poslovnik kakovosti viŠje strokovne Šole lampret ...€¦ · lampret consulting, d.o.o. višja...

LAMPRET CONSULTING, d.o.o.

Višja strokovna šola

Ulica Tolminskih puntarjev 4, 5000 NOVA GORICA

Tel. 05/338-2700, fax: 05/338-2705, e-mail: [email protected], www.lampret-consulting.si

POSLOVNIK KAKOVOSTI VIŠJE STROKOVNE ŠOLE

LAMPRET CONSULTING D.O.O.

Pripravljen v skladu z ZAHTEVAMI SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI ZA VIŠJE

STROKOVNE ŠOLE ter spremembami iz mednarodno uveljavljenih standardov ter

modelov vodenja kakovosti in odličnosti kot sta ISO 9001 in model poslovne odličnosti

(EFQM), Zakonom o višjem strokovnem izobraževanju ter Sklepom o ustanovitvi višje

strokovne šole Lampret consulting d.o.o.

Tretja izdaja

Odobritev:

- Miran Lampret, ravnatelj

- Komisija za spremljanje in ugotavljanje kakovosti Višje strokovne šole Lampret

consulting

- Velja od: 10. 3. 2011

- Dopolnitev: 4.4.2012

- Dopolnitev: 5.11.2018

Avtorji:

Nataša Seljak, univ.dipl.ped.

Ivanka Gregorič, dipl.upr.ved

Miran Lampret, univ.dipl.ekon.

Tinkara Lampret Fakuč, univ.dipl.prav.

Poslovnik kakovosti je zaupen dokument.

Razmnoževanje ali sporočanje vsebine ni dovoljeno brez pisnega soglasja pooblaščene oseb

mailto:[email protected]




Tel. 05/338-2700, fax: 05/338-2705, e-mail: [email protected], www.lampret-consulting.si

KAZALO

1 PREDSTAVITEV PODJETJA IN VIŠJE STROKOVNE ŠOLE LAMPRET CONSULTING ........................................................................................................................... 1

1.1. SPREMNA BESEDA DIREKTORJA IN RAVNATELJA .................................. 1

1.2. RAZVOJ PODJETJA ............................................................................................... 1

1.3 RAZVOJ PODJETJA IN USTANOVITEV VIŠJE ŠOLE ........................................ 2

2 SISTEM VODENJA IN ODGOVORNOST VODSTVA VIŠJE STROKOVNE ŠOLE Lampret consulting d.o.o................................................................................ 3

2.1. SPLOŠEN OPIS SISTEMA VODENJA .................................................................... 3

2.2. DOKUMENTACIJA SISTEMA VODENJA ............................................................... 4

2.2.1 Dokumentacija sistema vodenja in njena struktura ............................. 4

2.2.2. Poslovnik VSŠ Lampret consulting .............................................................. 5

2.2.3. Obvladovanje dokumentov in podatkov ................................................... 5

2.2.3.2. Spremembe dokumentov ............................................................................. 6

2.2.3.3. Obvladovanje podatkov ................................................................................ 6

2.2.3.4 Obvladovanje dokumentov zunanjega izvora ........................................... 7

2.2.4 Zapisi ....................................................................................................................... 7

2.3 ODGOVORNOST VODSTVA ................................................................................... 7

2.3.1. ZAVEZANOST VODSTVA IN RAZUMEVANJE OKOLJA ŠOLE ................. 7

2.3.2. VIZIJA IN VREDNOTE VIŠJE ŠOLE .............................................................. 8

2.3.3. NAČRTOVANJE RAZVOJA ŠOLE ..................................................................... 9

2.3.3.1. Petletni razvojni (strateški) program šole .................................................... 9

2.3.3.2. Letno načrtovanje .......................................................................................... 10

2.3.4. SPREMLJANJE IN POROČANJE ................................................................... 10

2.3.5. ORGANIZIRANOST, ODGOVORNOSTI, POOBLASTILA IN NOTRANJE KOMUNICIRANJE ................................................................................ 11

2.3.5.1. Odgovornost in pooblastila ........................................................................... 11

2.3.5.2. Predstavnik vodstva....................................................................................... 11

2.5.3.3. Notranje in zunanje komuniciranje ............................................................. 11

2.3.5.4. Pregledovanje učinkovitosti sistema kakovosti ......................................... 13

3 PROCESI VODENJA (ZAGOTAVLJANJA) VIROV ................................................. 15

3.1. OPREDELITEV VIROV ............................................................................................. 15

3.2. OSEBJE ........................................................................................................................ 15

3.2.1. Splošen opis ....................................................................................................... 15

3.2.2. Proces razvoja kadrov .................................................................................... 15

3.3. INFRASTRUKTURA .................................................................................................. 16

3.4. DELOVNO OKOLJE IN DELOVNO VZDUŠJE ..................................................... 17

4 PROCESI IZVAJANJA STORITEV ............................................................................. 17

4.1. SPLOŠEN OPIS .......................................................................................................... 17

4.2. IZOBRAŽEVALNI PROCES ..................................................................................... 18

4.2.1. Izobraževalni (študijski) proces ................................................................ 19

4.2.1.1. Merjenje izobraževalnega dela .................................................................... 20

4.2.1.2. Analiza izobraževalnega dela ....................................................................... 20

4.2.1.3. Izboljšave izobraževalnega dela .................................................................. 20


4.2.2. Praktično izobraževanje ................................................................................ 20

4.2.3. Strokovne ekskurzije ................................................................................ 21

4.2.4. Šolska knjižnica ........................................................................................... 21

4.3. SODELOVANJE S ŠTUDENTI, PODJETJI IN OSTALO ŠIRŠO DRUŽBENO SKUPNOSTJO ............................................................................................. 22

4.3.1. Sodelovanje s študenti ................................................................................. 22

4.4. USPOSABLJANJE ZAPOSLENIH IN NJIHOV RAZVOJ ............................. 23

4.5. DELO REFERATA ................................................................................................. 24

4.5.1. Delo s študenti .................................................................................................. 24

4.5.2. Delo s predavatelji in drugimi zainteresiranimi osebami ................. 24

4.6. RAZVOJ IN POSODABLJANJE NOVIH POSTOPKOV DELA .................... 25

5. VREDNOTENJE DELOVANJA VSŠ ............................................................................. 26

5.1 Spremljanje, merjenje, analiziranje in vrednotenje ................................... 26

5.2 NADZOR OZ. NOTRANJE PRESOJE ..................................................................... 26

5.2.1 Zadovoljstvo študentov, zaposlenih in zainteresiranih zunanjih skupin ............................................................................................................................... 26

5.2.2 Samoevalvacija ............................................................................................... 26

5.2.3 Zunanja evalvacija ......................................................................................... 26

5.2.4 Nadzor nad izvajanjem procesa ............................................................... 26

5.3 OBVLADOVANJE ODSTOPANJ ............................................................................... 28

5.4 ANALIZA PODATKOV .............................................................................................. 28

5.5. IZBOLJŠEVANJE ....................................................................................................... 28

5.5.1 Vodenje izboljšav .................................................................................................. 28

5.5.2 Ugotovljene neskladnosti in korektivno ukrepanje ................................. 29

6 PRILOGA .............................................................................................................................. 29

POSODOBLJENA VERZIJA ZAHTEV SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI V VIŠJIH STROKOVNIH ŠOLAH ....................................................................................... 29

1 Definicije ...................................................................................................................... 29

2. Voditeljstvo in vodenje ......................................................................................... 30

3. Procesi vodenja (zagotavljanja) virov ............................................................ 34

4. Procesi izvajanja storitev ..................................................................................... 37

5. Vrednotenje delovanja VSŠ ................................................................................. 40

6. Izboljševanje ............................................................................................................ 41




Tel. 05/338-2700, fax: 05/338-2705, e-mail: [email protected], www.lampret-consulting,si

1

1 PREDSTAVITEV PODJETJA IN VIŠJE STROKOVNE ŠOLE LAMPRET CONSULTING 1.1. SPREMNA BESEDA DIREKTORJA IN RAVNATELJA Prizadevamo si, da bi naša šola postala osrednja severnoprimorska izobraževalna in razvojna ustanova, ki bo povezovala različne institucije in podjetja, katerih cilj je razvoj vseživljenjskega izobraževanja na področju poslovnih ved. Kot prva zasebna višja šola na severno primorskem želimo biti vodilna izobraževalna organizacija na področju izobraževanja kakovostnih diplomantov višje šole poslovnih smeri. Naša želja je, da bi bili prepoznavni po kvalitetnem študiju in diplomantih, ki jih bodo delodajalci cenili zaradi strokovnega znanja, kompetenc ter pozitivnih osebnostnih karakteristik. Veseli smo, ko študentje pohvalijo tudi našo organizacijo in metode dela vendar jih bomo morali tudi v prihodnje še bolj prilagajati potrebam odraslih. Cilj, ki smo si ga zadali na VSŠ, je vzpostavitev študija, ki bo na našem področju predstavljal predvsem visoko raven znanja diplomantov in njihovo zaposljivost. Posamezniki, ki imajo možnost v polnosti udejanjiti svoje potenciale in ki izkoristijo to možnost, so gonilo napredka vsake šole. In prav zato mora biti ustvarjanje učinkovitega višješolskega izobraževanja prednostna naloga vseh, ki si prizadevamo izobraziti uspešne in zadovoljne študente. Vse večja ponudba na področju terciarnega izobraževanja prav gotovo predstavlja dodaten izziv za dvig ravni kakovosti študija. Svojega položaja ne želimo utrjevati z nizkimi cenami šolnine in nižanjem zahtevnosti študija. Naš cilj je dolgoročen obstoj na trgu ponudnikov izobraževanja za odrasle.

1.2. RAZVOJ PODJETJA

Podjetje LAMPRET CONSULTING je poslovni sistem, ki se primarno ukvarja z dejavnostjo formalnega višješolskega strokovnega študija. Poleg tega v okviru podjetja izvajamo kot pogodbeni organizator tudi študijske programe visokošolskega in magistrskega študija. Ena od pomembnih dejavnosti podjetja pa je tudi izvedba funkcionalnega izobraževanjem za podjetnike in managerje, poslovnega in podjetniškega svetovanja ter raziskav za gospodarstvo. FORMALNI IZOBRAŽEVALNI PROGRAMI Na področju formalnega izobraževanje deluje Center višjih poslovnih šol goriške, znotraj katerega se izvaja poslovno usmerjene višješolske bolonjsko prenovljene programe Ekonomist in Poslovni sekretar ter nekatere aktivnosti za dokončno prenehanje izvajanja starih programov Računovodja in Komercialist. Kot partner FKPV Celje je naše podjetje nosilec študijske enote izrednega študija v Novi Gorici, kjer izvajamo visokošolski strokovni študij Komerciala 1, visokošolski program Turizem 1 ter podiplomski magistrski študij Komerciala. Celotna piramida in paleta višješolskih, visokošolskih in podiplomskih poslovnih študijev ter študentski karierni center tako postaja okostje inštitucije v ustanavljanju LAMPRET - College of business.


2

FUNKCIONALNA IZOBRAŽEVANJA ZA PODJETJA Organiziramo funkcionalno oz. vseživljenjsko poslovno-podjetniško strokovno izobraževanje v oblikah raznovrstnih seminarjev, delavnic in tečajev s področja poslovnih in podjetniških znanj. Izobraževanja so namenjena tako podjetnikom, managerjem ter vsem zaposlenim na področjih poslovnega področja. Razne oblike funkcionalnih izobraževanj pripravimo tudi v dogovoru in v skladu z potrebami posameznih podjetij. POSLOVNO SVETOVANJE Svetovalca generalista in specialist z državno licenco pomagajo podjetnikom in managerjem s storitvami podjetniškega in management svetovanja. Posebna je ponudba namenjena pripravi projektov za pridobivanje evropskih sredstev ter pripravi poslovnih načrtov za start up podjetij ali za potrebe pridobitev finančnih sredstev bank in skladov. STORITVE POSLOVNEGA INŠTITUTA Poslovni inštitut ponuja storitve priprav raznih analiz, projektnih nalog ter raziskav poslovno – ekonomskih vsebin za potrebe gospodarstva, lokalnih skupnosti ter drugih inštitucij. Znotraj poslovnega inštituta je v pripravi delovanje Podjetniškega inkubatorja ter Kluba poslovnih angelov.

1.3 RAZVOJ PODJETJA IN USTANOVITEV VIŠJE ŠOLE

Lampret consulting d.o.o. je zasebna družba za izobraževanje s 17 letno tradicijo na področju izobraževanja in poslovnega svetovanja. Sedež podjetja je v Novi Gorici na ulici Tolminskih puntarjev 4. Ustanovni kapital družbe je 70.417 EUR.

Podjetje se je najprej razvilo v smeri poslovnega in podjetniškega svetovanja ter kasneje pričelo z razvojem izobraževanja.

V letu 1994 smo začeli s prvimi javno veljavnimi izobraževalnimi programi. Organizirali smo dva programa: prekvalifikacijo za poklic prodajalca in srednješolski program za poslovodje. Po ukinitvi programa za poslovodje smo srednješolsko izobraževanje nadaljevali v letu 1999 s programom ekonomsko-komercialni tehnik. Zaradi razvojne usmeritve podjetja v uvajanje novih izobraževalnih programov s področja terciarnega študija (višješolski, visokošolski in podiplomski programi) smo srednješolsko izobraževanje prenehali leta 2003.

V sodelovanju s Fakulteto za management UP iz Kopra smo leta 1998 postali nosilec dislocirane enote izrednega študija visokošolskega programa Management in vse do konca študijskega leta 2005/06 organizacijsko izpeljali študij devetih generacij študentov (preko 500 študentov). Od leta 2006 nismo več nosilec dislocirane enote te fakultete.

3

Zaradi popestritve izobraževalne visokošolske ponudbe na severnoprimorskem, popolnitve vrzeli v piramidi študijskih programov v našem centru in velikega interesa študentov, smo v letu 2006 ustanovili dislocirano enoto zasebne Visoke komercialne šole Celje. V študijskem letu 2006/07 smo že vpisali prvih 60 študentov v 1. in 2. letnik tega modernega visokošolskega študija, v letu 2007/08 pa izvajamo že vse tri letnike študija ( 120 študentov ).

