politique de gouvernance

POLITIQUE DE GOUVERNANCE

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MODIFIÉE LE 16 OCTOBRE 2021


MODIFIÉ LE 16 OCTOBRE 2021 2

PRÉAMBULE La gouvernance désigne l’ensemble des mesures, des organes de décision, d’information et de surveillance qui permettent d'assurer le bon fonctionnement et le contrôle de l'organisation de façon responsable, transparente, efficiente, respectueuse de l'intérêt du public, le tout en conformité avec les lois applicables. Elle inclut des règles d’imputabilité et des principes de fonctionnement mis en place par le Conseil d’administration pour en arrêter les orientations stratégiques, assurer la supervision de la direction et favoriser l’émergence de valeurs d’intégrité et d’excellence au sein de l’organisation.

Les règles de gouvernance permettent donc d’assurer le bon fonctionnement des méthodes de gestion de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec.

Les éléments d’une bonne gouvernance

La vision : planification stratégique

L’orientation : définition des objectifs et d’un cheminement général

La gestion des ressources : appropriées pour l’atteinte efficiente des objectifs fixés

La surveillance : systèmes d’évaluation et de contrôle

L’obligation de rendre compte : la communication de l’état de la situation au public et aux instances gouvernementales

L’objectif de la Politique de gouvernance est de donner un encadrement permettant d’assurer que l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec assume pleinement ses obligations face au public, à ses membres et aux autorités gouvernementales en accord avec sa mission, sa vision et ses valeurs.



1. MISSION L’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec assure la protection du public en surveillant l’exercice de la profession et en lui fournissant des recours légaux. Cette protection du public s’articule également autour de l’accessibilité et de la qualité des services d’orientation ainsi que du positionnement sur les enjeux de société en lien avec son champ d’exercice. De plus, l’Ordre soutient ses membres dans le développement et la consolidation de leurs compétences, dans le respect de leurs obligations.

2. CADRE LÉGISLATIF ET RÉGLEMENTAIRE La profession de conseiller d’orientation est réglementée au Québec et régis par le Code des professions, de nombreuses lois et plusieurs règlements à respecter. L’Ordre a aussi élaboré plusieurs politiques qui s’appliquent à son organisation. La présente politique est élaborée en tenant compte de divers éléments encadrant la gouvernance de l'Ordre.

3. STRUCTURE DE GOUVERNANCE



4. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION Le Conseil d'administration est chargé d'assurer la surveillance générale de l'Ordre ainsi que l'encadrement et la supervision de la conduite de ses affaires en conformité avec le Code des professions. Il veille à la poursuite de la mission de l'Ordre, voit à l'intégrité des règles de contrôle interne, dont celles de gestion des risques, et assure la viabilité et la pérennité de l'Ordre.

Il est responsable de l'application des décisions de l'Ordre et celles des membres de l'Ordre réunis en assemblée et d’en assurer le suivi. Il est chargé de veiller à l'application des dispositions dudit Code, des lettres patentes constituant l'Ordre, du décret de fusion ou d'intégration et des règlements adoptés conformément au dudit Code. Il exerce tous les droits, pouvoirs et prérogatives de l'Ordre, sauf celui de nommer les vérificateurs. À moins de dispositions contraires dudit Code, il les exerce par résolution1. Les règles relatives à la conduite de ses affaires et celles de ces comités sont établies à la section 16 de la présente politique.

Responsabilités

En termes d'orientation stratégique

Élaborer une planification stratégique (triennale ou quinquennale) ainsi que des indicateurs de performance mesurables.

Exercer le suivi et le contrôle de la mise en œuvre des objectifs de la planification stratégique.

S’assurer que l’Ordre possède un plan d’action annuel réaliste et réalisable avec des objectifs précis.

Statuer sur la pertinence de prendre position publiquement sur les grands enjeux liés à sa mission.

Approuver les orientations des documents transmis à l’Office des professions du Québec, aux gouvernements ou à ses mandataires.

En termes d'encadrement

Adopter les règlements. Adopter les règles relatives à la conduite des affaires du Conseil d’administration et de ses

comités ainsi que de déterminer les moyens de communication. Se doter de politiques et de pratiques de gouvernance efficaces, efficientes et

transparentes qu’il doit réviser tous les 5 ans, ou moins si nécessaires. Voir à l’intégrité des règles de contrôle interne notamment celles de la gestion des risques

et assure la viabilité et la pérennité de l’Ordre. Adopter un code d'éthique pour les administrateurs dans le respect des normes

déterminées par l'Office des professions.

1 Article 62 du Code des professions



Constituer un comité d’éthique chargé d’examiner et d’enquêter sur toute information reçue relativement à un manquement aux normes d’éthique et de déontologie par un administrateur conformément au Règlement sur les normes d’éthique et de déontologie des administrateurs du Conseil d’administration et assurer le traitement des plaintes contre les membres du conseil de discipline autre que le président pour un manquement au Code de déontologie applicable aux membres des conseils de discipline des ordres professionnels.

