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GUIA DE BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DE ASOCIACIONES



Talleres

1. Los diferentes trucos para captar y fidelizar nuevos asociados.

2. Herramientas de comunicación efectivas para su asociación.

3. ¿Cómo organizar y financiar un congreso de éxito?

4. Cómo (re)lanzar su revista asociativa sin perecer en el intento.

5. ¿Cómo incentivar la participación de sus asociados?

6. ¿Cómo mejorar su gestión a través de las Nuevas Tecnologías?

7. ¿Cómo mejorar la gestión de su tiempo?

8. ¿Cómo seleccionar el conferenciante adecuado para su evento?


1. Los diferentes trucos para captar y fidelizar nuevos asociados.


Pasa a través de:

Imagen

Conversación

Seducción

Empatía

Sorprender

Confianza

Bº Mutuo

Futuro

Valores

Proximidad

• Se concreta a través de:

ComunicaciónY

Publicidad

Eventos

Acción comercial

La Asociación para captar y fidelizar tiene que seducir/enamorar.


Com

unic

ació

n y

Pub

licid

ad

Encuestas de necesidades de los asociados.

Web / Newsletters / Fax todavía / E-mail.

Descarga de ficheros de la web.

Circulares en papel.

Mensajes a móviles.

Revistas (con lomo y mate).

Seleccionar información.

Tener definida su marca.

Servicio de atención al asociado.

Concepto de buzón de ideas.

Debates con medios de comunicación.

Premios.

Ser referente de información.

Convertirse en un generador de opinión.


Eve

ntos

No es un objetivo prioritario.

Instrumento de captación y fidelización.

Que el socio participe, no sea un mero espectador.

Sirva para que los socios se interrelacionen.

1 Sesión que rompa la monotonía del día a día.

1 Sesión que aporte soluciones a problemas (técnicas).

1 Sesión que alguien del sector aporte su experiencia.

Realizar concursos y premios.

Hacer el evento en lugares diferentes.

Hacer concursos masivos implicando a clientes de nuestros

asociados.


Acc

ione

s C

omer

cial

es

Código de buenas prácticas para generar confianza y cumplirlo.

Ser proactivo en bienes y servicios.

Profesionalidad en la gestión de la Asociación.

Potenciar la relación entre los asociados.

Publicidad orientada al asociado.

Folleto con filosofía, servicios y ahorros que aporta la Asociación.

Acuerdos con proveedores.

Pólizas de seguros ventajosas.

Webs activas con microsites para los miembros.


MARKETING

EMOCIONAL


2. Herramientas de comunicación efectivas para su asociación


Importancia de la relación con los medios de comunicación.

Problemas a la hora de comunicar:

Información homogénea.

Discrepancias de intereses entre los miembros de la Asociación.

Dificultad para llegar a los medios de comunicación.

Desconocimiento de la actividad por parte de los ejecutivos de Asoc.

Importancia de dejarse asesorar por su agente de comunicación.

No se debe tener miedo a la prensa pero sí el respeto necesario.


Dejarse asesorar por el departamento/asesor de comunicación.

Conocer el medio.

Preguntar a la prensa que le puede interesar.

Ganarse la confianza de la prensa (comida entre 2/3 periodistas).

Facilitarle información.

Ponerse en su situación.

Como convertirse en aliado de la prensa:


3. ¿Cómo organizar y financiar un congreso de éxito?


Problemas

Incertidumbre.

Conseguir contenidos y ponentes atractivos y su financiación.

Contrapartida del patrocinador.

Motivación para asistir al Congreso y las ponencias.

Equilibrio entre presentación comercial y científica.

Flujo de caja – Desajuste entre anticipos a realizar y fecha de pago.


Soluciones

Contactar con medios – difundir el Congreso sin costes.

Cambio de entorno de celebración.

Presencia institucional para estar en los medios.

Si no están, estará en la competencia.

Flujo de caja – Subcontratación: anticipo de gastos.


Oportunidades

Difusión: dar a conocer los servicios de la Asociación.

Aumento de ventas: plataforma para patrocinadores.

Identidad: Dar notoriedad al sector.

Incremento de Asociados: cuota congreso que compense estar asociado.

Financiación extraordinaria: beneficios.

Participación activa: celebrar Asamblea en el entorno del Congreso.

Capacidad de convocatoria: Aumentar participación en otros eventos.

Conocimiento del Mercado: Intercambio de info entre suministradores

y asociados.

Integración familiar: Importancia de los/las acompañantes.

Fidelización: Periodicidad que se tome como “fecha de encuentro”.


4. ¿Cómo (re)lanzar su revista asociativa sin perecer en el intento.


El papel se mantiene en el tiempo.

Objeto de lujo: imagen, prestigio.

On line es para la información inmediata.

Tiene que convivir con otros formatos.

Para leer temas complicados y retenerlos es mejor el papel.

Noticias, mejor pocas de buena calidad que muchas sin sentido.

Fuentes de financiación

Una parte de los presupuestos generales.

Cuota mínima por recibir la revista

Implicación de los proveedores (mejor vehículo)


5. ¿Cómo incentivar la participación de sus asociados?


Fidelizar es cuestión de emociones.

¿Somos las Asociaciones diferentes a las grandes multinacionales?

Sí, pero quizás estemos en mejor posición para fidelizar:

Cercanía del “cliente” asociado.

Visión más adecuada y real de nuestro “cliente”.

Fidelizamos cuando ofrecemos el servicio adecuado.

¿Cómo hacerlo?


Conocernos a nosotros

Conocer a nuestros miembros

Pasar a la acciónEstablecer un plan de fidelización

Lo másimportante

No empezarPor la guinda


• ¿Cómo fidelizamos?

Añadimos valor.

Percibimos valor cuando recibimos más de lo que esperamos

Creamos vínculos emocionales.

No depende de lo que das sino de las cosas haces


Claves de un programa de fidelización

1. Objetivos Claros.

2. Analizar la orientación al asociado.

3. Análisis de bases de datos.

4. Estudio de la competencia.

5. Diseño Programa.

6. Inversión.

7. Implementar.

8. Monitorización y control.


6. ¿Cómo mejorar su gestión a través de las Nuevas tecnologías?


Importancia de tener la segunda puerta abierta a internet.

Romper barreras geográficas.

Canales seguros. Servidor de datos y aplicaciones en remoto.

Back up en remoto: Protección contra virus, errores humanos,

incendios, inundaciones… Seguridad de backups de información.

Internet no tiene limitaciones.

Email como herramienta más importante.

Dominios: puerta de entrada de la asociación.

Imagen: diseño de web, accesibilidad.

Promociones, ofertas…

Red social bajo la asociación.

Imagen personal: Facebook, Twenti, Neurona…

Cuidar tiempos – Google.

Confianzar en expertos y profesionales.


7. ¿Cómo mejorar la gestión de su tiempo?


Conciliación: oportunidad para pymes y asociaciones para mejorar su

competitividad.

Aumento de productividad, reducción de absentismo, menor rotación

y mejor imagen interna y externa.

Tiempo debe atender:

al tiempo del trabajo.

al tiempo del mantenimiento personal.

al tiempo de libre disposición.

Tiempo de trabajo – antes la calidad que la cantidad.


8. ¿Cómo seleccionar el conferenciante adecuado para su evento?


Objetivos de la Asociación:

Networking del colectivo.

Conocimiento mayor del sector.

Dar una imagen común del sector.

Protección del sector.

Perseguir objetivos comunes.

Tipos de Ponentes:

Imagen: para captar nuevos asociados.

Contenidos: para fidelizar.


Cuando emplear un ponente:

Asambleas Anuales.

Reuniones de Juntas Directivas.

Captación y fidelización de asociados.

Programas de formación.

Otros: premios, libro, revista, memoria anual, estudio, misión

comercial, relación con prensa…

Cómo contratar un ponente:

Solicitar cachés y condiciones.

Contactar agencia del ponente.

Firmar contrato.

Acordar condiciones de pago.

Hablar con el ponente antes del acto.

Evaluar al ponente después del evento


VISIÓN CONJUNTA DE CACHÉS DE PONENTES

Ponentes de contenido De Imagen

País de origen

Alto Medio Bajo Imagen

Australia/USA/Canadá

40Mil-150Mil 15Mil-40Mil <10Mil 60Mil+>

América Latina

2.500-18Mil 1.500-6.500 - 7.000-40Mil

Europa 6.000-30Mil 3.000-9.000 - 10Mil-20Mil

Africa y Asia 4.000-25Mil 2.500-9.500 - 20Mil-125Mil


Ilusi

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Muchas Gracias

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