Elaboración de documentos digitales avanzadosKevin

CONALEP Campus Tlaquepaque09/09/20142014

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PROPÓSITO DE LA UNIDAD 2LISTA DE COMPETENCIAS 2TABLAS 7IMÁGENES 10FUENTE 11DISEÑO DE PÁGINA 14ENCABEZADOS Y PIE DE PÁGINA. 16PLANTILLAS 19TEMAS 21IMPRESIONES 23HIPERVÍNCULOS 27COMBINAR CORRESPONDENCIA 32MACROS 38

Portafolio de evidencias Propósito del módulo

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Elabora documentos digitales mediante el uso de aplicaciones para procesamiento de textos, desarrollo de presentaciones ejecutivas y cálculos, automatizado de datos así como los recursos disponibles en internet permiten el tratamiento de información electrónica y la comunicación virtual acorde a las necesidades del usuario u organización

Unidad 1

Manejo de procesador de texto

Propósito de la unidadElabora documentos digitales con base en un diseño requerido y aplicando las herramientas predeterminadas y personalizadas de un procesador de texto para el procesamiento de información electrónica.

Lista de competenciasSe autodetermina y cuida de sí

1. Se conoce y valora a sí mismo y aborda problemas y retos teniendo en cuenta los objetivos que persigue.

• Enfrenta las dificultades que se le presentan y es consciente de sus valores, fortalezas y debilidades.

• Identifica sus emociones, las maneja de manera constructiva y reconoce la necesidad de solicitar apoyo ante una situación que lo rebase.

• Elige alternativas y cursos de acción con base en criterios sustentados y en el marco de un proyecto de vida.

• Analiza críticamente los factores que influyen en su toma de decisiones.

• Asume las consecuencias de sus comportamientos y decisiones.

• Administra los recursos disponibles teniendo en cuenta las restricciones para el logro de sus metas.

2. Es sensible al arte y participa en la apreciación e interpretación de sus expresiones en distintos géneros.

• Valora el arte como manifestación de la belleza y expresión de ideas, sensaciones y emociones.

• Experimenta el arte como un hecho histórico compartido que permite la comunicación entre individuos y culturas en el tiempo y el espacio, a la vez que desarrolla un sentido de identidad.

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• Participa en prácticas relacionadas con el arte.

3. Elige y practica estilos de vida saludables.

• Reconoce la actividad física como un medio para su desarrollo físico, mental y social.

• Toma decisiones a partir de la valoración de las consecuencias de distintos hábitos de consumo y conductas de riesgo.

• Cultiva relaciones interpersonales que contribuyen a su desarrollo humano y el de quienes lo rodean.

Se expresa y comunica

4. Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados.

• Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingüísticas, matemáticas o gráficas.

• Aplica distintas estrategias comunicativas según quienes sean sus interlocutores, el contexto en el que se encuentra y los objetivos que persigue.

• Identifica las ideas clave en un texto o discurso oral e infiere conclusiones a partir de ellas.

• Se comunica en una segunda lengua en situaciones cotidianas.

• Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas.

Piensa crítica y reflexivamente

5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos.

• Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo.

• Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones.

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• Identifica los sistemas y reglas o principios medulares que subyacen a una serie de fenómenos.

• Construye hipótesis y diseña y aplica modelos para probar su validez.

• Sintetiza evidencias obtenidas mediante la experimentación para producir conclusiones y formular nuevas preguntas.

• Utiliza las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información.

6. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general, considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva.

• Elige las fuentes de información más relevantes para un propósito específico y discrimina entre ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad.

• Evalúa argumentos y opiniones e identifica prejuicios y falacias.

• Reconoce los propios prejuicios, modifica sus puntos de vista al conocer nuevas evidencias, e integra nuevos conocimientos y perspectivas al acervo con el que cuenta.

• Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética.

Aprende de forma autónoma

7. Aprende por iniciativa e interés propio a lo largo de la vida.

• Define metas y da seguimiento a sus procesos de construcción de conocimiento.

• Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor interés y dificultad, reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstáculos.

• Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida cotidiana.

Trabaja en forma colaborativa

8. Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos.

• Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, definiendo un curso de acción con pasos específicos.

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• Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reflexiva.

• Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y habilidades con los que cuenta dentro de distintos equipos de trabajo.