Approuver la structure de gestion administrative de l’Ordre. Élire2 le président, le vice-président et les membres des comités relevant du Conseil

d’administration : finances, gouvernance, ressources humaines, stratégique. Définir les mandats des comités statutaires3 et en nommer les membres. Déléguer au comité d'accès à l'exercice de la profession les pouvoirs prévus aux articles 45

à 45.3 et 55 à 55.3 du Code des professions. Adopter un code d'éthique et déontologie pour les membres de comités de l’Ordre et les

employés. Imposer à ses membres et aux employés de l’Ordre l’obligation de prêter le serment de

discrétion. Imposer à ses membres l’obligation de suivre une formation sur le rôle d’un Conseil

d’administration d’un ordre professionnel, notamment en matière de gouvernance et d’éthique, d’égalité entre les femmes et les hommes, ainsi qu’une formation en gestion de la diversité ethnoculturelle.

Imposer à toute personne chargée par l'Ordre d’élaborer ou d’appliquer des conditions de délivrance de permis l’obligation de suivre une formation sur l’évaluation des qualifications professionnelles, sur l’égalité entre les femmes et les hommes, ainsi qu’une formation en gestion de la diversité ethnoculturelle.

S’assurer que des activités, des cours ou des stages de formation continue, notamment en éthique et en déontologie, sont offerts aux membres de l’Ordre et en faire état dans son rapport annuel.

S’assurer de l’équité, l’objectivité, l’impartialité, la transparence, l’efficacité et la célérité des processus relatifs à l’admission adoptés par l’Ordre et s’assurer que ces processus facilitent l’admission à une profession, notamment pour les personnes formées hors du Québec.

Recommander au CIQ les candidatures pour le Mérite du CIQ. Déterminer les récipiendaires des prix de l'Ordre.

2 Article 86.0.1, 2e al. du Code des professions 3 Comités constitués en vertu du Code des professions



En termes de gestion des ressources

Embaucher le directeur et secrétaire de l'Ordre et évaluer son rendement annuellement. Embaucher et s’assurer de la performance du syndic dans l’exercice de ses fonctions

(voir Politique de fonctionnement du bureau du syndic). Prendre les mesures visant à préserver en tout temps l’indépendance du syndic. Approuver les échelles salariales des différentes catégories de personnel. Approuver un plan d’action annuel. Approuver les prévisions budgétaires et les mises à jour. Approuver l'indexation des échelles salariales et des jetons de présence. Fixer toute cotisation annuelle des membres après avoir consulté les membres

conformément au Code des professions4. Fixer toute cotisation spéciale devant être soumise à l'approbation de l'assemblée

générale5. Approuver les états financiers annuels vérifiés. Nommer des signataires officielles.

En termes de contrôle et de surveillance de l'exercice de la profession

Adopter le programme de surveillance de la pratique professionnelle. Radier du tableau les membres de l’Ordre qui n’ont pas payé leur cotisation ou qui n'ont

pas fourni une preuve d'assurance relative à leur responsabilité professionnelle. Radier du registre des droits acquis les personnes qui ne respectent pas les conditions

d'inscription. S'assurer que des activités, des cours ou des stages de formation continue, notamment en

éthique et en déontologie, sont offerts aux membres de l'Ordre. S'assurer de l'équité, l'objectivité, l'impartialité, la transparence, l'efficacité et la célérité

des processus relatifs à l'admission adoptés par l'Ordre. Délivrer les attestations de formation pour l’évaluation des troubles mentaux. Délivrer les accréditations pour la médiation familiale et les révoquer s’il y a lieu. Intenter des poursuites pour usurpation de titre ou pour exercice illégal des activités

réservées.

En termes de reddition de compte

Présenter un rapport sur l’activité du Conseil d’administration et l'état financier de l'Ordre à l'assemblée générale annuelle6.

Soumettre les rapports requis et jugés pertinents au gouvernement. Rendre accessibles au public les rapports annuels.

4 Articles 85.1 et 104 du Code des professions 5 Article 85.1, 2e al. du Code des professions 6 Article 104 du Code des professions



5. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES ADMINISTRATEURS Les rôles et responsabilités des administrateurs sont définis par le Code des professions et par le Code civil du Québec7. Ils sont responsables de veiller aux intérêts premiers de l'Ordre qu'ils administrent lorsqu'ils siègent en Conseil d'administration. Ils sont conjointement et solidairement responsables de la mission de l'Ordre.

Les administrateurs sont soumis aux normes d'éthiques et de déontologie déterminées par l'Office des professions du Québec ainsi que celles du code d'éthique et de déontologie déterminées par le Conseil d'administration8.

Les administrateurs ont l’obligation de suivre une formation sur le rôle d’un Conseil d’administration d’un ordre professionnel, notamment en matière de gouvernance et d’éthique, d’égalité entre les femmes et les hommes, ainsi qu’une formation en gestion de la diversité ethnoculturelle9.

Le Conseil d'administration, un de ses membres, le directeur général ou secrétaire de l'Ordre ne peuvent être poursuivis en justice en raison d'actes accomplis de bonne foi dans l'exercice de leurs fonctions10.

Un administrateur visé par une demande d’enquête s’abstient d’être présent à la réunion où a lieu la nomination du syndic ad hoc.

6. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES OFFICIERS, DE LA DIRECTION GÉNÉRALE ET DU SECRÉTAIRE DE L’ORDRE

6.01 Président Le président11 exerce un droit de surveillance générale sur les affaires du Conseil d'administration. Il veille au respect, par les administrateurs du Conseil d'administration, des normes d'éthiques et de déontologie applicables. Il veille aussi, auprès de la direction générale de l'Ordre, à la mise en œuvre des décisions du Conseil d’administration et de requérir l'information qu'il juge pertinente pour tenir le Conseil d’administration informé de tout autre sujet portant sur la mission de l'Ordre.

7 Articles 335 et suivants du Code civil du Québec 8 Article 79.1 du Code des professions 9 Article 62.0.1, 4o alinéa du Code des professions 10 Article 193 du Code des professions 11 Article 80 du Code des professions



À cette fin, il peut requérir des informations d’un membre d’un comité formé par le Conseil d’administration, d’un employé de l’Ordre ou de toute autre personne qui exerce au sein de l’Ordre une fonction prévue au Code des professions, y compris celle du bureau du syndic en ce qui regarde l’existence d’une enquête ou le progrès de celle-ci12.

Il préside les séances du Conseil d’administration ainsi que les délibérations à l’occasion des assemblées générales; il administre les affaires du Conseil d’administration. Il voit à la bonne performance du Conseil d’administration et coordonne les travaux du Conseil d’administration et de l’assemblée.

En outre, il est le porte-parole autorisé à s’exprimer au nom de l’Ordre sur des sujets relatifs aux affaires de celui-ci ou sur l’exercice de la profession. Le président peut désigner une autre personne pour agir comme porte-parole autorisé de l’Ordre.

6.02 Vice-président Le vice-président est élu, pour un mandat de trois (3) ans, parmi les membres du Conseil d’administration. Il assiste le président dans l’exercice de ses fonctions, et en cas d'empêchement de ce dernier, il exerce les fonctions et pouvoirs de celui-ci.

6.03 Directeur général Sous l’autorité du Conseil d’administration, le directeur général13 est chargé de l’administration générale et courante des affaires de l’Ordre. Il assure la conduite des affaires de l’Ordre et le suivi des décisions du Conseil d’administration. Suivant de saines pratiques de gestion, il planifie, organise, dirige, contrôle et coordonne les ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles de l’Ordre.

Il fait rapport au Conseil d'administration, dans la mesure et la fréquence que ce dernier détermine, sur sa gestion, sur la mise en œuvre des décisions du Conseil d’administration et sur tout autre sujet portant sur la poursuite de la mission de l'Ordre.

6.04 Secrétaire de l 'Ordre Le secrétaire de l'Ordre est nommé par le Conseil d'administration14.

Le directeur général est aussi secrétaire de l’Ordre. À ce titre, il s'acquitte des responsabilités définies dans le Code des professions et des règlements adoptés en conséquence.

12 Article 80 du Code des professions 13 Article 101.1 du Code des professions 14 Article 62.0.1, 1er al. du Code des professions



7. ÉVALUATION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION Le Conseil d’administration évalue sa performance annuellement en vue d’améliorer son rendement et d’assurer qu’il maintient et améliore son efficacité. Cette évaluation porte essentiellement sur la performance du Conseil d’administration. Elle inclut la performance des comités du Conseil d’administration, de même que sa présidence.

Ainsi, chaque administrateur répond annuellement à un questionnaire d'évaluation (Annexe 2). Deux sections sont à compléter : l’évaluation du Conseil d’administration (auto-évaluation, évaluation des comités et rendement du C.A.) et l’évaluation de la présidence; les réponses à cette dernière section demeurent anonymes.

La direction générale et la présidence ont pour mandat de compiler les résultats des questionnaires. Seuls les cas problématiques peuvent être soumis au comité de gouvernance. Par la suite, une compilation dénominalisée est acheminée à tous les membres du Conseil d’administration. À partir de celle-ci, le comité de gouvernance prépare des pistes de réflexion et d'actions qu'il soumet au Conseil d'administration pour discussion et adoption.

8. ÉVALUATION DU DIRECTEUR GÉNÉRAL ET SECRÉTAIRE DE L'ORDRE Le Conseil d'administration évalue annuellement la performance du directeur général et secrétaire de l’Ordre. Le but de cette évaluation est de s'assurer que les décisions du Conseil d'administration sont correctement exécutées et que la gestion de l'Ordre lui permet de remplir sa mission.

À cet effet, le Conseil d'administration confie au comité des finances et des ressources humaines la responsabilité de lui faire des recommandations quant à l’embauche, la rémunération et l’évaluation annuelle du directeur général.

9. ÉVALUATION DU SYNDIC Le Conseil d'administration évalue annuellement la performance du syndic de l’Ordre. Le but de cette évaluation est de s'assurer qu’il effectue son mandat selon les règles qui gouvernent ses pouvoirs et responsabilités établis par le Code des professions15 et la Politique du Bureau du syndic.

À cet effet, le Conseil d'administration confie au comité des finances et des ressources humaines la responsabilité de lui faire des recommandations quant à l’embauche, la rémunération et l’évaluation annuelle du syndic.

