POR: LUIS CARLOS BELTRAN PARDO

UNIVERSIDAD

NACIONAL DE COLOMBIA

SECRETARIA DE GOBIERNO

LOCALIDAD ANTONIO NARIÑO

CONCEPTO

El Establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:– Es de carácter continuo.– Es un medio a través del cual se establece la

mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

– Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

IMPORTANCIA

IMPORTANCIA

– Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

– Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

PRINCIPIOS

• Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

• Especialización: “El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad”.

• Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

PRINCIPIOS

• Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

• Unidad de Mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

PRINCIPIOS

• Difusión: Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

• Amplitud o Tramo de Control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas las funciones eficientemente.

PRINCIPIOS

• De la coordinación: Las unidades de la organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.

La estructura organizacional debe propiciar la armonía y la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa, para cumplir con los objetivos generales. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionará como un sistema armónico en el que todas sus partes actuarán oportuna y eficazmente, sin ningún antagonismo.

• Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social; las más usuales son:– Lineal o militar– Funcional o de Taylor– Lineo - Funcional– Estaf– Por comités

• Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando.

• Se le conoce como organización lineal o militar porque, se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable también su aplicación en pequeñas empresas.

Autoridad

Responsabilidad

M é d ico

J e fe d e D ep artam en to

D irec to r G en era lAutoridad

Responsabilidad

M é d ico

J e fe d e D ep artam en to

D irec to r G en era l

ORGANIZACION TIPO LINEAL O MILITAR

• VENTAJAS– Mayor Facilidad en la

toma de decisiones y en la ejecución de las mismas

– No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

– Es claro y sencillo– Util en pequeñas

empresas– La disciplina es fácil de

mantener.

• DESVENTAJAS– Es rígida e inflexible– La organización depende

de hombres clave, lo que origina trastornos.

– No fomenta la especialización.

– Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a labores directivas sino de operación simplemente.

• La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR

Capacitación Constante

Mantenimiento del Consultorio

Auditoría Médica

Historia Clínica

Firma y Sello del Médico

Medicos

Abastecimiento de

Medicamentos

Horario de Citas

Protocolos de atención

• VENTAJAS

– Mayor Especialización– Se obtiene la más alta

eficiencia de cada persona.– La división del trabajo es

planeada y no incidental.– El trabajo manual se separa

del trabajo intelectual.– Disminuye la presión sobre

un solo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.

• DESVENTAJAS– Dificultad de localizar y fijar

la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes.

– Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos.

– La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes.

ORGANIZACIÓN LINEO - FUNCIONAL

• En ésta se combinan los dos tipos de organización antes vistos, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, ya que conserva.– De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad

que se tramite a través de un solo jefe para cada función en especial.

– De la funcional, la especialización de cada actividad en una función.

M ed ic in a E xte rn a M ed ic in a In te rn a P ed ia tría

J e fe d e M ed ic in a J e fe d e E n fe rm ería J e fe d e O d on to log ía J e fe d e S ervic ios d e D iag n ó s tico

D irec to r G en era l

ORGANIZACIÓN STAFF

Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea.

Director General

Director de Departamento

Superintendente

Médico

Jefe de Medicina

Consultor del Director

Asesor Jurídico

ORGANIZACIÓN POR COMITE

Este tipo de organización consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan.

C om ité d e M ed ic in a C om ité d e A u d ito ría M é d ica

M ed ic in a E n ferm ería O d on to log ía S ervic ios d e D iag n ó s tico

D irec to r G en era l

ORGANIZACIÓN POR COMITE• CLASIFICACION

– Directivo: Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen de la misma.

– Ejecutivo:Es nombrado por el comité directivo, para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.

– De vigilancia: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.

– Consultivo: Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios, emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

ORGANIGRAMA VERTICAL

M ed ic in a E n ferm ería O d on to log ía S ervic ios d e D iag n ó s tico

S u b d irec to r

D irec to r G en era l

En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

Es una herramienta necesaria para llevar a cabo una organización racional, es indispensable durante el proceso de organización y aplicable de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

Director General

Medicina

Enfermería

Odontología

Servicios de Diagnóstico

Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

ORGANIGRAMA CIRCULAR• Donde los niveles jerárquicos quedan determinados de forma

circular.

DIRECCION

CONCEPTO

La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, comunicación y la supervisión.