Participa con responsabilidad en la sociedad

9. Participa con una conciencia cívica y ética en la vida de su comunidad, región, México y el mundo.

• Privilegia el diálogo como mecanismo para la solución de conflictos.

• Toma decisiones a fin de contribuir a la equidad, bienestar y desarrollo democrático de la sociedad.

• Conoce sus derechos y obligaciones como mexicano y miembro de distintas comunidades e instituciones, y reconoce el valor de la participación como herramienta para ejercerlos.

• Contribuye a alcanzar un equilibrio entre el interés y bienestar individual y el interés general de la sociedad.

• Actúa de manera propositiva frente a fenómenos de la sociedad y se mantiene informado.

• Advierte que los fenómenos que se desarrollan en los ámbitos local, nacional e internacional ocurren dentro de un contexto global interdependiente.

10. Mantiene una actitud respetuosa hacia la interculturalidad y la diversidad de creencias, valores, ideas y prácticas sociales.

• Reconoce que la diversidad tiene lugar en un espacio democrático de igualdad de dignidad y derechos de todas las personas, y rechaza toda forma de discriminación.

• Dialoga y aprende de personas con distintos puntos de vista y tradiciones culturales mediante la ubicación de sus propias circunstancias en un contexto más amplio.

• Asume que el respeto de las diferencias es el principio de integración y convivencia en los contextos local, nacional e internacional.

11. Contribuye al desarrollo sustentable de manera crítica, con acciones responsables.

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• Asume una actitud que favorece la solución de problemas ambientales en los ámbitos local, nacional e internacional.

• Reconoce y comprende las implicaciones biológicas, económicas, políticas y sociales del daño ambiental en un contexto global interdependiente.

• Contribuye al alcance de un equilibrio entre los intereses de corto y largo plazo con relación al ambiente.

Temas trabajados

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TablasInsertar una tabla

En Microsoft Office Word 2007 se puede insertar una tabla eligiendo un diseño entre varias tablas con formato previo (rellenas con datos de ejemplo) o seleccionando el número de filas y columnas deseadas. Se puede insertar una tabla en un documento o bien insertar una tabla dentro de otra para crear una tabla más compleja.

Usar plantillas de tabla

Puede utilizar plantillas de tabla para insertar tablas basadas en una galería de tablas con formato previo. Las plantillas de tabla contienen datos de ejemplo para ayudar a visualizar el aspecto que tendrá la tabla cuando se agreguen datos.

1. Haga clic donde desee insertar una tabla.

2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas, haga clic en Tabla, elija Tablas rápidas y, a continuación, haga clic en la plantilla que desee usar.

3. Reemplace los datos incluidos en la plantilla con los datos deseados.

Utilizar el menú Tabla

1. Haga clic donde desee insertar una tabla.

2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas, haga clic en Tabla y, a continuación, bajo Insertar tabla, seleccione el número de filas y columnas que desea usar.

Utilizar el comando Insertar tabla

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El comando Insertar tabla permite especificar las dimensiones de la tabla y aplicarle formato antes de insertar la tabla en un documento.

1. Haga clic donde desee insertar una tabla.

2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla y, a continuación, en Insertar tabla.

3. En Tamaño de la tabla, escriba el número de columnas y filas.

4. En Autoajuste, elija las opciones necesarias para ajustar el tamaño de la tabla.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Crear una tabla

Puede crear una tabla dibujando las filas y columnas que desee o convirtiendo texto en una tabla.

Dibujar una tabla

Puede dibujar una tabla compleja; por ejemplo, una con celdas de diferente alto o que tengan un número variable de columnas por fila.

1. Haga clic en el lugar en que desee crear la tabla.

2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla y, a continuación, en Dibujar tabla.

El puntero se convierte en un lápiz.

3. Para definir los límites exteriores de la tabla, dibuje un rectángulo. A continuación, dibuje las líneas de las columnas y de las filas dentro del rectángulo.

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4. Para borrar una línea o bloque de líneas, bajo Herramientas de tabla, en la ficha Diseño, dentro del grupoDibujar bordes, haga clic en Borrador.

5. Haga clic en la línea que desee borrar. Si desea borrar toda la tabla, vea Eliminar una tabla o borrar su contenido.

6. Una vez dibujada la tabla, haga clic en una celda y comience a escribir o inserte un gráfico.

Convertir texto en una tabla

1. Inserte caracteres separadores , como comas o tabulaciones, para indicar dónde desea dividir el texto en columnas. Utilice marcas de párrafo para especificar dónde desea que comience una nueva fila. 