15 Articles 121 à 125.1 du Code des professions



10. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU COMITÉ DE GOUVERNANCE Un comité de gouvernance est institué au sein du Conseil d'administration. Il est composé de trois (3) membres élus, dont le président, et d’un (1) administrateur nommé. Les règles relatives à la conduite des affaires de ce comité sont établies à la section 16 de la présente politique.

Son rôle est de préparer des politiques et pratiques de gouvernance, les règles de contrôle interne qui les encadrent, en s'inspirant de lignes directrices en matière de gouvernance déterminées par l'Office des professions et aussi des meilleures pratiques et tendances actuelles. Il doit également signaler au Conseil d’administration les risques liés à l’éthique et à la gouvernance et recommander des solutions permettant au Conseil d’administration de prendre des décisions appropriées, s’il y a lieu.

Ce comité a notamment la responsabilité de proposer au Conseil d’administration :

des politiques et des pratiques de gouvernance; des modifications aux politiques après une révision aux 5 ans, ou moins, si nécessaire. un code d'éthique et de déontologie pour les administrateurs, conformément aux règles

édictées par le Règlement sur les normes d'éthique et de déontologie des administrateurs du Conseil d'administration d'un ordre professionnel;

un code d'éthique et de déontologie pour les membres du comité d’accès à l’exercice de la profession;

des règles relatives à la conduite des affaires du Conseil d’administration et de ses comités ainsi que de déterminer les moyens de communication;

des procédures d’élection au Conseil d’administration, à la présidence et aux comités du CA;

une structure de gestion administrative de l’Ordre.

Il a également la responsabilité d’analyser les déclarations des administrateurs pouvant ou étant perçues comme un conflit réel ou potentiel et soumet les situations problématiques au CA. De plus, il peut exécuter tout autre mandat que lui confie le Conseil d'administration.

11. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU COMITÉ DES FINANCES ET DES RESSOURCES HUMAINES Un comité des finances et ressources humaines est institué au sein du Conseil d'administration. Il est composé de trois (3) membres élus, dont le président, et d'un (1) administrateur nommé. Les règles relatives à la conduite des affaires de ce comité sont établies à la section 16 de la présente politique.

Son rôle est d'assister le Conseil d'administration dans la gestion financière de l'Ordre, dans l'évaluation des principaux risques, dans la mise en place de mesures pour les prévenir et les gérer et recommander des solutions permettant au Conseil d’administration de prendre des décisions appropriées, s’il y a lieu.



De plus, il doit assister le Conseil d'administration concernant l'embauche, l'évaluation et la rémunération du directeur général et secrétaire et du syndic. Il doit aussi préparer des politiques et des normes afin d'assurer une saine gestion des ressources humaines. Il doit également signaler au Conseil d’administration les risques liés aux ressources humaines et recommander des solutions permettant au Conseil d’administration de prendre des décisions appropriées, s’il y a lieu.

Ce comité doit :

adopter les états des revenus et dépenses mensuels et les présenter au Conseil d'administration;

approuver les comptes de dépenses du président et du directeur général et secrétaire de l’Ordre;

autoriser l'utilisation du fonds non affecté survenant en cours d'année et ne dépassant pas 10 000 $ pour un même projet et doit être en lien avec les actions prioritaires du plan d'action;

appliquer la politique des placements temporaires des avoirs de l’Ordre;

En vue d'une adoption, ce comité a notamment la responsabilité de recommander au Conseil d’administration :

des politiques reliées à la gestion financière; des modifications aux politiques après une révision aux 5 ans, ou moins, si nécessaire. les prévisions budgétaires et les mises à jour, incluant les revenus et dépenses des

activités de développement des compétences; des modifications à la Politique relative à la cotisation, à l’inscription au Tableau des

membres et aux frais exigibles; le montant de la cotisation annuelle; l'indexation des échelles salariales des employés de l’Ordre et des jetons de présence

des membres des comités; les frais de renouvellement de l'inscription au registre des droits acquis; des modifications à la Politique de frais de séjour et de déplacement; l'embauche du directeur général et secrétaire de l'Ordre à la suite de la préparation

du recrutement et du processus de sélection; l'évaluation annuelle de la performance du directeur général et secrétaire de l’Ordre

en s'assurant qu'il adopte de saines pratiques de gestion; l'embauche du syndic à la suite de la préparation, du recrutement et du processus de

sélection en collaboration avec le directeur général et secrétaire de l’Ordre; l'évaluation annuelle de la performance du syndic; un plan de relève du directeur général et du syndic.

De plus, il peut exécuter tout autre mandat que lui confie le Conseil d'administration.



12. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU COMITÉ STRATÉGIQUE Un comité stratégique est institué au sein du Conseil d'administration. Il est composé de trois (3) membres élus, dont le président, et d'un (1) administrateur nommé. Les règles relatives à la conduite des affaires de ce comité sont établies à la section 16 de la présente politique.

En collaboration avec le directeur général et secrétaire de l’Ordre, le comité stratégique prépare la planification stratégique et les indicateurs de performance et en fait la recommandation au Conseil d’administration. Le cas échéant, le comité propose au Conseil d’administration des modifications aux orientations et aux objectifs stratégiques adoptés. Ce comité contribue également à la réflexion sur les enjeux stratégiques et le positionnement de l’Ordre auprès des instances politiques et dans ses communications.

