARTEL LUCA PRANDIN

CEDAM NICOLA GALTAROSSA

MITOS (AVELLINO) PATRIZIA PREZIOSI

OA (GIOIA) [email protected]

OSRA S.MAURO/UTET FABIO TOSETTO

PCS (MEZZOCORONA) LUCA VIGNALI

PRAGMA NICOLA MARAIA

PROFESSIONALE (ROMA) GUIDO CARIA

WKI (ASSAGO) [email protected]

WKIC EMILIA (MIRANDOLA) MICHELE DONDI

WKIC LAZIO (ROMA) SIMONA BARCA

WKIC LUCCA PAOLA LAZZERINI

WKIC UMBRIA (PERUGIA) SILVIA GORETTI

WKIC VENETO (THIENE) BARBARA PIAZZA

SBG MARINA AMICI

2. Manutenzioni

L‟addetto ai SG di ciascuna location provvederà autonomamente alla manutenzione del parco autovetture

a utilizzo temporaneo, gestendo il calendario delle manutenzioni e decretando quindi il fermo delle

autovetture (dandone preventiva informazione agli utenti) per qualsiasi intervento di gestione ordinaria

(tagliandi, revisioni ecc) o straordinaria (rotture di parti, sinistri ecc). Le autovetture a disposizione,

ferme per anomalie o controlli periodici, verranno reintegrate dall‟addetto ai SG, nella disponibilità di

dipendenti e collaboratori, non appena verrà ristabilito lo stato di normale efficienza e sicurezza.

Comunque è compito dell‟utilizzatore temporaneo verificare preventivamente lo stato di efficienza e

sicurezza dell‟autovettura che gli viene affidata, nonché di segnalare immediatamente all‟addetto ai SG

competente per location, eventuali difetti ed anomalie.

E‟ vietato l'utilizzo di fornitori terzi per la manutenzione straordinaria (es. carro attrezzi ACI o carrozzerie

varie) bisogna invece chiamare il numero verde che sarà in grado di fornire l'opportuna assistenza:

o GE 800 56 63 51,

o ING 800 591 591

3. Rifornimenti di carburante

Le autovetture a disposizione, sono dotate di tessere carburante la cui disponibilità è limitata a

rifornimenti per ragioni di servizio, è pertanto fatto divieto utilizzare carte di credito aziendali e/o

contanti. In caso di mancanza della tessera informare tempestivamente i Servizi Generali.

Ciascun utilizzatore temporaneo è tenuto ad effettuare i rifornimenti di carburante presso distributori

convenzionati.



Maggio 2012


A tal proposito è necessario provvedere al rifornimento di carburante, prima di far accendere la spia rossa

di “riserva”, in quanto non è possibile fare rifornimento presso qualunque distributore, ma solo in quelli

abilitati dalla tessere carburante presenti nell’auto utilizzata. In casi eccezionali e previa autorizzazione da

parte del membro dell‟Exec Team di riferimento, sarà possibile fare rifornimento presso il distributore più

vicino, salvo poi, ottenuta la ricevuta, chiedere il rimborso in conformità della procedura relativa

all‟ottenimento dei rimborsi spese a mezzo ESS. Ricordiamo alcuni adempimenti obbligatori in caso di

rifornimento con tessera carburante:

Utilizzare sempre la tessera: è vietato utilizzare altri mezzi di pagamento (carte di credito e/o

contanti)

Dichiarare il numero dei km risultanti dal contachilometri al momento del rifornimento e

verificare che il gestore indichi correttamente il tipo di carburante erogato,

Utilizzare la tessera solo per acquisto di carburante (no olio o riparazioni)

Utilizzare la tessera in dotazione solo per rifornimenti degli automezzi in questione,

Tutti gli scontrini per il rifornimento carburante devono essere improrogabilmente consegnati

alla fine del mese ai Servizi Generali (Sabina Raimondo SG Milano),

All‟atto della restituzione delle chiavi dell‟autovettura e delle tessere, l‟utilizzatore temporaneo,

consegnerà all‟addetto SG di riferimento le ricevute carburante. L‟utilizzatore dell‟autovettura deve

riconsegnare il mezzo in perfette condizioni e con il pieno di carburante.

