presentatie juridische inspiratiemiddag 2014 gemeente eindhoven
TRANSCRIPT
Juridische inspiratiemiddag
“Slimmer werken”Bezwaar & Beroep
Jan van Creij/Paul vos
Gemeente Eindhoven
Juridische Inspiratiemiddag – 13 februari 2014
BOVAG-huis Bunnik
Juridische inspiratiemiddag
• Programma Slim Werken
• Uitgelicht: “slimmer werken” Bezwaar & Beroep
Inhoud
Juridische inspiratiemiddag
“Slim Werken is een programma dat zich richt op de
succesvolle en duurzame verbetering van werkprocessen.
Daarbij streven we naar een hogere kwaliteit tegen
lagere kosten. De insteek is om met “lean management”
ons werk écht anders (beter, sneller) en goedkoper
te organiseren. En daardoor vaak ook prettiger en leuker.
http://youtu.be/s3DGfSl-shQ
Sparen met Lean door Innovatie en Medewerkers
Juridische inspiratiemiddag
• Pilot belasting ketens
• Pilot langdurigheidstoeslag/bijzondere bijstand
• Parkeren
• Bezwaar & beroep
• Meldingen Openbare Ruimte
• Kanaalsturing
• Vergunningen
• Toezicht & handhaving*
• Bestelproces
• Formatie & bezetting
• ICT processen
• Vermindering baliecontacten
Tussenresultaat financieel rendement € 3.289.705,--
Resultaten (1)
Juridische inspiratiemiddag
• Lean Studio
• Lean-game (50 games en 575 deelnemers)
• Lean-opleiding (4 halve dagen, verzorgd aan sector Control)
• Lean-praktijk
• Lean-café
• Helpen realiseren van een verbeterklimaat (‘lean-cultuur’)
• Uitwisseling met andere gemeenten/organisaties
• Almere, Nijmegen, Tilburg, Oss
• NMKG
• Dela, Belastingdienst, SNS
• Communicatie
Resultaten (2)
Juridische inspiratiemiddag
• Verwachtingenmanagement over rolinvulling
• Zorgvuldig omgaan met aannames (objectief !)
• Verwerking van opbrengsten in de begroting (besluitvormingsfase)
• Vlottere omschakeling naar de uitvoering van business-cases !
• “Go Gemba” (observatie werkvloer)
• Waken voor “scopedrift”
• Borgen van procesverbeteringen
• Voorzichtigheid geboden met innovatieve technologie
• Voorbeeldgedrag leidinggevenden
• Kennis- en competentie-ontwikkeling (“M-factor”)
Lessen en kritische factoren
Juridische inspiratiemiddag
• Zit aan het einde van de keten
• Afhankelijkheid van primair proces en vakafdelingen• Kwaliteit besluiten
• Aantallen bezwaren
• Communicatie burger
• Inspanning afhankelijk van kwaliteit dossiers
• Geeft leereffect voor betere kwaliteit
• Genezen is goed maar voorkomen is beter
Bezwaar & Beroep
Juridische inspiratiemiddag
• Terugdringing kosten behandeling
• Invoering ‘andere aanpak’ primair proces
• Capaciteits ’problemen’ voeren verweer
• Reorganisatie Sector (samenvoeging afdelingen)
• Meerdere werkprocessen, meerdere systemen
Doorlichten proces bezwaarafhandeling
Juridische inspiratiemiddag
• Werkwijze doorgelicht (o.m. middels werkgroepen)
• Resultaten afgelopen jaren
• Totale kosten afhandeling berekend
Wat is gedaan?
Juridische inspiratiemiddag
Jaar Aantal Gegr. Ong. NO Ingetr. Herzien
2009 1780 16% 37% 8% 18% 21%
2010 1760 15% 37% 9% 17% 22%
2011 1970 12% 41% 10% 17% 20%
2012 2130 16% 38% 9% 15% 22%
Cijfers voorgaande jaren
Juridische inspiratiemiddag
2010Aantal bezwaren 1.780Aantal gerechtelijke procedures 250Totaal 2.030
Berekende totale kosten € 2.325.000,-
Kosten afhandeling bezwaar en beroepschriften
Juridische inspiratiemiddag
Gericht op verbeteren werkproces en beperking capaciteit
Betrekking op:
• Digitalisering
• Werkproces
• Vakafdelingen
• Beperking aantallen
Verbeterpunten
Juridische inspiratiemiddag
• Meer bezwaren digitaal indienen via speciaal format
• Een centraal registratiesysteem, gekoppeld aan een archiveringsysteem
• Digitale verzending stukken
• Digitale toegang tot procesdossier
• Digitale planning hoorzittingen door burger
Digitalisering
Juridische inspiratiemiddag
• Versnellen werkproces niet-ontvankelijke bezwaren en de kennelijk ongegronde bezwaren
• Versnelling in toewijzing bezwaren aan juristen
• Meer standaardisatie teksten in brieven
• Mandatering beslissing op bezwaar
• Aanpassingen bij het horen
Werkproces
Juridische inspiratiemiddag
Maatregelen:
• Positieve antwoordkaart
• Telefonisch horen
• Horen door medewerkers (invoeren ambtelijke procedure)
• Opnemen van de hoorzitting (digitaal opslaan)
Aanpassingen horen
Juridische inspiratiemiddag
• Duidelijkheid taken vakafdeling:
• Aanleveren procesdossiers
• Voeren verweer bij commissie
• verbetering communicatie met burger
• Op orde hebben dossiers
• Terugkoppeling leerpunten uit bezwaar en beroep
• Afspraken op aanlever en reactietermijnen
• Stellen targets per sector
Vakafdelingen
Juridische inspiratiemiddag
• Stellen targets per sector (-35% t.o.v. 2010)
• Te behalen in 2015
• Bij overschrijding, doorbelasting kosten
• Te bereiken door:
• Verbetering communicatie met burger (bijv. door vooraf uitleg geven bij negatieve beschikking, ook betere bereikbaarheid uitvoerende medewerker voor informatie en uitleg;
• Gerichte advisering op verbetering primaire proces
• Inzicht vanuit sectoren op gevolgen wijziging beleid en regelgeving voor bezwaar- en beroepsprocedures en financiering hiervan
Beperking aantal bezwaren
Juridische inspiratiemiddag
• Aantal bezwaarschriften terugdringen van 1800 naar 1200
• Doorvoering van de verbetermaatregelen
• Kostenreductie van € 300.000,--
Doelstelling
Juridische inspiratiemiddag
• Werkproces versneld
• Door snellere afhandeling KNO KOG
• Standarisatie teksten
• Mandatering meeste beslissing op bezwaar
• Invoering ambtelijke afhandelingsprocedure
(beperkt gedeelte naar commissie)
• Aanpassingen horen doorgevoerd
• Verbeterde afspraken met vakafdelingen
Resultaten
Juridische inspiratiemiddag
• Verbeteringen m.b.t. digitalisering (overgangsfase)
• Behalen targets Sectoren
• 2013: 2070 bezwaarschriften ingekomen
Nog uit te voeren