De plus, il peut exécuter tout autre mandat que lui confie le Conseil d'administration.

13. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU COMITÉ D’AUDIENCE Un comité d’audience est institué au sein du Conseil d'administration. Il est composé de trois (3) membres élus, dont le président, et d'un (1) administrateur nommé. Les règles relatives à la conduite des affaires de ce comité sont établies à la section 16 de la présente politique.

Sur réception d’une demande d’audition, le comité d’audience est chargé d’entendre, en 2e instance, les représentations des candidats à l'admission et des membres qui souhaitent faire appel d’une décision du comité d'accès à l'exercice de la profession, du comité d’évaluation pour l’attestation de formation des troubles mentaux ou du comité de révision des résultats d’une formation et rend les décisions.

14. RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS

Conseil d'administration Les administrateurs élus ne sont pas rémunérés pour la participation aux séances du Conseil d'administration. Les frais de séjours et d'hébergement sont remboursés selon les normes établies par l'Ordre.

Toutefois, certains avantages leur sont octroyés (gratuité au colloque et à la journée de formation continue plus les frais de séjour et de déplacement pour ces activités).

Autres comités du Conseil d'administration Des jetons de présence sont accordés aux administrateurs élus siégeant à des comités du Conseil d'administration, le montant étant établi par le Conseil d’administration. Les présidents (administrateurs élus) de comités du Conseil d’administration se voient ajouter une heure par réunion au jeton de présence.



Administrateurs nommés Les administrateurs nommés par l'Office des professions sont rémunérés par cette instance selon les règles qu'elle établit.

15. DES FONCTIONS INCOMPATIBLES 15.01 Une personne ne peut être nommée à deux (2) charges en apparence incompatibles

ou susceptibles de laisser croire à un conflit d’intérêts. Les charges obtenues par voie d’élection sont incompatibles avec les charges qui requièrent l’indépendance et l’impartialité prévues au Code des professions ou aux règlements de l’Ordre. Cette règle s’applique dès le dépôt de la mise en candidature à toute fonction élective.

15.02 Une personne ne peut siéger à plus d'un comité où elle serait amenée à se prononcer sur des affaires se rapportant à un même professionnel et qui a un rapport entre elles.

15.03 Les fonctions suivantes sont incompatibles avec la fonction de syndic, syndic adjoint, syndic correspondant ou syndic ad hoc :

− membre du Conseil d’administration ou président de l’Ordre;

− directeur général et secrétaire de l’Ordre;

− membre des comités d’accès à l’exercice de la profession, d’inspection

professionnelle, de révision des plaintes, du conseil de discipline et d’arbitrage

des comptes;

− membre des groupes de travail de l'Ordre;

− secrétaire du conseil de discipline;

15.04 Les membres du conseil de discipline et du Conseil d'administration ne peuvent être :

− secrétaire de l’Ordre;

− secrétaire du conseil de discipline;

− membre des comités d’accès à l’exercice de la profession, d’inspection

professionnelle, de révision des plaintes, du conseil de discipline et d’arbitrage

des comptes;

− inspecteur.

15.05 Un employé de l'Ordre, à l’exception de la présidence, ne peut être membre du Conseil d'administration.

15.06 La fonction d’inspecteur est incompatible avec celle de membre du conseil de discipline, du comité de révision et du comité d’accès à l’exercice de la profession, du Conseil d'administration ainsi que tout autre comité qui doit se prononcer sur un dossier de membre ou de candidat à l’exercice de la profession.



15.07 La fonction de membre du Conseil d’administration est incompatible avec la fonction de secrétaire de l’Ordre.

15.08 Le président ne peut agir à titre de directeur général, de secrétaire de l'Ordre et aucune autre fonction de dirigeant ne peut lui être attribuée16.De plus, il ne peut être responsable des comités du CA et de groupes de travail.

15.09 Le directeur général ne peut cumuler d'autres fonctions attribuées en vertu du Code des professions que celle de secrétaire de l'Ordre17.

16. RÈGLES RELATIVES À LA CONDUITE DES AFFAIRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET DE SES COMITÉS AINSI QUE DE LA DÉTERMINATION DES MOYENS DE COMMUNICATION18

Conseil d'administration 16.01 Le Conseil d'administration tient le nombre de séances requis pour remplir ses

fonctions. Toutefois, il doit se réunir au moins six (6) fois par année19.

16.02 Les séances ordinaires du Conseil d’administration de l’Ordre se tiennent à la date, l’heure et le lieu que le Conseil d’administration détermine.

16.03 Les séances extraordinaires du Conseil d’administration se tiennent à la date, l’heure et le lieu que fixe le président ou en son absence le vice-président ou le quart des membres du Conseil d’administration.

16.04 Une séance ordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire de l’Ordre par avis écrit au moins cinq (5) jours avant la date de la séance.

16.05 Une séance extraordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire de l’Ordre par avis écrit ou verbal au moins deux (2) jours avant la date de la séance.

16.06 Les séances du Conseil d’administration peuvent être tenues sous forme de conférence téléphonique ou vidéoconférence.

