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Proyecto WINSHUTTLE para la estandarización de Proyecto WINSHUTTLE para la estandarización de

procesos de carga en SAP procesos de carga en SAP

Implementación en AES Argentina y ChileImplementación en AES Argentina y Chile

Pablo IturraldeInternal Control and SAP Support Leader en AES Internal Control and SAP Support Leader en AES

ArgentinaArgentina

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Agenda1. Razones para implementar Winshuttle

2. ¿Como funciona WINSHUTTLE?

3. Implementación en AES Argentina

4. Implementación en AES Gener Chile

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Oportunidad de mejoras identificadas

Disminuir el tiempo dedicado a procesos de cargas manuales de datos en SAP

Eliminar tareas repetitivas que no aportan valor agregado a la organización

Reducir la posibilidad de error humano al momento de ingresar la información en el sistema

Razones para implementar Winshuttle

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Selección de Winshuttle

Herramienta que proporciona un medio rápido y preciso de carga de datos desde archivos Microsoft Excel/Access hacia SAP

Fácil de utilizar: sin programación y prácticamente autodidacta para el usuario final

Preserva la seguridad nativa del sistema SAP

Producto certificado por SAP

Razones para implementar Winshuttle (cont.)

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• Problema

Falla interfase sistema RRHH con SAP: asientos de sueldos se debían cargar manualmente durante el cierre contable

• Impacto

12 asientos con un total de 800 líneas (FV50)• Tiempo estimado sin Winshuttle: 8 hours• Tiempo con Winshuttle: 20 minutos

Razones para implementar Winshuttle (cont.)

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Ventajas identificadas La creación de los templates modelo no es compleja

Usuarios finales de la herramienta pueden cargar datos con un mínimo entrenamieto

Carga de datos en tiempo real

La solución cuenta con una función de identificación de errores cuando se cargan datos en SAP

Y es muy facil de utilizar !

Razones para implementar Winshuttle (cont.)

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Es un proceso simple de 3 pasos:

1. Grabar: Graba manualmenta la transacción en SAP

2. Mapear: Vincula los campos en SAP con la hoja de cálculo de MS Excel, creando asi un template modelo

3. Ejecutar: Sube datos desde el template creado hacia SAP

¿Cómo funciona Winshuttle?

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SAP in AES Argentina

Se implementó en Octubre 2008 para el negocio de Generación

45 compañías entre operativas y holdings

396 usuarios SAP en diferentes puntos del

país

Implementación en AES Argentina

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Alcance inicial del Proyecto Area: Administración y Finanzas

Contabilidad Local y Reporting

Impuestos

Cuentas a Pagar

Tesorería

Transacciones SAP FV50 & FV50L & FV60: Asientos contable preliminares

FBS1: Provisiones contables

F-05: Valuación manual de partidas en moneda extranjera

Implementación en AES Argentina (cont.)

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Escenario para el área Administración y Finanzas

Implementación en AES Argentina (cont.)

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Etapas identificadas

1. Selección y Evaluación del Proveedor

2. Definición del plan de ejecución y aprobación del proyecto

3. Selection y entrenamiento de los Key Users

4. Diseño y testeo de los templates modelos

5. Entrenamiento de los Usuarios Finales

6. Instalación de las licencias

7. Seguimiento y soporte post-Implementación

Implementación en AES Argentina (cont.)

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Claves para el éxito del Proyecto

La implementación se estructuró como un proyecto desde el inicio

Activa participación de los Key Users

Apoyo de la Gerencia de IT durante la etapa de evaluación del proveedor e instalación de las licencias

Efectivo soporte del proveedor/representante Winshuttle

Apoyo del Controller Local

Implementación en AES Argentina (cont.)

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Winshuttle hoy en Argentina

Desarrollo de 18 templates para 14 SAP T-Codes Áreas que actualmente utilizan Winshuttle

Contabilidad Local Reporting Impuestos Cuentas a Pagar Recursos Humanos Departmento de Compras Área de Mantenimiento de Planta

Implementación en AES Argentina (cont.)

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Winshuttle hoy en Argentina Amplia aceptación de parte de los usuarios SAP

Implementación en AES Argentina (cont.)

Referencias : 1.Poor / 2.Regular / 3.Good / 4.Very Good / 5.Excellent

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SAP Upgrade en AES Gener se inició en Sept 2011

Metas principales definidas en el Proyecto Reducción de los procesos manuales en Finanzas

y Operaciones

Alineamiento y estandarización de los procesos y herramientas en el Modelo Global de Procesos AES

Implementat mejores pràcticas de otros negocios AES

“La implementación de Winshuttle fue incluida como parte del Proyecto de Upgrade de SAP, como una iniciativa bajo el alcance del Proyecto”

Implementación en AES Gener Chile

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Etapas Identificadas

1. Gerencia de AES Gener Chile anuncia decisición de implementar Winshuttle

2. Identificación de los usuarios claves de diferentes áreas para atender una Capacitación y Entrenamiento con 2 objetivos principales:

Implementación en AES Gener Chile (cont.)

Cambio del Management: familiarizar a los participantes con las funcionalidades de Winshuttle y proveerles un entrenamiento básico para utilizar la herramienta

Identicar procesos y transacciones en SAP (T-Codes) donde Winshuttle podría tener un impacto significativo

“El resultado de estas sesiones fue la identificación de 29 SAP T-codes como potenciales templates a desarrollar utilizando Winshuttle”

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3. Solicitar a un tercero el desarrollo y diseño de templates: approach adoptado por AES Gener…

Aprovechar los templates ya desarrollados/creados en Argentina

Contratar consultores Winshuttle para el desarrollo de 10 templates coordinados con el Equipo de Argentina

DEMO Winshuttle en acciónDEMO Winshuttle en acción

Implementación en AES Gener Chile (cont.)

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Gracias!Pablo Iturralde

Internal Control and SAP Support Leader en AES Internal Control and SAP Support Leader en AES ArgentinaArgentina

Leandro Martín BottiroliProduct Manager Winshuttle, Argentis Consulting

lbottiroli@argentisconsulting.com| + 54 911 31368603

www.argentisconsulting.comwww.argentisconsulting.com