PROPUESTA DE DISEÑO Y PROPUESTA DE DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA

CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES. (CREMIL)MILITARES. (CREMIL)

LUISA YANETTH RUEDA HERREÑOLUISA YANETTH RUEDA HERREÑOCAMPO ELIAS ARIAS PARRACAMPO ELIAS ARIAS PARRA

CESAR AUGUSTO BUENO PARRACESAR AUGUSTO BUENO PARRA

FACULTAD DE INGENIERÍA Y TECNOLOGÍAS DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓNINFORMACIÓN

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y BIBLIOTECOLOGÍACIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y BIBLIOTECOLOGÍA

Asesor Metodológico: Asesor Metodológico: Mg. ROSA HELENA GOMEZ HURTADOMg. ROSA HELENA GOMEZ HURTADO  

Asesor Temático: Asesor Temático: Esp. GLORIA MARÍA PARRAEsp. GLORIA MARÍA PARRA 

ANTECEDENTESANTECEDENTES

En Colombia gracias a la creación del Archivo General de la Nación y con su normatividad sobre el manejo y custodia de los archivos se han establecido y logrado mejoras dentro del campo archivístico colombiano, con base a la directriz establecida, el presente anteproyecto tiene como finalidad la Propuesta de diseño y elaboración del Programa de Gestión Documental para la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares (CREMIL), entidad del estado la cual debe cumplir con todos los parámetros de normatividad y regulación vigente en materia archivística, se entiende que un Programa de Gestión Documental – P.G.D., es “un proceso archivístico- sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad”.

EL PROBLEMAEL PROBLEMA

Aplicación de normatividad y Legislación Vigente para la Elaboración de un PGD.

Reglamentación del Archivo según el AGN.

Detrimento Patrimonial

Integración de Procesos Archivísticos con las Tic’s

Preservación del Patrimonio Documental

JUSTIFICACIONJUSTIFICACION

Reglas y Principios Basados en el AGN

Regulación de la Función Archivística Mediante la Aplicación de la Ley 594 de 2000.

Implementación de PGD en Entidades Publicas o Privadas

Integrar y Modernizar los Procesos de Gestión Documental para CREMIL

Beneficios

JUSTIFICACIÓNJUSTIFICACIÓN

JUSTIFICACIONJUSTIFICACION

El reto de la gestión documental es buscar soluciones funcionales y tecnológicas que garanticen su fiabilidad e integridad, y a la vez que de un acceso seguro a la información. En fin la gestión documental es una función clave que debe estar alineada con la estrategia y los objetivos de negocio, orientada a los procesos sobre los que se desarrolla la estrategia e integrada con los sistemas de información y gestión que dan soporte a estos procesos.

OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERALElaborar la propuesta del Programa de Gestión Documental para la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares (CREMIL), con base a la normatividad archivística vigente.

OBJETIVOS ESPECÍFICOSOBJETIVOS ESPECÍFICOSDiagnosticar la situación actual de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares CREMIL en cuanto a la implementación de procesos y componentes del Programa de Gestión Documental (PGD).Recopilar y analizar la situación con respecto a la normatividad vigente para constituir un referente que permita el desarrollo de las actividades a solucionar.Elaborar la propuesta del Programa de Gestión Documental (PGD) (producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final) para la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares CREMIL.

MARCO DE REFERENCIAMARCO DE REFERENCIA

El proyecto elaboración del programa de gestión documental para la caja de retiro de las fuerzas militares en el cual se implementaron actualización de los procedimientos de gestión documental, en los que se mejoraron y optimizaron los procedimientos para el manejo del acervo documental de la institución.

Se aplicaron los parámetros de normalización y regulación de archivos según la ley 594 del 2000 “Ley General de Archivos” y basados en la normatividad dispuesta por el Archivo General de la Nación. Las cuales permitieron definir las diferentes etapas, políticas y aplicación de las Tic’s para el desarrollo actualización e implementación del PGD, cumpliendo de esta manera con los propósitos institucionales de la Caja de Retiro de las Fuerzas militares (CREMIL)

MARCO LEGALMARCO LEGAL

Ley 594 de 2000:Ley 594 de 2000: Reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

Decreto 2609 de 2012:Decreto 2609 de 2012: Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.. Decreto 2578 de 2012Decreto 2578 de 2012:: Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.

MARCO LEGALMARCO LEGAL

Acuerdo 03 de 2013Acuerdo 03 de 2013: : Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.   Acuerdo 04 de 2013Acuerdo 04 de 2013: : Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de la Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”  Acuerdo 05 de 2013Acuerdo 05 de 2013: : Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones y se dictan otras disposiciones.

NORMATIVIDAD DE LA CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES NORMATIVIDAD DE LA CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES (CREMIL)(CREMIL)

Acuerdo Acuerdo 44 25/01/1989:25/01/1989: “Por el cual se autoriza la microfilmación de los archivos de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares.

  Resolución Resolución 293293 13/02/2007:13/02/2007: “Por la cual se modifica el Comité de Archivo y Microfilmación de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares y se dictan otras disposiciones”.