16.07 L’avis de convocation à toute séance du Conseil d’administration indique la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de cette séance.

16 Article 80 du Code des professions 17 Article 101.2 du Code des professions 18 Article 62 du Code des professions 19 Article 82 du Code des professions



16.08 Malgré les articles 16.03 et 16.05, une séance du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement convoquée et tenue si tous les administrateurs sont présents et renoncent à l’avis de convocation ou, s’ils n’assistent pas physiquement à l’endroit où se tient la séance, ils s’expriment par conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

16.09 Le quorum du Conseil d’administration est de la majorité de ses membres; une décision se prend à la majorité des administrateurs présents ou des administrateurs qui s’expriment20.

Au cas d’égalité des voix, le président donne un vote prépondérant.

16.10 Le Conseil d’administration siège à huis clos. Toutefois, il peut, sous réserve des règles de la confidentialité et lorsque la majorité des administrateurs le désirent, tenir des séances en public ou autoriser certaines personnes à assister ou à participer à la séance.

16.11 Le Conseil d’administration a instauré un huis clos statutaire des administrateurs qui se tient à la fin de chaque séance du Conseil d’administration, avant la levée de l’assemblée. Les propos tenus n’apparaissent pas au procès-verbal. Animé par la présidence, il est de courte durée. Après la levée de l’assemblée, la présidence fait une rétroaction à la direction générale pour lui faire part de décisions la concernant ou concernant son équipe. Elle peut aussi lui faire part de l’évaluation de la séance et de tout sujet qu’elle juge utile à son travail.

16.12 Le Conseil d’administration peut aussi siéger à huis clos des administrateurs notamment dans le cas du dépôt du rapport concernant l’évaluation du rendement du directeur général ou lorsque le Conseil d’administration délibère sur la négociation de ses conditions de travail.

S’il le juge opportun, il peut siéger à huis clos de certains administrateurs dans le cas d’un conflit d’intérêt ou apparence de conflit d’un administrateur ou pour éviter un préjudice à une personne.

16.13 Le secrétaire de l’Ordre agit comme secrétaire du Conseil d’administration et n’a pas droit de vote. En cas d’absence ou d’empêchement d’agir du secrétaire, celui-ci est remplacé par la personne désignée par le Conseil d’administration.

20 Article 84 du Code des professions



16.14 Le secrétaire constate s’il y a quorum avant le début de chaque séance.

Si la séance ne peut commencer faute de quorum, le secrétaire de l’Ordre inscrit au procès-verbal l’heure de l’ajournement et le nom des membres présents du Conseil d’administration.

16.15 Le vice-président préside la séance du Conseil d’administration lorsque le président est absent ou empêché d’agir. Le Conseil d’administration désigne l’un de ses administrateurs pour présider la séance lorsque le président ou le vice-président sont absents ou empêchés d’agir.

16.16 Le membre du Conseil d’administration qui ne peut assister à une séance du Conseil d’administration peut s’exprimer en vue d’une décision, s’il le fait par écrit avant la tenue de la séance.

16.17 Un procès-verbal doit être rédigé pour chaque séance du Conseil d’administration par la secrétaire de l’Ordre. Il est par la suite adopté par le Conseil d’administration et signé par la présidence et la direction générale.

Autres comités du Conseil d'administration 16.18. Les membres du Conseil d’administration élisent les membres de ses comités pour un

mandat de trois (3) ans. Tout poste devenant vacant en cours de mandat est comblé par une élection d’un nouveau membre pour la durée non écoulée du mandat.

16.19 L’élection des membres aux comités du Conseil d’administration se tient à la première séance du Conseil d’administration suivant l’élection des administrateurs.

16.20 Les membres des comités élisent entre eux un président qui a comme responsabilité de présider les réunions et de voir au bon fonctionnement et à l’efficience de celles-ci notamment en s’assurant des délais de convocation et de la présence d’un procès-verbal. De plus, le président fait rapport des travaux au conseil d’administration.

16.21 Une convocation à toute réunion des comités du Conseil d’administration est transmise au moins cinq (5) jours avant sa tenue, indiquant la date, l’heure, le lieu et être accompagnée d’un projet d’ordre du jour. Un calendrier de rencontres doit être planifié pour l’année.

16.22 Les réunions des comités du Conseil d’administration peuvent être tenues sous forme de conférence téléphonique ou vidéoconférence.

16.23 Le quorum des comités du Conseil d'administration est de la majorité des membres, soit trois (3) membres.



16.24 Les membres des comités du Conseil d’administration qui ne peuvent assister à une réunion peuvent s’exprimer en vue d’une décision, s’ils le font par écrit avant la tenue de la réunion.

16.25 Un procès-verbal doit être rédigé pour chaque réunion et un rapport d’activités est présenté au Conseil d’administration sauf pour le comité des finances et ressources humaines qui lui, doit déposer au CA les procès-verbaux pour ratifications des décisions.

