preparation and submission of proposals preparation et soumission de propositions

Preparation and submission of proposals

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PREPARATION ET SOUMISSION DE PROPOSITIONS



3 PHASES

Préparation & Soumissions

Négociations

Travaux du projet



DECISIONS STRATEGIQUES

Rôle: Animateur ou partenaire

Rédaction de la proposition, seul,

ou à l‘aide de vos partenaires



STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN

Koordination oder Partner

Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben

RISQUES ENCOURUS EN TANT QUE PARTENAIRE

• Le budget suffit-il pour effectuer toutes les tâches que j‘ai prévues ?

• les coûts de déplacement sont –ils suffisants?

• une traduction a –t-elle été prévue et existe-il un budget pour ce poste?

• suis-je tenu régulièrement informé de l‘avancement du projet?

• au sein du projet, puis-je faire entendre ma voix lors de la prise de décision?

• ai-je tous les droits sur tous les résultats/produits pour l‘exploitation?

• le coordinateur transfert les fonds très tardivement aux partenaires

• la communication entre le coordinateur et les partenaires reste de mauvaise qualité

• un coordinateur inexpérimenté



OPPORTUNITES AU DEBUT

• Le texte de l‘appel correspond bien à l‘idéeque je me fais du projet

• le cofinancement est déjà arrêté.

• Un coordinateur/des partenaires expérimentés au sein du consortium

• les ressources existent (connaissance de l‘anglais, utilisation d‘Excel, du format, de la communication, etc.)

• se lancer dans la préparation de la proposition le plus vite possible



MISE EN PLACE D‘UN CONSORTIUM

Aspects géographiques: • équilibre entre zones géographiques (ce qui n‘exclut pas deux partenaires du même pays!)

Contenu/savoir faire:• de quel savoir-faire ai-je besoin? (gestion, communication, format),• de quels contenus ai-je besoin? (en fonction du libelé du texte de l‘appel) • un bon équilibre entre partenaires expérimentés et nouveaux venus

aspect pollitiques: • des partenaires des nouveaux pays membres devraient être inclus• les 5 grands pays européens devraient être partenaires (IT, UK, DE, ES, FR)• les parties prenantes / acteurs essentiels devraient être inclus



ELEMENTS A PRENDRE EN CONSIDERATION DANS LE BUDGET

Postes onéreux dans le budget:• les coûts de traduction• les déplacements et les réunions

Les efforts en matière de gestion de projet ne devraient pas dépasser 7 – 9 % du budget total.

Interroger la communauté européenne au sujet du montant approximatifdu budget alloué au projet



STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN

Koordination oder Partner

Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben

RISQUES ENCOURUS

• le partenaire ne réussit pas à obtenir le co-financement

• des institutions (personnes) bien connues participent au consortium,mais un nouveau venu va travailler sur le projet• les changements politques intervenant lors de la vie du projet reduisent le soutien apporté à celui-ci

• de longs délais

• pas de compréhension commune sur le contenu entre les partenaires et le coordinateur

• les partenaires sont incapables de remplir leurs tâches

• le consortium compte sur des contributions hors projet

• institutions manquant de souplesse



CRITERES DE REUSSITE: DIRECTION - CHECKLIST• Remplissons-nous les exigences formelles / administratives?• Répondons-nous aux exigences de l‘appel? • Qualité des activités décrites• Analyse coût-bénéfice• Comprehensibilité des contenus/ des méthodologies / de l‘approche / du message• Dimension européenne• les parties prenantes et les acteurs clés sont–ils impliqués?• Des partenaires en provenance des nouveaux pays membres sont-ils impliqués? • Prenons-nous en compte les politiques européennes? • Partenariats• Le plafond des financements sera-til dépassé?• Mise en oeuvre pratique oui – recherche non!• importance numérique du consortium (ø 6 – 9 partenaires)• Consortium: une combinaison de partnaires bien équilibrée



Texte de l’appel • instructions et exigences cruciales

Programme de travail

• Grandes lignes directrices pour chaque domaine et actions clés

• Dispositions en matière de mise en oeuvre

• Critères d’évaluation

• Calendrier indicatif pour la mise en oeuvre du programme de travail

CONTENU DE L‘APPEL ET PROGRAMME DE TRAVAIL

SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Appel 2005 -

étapes essentielles et enjeux cruciaux modifés



PREMIERES QUESTIONS NECESSITANT DES REPONSES •Evaluer l’état de l’art. Ce qui a été fait précémment?

•Que comptez-vous faire exactement ?

•Qu’est-ce qui sera différent à la fin de votre projet ? (quand cela sera terminé, comment saurons-nous que vous avez réussi ?)

