presentacion gestion documental con abox document en bogota por exsis

JORNADA TÉCNICA:

abox: Nueva herramienta profesional de Gestión Documental para el mercado

colombiano

Rubén Lafuente

Director Adapting América S.A.S.

14 Abril 2011

Índice ponencia

1. ¿Quiénes somos?

2. Definición de conceptos

3. Normatividad colombiana e internacional

4. Beneficios generales de un SGD

5. Ventajas de abox

6. Cómo implantar abox y casos de éxito

7. Demo “live” del producto

Índice ponencia





5. Ventajas de abox

6. Cómo implantar un abox


1.1. ¿Quiénes somos?

Adapting:

Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) desde 1999.

>300 proyectos de gestión de contenidos. Especialización en gestión documental.

Localizada en el Parque Tecnológico de Valencia (España), 20 empleados.

Desde 2008, fabricante de SGD con red nacional e internacional de partners.

Content manageme

nt for smart

companies

1.2. Adapting. Clientes.

1.3. Adapting América S.A.S.

Sociedad colombiana filial:

Creada en Barranquilla en marzo de 2011.

Tendrá 10 empleados a finales de año.

3 objetivos:

Soporte a partners en Colombia

Desarrollo y localización sobre abox

Expansión a resto de Latinoamérica

Visión: alcanzar

liderazgo en SGD en

Latinoamérica

1.4. Plataforma modular (estilo ERP)

abox: el “ERP de contenidos”

1.5. Concepto modular

Funciona-lidades

Módulos/ Paquetes

Modelos de producto

Productos/ Suites

Plataforma base (core)

1.6. Productos (suites) de la plataforma

Coming 2012 !

Coming 2011 !

1.7. Suite abox de gestión documental

Base instalada > 100 empresas…

• En abox document los contenidos básicos son carpetas, documentos y expedientes.

• abox invoice añade funcionalidades de facturación electronica.

• abox workflow incorpora flujos de trabajo para gestionar contenidos.

Índice ponencia





5. Ventajas de abox



2.1. Enumeración de conceptos

DMS/ SGD ERMS CMS BPM CRM ERP

ECM

2.2. Explicación de conceptos

DMS/ SGD: Document Management System o Sistema de Gestión Documental.

ERMS: Electronic Records Management System o Sistema de Gestión de “Records”.

ECM: Enterprise Content Management o Gestión de Contenidos Empresariales.

2.3. Algunas entidades clave

Contenido: pieza de información almacenable electrónicamente.

Documento

“Record” (evidencia)

Metadatos

Carpeta

Expediente

Factura electrónica

Workflow (flujo de trabajo)

2.4. Ciclo de vida de los documentos

DEFINICIÓN DOCUMENTO:

Contenido principal del gestor documental.

Los documentos están clasificados por tipo documental.

El anexo principal determina formato y esencia del documento.

BORRADOR

DOCUMENTO

RECORD

ARCHIVO

2.5. Estructura de documentos

2.6. Expedientes

DEFINICIÓN EXPEDIENTE:

Carpetas con estructura predefinida

Documentos esperados se rellenan con docs. reales o con referencias a docs. externos

Expedientes vivos o muertos (control de estado)

Es posible asignar un “workflow”

2.7. Protección de contenidos

MÉTODOS DE PROTECCIÓN:

Se emplean para el cumplimiento de requisitos legalesMecanismos presentes en ABOX:

Declaración de records (evidencias)Cierre de expedientesCierre de carpetasCierre fiscal (certificado)

Opciones de retención, liberación y destrucciónÁrea de gran interés por normatividad

2.8. Dispositivos de captura

CAPTURADORAS:Maximizan la productividad del empleadoBasados en webservices de capturaReducen “gap” entre tareas normales de oficina y gestor documental

abox(API WS)

HotOffice:• WordToAbox• ExcelToAbox• OutlookToAbox• SendToAbox• HotPrinter

HotFolder / HotScanHotMailbox

eFactura 2.0

2.9. Definición de workflows en un SGD

ELEMENTOS DE UN WORKFLOW:

