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SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL - SDIS
DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Subsistema Interno de Gestión Documental, Correspondencia y Archivo– SIGA
2013
CAPACITACIÓN INTERMEDIA EN ARCHIVOS
Imagen tomada de: http://pixers.es/fotomurales/edificio-vector-isometrico-de-alta-16267650
Imagen tomada de: http://www.conildelafrontera.es/opencms/opencms/conildelafrontera/ayuntamiento/archivo.html
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
Evidencia los procesos y
procedimientos de la entidad
Valor probatorio
ante posibles demandas o peticiones
Memoria institucional
DOCUMENTO FÍSICO:
Registro de información producida o recibida por
una entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones en formato papel.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO:
Registro de la información generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios
electrónicos.
Se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA La disposición física de
los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
FONDO ABIERTO
Conjunto de documentos de personas naturales o
jurídicas administrativamente
vigentes, que se completa
sistemáticamente.
Ministerio de Trabajo
Transmilenio
ECOPETROL
FONDO CERRADO
Conjunto de documentos cuyas series o asuntos
han dejado de producirse debido al cese definitivo
de las funciones o actividades de las
personas naturales o jurídicas que los
generaban.
FONCOLPUERTOS
INCORA
EDIS
FONDO ACUMULADO
Conjunto de documentos
dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística.
DABS
DAPAS
Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
AC2.1.6/4 ACTAS2.1.6/4.2 ACTAS DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS 10 CT Valor legal y valor jurídico . Decreto 2527 de 1950 y 3354 de
1954. / Documento esencial, actividades de contexto
histórico interno, relevante para la historia institucional,
entre otras formas de hacer la historia. 2.1.6/4.6 ACTAS DE ENTREGA DE CARGO 1 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /
Documentos que carecen de valor secundario. Debido a su
bajo volumen se conservará toda la subserie. 2.1.6/8 APERTURA DE CUENTAS2.1.6/8.1 APERTURA DE CUENTAS CORRIENTES 20 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /
Documento funcional, actividades. Debido a su bajo volumen
se conservará toda la subserie. 2.1.6/8.2 APERTURA DE CUENTAS DE AHORRO 20 S Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /
Documento funcional, actividades. Selección aleatoria de
una carpeta por año, como muestra para representación de
forma. 2.1.6/8.10 ARQUEOS2.1.6/8.10.1 ARQUEOS DE CAJA Y TITULOS VALOR 5 CT Documentos que carecen de valor jurídico y legal. /
Documento funcional, actividades. Debido a su bajo volumen
se conservará toda la subserie.
M S
RETENCION EN
AÑOS
DISPOSICION
SERIE O ASUNTOCODIGO Nº PROCEDIMIENTOCT E
CODIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA: 2.1.6
PERIODO 2 : 1959 - 1974
ENTIDAD PRODUCTORA: BANCO CENTRAL HIPOTECARIO
BANCO CENTRAL HIPOTECARIO EN LIQUIDACION
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUCURSAL / GERENCIA GENERAL
SUBSECCIÓN
SECCIÓN
FONDO Secretaría Distrital de
Integración Social
Dirección de Gestión
Corporativa
Subdirección Administrativa y
Financiera
Dirección Poblacional
Subdirección para la Infancia
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Imagen tomada de: http://www.archivointeligente.com/implementaci%C3%B3n-de-trd-y-tvd-asesoria
• Documentación en trámite, sometida a continua utilización
y consulta administrativa.
ARCHIVO DE GESTIÓN
• Reúne los documentos transferidos por los
mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no
es constante.
ARCHIVO CENTRAL • Debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
ARCHIVO HISTÓRICO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SERIE :
Conjunto de unidades
documentales de estructura y
contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas.
SUBSERIE:
Conjunto de unidades
documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de ésta por su
contenido y sus características
específicas.
TIPO DOCUMENTAL:
Unidad documental
simple originada en una actividad administrativa.
RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Plazo que los documentos
deben permanecer en
el archivo de gestión o en el archivo central,
tal como se consigna en la
tabla de retención
documental.
DISPOSICIÓN FINAL:
Decisión resultante de la
valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los
documentos, con miras a su conservación
total, eliminación, selección y/o reproducción.
