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PolíticasDe Tratamiento de
Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Este instructivo es de carácter
CONFINDENCIAL y su objetivo es servir de
herramienta de consulta para los canales de
Outsourcing. Queda prohibida su venta y
reproducción de forma parcial y/o total.
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
El siguiente instructivo tiene como finalidad recordar las políticas,
procesos y procedimientos que deben ser atendidos por las Empresas de
Outsourcing de Libranza, para el tratamiento de información, en
cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y la normatividad
concordante relativa a la protección de datos personales.
Objetivo1
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Las siguientes disposiciones están orientadas a lograr una protección
efectiva del derecho constitucional de habeas data
Alcance2El Habeas Data es el derecho que tiene toda persona para conocer, actualizar y
rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o
almacene en centrales de información. Este derecho esta regulado por la ley 1266 de
2008.
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Así mismo, se busca el cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 la cual:
Constituye el marco general de la protección de los datos
personales en Colombia, la cual tiene por objetivo
desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las
personas a conocer, actualizar y rectificar las información
que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o
archivos.
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
Dato privado: es el dato que por su naturales íntima o reservada sólo es relevante para el titular. Es
similar al dato sensible.
Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, el número de cédula
(artículo 213 del Código Electoral), a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de
servidor público. El tratamiento de estos datos se puede llevar a cabo sin la autorización previa del
Titular, pero el Tratamiento a dichos datos se debe ceñir a los principios y deberes consagrados en
la Ley 1581 de 2012.
Definiciones Principales3
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo
de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad
comercial o de servicios a que se refiere la ley 1266 de 2008.
Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
Tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento
de los datos.
Definiciones Principales3
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Principios para el TDP¹4
¹TDP: tratamiento de datos personales
El tratamiento de Datos Personales que se desarrollen bajo la Ley 1581 de 2012, deben ser utilizados para la promoción, comercialización u ofrecimiento, de
manera individual o conjunta, de los productos y/o servicios ofrecidos en alianza comercial, o para complementar, optimizar o profundizar el portafolio
de productos y/o servicios actualmente ofrecidos, a través del canal de Outsourcing.
Las empresas deben tener en cuenta los siguientes principios en el
tratamiento adecuado de los datos personales:
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Principio de
Libertad
Sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso einformado del Titular. Los Datos Personales no podrán serobtenidos o divulgados sin previa autorización, conexcepción de la existencia de un mandato legal o judicial.
Principio de
Transparencia
El titular de los datos personales que se encuentren en poderde las empresas, tendrá derecho a obtener informaciónacerca de la existencia de sus datos.
Principio de
Seguridad
La información sujeta a tratamiento por el responsable oencargado, se deberá manejar con las medidas técnicas,humanas y administrativas que sean necesarias para otorgarseguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Principio de Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento dedatos personales que no tengan la naturaleza de públicosestán obligadas a garantizar la reserva de la información,inclusive después de finalizada su relación con alguna de laslabores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizarsuministro o comunicación de datos personales cuando ellocorresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en laley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Principio de Necesidad y
Proporcionalidad
Los datos personales registrados en una base de datosdeben ser los estrictamente necesarios para el cumplimientode las finalidades del tratamiento, informadas al titular. En talsentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con lasfinalidades para los cuales fueron recolectados.
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Deberes del Responsable y Encargado
del Tratamiento de Datos Personales5
• Garantizar al Titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
• Solicitar y conservar, en cualquier medio, copia de la autorización
otorgada por el Titular cuando esta sea requerida.
• Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizados o fraudulento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente
datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para
garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en
especial, para la atención de consultas y reclamos.
Responsable del Tratamiento
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Deberes del Responsable y Encargado
del Tratamiento de Datos Personales³5
• Garantizar al Titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que
propendan por evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar la actualización, rectificación o supresión de los Datos
Personales que tenga a su cargo.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que
puedan tener acceso a ella.
Encargado del Tratamiento
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Autorización para el Tratamiento de
Datos Personales6
El OUTSOURCING solicitará al titular la autorización para el tratamiento de sus
datos personales, a más tardar en el momento de recolección de sus datos, de igual manera informará los datos personales que serán recolectados así como
las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
En la siguiente diapositiva se envía el guión para llamadas telefónicas que se debe utilizar para solicitar la autorización correspondiente. Esta disposición
es obligatoria y de estricto cumplimiento por parte de todas las empresas de outsourcing, en su calidad de responsables del tratamiento de datos.
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Guión para Llamadas Telefónicas
Antes de continuar, solicitamos de su autorización para el suministro y envío de información
comercial, financiera de productos y servicios a su terminal móvil, correo electrónico y/o
cualquier otro mecanismo de contacto. ¿Está de acuerdo?.
Sr@ XXXXX, mucho gusto y gracias por su atención, habla con XXXX Ejecutivo Comercial de
GESTION & FINANZAS DE OCCIDENTE SAS, outsourcing autorizado por Banco de Occidente. Por
su seguridad esta llamada está siendo grabada y monitoreada para garantizar la calidad en
el servicio.
Introducción de la Llamada
(Si el cliente responde SI continuar con el ofrecimiento comercial, de lo contrario termine la llamada)
SI ó NO
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Guión para Llamadas Telefónicas
¿Nos autoriza adelantar el primer filtro de la verificación en centrales de riesgo?
Sr@ XXXXX, con el fin de agilizar el proceso de trámite, confirmamos a través de la grabación
de esta llamada, que usted nos autoriza de manera expresa e irrevocable la consulta, reporte
y procesamiento de los datos crediticios, financieros, comerciales y de servicios en las
centrales de riesgo de información:
Autorización para Consulta en Centrales de Riesgo (PEC)
SI NO
•¿Por favor me confirma nombre
completo tal cual, aparece en su
cédula?
•¿Por favor me confirma su número de
identificación?
Sr@ XXXXXX,
•¿Le gustaría enviarnos la autorización por
medio electrónico o físico?
•Con la recolección de documentos, estaremos
enviando la autorización dentro del formulario
de vinculación. ¿En qué momento del día de
mañana lo podemos visitar?
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Autorización para el Tratamiento de
Datos Personales- Eventos, rifas.7El OUTSOURCING solicitará al
titular la autorización para el
tratamiento de sus datos personales, a más tardar en el momento de recolección de sus datos, de igual manera
informará los datos personales que serán recolectados así
como las finalidades específicas del tratamiento
para las cuales se obtiene el consentimiento.
Políticas de Tratamiento de Datos PersonalesOutsourcing Libranza
Recuerda:
Dentro del contrato celebrado con el BANCOlas cláusulas que mencionan sobre eltratamiento de los datos personales son lassiguientes:
CLAUSULA: Protección de datos personales
• Las partes declaran conocer y aceptar queen el evento que se realice tratamiento dedatos personales de cualquier titular deldato, ambas partes cumplirán con lanormatividad vigente en materia de habeasdata y protección de datos personales.