PRESENTADO POR:

PAOLA A. RAMOS

JEIMmY Rodríguez

Validación de

datos

Cuando se INTRODUCCE Numerosos datos

en una tabla, existe el riesgo de que

cometamos errores, estos errores pueden

ser por tipo o debido a que la información

ingresada sea incorrecta. Se puede

disminuir el riesgo de cometer errores, con

una herramienta de Excel llamada

VALIDACION DE DATOS, la cual impide

introducir datos erróneos a medida que

llenamos una tabla.

LOS TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR SON:

Números:

Se puede establecer que el número que se

introduce a una celda sea decimal o entero,

que este entre un mínimo y un máximo,

excluir un número o intervalo de números y

finalmente se puede utilizar una fórmula

para hacer el cálculo de validación

Fechas y horas:

En este caso se pueden excluir fechas u

horas, establecer una fecha máxima,

mínima o un intervalo y también establecer

una fórmula para determinar las fechas

válidas.

Longitud :

Pone límites al número de caracteres que se

pueden introducir, tanto en máximo como

en mínimo.

Lista desplegable de valores:

Se puede establecer una lista desplegable

con los valores admitidos por una celda

EJEMPLOS

Si queremos validar la entrada de números

entre 0 y 1 inclusive, lo primero que debemos

hacer es seleccionar el rango de validación, o

sea las celdas que se deseen controlar

luego en la pestaña "Datos" vamos al panel

"Herramientas de datos“

donde pulsando en la flecha se despliega el

siguiente menú

pulsando ahora en botón amarillo aparece el panel

"validación de datos"

en la figura aparece la pestaña

"Configuración", que ya tiene los valores

para validar la entrada de números entre 0 y

1 inclusive.

La segunda pestaña coloca un mensaje

permanente al costado de cada celda

se puede dejar este mensaje o pasar

directamente a la pestaña "Mensaje de

error"

hay 3 estilos de mensajes de error Grave: representado por el ícono que aparte

del mensaje tiene una advertencia sonora.

Advertencia: representado por el ícono con

una advertencia sonora mas leve.

Información: representado por el ícono muy

similar al anterior.

Si elegimos Advertencia, aparece el siguiente

panel

donde podemos elegir entre las 4 opciones que

nos ofrece.

Lo último que nos queda por decir, antes de

empezar con los tutoriales, es como eliminar la

validación.

En el panel "Validación de datos" pulsamos en

"Borrar todos" , como indica la flecha roja, y luego

aceptamos

CREACION DE TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS

Una tabla dinámica consiste en el resumen

de un conjunto de datos, atendiendo a varios

criterios de agrupación, representado como

una tabla de doble entrada que nos facilita la

interpretación de dichos datos. Es dinámica

porque nos permite ir obteniendo diferentes

totales, filtrando datos, cambiando la

presentación de los datos, visualizando o no

los datos origen, etc.

Veamos cómo podemos crear una tabla

dinámica a partir de unos datos que ya

tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos

proporciona las tablas y gráficos dinámicos

Supongamos que tenemos una colección de

datos de los artículos del almacén con el

número de referencia y el mes de compra,

además sabemos la cantidad comprada y el

importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de

estos datos para poder examinar mejor las

ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y

hacemos clic en Tabla dinámica (también

podemos desplegar el menú haciendo clic

en la flecha al pie del botón para crear un

gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de

tablas dinámicas. Desde aquí podremos

indicar el lugar donde se encuentran los

datos que queremos analizar y el lugar

donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a

seleccionar los datos de un rango de celdas y

que queremos ubicarla en una hoja de cálculo

nueva.

Desde este panel podemos personalizar la

forma en que van a verse los datos en la

tabla dinámica.

Con esta herramienta podríamos construir

una tabla dinámica con la siguiente

estructura:

Una fila para cada una de las Referencias de

la tabla.

Una columna para cada uno de los Meses de

la tabla.

En el resto de la tabla incluiremos el total

del Importe para cada Referencia en cada

Mes.

Para ello simplemente tendremos que

arrastrar los elementos que vemos listados

a su lugar correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el

campo REF a , el campo MES a y finalmente

el campo IMPORTE a la sección .

Tras realizar la tabla dinámica este sería el

resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos

definido anteriormente, en el campo fila tenemos las

referencias, en el campo columnas tenemos los meses

y en el centro de la tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los

resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la

pestaña Opciones:

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar,

así que en cualquier momento podremos

quitar un campo de un zona arrastrándolo

fuera.

Con esto vemos que en un segundo

podemos variar la estructura de la tabla y

obtener otros resultados sin casi esfuerzos.

Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica

simplemente debemos seleccionar la tabla

en su totalidad y presionar la tecla Supr.

FILTROS

Autofiltro permite filtrar una lista de acuerdo

a una serie de criterios. Por cada columna

podemos elegir hasta dos criterios,

combinándolos con los operadores Y (AND)

u O (OR).

Autofiltro es una gran herramienta para

filtrar datos, pero en ciertas ocasiones

resulta limitada. En muchos de esos casos

podemos utilizar Filtro Avanzado.

En esta nota veremos otros usos de Filtro

Avanzado. Empecemos por considerar esta

lista de nombres con sus respectivas

edades

Ahora abrimos el menú Datos—Filtro--Filtro

Avanzado y señalamos la tabla de datos y el

rango que contiene los criterios

Apretamos aceptar y Excel filtrará la lista

Para volver a mostrar todas las líneas

usamos el menú Datos—Filtro—Mostrar

todo

Al escribir los criterios en distintas líneas

estamos indicando a Excel que queremos usar el

operador O (OR). Si queremos usar el operador Y

(AND) tenemos que poner los criterios en la

misma línea. Por ejemplo, si queremos mostrar

solo aquellos cuyo nombre empieza con la letra R

y son mayores de 30 años

También podemos combinar operadores Y

(AND) y O (OR)

También podemos usar fórmulas como

criterio. Para esto deben cumplirse dos

condiciones:

1 - que den como resultado un valor

VERDADERO o FALSO.

2 – el encabezamiento del rango de criterios

debe ser distinto del encabezamiento de la

columna de datos

Por ejemplo, queremos mostrar sólo aquellos

nombres cuya edad sea menor que la edad

promedio de la lista. En el rango de criterios

ponemos esta fórmula

=B6<PROMEDIO($B$6:$B$15)

Otro ejemplo sería mostrar aquellos

nombres que aparecen más de una vez.

Para eso usaremos la fórmula

=CONTAR.SI($A$6:$A$15,A6)>1

FIN