Na področje višješolskega izobraževanja smo vstopili leta 2002, ko smo ustanovili prvo višjo strokovno šolo na Primorskem. Ministrstvo za šolstvo nam je izdalo dovoljenje za izvajanje javno veljavnega višješolskega programa Komercialist. Prvo študijsko leto 2002/03 smo v omenjeni program vpisali 70 izrednih študentov. Že naslednje študijsko leto 2003/04 smo vpisali prve študente v nov višješolski program Poslovni sekretar. V študijskem letu 2005/06 pa smo začeli še z izvajanjem višješolskega programa Računovodja.

V letu 2008 smo pričeli z izvajanjem novih bolonjsko prenovljenih višješolskih programov Ekonomist in Poslovni sekretar.

Dosedanje osnovno vodilo pri razvijanju našega šolskega centra Lampret consulting je bilo, da prisluhnemo potrebam delodajalcev v gospodarstvu in negospodarstvu ter študentom ponudimo strokovna in čim bolj praktično uporabna znanja za uspešno delo v zahtevnem poslovnem okolju.

2 SISTEM VODENJA IN ODGOVORNOST VODSTVA VIŠJE STROKOVNE ŠOLE

Lampret consulting d.o.o. Razvoj področja vodenja kakovosti v času od 1. in 2. izdaje dokumenta, je narekoval potrebo po spremembah. 3. izdaja dokumenta vključuje spremembe, ki temeljijo na spremembah mednarodno uveljavljenih standardov in modelov vodenja kakovosti in odličnosti. Med osnovnimi zahtevami vodenja kakovosti je poudarjena zahteva po izpolnjevanju obstoječe zakonodaje in uveljavljenih smernic s področja višješolskega izobraževanja.

2.1. SPLOŠEN OPIS SISTEMA VODENJA Višjo strokovno šolo vodi ravnatelj, ki ga za obdobje 5 let imenuje ustanovitelj šole. Ravnatelj višje strokovne šole je lahko hkrati direktor podjetja ni pa to pravilo. Naloge ravnatelja organizacijske enote podjetja Lampret consulting d.o.o. in direktorja podjetja so opredeljene z Zakonom o višjem strokovnem izobraževanju, z Zakonom o gospodarskih družbah, z drugimi predpisi, ki urejajo področje višješolskega izobraževanja in aktom o ustanovitvi VSŠ Lampret consulting. Ključne naloge ravnatelja so:

da organizira, načrtuje in vodi šolo, da pripravlja dolgoročni razvojni program šole in skrbi za njegovo uresničevanje, da skrbi za kakovostno izvajanje študijskih programov Pristojnosti direktorja podjetja so opredeljene v 14. členu, pristojnosti ravnatelja višje šole pa v 13. členu akta o ustanovitvi VSŠ Lampret consulting.

4

S sistemom vodenja kakovosti na višji šoli smo dokumentirali in določili: - temeljne procese in njihovo medsebojno povezanost, in sicer z vidika vpliva teh procesov na zadovoljstvo vseh naših uporabnikov - kriterije in metode za zagotovitev ustreznega delovanja in nadzora učinkovitih procesov ter na osnovi tega z ustreznimi ukrepi za doseganje zastavljenih ciljev; - zagotovitev ustreznih virov in informacij za podporo in nadzor določenih procesov ter njihovega nenehnega izboljševanja. VSŠ Lampret consulting je prevzela procesni pristop pri razvijanju, izvajanju in izboljševanju sistema vodenja kakovosti z namenom, da bi se z uresničevanjem potreb študentov povečalo zadovoljstvo vseh deležnikov višješolskega izobraževanja. V poslovnem sistemu VSŠ Lampret consulting se odvija kot osnovni proces izobraževanje. Ta proces pa se lahko uspešno izvaja le, če ga podpirata druga dva pomembna procesa: upravljanje s kadri in zagotavljanje materialnih in finančnih pogojev za delovanje šole. Tako glavni proces Izobraževanje, kot tudi oba podporna procesa so vodeni v skladu z Zakonom o višjem strokovnem šolstvu, ostalimi pravilniki in navodili Ministrstva za šolstvo in šport, kot tudi v skladu z vso preostalo zakonodajo. Dokumentirani pa so ti procesi v različnih evidencah in dokumentih (celovita računalniška Evidenca VSŠ, kadrovska evidenca, računovodski program Minimax, CRM kupcev, pogodbe s študenti, …). Sistem vodenja velja za celoten sistem višje šole. 2.2. DOKUMENTACIJA SISTEMA VODENJA

2.2.1 Dokumentacija sistema vodenja in njena struktura Dokumenti sistema vodenja obsegajo: - dokumenti – zahteve in opisi procesov sistema vodenja, zakonodaja, odredbe in interni pravilniki; - zapisi – objektivna dokazila o izvajanju in izpolnjevanju zahtev in opisanih procesov ter sistema vodenja. Dokumenti so lahko: - zunanji – seznam zakonskih predpisov, ki jih določi država - notranji – seznam internih predpisov-pravilnikov - pogodbe, ki so zunanje in notranje in določajo medsebojne obveznosti med šolo in zunanjimi uporabniki

5

Dokumenti sistema vodenja so strukturirani v naslednjih nivojih:

NIVO IME PODROČJE ODGOVORNOST

DOKUMENTA UPORABE

1 Akt o ustanovitvi VSŠ Vsi zaposleni Direktor podjetja

na šoli

2 Zakonodaja

(zakoni in pravilniki) Vsi vključeni v proces

Direktor, Ravnatelj,

Strokovni delavci

3 Poslovnik kakovosti VSŠ

Lampret consulting Vsi zaposleni na šoli in

zunanji sodelavci Ravnatelj

4 Navodila, pogodbe Vsi vključeni v proces Ravnatelj,

Strokovni delavci

5 Zapisi (notranji in Vsi vključeni v proces Ravnatelj,

zunanji) strokovni delavci

Slika 1: Struktura dokumentov po nivojih

2.2.2. Poslovnik VSŠ Lampret consulting

Poslovnik višje strokovne šole (v nadaljevanju poslovnik) je sistematičen dokument, ki opisuje sistem vodenja kakovosti in je dostopen vsem zaposlenim. Izvirnik je pri ravnatelju, po ena kopija pa v referatu in pri skrbnici komisije za spremljanje in zagotavljanje kakovosti. Struktura poslovnika povzema poglavja Zahtev sistema vodenja kakovosti VSŠ ter spremembe iz mednarodno uveljavljenih standardov ter modelov vodenja kakovosti in odličnosti kot sta ISO 9001 in model poslovne odličnosti (EFQM). Odgovorna oseba za pripravo in vzdrževanje poslovnika kakovosti je ravnatelj. Vsebino, predloge sprememb in dopolnitev poslovnika obravnava in potrjuje ravnatelj na predlog komisije za spremljanje in zagotavljanje kakovosti. Neveljavni izvodi poslovnika se hranijo pri ravnatelju še najmanj 2 leti po uveljavitvi spremembe. Veljavni poslovnik je vedno na vpogled zaposlenim, pogodbenim strokovnim delavcem in študentom v referatu šole. 2.2.3. Obvladovanje dokumentov in podatkov Pod pojmom obvladovanje dokumentov in podatkov obravnavamo in določamo ravnanje in odgovornosti, ki so vezane na nastanek, kontrolo, odobritev, razdelitev in vodenje sprememb dokumentov sistema vodenja.

6

Dokumente in podatke obvladujemo po sistemu, ki zagotavlja, da so veljavni, pravilni in popolni, da je jasna dostopnost in seznanjenost z dokumenti in podatki. 2.2.3.1. Odobritev in izdajanje dokumentov Ravnatelj višje šole je odgovorna oseba za pripravo navodil in internih pravilnikov, veljavnih za višjo šolo ter obrazcev, vezanih na izvajanje določenih navodil ali študijskega procesa. Ravnatelj višje šole je odgovorna oseba za pripravo navodil in internih pravilnikov veljavnih za višjo šolo ter obrazcev, vezanih na izvajanje določenih navodil ali študijskega procesa. Vsi odobreni dokumenti so shranjeni pri ravnatelju in v referatu. 2.2.3.2. Spremembe dokumentov Predlog spremembe dokumenta ali obrazca lahko ravnatelju posredujejo zaposleni in študenti. V kolikor je sprememba smiselna, ravnatelj poskrbi za izvedbo spremembe. Obravnavanje sprememb poteka na enak način kot so dokumenti strukturirani po nivojih, opisani zgoraj. S podpisom odobren dokument hrani ravnatelj. Odgovorna oseba za sprotno ažuriranje in odstranitev neveljavnih dokumentov iz uporabe (tudi spletne strani) je vodja referata.

2.2.3.3. Obvladovanje podatkov Šola operira z različnimi podatki, vezanimi na različne procese:

- študijski proces, - obštudijski proces

ter drugimi podatki. Podatke s področja študijskega procesa, s katerimi operira šola, obvladujejo in sproti ažurirajo: vodja referata, referentka, poslovna sekretarka, predavatelji, ravnatelj šole in direktor šole. Podatke o študentih vodi vodja referata in referentka s pomočjo računalniškega programskega orodja Evidenca, ki je pripravljen in prilagojen za vodenje celotne evidence Višje šole. Zbrani podatki so varovani v skladu z Zakonom o varovanju osebnih podatkov ter so lahko posredovani v pogled ali uporabo le osebam pooblaščenim za ravnanje z njimi. Podatke o študijskih procesih (izvajanju izobraževalnih vsebin in opravljanju izpitov) vodi in ažurira vodja referata in poslovni sekretar v skladu z Zakonom o višjem strokovnem izobraževanju. Za obvladovanje, ažuriranje in arhiviranje podatkov obštudijskega procesa (kadrovska baza, evidenca pogodb s predavatelji, finančna evidenca …) so glede na naravo podatkov zadolženi direktor, ravnatelj, vodja referata in poslovni sekretar višje šole v skladu z ustrezno zakonodajo. Učinkovitost izvajanja preveri direktor in ravnatelj.

7

2.2.3.4 Obvladovanje dokumentov zunanjega izvora Delo šole je povezano z vrsto zakonskih aktov in pravilnikov. Spremljanje in posredovanje je zagotovljeno z rednim pregledovanjem vsebinskega pregleda uradnih listov in okrožnic Ministrstva za šolstvo in šport, ki ga izvaja vodstvo šole in informira pristojne osebe. Vodja referata, referentka, ostali zaposleni in predavatelji spremljajo spremembe zakonodaje s svojega delovnega področja in so osebno odgovorni za pravilno izvajanje. Ravnatelj občasno preverja ali se zakonodaja, predpisi in navodila okrožnic učinkovito izvajajo. 2.2.4 Zapisi Zapisi predstavljajo dokazila oziroma prikaze o doseženi zahtevani kakovosti in učinkovitosti delovanja sistema vodenja kakovosti. Predstavljajo dokazila o izvedenih aktivnostih in rezultatih dela. Zapisi so tako vezani na študijski proces, kakor tudi na celoten sistem vodenja. V skupino zapisov uvrščamo tudi vsa poročila, ki kažejo opravljeno delo ali rezultate. Zapisi so hranjeni v referatu šole. Zaposleni, ki uradujejo z določenimi zapisi so dolžni hraniti zapise na način, ki preprečuje poškodovanje, spreminjanje, uničenje ali odtujitev zapisa. Vsi zapisi so označeni z imenom zapisa, datumom nastanka in podpisom avtorja(jev).

2.3 ODGOVORNOST VODSTVA

Vodstvo višje strokovne šole predstavlja ravnatelj. 2.3.1. ZAVEZANOST VODSTVA IN RAZUMEVANJE OKOLJA ŠOLE Vodstvo šole ustvarja in vzpodbuja okoliščine za povezovanje z družbenim okoljem in za trajnostni razvoj šole. To pomeni, da vodstvo skrbi za: - nenehno izboljševanje in posodabljanje - razvoj zaposlenih - razvoj učnega okolja ter drugih materialnih in nematerialnih pogojev ter povečevanje zadovoljstva udeležencev v procesu izobraževanja Vodstvo šole pri tem ugotavlja tudi učinke, ki jih ima njeno delovanje na okolje, vključno s spremljanjem zaposlenosti svojih diplomantov in konkurenčnosti diplomantov na trgu dela in racionalno rabo virov. Višja šola ima vzpostavljeno uspešno sodelovanje v Sloveniji, izven Slovenije pa v bližnji Italiji, širše mednarodno sodelovanje pa šola šele vzpostavlja. Sodelujemo z drugimi zasebnimi in

8

javnimi višjimi šolami preko Skupnosti višjih šol ter združenja GIZ v katerega je vključenih večina zasebnih višjih šol. Vodstvo poleg tega dokazuje zavezanost kakovosti s: - z vzpostavitvijo jasnih ciljev na področju kakovosti ter prizadevanjem za zadovoljstvo študentov, zaposlenih (tudi pogodbeno zaposlenih) in ostalih zainteresiranih skupin. Do vseh navedenih skupin je pomembno vzpostaviti primeren odnos. - sledenjem viziji ter kratkoročnim in dolgoročnim ciljem šole - poudarjanjem pomembnosti izpolnjevanja zakonskih in drugih pravnih zahtev - z zagotavljanjem potrebnih virov za delovanje višje šole - podrobnim nadzorom učinkovitosti sistema oz. z izvajanjem notranjih presoj (letnim programom dela, nastopnih predavanj, priprav na predavanja in vaje v elektronski učilnici , razgovorov) 2.3.2. VIZIJA IN VREDNOTE VIŠJE ŠOLE

Podjetje ima zastavljen ambiciozen strateški program razvoja, ki ga usmerja vizija in poslanstvo podjetja. Predstavljamo vizijo podjetja na področju izobraževalne dejavnosti.