  Resolución Resolución 29282928 07/09/2001:07/09/2001: "Por la cual se adopta la aplicación de las Tablas de Retención Documental en la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares.“

  Resolución Resolución 485- 25/09/2008:485- 25/09/2008: "Por la cual se crea el instructivo para la aplicación de las Tablas de Retención Documental en CREMIL."  Directiva permanente 200-001-08/02/2008Directiva permanente 200-001-08/02/2008: "Transferencias documentales al archivo central y conformación de los archivos de gestión" 

MARCO TEÓRICOMARCO TEÓRICO

De acuerdo con el Archivo General de la Nación para efectos de la conceptualización de un Programa de Gestión Documental dentro del Decreto 2609 de 2012, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre si y se desarrollaran en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital de documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico).

Planeación Transferencia.

Producción. Disposición de documentos.

Gestión y trámite. Preservación a largo Plazo.

Organización. Valoración.

METODOLOGÍAMETODOLOGÍA

TIPO DE ESTUDIO Acción Participativa , método de estudio y acción de tipo cualitativo que nos permitió obtener resultados fiables mediante la observación de la situación real de la entidad.

POBLACIÒN Y MUESTRA La población objeto de análisis fue los funcionarios de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares CREMIL y como muestra se tomó los directores(as) de las diferentes unidades que conforman la entidad.

VARIABLES DE ESTUDIO cualitativo

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÒN

DE DATOSInstrumento de Recolección de Datos:Encuesta electrónica enviada a los diferentes Directores de departamento. Ver encuesta

DISEÑO DE INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOSDISEÑO DE INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS

El diseño del la encuesta permitió recabar la información para analizar el nivel de conocimiento y adopción de la normatividad vigente, Principalmente lo correspondiente al Decreto 2609 de 2012 en materia de Gestión Documental de CREMIL.

RESULTADOSRESULTADOS

Los resultados fueron analizados en una matriz que permitió tabular los datos y generar las conclusiones necesarias para continuar con el proceso.

ANÁLISISANÁLISIS

El 19% de los encuestados afirma que no conoce y por consiguiente no aplica la normatividad vigente, esto confirma que hay que hacer una labor mas decidida en la difusión y la concientización a los funcionarios de la entidad, con el fin de que conozcan las normas que rigen y dan respaldo a la gestión documental.

CONCLUSIONESCONCLUSIONES

•La Caja de Retiro de las Fuerzas Militares-CREMIL cuenta con un sistema de administración de archivos con la implementación de la Resolución 0271 del 06 de febrero de 2007.

•El la Entidad existe un desconocimiento leve de la normalización relacionada con la normatividad vigente en materia de Gestión Documental.

•La infraestructura existente dentro del archivo de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares es la adecuada para la conservación y preservación contando con un sistema de protección del medio ambiente, la protección y la reglamentación exigida por el AGN.

•En la institución existe un desconocimiento parcial de la normatividad vigente relacionada con el manejo del documento electrónico.

DISEÑO DE LA PROPUESTADISEÑO DE LA PROPUESTA

La propuesta incluye los siguientes programas:

•Programa de normalización de formas y formularios electrónicos

•Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgos operativos de la entidad en caso de la emergencia) •Programa de gestión de documentos electrónicos

•Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y microfilmación)

•Plan institucional de capacitación

•Programa de auditoría y control.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONESCONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Esta propuesta es un punto de partida para la aplicación del Programa de Gestión Documental para la caja de retiro de las fuerzas militares CREMIL

El programa no solo permitirá la consolidación de los procesos archivísticos dando cumplimiento ala normatividad vigente, sino que facilitara la comprensión y adopción de lo contemplado en el Decreto 2609 de 2012 relacionado con el documento electrónico, la correspondencia electrónica y el archivo digital.

BIBLIOGRAFÍABIBLIOGRAFÍAGALVEZ GUTIERREZ, Ginna Paola. Desarrollo De La Gestión Documental En Entidades Del Estado Colombiano. Bogotá, 2010, 122h. Trabajo de Grado (Sistemas de Información Bibliotecología y Archivística) Universidad De La Salle. Facultad De Ciencias Económicas Y Sociales. Programa De Sistemas De Información Bibliotecología Y Archivística. BUENDÍA LEDERMAN, Andrés. Propuesta para la implementación del primer nivel de un programa de Gestión Documental. Bogotá, 2007, 94h. Trabajo de Grado (Especialización en Sistemas de Información Y Gerencia de Documentos) Universidad de la Salle. Facultad de Ciencias Económicas Y Sociales. LLANSÓ SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivísticos y gestión de documentos: ponencia. 14. Congreso Internacional de Archivos (Sevilla: Consejo Internacional de Archivos, 2000); p. 32. RICKS, Ariel. La administración de documentos como función archivística. En: Boletín Interamericano de Archivos, V 3,.. Córdoba: CIDA, 1976. p 23-34 VÁZQUEZ, Manuel. Introducción a la Archivología. Guía de estudio. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia. 1994. P42 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Gestión documental: Base para la elaboración de un programa/Grupo de archivo y correspondencia. Santafé de Bogotá: El Archivo, 1996. P 11 mini manual. TRIANA, Jorge (compilador). Manual de archivística primera fase. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia. 2006. P 28  HERNÁNDEZ R, FERNÁNDEZ C. & BAPTISTA P. Metodología de la Investigación. 3ed. México,D.F.: McGraw Hill. 2003. 705 p.  LERMA GONZÁLEZ, Héctor Daniel. Metodología de la Investigación. 4 ed. Bogotá: Ecoe Ediciones. 2009. 193 p