4. Casi particolari

Le autovetture aziendali a disposizione NON possono essere trattenute dall‟utilizzatore durante i week-

end. Eventuali eccezioni, giustificate solo per motivi lavorativi, vanno richieste direttamente dal proprio

Responsabile e inviata via e-mail all‟addetto ai SG competente che valuterà caso per caso in funzione

delle giustificazioni prodotte. Tale autorizzazione sarà in ogni caso limitata per il singolo week-end

richiesto, e ripetuta eventualmente per ogni ulteriore necessità. In caso di utilizzo la mattina presto, si

consiglia di utilizzare l‟auto in pool dalla sera precedente.

Tra le autovetture aziendali a disposizione, ve ne sono alcune che, in virtù delle esigenze continuative di

servizio di alcuni utilizzatori, presso nostre sedi distaccate, vengono trattenute e custodite dagli stessi,

ininterrottamente dal lunedì al venerdì. Per il rientro delle autovetture durante il week-end ed eventuali

deroghe, valgono le stesse regole sulle autorizzazioni, esplicitate nel paragrafo precedente.

Il conducente di vetture assegnate ad uso continuativo è tenuto a comunicare immediatamente alla

società di noleggio eventuali danni arrecati direttamente o indirettamente all'autovettura. Nel caso tali

danni vengano rilevati solamente all'atto della consegna dell'auto per scadenza del noleggio i costi di

riparazione saranno addebitati all'utilizzatore stesso.

ATTENZIONE

E‟ fatto divieto assoluto di fumare o imbrattare in qualsiasi modo l‟auto. L‟azienda si riserva di addebitare

al dipendente eventuali costi di pulizia e ripristino che si rendessero necessari.

Wolters Kluwer Italia, in nessun caso per ragioni di business chiede, o chiederà, di contravvenire al

codice della strada.

Tutte le multe sono a carico del dipendente.

Maggio 2012


RIMBORSI SPESE E GESTIONE TRASFERTE

Il regime adottato dal Gruppo Wolters Kluwer Italia prevede che in caso di trasferta, ai dipendenti

vengano rimborsate a piè di lista tutte le spese sostenute in occasione del viaggio.

In generale:

tutti i rimborsi devono essere inseriti mensilmente in ESS e la relativa documentazione in originale

consegnata ai singoli referenti di ogni sede responsabili del ritiro e conservazione della documentazione.

(L‟elenco dei referenti si trova in calce alla presente policy).

Tale consegna deve avvenire entro una settimana dalla richiesta di rimborso definita in ESS Travel.

Il dipendente deve consegnare inoltre al referente di sede due copie del riepilogo di tutte le spese

sostenute, stampato da ESS, per ogni trasferta inserita. Il referente formalizzerà la consegna della

richiesta di rimborso apponendo data e firma su una delle due copie del riepilogo che costituirà pertanto

ricevuta di consegna della richiesta di rimborso spese.

Il dipendente deve conservare copia in formato elettronico (scannerizzata) della ricevuta della consegna e

di tutta la documentazione che ha allegato al rimborso spese richiesto, per i successivi dodici mesi dalla

richiesta di rimborso effettuata in ESS Travel. Tale copia elettronica (file) dovrà essere salvata

nominandola con il numero di trasferta corrispondete e dovrà essere inviata a [email protected] entro

una settimana dalla richiesta di rimborso definita in ESS Travel (entro lo stesso termine della consegna

degli originali al referente).

Il rimborso delle spese avverrà soltanto se caricato su ESS e liquidate a cedolino, non verranno più

accettate altre forme di rimborso.