Dirección

Comunicación

Supervisión

Motivación

Integración

Toma de Decisiones

ETAPAS

TOMA DE DECISONES (I)

Al tomar decisiones es necesario:• Definir el Problema: Para tomar una decisión es básico

definir perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

• Analizar el Problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.

• Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación, y recursos necesarios para llevarlas a cabo de acuerdo con el marco específico de la organización.

• Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la más idónea para las necesidades del sistema, y la que reditue máximos beneficios; seleccionar, además, dos o tres más para contar con estrategias laterales para casos fortuitos.

• Aplicar la decisión: Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de ka decisión.

CONCEPTO:

Es la función del proceso administrativo, mediante la cual se avalúa, mide o supervisa la ejecución de los planes para detectar y regular desviaciones con el fin de establecer las medidas correctivas necesarias conforme a los objetivos de la empresa en condiciones de eficiencia y eficacia.

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De lo anterior se desprende:

­ Relación con lo planteado: El Control siempre existe para verificar el logro de los objetivos establecidos en la PLANEACIÓN.

­ Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

­ Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es la de descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la PLANEACIÓN.

­ Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentación, el control prevee y corrige los errores, de manera que se hagan los ajustes en los planes

VERIFICAR - MEDIR - EVALUAR

AUDITAR PARA DETERMINAR ElCUMPLIMIENTO DE LO PLANEADO

Y CORREGIR CUALQUIER DESVIACION PREVIO EL ESTUDIO DE SU CAUSA -

EFECTO, DETERMINANDO LO EFICIENTE DE LA ADMINISTRACIÓN EN El LOGRO

DE LOS OBJETIVOS

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• PARA DETERMINAR SI EXISTEN DESVIACIONES

• ENTROPIA

• MEDIR VARIACIONES ENTRE LO REAL Y LO PROYECTADO

• TOMAR ACCIONES ADMINISTRATIVAS PARA CORREGIR

• UTILIZAR ADECUADAS TECNICAS DE CONTROL

• SOPORTAR El CONTROL EN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

CONTABLE, ESTADISTICA Y ECONOMICA CONFIABLE Y REAL

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El control es importante para el proceso administrativo por cuanto:

– Establece medidas de corrección.– Se aplica a todos los recursos de la empresa.– Determina y analiza rápidamente sobre las causas que

originan desviaciones.– Localiza a los sectores responsables de la administración,

desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

– Informa sobre el desempeño de ejecución de los planes.– Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.– Se incrementala productividad en la empresa.

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• Relación con lo planeado

• Medición• Detección de

Desviaciones• Establecimiento de

medidas correctivas

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• Control de Producción. • Control de Calidad. • Control de Mercados• Control Financiero• Control Presupuestal• Control Contable• Control de recursos Humanos

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ESTABLECIMIENTO MEDICIÓN DE

DE ESTÁNDARES RESULTADOS

CONTROL

RETROALIMENTACION CORRECCIÓN

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Son unidades de medida que sirven como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Hay tres tipos de estándares en cuanto al método: estándares estadísticos, estándares fijados por apreciación y los estándares técnicamente elaborados. Los hay cuantitativos y cualitativos. Los estándares cuantitativos son físicos, de costo, de capital, de ingreso, de programas; los cualitativos son de evaluación de la actuación, curvas de comportamiento, perfiles.

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Los estándares sirven para establecer unidades de medida definidas según el problema presente. Es de utilidad en los sistemas de información, pues la efectividad del control depende en buena parte de la información recibida cuyas características (confiable, fluida, consistente, válida), deben ser importantes.

Una vez efectuada la medición, se comparan los resultados obtenidos con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones.

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Es función del personal ejecutivo, desarrollar la acción correctora con base en el análisis de las causas que ocasionaron las desviaciones. Es un proceso de retroalimentación entre el control y la planeación lo que permite aumentar la calidad en la acción correctora.