Por ejemplo, en una lista con dos palabras en una línea, inserte una coma o una tabulación detrás de la primera palabra para crear una tabla de dos columnas.

2. Seleccione el texto que desee convertir.

3. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla y, a continuación, en Convertir texto en tabla.

4. En el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla, bajo Separar texto en, haga clic en la opción del carácter separador usado en el texto.

Seleccione cualquier otra opción que desee.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Colocar una tabla dentro de otra

Las tablas incluidas dentro de otras tablas se denominan tablas anidadas y se suelen utilizar para diseñar páginas Web. Si imagina una página Web como una

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gran tabla que contiene otras tablas (con texto y gráficos dentro de distintas celdas de la tabla), puede distribuir los distintos elementos de la página.

Puede insertar una tabla anidada haciendo clic en una celda y, a continuación, usando cualquiera de los métodos de insertar tablas, o bien, puede dibujar una tabla en el lugar donde desea colocar la tabla anidada.

 NOTA   También puede copiar y pegar una tabla existente dentro de otra tabla.

ImágenesInsertar imágenes prediseñadas

1. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imagen prediseñada.

 NOTA   Algunos comandos mostrados no están disponibles en Word Starter.

2. En el panel de tareas Imágenes prediseñadas, en el cuadro de texto Buscar, escriba una palabra o frase que describa la imagen que desea, o bien, escriba todo el nombre del archivo de la imagen o parte de él.

3. Para modificar la búsqueda, siga uno de los procedimientos siguientes o ambos:

Para expandir la búsqueda para incluir imágenes prediseñadas en la Web, haga clic en la casilla de verificación Incluir contenido de Office.com.

Para limitar a un tipo de medios específico los resultados de la búsqueda, haga clic en la flecha del cuadro Los resultados deben ser y active la casilla de verificación que aparece junto a Ilustraciones, Fotografías, Vídeos o Audio.

4. Haga clic en Buscar.

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5. En la lista de resultados, haga clic en la imagen prediseñada para insertarla.

Para cambiar el tamaño de una imagen prediseñada, seleccione la imagen prediseñada que haya insertado en el documento. Para aumentar o disminuir el tamaño en una o más direcciones, arrastre un controlador de tamaño hacia el centro o alejándolo de él mientras realiza uno de los siguientes procedimientos:

Para mantener el centro de un objeto en el mismo lugar, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra el controlador de tamaño.

Para mantener las proporciones del objeto, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra el controlador de tamaño.

Para mantener las proporciones del objeto y mantener el centro en el mismo lugar, mantenga presionadas las teclas CTRL y MAYÚS mientras arrastra el controlador de tamaño.

Fuente

En Word 2010 tienes la posibilidad de cambiar el tipo, tamaño y color de fuente para que luzca tal como quieres.Así mismo, puedes resaltar los fragmentos que consideres importantes en el texto con la función Resaltado.

Cambiar el tipo de fuente

Paso 1:

Selecciona el texto que deseas modificar.

Paso 2:

Haz clic en la flecha que encuentras junto al cuadro Fuente de la pestaña Inicio.

Paso 3:

Mueve el cursor sobre las diferentes fuentes que se despliegan. Podrás ver cómo lucen.

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Paso 4:

Finalmente, escoge el tipo de letra quieres en tu documento haciendo clic sobre él.

Cambiar tamaño de fuente

Paso 1:

Selecciona el fragmento de texto que quieres modificar.  

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Paso 2:

Haz clic en la flecha que encuentras junto al cuadro Tamaño de fuente.   

Paso 3:

Mueve el cursor sobre los números que se despliegan para que cómo luce cada tamaño.   

Paso 4:

Escoge el tamaño que deseas haciendo clic sobre él.

Cambiar el color de la letra

Si quieres cambiar el color del texto, sigue los pasos que encontrarás a continuación:  

Paso 1:

Selecciona un texto para modificar su color y haz clic en la flecha que se encuentra junto al comando Color de fuente.  

Paso 2:

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Te aparecerá una paleta de colores. Ahora, pasa el mouse sobre cualquiera ellos y verás cómo luciría el texto con él.   

Paso 3:

Finalmente, haz clic sobre el color que quieras que tenga el texto.

Negrita, Cursiva y Subrayado

Selecciona el texto al cual le aplicarás una de las tres opciones anteriores.   Ahora, solo tienes que hacer clic sobre el comando: Negrita (N), Cursiva (K) o Subrayado (S).  

Verás que la opción que elegiste estará aplicada al texto seleccionado.

Diseño de página Es una herramienta muy útil que utilizamos en Word en donde podemos modificar la página, cambiar tamaño, orientación de la página ( tamaño carta, orientación vertical u horizontal ), puedes cambiar el tema la combinación de colores etc. El número de columnas en el documento, la sangría utilizada, el espaciado entre cada línea y las márgenes.

Configurar pagina

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

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Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que está realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados.

 

También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

 

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Encabezados y pie de página.Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.

El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página.

Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.

Se mostrará una nueva pestaña:

Observa como ha aparecido una línea punteada con el rótulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabezado y pie de página, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles.

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Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la ventana.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

 

Veamos más botones de esta barra.

 Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rápidos y luego en Propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre él. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor, la página y la fecha.

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   Insertar una imagen guardada en el disco (foto).

   Insertar imágenes prediseñadas.

  Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione.

 

En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de opciones:

 Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para cuando la primera página es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el número de la página.

Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprime a la izquierda en las páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la derecha.

PlantillasUtilización de plantillas en Word

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Para utilizar las plantillas hay que abrir un

documento Nuevo desde el botón Office  , como puedes ver en esta imagen.

 

Si lo hacemos de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que puedes ver en esta imagen.

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El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a continuación.

Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:

Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opción accedemos al sitio web de Microsoft dónde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta página Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos.

Plantillas instaladas, es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador.

Destacado te permite elegir entre las plantillas más usadas en el ordenador.

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Mis plantillas, donde aparecerán las que hayamos creado.

 

Este cuadro de diálogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla que nos interese.

Asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar la plantilla.

 

TemasUn tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con respecto al diseño y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creación de documentos profesionales bien diseñados, para mostrarlos en Word 2007, en el correo electrónico o en el Web.

Cuando se aplica un tema a un documento, Word 2007 personaliza los siguientes elementos: vínculos, colores o gráficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de

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título, listas, líneas horizontales, colores de hipervínculos y colores de los bordes de las tablas. Se personalizan las listas de uno y varios niveles.

Para cambiar rápidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el tema.

A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto, barras de herramientas personalizadas, macros, configuraciones de menú o teclas de método abreviado.

También se pueden seleccionar opciones para aplicar colores más brillantes a texto y gráficos, animar determinados gráficos del tema o aplicar un fondo a su documento. Para ver la animación de gráficos del tema, muestre la página Web en un explorador Web.

 

Para utilizar un tema en nuestro documento debemos acceder a la pestaña Diseño de Página y hacer clic sobre el botón Temas:

ImpresionesSe puede imprimir de dos formas:

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a) Desde la opción de

menú Impresión rápida que se encuentra dentro del menúImprimir del Botón Office.

Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna característica de impresión.

 

 

b) Desde la opción de menú Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botón Office.

Cuando queremos cambiar alguna característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir sólo alguna página del documento, etc...

 

Desde la opción de menú Impresión rápida

Se pincha en el Botón Office  , se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando Imprimir y se selecciona la opción Impresión rápida.

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Nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las páginas del documento, con las opciones definidas en ese momento.

Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el comando Imprimir.

 

Desde el comando Imprimir

Desde el Botón Office, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL+P), aparecerá el cuadro de diálogo que ves a continuación.

Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botón Aceptar.

Haciendo clic en el botón Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e imágenes de fondo muy útil cuando queremos que los temas que vienen acompañados de soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla.

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Descripción de la ventana Imprimir

Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de diálogo:

 Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la impresión. Se utiliza cuando tenemos más de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botón Propiedades podemos cambiar algunos parámetros como el tipo de papel, la orientación del papel, si queremos impresión en color o blanco/negro, etc...

 

 Intervalo de páginas. En este recuadro indicamos las páginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opción deseada:

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Todo. Imprime todo el documento.

Página actual. Imprime la página en la que se encuentra situado el punto de inserción en ese momento.

Selección. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opción para que nos imprima únicamente el texto seleccionado.

Páginas. Permite indicar qué páginas queremos que nos imprima. Si queremos páginas salteadas, poner los números de página separados por coma, por ejemplo:2,8,10 imprimiría las páginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la página inicial y la página final separadas por un guión, por ejemplo: 4-7 imprimiría las páginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin página inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimiría las paginas 1,2 y 3 (hasta la página 3); o bien sin página final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimiría las páginas desde la página 12 hasta la última ambas inclusive. También podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2,3,10- imprimiría las páginas 2,3,10,11...hasta la última.

 

 Copias. En el recuadro Copias se indica el número de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de páginas, tantas veces como indicamos en Número de copias.

Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.

 

 Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones.

Páginas por hoja. Permite elegir cuántas páginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimiría 4 páginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos.

Escalar al tamaño del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo A4.

Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Páginas por hoja, en Escalar al tamaño del papel el menú despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y también el valor Sin escala. Este último valor puede producir

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resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamaño del papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamaño se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Páginas por hoja.

HipervínculosUn hiperenlace (o hipervínculo) es una palabra, frase o gráfico que al hacer clic sobre él saltamos a la página web a la que apunta el hiperenlace. Cuando pasamos el cursor por encima de un hiperenlace, éste cambia de forma y toma la forma de una mano.

Los hiperenlaces pueden llevarnos a otra parte dentro de la misma página, a otra página en el mismo servidor, a otra página en otro servidor, a una dirección de correo electrónico, a un servidor ftp, etc.

Para insertar un hiperenlace ir a la pestaña Insertar,y pulsar el

botón Hipervínculo.

Aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen, debemos rellenar el campo Texto y el campo Dirección, veamos cómo hacerlo:

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 Texto.

Es el texto que contiene el hiperenlace, puedes seleccionarlo en el documento con lo cual ya aparecerá en este campo o en otro caso deberás escribirlo ahora.

Si quieres insertar un hiperenlace en una imagen selecciónala antes de insertar el hipervínculo, verás como aparece <Selección del documento> en este campo Texto.

 

 Vincular a.

Aquí tenemos cuatro opciones según vemos en los cuatro iconos de la parte izquierda:

1.- Archivo o página Web existente. En el campo Dirección escribiremos una dirección completa de Internet (URL) si queremos enlazar con una página de Internet, por ejemplo, http://www.aulaclic.com/index.htm .

También podemos escribir la dirección de una página de nuestro mismo servidor Web, por ejemplo, tema_14_word.htm, como la página está en nuestro servidor no hace falta indicar la primera parte de la dirección (http://www.aulaclic.com)

Si la página estuviese en otro directorio habría que indicarlo, por ejemplo, Word2007/tema_14_word.htm.

2.- Lugar de este documento. Utilizaremos esta opción si queremos que nuestro hipervínculo nos lleve a un lugar en el mismo documento en el que nos encontramos. Previamente deberemos haber insertado en nuestro documento el marcador al que hacemos referencia, esto se hace colocándose en el lugar donde queremos insertar el marcador y desde el pestaña Insertar, seleccionar Marcador para que aparezca un cuadro de diálogo donde escribiremos el nombre del marcador.

Veremos más detalladamente el uso de marcadores en los próximos temas.

3.- Crear nuevo documento. El hiperenlace nos llevará al documento que vamos a crear en este momento. En el cuadro de diálogo que aparecerá escribir el nombre del archivo nuevo en el campo Nombre del nuevo documento. En el documento original se rellenará el campo Dirección con el nombre de este nuevo documento, y se cerrará el cuadro de diálogo.

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4.- Dirección de correo electrónico. En el campo Dirección escribiremos una dirección de correo, como por ejemplo mailto:webmaster@aulaclic.com. Al hacer clic en el hiperenlace se abrirá el programa de correo del navegador (por ejemplo, Outlook Express) ya preparado para enviar el correo a esta dirección.

En la parte derecha del cuadro de diálogo tenemos unos botones que vamos a ver ahora.

 Info. de pantalla... Al hacer

clic aparece este cuadro de diálogo para que introduzcamos el texto de la sugerencia. Cuando el usuario coloque el cursor encima del hiperenlace y lo mantenga un cierto tiempo aparecerá un cuadrado amarillo (tooltip) con el texto que hemos introducido en la sugerencia.

Es una buena forma de dar una explicación adicional sobre el contenido del hiperenlace. Sólo funcionan con IE 4.0 o superior.

   Si queremos que nuestro hiperenlace nos lleve a un archivo, con este botón podemos elegir ese archivo en nuestro disco. Se abrirá una ventana como la que aparece cuando utilizamos el comando Abrir archivo.

Una vez encontrado el archivo pulsar INTRO y se copiará en el campo Dirección.

   Si estamos conectados a Internet, este botón abrirá el navegador para que busquemos la página a la que queremos que nos lleve el hiperenlace que estamos insertando. La dirección (URL) de la página que estemos visitando se copiará en el campo Dirección.

 

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 Marcador... Nos muestra los marcadores que contiene la página web que tenemos seleccionada (si es que los tiene). Basta hacer clic en uno de los enlaces que se nos mostrarán en una ventana como esta para que el marcador se añada a la dirección de la página. Cuando el usuario pulse en el hiperenlace, el navegador se colocará en la posición de la página en la que se insertó el marcador.

 

 Marco

de

destino... Una página web puede estar dividida en marcos o frames, aquí podemos elegir en qué marco queremos que se abra la página apuntada por el hipervínculo

Al hacer clic en este botón se abrirá un cuadro de diálogo como el que ves aquí para que selecciones el marco de destino. Puedes elegir entre las opciones que ves en la imagen.

 

 

 

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Nota: Por defecto, si escribimos una dirección, como por ejemplo www.youtube.com, Word genera automáticamente un hiperenlace a esa dirección.

 

Modificar un hiperenlace

Al seleccionar un elemento que contiene un hiperenlace y pulsar el botón derecho del ratón aparece la ventana que ves aquí, al elegir la opción Modificar hipervínculo se abrirá el cuadro de diálogo Insertar Hipervínculo, que acabamos de ver en el punto anterior y en el que podemos modificar todas las características del hipervínculo.

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Combinar correspondencia Mediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.

 

Conceptos previos

Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

 Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

 Origen de datos.

Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

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Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia.

Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada.

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..)

Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

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En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.

Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva

Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos

Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.

Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.

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Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar...

Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:

En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar

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el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipoDocumentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word.

En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nos quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botón Abrir.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante.

Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...

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En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), oMás elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.

 

En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario...concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.

Para terminar hacer clic en Siguiente.

 

Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir....

Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas

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individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.

Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas

MacrosMacros

Las macros de Microsoft Word permiten automatizar las tareas que se realizan repetidas veces. Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones de Word que se agrupan en un solo comando de forma que la tarea pueda realizarse automáticamente.

A continuación se indican algunos usos típicos de las macros:

Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.

Combinar varios comandos, por ejemplo, insertar una tabla con un tamaño y bordes específicos, y con un número determinado de filas y columnas.

Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible.

Automatizar series de tareas complejas.

Grabar macros

La grabadora de macros de Word actúa como un magnetófono. Graba las pulsaciones de teclas y los clics en el botón del mouse (ratón) y las traduce a código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones. Cuando grabe una macro, utilice el mouse para hacer clic en comandos y opciones, pero no para seleccionar texto. Debe utilizar el teclado para grabar estas acciones. Por ejemplo, puede utilizar F8 para seleccionar texto y presionar la tecla FIN para mover el cursor al final de la línea.

Asignar macros a botones de barra de herramientas, menús y teclas de método abreviado

Para el acceso rápido a la macro, puede asignarla a una barra de herramientas, a un menú o a una combinación de teclas de método abreviado. La ejecución de la macro es tan sencillo como hacer clic en el botón de la barra

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de herramientas o en el comando de menú, o presionar la combinación de teclas de método abreviado.

Si asigna a una nueva macro el mismo nombre que el de un comando integrado existente de Word, las acciones de la primera reemplazarán a las del comando integrado. Por ejemplo, si graba una nueva macro y le asigna el nombre Archivo Cerrar, se adjuntará al comando Cerrar. Al seleccionar el comando Cerrar, Word realizará las nuevas acciones que haya grabado.

 NOTA   Si lo hace por error, elimine la macro que acaba de crear y vuelva a grabarla con otro nombre. El comando integrado conserva las acciones originales.

Almacenar macros

Las macros pueden almacenarse en plantillas o en documentos. De forma predeterminada, Word almacena las macros en la plantilla Normal para que puedan utilizarse en todos los documentos de Word. Si tiene pensado utilizar una macro en un único documento, almacénela en dicho documento. Las macros individuales de un documento se almacenan en proyectos macro que puede copiar de un documento a otro.