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POLÍTICA CORPORATIVA
VIAGENS E REEMBOLSO DE DESPESAS
CIMCORP COM INTERNACIONAL E INFORMATICA S.A. 2 POLÍTICA CORPORATIVA
Uso interno 31/01/2013
ÍNDICE
1 REVISÃO ............................................................................................................................... 4
2 FINALIDADE .......................................................................................................................... 4
3 VIGÊNCIA ............................................................................................................................. 4
4 PROCEDIMENTO PARA SOLICITAÇÃO DE VIAGENS ................................................................. 5
5 PROCEDIMENTO PARA REEMBOLSO DE DESPESAS ................................................................. 7
6 PASSAGENS AÉREAS ............................................................................................................. 9
6.1 Tarifa Lógica mais Baixa ............................................................................................................9
6.2 Classe de Viagem ................................................................................................................... 10
6.3 Cancelamento ou Alteração de Reservas .............................................................................. 10
6.4 Programas de Fidelidade ....................................................................................................... 10
6.5 Viagem em Grupo .................................................................................................................. 10
6.6 Gerenciamento de Riscos ...................................................................................................... 10
7 TRANSPORTE TERRESTRE .................................................................................................... 11
7.1 Locação de Automóveis ......................................................................................................... 11
7.2 Automóveis Particulares ........................................................................................................ 11
7.3 Pedágios................................................................................................................................. 12
7.4 Estacionamento ..................................................................................................................... 12
7.5 Violações e Multas de Trânsito ............................................................................................. 12
7.6 Taxi......................................................................................................................................... 12
7.7 Transporte da Residência ao Aeroporto ............................................................................... 13
8 HOSPEDAGEM .................................................................................................................... 13
8.1 Acomodações ........................................................................................................................ 13
8.2 Categoria dos Hotéis.............................................................................................................. 14
8.3 Prorrogação de Hospedagem ................................................................................................ 14
8.4 Uso de Residências Privadas ................................................................................................. 14
8.5 Água ....................................................................................................................................... 14
9 REFEIÇÕES .......................................................................................................................... 14
9.1 Tipos de Refeições Reembolsáveis ........................................................................................ 14
9.2 Despesas com Representação Comercial .............................................................................. 15
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10 HORA EXTRA ...................................................................................................................... 15
11 ADIANTAMENTO DE DESPESAS ........................................................................................... 16
12 VISTOS E DOCUMENTAÇÃO EM GERAL ................................................................................ 16
13 RECIBOS E COMPROVANTES ............................................................................................... 17
14 DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS ......................................................................................... 17
15 DISPOSIÇÕES GERAIS .......................................................................................................... 18
16 OPERADOR INTERNO DE VIAGENS ....................................................................................... 19
17 EXCEÇÕES ........................................................................................................................... 19
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Uso interno 31/01/2013
1 CONTROLE DE REVISÃO
Autor Data Versão
Marcos Souza 18/09/12 4
Pooja Daswani 18/09/12 4.1
Marcos Souza 19/09/12 5
Pooja Daswani 19/09/12 6
Pooja Daswani 20/09/12 7
Marcos Souza 24/09/12 7.1
Pooja Daswani 25/09/12 7.2
Marcos Souza 26/09/12 7.3
Angela Starck 18/01/13 8
2 FINALIDADE
Esta política define critérios, procedimentos e responsabilidades a serem seguidos pelos
colaboradores da CIMCORP para despesas com viagens, alimentação, transporte, locomoção e
outras, quando realizadas exclusivamente a serviço da CIMCORP.
3 VIGÊNCIA
Entra em vigor a partir da data de publicação, com revisão a cada um ano ou tempestivamente
quando ocorrer mudanças desta política ou de procedimentos que afetem os processos aqui citados.
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4 PROCEDIMENTO PARA SOLICITAÇÃO DE VIAGENS
As solicitações deverão ser feitas por e-mail endereçado à [email protected] com
antecedência mínima de 7 (sete) dias para viagens Nacionais e 15 (quinze) dias para Internacionais.