Vizija višje šole:

Želimo biti vodilna, v kakovost usmerjena, severnoprimorska višja strokovna šola, kjer bomo izobraževali za poslovne, podjetniške in družboslovne poklicne profile, ki jih potrebuje gospodarstvo in negospodarstvo. Pri ocenjevanju naše uspešnosti bo osnovno merilo zadovoljstvo študentov, predavateljev, zaposlenih in delodajalcev ter zaposljivost diplomantov.

Poslanstvo višje šole:

Naše poslanstvo je spodbujati vseživljenjsko učenje in nuditi visoko kakovostne višješolske izobraževalne programe. Smo šola, ki izobražuje za poklic in življenje. Študentje in vsi ostali deležniki so naši partnerji.

Vrednote višje šole:

Vsi deležniki šole se usmerjamo predvsem v naslednje vrednote:

Sodelovanje Spoštovanje in zaupanje Kakovost Odgovornost Inovativnost in ustvarjalnost Znanje in strokovnost Poštenost in dobrodelnost

9

Izobraževalni cilji

Višja šola bo tako sledila naslednjim ciljem:

Študentom bomo omogočili sistematično pridobivanje strokovne izobrazbe za poklice ekonomist in poslovni sekretar.

Razvijali bomo ekonomsko razgledanost, podjetništvo in poslovnost za delo v gospodarstvu in negospodarstvu.

Študentom bomo omogočili kompetence za učinkovito komuniciranje v slovenskem jeziku in tujih jezikih (angleščina, italijanščina) in uporabo sodobnega informacijskega orodja in tehnologij.

Usposabljali jih bomo za samoizobraževanje, vseživljenjsko učenje ter samoiniciativnost pri gradnji svoje bodoče poklicne kariere.

V procesu izobraževanja bomo pri izvajanju posameznih študijskih programov in smeri upoštevali temeljne izobraževalne cilje, ki jih predpisuje izobraževalni program Ekonomist, določila Zakona o višjem strokovnem izobraževanju ter druge veljavne predpise.

Kot zasebna višja strokovna šola želimo delovati profesionalno in omogočiti študentom kar največ strokovnih in praktično naravnanih znanj. Cilj izobraževanja je, da večina vpisanih študentov, osvoji predpisana znanja, spretnosti in veščine ter opravi vse obveznosti in diplomira v optimalnem roku.

Šola je sprejela strateški dolgoročni načrt šole za čas 2018-2023. Temeljni ključni strateški cilji šole so naslednji:

Slediti viziji, poslanstvu in vrednotam šole Kakovost šole in njenih procesov, ki vodi k odličnost. Povečanje števila vpisanih študentov Zadovoljstvo vseh deležnikov šole Zaposljivost diplomantov Nadgradnja programa Ekonomist z novimi smermi in vpeljava novega študijskega

programa

2.3.3. NAČRTOVANJE RAZVOJA ŠOLE

Vizijo in specifične cilje razvoja oz. strateške cilje uresničujemo z jasno začrtanimi okvirnimi cilji v petletnem planu oz. dolgoročnem razvojnem programu šole. Konkretizacija dolgoročnega razvojnega programa šole pa se izvaja preko konkretno zastavljenih ciljev in naloga, ki so del letnega delovnega načrta.

Določeni cilji so opredeljeni skozi merljive kazalce, ki jih spremljamo glede na določeno časovno obdobje in glede na potrebe. Spremljanje ciljev je namenjeno izboljševanju delovanja na določenem področju.

Petletni razvojni program in letni delovni načrt sta usklajena z vizijo šole in ji sledita tako kot tudi poslanstvu šole. Vizijo uresničujemo preko zastavljenih ciljev, ostalih del in nalog, ki so potrebni za uresničevanje dela šole.

2.3.3.1. Petletni razvojni (strateški) program šole

To je temeljni operativni dokument šole, ki nakazuje smernice dolgoročnega razvoja šole in podjetja sploh. Z razvojnim programom šole načrtujemo in določamo osnovne smernice in

10

procese razvoja, pogoje za realizacijo dolgoročnih ciljev in uvajanje novih projektov. Predlog dolgoročnega razvojnega programa pripravi ustanovitelj na predlog ravnatelja, sprejme pa ga strateški svet šole v soglasju z ustanoviteljem. Dolgoročni razvojni program obravnava in poda nanj svoje mnenje tudi predavateljski zbor. Program priprave vodi ravnatelj in je usklajen z vizijo šole ter vsebuje cilje, ki so konkretneje opredeljeni v letnih delovnih načrtih.

Razvojni program vključuje naslednje vsebine: ključne strateške smeri razvoja šole, razvoj študijskega procesa z načrtom gibanja števila študentov, prenavljanje obstoječih in uvajanje novih programov ter projektov, zagotavljanje ustreznih kadrov, dolgoročni vidiki zagotavljanja materialnih virov in petletni finančni načrt.

Petletni razvojni program se hrani pri ravnatelju in si ga lahko ogleda vsak zaposlen na šoli ter vsi, ki sodelujejo v izobraževalnem procesu šole ( strokovni delavci in študenti).

2.3.3.2. Letno načrtovanje

Postopki priprave in planiranja zajemajo tudi obvezno pripravo Letnega delovnega načrta (LDN), ki ga oblikuje ravnatelj. Predlog LDN določi Strateški svet, svoje mnenje nanj po obravnavi poda Predavateljski zbor, sprejme pa ga ustanovitelj. Obravnava se tudi na predavateljskem zboru, tako da imajo predavatelji možnost posredovati mnenja, predloge in pripombe na LDN.

Pri izdelavi letnega delovnega načrta je potrebno upoštevati ustrezno zakonodajo in predpise. Sprotno se preverja uspešnost izvajanja in se po potrebi izboljšuje in spreminja. Spremembe se upoštevajo v prihodnosti in vplivajo na delovanje šole. Spremlja se uspešnost študentov, zadovoljstvo študentov, predavateljev in drugih zaposlenih, zadovoljstvo partnerjev in delodajalcev ter zunaj zainteresiranih skupin.

Prav tako vodstvo šole zagotavlja pogoje za prepoznavanje priložnosti, ki lahko ugodno vplivajo na realizacijo razvojnih programov in letnih načrtov z namenom, da jih pravočasno implementira.

2.3.4. SPREMLJANJE IN POROČANJE

Vodstvo šole določi postopek spremljanja in izvajanja razvojnega in letnega delovnega načrta in način seznanjanja zaposlenih in deležnikov nasploh z ugotovitvami tega spremljanja.

Za uresničevanje letnega delovnega načrta je odgovoren ravnatelj šole. Poročilo o realizaciji letnega delovnega načrta predstavi predavateljskemu zboru, strateškemu svetu, komisiji za kakovost ter drugim zainteresiranim deležnikom. Po potrebi se izvleček poročila predstavi tudi drugim zainteresiranim in Svetu Mestne občine Nova Gorica. Poročilo vsebuje tudi informacije v zvezi s kakovostjo in povratne informacije udeležencev. Razvidni so tudi ukrepi in časovni okvirji , ki izhajajo iz rezultatov in analiz.

Druga dejavnost povezana z višješolskim študijem pa je tudi sodelovanje oz. vključenost višje šole v življenje in delo v lokalnem in regionalnem okolju (sodelovanje z ostalimi šolami, sodelovanje z lokalnim gospodarstvom, visokošolskimi zavodi, gospodarsko in obrtno-podjetniško zbornico in drugimi inštitucijami ).

11

2.3.5. ORGANIZIRANOST, ODGOVORNOSTI, POOBLASTILA IN NOTRANJE KOMUNICIRANJE

2.3.5.1. Odgovornost in pooblastila

Glede na organizacijsko strukturo šole vodstvo določi odgovornosti in pooblastila ter potrebne kompetence za vsako delovno mesto, kakor tudi za posamezne odgovorne nosilce in skupine. Opredeli tudi odgovornost in pooblastila za vodenje in zagotavljanje kakovosti šole.

Vodstvo šole vzpostavi ustrezne postopke in omogoča pogoje za učinkovito notranje komuniciranje, vključno s postopki odločanja zaposlenih. Pri tem vodstvo uveljavlja etična načela komuniciranja, ki podpirajo poslanstvo, vizijo in vrednote šole.

Vodstvo šole pri zagotavljanju ustrezne organiziranosti, pooblastil in notranjega komuniciranja prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

Realizacijo vseh ciljev omogočajo primerno usposobljeni zaposleni, ki se zavedajo svojih odgovornosti, pooblastil in nalog. Le ta so zapisana v Aktu o sistematizaciji delovnih mest družbe VSŠ Lampret consulting.

2.3.5.2. Predstavnik vodstva

Ravnatelj višje šole ima ne glede na druge odgovornosti in pooblastila tudi odgovornosti in pooblastila za vzpostavljanje, izvajanje, vzdrževanje ter za pregled in stalno izboljševanje sistema vodenja kakovosti na osnovi Zahtev kakovost za prihodnost vzgoje in izobraževanja.

Predsednik in člani komisije za kakovost so odgovorni za prenos in širjenje nalog kakovosti med zaposlene in študente (oz. sploh na vse deležnike), kakor tudi za svetovanje s področja zagotavljanja kakovosti. Opravljajo tudi nadzor nad uveljavljanjem sistema zagotavljanja in spremljanja kakovosti na šoli ter spremljajo uresničevanje zahtev s strani zaposlenih in strokovnih delavcev. Pri tem sodelujejo z ravnateljem šole in nosilcem kakovosti na šoli.

2.5.3.3. Notranje in zunanje komuniciranje

V šoli so vzpostavljeni ustrezni postopki in pogoji za učinkovito notranje in zunanje komuniciranje. Del notranjega in zunanjega komuniciranja predstavlja tudi ravnanje s prejeto in odposlano pošto. Prejeto pošto evidentira in razvršča poslovni sekretar in jo preda ravnatelju. Pošto naslovljeno na določenega strokovnega delavca preda direktno njemu. Na podoben sistematičen način se sprejema in razpošilja e-pošta, ki pride na e-naslov šole. Notranje komuniciranje

VODSTVO VIŠJE ŠOLE – ZAPOSLENI IN POGODBENI STROKOVNI SODELAVCI

- predavateljski zbori - letni razgovori ravnatelja in direktorja z zaposlenimi ter pogodbenimi strokovnimi

delavci - spremljanje in vrednotenje pedagoškega dela (nastopna predavanja, analiza izvedbe ) - sestanki kolegijev zaposlenih - sodelovanje s strokovnimi aktivi - sestanki komisij (študijska komisija, komisija za kakovost,…)

12

- neformalni razgovori z zaposlenimi (zelo pomembni glede na majhnost kolektiva) - občasni razgovori po potrebi in drugi sestanki - pisarna ravnatelja vsak dan ali po dogovoru

VODSTVO – ŠTUDENTI

- redne govorilne ure ravnatelja (vsake 14 dni) - uvodni seminar za novo vpisane študente - spletna stran šole - ankete o zadovoljstvu študentov - obštudijske dejavnosti - elektronska sporočila - zaključna prireditev s podelitvijo diplom - oglasna deska - srečanja pod pokroviteljstvom alumni kluba naše višje šole

STROKOVNI DELAVCI MED SEBOJ

- sestanki strokovnih aktivov - tekoče dnevno usklajevanje stališč, mnenj in dobrih praks - komunikacija in sodelovanje na sejah predavateljskega zbora, študijske komisije

STROKOVNI DELAVCI – ŠTUDENTI

- skupinski razgovori v času predavanj in vaj - spletna stran, e učilnica - individualni razgovori v času govorilnih ur za študente - komuniciranje preko elektronske pošte - oglasna deska

KOMUNICIRANJE IN SODELOVANJE S ŠTUDENTI

Šola ima vzpostavljene ustrezne postopke komuniciranja in sodelovanja s študenti. Načini sodelovanja in komuniciranja so določeni in dokumentirani. Načini sodelovanja in komuniciranja vključujejo:

- promoviranje in seznanjanje študentov z izobraževalnimi programi - načine prijave in vpisni postopek - izvajanje izobraževalnega procesa - sodelovanje z okoljem - reševanje posebnih primerov

Zunanje komuniciranje

Komuniciranje z zunanjimi institucijami je odvisno od potreb, značilnosti, lastnosti in ponudbe določene institucije.

KOMUNIKACIJA IN SODELOVANJE Z MINISTRSTVOM ZA ŠOLSTVO IN ŠPORT IN DRUGIMI ORGANI NA NIVOJU DRŽAVE

13

- pisno in ustno komuniciranje z državnim sekretarjem za višje šolstvo - komuniciranje z vodjem sektorja za višje šole - komuniciranje s komisijo za imenovanje predavateljev

KOMUNIKACIJA IN SODELOVANJE S SKUPNOSTJO VIŠJIH ŠOL in GIZ-om izobraževalcev odraslih

- sestanki skupnosti in združenja - preko sodelovanja v organih skupnosti - sodelovanje v skupnih projektih - priprava skupnih pravilnikov in navodil - strokovne ekskurzije

KOMUNIKACIJA IN SODELOVANJE S PODJETJI IN OKOLJEM

- sodelovanje na srečanjih Severno primorske gospodarske zbornice - sodelovanje pri srečanjih in skupnih aktivnostih z MO Nova Gorica - dogovori o izvajanju praktičnega izobraževanja - sodelovanje pri skupnih aktivnostih s podjetji - sodelovanje pri izvajanju projektov

KOMUNICIRANJE IN SODELOVANJE Z DRUGIMI UDELEŽENCI

Postopki sodelovanja in komuniciranja so na šoli vzpostavljeni tudi z drugimi udeleženci izobraževanja. Drugi udeleženci so:

- organizacije in delodajalci v katerih so študentje zaposleni - lokalno in širše zainteresirano okolje - drugi zainteresirani

Ustrezno informiranje izvajamo skozi različne oblike. Najpogostejši komunikacijski kanal poteka preko sestankov, spletne strani šole, elektronske pošte in vsakodnevne dostopnosti do ravnatelja. Zunanje obiskovalce sprejema in usmerja referentka ali poslovna sekretarka.