Nello svolgimento dell‟incarico assegnato, se i dipendenti sostengono delle spese che verranno poste a

carico del Gruppo Wolters Kluwer, essi sono tenuti ad agire con oculatezza, ed a garantire che tali spese

siano adeguate alle circostanze e che rimangano entro limiti ragionevoli.

Al fine di garantire una corretta attribuzione dei costi relativi alle spese di travel e per garantire un

idoneo controllo dei costi è necessario che la richiesta di rimborso venga inserita su ESS entro il mese

successivo del giorno di trasferta.

Tutte le precedenti disposizioni debbono essere applicate dal primo giorno dall‟entrata in vigore della

presente policy e saranno inderogabili per tutti i dipendenti.

1. Vitto

Al fine di garantire un adeguato riconoscimento ai dipendenti che sono fuori per dalla propria sede per

ragioni di servizio, sono definiti i seguenti massimali di spesa:

Pranzo: nei locali in cui è accettato va utilizzato il ticket. In caso contrario per quel giorno

non verrà consegnato il ticket al dipendente. Il valore di riferimento di spesa viene

fissato in 15 Euro al giorno


Maggio 2012


Cena: per permanenze sia a pranzo che a cena, viene fissato un valore di riferimento

cumulativo di spesa giornaliero pari a 50 euro al giorno (cumulativo di 15 euro di

massimale a pranzo e 35 euro di massimale a cena); nel caso invece si usufruisca solo

della cena e non del pranzo nella stessa giornata, il massimale per la cena è pari a 50

euro al giorno.

Anche in caso di pranzi e cene consumati insieme a colleghi, dovrà sempre essere richiesta una ricevuta

per ogni singolo dipendente.

2. Pranzo/Cena rappresentanza

Pranzi e Cene di rappresentanza sono consentiti esclusivamente per i membri dell‟Executive Team e del

First Line. Possono essere effettuati e rimborsati in via del tutto eccezionale da altri dipendenti, alle

seguenti condizioni:

– devono essere preventivamente autorizzati dal membro dell‟Executive Team di riferimento;

– devono riportare nel retro della ricevuta i nomi in chiaro dei commensali e il relativo ruolo;

In mancanza delle condizioni suindicate si procederà allo storno d‟ufficio delle spese anche se già

rimborsate al dipendente. Si richiede pertanto massima attenzione nella compilazione dei giustificativi di

spesa.

3. Rimborso spese con carta di credito aziendale

Con l‟avvio della nuova policy travel, la precedente gestione del rimborso spese con carta di credito

aziendale riservata a first line, regional sales manager e area manager che vedeva il rimborso a mezzo

ufficio banche, non è più attiva.

Viene pertanto sostituita dalla seguente procedura per tutti i dipendenti del gruppo Wolters Kluwer in

Italia.

I rimborsi spese effettuati con carta di credito aziendale verranno rimborsati esclusivamente a mezzo ESS

con le stesse modalità dei normali rimborsi per contanti. Gli accordi in essere attraverso la partnership

con Deutsche Bank, prevedono che le spese effettuate vengano contabilizzate sul conto corrente del

dipendente dopo ben 45 giorni, con un risparmio medio di valuta di circa 60 giorni.

Per esempio, le spese effettuate dal 25 Febbraio al 25 Marzo verranno addebitate solamente il 10 Maggio,

mentre il rimborso a cedolino avviene nel mese successivo all‟avvenuta spesa, nel caso in cui la spesa sia

inserita e approvata in ESS entro il 15 del mese. Nel caso suindicato l‟accredito avverrebbe con valuta 30

Aprile: 10 giorni prima dell‟addebito.

Tutti i dipendenti di Wolters Kluwer in Italia possono far richiesta della carta di credito aziendale che è

gratuita (non sono, infatti, previsti costi di accensione, di mantenimento né commissioni alcune – salvo

l‟addebito del costo dell‟invio dell‟estratto conto nei soli mesi di utilizzo), al proprio HR Manager di

riferimento.