- Solicitações com antecedência fora do mínimo estabelecido não serão atendidas para o pessoal
Administrativo, Vendas e Pre-Sales.
- Solicitações com antecedência fora do mínimo estabelecido serão atendidas para o pessoal de
Serviços e Projetos mediante autorização adicional do VP de Serviços devidamente justificada
através do email [email protected].
Todas as viagens nacionais deverão ser aprovadas pelo superior imediato do profissional e pelo VP
de Serviços Ricardo Giudice (Administrativo, Serviços e IT) ou pelo VP Comercial (vendas). Além da
aprovação do VP de Serviços, as solicitações das áreas Administrativas devem ser aprovadas
também pelo CFO – Johnson Kachidza.
O e-mail de solicitação deverá estar em cópia o Gestor do colaborador que tenha alçada de
aprovação desta viagem, bem como o VP e/ou CFO que deverão aprovar pela simples resposta a
mensagem incluindo o texto: Aprovado
Para as viagens internacionais, além do Gestor, o VP/CFO e o Presidente também deverão estar em
cópia, aprovando a solicitação pela simples resposta a mensagem incluindo o texto:
Aprovado/Approved.
A mensagem deverá ter no mínimo as seguintes informações:
Nome do Viajante
Centro de Custo
Motivo da viagem
Data da Ida
Data da Volta
Horário Aproximado da Ida
Horário Aproximado da Volta
Aeroporto/Cidade de Origem
Aeroporto/Cidade de Destino
Diárias de Hotel
Locação de Carro
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Para passagens internacionais, é necessário informar também a data de nascimento e o número do
passaporte.
Para viagens relacionadas a projeto, ou seja, viagens de Pós-Venda, o número do PEDCLI também
deverá ser incluído na solicitação.
O título (subject) da mensagem deverá ser:
SOLICITAÇÃO DE VIAGEM – XXXX - dd/mm/aaaa – PEDCLI (quando aplicável)
Onde:
XXXX é o nome da Cidade destino
dd/mm/aaaa é a data de ida
Exemplo:
Para: [email protected]
Título: SOLICITAÇÃO DE VIAGEM – SÃO PAULO – 10/09/2012
-------------------------------------------------------
Solicito Passagem e Hotel conforme descrito abaixo:
Centro de Custo: 00
Motivo da viagem: Descrever motivo da viagem
Data de Ida: 10/09/2012
Data da Volta: 13/09/2012
ORIGEM Cidade/Aeroporto: Rio de Janeiro/Santos Dumont
DESTINO Cidade/Aeroporto: São Paulo/Congonhas
Horário Aproximado da Ida: 7:30
Horário Aproximado da Volta: 19:30
Diárias de Hotel: 10, 11 e 12
Locação de Carro: N/A
PEDCLI: N/A
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Processo após recebimento da solicitação:
OpV (“Operador Interno de Viagens”) faz a cotação das passagens, hotéis e locação de carro
OpV envia as cotações para o colaborador e gestor
Colaborador e/ou gestor selecionam a que melhor atende as necessidades e objetivos da
viagem, desde que também atendam as condições estabelecidas nesta política
O gestor envia e-mail ao VP e/ou CFO solicitando aprovação da viagem com cópia ao OpV:
OpV aguarda e-mail do gestor e VP/CFO aprovando a viagem
OpV aguarda e-mail do Presidente aprovando a viagem internacional
OpV procede com a compra e/ou reserva
OpV envia para o colaborador e gestor os respectivos bilhetes e reservas
É de inteira responsabilidade do solicitante da viagem, providenciar ao OpV as autorizações necessárias para a compra e/ou reserva de passagem aérea e/ou hotel;
5 PROCEDIMENTO PARA REEMBOLSO DE DESPESAS
Todos os colaboradores da CIMCORP deverão solicitar reembolso de despesas através do formulário
FO.05.005. Este formulário deverá ser preenchido conforme instruções abaixo:
a) Nome, cargo e escritório que o colaborador tenha como base.
