L’Organisation Apprenante:Introduction aux concepts

Houcine El Akhnif (MSP Maroc) & Bruno Meessen (IMT, Anvers)

Atelier, Rabat, 15 décembre 2014

Une illustration

Combien d’entre vous avaient entendu parlé du concept de l’organisation apprenante (avant cet atelier)?

DEFINITIONS

Définitions

« C’est une organisation qui a les capacités de s’adapter dans un monde caractérisé des changements et des interdépendances »

Peter Senge. The fifth discipline 1990

« C’est une organisation capable de créer, acquérir, interpréter, transférer et conserver la connaissance pour changer son comportement en intégrant les nouvelles connaissances et compréhensions »

David A Garvin Learning in Action 2000

Origine du concept de l’organisation apprenante

- Des travaux théoriques divers, avec une accélération depuis les années 90.

- Adoption dans le monde compétitif des entreprises.

- La capacité à apprendre est aujourd’hui vue comme une aptitude cruciale pour la performance et la survie de l’organisation.

Les 5 disciplines de l’apprentissage

• Penser systémiquement • Travailler sur les modèles mentaux • La maîtrise personnelle• L’apprentissage autodirigé • Promouvoir la culture de dialogue

P. Senge 1990

Les 3 étapes de l’apprentissage

1. Collecter l’information pertinente

2. L’interpréter et la synthétiser

3. Agir sur cette nouvelle base

Les 3 étapes-clés pour l’apprentissage

J’accumule activement de l’information nouvelle

Je combine cette information avec mon

stock de connaissances initial pour générer une nouvelle compréhension

de la réalité

J’adapte le cours de mon action (par la décision et

la mise en oeuvre) en concordance

Acquérir Analyser Agir

Différence avec la formation

On m’a transmis de l’information nouvelle

J’ai peut-être combiné cette information avec mon stock

de connaissances initial pour générer une nouvelle

compréhension de la réalité

Je suis censé être capable d’adapter en concordance le cours de mon action (par la

décision et la mise en oeuvre)?

Exemple: l’auto-apprentissage de l’étude Muskoka

Accumulation (structurée) d’informations nouvelles sur l’apprentissage pour la CSU

dans vos pays(2013-2015)

Combinaison avec stock de connaissances initial pour une nouvelle compréhension des

changements organisationnels nécessaires pour progresser vers la CSU

(2014-2016)

Certains pays adapteront leurs actions pour améliorer

ou consolider leur progression vers la CSU

(2016-…)

Acquérir Analyser Agir

L’apprentissage organisationnel

L’organisation accumule de l’information nouvelle

L’organisation combine cette information avec mon

stock de connaissances initial pour générer une

nouvelle compréhension de la réalité

L’organisation adapte le cours de mon action (par la

décision et la mise en oeuvre) en concordance

Acquérir Analyser Agir

L’apprentissage organisationnel et l’organisation apprenante

L’apprentissage organisationnel se passe à différents degrés, à différents niveaux, de différentes façons – nous allons passer en revue ces modalités.

L’organisation apprenante c’est celle qui arrive à créer son propre processus d’apprentissage à son avantage, c’est celle qui crée un environnement et des processus grâce auxquels l’apprentissage peut se développer.

Pourquoi a-t-on besoin de l’organisation apprenante aussi dans le secteur public?

L’apprentissage est essentiel pour

• Connaître l’évolution des besoins et demandes des populations• Apprécier l’environnement (nouvelles opportunités, rapports de

forces, menaces…)• Analyser les politiques et systèmes en place• Décider de nouvelles orientations• Conduire le changement de comportements des acteurs du

système et exploiter les capacités de tous (créativité, analyses…)• Suivre leurs résultats et les adapter le cas échéant• Maintenir le focus sur les objectifs et la satisfaction des acteurs.

Exercices

• Pourriez-vous donner un exemple d’une organisation qui semble répondre à la définition de l’OA? (toute catégorie) – Argumentez.

• Pourriez-vous donner un exemple où vous pensez que votre organisation a pratiqué les 3 grands étapes de l’apprentissage?

