Archivística

La archivística es el estudioteórico y práctico de losprincipios, procedimientosy problemas concernientesal almacenamiento dedocumentos, buscando quedicha documentación, semantenga en el tiempo,pueda ser consultada yclasificada.

¿QUÉ ES LA ARCHIVÍSTICA?

• La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupará de lahistoria, la creación, la organización, el servicio de la sociedad y que lleguea quien solicite la información. Tiene como base el documento, por lo tantoel documento es el objeto de atención de la archivística.

• La archivística estudia la naturaleza de los archivos, los principios de suconservación y organización y los medios para su utilización. Los mediosson guías y catálogos

¿QUÉ ES ARCHIVAR?

Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

La Archivística hoy en día.

La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras dealmacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos,pero con la llegada de los medios digitales, la archivística tuvo quereplantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar ygestionar información.

CLASES DE ARCHIVOS

SEGÚN EL GRADO O FRECCUENCIA DE UTILIZACION

• Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregadosen la entidad o de consulta frecuente.

• Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activospor haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.

• Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valoroperativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO

• Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismolugar y es consultado por distintos departamentos.

• Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintasdependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:

oDepartamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizadoconstantemente por este.

oPersonales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediatoa la persona que trabaja con ellos.

EL ARCHIVO DE GESTIÓN

Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario ensu puesto de trabajo. El número de consultas de este archivo es muyamplio y los documentos archivados pueden provenir de otrosorganismos departamentos o bien has sido entregados directamentepor los interesados.

El funcionario es el responsable directo de su archivo, debe clasificar losdocumentos y mantenerlos en el archivo el tiempo estrictamentenecesario fijado por la entidad o el que resulte imprescindible pararealizar sobre el documento las operaciones oportunas.

CONSERVACION DE LA INFORMACIÓN

Conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejorescondiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principiosbásicos.

Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos:

• Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios,instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)

• Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción odesaparición de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc.– Restauración de documentos deteriorados.– Reproducción de la documentación más representativa.

• Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación yordenación) según las normas de la teoría archivística. Realmente solo existearchivo cuando hay una organización, de otro modo se trata de un conjuntoalmacenado de papeles.

EL REGISTRO

Encontramos para este término dos acepciones:

• Lugar.- donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.

• Libros u otros medios.- donde será anotada y referida toda ladocumentación de entrada y/o salida que tiene lugar.

La finalidad básica del registro en términos generales es el control detodos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganosde la entidad.

SISTEMA DE ARCHIVOS

Según el Diccionario de Términos Archivísticos* de Víctor Hugo ArévaloJordán, “El sistema de archivo es un conjunto orgánico de archivos,vinculados por una dirección central que normaliza los procesosarchivísticos y focaliza la información en un punto accesible a la consultainterna y externa. Los sistemas por el nivel en que se hallan, pueden sernacionales, provinciales, regionales y municipales. También deinstituciones no estatales o de empresa.”

*NOTA: En el material adicional del presente modulo encontrara este documento para descargarlo gratuitamente

TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

Principio de procedencia.

“…es aquél según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental que procede.”

Este principio indica la permanencia de los documentos dentro del fondo que los generó, sin mezclarse con los de otros.

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

Principio de orden original.

El principio de orden original menciona que los documentos seproducen en un orden secuencial, lógico y natural, por lo queconsiste en mantener los documentos de cada fondo en el orden queles dio desde su origen, al ser generados recibieron un orden porcumplir con una gestión o reflejar una actividad, esto facilita surecuperación.

El orden original manifiesta de alguna manera la gestión de la cual losdocumentos formaron parte.

SISTEMAS Y NIVELES DE ARCHIVOS.

Sistema Nacional de Archivos.

Sistema Institucional de Archivos.

Archivo de Gestión.

Archivo Periférico.

Archivo Central.

Archivo Histórico.

DOCUMENTO

Documento, en un sentido muy amplio y genérico, es todo registro deinformación independiente de su soporte físico. Abarca todo lo quepuede transmitir el conocimiento humano. Los documentos pueden sertextuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos(mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos,cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas devideo, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM,bases de datos, aplicaciones de escritorio como procesadores de textoy planillas electrónicas, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquierotra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.

DOCUMENTOS

Los documentos han sido conceptualmente divididos en dos grandesgrupos, en atención de mejorar la capacidad su recuperación:

• Fuentes bibliográficas, producto de la imaginación y creación(estudios, ensayos, crónicas, investigaciones, folletos, libros,publicaciones periódicas, etc.).

• Fuentes documentales, reflejo de las relaciones y actividades de lasociedad y las personas (certificados, correspondencia, registros,contratos, etc.). Corresponden a aquellas producidas, recibidas yconservadas por una institución y que contienen información relativaal ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que dichainstitución desarrolla.

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización

documental. Elemento indivisible de una serie documental. Puede ser

simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o

compuesta, cuando la constituyen varios.

SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como

consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

En atención a la realidad de las instituciones públicas y lanecesidad de organizar sus documentos para ponerlos adisposición de la ciudadanía y la propia institución, es que elservicio deberá diseñar una estrategia de tratamiento de susdocumentos que vaya más allá de las definiciones teóricas.

Es en este escenario que se hace necesario precisar el alcancede dos términos que, en la cotidianeidad, se suelen utilizarindistintamente: Gestión de Archivos y Gestión Documental.

Gestión de Archivos

La Gestión de Archivos centra su atención en los documentosarchivísticos y en los archivos propiamente tal, por lo que suaccionar se inicia cuando un trámite administrativo haconcluido y los documentos que lo testimonian han deconservarse a favor de:

• La administración pública.

• La ciudadanía.

• La investigación y la difusión cultural

Gestión Documental

No limita su accionar aldocumento archivístico, esdecir, puede comprenderdocumentos que aún están enelaboración, así comocualquier tipo de documento,como las fuentesbibliográficas.

Definición de Archivo

De una manera muy gráfica y simple se ha dicho que archivo es la suma de tres elementos: documentos + organización + servicio.

“Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha,su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por unapersona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión,conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio einformación para la persona o institución que lo produce, para losciudadanos o para servir de fuentes de historia”. (Heredia, 1993).

¿Cual es la importancia de una buena Gestión Documentaria?

OBJETIVO

Simplificar, optimizar yeliminar procedimientosadministrativos, priorizar yfortalecer las acciones defiscalización posterior ysanción, incluyendo lacapacidad operativa parallevarlas a cabo

Aprueban Modelo de Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N° 1310

DECRETO LEGISLATIVO Nº 1310

Tiene por objeto dictar medidas adicionales de simplificación administrativa.

Se autoriza el uso de tecnologías de la digitalización,información y comunicación para la sustitución dedocumentos físicos y firmas ológrafas, de acuerdo a lassiguientes disposiciones

DECRETO LEGISLATIVO Nº 1246

Decreto Legislativo que aprueba diversas medidas de simplificación administrativa

DECRETO LEGISLATIVO Nº 1246

Decreto Legislativo que aprueba diversas medidas de simplificación administrativa

Modelo de Gestión Documental

La Secretaría de Gobierno Digital en coordinación con entidades delPoder Ejecutivo, como el Ministerio de Cultura, Archivo General de laNación, otros, y el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil -RENIEC han elaborado el Modelo de Gestión Documental (MGD), elcual busca facilitar el cumplimiento del indicado Decreto Legislativo Nº1310.

Modelo de Gestión Documental

• Permitir a las entidades de la Administración Pública -indistintamentede su tamaño, naturaleza, complejidad o del nivel de madurez de sugestión documental- intercambiar documentos a través de la PIDE, conla finalidad de obtener beneficios mutuos y aportar resultados con valorpúblico y transparencia.

• Mantener la documentación generada en las instituciones con unenfoque orientado a procesos, identificando al suscriptor deldocumento, facilitando su digitalización, trazabilidad, conservación yusabilidad de los mismos, así como también el intercambio dedocumentos electrónicos técnica y jurídicamente válidos entre losdiversos sistemas o aplicaciones de gestión documental de lasentidades e inter administrativamente

INTRODUCCIÓN:

Toda persona debe tener un conocimiento básico sobre los archivos, ya que comociudadanos tenemos derechos a la consulta de documentos de los archivos públicos,los cuales son poco visitados por el ciudadano común, pero sí muy importantes paralos investigadores, los mismos que visitan muy seguido los archivos.

También es importante conocer la materia básica de los archivos y la archivísticapara quienes trabajan o desean trabajar en un archivo, pues la archivística se hadesarrollado y especializado más durante los últimos 30 años y no cualquiera puedegestionar la abundante producción documental que existe en las instituciones.Entonces, si queremos realizar un buen trabajo archivístico, de manera técnica ysostenible, debemos conocer los principios a respetar, las herramientas quepermites gestionar, recuperar y controlar los documentos, así como emplear lostérminos vinculados a esta especialidad.

CONSIDERACIONES GENERALES

• Es deber del Estado la defensa, conservación e incremento del PatrimonioDocumental de la Nación.

• Los documentos son fuente primaria insustituible para el conocimiento delpasado histórico de nuestro país y que constituyen un acervo culturalinapreciable.

• La documentación proveniente de las reparticiones y organismos del SectorPúblico Nacional, en todos sus niveles, debe ser celosamente conservadacomo fuente de información.

• Los Archivos son las entidades encargadas de la conservación, ordenamientoy clasificación de los fondos documentales y por consiguiente deben estardebidamente organizados para prestar un eficiente servicio

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de informaciónque permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar enlas actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elementoprobatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar larealización de un acto o la forma de hacerlo.

DEFINICIÓN, ROL Y COMPETENCIAS DEL

ARCHIVERO.

Definición: Persona que tiene a su

cargo un archivo, o sirve como técnico

en él.

DEFINICIÓN, ROL Y COMPETENCIAS DEL

ARCHIVERO.

En el caso de los administradores de documentos y archivos se resalta la importancia de la formación relativa a:

• Gestión de documentos y archivos.

• Control del acceso a la información en archivos.

• Coordinación de la información en el archivo.

• Coordinación de la organización de fondos.

• Identificación de los procesos administrativos, de análisis y categorización de los documentos

generados.

• Implantación de sistemas de gestión electrónica de documentos.

DEFINICIÓN, ROL Y COMPETENCIAS DEL

ARCHIVERO.

En el caso de los gestores de documentos y archivos se resalta la importancia de la formación relativa a:

• Diseño, análisis y actualización de bases de datos.

• Análisis, clasificación y descripción de unidades documentales.

• Asesoramiento sobre la gestión de documentos al personal de las unidades tramitadoras.

• Creación y mantenimiento de la sede web del archivo.

• Gestión y resolución de incidencias relacionadas con el sistema de archivos.

Realización de consultas y búsquedas.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

• Planificación.

• Organización.

• Dirección.

• Control.

• Elaboración de documentos de gestión.

• Supervisión de cumplimiento a nivel institucional.

• Capacitación e inducción.