b) Nome do aprovador: superior imediato do profissional;
c) Cliente: nome do cliente ou parceiro
d) PEDCLI: número do PEDCLI por extenso. Deixar em branco quando pré-vendas.
e) Justificativa ou descrição da despesa:
- se lanches e refeições: mencionar se café-da-manhã, almoço ou jantar, bem como o
número de pessoas;
- se combustível - km: mencionar local de origem e destino;
- se condução - taxi: mencionar local de origem e destino, ou seja, percurso;
- se no-show e remarcação: mencionar motivo
- se despesas diversas ou taxas diversas: detalhar natureza do pagamento e aprovações
prévias obtidas.
f) Refeições com clientes serão reembolsadas somente para diretores e VP. Refeições com clientes dos demais profissionais não serão reembolsadas. A conta refeições com clientes (3.2.05.01.053) do formulário deverá ser utilizada.
g) Para cursos e treinamentos não vinculados a projetos, enviar aprovação do Marketing para o e-mail [email protected] juntamente com o formulário de reembolso.
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h) Todas as despesas pós-venda e/ou vinculadas a projetos apresentadas nos formulários deverão conter o número do PEDCLI e serão consideradas como custo do projeto;
i) O reembolso de gastos com combustíveis para os profissionais de vendas e pré-vendas será mensal e limitado a R$350,00. O formulário deve ser preenchido observando-se esse limite.
j) Não há previsão de reembolso de presentes e brindes para clientes no formulário de reembolso de despesas. Presentes para clientes serão centralizados no Marketing, ou seja, os reembolsos de despesas que apresentarem gastos dessa natureza serão devolvidos e não reembolsados;
k) Compras de produtos e contratação de serviços, independentemente do valor envolvido, serão centralizados no Morumbi através da controladoria e os reembolsos de despesas que apresentarem gastos dessa natureza serão devolvidos e não reembolsados;
l) Quando utilizado serviço de locação de automóvel, anexar ao formulário de reembolso, as cotações e análises efetuadas previamente garantindo o menor preço e condição, quando comparado a utilização de taxis ou shuttles.
m) O centro de custo onde a despesa será alocada, geralmente o centro de custo do profissional, deverá ser preenchido em cada linha utilizada/despesa do formulário.
Seguem procedimentos que devem ser adotados após o preenchimento do formulário pelo
colaborador:
a) O colaborador deverá imprimir o formulário e anexar todos os comprovantes;
b) Os comprovantes de despesas devem ser anexados ao formulário na mesma ordem em que
essas despesas são descritas no mesmo, facilitando assim a verificação pela equipe da
Controladoria.
c) O colaborador deverá escrever seu nome no verso dos comprovantes anexados ao
formulário. Caso o colaborador esteja solicitando reembolso por despesa incorrida também
para outro (s) colaborador (es) , o nome do (s) outro (s) colaborador (es) deve (m) ser
preenchido (s) no verso;
d) Tendo em mãos o formulário impresso e os respectivos comprovantes anexados, o
colaborador deve solicitar as seguintes aprovações: (i) superior imediato; (ii) se profissional
do Administrativo: CFO Johnson, (iii) se profissional da área de Serviços e IT – VP de Serviços
Ricardo Giudice, (iv) se profissional de vendas das filiais BSB/BHZ – VP Comercial Rogério
Dias, e (v) se profissional de vendas das filiais SÃO/RIO/SSA/POA/CWB – VP Comercial
Renato Schirmer;
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e) Enviar o arquivo eletrônico do formulário preenchido para o e-mail
f) Enviar ou entregar o formulário impresso com os comprovantes à Controladoria – Júlio
Albuquerque.
g) Após as conferencias, o formulário será liberado e entregue ao Financeiro para o
pagamento.
h) Em caso da não observância das instruções de preenchimento e/ou procedimentos e limites
descritos na política, o formulário será devolvido ao solicitante para os acertos necessários.