LES NIVEAUX DE L’APPRENTISSAGE

Les niveaux de l’apprentissage

Les niveaux de l’apprentissage

• Individuel : c’est l’unité de base des groupes et des organisations. « les organisations n’apprennent que par truchement des individus qui apprenent » P Senge (2006)

• Implications:– L’engagement individuel pour l’apprentissage est clé – Il faut avoir un plan de développement personnel pour

chaque individu – L’organisation doit prévoir des mécanismes en faveur de

l’apprentissage individuel

Les niveaux de l’apprentissage

• Des groupes ou équipes : il y a une grande différence entre la formation et l’apprentissage des groupes

• Implications : L’apprentissage:- passe par les techniques de résolution des problèmes en

équipe- passe par le développement des compétences de l’équipe (>

dépasse la somme des compétences individuelles)- est la capacité de penser, créer et d’apprendre comme une

seule entité

Les niveaux de l’apprentissage

• Apprentissage organisationnel: – Passe à travers le partage de la vision, la connaissance et

les modèles mentaux des membres de l’organisation – Se construit sur la connaissance et l’expérience qui est

dans la mémoire de l’organisation – Dépend des politiques, des stratégies et modèles explicites

à travers lesquels la connaissance est stockée

Les niveaux de l’apprentissage

• Notre défi: nous allons regarder le système CSU – il est composé de plusieurs organisations!

• Pour notre étude, il y aura un 4° niveau.

Les niveaux de l’apprentissage

Le système “CSU” – apprentissage distribué

PTFMin Affaires Sociales

Prestataires

Les chercheurs

Le gouvernement

Mutuelles communautaires

Min Santé

Caisse des Fonctionnaires

Employeurs

Nous allons devoir préciser les frontières du Système CSU

PTF

Min Affaires Sociales

Prestataires

Les chercheurs

Le gouvernement

Mutuelles communautaires

Min Santé

Caisse des Fonctionnaires

Les niveaux de l’apprentissage

• Apprentissage systémique:

– Notre proposition: nous allons surtout vérifier la coordination interne et l’alignement sur la CSU des différents acteurs, en particulier, gouvernement, les ministères concernés, les PTF et le clivage niveau politique et niveau technique.

Exercices

Partagez votre expérience sur comment se passe l’apprentissage dans votre ‘système CSU’.

• Individuel?• Équipe?• Organisationnel?• Systémique?

Donnez 3 facteurs bloquants.

TROIS DEMARCHES D’ACQUISITION D’INFORMATION

J’accumule activement de l’information nouvelle

Je combine cette information avec mon stock

de connaissances initial pour générer une nouvelle

compréhension de la réalité

J’adapte le cours de mon action (par la décision et la

mise en oeuvre) en concordance

‘Intelligence’ (renseignement)

• On reconnaît qu’une masse d’information est déjà disponible.• C’est un stock accessible et explicite.• Il s’agit de la récupérer, de la structurer, de la formater

pour un usage spécifique.• La démarche d’acquisition est orientée.• La mise en contexte est un des défis.

• Ex: articles scientifiques, guidelines… • Etude Muskoka phase 1.

Expérience

• On reconnaît la valeur du vécu, de l’éprouvé mais aussi

de l’imprévisible et de l’imprévu.• Regard privilégié sur le passé, mais la démarche peut

être structurée / ‘protocolée’ et se voir assigner des objectifs d’apprentissage bien identifiés.• Le défi est de rendre ce savoir qui est souvent tacite

partageable.

• Ex: le stage de médecine• Etude Muskoka Phase 2.

Expérimentation

• Démarche prospective.• On formule des hypothèses sur des liens de causalité• On développe un protocole expérimental• On teste les hypothèses en modifiant la valeur de variable(s)

causale(s)• On concède le temps requis pour les effets causaux.• On observe les résultats• On interprète.

• Ex: étude d’impact FBP• Muskoka: notre démarche de recherche-action sur les 3 phases.

Exercices

Pouvez-vous identifier, pour chaque mode d’acquisition/apprentissage (intelligence, expérience et expérimentation), une application relative à la CSU?

APPRENTISSAGE ET SEQUENTIALITÉ

J’accumule activement de l’information nouvelle

Je combine cette information avec mon stock de connaissances initial pour générer une

nouvelle compréhension de la réalité

J’adapte le cours de mon action (par la décision et

la mise en oeuvre) en concordance

L’apprentissage adaptatif (1)

• Quand un individu, équipe ou organisation

apprennent de l’expérience et de la réflexivité • L’apprentissage adaptatif passe de l’action au

résultat et l’évaluation de ces derniers pour passer à la réflexivité • Ce type d’apprentissage est soit en boucle

simple, soit en double boucle

L’apprentissage adaptatif (2)

• L’apprentissage en simple boucle • Se passe quand les erreurs sont détectées et

corrigées • L’organisation continue avec sa présente

stratégie et but • L’apprentissage en double boucle– En plus de la correction des erreurs l’organisation modifie

sa stratégie et ses procédures – Il implique le changement des connaissances ou les

compétences de routine (c’est l’apprentissage stratégique)

L’apprentissage adaptatif (3)

Les hypothèses sous-jacentes

Le but, les valeurs, les techniques (la stratégie d’action)

Résultats

Raisonnement

Boucle simple

Double boucle

L’apprentissage anticipatif

• Se passe quand l’organisation anticipe le futur. • Cette approche vise à éviter des résultats

négatifs par l’identification des opportunités futures et envisager des stratégies pour les saisir.

L’apprentissage en action

• Il implique de travailler sur les vrais problèmes; • Se concentre sur la connaissance acquises et l’implantation

effectives de solutions; • Il s’agit d’un processus dynamique et implique de petits

groupes; • Il combine la génération de nouvelles questions avec une

réflexion sur les actions entreprises avant et après la résolution des problèmes.

COMPETENCES NECESSAIRES POUR L’APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL

L’organisation apprenante… ça s’apprend!

• Il est possible de mesurer si votre organisation est une OA. → Objectif de la phase 2.

• Il est possible de réorganiser votre organisation pour la convertir en une OA. Il existe une importante littérature sur le sujet - ce sera utile pour la phase 3 de Muskoka (et ce qui suivra!).

Les activités essentielles d’une organisation apprenante

1. Exploitation et inspiration des expériences et des bonnes pratiques des autres

2. Exploitation de sa propre expérience et de son histoire – on ne répète pas les mêmes erreurs

3. Remise en question de ses hypothèses et modèles mentaux4. Expérimentation des nouvelles idées et approches 5. Partage rapide et efficient des connaissances (réduire la

dépendance sur les individus)6. La résolution systématique des problèmes sans culture de

blâme (un problème c’est une opportunité d’apprentissage) 7. Evaluation / mesure de la progression dans l’apprentissage L’agenda de la recherche-action Muskoka!

• Songez à la CSU dans votre pays. Identifiez un exemple positif pour une de ces 7 activités nécessaires. Un exemple négatif pour une autre de ces 7 activités.

Exercices

LES OBSTACLES FREINANT LA PROGRESSION VERS L’ORGANISATION APPRENANTE (RÉCAPITULATIF)

Les obstacles (1)

Individuel • Ne pas investir son temps pour l’apprentissage • Ne pas voir plus large que sa tâche (pas

d’analyse systémique)• Se limiter à des connaissances passées sans

créativité et expérimentation • Résistance pour le transfert des connaissances• Ne pas apprendre des erreurs

Les obstacles (2)

Organisationnels • Manque d’espace favorable à la prise

d’initiative, l’innovation et la maîtrise personnelle• Manque d’échange et d’ouverture • Manque d’un système de documentation • Les erreurs ne sont pas acceptées et

l’expérimentation n’est pas valorisée • Manque de reconnaissance des efforts de son

staff

VERS UNE GRILLE D’ANALYSE

Notre démarche

• Nous avons consulté la littérature.

• Notre analyse: les grilles d’analyse ont évolué mais dans une grande mesure, elle convergent vers le même ensemble restreint de grandes dimensions.

• Notre préférence: Garvin et al, Harvard Business Review 2008.

Trois grands blocs pour une OA

Capacité d’acquisition de l’information

Capacité de combinaison de cette information

nouvelle avec le stock de connaissances initial pour

générer une nouvelle compréhension de la

réalité

Capacité d’adapter le cours de son action (par la

décision et la mise en oeuvre)

Bloc 1: Le leadership développe la vision, dégage la mission et les objectifs qui orientent les directions pour l’apprentissage (problématique, tempo…)

Bloc 2Environnement & culture organisationnelle supportifs à l’apprentissage

Bloc 3Processus et pratiques d’apprentissage

Comment évaluer le degré d’implantation d’organisation apprenante

• Il s’agira de regarder notre objet d’étude sur ces 3 blocs et selon les 4 niveaux: – Individuel – Équipe– Organisationnel– Systémique

Comment évaluer le degré d’implantation d’organisation apprenante: les outils

• Utilisation de questionnaires qui abordent chaque dimension du modèle utilisé et chaque niveau.

• Adoption d’un système de scores basé sur l’appréciation qualitative de chaque individu de l’organisation

• Définition des niveaux d’appréciation • Agrégation des scores par dimension

MERCI

ANNEXES

Modèles et dimensions de l’OA 1• La pensée systémique

• Interdépendances et changement, vue d’ensemble, des buts du long termes Vs le bénéfice à court terme, • se concentrer sur l’ensemble et pas seulement les parties individuelles • objectifs à long terme par rapport aux avantages à court terme• meilleure appréciation des systèmes mène à une action appropriée

• Maitrise personnelle • les organisations apprennent uniquement par des personnes qui apprennent• jamais "arriver"; en mode d'apprentissage continu• s'efforcer de clarifier et d'approfondir la vision personnelle• profondément conscient des zones de croissance et de tension entre la vision et la réalité

• Modèles mentaux • hypothèses et généralisations profondément enracinées• examen honnête et critique des modèles mentaux enracinés• transcender les modèles mentaux pour que le changement ait lieu

• Vision partagée • Une vision authentique amène les gens à vouloir exceller et apprendre• Les dirigeants doivent traduire les visions personnelles en des visions partagées• Déterrer des images partagées de l'avenir qui favorisent un véritable engagement plutôt que l'obéissance• Les dirigeants apprennent la contre-productivité en essayant de dicter une vision, peu importe la façon sincère..

• L’apprentissage en équipe • L'apprentissage en équipe commence par «dialogue» = la capacité des membres d'une équipe de suspendre les hypothèses et

entrer dans un véritable «penser ensemble»• Permet au groupe de découvrir des idées qui ne peuvent être produites individuellement• Expositions de groupe à reconnaître les modèles d'interaction qui compromettent l'apprentissage

Peter M Senge. 1990. The fifth discipline

Modèles et dimensions de l’OA 2

• Créer des opportunités d’un apprentissage continu;• Promouvoir la culture de l’enquête et le dialogue• Encourager la collaboration et l'apprentissage en

équipe• La création de systèmes de capture et de partage de

l'apprentissage• Autonomiser les gens vers une vision collective• Connexion de l'organisation à son environnement• Assurer le leadership stratégique pour l'apprentissage

Watkin, K. E., and Marsick, V. J. 1993. Sculpting the learning organization: lessons in the artand science of systemic change. San Francisco: Jossey-Bass

Modèles et dimensions de l’OA 3• Un environnement qui soutient l’apprentissage Employés

– se sentir en sécurité dans les situation de désaccord avec les autres, poser des questions naïves, posséder jusqu'à l’erreur, et de présenter des points de vue minoritaire

– reconnaître la valeur des idées opposées– prendre des risques et explorer l'inconnu– prendre le temps d'examiner les processus organisationnels

• Des processus concrets de l’apprentissage , une équipe ou d'une entreprise a des processus formels pour:– La production, la collecte, l'interprétation et la diffusion de l'information– Expérimenter de nouvelles offres– La collecte de renseignements sur les concurrents, les clients et les tendances technologiques– Identifier et résoudre les problèmes– Développer les compétences des collaborateurs

• Un leadership qui renforce l'apprentissage, les dirigeants de l'organisation:– Démontrer la volonté de connaître des points de vue alternatifs– Signaler l'importance de passer du temps sur l'identification des problèmes, le transfert de

connaissances et réflexions– Participer au questionnement actif et à l'écoute

DA Garvin, AC Edmondson, F Gino - Harvard business review, 2008;

Modèles et dimensions de l’OA 4• L’apprentissage :

– Les niveaux d'apprentissage (individu, groupe, organisation),– Types d'apprentissage: adaptation, d'anticipation ou en action– Compétences d'apprentissage: la pensée systémique, modèles mentaux, la maîtrise personnelle, penchée autogéré et dialogue

• Organisation :– Une vision partagée– Culture qui favorise l'apprentissage (valeur et l'apprentissage de la récompense, la responsabilité partagée, la confiance et l'autonomie ...

etc.)– Stratégie (aligner l'apprentissage organisationnel avec les entreprises et la réussite personnelle, construire l'apprentissage dans toutes les

opérations, élaborer des politiques personnelles qui construisent LO, reconnaître et récompenser l'apprentissage ... etc.– Structure organisationnelle: hiérarchie simplifiée, mise en réseau ... etc.

• les individus:– Employés: délèguent la responsabilité, la participation, l'équilibre individuel et organisationnel nécessaire, employé libre-service.– Les clients: comme source d'information, les commentaires et les attentes– Les partenaires commerciaux– fournisseurs– communauté– Managers et dirigeants: nouveau rôle de leadership et de nouvelles compétences en leadership

• La connaissance: – Employés: délèguent la responsabilité, la participation, l'équilibre individuel et organisationnel nécessaire, employé libre-service.– Les clients: comme source d'information, les commentaires et les attentes– Les partenaires commerciaux– fournisseurs– communauté– Managers et dirigeants: nouveau rôle de leadership et de nouvelles compétences en leadership

• Technologie: – Gestion des connaissances à l'aide de nouvelles technologies d’information– l'amélioration des connaissances

Michael J. Marquardt. 2011. Building the learning organization