La Gestión de Voluntarios en Eventos Deportivos: captación y

desarrolloGerardo Bielons

Director GB Creation & Advice Consulting

gerardo@gbpresentaciones.com

Congreuem

Madrid, 21 de mayo de 2009

1. Objetivos de la presentación:• Conocer la importancia de tener un equipo eficiente de voluntarios.

• Definir los perfiles de las distintas posiciones.

• Ofrecer herramientas a los profesionales que actúen en este campo.

• Transmitir el entusiasmo y la experiencia de gestionar voluntarios en los eventos deportivos.

2. Eventos deportivos:• Mutua Madrileña Masters Madrid

• Sony Ericsson Championships

• Final de Copa Davis (Sevilla)

• Nations Senior Cup (Marbella)

• Masters Senior Comunidad de Madrid

• Los Juegos de las Empresas

• EuroBasket

3. Algunas consideraciones iniciales• Trabajamos con personas que tienen:

Diferentes personalidades

Diferentes intereses

Diversas culturas

Distintas edades

Perfiles de varios estudios

• ¿Por qué quieres ser voluntario en un evento deportivo?

• Objetivo:

Crear un equipo de voluntarios que atienda y responda con calidad a todas las necesidades del evento.

4. Importancia de un Equipo de Voluntarios en un Evento Deportivo

• Representan el mayor número de recursos humanos a gestionar.

• Son parte de la imagen corporativa del evento.

• Son imprescindibles en determinadas posiciones.

• ¡Permiten disminuir costes a la organización del evento!

Caso de Estudio: Mutua Madrileña Masters Madrid

1. ¿Cómo captar voluntarios?

• Web

• Prensa: Periódicos, radio y televisión

• Amigos

• Experiencia de años anteriores

• Universidad Autónoma de Madrid

• Otras universidades

2. Necesidades y perfiles de los voluntarios: análisis según departamentos

3. Selección

• Cumplimentar un formulario web con foto

• Una reunión general con los voluntarios que nunca han participado.

• Una reunión general con los voluntarios de años anteriores.

• Comunicación vía telefónica y mail

• Entrevistas personales

• Formación general y específica

4. Entrenamiento

• Un día de formación general

• Dos días de formación específica

• Objetivos del entrenamiento:

Integración de los voluntarios en el equipo

Desinhibición corporal

Desarrollo de actitudes identificadas con los perfiles exigidos

Contacto con los responsables de los distintos departamentos

5. Contraprestaciones: Acreditación oficial del torneo

Entradas (4 por día) desde el sábado hasta el jueves

Comida o cena

Uniforme completo

Certificado firmado por el responsable de voluntarios y el director del torneo

La oportunidad de formar parte de uno de los eventos deportivos más importantes de España

6. ¿Cómo mantenerlos motivados?• Calidad de la gestión del responsable de voluntarios

• Trabajo conjunto

• Asistencia permanente: antes, durante y después del torneo

• Sala de voluntarios

• Foto en la entrega de premios

• “Voluntario del día”

• Cena final de voluntarios

• La oportunidad de repetir la experiencia en la próxima edición

• Conseguir un trabajo en el torneo

• Plan de fidelización de voluntarios

7. Trabajos de antiguos voluntarios en el Mutua Madrileña Masters Madrid

• Coordinador del Departamento de Operaciones

• Responsable de stands, hall y control de espacios en el departamento comercial

• Responsable del Departamento de Infraestructuras

Definiciones de Competencias

“Las características esenciales de los individuos que generan la eficiencia en un lugar de trabajo”. McClelland (1973)

“Competencia es un grupo observable de características, que son causa de la excelencia y el buen desarrollo de una tarea concreta dentro de una organización”.(Marín; Pereda, 2001)

“La European Foundation Quality Management, el modelo de Calidad Europea (Rotger, 1997) también remarca la importancia del desarrollo de competencias en la gestión de recursos humanos”.

“El desempeño de cualquier rol profesional precisa de un conocimiento profundo de habilidades sociales –habilidades, tanto conceptuales, como técnicas-, que permitirán al profesional establecer unas relaciones eficientes y satisfactorias con los compañeros, clientes y usuarios”. (Rubio; Anzano, 1998)

Componentes de las competencias

SerCompetencia

Querer hacerlo Motivación

Estar ahíActitudes, intereses

Habilidad de hacerlosMétodos y recursos

SaberConocimiento

Saber cómoHabilidades, capacidades

Competencias y comportamientos

• Aprender

• Flexibilidad

• Comunicación

• Habilidad para trabajar bajo presión

• Desarrollo personal

• Conocimientos técnicos

• Liderazgo

• Planificación/Organización

• Colaboración

• Trabajo en equipo