As aprovações deverão ser efetuadas através de assinatura no próprio formulário impresso. Nos
casos em que os aprovadores estejam fora da base do colaborador ou em viagem, a aprovação
poderá ser por e-mail. Neste caso o e-mail deverá ser impresso e anexado ao formulário. O valor
total do reembolso deverá constar no corpo do e-mail.
Exemplo:
Para: [email protected]
Título: REEMBOLSO DE DESPESA - APROVAÇÃO
-------------------------------------------------------
Solicito a aprovação do reembolso de despesa anexo no valor total de
R$ XXX,00
Para os Prestadores de Serviço ou assemelhados, além do formulário FO.05.005, também deverá
ser encaminhado a nota de débito das respectivas empresas devidamente aprovados conforme a
política.
Os formulários que não estiverem preenchidos ou aprovados conforme os procedimentos descritos
nessa política serão devolvidos ao colaborador.
Todas as dúvidas e solicitações deverão ser enviadas para [email protected]
6 PASSAGENS AÉREAS
6.1 Tarifa Lógica mais Baixa
A tarifa “lógica mais baixa” significa que o colaborador não pode solicitar um voo com preço
superior se houver um voo com preço inferior que atenda aos requisitos de horário de saída e
chegada ao destino. A tarifa lógica mais baixa independe da companhia aérea e permite no máximo
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uma escala/conexão (trechos com mais de uma escala e/ou conexão não serão considerados para a
escolha da tarifa mais baixa).
6.2 Classe de Viagem
Todos os viajantes deverão voar na classe econômica. Qualquer exceção (classe executiva ou
primeira classe) seja por caráter comercial, estratégico ou operacional deverá ter a autorização do
Presidente e do VP de Serviços – Ricardo Giudice.
6.3 Cancelamento ou Alteração de Reservas
Se quaisquer reservas tiverem que ser canceladas ou alteradas, o colaborador é responsável por
comunicar ao Operador Interno de Viagem de modo que a reserva seja cancelada ou alterada em
tempo oportuno para evitar cobranças de "no show".
Atenção durante a compra das passagens para evitar o custo de remarcação de voo e “no show”.
Esses custos serão apurados e reportados mensalmente à Diretoria.
6.4 Programas de Fidelidade
O colaborador tem permissão para acumular milhagem e outros benefícios de programas de
fidelidade individuais. Entretanto, está proibido selecionar companhias de viagem e hotéis com base
em afiliação ou benefícios de qualquer programa.
6.5 Viagem em Grupo
Se cinco ou mais colaboradores forem para o mesmo destino com o intuito de conduzir negócios da
CIMCORP ou participar de algum evento ou treinamento, os colaboradores deverão coordenar, com
Operador Interno de Viagens, negociações com companhias aéreas, hotéis e fornecedores de
transporte terrestre com o objetivo de obter as melhores condições para a CIMCORP. Caso a viagem
em grupo seja originada por eventos gerenciados pelo Marketing, todas as solicitações e
negociações serão conduzidas pelo Marketing em conjunto com o Operador Interno de Viagens.
6.6 Gerenciamento de Riscos
Por medida de segurança, nas viagens aéreas, tanto nacionais como internacionais, não deverão ser
feitas reservas para o mesmo voo, de:
Presidente e 2 (dois) Vice-Presidentes
3 (três) Diretores
2 (dois) Gerentes de Negócios da mesma filial
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7 TRANSPORTE TERRESTRE
7.1 Locação de Automóveis
O padrão para locação de carros no Brasil e no exterior é Intermediário ou menor. Os carros serão
locados com os seguros apropriados.
Os colaboradores deverão recusar todas as opções de combustíveis e devolver o carro com o
tanque de combustível completo por meio do abastecimento do mesmo em postos de combustíveis.
O colaborador deverá solicitar o reembolso dessa despesa através do formulário de reembolso de
despesa anexando a Nota Fiscal do posto de combustível.