Ravnatelj in direktor sta odgovorna za posredovanje informacij vsem zaposlenim, hkrati pa morata omogočiti in zagotoviti tudi povratni pretok informacij. Sistematično in odgovorno zbirata mnenja in predloge, jih analizirata in odgovore posredujeta zainteresiranim. Po potrebi sprožita preventivne ali korektivne ukrepe.

Pri vzpostavljanju kakovostne komunikacije je v ospredju predvsem medsebojno spoštovanje, razumevanje in iskrenost. Ravnatelj in direktor sodelujeta z mediji v obliki intervjujev in posredovanja pisnih informacij.

Na vseh ravneh komuniciranja smo dolžni upoštevati etičnost komuniciranja, usklajenost z ustavo RS, človekovimi pravicami, predpisi, zakoni in pravilniki.

2.3.5.4. Pregledovanje učinkovitosti sistema kakovosti

Izvajanje izobraževalnega programa in sistema kakovosti spremlja ravnatelj šole. Ravnatelj večkrat letno ugotavlja kakovost dela ter s svojimi ugotovitvami seznanja predavateljski zbor.

14

Osnovo za letni pregled uspešnosti in učinkovitosti delovanja šole (vodstveni pregled po ISO 9001 in modelu poslovne odličnosti) med drugim vključuje tudi samoevalvacijsko poročilo, ki mora vsebovati vse zahteve določene z Modelom sistema kakovosti v višjih strokovnih šolah in mednarodnimi standardi skupine ISO 9000 za sisteme vodenja kakovosti ter evropski model poslovne odličnosti EFQM)

Osnovo za pregled predstavljajo:

- povratne informacije udeležencev v procesih izobraževanja, vključno z njihovim zadovoljstvom

- rezultati in analiza anket študentov in predavateljev - doseganje zastavljenih razvojnih in letnih ciljev - usklajenost z zakonodajo in predpisi - poročilo o izvajanju letnega delovnega načrta in izvajanju procesov - rezultati o študijskih programih, vpisu, zaposljivosti študentov - pripombe vseh zainteresiranih skupin – analiza pritožb, pobud, pohval - rezultati delovanja v širšem družbenem okolju - rezultati učinki izvedenih korektivnih in preventivnih ukrepov - rezultati presoj, inšpekcijskih in drugih nadzorov

Na osnovi pregleda in obravnavanja zgoraj omenjenih podlag ravnatelj dokumentira v zapisu o pregledu sistema vodenja kakovosti vse aktivnosti, odločitve in ukrepe(v kolikor so potrebni) bodisi za spremembe ali dopolnitve politike kakovosti, ciljev, izvajanja dela, zagotovitev ustreznih sredstev (virov). Tako s pregledi zagotavljamo stalno primerljivost in učinkovitost sistema vodenja kakovosti v šoli ter skladnost z zahtevami sistema vodenja kakovosti v višjih strokovnih šolah ter mednarodnimi standardi skupine ISO 9000 za sisteme vodenja kakovosti ter evropskim modelom poslovne odličnosti EFQM, zakonodajo ter drugimi zahtevami ter odločitve o nenehnem izboljševanju. 2.3.6. ZAGOTAVLJANJE ZAKONITOSTI DELOVANJA Šola določi pravila svojega delovanja glede izpolnjevanja zakonskih in drugih zahtev ter zahtev tega dokumenta. Pri tem šola določi pravila in odgovornosti za: a) prepoznavanje zakonskih in drugih zahtev, ki se nanjo nanašajo, b) obveščanje in seznanjanje vseh zaposlenih in študentov z zakonskimi in drugimi obvezujočimi zahtevami, ki zadevajo šolo, zaposlene in študente, c) vpeljavo zakonskih in drugih obvezujočih zahtev v vsakodnevno delovno prakso, d) preverjanje učinkovitosti izvajanja zakonskih in drugih obvezujočih zahtev v vsakodnevni praksi. Pravila in odgovornosti višja šola dokumentira v obliki, ki je na razpolago vsem zaposlenim. Višja šola pri zagotavljanju zakonitosti delovanja prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

15

3 PROCESI VODENJA (ZAGOTAVLJANJA) VIROV 3.1. OPREDELITEV VIROV

Za naloge opredeljene v tem poslovniku in v drugih dokumentih zagotavljamo potrebna sredstva (finančna, informacijska, materialna ). Določa in izbira jih vodstvo šole, upoštevajoč zakonsko določene zahteve za zaposlene, opremo in finančna sredstva.

3.2. OSEBJE 3.2.1. Splošen opis

Ustrezna usposobljenost in kompetentnost osebja za pravilno in učinkovito izvajanje dela je temeljno vodilo pri kadrovanju in usposabljanju. Potrebe po usposabljanju in kadrovanju nastajajo zaradi zahtev, ki izhajajo iz: - zahtev za delovno mesto kot jih določa sistemizacija delovnih mest, - sprotnega uvajanja novih programov izobraževanja, - spreminjajočih se zahtev zakonodaje. Postopek zaposlitve se izvaja v skladu z Zakonom o delovnih razmerjih. O zaposlitvah odloča direktor, postopek zaposlitve pa strokovno spelje poslovna sekretarka.

3.2.2. Proces razvoja kadrov Stalno kompetentnost zaposlenih in pogodbenih sodelavcev zagotavljamo s sitematičnim permamentnim usposabljanjem in izobraževanjem zaposlenih. V LDN je naveden letni plan izobraževanja kadrov. Do vsebine in plana izobraževanja pride ravnatelj tudi na osnovi predlogov zaposlenih.

Vodstvo šole ima razdelan postopek za:

- pridobivanje novih zaposlenih ter drugih sodelavcev in njihovo uvajanje v delo - spremljanje in razvoj zaposlenih ter drugih sodelavcev in ugotavljanje njihovega

zadovoljstva - usmerjanje, načrtovanje in izvajanje stalnega strokovnega usposabljanja in izpopolnjevanja

glede na potrebe in razvoj šole ter spremljanje učinkov stalnega strokovnega usposabljanja in izpopolnjevanja

Potrebe po usposabljanju in kadrovanju izhajajo iz:

- zahtev za delovno mesto kot jih določa sistematizacija delovnih mest - sprotnega uvajanja novih programov izobraževanja - spreminjajočih se zahtev zakonodaje

16

Po končanem usposabljanju je udeleženec dolžan z vsebino seznaniti sodelavce in prenesti na njih ključne pridobljene informacije. V primeru, da je udeleženec prejel na izobraževanju potrdilo ga mora vložiti v personalno mapo zaposlenega. Vodstvo šole pri zagotavljanju ustreznega kadra in razvoju kadra prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

3.3. INFRASTRUKTURA

Višja strokovna šola Lampret consulting je organizacijska enota podjetja Lampret consulting d.o.o. ki skladno z razvojem šole skrbi tudi za izvajanje študijskega procesa šole. Izobraževalna dejavnost višje šole se večinoma odvija v prostorih, ki jih ima šola v najemu na lokaciji, ki je ločena od naših poslovnih prostorov, kjer je sedež in referat šole. Predavanja potekajo v moderno opremljenih učilnicah šolskega centra v Novi Gorici ( zagotovljeno več klasičnih predavalnic in dve računalniške učilnice). Del predavanj in izpitov pa poteka tudi v mali predavalnici na sedežu višje šole. Za potrebe izvajanja svojih programov ima šola zagotovljene odlične materialne pogoje za delo (prostori, oprema). Prostori so zagotovljeni na dveh lokacijah na območju mesta Nova Gorica:

Tolminskih puntarjev 4, 5000 Nova Gorica ( sedež enote, referat za študente, izdaja študijskega gradiva in knjižničnega gradiva, sejna soba in mala predavalnica)

Erjavčeva ulica 4a, 5000 Nova Gorica – prostori VSŠ ŠC Nova Gorica ( najmanj 4 klasične predavalnice in 2 računalniške učilnice)

Opis prostorskih pogojev in možnosti na sedežu delovne enote Nova Gorica,Tolminskih puntarjev 4, 5000 Nova Gorica: Podjetje Lampret consulting na tej lokaciji zagotavlja: Pisarno referata za študente ( pisarna 22 m2; možnost za uporabo računalnika z

internetom s strani študentov; miza za izpolnjevanje dokumentov s strani študentov; fotokopirni stroj; telefon, fax; 1 delovno mesto)

Pisarna za izdajo študijskega gradiva in izposojo knjižničarskega gradiva. V tej pisarni imajo študentje možnost pristopa študentov na računalnik ter dostop do baz podatkov.

Manjša predavalnica za 15 študentov za potrebe vaj v manjših skupinah ter za izpite ( tabla, računalnik, internet, projektor, flip chart)

Prostori se nahajajo v centru mesta Nova Gorica, v poslovni stavbi SKB, v 4. nadstropju, v neposredni bližini avtobusne postaje. Ob stavbi je na razpolago več parkirnih prostorov za študente, ki po večini pridejo na sedež enote z avtomobilom. Prostori so opremljeni in označeni v skladu z zakonskimi zahtevami; opremljeni so z požarnimi vrati, požarnim alarmom s sodobnimi javljalniki dima, gasilnimi aparati, hidranti, evakuacijskim načrtom, izvlečki požarnega reda po prostorih. Evakuacijski izhodi so ustrezno označeni. Na voljo je tudi omarica prve pomoči. Prostori razpolagajo z naravno svetlobo. Vsi prostori imajo ogrevanje, prezračevalni sistem in klimatske naprave, katere se upravlja ločeno po posameznih prostorih. Oprema prostorov je moderna in ustrezno vzdrževana.

17

Opis prostorskih pogojev in možnosti na Erjavčevi ulici 4a, 5000 Nova Gorica – prostori ŠC Nova Gorica: Prostori so namenski za predavanje višješolskih in visokošolskih programov: 4 klasične predavalnice z različnimi kapacitetami od 40 do 80 študentov;

2 računalniški učilnici ( ena z 15 druga pa z 30 računalniških uporabniških mest), Večji hodnik z oglasno desko in 15 sedeži za študente, Primerno število stranišč ločeno za moške in ženske, Kabinet za predavatelje po potrebi. Večina prostorov razpolaga z naravno svetlobo. Vsi prostori imajo prezračevalni sistem in klimatske naprave, katere se upravlja ločeno po posameznih prostorih. Prostori so tudi ustrezno centralno ogrevani. Vse predavalnice imajo ustrezno višino, ki je zahtevana za višino predavalnic. Vse predavalnice imajo tudi umivalnik z tekočo vodo. Na hodniku so avtomati za kavo in brezalkoholne pijače. Prostori so redno vzdrževani, prebeljeni in ustrezno opremljeni. Pohištvo (mize, stoli, omare) se redno obnavlja. Vzdrževanje je možno v okviru finančnih sredstev, pridobljenih iz naslova šolnin. Poraba in razporejanje finančnih sredstev je razvidno iz bilance uspeha. Odgovorna oseba za pripravo zaključnega računa in poslovnega poročila je direktor. 3.4. DELOVNO OKOLJE IN DELOVNO VZDUŠJE

Delovno okolje je dejavnik, ki lahko bistveno vpliva na kakovost študijskega procesa in počutje zaposlenih ter zunanjih sodelavcev. Ustrezno delovno vzdušje ustvarjamo tudi: - z delovnim časom, ki je prilagojen naravi dela z upoštevanjem Zakona o delovnih razmerjih

in razporeditvi delovnega časa na višji strokovni šoli Lampret consulting. Z nadzorom nad delom so zaposleni seznanjeni preko navodil (v pisni ali ustni obliki) in postopkov dela.

- z ustreznim izplačilom za opravljeno delo - z družabnimi srečanji zaposlenih ob različnih priložnostih (novoletna srečanja, ob začetku

ali koncu študijskega leta ipd., strokovne ekskurzije, slovesna podelitev diplom,…).

4 PROCESI IZVAJANJA STORITEV

4.1. SPLOŠEN OPIS

V višji šoli smo opredelili naslednje procese (slika 2): - izobraževalni proces, - sodelovanje s študenti, podjetji in širšo družbeno skupnostjo, - strokovna rast in razvoj zaposlenih ter sodelujočih - delo referata, - razvoj novih programov in postopkov dela.

18

Splošna shema procesnega pristopa in medsebojne povezanosti procesa prikazuje slika 2

VHOD IZHOD

Slika 2: Faze procesnega vodenja s tokovi medsebojne povezanosti

4.2. IZOBRAŽEVALNI PROCES Izobraževalni (študijski) proces obsega: - predavanja, seminarske in projektne naloge ter vaje, - izpite ( pismene in ustmene)

Z

A

I

N

T

E

R

E

S

I

R

A

N

E

S

K

U

P

I

N

E

ODGOVORNOST VODSTVA - usmerjenost na študente, ostale

sodelujoče in zaposlene - politika kakovosti

- sistem vodenja kakovosti

- odgovornost pooblastila

MERJENJE, ANALIZE IN IZBOLJŠAVE

- zadovoljstvo vseh zainteresiranih skupin

- notranje in zunanje presoje - merjenje in nadzor procesov

- analiza podatkov

- korektivni in preventivni ukrepi -

ZAGOTAVLJANJE VIROV

- ustrezen kader - infrastruktura

- delovno okolje

PROCESI

- študijski proces - sodelovanje s študenti in širšo

družbeno skupnostjo - delo referata

- razvoj novih programov in postopkov

dela - podpora pri strokovnem razvoju vseh

sodelujočih in zaposlenih

19

- praktično izobraževanje, - strokovne ekskurzije,

4.2.1. Izobraževalni (študijski) proces

Za nemoten potek študijskega procesa je v skladu z zakonodajo, predpisi in letnim delovnim načrtom odgovoren ravnatelj. Strokovni delavci (predavatelji, inštruktorji) izdelajo individualni program dela, v obliki in vsebini kot je bilo dogovorjeno in predlagano na predavateljskem zboru. Glede na posamezna predmetna področja in v skladu z objavljenim katalogom znanja strokovni delavci načrtujejo cilje in standarde znanja pri svojem predmetu. V skladu z navedenim načrtujejo tudi predvidena medpredmetna povezovanja. Individualni program dela oddajo direktorju do roka, ki ga opredeli ravnatelj. Morebitne pripombe na individualne programe ravnatelj posreduje strokovnim delavcem v individualnih razgovorih. Vsak predavatelj je v svoj individualni program dolžan vnesti morebitne pripombe in dopolnitve. Dopolnjuje ga lahko po potrebi skozi vse študijsko leto, dolžan pa se je po njem ravnati. Strokovni delavci lahko posredujejo svoja mnenja in pobude v individualnih razgovorih z ravnateljem, na predavateljskih zborih in sejah študijske komisije. Na predlagana mnenja in pobude ravnatelj posreduje odgovore takoj ali pa v dogovorjenem roku. Cilji spremljanja v tekočem študijskem letu:

- spremljanje letnih priprav strokovnih delavcev - spremljanje strokovne usposobljenosti strokovnih delavcev - ugotavljanje in spremljanje komunikacije med strokovnimi delavci, med strokovnimi

delavci in študenti - rezultati anket študentov ob zaključku posameznih predavanj

Ravnatelj načrt spremljanja uresničuje posredno:

- z vpogledom v pedagoško dokumentacijo in spletno učilnico - s hospitacijami na predavanjih - s pregledom rezultatov evalvacije v tekočem študijskem letu - s pogovori s študenti.