Imagen tomada de: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental. Pg. 17
Son series conformadas por unidades documentales simples (tipo documental) y se colocan sistemáticamente uno a continuación de otros.
1. Ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de Juntas Directivas, Asambleas,
Comités, Comisiones.
2. Al revisar la unidad de conservación el primer documento
debe registrar la fecha más antigua y el último la fecha más reciente.
3. Se ordenan por un sistema
numérico - cronológico
Imagen tomada de: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental. Pg. 19
Compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Comúnmente llamados expedientes
1. Ejemplo: Contratos, las ordenes de pago, las historias laborales,
las historias clínicas, los procesos disciplinarios, los
procesos jurídicos.
2. El documento que le dio origen al trámite es el primer documento al revisar la unidad de conservación y
el que lo finiquitó, el último.
SERIE SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
Dependencia Serie Subserie SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES Proceso ProcedimientoArchivo
de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
12120 ACTAS
Actas de la Comisión de Personal 2 8 X X
Acta de reunión
Convocatoria
Lista de Asistencia
Anexos (informes, reclamaciones)
ELECCIONES DE LA COMISION DE PERSONAL 2 10 X
Documento de convocatoria a la elección
Lista de aspirantes
Lista de sufragantes
Comunicaciones (notificaciones a jurados)
Acta de apertura de mesa
Votos
Acta de cierre de mesa
Acta de escrutinio
Acto administrativo de conformación de la Comisión
SUBSISTEMA DE GESTION
DE CALIDADRETENCION
DISPOSICION
FINAL
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL Hoja No. 1 de
OFICINA PRODUCTORA: Subdirección Administrativa y Financiera - Talento Humano Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental: 2013/05/15
Ley 909 de 2004 Art16, Decreto 1228
de 2005. Cumplido el tiempo de
retención en la entidad se realiza
proceso de digitalización y se
transfiere al Archivo de Bogotá; ya
que las actas contienen decisiones
referentes a la administración de
personal
PROCEDIMIENTOS
CODIGO
Ficha ADB (6). Una vez la
documentación pierda sus valores
primarios, se puede proceder a su
eliminación, siguiendo los protocolos
establecidos por el Archivo de
Bogotá para este procedimiento
CT = Conservación Total
E = Eliminación
MT = Medio Tecnológico
S = Selección
NOMBRE JEFE DEPENDENCIA: __________________________________________ FIRMA ____________________________________
RESPONSABLE SIGA __________________________________________________ FIRMA ____________________________________
ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.
Integración SocialSecretaría
CLASIFICACIÓN
Agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
ORDENACIÓN
Establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
DESCRIPCIÓN
Análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
Imagen tomada de: http://alfonsoeconomia.blogspot.com/2010/11/secretaria-y-archivo.html
Imagen tomada de: http://inciclopedia.wikia.com/wiki/Archivo:Oficina_desordenada.jpg
TRD O TVD
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática
Subdirección para la Familia
Subdirección para la Vejez
Subdirección para la Adultez
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
25 de mayo de 2013
13 de abril de 2013
24 de marzo de 2013
15 de febrero de 2013
25 de mayo de 2013
15 de abril de 2013
24 de marzo de 2013
15 de febrero de 2013
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL
No. de
Folios
Frecuencia
de consultaNOTAS
Est. Ent. Caja Dep. S Sb DD/MM/AA DD/MM/AA Caja Carpeta Tomo otro Soporte
Cargo Firma
Cargo Firma
Cargo Firma
ENTIDAD REMITENTE:
OFICINA PRODUCTORA:
(dd/mm/aa)UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OBJETO:
Nombre de las Series, Subseries o AsuntosFechas extremas
Entregado por:
FECHA
UBICACIÓN FISICA CÓDIGO No.
NT
Unidad de conservacion
Revisado por:
Elaborado por:
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a
la información.
• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
• Concentrar la información útil, para la toma de decisiones o para conocimiento del desarrollo histórico institucional.
Remisión de los documentos del
archivo de gestión al
central, y de éste al histórico, de conformidad con las Tablas de Retención y de Valoración Documental
vigentes.