OCCOQ Adoptée par le Conseil d’administration, le 21 mars 2015 (11.03) Modifiée par le Conseil d’administration, les 2-3 décembre 2016 (10.01) Modifiée par le Conseil d’administration, le 12 mai 2018 (12.01) Modifiée par le Conseil d’administration, le 1er juin 2019 (9.01) Modifiée par le Conseil d’administration, le 5 octobre 2019 (13.06) Modifiée par le Conseil d’administration, le 30 janvier 2021 (8.01) Modifiée par le Conseil d’administration, le 29 mai 2021 (8.00)

ANNEXE 1

Code des professions − Conseil d'administration : articles 61 à 100 − Administrateurs du Conseil d’administration : article 79.1 − Président : articles 80 et 81 − Directeur général : articles 62.0.1, 101.1 et 101.2 − Secrétaire : article 62.0.1 − Assemblée générale : articles 102 à 106 − Dispositions financières : articles 107 et 108 − Commissaire à l’admission : articles 16.9 et 16.23 − Accès aux documents et protection des renseignements personnels : articles 108.1 à 108.11 − Enquêtes et immunités : articles 192 à 196

Règlements en vertu du Code des professions

− Règlement sur l’organisation de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec et sur les élections à son Conseil d’administration (c. C-26, a. 63.1, 65, 93, par. a, b, e et f et a. 94, 1er al., par. a)

− Règlement sur le rapport annuel d'un ordre professionnel (c. C-26, a. 12, 3e al., par. 6, sous-par. b et a. 12.2)

Politiques de l'OCCOQ

Catégorie/Membres

− Politique relative à la cotisation, à l’inscription au tableau des membres et aux frais exigibles − Politique de développement des compétences − Politique d’évaluation des apprentissages et révision des résultats − Politique de correspondance avec les membres − Politique des prix et reconnaissances − Politique pour les usagers du portail espace compétence

Catégorie/Ressources humaines

− Politique des conditions de travail des employés − Politique des conditions de travail du directeur général et secrétaire de l'Ordre − Politique de rémunération des élus − Politique des conditions de travail du syndic − Politique de rémunération des syndics adjoints − Politique de rémunération des formateurs et des tuteurs − Politique de rémunération des inspecteurs − Politique de rémunération des contractuels − Politique de rémunération des administrateurs élus − Politique sur la formation et le perfectionnement des ressources humaines − Politique contre le harcèlement − Politique sur le télétravail


Catégorie/Communications

− Politique des commandites − Politique de communication − Politique linguistique − Politique des médias sociaux

Catégorie/Gestion

− Règles de fonctionnement du comité d’accès à l’exercice de la profession − Règles de fonctionnement des comités statutaires (inspection, discipline, révision des plaintes, arbitrage,

équivalence, scrutateurs, troubles mentaux) − Règles de fonctionnement des groupes de travail − Politique du Bureau du syndic − Politique relative à la reconnaissance des crédits et de l'expérience de travail pour la délivrance d'un permis en

vertu du règlement sur les normes d'admission par équivalence

Catégorie/Finances

− Politique de remboursement de frais de séjour et de déplacement − Politique sur les modalités d’attribution de contrats − Politique des placements temporaires des avoirs de l’Ordre

Catégorie/Accès à l'information

− Politique sur les documents et renseignements à caractère public accessibles sans restriction − Politique du responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Catégorie/Gouvernance

− Politique de gouvernance − Code d’éthique et de déontologie des administrateurs − Code d’éthique et de conduite des employés et des membres des comités − Politique de droit d’auteur et autres droits de propriété intellectuelle − Politique relative à la procédure d’élection du président de l’Ordre et des membres du comité exécutif − Politique de continuité des operations


ANNEXE 2

OUTIL D'ÉVALUATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION NOM :

AUTO-ÉVALUATION En accord

Partiellement en accord

Partiellement

en désaccord

En désaccord

Commentaires et précisions

1. Je connais la mission, la vision et les valeurs de l'Ordre.

2. Je prends connaissance de l’ordre du jour et des documents disponibles avant la tenue de chaque réunion.

3. Je consacre un temps suffisant (préparation personnelle) pour bien remplir mon rôle comme membre du CA.

4. Je me sens à l’aise d’exprimer une opinion lors des réunions même lorsqu'elle est contraire à celle des autres membres.

5. Je considère que ma contribution est appréciée en tant que membre du CA.

6. J'ai une compréhension d'ensemble suffisante du fonctionnement interne de l'Ordre.

7. J'ai une bonne compréhension du rôle des comités.

8. Je comprends très bien ce qu'on attend de moi à titre de membre du CA.

9. Je fais preuve de disponibilité et d'assiduité.

10. J'ai mis mes compétences et mes expériences au service du CA.

11. Lorsque requis, j'ai adopté une attitude propice au règlement d'une impasse.

12. J'ai su écouter et faire preuve d’ouverture face aux idées des autres membres du CA.

13. J'ai contribué à la création et au maintien de l'esprit d'équipe.

14. Je respecte la confidentialité du contenu des délibérations et des décisions, de même que des documents qui me sont soumis.

15. Je connais et respecte les règles de conduite en vigueur.

16. J’ai une bonne compréhension de mon rôle et de mes obligations en tant que membres du CA


17. À combien de séances du CA ai-je participé? (8 séances tenues en 2018-2019)

1

2

3

4

5

6

7

8

18. Je suis solidaire des décisions prises à la majorité par l’ensemble des membres du CA même si ma position est différente.