O namenu in pomenu spremljanja in vrednotenja pedagoškega dela se pogovorimo na predavateljskih zborih, na sestankih komisije za kakovost in v individualnih razgovorih s predavatelji. Direktor seznani strokovne delavce tudi s šolsko dokumentacijo. Vpogled v dokumente je omogočen v skladu z Zakonom o varovanju osebnih podatkov in internim Pravilnikom o varovanju osebnih podatkov in zbirk podatkov.

20

4.2.1.1. Merjenje izobraževalnega dela

Merjenje realiziranega dela strokovnih delavcev poteka na različne načine:

- enkrat letno izmerimo zadovoljstvo strokovnih delavcev, študentov in diplomantov s pomočjo anket. Pridobljene rezultate obdelamo, analiziramo pripombe in predloge ter pripravimo predloge za reševanje negativnih pripomb in uvajanje pobud

- ravnatelj spremlja in vrednoti delo strokovnih delavcev vse študijsko leto

- strokovni delavci na koncu predavanj oz. najkasneje koncem študijskega leta oddajo dnevnik dela ter poročilo o delu, ki ju ravnatelj pregleda in potrdi

Osnova za preverjanje in ocenjevanje znanja študentov je Pravilnik o ocenjevanju znanja v višjih strokovnih šolah. Znanje študentov se preverja v skladu:

- s cilji določenimi s katalogi znanj, ki so sestavni del višješolskega programa

- z individualnim letnim delovnim programom določenega predmeta

- s sklepi predmetnega strokovnega aktiva

4.2.1.2. Analiza izobraževalnega dela

V okviru izobraževalnega procesa poteka analiza študijskega procesa, ki jo tekom leta posredujejo študentje po vsakem končanem predmetu ter enkrat letno ko se meri zadovoljstvo študentov, strokovnih delavcev in diplomantov.

4.2.1.3. Izboljšave izobraževalnega dela

Na osnovi rezultatov analiz in kazalnikov kakovosti izobraževalnega dela, direktor skupaj s predavateljskim zborom in komisijo za kakovost sprejema ukrepe za izboljševanje, s katerimi dopolnjuje programe dela v strokovnih aktivih.

4.2.2. Praktično izobraževanje

Ker naš višješolski program obiskujejo samo izredni študentje in še ti so večinoma zaposleni ima večina naših študentov priznano prakso na osnovi doseženih praktičnih izkušenj pri delu. Pri tem se upošteva tako redno delo, začasno delo in študentsko delo. Praktično izobraževanje se prizna študentom, ki imajo najmanj eno leto ustreznih delovnih izkušenj za vsak letnik študija. Študentje vložijo »vlogo za priznavanje praktičnega izobraževanja« na Študijsko komisijo, ki na predlog predavatelja praktičnega izobraževanja na šoli odloči o priznavanju P1 in P2.

Študentje, ki nimajo priznanega praktičnega izobraževanja ga opravljajo v podjetju s pomočjo mentorja, ki študenta na koncu tudi oceni. Podjetje si študentje lahko poiščejo sami ali pa jim pri tem pomaga šola. Šola, študent in podjetje, kjer se opravlja praksa, podpišejo posebno pogodbo, študent pa piše posebno poročilo prakse in pripravi projektno nalogo. Temo projektne naloge določi v sodelovanju z mentorjem in študentom predavatelj PI. V študijskem letu predavatelj praktičnega izobraževanja razpiše najmanj pet izpitnih rokov za praktično

21

izobraževanje. Podrobnejše pogoje za priznavanje in opravljanje praktičnega izobraževanja se objavi na spletni strani.

Poleg tega predavatelj praktičnega izobraževanja opravi v zimskem semestru krajše sestanke s študenti, na katerih jih seznani s pogoji za priznavanje in opravljanje izpita. Prav tako pa ima tudi mesečne govorilne ure na sedežu šole (predvidoma vsak prvi ponedeljek v mesecu) tekom celega študijskega leta.

4.2.3. Strokovne ekskurzije

Izvajanje našega študijskega programa pomembno dopolnjujemo s strokovnimi ekskurzijami. Za organizacijo, izvajanje in nadzor je zadolžen predavatelj predmeta v okviru katerega se skupaj z vodjo višješolskega študija organizira in izvede ekskurzija.

4.2.4. Šolska knjižnica

V šolski knjižnici višje šole hranimo del potrebnega gradivo za izvajanje študijskega procesa. V šolski knjižnici se hrani tudi vse diplome dosedanjih diplomantov naše višje šole.

Strokovna delavka zadolžena za izdajo knjižničnega gradiva in druge knjižnične naloge opravlja naslednje delo: - spremlja in obvešča o novostih na področju strokovne literature - sodeluje s strokovnimi delavci in študenti - sodeluje z knjižnico FKPV v Celju glede naročanja in dobavljanja knjižnega gradiva - sodeluje z knjižnico Franceta Bevka ter knjižnico VSŠ ŠC Nova Gorica glede možnosti

zagotavljanja gradiva Šolska knjižnica je za možnost izposoje gradiva študentom na voljo v času uradnih ur referata šole. Študentom tudi zagotavljamo na sedežu šole dostop do različnih baz podatkov in dostop na računalnik z internetom.

Glede na majhnost naše šole bomo še nadalje razvijali in še izboljšali pogoje in možnosti za najem študijske literature preko centralne knjižnice Fakultete za komercialne in poslovne vede iz Celja, katere dislocirana enota študija ima sedež na naši višji šoli. Prav tako bomo nadaljevali sodelovanje z knjižnico višje šole Šolski center Nova Gorica ter s centralno goriško knjižnico Franceta Bevka.

22

4.3. SODELOVANJE S ŠTUDENTI, PODJETJI IN OSTALO ŠIRŠO DRUŽBENO SKUPNOSTJO

4.3.1. Sodelovanje s študenti

V našem interesu je, da je kakovost dela na šoli dobra, zato pa je naša ključna naloga, da zagotovimo odprto komunikacijo na ravni predavatelj – študent in ravnatelj oz. direktor – študent. V skladu z Zakonom o višjem strokovnem izobraževanju študenti lahko organizirajo študentski svet na šoli, ta pa se lahko združuje v skupnost študentov.

Študenti na višji šoli se v dosedanjih letih niso odločili za oblikovanje formalne organiziranosti v obliki študentskega sveta, kot to omogoča Zakon o višjem šolstvu. Vzrok temu je seveda to, da so vsi študentje izredni študentje. Nasproti tega, pa so neformalno organizirani v obliki tega, da je v vsakem ciklusu posameznega programa izvoljen nekdo od študentov, ki je neke vrste »zastopnik oz. predstavnik študijske skupine«. Te študentje potem v imenu študentov komunicirajo z vodstvom šole, predavatelji in med posameznimi študijskimi cikli, letniki oz. skupinami. Predstavniki študentov prenašajo na vodstvo šole tudi mnenja o vseh zadevah, ki se tičejo pravic in dolžnosti študentov, povprašani so o mnenju za predlog imenovanja ravnatelja sodelujejo pa tudi pri alumni klubu študentov

V skladu z aktom o ustanovitvi študenti sodelujejo v naslednjih organih: - strateški svet šole ( dva študenta in en diplomant) - komisiji za zagotavljanje in spremljanje kakovosti ( dva študenta)

Aktivno sodelovanje s študenti poteka še preko anketiranja o zadovoljstvu študentov.

4.3.2. Sodelovanje s podjetji (delodajalci) in drugimi subjekti širše družbene skupnosti

Šola sodeluje s podjetji preko skupnih projektov, preko svetovalnih in drugih projektov, s sodelovanjem z mentorji diplomskih nalog, pripravo seminarskih nalog ter preko prakse, ki jo študenti opravljajo v podjetjih. Sodeluje tudi z pristojnimi zbornicami – Obrtna zbornica in Gospodarska zbornica. Iz podjetij prihajajo tudi gostujoči predavatelji.

Šola sodeluje z vsemi zainteresiranimi podjetji za katere izobražuje ali kako drugače sodeluje z njimi.

Pomembni subjekti sodelovanja so tudi : Ministrstvo za šolstvo in šport, Ministrstvo za gospodarstvo, Center RS za poklicni in strokovno izobraževanje, Regionalna razvojna agencija Severnoprimorske regije, Strokovni svet za poklicno izobraževanje, Andragoški center Slovenije.

V okviru Skupnosti višjih šol in Združenja višjih šol sodelujemo z vsemi višjimi šolami v Sloveniji. Sodelujemo tudi z visokošolskimi inštitucijami in Univerzo v Novi Gorici. Še posebno sodelovanje je z Fakulteto za komercialne in poslovne vede iz Celja, ter z Višjo šolo ŠC Nova Gorica na področju racionalne izrabe prostorov in računalniške opreme ter na področju izmenjave strokovnih kadrov ( naša šola je specializirana za poslovne usmeritve, ŠC VSŠ pa za informatiko in mehatroniko )

23

Sodelovanje z delodajalci ( posebna akcija promocije poklicev komercialist, poslovni sekretar, računovodja in ekonomist v lokalnem prostoru; pomoč diplomantom pri zaposlovanju in delodajalcem pri iskanju ustreznega kadra preko kariernega centra;)

4.4. USPOSABLJANJE ZAPOSLENIH IN NJIHOV RAZVOJ

Za pravilno in učinkovito izvajanje dela je nujna ustrezna usposobljenost in kompetentnost vseh zaposlenih. Potrebe po kadrovanju in usposabljanju nastajajo zaradi zahtev, ki izhajajo iz: - zahtev za delovno mesto, določenih v sistematizaciji delovnih mest, - uvajanja novih študijskih programov - uvajanje novih oblik in metod dela - spreminjajočih se zahtev zakonodaje in izvajanja postopkov dela

V višji šoli morajo predavatelji za svoje delo izpolnjevati posebne pogoje. Z zakonom o višjem strokovnem izobraževanju in Pravilnikom o postopku za imenovanje v naziv predavatelj je določen postopek imenovanja predavateljev. Imenuje jih namreč Strokovni svet RS za poklicno in strokovno izobraževanje. Glede na kriterije, ki jih določa imenovanje predavateljev, večina od njih prihaja gospodarstva in so zaposleni pogodbeno. Ravnatelj opravi s potencialnimi oz. prijavljenimi kandidati razgovore in opravi izbiro.

Postopek zaposlovanja ostalih delavcev poteka v skladu s Pravilnikom o sistematizaciji delovnih mest in delovno zakonodajo. Zaposleni načrtujejo osebni in profesionalni razvoj in se o tem pogovorijo z ravnateljem.

Za vsako študijsko leto se pripravi letni plan strokovnega izpopolnjevanja. Ta okvirni načrt izobraževanja vključuje predloge skupinskih in individualnih izobraževanj strokovnih delavcev.Za pripravo, pregled in nadzor omenjenega plana je odgovoren direktor.

Letni plan mora vsebovati okvirni program izobraževanja. ki se lahko med študijskem letom dopolni, spremeni in usklajuje in seznam skupinskih in individualnih izpopolnjevanj.

Vsebina izobraževanj mora biti usklajena s potrebami šole in željami zaposlenih. Izobraževanja strokovnih delavcev potekajo peko:

- pogovorov in izmenjavo izkušenj med predavatelji iste ali podobne stroke

- strokovnih srečanj preko strokovnih aktivov višjih šol

- udeležbe na seminarjih

- spremljanja strokovne literature

Dostopnost do novih strokovnih informacij in znanj je zagotovljeno z iskanjem informacij na internetu in ponudb inštitucij, ki izvajajo strokovna usposabljanja.

24

4.5. DELO REFERATA

Delo v referatu opravlja vodja referata in referentka za študijske zadeve.

4.5.1. Delo s študenti

Delo s študenti obsega predvsem:

- vpis študentov, vnos podatkov o študentih v evidenco s pomočjo računalniškega programa. urejanje in razvrščanje vpisne dokumentacije - vodenje evidenc z osebnimi podatki študentov (v skladu s 56. člen zakona o višjem strokovnem izobraževanju) in shranjevanje teh evidenc - komuniciranje s študenti osebno, po telefonu, e-pošti, (priprava in posredovanje raznih obvestil in informacij povezanih s študijem) - priprava in izpis potrdil študentom (potrdilo o opravljenih izpitih, o vpisu) - razpisovanje izpitnih rokov v skladu z urnikom in v dogovoru s predavatelji oz. ravnateljem

- priprava dokumentacije za izvedbo izpitov (seznama prijavljenih, zapisnik o izpitu, fotokopiranje izpitnih nalog)

- vpis ocen v evidenco in v indeks

- izpolnjevanje raznih obrazcev za študente, zavod za zaposlovanje, podjetja, predavatelje

- skrb za študijsko literaturo namenjeno študentom

- priprava in objava vsebin za spletno stran (objava informacij, obvestil, e-gradiv, urnikov in drugih vsebin v zvezi z izvajanjem pedagoškega procesa) - zbiranje vlog za študijsko komisijo (priznavanje izpitov, prakse), pisanje in odpremljanje sklepov.