TRANSFERENCIA PRIMARIA DE ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO
CENTRAL
La dependencia transferirá al Archivo
Central series y subseries
documentales que hayan cumplido el
tiempo de retención según TRD y en las
fechas del cronograma de transferencias.
Los expedientes una vez ordenados
surten el proceso de depuración y
foliación.
Toda transferencia deberá ir
acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries,
consignando titulo del expediente,
fechas extremas y el número de folios de
cada expediente.
TRANSFERENCIA SECUNDARIA DE ARCHIVO CENTRAL AL ARCHIVO
HISTORICO
Series, subseries o asuntos registrados en la Tabla de Retención
o Valoración Documental
debidamente aprobada.
Debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
ORDENACIÓN (PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL)
ELIMINACIÓN DE MATERIAL METALICO
IDENTIFICAR MATERIAL CON BIODETERIORO
DEPURACION Y FOLIACIÓN
ROTULACIÓN DE CAJAS Y CARPETAS E INVENTARIO DOCUMENTAL
OJO: ANTES DE QUITAR
GANCHOS CORROBORAR EL ORDEN DE LOS DOCUMENTOS
Duplicados idénticos Folios en blanco
Formatos en blanco Documentos de apoyo (archivos de
gestión) Materiales metálicos Folletos, anuncios,
noticias…
4 4
3
2
1
3
2
1
Consecutivamente Esquina superior derecha en
sentido de lectura del documentos
Números legibles Planos, mapas, folletos o
dibujos un solo folio (en notas se deja anotación)
Fotografías en la parte de atrás
Si se encuentra ya foliado por impresión se deja así
No foliar soportes que no sean papel
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FONDO SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
SECCIÓN DIRECCIÓN POBLACIONAL
UNIDAD DOCUMENTAL:*
SUBDIRECCIÓN PARA LA INFANCIA. Convenio No. 5121 / 2012 ESCNNA (Explotación Sexual Comercial de Niños Niñas y Adolescentes) Centro de Atención Rafael Uribe.
SERIE HISTORIA SOCIAL
SUBSERIE Explotación Sexual Comercial de Niños Niñas y Adolescentes
NOMBRE CARPETA: GAMBOA HERNANDEZ DEISSI MILENA
UBICACIÓN Carpeta: 1 Caja: 1
FECHAS EXTREMAS INICIAL: 04/01/10
FINAL: 20/12/12
TOTAL DE FOLIOS: 123 Elaborado por: Marcela Cuadros, Yuri Paola Díaz, Bibiana Peña
LEY 594 DE 2000 «POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES»
ART 4° PRINCIPIOS GENERALES: D. Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, uso y manejo de los documentos. F. Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; I. Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Art. 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y los archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Art. 24. Obligatoriedad de las tablas de Retención. “Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental” Art. 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Art. 26. Inventario documental
LEY 734 DE 2002 «CODIGO UNICO DISCIPLINARIO » Art. 34. Deberes. 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida. Art. 35. Prohibiciones. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la perdida de bienes , elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION COLOMBIA- www.archivogeneral.gov.co
ARCHIVO DISTRITAL DE BOGOTA- www.archivobogota.gov.co
• Ley 594 de 2000. Ley general de archivos
• Ley 734 de 2000. Código único disciplinario
• Decreto 2578 de 2012. Establece red nacional de archivos
• Decreto 2609 de 2012. Reglamenta titulo 5 de la ley 594 de 2000
• Acuerdo AGN 027 de 2006. Glosario
• Acuerdo AGN 004 de 2013. Reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental.
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Mini-manual TRD y Transferencias documentales.
• Guía ADB para elaboración, presentación, aprobación, aplicación y seguimiento a Tablas de Retención Documental de las entidades distritales
• Circular ADB 001 de 2013. Lineamientos para elaboración e implementación de TRD de las entidades del distrito capital
• Circular ADB 002 de 2013. Presentación de la Tabla de valoración Documental – TVD ante el Consejo Distrital de Archivos
POR SU ATENCIÓN CUALQUIER INQUIETUD
A TRAVÉS DE LOS SIGUIENTES CORREOS: