portail des organismes participants

Notice portail des organismes participants ‐ V6 – 20/01/2014 sur 19

Portail des organismes participants Notice d’utilisation


INTRODUCTION

Le portail des organismes participants ou URF (Unique Registration Facility) est le point d’entrée unique, administré par l’Union Européenne, pour l’enregistrement des structures participant aux programmes Erasmus+, Creative Europe, Europe for Citizens, et EU aid Volunteer.

http://ec.europa.eu/education/participants/portal

Cette phase d’enregistrement est obligatoire pour effectuer une demande de financement dans le cadre d’Erasmus plus auprès des agences nationales, pour les projets décentralisés, et/ou de l’agence exécutive pour les projets centralisés. A l’issue de cette procédure d’enregistrement, un code PIC (Personnal Identification Code) sera attribué à votre organisme qu’il vous faudra impérativement communiquer lors de la complétion et soumission de votre formulaire de candidature en ligne. Il sera aussi votre identifiant pour votre espace projets sur http://www.erasmusplus.fr/penelope

Etape préalable à la connexion sur URF : le compte ECAS

Vous devez être titulaire d’un compte ECAS (European Commission Authentification Service) qui est un portail d’accès aux différents outils informatiques1 de la Commission Européenne. Contrairement à URF, ECAS est un compte personnel composé d’un nom d’utilisateur (adresse électronique) et d’un mot de passe.

Si vous n’êtes pas titulaire d’un compte ECAS, vous devez au préalable créer votre compte ECAS en vous rendant sur cette page : https://ecas.ec.europa.eu/cas/login

Pour toute assistance concernant ECAS, vous pouvez consulter la page d’aide : https://ecas.ec.europa.eu/cas/help.htm

Connexion à la plateforme URF

Nous vous invitons à vérifier que votre structure n’est pas déjà authentifiée dans ce système du fait de votre participation précédente aux programmes européens éducation et culture, ainsi que Recherche.2 Lors de votre première connexion, le système vous demandera de saisir certains champs afin de vérifier si votre organisme n’est pas déjà enregistré dans la base de données.

Au cours des différentes étapes d’enregistrement, il vous sera demandé de fournir des informations et des documents sur l’existence légale de votre structure.

a) Pour tous les organismes (sauf les associations et écoles primaires)

1 Les porteurs de projet Leonardo Mobilité possèdent un compte ECAS, nécessaire pour la connexion au Mobility Tool et les établissements d’enseignement supérieur qui ont candidaté à la charte Erasmus plus ont également utilisé le compte ECAS pour saisir le formulaire de candidature. 2 Si vous êtes un établissement titulaire de la charte Erasmus plus pour l’enseignement supérieur, vous pouvez vérifier si votre établissement dispose déjà d’un code PIC en consultant la liste publiée par l’agence exécutive (colonne H): http://eacea.ec.europa.eu/funding/2014/documents/eche_2014_list_of_awarded_applications.xls


Informations à fournir dans URF :

Le numéro SIREN (Système Informatique du Répertoire des Entreprises)

La date d’inscription au répertoire SIREN

Pièces à stocker dans URF (voir page 16):

La fiche d’entité légale disponible depuis ce lien : http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#fr (document à compléter informatiquement ou manuellement, imprimer, et signer avant de la scanner pour l’intégrer dans URF)

L’extrait du répertoire SIREN

La fiche d’identification financière depuis ce lien : http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fich_sign_ba_gb_fr.pdf (document à compléter informatiquement ou manuellement, imprimer, et signer avant de la scanner pour l’intégrer dans URF)

b) Pour les associations

Informations à fournir dans URF :

Le numéro SIREN ou à défaut le n° de registre lors de la déclaration en préfecture (RNA)

La date d’inscription au répertoire SIREN ou à défaut la date de déclaration en préfecture



L’extrait du répertoire SIREN ou à défaut le récépissé de déclaration en préfecture

Les statuts de l’association



c) Pour les écoles primaires

Le numéro du répertoire des établissements (RNE)





TABLE DES MATIERES

Introduction................................................................................................................................................................... 2

Table des matières ........................................................................................................................................................ 5

I – CONNEXION PLATEFORME URF/PDM ...................................................................................................................... 6

II – ETAPE 1 – Création ou recherche d’un organisme .................................................................................................. 7

Onglet « WELCOME » ...................................................................................................................................... 8

Onglet « ORGANISATION » .............................................................................................................................. 9

Onglet « ADDRESS » ...................................................................................................................................... 10

Onglet « CONTACT » ..................................................................................................................................... 11

Onglet « PROGRAMME » ............................................................................................................................... 12

Onglet « SUBMIT » ........................................................................................................................................ 14

Onglet « DONE » ........................................................................................................................................... 14

III – ETAPE 2 « VISUALISATION / MODIFICATION FICHE .............................................................................................. 16

iv – ETAPE 3 « STOCKAGE DES DOCUMENTS ............................................................................................................... 17

NB : Il est conseillé d’utiliser en priorité les logiciels de navigation Firefox et Google Chrome ou à défaut Internet Explorer (dans leurs versions les plus récentes).


I – CONNEXION A LA PLATEFORME URF

Contrairement au compte ECAS, l’enregistrement sur le portail est lié à un organisme. La personne qui crée la fiche de l’organisme doit être la personne référente. Il sera impossible de

modifier l’adresse mail de la personne qui gère le dossier.

Une fois connecté sur le portail, l’écran suivant apparaît :

http://ec.europa.eu/education/participants/portal

1 ‐ Cliquer sur « Login »

2 – Le logiciel vous renvoie sur le site ECAS. Si vous n’êtes pas titulaire d’un compte ECAS vous devez vous référer préalablement à la page 2.

Entrez votre « compte/username or e‐mail address » et « mot de passe/Password »


II – ETAPE 1 – CREATION OU RECHERCHE D’UN ORGANISME

Une fois la reconnaissance effectuée, le logiciel rebascule directement sur la plateforme URF. La première étape va consister à créer ou modifier votre fiche organisme.

1 ‐ Cliquer sur « Organisations/Register »

2 ‐ Cliquer sur « REGISTER ORGANISATION »

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Notice��portail��des��organismes��participants��r��V6��–��20/01/2014�� Page��8��sur��19��

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ONGLET��«��WELCOME��»��

��C’est��ici��que��vous��pourrez��voir��si��votre��organisme��est��déjà��titulaire��d’un��code��PIC��(Participant��Identifiant��Code).��Vous��devez��vous��munir��de��votre��extrait��du��répertoire��SIREN��ou��des��

statuts.��

a) saisir��le��«��nom��de��l’organisme��ou��un��mot��clé��du��nom/name��of��your��organisation��»��b) sélectionner��le��«��pays/country��»��c) cliquer��sur��«��oui/non��»��si��l’organisme��à��un��numéro��de��TVA��et��indiquer��la��référence��d) cliquer��sur��«��oui/non��»��si��l’organisme��à��un��numéro��de��SIREN��(Business��Registration��Number��)��et��

indiquer��la��référence��e) cliquer��sur��«��oui/non��»��si��l’organisme��à��un��site��Web��et��indiquer��l’adresse��

Puis��cliquer��sur��«��next��»��

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Si��votre��organisme��a��déjà��un��code��PIC,��la��fenêtre��apparaît��:��

Pour��consulter��cette��fiche,��il��vous��suffit��de��cliquer��sur��«��more��details��».��Si��les��informations��déjà��renseignées��sont��complètes,��correctes��et��à��jour,��vous��conservez��le��code��PIC��créé��en��l’état.��Dans��le��cas��contraire��vous��avez��deux��options��:��

1�r Envoyer��un��mail��à��la��personne��référent��de��la��fiche��pour��apporter��les��modifications��nécessaires��(option��recommandée)��

2�r OU��Créer��une��nouvelle��fiche��–��Cliquer��sur��«��next��»��

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A

B��C

D��

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Notice portail des organismes participants ‐ V6 – 20/01/2014 Page 10 sur 19

ONGLET « ADDRESS »

Saisir les données correspondant au siège social de votre organisme puis cliquer sur « next » Veillez également à saisir le format demandé pour le n° de téléphone. Exemple : 05 56 00 94 00 = + 33 556 00 94 00


ONGLET « CONTACT »

Ces informations ne seront pas reprises dans le formulaire de candidature. Par défaut, les informations pré‐saisies correspondent aux données saisies lors de la création du compte ECAS.

Si l’adresse et les coordonnées téléphoniques de la personne de contact sont les mêmes que celles de l’organisme, cliquer sur YES. Les données sont automatiquement dupliquées de l’onglet précédent « Address » Puis cliquer sur « next »

PENSEZ A DESCENDRE AVEC L’ASCENSEUR POUR COMPLETER LE NUMERO DE TELEPHONE Si le téléphone n’est pas complété, le logiciel indiquera un numéro non valide.


ONGLET « PROGRAMME »

Avant de terminer votre enregistrement, sélectionner le programme « Erasmus + » dans « Programme »

Le logiciel vous ouvre donc un autre onglet « EAC » Sélectionner le « type d’organisme/organisation type », et indiquer si votre organisme est une « petite/moyenne entreprise/ Is your organisation a small/medium‐sized enterprise (SME) ». La partie « organisation description » doit être complétée si « autre » est sélectionné dans le type d’organisme. Puis cliquer sur « Save and Return »


L’écran suivant apparait de nouveau (le programme ne s’affiche pas mais il est bien enregistré). Si vous cliquez à nouveau sur « Erasmus + » l’écran précédent va de nouveau s’afficher. Cliquer sur « finish your registration »


ONGLET « SUBMIT »

Une fois les données contrôlées, cliquer sur « confirm »

ONGLET « DONE »

La plateforme vous indique votre code PIC

Puis cliquer sur « close »


Cliquer sur « Yes » Il est fortement recommandé de conserver précieusement le code PIC et de le communiquer en interne aux personnes susceptibles de participer aux programmes suivants : Erasmus plus, Creative Europe, Europe for citizens, et EU aid volunteer.


III – ETAPE 2 « VISUALISATION / MODIFICATION FICHE

Cette partie peut être consultée à n’importe quel moment après l’obtention de votre code PIC

1 ‐ Cliquer sur « Organisations/My Organisations»

Vous avez la possibilité de :

Visualiser votre dossier

Modifier votre dossier


IV – ETAPE 3 « STOCKAGE DES DOCUMENTS

1 ‐ Cliquer sur « documents» pour accéder à l’espace de stockage des documents

2 ‐ Cliquer sur « Add a new document» et « parcourir » pour charger le document stocké dans votre ordinateur


3 – Sélectionner le type de document en utilisant le menu déroulant « document type »

4 – Pour valider le document chargé dans le portail URF cliquer sur « submit for processing »


5 – Une fois que vous avez chargé toutes les pièces requises dans le portail URF (voir pages 3‐4), vous pouvez cliquer sur « Quit »

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