4.5.2. Delo s predavatelji in drugimi zainteresiranimi osebami

Delo s predavatelji obsega predvsem:

- priprava urnikov in usklajevanje s predavatelji

- priprava dokumentacije za imenovanje predavateljev

- priprava in posredovanje gradiv za seje predavateljskega zbora, pisanje zapisnikov na sejah

- srečanja in izobraževanja v okviru predavateljskih zborov

25

- posredovanje podatkov in informacij predavateljem, ravnatelju in drugim zainteresiranim osebam

- posredovanje med študenti in predavatelji

- zbiranje poročil o opravljenem pedagoškem delu

Poleg dela s predavatelji in drugimi zainteresiranimi osebami pa direktor in vsi zaposleni stalno spremljajo razpise za projekte.

4.6. RAZVOJ IN POSODABLJANJE NOVIH POSTOPKOV DELA

Vsaka novost, ki jo nameravamo izvajati na šoli, poteka po naslednjih stopnjah:

- začetek ideje, zamisli ali projekta - idejna zasnova - preverjanje interesa (pri vseh zainteresiranih skupinah in deležnikih) - na podlagi pridobljenih informacij sledi presojanje o tem ali idejo, zamisel, projekt

zaključiti ali ga nadaljevati - nadaljevanje ideje, zamisli projekta, zahteva preverjanje ali so pridobljena vsa soglasja - mirovanje ideje, zamisli projekta v primeru, da nimamo pridobljenih vseh soglasij - izdelava nalogov, rokov, nosilcev v primeru, do so pridobljena vsa soglasja - sledi izvajanje nalog - izvajanje nalogov je neposredno povezano tudi z izdelavo dokumentacije - zaključek projekta, ideje, zamisli

Za izvedbo določenega projekta se izberejo člani projektne skupine. Vodja projektne skupine predvidi aktivnosti, nosilce posameznih aktivnosti in sodelujoče, njihove odgovornosti, časovne okvire za izvedbo aktivnosti in potrebne vire. Glede na potek aktivnosti so razvidne stopnje za preverjanje izvedbe. Preverjanje opravi ravnatelj sam ali s sodelavci. Če je potrebno predlaga ustrezne spremembe ali popravke. Poslovni sekretar oz. referentka vodi seznam projektov, skrbi za njihovo preglednost in informiranje zaposlenih o poteku aktivnosti. Dokumentacija o vsem se hrani pri poslovnem sekretarju. Direktor, ravnatelj in vsi zaposleni stalno spremljajo razpise za projekte v katere bi se lahko vključili. O možnostih in smiselnosti prijave presojata ravnatelj in direktor skupno. Vsak zaposleni lahko ravnatelju predlaga idejni osnutek za projekt, ki mora biti vsebinsko vezan na delo šole. Z opredelitvijo projekta se določijo cilji projekta in idejni program izvedbe. Na osnovi tega ravnatelj določi projektno skupino (vodjo, nosilce nalog in ostale sodelujoče), časovne okvire za izvedbo in potrebna sredstva. Določi tudi način spremljanja. Ko se vse navedeno vzpostavi, se projekt odobri. Sledi izvajanje po planu, ki zajema tudi vso dokumentiranje. S sprotno spremljavo se ugotavlja ali se dosegajo pričakovani rezultati v predvidenih rokih. Pri tem gre za informacije znotraj šole. Pri zaključnem preverjanju ugotavljamo dosežene rezultate. Šola za razvoj programov in vodenja projektov prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

26

5. VREDNOTENJE DELOVANJA VSŠ

5.1 Spremljanje, merjenje, analiziranje in vrednotenje

Na šoli imamo določene postopke s katerimi merimo in ocenjujemo zadovoljstvo udeležencev. Z rednim in občasnim nadzorom želimo zagotoviti zadovoljstvo vseh zaposlenih, študentov, delodajalcev in drugih zainteresiranih skupin z njihovimi zahtevami in pričakovanji.

Šola določi metode s katerimi meri učinkovitost in uspešnost:

a) svojih procesov,

b) rezultatov svojih storitev izobraževanja.

5.2 NADZOR OZ. NOTRANJE PRESOJE

5.2.1 Zadovoljstvo študentov, zaposlenih in zainteresiranih zunanjih skupin

Ko ugotavljamo zadovoljstvo vseh zaposlenih, študentov in zainteresiranih zunanjih skupin, so za nas pomembne pritožbe, pripombe, predlogi, pohvale in analize anketnih vprašalnikov. Vse to nam omogoča poglobljeno analizo in določitev korektivnih in preventivnih ukrepov za izboljšanje stanja.

5.2.2 Samoevalvacija

Kako uresničujemo cilje kakovosti in kako ugotavljamo učinkovitost izvajanja sistema vodenja navedemo v samoevalvacijskem poročilu.

Samoevalvacijo izvajamo enkrat letno. Po končani samoevalvaciji se pripravi poročilo, kjer se jasno in natančno opredeli močna področja in slabosti višje strokovne šole. V zaključek poročila se vključi tudi akcijski načrt.

Ravnatelj na podlagi analize rezultatov, ugotovitve nadzorovanja in postavljenih ciljev sprejema ustrezne odločitve kot so: potrjevanje in opis realiziranih ukrepov, kar hkrati pomeni tudi korektivne ukrepe in izboljševanje ter postavljanje novih ciljev.

5.2.3 Zunanja evalvacija

Zunanja evalvacija se izvaja v skladu s programom NAKVIS-a in v skladu z Merili za zunanjo evalvacijio višjih šol.

5.2.4 Nadzor nad izvajanjem procesa

Nadzor nad izvajanjem posameznih procesov se opravi preko različnih poročil,anket in formalnih in neformalnih razgovorov.

27

Postopki ravnanja v primeru pobud, predlogov, pritožb so opredeljeni v tem poslovniku.

PROCES

KAZALCI USTREZNOSTI IN UČINKOVITOSTI

ODGOVOREN ZA NADZOR

OCENA ZAČETNEGA STANJA

POGOSTOST OCENJEVANJA

ZADOVOLJSTVO ŠTUDENTOV

- ocena preko ankete

- pogovori na sestankih Komisije za spremljanje in ugotavljanje kakovosti

- pogovori v času uradnih ur pri vodji referata, referentki in pedag. andrag. strokovni delavki

- neformalni pogovori s študenti ob predavanjih in uvodnem seminarju

- anketa diplomantov

- enkrat letno - ob sklicanih

sestankih KK

- mesečno

- pogosto

- vsake dve ali tri leta

- ravnatelj - predstavniki

študentov - skrbnica

sistema za kakovost

ZADOVOLJSTVO ZAPOSLENIH

- ankete - diskusije na

predavateljskih zborih

- študijska komisija - individualni letni

in drugi razgovori z ravnateljem

- neformalni razgovori

- enkrat letno - dva krat letno - ob sklicanih

sejah - pogosto - pogosto

- ravnatelj - predstavniki

strokovnih aktivov

ZADOVOLJSTVO DELODAJALCEV

- Pogovori ravnatelja z mentorji PI

- Pogovori z mentorji in somentorji diplom

- pogovori pri obiskih organizatorjev PI

- ankete delodajalcev

- enkrat letno

- pogosto

- ravnatelj

- mentor PI

ZADOVOLJSTVO OSTALIH

- Pogovori, skupna srečanja

- pogosto - ravnatelj

28

5.3 OBVLADOVANJE ODSTOPANJ

Odstopanja, ki povzročajo neskladnosti z določenimi cilji, so lahko po izvoru nam lastna – izhajajo iz našega dela ali nastajajo s strani uporabnikov. Vsa ugotovljena odstopanja so predmet obravnave po postopku.

Za odpravljanje odstopanj je odgovoren direktor. Neskladnosti, ugotovljene pri izvajanju obravnava z odgovornimi izvajalci. Pri tem opredeli potrebne aktivnosti za odpravo odstopanj.

5.4 ANALIZA PODATKOV

Analiza podatkov omogoča oblikovati korektivne in preventivne ukrepe ter aktivnosti z namenom preprečevanja odstopanj ali izboljševanja sistema dela. Analizira se podatke o:

- predlogih, pripombah in pohvalah vseh zaposlenih,

- realizaciji letnega delovnega načrta,

- delovanju v širšem družbenem okolju

- oceni ustreznosti z veljavno zakonodajo in predpisi

- pritožbah

5.5. IZBOLJŠEVANJE

5.5.1 Vodenje izboljšav

Šola dokazuje izboljševanje delovanja tako, da upošteva:

a) rezultate vrednotenja,

b) spremembe v notranjem in zunanjem okolju šole

c) prepoznane nevarnosti

d) zaznane priložnosti

e) ugotovljene neskladnosti,

f) učinkovitost izvedenih ukrepov.

Vodstvo šole določi prednostne cilje in naloge za njihovo uresničitev. Pri tem spremembe, ki so potrebne za izboljšanje, izvede na način, da upošteva tudi tveganja in ovrednoti potencialne posledice sprememb.

29

5.5.2 Ugotovljene neskladnosti in korektivno ukrepanje

Šola ob ugotovljeni neskladnosti sprejme ukrepe za odpravo neskladnosti, obravnava posledice in oceni potrebo po korektivnem ukrepanju za odpravo vzrokov, ki so privedli do nastanka neskladnosti, da se ta ne bo ponovila ali pojavila drugje.

V primeru potrebe po korektivnem ukrepanju vodstvo višje šole zagotovi, da se:

a) ugotovi vzroke za pojav neskladnosti;

b) ugotovi, če obstajajo ali bi se lahko pojavile podobne neskladnosti;

c) določi in izvede potrebne ukrepe;

d) pregleda uspešnost izvedenih ukrepov.

6 PRILOGA

POSODOBLJENA VERZIJA ZAHTEV SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI V VIŠJIH STROKOVNIH ŠOLAH

Sistem vodenja kakovosti v višjih strokovnih šolah je dinamičen in se spreminja glede na potrebe in razvoja znanih modelov kakovosti. V letu 2017 je v okviru Skupnosti višjih strokovnih šol Slovenije, zaradi izdaje nove verzije sistema vodenja kakovosti ISO 9001:2015 in tudi uskladitve z njim, luč zagledala nova verzija Sistema vodenja kakovosti v višjih strokovnih šolah.

Sistem vodenja kakovosti v višjih strokovnih šolah temelji na zadnji verziji sistema vodenja kakovosti ISO 9001:2015, evropskem modelu poslovne odličnosti EFQM in ima označene povezave z merili NAKVIS-a.

1 Definicije

Kakovost izobraževanja – izpolnjevanje potreb in pričakovanj udeležencev v procesih izobraževanja.

Udeleženci v procesih izobraževanja – študenti, strokovni delavci (predavatelji, inštruktorji, knjižničarji) strokovni sodelavci (laboranti), drugi delavci (tehnični, upravni) zaposleni na šoli, delodajalci, lokalne skupnosti, širša družbena skupnost in drugi zainteresirani.

Sistem vodenja kakovosti – aktivnosti načrtovanja, izvajanja, nadzorovanja – vrednotenja in izboljševanja, ki omogočajo kakovost izobraževanja.

Storitev izobraževanja – učna priložnost; izvajanje izobraževalnega programa, razvoj izobraževalnih programov, vodenje in sodelovanje v projektih s čimer je študentom ponujena možnost za pridobivanje kompetenc – znanj, spretnosti in veščin za zaposlitev ali nadaljevanje izobraževanja.

30

Rezultat storitve izobraževanja – celota vseh pridobljenih kompetenc – znanj, spretnosti in veščin študentov, za uspešno zaposlitev in zadovoljstvo vseh udeležencev v procesih izobraževanja.

2. Voditeljstvo in vodenje

2.1. Zavezanost vodstva in razumevanje okolja zavoda

Vodstvo šole ustvarja in vzpodbuja okoliščine za povezovanje z družbenim okoljem in za trajnostni razvoj šole - nenehno izboljševanje in posodabljanje, razvoj zaposlenih, učnega okolja ter drugih materialnih in nematerialnih pogojev ter povečevanje zadovoljstva udeležencev v procesu izobraževanja.

Vodstvo svojo zavezanost dokazuje z načini spodbujanja in delovanja šole v širšem okolju.

*zahteve so povezane z Merili za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol (NAKVIS, 2011), člen 10 (vpetost v okolje).

Vodstvo šole pri tem ugotavlja tudi učinke, ki jih ima njeno delovanje na okolje, vključno s spremljanjem zaposlenosti svojih diplomantov in konkurenčnosti diplomatov na trgu dela in racionalno rabo javnih virov.

2.2. Poslanstvo, vizija, vrednote

Vodstvo šole določi in zapiše dogovorjeno poslanstvo, vizijo in vrednote.

V pripravo poslanstva, vizije in vrednot vključi zainteresirane udeležence.

S poslanstvom, vizijo in vrednotami seznanja vse udeležence v procesu izobraževanja.

Na podlagi poslanstva, vizije in vrednot vodstvo snuje in usmerja strateško in operativno načrtovanje šole.

Vodstvo šole naj v poslanstvu opiše namen svojega delovanja, v viziji naj opiše, kakšno stanje želi šola doseči v korist vseh udeležencev v procesih izobraževanja. Vizija naj podpira skupnost – okolje, v katerem deluje.

Vrednote šole naj določajo prioritete za pomoč pri odločanju ter naj vključujejo vzpodbujanje in razvijanje sodelovalne kulture.

* zahteve so povezane z Merili za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol (NAKVIS, 2011), člen 10 (vpetost v okolje)- 10.1

2.3. Razvojno in letno načrtovanje

Vodstvo šole določi in zapiše dogovorjene cilje razvoja šole, ki podpirajo poslanstvo, vizijo in vrednote ter načrte za doseganje le-teh.