Oui Non

19. Je considère que le CA exerce une gouvernance efficace de l'Ordre.

20. J’évite de faire de la microgestion lors des séances du C.A.

ÉVALUATION DES COMITÉS En accord

Partiellement en accord

Partiellement

en désaccord

En désaccord


Gouvernance et éthique 1. Je considère que le comité de

gouvernance et d'éthique appuie bien le CA dans son rôle.

2. La répartition des responsabilités entre le CA et le comité de gouvernance et d'éthique :

est clairement définie;

est bien respectée.

3. Le niveau d'information transmise par le comité de gouvernance et d'éthique est suffisant pour que les membres du CA puissent bien assumer leurs rôles et responsabilités.

Finance et ressources humaines 4. Je considère que le comité des

finances et des ressources humaines appuie bien le CA dans son rôle.

5. La répartition des responsabilités entre le CA et le comité des finances et des ressources humaines :



6. Le niveau d'information transmise par le comité des finances et des ressources humaines est suffisant pour que les membres du CA puissent bien assumer leurs rôles et responsabilités.

Stratégique 7. Je considère que le comité

stratégique appuie bien le CA dans son rôle.


8. La répartition des responsabilités entre le CA et le comité stratégique :



9. Le niveau d'information transmise par le comité stratégique est suffisant pour que les membres du CA puissent bien assumer leurs rôles et responsabilités.

Comité d’audience

10. Je considère que les comités appuient bien le CA dans son rôle.

11. Le niveau d'information transmise par le comité stratégique est suffisant pour que les membres du CA puissent bien assumer leurs rôles et responsabilités.

RENDEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION En

accord Partiellement en accord

Partiellement

en désaccord

En désaccord


1. En général, le CA a une bonne dynamique permettant la participation de chacun et une prise de décision efficace.

2. Il existe un processus satisfaisant pour évaluer :

le plan stratégique;

les objectifs annuels.

3. Les membres du CA sont régulièrement informés quant à l'évolution des dossiers, des défis et des enjeux stratégiques.

4. Le niveau d’engagement des membres du CA est suffisant pour assurer une gouvernance efficace de l’Ordre.

5. Le CA accorde suffisamment d'importance aux questions cruciales touchant :

la protection du public;

les finances;

la gouvernance;

le positionnement de l'Ordre;

tout autre aspect d'importance pour le CA.

6. Les règles et les responsabilités respectives du CA :


sont clairement définies;

sont bien respectées.

7. Le CA est vigilant par rapport à l'identification et la révision des risques encourus par exemple au plan financier ou légal.

8. Le CA s'assure que les risques encourus par l'Ordre sont bien gérés par ses dirigeants.

9. Le CA veille au respect des valeurs et des règles en matière d'éthique et de déontologie applicables à ses membres.

10. Le CA évite de faire de la microgestion lors de ses séances et s’en tient à assumer les responsabilités qui lui incombent.

11. Le CA agit de façon respectueuse à l’endroit du directeur général et du président lors des séances du conseil et cherche à les aider à réussir.

12. Le président et le directeur général maintiennent une communication franche et ouverte.

ÉVALUATION DE LA PRÉSIDENCE *

En accord

Partiellement en

accord

Partiellement

en désaccord

En désaccord


1. Les réunions sont conduites de façon à permettre un déroulement efficace et productif.

2. Un temps suffisant est alloué à la présentation et à la discussion de tous les points à l’ordre du jour en fonction de leur importance.

3. Tous les membres du CA ont l’occasion d’exprimer leur opinion lors des réunions.

4. Le président démontre du leadership dans l’exercice de ses fonctions, notamment en arrimant, coordonnant et en dirigeant efficacement les travaux

5. Le président instaure et maintient un bon climat de travail pendant les réunions.

6. Le président a atténué les tensions lors des réunions.

7. Le président cherche à obtenir le consensus lors de la prise de décision.

*Section à répondre de façon anonyme.


ANNEXE 3

SERMENT DE DISCRÉTION Je ______________, déclare sous serment que je ne révélerai et ne ferai connaître, sans y être autorisé par la loi, quoi que ce soit dont j'aurai eu connaissance dans l'exercice de ma charge21.

ANNEXE 4

DÉCLARATION DU MEMBRE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’ORDRE DES CONSEILLERS ET CONSEILLÈRES D’ORIENTATION DU QUÉBEC Je, soussigné, _________________________, membre du Conseil d’administration de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec, déclare avoir pris connaissance du Code d’éthique et de déontologie des membres du Conseil d’administration de l’OCCOQ et du Règlement sur les normes d’éthique et de déontologie des administrateurs du Conseil d’administration d’un ordre professionnel.

J’en comprends le sens et la portée, et me déclare lié par chacune de ces dispositions.

J'ai déterminé que les circonstances22 suivantes peuvent être ou être perçues comme étant ou pouvant être un conflit réel ou potentiel.

Et j’ai signé, le ____________________

21 Annexe II du Code des professions. 22 Code d’éthique et de déontologie pour les administrateurs, articles 11 à 16.


Signature

Nom en lettres moulées

politique de gouvernance

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