EstadosTransicionesGuardas o requisitosAcciones

Estado intermedio Estado intermedio

GuardaGuarda

Estado inicial

Guarda

Guarda

Estado final

Guarda

Guarda

WORKFLOWGENÉRICO

AccAcc

AccAcc

AccAcc

2.10. Requisitos de un SGD por etapas

1. CAPTURA E IMPORTACIÓ

N 2. INDEXACIÓN, CLASIFICACIÓN

Y ORGANIZACIÓN

3. CONSULTAS Y PRESENTACIÓN

4. GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓ

N

5. PERSONALIZACI

ÓN Y COLABORACIÓN

6. SEGURIDAD, CONTROL Y

AUTENTICACIÓN

7. ALMACENAMIE

NTO Y CONSERVACIÓN

La empresa sin papeles

Índice ponencia





5. Ventajas de abox




Normativa colombiana de Archivística

Normativa internacional sobre records electrónicos

Legislación nacional específica, p.ej. e-factura

3.1. Normatividad colombiana de Archivística

Procedente de normas para papel

Normatividad desde 1900

Ordenamiento caótico y muy diverso

Ley 594 de 2000 (obliga a función pública)

Dificultad de aplicación a nuevas tecnologías

3.2. Requisitos de un Programa de Gestión Documental (PGD)

1. Producción documental

2. Recepción de documentos

3. Distribución de documentos

4. Trámite de documentos

5. Organización de documentos

6. Consulta de documentos

7. Conservación de documentos

8. Disposición final de documentos

Ley 594 de 2000(Colombia)

3.3. Ley 594: Ej.Organización de documentos

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticosACTIVIDADES:

Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc)Ordenación documental (ubicación y ordenación en series)Descripción documental

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Descripción según ISAD(G):1. Área de identificación2. Área de contexto3. Área de contenido y estructura4. Área de condiciones de acceso y uso5. Área de documentación asociada6. Área de notas7. Área de control de la descripción.

3.4. Ley 594: Ciclo de vida de documentos

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

3.5. Normativa internacional ERMS

Guías Moreq2 (http://www.dlmforum.eu)

“Model Requirements for the Management of

Electronic Records”, Unión Europea.

Guías Moreq2010 (en desarrollo)

Normas ICA International Council on Archives: “Principles and

functional requirements for Records in Electronic Office

Environments” (3 docs.) (http://www.ica.org).

DoD 5015.2-STD, "Design Criteria Standard for Electronic

Records Management Software Applications," November 1997,

Departamento de Defensa, USA. (http://www.archives.gov/records-mgmt)

http://www.dlmforum.eu/

http://www.ica.org/

http://www.archives.gov/records-mgmt

3.6. Próxima normativa ISO

ISO-30300: Management System Standard for Records

Se publicará a finales de 2011

Situará la GD al nivel de:

Calidad ISO-9001

Medioambiente ISO-14000

Riesgos laborales OHSAS-18000

Seguridad de la información ISO-27000.

Podrá ser certificada por entidades acreditadas

3.7. Evolución normativa = tecnológica

PapelElectronic

Records

Empresa sin papel

esCertificación de

productos software

Años 1990-2010Siglo XX Desde 2010…

3.8. Ampliación de criterios !!!

LA EMPRESA

SIN PAPELES

3.9. Normativa española sobre facturación electrónica

Impulso legal: “apagón del papel” (2015?) Aceptación por la Agencia Tributaria:

-Firma electrónica reconocida (desde 1999)- Factura electrónica regulada (desde 2003)

Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10):- Obliga al uso de la factura electrónica - Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)- De obligado cumplimiento para contratar con AAPP

Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007):- Recibida de proveedores (en papel)- Impresión de factura electrónica

3.10. Normativa colombiana sobre facturación electrónica

Decreto 1929 de Mayo de 2007 Modifica aspectos esenciales de leyes anteriores

Resolución de la DIAN No.14465 de 28-11-2007Especifica características y contenido técnico Autoriza la emisión y recepción de facturas electrónicas,

cumpliendo un protocolo de:-Acuerdo previo entre las partes-Solicitud de numeración

- Formato y estructura del documento- Contenido técnico de control (campo alfanumérico)- Conservación de la base de datos matriz- Reportes de actividad de facturación

La e-factura puede convivir con facturación tradicional

3.11. Ejemplo: Ahorro inducido por la e-factura

Gartner Group:

Los costes se reducen en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)

PriceWaterHouseCoopers:

Entre un 60 y un 80%

Asoc. Nacional de Empresas de Internet en España (ANEI):

Hasta un 40% de ahorro

Informe de Asociación Española de Codificación Comercial

(AECOC):

Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.

Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros.

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5. Ventajas de abox



4.1. Beneficios para el cliente

¿Por qué implantar un sistema de gestión documental?

Mejorar la gestión de la información y del conocimiento

Automatizar procesos documentales

Controlar la ejecución de tareas

Reducir costes

Beneficios medioambientales

4.2. Más argumentos a favor

Productividad: automatización y mejora de procesos

Ahorros costes: papel, envíos, fax, teléfono, bodegas, etc…

Ahorros tiempos: búsqueda, pérdidas documentos, ineficiencias, etc.

Legalidad: cumplimiento normativo, “records” o evidencias.

Interoperabilidad: integración ERP y otras aplicaciones heredadas.

Sencillez: capacidad de registrar, buscar y actualizar a través de un

sencillo navegador.

Funciones on-line: intercambios on-line con clientes o proveedores,

colaboración entre empleados.

Solución profesional y específica:

4.3. Calculadora de ahorros directos

•Fotocopias•Faxes•Tóners impresora•Servicios mantenim.

Papel

•Teléfono, faxes•Envíos•Sobres, envoltorios

Comunica-ciones, envíos

•Bodegas•Cajas•Metros cuadrados•Deterioro físico

Almacena-miento

•Búsquedas•Pérdidas•Duplicación tareas•Mala gestión

Tiempo

•Fotocopias•Registro/clasificación•Entrada de datos•Manipulación papel

Personal

4.4. Beneficios intangibles

Producti-vidad

Agilidad, asignación responsabil

.

Cumpli-miento

legal

Gestión del conocimien

to

Toma de decisiones informada

Imagen de empresa

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5. Ventajas de abox



5.1. Argumentos para elegir abox

1. Tecnología web 100% (nativa)

2. Opción de abox document en la nube ‘Cloud’

3. Solución profesional y especializada

4. Integración con soluciones de gestión ya implantadas

5. Modularidad, escalabilidad y retorno de la inversión

6. Automatización de procesos y productividad

7. Facilidad de manejo, usabilidad

8. Amplia capacidad de personalización

9. Proyecto llave en mano ( licencia + servicios )

10.Cumplimiento de estándares y legislación nacional + internac.

11. Ampliable e-facturación, digitalización certificada, ECM

Características diferenciales vs. otros SGD:

5.2. Comparación frente a otras opciones

1. No es un repositorio virtual como Dropbox o Google Docs

2. No es una solución open-source, red de partners certificados

3. No está limitada a una sola base de datos

4. Solución completa, no requiere desarrollos a medida

5. Se complementa con Sharepoint, pero ya viene completa

6. ERPs y BPM no son SGD profesionales, pero abox se integra

con ellos.

7. Frente a otras soluciones de GD,

abox es 100% web.

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5. Ventajas de abox



6.1. Subsectores más sensibles

Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), …

Seguros, finanzas, bancos, …

Inmobiliarias, constructoras, ....

Transporte, logística, ….

Distribución (alimentación, componentes, …)

Fabricantes de equipos, tecnología, …

Servicios especializados, centros I+D, …

Consultoras, asesorías, notarías, ….