EXPLIQUEZ CES ETAPES TRES CLAIREMENT DANS VOTRE PROPOSITION !

SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Appel 2005 - étapes essentielles et enjeux cruciaux



DEFINITION DES LOTS DE TRAVAIL•Chaque lot doit produire des livrables clairement définis (soyez ambitieux sans exagérer toutefois!)

•Déléguez des responsibilités aux partenaires – les coordinateurs ne doivent par chercher à diriger tous les lots de travail

•Valeur ajoutée pour la communautué européenne résultant du travail en commun des partenaires sur des tâches communes. Pas un seul lot par pays.

•Le texte des lots de travail doit stipuler très clairement ce que les partenaires comptent faire en pratique !

•Séparer les lots pour le management avec des réunions du consortium à date régulière et mise en place du reporting

•Etablir une calendrier pour les livrables avec rapports d’avancement des travaux, rapports intermédiaires ou rapports finaux. La durée type du projet va de 24 à 36 mois




QUELQUES SUGGESTIONS ET EXPERIENCES


•La rédaction des propositions est plus longue que vous ne le pensez !

•Les propositions doivent se lire facilement – les évaluateurs doivent pouvoir faire

leur travail en à peu près deux heures

•Suivre les recommandations qui figurent sur les formulaires de demandes

•Bien identifier le rôle de chaque partenaire

•Préciser la manière don’t vous comptez mesurer la performance lors de la conduite

du projet (indicateurs de performance)

•Etablir un calendrier approprié des travaux à effectuer – tous les lots ne doivent pas

être prévus à la même date



DISSEMINATION / COMMUNICATION


• définissez un public cible et entrez en contact avec lui dès le début (et pas à la fin)

• un site web (distinct, bien identifié, facile d’accès) pour le transfert d’informations

et s’assurer à travers des actions qu’il est bien consulté (même encore deux ans après la clôture du projet)

• imaginez des messages simples et communiquez directement avec chaque public cible concerné

• allez vers de nouveaux marchés et acteurs en vous déplaçant sur leurs sites ou/et manifestations– au niveau local, national ou communautaire.

• réfléchissez à: la dissémination conjointe des lots de travail avec un budget de l’ordre de 7000-15000€, pour les travaux demandés par la communauté européeenne



PREMIERES QUESTIONS NECESSITANT DES REPONSES•Evaluer l’état de l’art. Ce qui a été fait précémment?

•Que comptez-vous faire exactement ?

•Qu’est-ce qui sera différent à la fin de votre projet ? (quand cela sera terminé, comment saurons-nous que vous avez réussi ?)

•EXPLIQUEZ CES ETAPES TRES CLAIREMENT DANS VOTRE PROPOSITION !

SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - étapes essentielles et enjeux cruciaux



CALENDRIER POUR LA PREPARATION D‘UNE PROPOSITION(1)Phase Etapes

Décision: Coordination / Partenaire3.

Mise en place d‘un Consortium 14.

concept/idées encore imprécises 2.

Appel lancé1.- Lire et comprendre le texte de l‘appel- Consulter les documents relatifs aux propositions- Se procurer des informations

- Décrire brièvement un idée (1page)

- discussion et décision en interne

-1 prise en compte de la mise en -place possible d‘un consortium- premier contact- soumission d‘une description brève (1 page)- soumission des déclarations de confidentialité et d‘impartialité“



CALENDRIER POUR LA PREPARATION D‘UNE PROPOSITION (2)

Phase Etapes

Contrôle qualité 18.

1. Considérations budgétaires9.

Rédaction de la proposition 17.

Mise en place d‘un Consortium 26.- Rechercher et contacter les partenairesmanquants – voir phase 4

- Détails sur le contenu (Objectifs, groupes cibles, programme de travail, résultats attendus, Indicateurs de Performance etc.)

- Externe ou par le biais de partenaires

- Calculs approximatifs: sommes-nous dans les clous?

Formulaires administratifs + Information

5. -Soumission des formulaires admin. Formulaires à tous les partenaires, Qui a signé les déclarations ?



CALENDRIER POUR LA PREPARATION D‘UNE PROPOSITION (3)

Phase Etapes

Rédaction de la proposition 210. - Valeurs ajoutées, contribution aux politiques, management, consortium, résumés, etc

Contrôle qualité 211. - En externe ou à travers des partenaires

Finalisation de la proposition 14.

Soumission de la proposition15.

Budget détaillé13.

Outil pour soumission électron.12. - Téléchargement de l‘outil- Se familiariser avec l‘outil

- Calculs finaux

- Format et contenu /contrôle .financ.

- soumission électronique ou duplication et soumission par lettre normale/service de coursier

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Documents