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Es importante en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. Para ello es necesario, que el sistema de información sea funcional y eficiente, pues de esta manera se retroalimenta más rápidamente el proceso de control-planeación.

|PLANEACIÓN

INFORMES PROYECTADOS

PLAN DE DESARROLLO

ESTADOS FINANCIEROS (BAL GENERAL, PyG)

ÍNDICES/RAZONES/INDICADORES TABLEROS DE

MANDO

VSEJECUCIÓN

INFORMES- REALES/EJECUTADOS

PLAN DE DESARROLLO CUMPLIDO

ESTADOS FINANCIEROS (BAL GENERAL, PyG)

ÍNDICES/RAZONES/INDICADORES TABLEROS DE

MANDO

VARIACIÓN

O

ESTUDIAR/ANALIZAR

INVESTIGAR

COMPARAR/PROBAR

CAUSAS/EFECTOS

MEDIDAS

CONCLUSIONES RECOMENDACIÓN INFORMES DE

EJECUCIÓN

MODIFICAR CAMBIAR MODERNIZAR RETROALIMENTAR

• TOMAR DECISIONES• CAMBIAR LA

PLANEACIÓN Y SU INFORMACIÓN

Artículo 209.

La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administración Pública, en todos sus órdenes tendrá un control que se ejercerá en los términos que señale la Ley

Artículo 269

En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y a aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podrá establecer funciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas.

IGUALDAD Implica no hacer discriminaciones de ningún tipo

MORALIDAD Actuar con honestidad en el desarrollo del proceso administrativo y no en provecho propio.

EFICACIA Buscar que los procedimientos lleguen a feliz término mediante el cumplimiento de los objetivos.

ECONOMÍA Propender para que la función administrativa se lleve en el menor costo y menor tiempo posible

CELERIDAD Procurar que los procesos sean ágiles y breves.

IMPARCIALIDAD Implica que la administración aplique procedimientos y normas de manera objetiva y equitativa.

PUBLICIDAD Hacer de conocimiento público la totalidad de las actuaciones, para que sean juzgadas como prueba de transparencia de la gestión.

ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

RESPONSABLES

OBJETIVOS ELEMENTOS

LEY 87 DE 1993

1. Prevenir fraudes, localizar errores, y poder fijar su monto.

2. Comprobar la veracidad de los estados financieros.

3. Estimular la eficiencia operacional.

4. Salvaguardar los activos u obtener un control efectivo sobre todos los aspectos de la entidad.

• UN PLAN DE ORGANIZACIÓN: Adecuada organización, incluyendo un organigrama flexible, limitando la responsabilidad y la autoridad mediante manuales de funciones correctamente elaborados.

• LA CONTABILIDAD: Base para la toma de decisiones y control de los bienes de la entidad (Pasivos, Patrimonio, Gastos, Egresos, etc..)

• LOS PRESUPUESTOS: Como elemento de control se fundamentará en la planeación, fijación de objetivos, metas, planes de desarrollo.

• LAS ESTADÍSTICAS: Para producir información y tomar decisiones adecuadas.

• INFORMACIÓN: Elemento para la toma de decisiones (Información financiera, económica, estadística, informes de labores de personal).

• SUPERVISIÓN: Le corresponde a la Unidad de Control Interno, para garantizar su mantenimiento y su permanente evaluación para hacer las cosas a menores costos y en el menor tiempo posible.

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• LOS EQUIPOS Y LA TECNOLOGÍA: Utilizándolos en la administración produciendo más seguridad, por ejemplo el computador y demás equipos modernos.

• EL PERSONAL: Es quizás el elemento más importante para desarrollar un Sistema de Control Interno en las ORGANISMOS DEL ESTADO para lo cual se requiere el establecimiento de políticas así:– SELECCIÓN: Mediante concursos.– INDUCCIÓN: Enseñar los objetivos de la entidad y explicar

las obligaciones y los deberes.– CAPACITACIÓN: Para mejorar el desarrollo de las labores y

obtener buenos resultados.

– ROTACIÓN DE PERSONAL: Para evitar períodos largos en el mismo cargo.

– POLÍTICAS DE VACACIONES: Que las disfruten.

– FIANZAS DE MANEJO: Establecerlas.

– ADECUADOS SISTEMAS DE REMUNERACIÓN, CONDICIONES DE TRABAJO, PRESTACIONES SOCIALES, INCENTIVOS, ASISTENCIA SOCIAL PARA LOGRAR MAYOR INTERÉS.

– DISCIPLINA: Reglamentos y sanciones.