Serviço de locação não será permitido quando esse apresentar custo superior a utilização de taxis
ou shuttles . As cotações e análises devem ser anexadas ao formulário de despesas.
7.2 Automóveis Particulares
Os colaboradores têm permissão para usar seus automóveis particulares a fim de conduzir negócios
da CIMCORP, que reembolsará a quilometragem, pedágios e estacionamentos conforme a política.
Para a utilização de veículo próprio, o mesmo deverá estar com documentação regularizada, ter
seguro contra acidentes materiais e pessoais, tanto do veículo quanto de terceiro, estar em
perfeitas condições de uso e o motorista devidamente habilitado. A CIMCORP não se responsabiliza
se houver sinistro do veículo próprio em serviço da empresa.
O valor do reembolso será de R$ 0,65 (sessenta e cinco centavos) por quilometro rodado. No
formulário de reembolso de despesa deverá ser informado, além da quilometragem total, o local de
origem e destino deste deslocamento.
O ponto de origem deverá ser sempre o escritório da CIMCORP em que o colaborador tenha como
base. No caso em que o colaborador saia de sua residência ou outro local diretamente para o
destino, deverá ser cobrada a menor distância.
A Controladoria fará conferências da quilometragem no site Google Maps por amostragem para
minimizar dúvidas quanto a distância entre os pontos de origem e destino. Distorções acima de 10%
para esses casos, o formulário será devolvido e o colaborador comunicado.
Os profissionais de vendas e pre-sales serão reembolsados por gastos com combustíveis para
visitas a clientes no limite mensal de R$350,00.
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Gastos com combustíveis para delivery, pós-vendas e pessoal alocado em projetos devem ser
previstos nos PEDCLIs e serão considerados como custo do projeto.
7.3 Pedágios
Os pedágios nas viagens terrestres serão reembolsados mediante apresentação do tíquete da
concessionária. No caso da utilização de passes expressos (por exemplo: Sem Parar) o reembolso
será mediante da apresentação de cópia do extrato do prestador do serviço destacando-se os
lançamentos que devem ser reembolsados.
A mensalidade de passes expressos não será reembolsada.
7.4 Estacionamento
Serão reembolsadas as seguintes despesas de estacionamento:
Estacionamento no aeroporto para viagens a serviço da CIMCORP
Estacionamento durante visita a clientes e fornecedores
Os contratos de estacionamentos mensais deverão ser negociados previamente com o gestor e
firmado diretamente entre a CIMCORP e a empresa de estacionamento, seguindo a política da área
de Recursos Humanos. Na impossibilidade deste contrato, o mesmo poderá ser firmado
diretamente com o colaborador e este solicitará mensalmente o reembolso desta despesa através
do formulário de reembolso de despesas na conta 3.2.01.03.003 – VALE TRANSPORTE.
7.5 Violações e Multas de Trânsito
A CIMCORP não reembolsará ao colaborador multas ou qualquer outra violação de trânsito. Não há
exceções para este requisito.
7.6 Taxi
O uso do serviço de taxi é permitido quando o colaborador está promovendo negócios para a
CIMCORP e previamente acordado com o gestor. Não é permitido o uso de taxi para fins pessoais.
A CIMCORP possui acordo com empresas de taxi na maioria das cidades que possuem filiais. Essas
empresas deverão ser usadas pelos colaboradores. Os vouchers deverão ser solicitados
previamente a controladoria – Júlio Albuquerque. É obrigatório que o Centro de Custo e o percurso
estejam escritos no voucher.
Caso da impossibilidade da utilização de taxi destas empresas, é permitido que o colaborador utilize
outros taxis e solicite o reembolso destas despesas através do formulário de reembolso de despesas,
mediante apresentação dos respectivos recibos.
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Na utilização dos vouchers a via Cliente deverá ser retida pelo Colaborador e posteriormente
enviada para a controladoria – Júlio Albuquerque.
7.7 Transporte da Residência ao Aeroporto
Os viajantes poderão usar Taxi, Automóveis Particulares ou Shuttle para transporte de ida e volta de
sua residência para o aeroporto.
Nos aeroportos com opção de Shuttle e com distância superiores a 50KM, deve-se dar preferencia a
este tipo de transporte.
Pedimos que seja utilizado o bom senso neste tipo de despesa, pois os valores de estacionamento
dos aeroportos podem ser consideravelmente altos para viagens de longa duração.
8 HOSPEDAGEM
8.1 Acomodações
Para viagens individuais serão permitidas acomodações em quarto individual (single room). Para as
viagens em grupo, seja para eventos ou treinamentos, serão acomodados dois colaboradores do
mesmo sexo por quarto (double room).
A tarifa do hotel deverá ser compatível com as tarifas corporativas, registradas na tabela de tarifas e
cidades, gerenciada pelo Operador Interno de Viagem.
O colaborador deverá usar preferencialmente hotéis com os quais possuímos tarifas acordo
previamente negociadas, a menos que uma tarifa mais baixa esteja disponível para ele em outro
hotel.
O colaborador deverá obedecer rigorosamente os horários definidos pelos hotéis para solicitação
de encerramento de conta, de modo que não haja cobrança de tarifas extras.
Sugerimos que a escolha do hotel seja próximo do local de serviço de modo a reduzir o custo de
transporte, porém com tarifa compatível com a corporativa.
Para os casos de eventos externos não correlacionados aos negócios da CIMCORP ou feriados que
elevem consideravelmente as tarifas dos hotéis, os colaboradores das áreas Administrativa, vendas
e pré-vendas, deverão alterar a data da viagem. Caso a alteração da data não seja possível, serão
aceitos hotéis com tarifa superior às tarifas corporativas desde que seja devidamente autorizado
pelo VP de Serviços- Ricardo Giudice.
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8.2 Categoria dos Hotéis
A categoria padrão de Hotéis é de 3 (três), dependendo da disponibilidade no local.
8.3 Prorrogação de Hospedagem
Em caso de necessidade de prorrogação da estadia, o colaborador deverá entrar em contato com o
Operador Interno de Viagens para solicitar a prorrogação da hospedagem.
8.4 Uso de Residências Privadas
Em alguns casos, pode ser conveniente usar uma residência privada da família ou de amigos ao
viajar a negócios pela CIMCORP. Neste caso a CIMCORP não irá reembolsar nenhum valor referente
a este tipo de hospedagem.
8.5 Água
Água consumida no frigobar do hotel é reembolsável até o limite de R$ 5,00 (cinco) reais por dia,
quando devidamente registradas na conta do hotel.
9 REFEIÇÕES
9.1 Tipos de Refeições Reembolsáveis
A CIMCORP reembolsará despesas com refeições conforme abaixo:
Café da manhã
o Quando não incluída na tarifa do hotel no limite máximo de R$15,00 em viagens
nacionais e US$15,00 em viagens internacionais
Almoço
o Exclusivamente nos finais de semana e feriados quando da necessidade de horas
extras ou viagens nacionais no limite de R$20,00.
o Todos os dias quando em viagens internacionais no limite de US$30,00.
Jantar
o Quando em viagens nacionais no limite de R$40,00.
o Quando em viagens internacionais no limite de US$30,00
o Quando da necessidade de horas extras no limite de R$20,00.
Quando dois ou mais colaboradores tiverem uma refeição em conjunto, a política da empresa é que
cada colaborador obtenha um recibo de refeição separado, para que a alocação das despesas seja
feita nos respectivos nomes e centro de custos. Quando os recibos separados não forem possíveis,
um recibo único pode ser apresentado, porém com anotação do valor correto a ser reembolsado.
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Os demais colaboradores podem solicitar reembolso de despesa apresentado cópia deste recibo,
porém com anotação do valor correto a ser reembolsado e do nome do colaborador que prestou
reembolso com o recibo original.
Itens supérfluos, tais como: balas, biscoitos, chicletes, chocolates, refrigerantes, pacotes de
salgados e demais itens do gênero não são considerados como “lanches e refeições” e não serão
reembolsados.
Bebidas alcoólicas não serão reembolsadas.
Não serão reembolsados valores superiores ao limite descrito na política, independente do valor do
recibo e/ou nota fiscal apresentado.
Formulários de reembolsos de despesas entregues com valores de Café-da-Manhã, Almoço ou
Jantar em desacordo com os limites e procedimentos descritos na política serão devolvidos e não
reembolsados. Não há exceções para os limites descritos na política, independentemente do
cargo do profissional.
9.2 Despesas com Representação Comercial
Despesas incorridas na prestação de serviços de representação comercial para a Cimcorp serão
reembolsadas, desde que os limites e procedimentos descritos nessa política sejam observados,
sem exceção.
Despesas com representação comercial ou prestação de serviços profissionais serão reembolsadas
nos limites da política mediante aprovação do (i) CFO Johnson se profissional contratado do
Administrativo, (iii) VP de Serviços Ricardo Giudice se profissional contratado para a área de
Serviços e IT, (iv) VP Comercial Rogério Dias se profissional contratado das filiais BSB/BHZ, e (v) VP
Comercial Renato Schirmer se profissional contratado das filiais SÃO/RIO/SSA/CWB/POA.
Reembolso de despesas com combustíveis para representação comercial será limitado ao valor de R$350,00 por mês.
10 HORA EXTRA
As seguintes despesas serão reembolsadas em caso de execução de horas extras pelos
colaboradores:
Almoço no limite de R$20,00 quando mais de 6 (seis) horas trabalhadas em finais de
semana e feriados.
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Jantar no limite de R$20,00 após 11 (onze) horas trabalhadas no mesmo dia, desde que a
refeição seja adquirida no raio de 3 km do escritório que o colaborador tenha como base.
Reembolso de combustível limitado a R$13,00 (equivalente a 20 km) para horas extras
realizadas em finais de semana e feriados.
Reembolso de taxi da Cimcorp até a residência será reembolsado quando a saída do
colaborador do escritório ocorrer após as 22hs.
O reembolso dessas despesas deverá ser efetuado através do formulário de reembolso
devidamente preenchido e aprovado conforme essa política.
11 ADIANTAMENTO DE DESPESAS
O colaborador poderá solicitar um adiantamento de despesas em caso de necessidade. Tal
solicitação deverá ser aprovada pelo gestor, pelo financeiro e ter valor compatível com a natureza,
local e duração da viagem.
Após a viagem o colaborador deverá preencher o formulário de reembolso de despesas, digitando
no campo identificado como ADIANTAMENTO o valor recebido.
Nos casos em que o adiantamento for superior ao total das despesas, a diferença deverá ser
devolvida pelo colaborador através de cheque ou depósito em conta da empresa.
Nos casos em que as despesas forem superiores ao adiantamento, a diferença será paga ao
colaborador.
Para adiantamento de despesas de viagens ao exterior deverá ser utilizada a taxa de câmbio
comercial de venda do dia do adiantamento.
Quando for preenchido o formulário de solicitação de reembolso de despesas, deverá ser utilizada
esta mesma taxa de câmbio.
12 VISTOS E DOCUMENTAÇÃO EM GERAL
As taxas pagas para obtenção de vistos e documentação em geral para viagens ao exterior, serão
reembolsados mediante aprovação do (i) superior imediato; (ii) se profissional do Administrativo:
CFO Johnson, (iii) se profissional da área de Serviços e IT – VP de Serviços Ricardo Giudice, (iv) se
profissional de vendas das filiais BSB/BHZ – VP Comercial Rogério Dias, e (v) se profissional de
vendas das filiais SÃO/RIO/SSA/CWB/POA – VP Comercial Renato Schirmer.