Maggio 2012


Grazie a questo servizio dal primo Giugno 2012 vengono eliminate le anticipazioni per cassa e gli anticipi

permanenti. Consigliamo vivamente ai dipendenti che viaggiano di richiedere la carta di credito.

L’azienda si riserva di adottare gli opportuni provvedimenti in caso di mancato rispetto, anche parziale,

delle procedure e delle tempistiche indicate, ivi compreso nei casi più gravi la trattenuta del relativo

importo

Maggio 2012


SERVIZIO TAXI

L‟uso del Taxi potrà essere ammesso soltanto per particolari motivi di servizio e a seguito di:

Difficoltà di utilizzare i mezzi pubblici (ad esempio, necessità di usarne più di uno) o per

sicurezza (ad esempio, ora di partenza e del rientro e caratteristica della zona);

Possesso di documenti aziendali riservati e/o dotazione di particolare valore.

Al fine di meglio programmare ed ottimizzare le richieste di servizio taxi, tutti coloro che devono

effettuare una trasferta da e per Roma, dovranno contattare la segreteria generale della sede di Roma

viale Maresciallo Pilsudsky (interno tel.44463) inviando tutte le informazione necessarie per procedere alla

prenotazione del servizio:

giorno ora e luogo di arrivo/partenza;

nominativo della persona che utilizzerà il servizio;

centro di costo su cui caricare il costo;

N.B. nella programmazione sarà possibile che l'orario di attivazione del servizio possa subire anticipi o

ritardi per ottenere il massimo beneficio unificando richieste pervenute da parte di più colleghi.

Maggio 2012


SPESE VARIE

Le spese varie ammesse al rimborso, purché documentate, sono le seguenti:

la prima colazione se non compresa nel pernottamento in albergo;

bar, solo se sostitutivo del pranzo o della cena;

deposito bagagli;

parcheggio autovetture;

Connessione Wi Fi - solo se autorizzata in sede di approvazione della trasferta;

Frigobar (ammesso solo in caso di pernottamento e per un valore massimo di € 5,00 a notte)

ATTENZIONE: la “tassa di soggiorno” richiesta in alcune città deve essere aggiunta al costo dell‟albergo e

non deve essere inserita nella voce varie. Ricordiamo che tale costo deve essere saldato direttamente dal

viaggiatore in quanto non può essere inserita nei voucher rilasciati dalla BCD

Tutte le spese “varie” non dettagliate nell‟elenco precedente non verranno rimborsate.

SPESE PERSONALI

Le spese personali (giornali, noleggio video, alcoolici, tabacco, ecc) sostenute in trasferta non vengono

rimborsate e dovranno essere pagate direttamente dal dipendente.

Qualora inserite nel conto totale di alberghi o ristoranti, dovranno essere scorporate e non indicate nella

nota spese.

Maggio 2012


RESPONSABILITA’ DELL’APPROVATORE DELLE SPESE DI TRASFERTA

Il manager che approva le spese di trasferta su ESS dei propri collaboratori è responsabile in prima persona

della corretta applicazione della seguente policy e della verifica dei giustificativi di spesa.

Eventuali situazioni anomale dovranno essere da lui tempestivamente segnalate all‟HR Manager di

riferimento per valutare caso per caso eventuali azioni da intraprendere.

Si segnala che la direzione Risorse Umane provvederà periodicamente ad effettuare delle verifiche a

campione per accertarsi che la procedura venga rispettata.

Si confida nella professionalità dei colleghi nel verificare le spese dei collaboratori per evitare spiacevoli

conseguenze che costringeranno l‟azienda ad intraprendere gli appropriati provvedimenti disciplinari.

Maggio 2012


TUTTE LE RICHIESTE CHE NON RISPETTANO LA SEGUENTE TRAVEL POLICY SONO

IRREGOLARI SE NON AUTORIZZATE PER ISCRITTO DAL PROPRIO MEMBRO

DELL’EXECUTIVE TEAM VALIDATA DALL’HR DIRECTOR.