CLASES DE CONTROL

AUTOCONTROL COMO ACTIVIDAD COMO FUNCIÓN

Es el control que debe Es el control ejercido Control que ejerce laejercer cada uno de por un funcionario que Oficina de Controllos funcionarios de la InternoEntidad tenga un nivel autoridad- Propósito:Propósito: alternos. Asesorar y apoyar alEvaluarse a sí mismo Propósito Gerente informandoen el cumplimiento de Verificar la realización sobre el desarrollo desus funciones, sabien- de actividades de acuer- las políticas.do: do a procedimientos es- Presentar propuestas*Sus actividades tablecidos. de retroalimentación* Procedimientos Planear, dirigir, coor- sobretodo en la pro-* Nivel de autoridad dinar y controlar las ac- tección de los recursos

tividades de los subord. y eficiencia en las oper.

IMPLEMENTACIÓN Y PERFECCIONAMIENT

O

REPRESENTANTE

LEGAL

APLICACIÓN DE MÉTODOS Y

PROCEDIMIENTOS

JEFE DE CADADEPENDENCIA

APLICACIÓN DE CONTROLES

CADA FUNCIONARIO

CONTROL AL SISTEMA

OFICINA CONTROL INTERNO

ANTES Control Previo Chulos de Verificación Imposición Control Policivo

AHORA Autocontrol Responsabilidad Mejoramiento Continuo Evaluación de Gestión

1. ESTABLECIENDO ADECUADAS TÉCNICAS DE DIRECCIÓN

-Reorganización hacia estructuras y organigramas flexibles.

- Técnicas de administración modernas

2. ELABORAR O REDISEÑAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

- De acuerdo con la naturaleza de la Entidad ágiles y simplificados, que indique las instrucciones y guías para hacer bien las cosas. O ELABORAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO QUE INTEGRA GRAN PARTE DEL MISMO SISTEMA.

3. ELABORAR O REVISAR Y ACTUALIZAR MANUALES DE FUNCIONES.

- Estableciendo responsabilidad, autoridad, delegación de funciones y ser obligatoria la rendición de informes de labores, evaluados o calificados.

4. DISEÑAR Y ESTABLECER UN SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN (S.I.I ) EN LA ENTIDAD

- Utilizando la sistematización en todas las áreas.

5. ORGANIZAR Y APLICAR ADECUADAS POLÍTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

- Selección, inducción, capacitación, promoción, remuneración salarial, prestaciones sociales, méritos, instalaciones y condiciones de trabajo, reglamentos y disciplina.

6. ORGANIZAR Y APLICAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

- Que permita medir, promover la calidad, eficiencia, eficacia evaluación del desempeño y resultados de la propia administración (Autocontrol).

7. APLICAR EN FORMA ADECUADA EN LA ENTIDAD LOS ASPECTOS DE LA LEY DE CONTROL INTERNO

- Objetivos, características y elementos.

8. UTILIZAR EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA LA PLANEACIÓN COMO ELEMENTO BÁSICO

- Señalar la misión, visión, objetivos, metas, programas, planes de desarrollo, presupuestos, fortalezas- debilidades y amenazas- oportunidades.

9. CREAR O REORGANIZAR LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO

Aplicando las funciones de evaluación y de Ley, como grupo interdisciplinario.

10. ESTABLECER EL COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

-Con funciones de evolución y apoyo al sistema y a la Unidad de Control Interno.

11. ESTABLECER MEDIDAS PREVENTIVAS O DE SEGURIDAD CONTRA RIESGOS POR PERDIDAS, ERRORES Y FRAUDES. FORMANDO PARTE DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

12. ORGANIZAR EL SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO DE LA ENTIDAD.

- Contabilidad sistematizada y analizada.

13. ELABORAR PLANES DE TRABAJO O MANUALES DE AUDITORIA Que incluya Auditoría Financiera, Operativa, de Sistemas, Control de Gestión y resultados como función de la unidad de Control Interno, con la utilización de papeles de trabajo, como elementos probatorios.

14. DISEÑAR MÉTODOS Y MECANISMOS DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD POR PARTE DE LA CIUDADANÍA ( USUARIOS ) Y SU PARTICIPACIÓN SEGÚN MANDATO DE LA CONSTITUCIÓN Y LAS LEYES.

15. PROPICIAR Y FOMENTAR PERMANENTEMENTE LA CULTURA DE CONTROL HACIA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y LA CALIDAD TOTAL.