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13 RECIBOS E COMPROVANTES
Todos os recibos deverão conter no mínimo o nome do estabelecimento, a data, descrição e o valor
da despesa. Em caso de perda do recibo original, o demonstrativo do cartão de crédito poderá ser
usado.
Para os casos excepcionais de compra de passagens aéreas, hospedagem e locação de carros com o
próprio cartão de crédito pessoal, os seguintes recibos deverão ser apresentados junto com o
reembolso de despesa:
Passagens Aéreas: Fatura, e-ticket e o comprovante de embarque
Aluguel de Automóvel: O recibo original de aluguel
Hotel: O recibo original do hotel ou a NFe impressa
Para todas as outras despesas, o recibo original deve ser fornecido.
A descrição das notas de refeição deverá ser especificada com os itens que foram efetivamente
consumidos. Notas de lanches e refeições que estiverem com a descrição “Diversos” não serão
reembolsadas.
Reembolsos com documentações e recibos nas situações mencionadas abaixo serão devolvidos:
Recibos que não são legíveis;
Recibos genéricos que não são autênticos porque não contém o nome do estabelecimento
impresso ou carimbo;
Recibo/nota fiscal incompleto (nome do fornecedor, descrição das despesas, data da
despesa ou valores incompletos);
Formulários de registro ou e-mail para confirmação de seminários, treinamentos ou
conferências sem prova do pagamento cobrado a um cartão de crédito;
Recibos ou comprovantes com mais de 30 (trinta) dias
Notas de refeições sem detalhamento dos itens consumidos
Notas e recibos sem detalhamento das despesas a serem reembolsadas.
14 DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS
A CIMCORP não reembolsará os seguintes itens em nenhuma circunstância:
Seguro de viagem aérea
Taxas de embarque de animais
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Pagamento de babás
Multas de trânsito ou estacionamento irregular
Taxas de programas de fidelidade
Taxas de atraso de cartão corporativo
Serviços de SPA, “club floor” ou academias
Filmes Pay-Per-View
Itens pessoais perdidos, roubados ou danificados durante uma viagem
Medicamentos ou itens de farmácia
Custos de cuidados pessoais como roupas, produtos de higiene pessoal e tabaco
Despesas com cônjuge ou outro membro da família
Taxas ou impostos alfandegários
Excesso de bagagem
Serviço de lavanderia em viagem nacional inferior a 7 dias corridos.
Serviço de lavanderia em viagens internacionais
15 DISPOSIÇÕES GERAIS
A CIMCORP reserva-se o direito para estabelecer meios, métodos, classes e outras
condições de viagem consistentes com as metas empresariais em vigência.
O reembolso para Prestadores de Serviço ou assemelhados será realizado em nome da
empresa contratada e em concordância com esta política. Não estão previstas exceções.
Para reduzir as despesas com tarifas bancárias, cada colaborador poderá enviar no máximo
uma solicitação de reembolso por mês.
Para despesas internacionais, o câmbio a ser utilizado será o mesmo cobrado pelo cartão de
crédito.
Para despesas internacionais, o IOF deverá ser informado no formulário de reembolso de
despesas para que o mesmo possa ser reembolsado.
Toda solicitação ou dúvidas sobre viagens deverão ser encaminhados através do e-mail
Toda solicitação ou dúvidas sobre reembolso de despesas deverão ser encaminhadas
através do e-mail [email protected].
CIMCORP COM INTERNACIONAL E INFORMATICA S.A. 19 POLÍTICA CORPORATIVA
Uso interno 31/01/2013
16 OPERADOR INTERNO DE VIAGENS
O Operador Interno de Viagens é o responsável pelo acompanhamento das solicitações, reservas,
compra e confirmação de passagens, hotéis e locação de automóveis, e terá total autonomia para o
cumprimento e fiscalização desta política.
17 EXCEÇÕES
Não estão previstas exceções a política, exceto nos casos específicos mencionados em cada tópico.