Vodstvo šole določi postopek sprejemanja in preverjanja uspešnosti izvajanja razvojnih programov šole ter njihovega spreminjanja in izboljševanja.

31

Vodstvo šole s sprejetimi razvojnimi programi in vključenimi cilji razvoja šole seznani vse udeležence v procesu izobraževanja.

Vodstvo šole določi postopek letnega načrtovanja.

Vodstvo šole izdela letni načrt, ki vsebuje tudi merljive cilje.

Pri pripravi letnega načrta izhaja iz ciljev razvoja šole, upošteva tudi zahteve ustrezne zakonodaje ter pričakovanja in zahteve udeležencev v procesih izobraževanja.

V pripravo letnega načrta vključi zaposlene.

Razvojno ali strateško načrtovanje naj se odrazi v izdelanem razvojnem programu šole ali strateškem načrtu šole.

Pri postopku sprejemanja in preverjanja uspešnosti izvajanja razvojnih programov naj bodo razvidni ključni koraki, potrebni za razvojno načrtovanje, način zbiranja in analiziranja ustreznih podatkov in informacij (npr. swot analiza, dosežki in rezultati sorodnih šol doma in v tujini, morebitne reforme in razvoj novosti na področju višješolskega izobraževanja idr.).

Cilji naj zajemajo uspeh (vključno z zaposljivostjo, konkurečnostjo diplomatov idr.) in zadovoljstvo udeležencev, trajnostni razvoj šole – njegovo nenehno izboljševanje in posodabljanje, razvoj strokovnih in drugih sodelavcev, učnega okolja in drugih materialnih in nematerialnih pogojev.

Letni načrt v šolah predstavljata letni delovni načrt, vezan na študijsko leto, ki predstavlja operativni planski dokument vodenja izobraževalnega dela šole z opredeljeno finančno izvedljivostjo ter finančni načrt, vezan na koledarsko leto.

Postopek letnega načrtovanja naj vsebuje ključne korake v letnem načrtovanju, vključno z zbiranjem in analiziranjem ustreznih podatkov in informacij in seznanjanjem vseh udeležencev v procesu izobraževanja z letnim načrtom. Pri letnem načrtovanju naj se upošteva spremembe, ki lahko v šolskem letu vplivajo na delovanje šole.

* zahteve so povezane z Merili za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol (NAKVIS, 2011), člen 11 (delovaje višje strokovne šole) – 11.1, 11.2

Vodstvo šole preverja uspešnost izvajanja letnih načrtov in jih po potrebi izboljšuje.

Vodstvo šole pri snovanju razvojnega programa šole (strateški načrt šole) in letnih načrtov (letni delovni načrt in finančni načrt) prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

Vodstvo šole zagotavlja pogoje za prepoznavanje priložnosti, ki lahko ugodno vplivajo na realizacijo razvojnih programov in letnih načrtov šole z namenom, da jih pravočasno implementira.

2.4. Spremljanje in poročanje

Vodstvo šole določi postopek spremljanja izvajanja razvojnega programa ter letnega načrta šole in način seznanjanja zaposlenih z ugotovitvami tega spremljanja.

32

Vodstvo šole izdela letno poročilo, ki prikazuje:

a) doseganje zastavljenih razvojnih in letnih ciljev ter njihovih trendov;

b) izvedbo letnega načrta, vključno s porabo načrtovanih finančnih in drugih virov;

c) povratne informacije udeležencev v procesih izobraževanja,vključno z njihovim zadovoljstvom;

d) rezultate sodelovanja z zavodi, iz katerih so prišli študenti;

e) rezultate o študijskih programih, vpisu, študentih in njihovi mobilnosti, zaposljivosti, konkurenčnosti;

f) podatke o zaposlenih;

g) rezultate razvoja programov, projektov, strokovne dejavnosti;

h) rezultate uvedenih izboljšav;

i) rezultate notranjih presoj, inšpekcijskih, revizijskih pregledov in drugih nadzorov.

Vodstvo šole obravnava letno poročilo skupaj z zaposlenimi in ga na primeren način predstavi organom šole in drugim zainteresiranim udeležencem. Obravnavo letnega poročila dokumentira tako, da so razvidne predlagane izboljšave, časovni okviri in viri, ki izhajajo iz prikazanih in obravnavanih rezultatov.

Obravnava letnega poročila predstavlja pregled delovanja šole v preteklem obdobju

Letno poročilo vključuje tudi samoevalvacijsko poročilo. Letno poročilo običajno šole pripravijo v dveh delih kot poročilo o delu (uresničitvi letnega delovnega načrta s samoevalvacijskim poročilom) in kot poslovno poročilo (zaključni račun).

* zahteve so povezane z Merili za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol (NAKVIS, 2011), člen 11 (delovaje višje strokovne šole – 11.12, 11.13, 11.14).

Šola med podatke v letnem poročilu med drugim lahko vključi tudi podatke o:

zaposlenih (število zaposlenih po profilih, število novo zaposlenih po profilih, stopnji izobrazbe in enakovrednost za poln delovni ali študijski čas) in njihovih napredovanjih (redna, izredna napredovanja, poprečna mesečna vrednost napredovanja za strokovne delavce in sodelavce ter druge upravne in strokovno-tehnične sodelavce), št. izvolitev v naziv predavatelja, mobilnosti predavateljev (število gostujočih predavateljev, ki sodelujejo pri izobraževalnem procesu na VSŠ, število predavateljev, ki sodelujejo pri izobraževalnem procesu v tujini kot gostujoči predavatelji, število strokovnih delavcev oz. sodelavcev, ki se izobražujejo v tujini), podatki o številu izobraževanj zaposlenih idr.;

- študijskih programih (vrste študijskih programov, ki jih izvaja in opis njihove primerljivosti z domačimi in mednarodnimi), frekvenca njihovega izvajanja (vsako leto idr., trajanje študija,

33

informacije o zanimanju kandidatov za vpis v študijske programe, ki jih ponuja. razmerje strokovni delavci in sodelavci ter drugimi delavci in študenti, mnenja študentovo programu idr.);

- podatke o vpisu (št. razpisanih vpisnih mest, št. prijavljenih kandidatov za vpis, št. sprejetih študentov, št. sprejetih študentov glede na 1. željo, št. sprejetih študentov v 2. prijavnem roku, ipd., povprečen srednješolski uspeh sprejetih študentov, št. vpisanih študentov v študijske programe pred prenovo, št. vpisanih študentov v prenovljene študijske programe,

- podatke o študentih (število in delež študentov, tudi po spolu, redni, izredni, število študentov s posebnimi potrebami, št. študentov na predavatelja, št. študentov na inštruktorja, št. študentov na strokovnega sodelavca, povprečno št. opravljanj posameznega izpita na študenta, povprečno št. komisijskih izpitov pri posameznem predmetu, povprečna ocena opravljenih izpitov, prehodnost študentov, delež ponavljavcev, trajanje študija v letih, št. vpisnih mest na enega diplomanta, povprečna ocena opravljenih diplom, delež diplomantov v rednem roku ipd.);

- podatkie o mobilnosti študentov (št. študentov na in iz drugih šol, na tujih šolah, iz tujih šol, št. študentov na praksi v in iz tujine, št. priznanih spričeval ali v tujini opravljenih študijskih obveznosti, pridobljena sredstva iz naslova mobilnosti) ipd.

2.5 Organiziranost, odgovornosti, pooblastila in notranje komuniciranje

Vodstvo določi organizacijsko strukturo šole, odgovornosti in pooblastila ter potrebne kompetence za vsako delovno mesto in za posamezne odgovorne nosilce in skupine, vključno z odgovornostjo in pooblastili za vodenje kakovosti v šoli.

Vodstvo šole vzpostavi ustrezne postopke in omogoča pogoje za učinkovito notranje komuniciranje, vključno s postopki odločanja zaposlenih.

Pri tem vodstvo uveljavlja etična načela komuniciranja, ki podpirajo poslanstvo, vizijo in vrednote šole.

Vodstvo ugotavlja učinkovitost komuniciranja in ustrezno deluje v primeru, ko se ugotavlja, da komuniciranje ni v skladu s pričakovanji.

Vodstvo šole pri zagotavljanju ustrezne organiziranosti, pooblastil in notranjega komuniciranja prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

Odgovornosti in pooblastila ter kompetence za vsako delovno mesto in za posamezne odgovorne nosilce so lahko določeni npr. v opisih delovnih mest. Pri tem naj šola ustrezno pozornost nameni tudi opisom odgovornosti in učinkovitosti zaposlenih po doseženem napredovanju, zunanjih sodelavcev ipd.

* zahteve so povezane z Merili za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol (NAKVIS, 2011), člen 11 (delovaje višje strokovne šole – 11.3, 11.4) in člen 15 (zagotavljanje kakovosti).

2.6. Zagotavljanje zakonitosti delovanja

Šola določi pravila svojega delovanja glede izpolnjevanja zakonskih in drugih zahtev ter zahtev tega dokumenta.

34

Pri tem šola določi pravila in odgovornosti za:

a) prepoznavanje zakonskih in drugih zahtev, ki se nanjo nanašajo,

b) obveščanje in seznanjanje vseh zaposlenih in študentov z zakonskimi in drugimi obvezujočimi zahtevami, ki zadevajo šolo, zaposlene in študente,

c) vpeljavo zakonskih in drugih obvezujočih zahtev v vsakodnevno delovno prakso,

d) preverjanje učinkovitosti izvajanja zakonskih in drugih obvezujočih zahtev v vsakodnevni praksi.

Pravila in odgovornosti dokumentira v obliki, ki je na razpolago vsem zaposlenim.

Šola pri zagotavljanju zakonitosti delovanja prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

Druge zahteve predstavljajo smernice ali vodila, ki jih pripravljajo organizacije, strokovna združenja ipd. katerih članica je šola ali pa z njimi sodeluje in se na njih sklicuje.

* zahteve so povezane z Merili za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol (NAKVIS, 2011), člen 11 (delovaje višje strokovne šole) – 11.5, in 17. člen (priloge k Predlogu za samoevalvacijo) – 17.6)

Šola pravila svojega delovanja in odgovornosti, navezujoče na kakovost lahko dokumentira v kakršnikoli obliki in mediju (tiskani, elektronski) in jih lahko imenuje tudi “poslovnik kakovosti”

3. Procesi vodenja (zagotavljanja) virov

3.1 Opredelitev virov

Vodstvo določi in priskrbi vire, potrebne za realizacijo načrtov šole. Pri tem določi procese:

a) zagotavljanja finančnih virov, njihovega razporejanja in spremljanja porabe,

b) nabave materialnih sredstev in storitev

c) vzdrževanja in posodabljanja infrastrukture,

d) vzdrževanja, posodabljanja ter zagotavljanja varnega delovnega in učnega okolja.

Vodstvo šole pri priskrbi virov prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

Vodstvo naj opredeli tudi odgovornosti, povezane z viri.

* zahteve so povezane z Merili za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol (NAKVIS, 2011), člen 14 (materialne razmere) Kazalniki, ki jih šola lahko spremlja:

35

- na področju financiranja so npr.: struktura pridobljenih sredstev za študijsko in strokovno delo iz različnih virov: iz proračunskih virov, iz sredstev evropskih in drugih mednarodnih projektov, iz sredstev, pridobljenih na trgu, razporejanje in spremljanje (prikazi vrednosti po posameznih letih)

- na področju prostorov, opreme za izobraževalno in strokovno dejavnost in knjižnice so npr: št. študentov na računalnik, število predavateljev, inštruktorjev na računalnik, delež študentov, ki uporabljajo e-portal šole, delež študentov, ki uporabljajo e-podprti sistem izobraževanja, dostopnost knjižnice (št. študentov VSŠ na število knjig, revij v knjižnici, poprečen obisk študenta v knjižnici, povprečno število izposojenih knjig na študenta, št. študentov na število knjig, izdanih na VSŠ), zagotovljenost čitalnice in spletnih virov zaposlenim in študentom (št. dostopov do podatkovnih baz, št. lastnih podatkovnih baz) ipd.

3.2 Proces razvoja kadrov

Vodstvo šole ima vpeljan sistematičen postopek(-e) za:

a) pridobivanje novih zaposlenih ter drugih sodelavcev in njihovo uvajanje v delo,

b) spremljanje in razvoj zaposlenih in drugih sodelavcev ter ugotavljanje njihovega zadovoljstva,

c) usmerjanje, načrtovanje in izvajanje stalnega strokovnega usposabljanja in izpopolnjevanja glede na potrebe in opredeljene razvojne cilje šole,

d) spremljanje in vrednotenje učinkov stalnega strokovnega usposabljanja in izpopolnjevanja,

e) spremljanje zadovoljstva zaposlenih z namenom izboljševanja svojega dela.

Vodstvo šole podpira in spodbuja zaposlene k izpolnjevanju pogojev za napredovanja in za redno objavljanje ugotovitve iz svoje strokovne dejavnosti.

Vodstvo zagotovi, da se zaposleni zavedajo pomena in pomembnosti svojih aktivnosti in vedo, kako lahko prispevajo k doseganju ciljev šole.

O izobrazbi, usposabljanju, veščinah in izkušnjah šola vodi ustrezne zapise.

Vodstvo šole pri zagotavljanju ustreznega kadra in razvoju kadra prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

V spremljanje in razvoj zaposlenih naj se vključijo letni razgovori, ki naj bodo podlaga za načrtovanje tako osebnega kot strokovnega razvoja.

Pri spremljanju in vrednotenju učinkov usposabljanja in izpopolnjevanja naj se določi vlogo strokovnih aktivov.

36

Pri ugotavljanju zadovoljstva zaposlenih se lahko pripravijo lastni ali uporabijo mnogi že razviti vprašalniki. Če se jih spremeni, naj se jih tako, da bo po obdelavi možna primerjava med sorodnimi šolami.