Administraciones públicas (e-Administración)

Aplicación multisectorial:

6.2. Perfil de los clientes interesados

Organización mediana-grande (entre 20-1.000 empleados). Varias sedes/ oficinasUso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros, etc.)Presencia de “islas” de información (necesidad de integración)Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva.Necesidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO9001)Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.) Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de información, plazos de conservación, etc.)Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores (ERPs, CRMs, etc.)

6.3. Recomendaciones básicas

ADMINISTRACIÓN Y GRAN EMPRESA

•Requiere consultoría Archivística•Inicio con piloto monodepartamental•Integración con resto de SI

MEDIANA EMPRESA

•> 25 empleados•Departamento de Sistemas•Experiencia en implantaciones previas de software de gestión

PEQUEÑA EMPRESA

•< 25 empleados•Sin responsable directo de Sistemas•Inicio con SaaS (software en la nube)

6.4. Tipos de partner de Adapting

LP: Prescriptor (Lead Partner)

BP: Implantador de productos (Business Partner -certificado-)

SP: Integrador de soluciones (Solution Partner -certificado-)

Soluciones de negocio

YA!!!Mínimo

desarrollo a medida

6.5. Implantación de productos

Se recomienda análisis y consultoría documental previa:

1. Revisión de la licencia/ selección productos2. Análisis y toma de datos3. Instalación 4. Parametrización y diseño gráfico5. Desarrollos a medida (opcional, mínimo)6. Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)7. Documentación y formación

Necesidad del cliente

Funcionalidad cubierta por SGD

Trabajo a medida

6.6. Ejemplos de implantación en empresas Algunos casos de éxito en España:

Parque de Valdebebas (mayor promotora urbanística) Actren, grupo Renfe (servicios ferroviarios) Isdefe (servicios técnicos para Defensa) Agdojavi (transportes) Audigest (gestoría) Noguera-Piñol (concesionario BMW) Cámara de Comercio de Toledo (servicio público)

El mayor proyecto urbanístico de la historia en Madrid, 10 mill. m2. , 12.500 viviendas, hoteles, CC, C.Justicia

Implantación de un gestor de expedientes urbanísticos, gestionado por documentalistas.

10.000 documentos/ mes, hasta500 usuarios de consulta.

Duración proyecto: 6 meses

Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid.

Implantación de un gestor documental multi-sede.

>100.000 referencias2.000 documentos/mes (creciendo)

50 usuarios internos, acceso clientes.


ISDEFE (Ingeniería de Sistemas para la Defensa de España, S.A.), empresa pública, Madrid.

Implantación de un sistema integral de facturación electrónica con digitalización certificada.

10.000 facturas prov./ año, ampliable a otras series docs.

Gran complejidad facturas y sistemas informáticos (Oracle)

25 usuarios activosDuración proyecto: 9 meses

Transporte Internacional del Mueble, Beniparrell (Valencia).

Implantación de un gestor documental con OCR, facturación electrónica y Extranet para clientes.

2.500 expediciones/ mes

12 usuarios internos, 1.000 clientes


Servicios de auditoría y gestión, Griñón (Madrid).

Implantación de un gestor documental en modo Extranet para clientes.

5.000 documentos/ mes

10 usuarios internos300 clientes


Concesionario BMW, Alpicat (Lleida).

Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos.

200 pedidos/ mes, 25 usuarios internos


Cámara de Comercio de Toledo, organismo público, Toledo, España.

Implantación de un sistema de registro digital de entrada y salida.

>500 documentos / díaAntes, fotocopias para gestión interna y envío físico.

Varias sedes, 40 usuarios internos


6.7. Alianzas estratégicas

OCR/ ICR

I+D

Grandes integradores

7. Demo on-line del productoabox

Gracias por su atención

Adapting, S.L.Parque Tecnológico de Valencia

C/. Charles Robert Darwin, 2046980 Paterna (Valencia) Spain

Tel. +34 961 318 244Fax. +34 961 318 246

[email protected]

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