Maggio 2012


ALLEGATO 1 – REFERENTI PER SEDE PER PRENOTAZIONE VIAGGI

Sede Referente Telefono e-mail

Assago Castellan Monica 02 82476228 [email protected]

Assago De Vecchi Mariangela 02 82476897 [email protected]

Assago Genovese Monica 02 82476874 [email protected]

Assago Gramegna Alessandra 02 82476875 [email protected]

Assago Masala Rossana 02 82476261 [email protected]

Assago Raffaghelli Alma 02 82476310 [email protected]

Assago Raimondo Sabina 02 82476835 [email protected]

Alessandria Piccone Cristina 02 82476169 [email protected]

Ancona Amici Marina 071 280 28 88

[email protected]

Filiale Lomb Rigo Elisa 02 9033121 [email protected]

Gioia del Colle Terrusi Enrico 080 3492201 [email protected]

Lucca Ferrini Daniela 0583 424700 [email protected]

Mirandola Dondi Michele 0535 610132 [email protected]

Perugia Goretti Silvia 075 3931022 [email protected]

Roma Pizzo Carmen 06 20381463 [email protected]

Roma WKIC Terrizzi Ilaria 06 45428950 [email protected]

San Mauro Torinese Baranelli Conny 011 27366356 [email protected]

San Mauro Torinese Di Maggio Elisabetta 011 27366207 [email protected]



















Maggio 2012


Thiene Turcato Maria Grazia 0445 869869 [email protected]

Torino Inchierchia Tiziana 011 81822 228 [email protected]

Torino Pavan Lorella 011 27366522 [email protected]

Cross Location Nunzio Camerada 02 82476370

335 7166395 [email protected]

PERSONALE AUTONOMO

PER LA PRENOTAZIONE

VS BCD

Amoruso Michele [email protected]

Belli Riccardo [email protected]

Bellotto Andrea [email protected]

Cantale Antonino [email protected]

Cossutta Alessia [email protected]

Discipio Giuseppe [email protected]

Garrone Ugo [email protected]

Gregorio Antonio [email protected]

Lobrano Giuseppe [email protected]

Lupano Pietro [email protected]

Manuguerra Giuseppe [email protected]

Pezzolato Gianfranco [email protected]

Righi Stefano [email protected]

Sbarra Nerio [email protected]

Scoppio Armando [email protected]

Raimo Vincenzo [email protected]





















Maggio 2012


Elenco Referenti Rimborsi Travel suddiviso per Sedi

Sede Referente Telefono e-mail

Assago Vallo Paola 2° piano

HR Payroll 02 82476616 [email protected]

Alessandria Piccone Cristina 02 82476169 [email protected]

Ancona Amici Marina 071 280 28 88

[email protected]

Avellino Preziosi Patrizia 0825 277114 [email protected]

Gioia del Colle Terrusi Enrico 080 3492201 [email protected]

Lucca Ferrini Daniela 0583 424700 [email protected]

Mezzocorona Dagostino Annachiara 0461 600553 [email protected]

Mirandola Dondi Michele 0535 610132 [email protected]

Padova Galtarossa Nicola 049 8239157 [email protected]

Perugia Goretti Silvia 075 3931022 [email protected]

Roma –Viale Pilsudski Pizzo Carmen 06 20381463 [email protected]

Roma – Via Zoe Fontana Terlizzi Ilaria 06 45428950 [email protected]

San Mauro Torinese Amalfitano Paola 011 27366737 [email protected]

Verona Rinaldi Maria 045 8062206 [email protected]

Belvedere Tezze sul

Brenta Bulla Rita 0424 868213 [email protected]

Thiene Turcato Maria Grazia 0445 869869 [email protected]

Torino Inchierchia Tiziana 011 84822228 [email protected]













Maggio 2012


policy viaggi e trasferte · tutti i dipendenti del gruppo wolters kluwer in italia sono soggetti...

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