VSŠ naj zagotavlja, da so postopki izbire zaposlenih predpisani in javni. Enako postopki imenovanja predavateljev in napredovanja zaposlenih. VSŠ naj skrbi za vseživljenjsko izobraževanje in strokovni razvoj zaposlenih. VSŠ zagotavlja svojim zaposlenim svetovanje pri razvoju poklicne poti in sodeluje pri domači in mednarodni izmenjavi predavateljev in inštruktorjev, jo spodbuja in omogoča. VSŠ spodbuja tesno povezovanje med predavatelji in inštruktorji ter strokovnjaki iz prakse. VSŠ ima določeno delovno obremenitev za izobraževalno in razvojno/strokovno dejavnost.

* zahteve so povezane z Merili za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol (NAKVIS, 2011), člen 12 (kadri)

3.3 Proces obvladovanja in ravnanja z dokumentacijo

Šola določi in dokumentira način obvladovanja dokumentacije, ki jo določa zakonodaja, in morebitno lastno dokumentacijo, ki jo je vpeljala zaradi lastnih potreb in ni zahtevana z zakonodajo. Posebej opredeli način vodenja dokumentacije o izobraževalnem procesu.

Šola:

a) dokumentacijo pred njihovo izdajo odobri;

b) dokumentacijo, ki določa pravila delovanja, v določenih intervalih pregleda ter po potrebi posodobi in ponovno odobri;

c) identificira spremembe dokumentacije;

d) poskrbi, da je uporabnikom na voljo le veljavna dokumentacija, neveljavna pa je ustrezno umaknjena, da se prepreči njena nenamerna uporaba;

e) identificira dokumentacijo zunanjega izvora in obvladuje njeno razdeljevanje;

f) preprečuje nenamerno uporabo zastarele dokumentacije in uporablja primerno identifikacijo zanjo, če jo obdrži za kakršenkoli namen.

h) določi način in čas hranjenja dokumentacije,

i) zagotovi zaščito in dostop do dokumentacije,

j) določi način odstranjevanja dokumentacije.

Šola pri obvladovanju in ravnanju z dokumentacijo prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

37

Za dokumentacijo, katere vsebino in obliko določi šola, naj opredeli, na kakšen način je dokumentacija razpoznavna (naziv, veljavnost, verzija, obseg, obvladovanje sprememb, idr.). Pri tem naj šola upošteva ustrezne zahteve po klasifikacijskem načrtu in rokih hrambe, izdane na nacionalnem nivoju.

Dokumentacija je lahko v kakršnikoli obliki in na različnih nosilcih (tiskana, elektronska).

Šola naj ustrezno pozornost nameni obvladovanju informacij, posredovanih preko elektronskih medijev.

4. Procesi izvajanja storitev

4.1 Komuniciranje in sodelovanje s študenti

Šola vzpostavi ustrezne postopke komuniciranja in sodelovanja s študenti. Pri tem določi načine sodelovanja in komuniciranja o:

a) promoviranju, seznanjanju študentov o izobraževalnih programih in zaposljivosti svojih diplomantov

b) načinu vpisa in izbirnem postopku

c) izvajanju izobraževalnega procesa

d) vključevanju študentov v strokovno dejavnost šole, v organe upravljanja in druge organe šole ter samoevalvacijske postopke

e) praktičnem izobraževanju v organizacijah

f) sodelovanju študentov pri primerjanju načrtovanih in doseženih učnih izidov in kompetenc ter upoštevanjem njihovega mnenja pri posodabljanju oziroma izvajanju študijskih programov

g) reševanju ugovorov (pritožb)

Pri tem vodstvo uveljavlja etična načela komuniciranja, ki podpirajo poslanstvo, vizijo in vrednote šole.

Vodstvo ugotavlja učinkovitost komuniciranja in sodelovanja s študenti ter ustrezno deluje v primeru, ko ugotavlja, da komuniciranje ni v skladu s pričakovanji.

38

Šola pri sodelovanju in komuniciranju s študenti prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

* zahteve so povezane z Merili za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol (NAKVIS, 2011), člen 13 (študenti)

4.2 Komuniciranje in sodelovanje z drugimi udeleženci

Šola vzpostavi ustrezne postopke komuniciranja in sodelovanja z drugimi udeleženci izobraževanja. Pri tem določi in dokumentira postopke sodelovanja in komuniciranja z:

a) organizacijami za izvedbo praktičnega izobraževanja,

b) s širšim zainteresiranim okoljem

c) drugimi zainteresiranimi.

Vodstvo ugotavlja učinkovitost komuniciranja in sodelovanja z drugimi udeleženci ter ustrezno deluje v primeru, ko ugotavlja, da komuniciranje ni v skladu s pričakovanji.

Šola pri sodelovanju in komuniciranju z drugimi zainteresiranimi prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

* zahteve so povezane z Merili za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol (NAKVIS, 2011), člen 11 (delovaje višje strokovne šole – 11.7, 11.11)

4.3 Izobraževalni proces

Šola določi postopek(-e) obvladovanja izobraževalnega procesa, ki vključuje:

a) organizacijo in nadzoru pedagoškega procesa,

b) izvajanje pedagoškega procesa, vključno s praktičnim izobraževanjem,

c) izvajanje in poročanje o izpitih,

d) izdajanje listin

e) evalvacijo pedagoškega procesa, vključno s praktičnim izobraževanjem.

Šola dokazuje, da z učinkovitimi analizami doseženega uspeha in z ustreznimi drugimi analizami, spremlja uspešnost izobraževalnega procesa in določa potrebne izboljšave.

Šola za izobraževalni proces prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

* zahteve so povezane z Merili za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol (NAKVIS, 2011), člen 15 (zagotavljanje kakovosti)

39

Evalvacija pedagoškega procesa vključuje spremljanje podatkov o kompetencah diplomantov tako, da so:

kompetence diplomantov skladne s stopnjo pridobljene izobrazbe, kompetence diplomantov se periodično evalvirajo pri delodajalcih, da metode poučevanja in učenja pripomorejo k uresničevanju postavljenih ciljev in učnih dosežkov, metode ocenjevanja znanja so jasno opredeljene in javno dostopne, sodobna spoznanja iz strokovne dejavnosti strokovni delavci uporabljajo pri poučevanju.

VSŠ izvaja ukrepe, ki omogočajo študentom ocenjevanje lastnega napredovanja v programu, študenti pa si med študijem pridobijo osnovne kompetence, kot so: sposobnost učenja, komunikacijske veščine idr., mobilnost študentov je omogočena in se spodbuja z medsebojnim priznavanjem kreditnih točk med VSŠ ipd.

4.4 Razvoj programov in projekti

Šola določi postopek(-e) obvladovanja razvoja novih in posodabljanja obstoječih programov ter vodenja projektov.

Pri tem uveljavlja projektni način dela, ki vključuje najmanj:

a) določitev ciljev;

b) določitev nosilca in sodelujočih;

c) določitev časovnih okvirov in potrebnih virov;

d) načrtovanje poteka aktivnosti;

e) določitev načina(-ov) za spremljanje poteka in ocenjevanja doseganja ciljev;

f) evalvacijo izidov novega ali spremenjenega programa ali učinkov izvedenega projekta;

g) preglednost razvoja programov in projektov.

Šola za razvoj programov in vodenja projektov prepozna tveganja in določi ukrepe za njihovo zmanjšanje ali odstranitev.

* zahteve so povezane z Merili za zunanjo evalvacijo višjih strokovnih šol (NAKVIS, 2011), člen 11 (delovanje višje strokovne šole)- 11.8, 11.9, 11.12,

Kazalci s katerimi šola lahko spremlja področje so npr. število posodobitev v izvajanju študijskih programov in prikaz učinkov posodobitev, št. razvojnih projektov in prikaz njihovih učinkov, št. interdisciplinarnih projektov, št. programskih skupin, št. zaposlenih, vključenih v domače projekte, št. študentov, vključenih v projekte, skupna vrednost pridobljenih sredstev za domače projekte, delež sredstev iz domačih projektov v primerjavi z vsemi pridobljenimi sredstvi, št. bilateralnih projektov, št. drugih mednarodnih projektov, št. zaposlenih, vključenih v mednarodne projekte, skupna vrednost pridobljenih sredstev za mednarodne projekte, delež sredstev iz mednarodnih projektov v primerjavi z vsemi pridobljenimi sredstvi, št. podpisanih pogodb z gospodarstvom, št. opravljenih projektov za gospodarstvo, št. seminarskih/diplomskih nalog oz. projektov, ki jih pripravijo študenti, št. študentov na

40

praktičnem izobraževanju v gospodarstvu, št. zaposlenih, vključenih v projekte za gospodarstvo, skupna vrednost pridobljenih sredstev za gospodarske projekte, delež sredstev iz projektov za gospodarstvo v primerjavi z vsemi pridobljenimi sredstvi za razvoj ipd.

5. Vrednotenje delovanja VSŠ

5.1 Spremljanje, merjenje, analiziranje in vrednotenje

Šola določi postopke s katerimi spremlja, meri, analizira in vrednoti svoje delovanje. Šola tako zbrane podatke prikazuje na način, da so razvidni trendi. Pridobljene podatke šola uporablja za izboljševanje svojega delovanja. Šola določi metode in periode za merjenja zadovoljstva:

a) študentov,

b) zaposlenih in drugih sodelavcev,

c) organizacij praktičnega izobraževanja in delodajalcev,

d) drugih zainteresiranih.

Šola določi metode s katerimi meri učinkovitost in uspešnost:

a) svojih procesov,

b) rezultatov svojih storitev izobraževanja.


Med metodami spremljanja in merjenje se lahko uporablja različna anketiranja študentov v primerjavi z anketami pedagoških delavcev, mentorjev pri strokovni praksi ipd. Ankete se lahko uporablja za: ocenjevanje študijskih programov, ocenjevanje izvajanja pedagoških delavcev, ovrednotenje študijskih obremenitev po ECTS, ocenjevanje dela mentorjev pri strokovni praksi, ocenjevanje tutorjev, ocenjevanje referata za študentske zadeve, zaposljivost diplomantov, ocenjevanje ustreznosti pridobljenih kompetenc, razvoj poklicne poti, nadaljnji študij idr.

Postopki vrednotenja vključujejo tudi samoevavacijo.

5.2 Notranje presoje

Šola izvaja notranje presoje v planiranih časovnih intervalih, da ugotovi, ali:

a) sistem vodenja ustreza zahtevam tega dokumenta

b) se učinkovito izvajajo postavljena notranja pravila in dogovori ter obvladuje tveganja;

c) se učinkovito izvaja zakonske in druge zahteve.

Šola pri načrtovanju notranjih presoj upošteva:

41

d) pomembnost in vpliv presojanih področij na kakovost vzgoje in izobraževanja,

e) rezultate predhodnih presoj (notranjih, zunanjih),

f) šibkost posameznih področij delovanja šole

g) prepoznana tveganja.

Notranje presoje izvajajo usposobljeni presojevalci. Izbira presojevalcev in izvajanje presoj zagotavlja objektivnost in neodvisnost procesa presoj. Presojevalci ne presojajo lastnega dela.

Vodstvo zagotavlja, da se ukrepi za odpravo ugotovljenih odstopanj ali podanih priporočil za izboljšanje učinkovito izvedejo v opredeljenih rokih. Ocene učinkovitosti izvedenih ukrepov šola dokumentira in o rezultatih poroča v samoevalvacijskem poročilu.

Notranje presoje naj se vodi v skladu z mednarodnim standardom ISO 19011.

6. Izboljševanje

6.1 Vodenje izboljšav

Šola dokazuje izboljševanje delovanja tako, da upošteva:

a) rezultate vrednotenja (glej tč. 5),

b) spremembe v notranjem in zunanjem okolju šole

c) prepoznane nevarnosti

d) zaznane priložnosti

e) ugotovljene neskladnosti,

f) učinkovitost izvedenih ukrepov.

Vodstvo šole določi prednostne cilje in naloge za njihovo uresničitev. Pri tem spremembe, ki so potrebne za izboljšanje, izvede na način, da upošteva tudi tveganja in ovrednoti potencialne posledice sprememb.

Pri določitvi ukrepov za izboljšanje naj se upošteva vizijo šole, vrednote, cilje, ugotovitve notranjih in zunanjih presoj sistema vodenja, analize podatkov različnih evalvacij.

42

Med ugotovljene neskladnosti sodi nedoseganje ciljev, evidentirane pritožbe udeležencev v izobraževanju, negativne ugotovitve pri analizi podatkov o zadovoljstvu udeležencev v izobraževanju ali pri drugih analizah, idr.

Potencialne nevarnosti za odstopanje in/ali priložnosti za izboljšave so lahko razvidne iz analiz okolja šole, analiz povratnih informacij in podatkov o zadovoljstvu udeležencev v izobraževanju, idr.


6.2 Ugotovljene neskladnosti in korektivno ukrepanje

Šola ob ugotovljeni neskladnosti sprejme ukrepe za odpravo neskladnosti, obravnava posledice in oceni potrebo po korektivnem ukrepanju za odpravo vzrokov, ki so privedli do nastanka neskladnosti, da se ta ne bo ponovila ali pojavila drugje.

V primeru potrebe po korektivnem ukrepanju vodstvo šole zagotovi, da se:

a) ugotovi vzroke za pojav neskladnosti;

b) ugotovi, če obstajajo ali bi se lahko pojavile podobne neskladnosti;

c) določi in izvede potrebne ukrepe;

d) pregleda uspešnost izvedenih ukrepov.

Korektivni ukrepi morajo biti primerni posledicam neskladnosti, ki so se pojavile. Šola zagotovi dokaze o naravi neskladnosti in kakršnihkoli nadaljnjih ukrepanjih ter o rezultatih izvedenih korektivnih ukrepov

Neskladnost je situacija ali primer, ko zahteve niso izpolnjene (pritožbe, neizpolnjevanje zakonskih ali drugih zahtev, nedoseganje ciljev, neizpolnjevanje notranjih pravil in dogovorov ipd.)

poslovnik kakovosti viŠje strokovne Šole lampret ...€¦ · lampret consulting, d.o.o. višja...

Documents