presentatie papierloos werken, 15 april 2011
DESCRIPTION
Presentatie Papierloos werken, griffiersmiddag 15 april 2011 in De BiltTRANSCRIPT
Papierloos werken
W. P. (Peter) Joosten Msc.
Griffiersmiddagje 15 april – De Bilt
Raadsleden
Voordelen papierloos werken⁄ Goedkoper⁄ Effectiever⁄ Gemakkelijker⁄ Duurzamer
Goedkoper?⁄ Businesscase Nijmegen
Kopieerkosten = 58.000 euro per jaar Voor 110 gebruikers = 530 euro per jaar
Aanschaf iPad (600 euro afschrijven overdrie jaar) + mobiel internet (17 euro per maand) = 424 euro per jaar
Personeelskosten?⁄ Business case Nijmegen
Incidenteel (experiment): 4 uur per week
Structureel: 1 uur per weekmaar ook minder uren kopiëren,bezorgen, etc.
Uw eigen business case⁄ Kopieerkosten, drukkosten,
bezorgkosten, etc.⁄ Keuze type apparaat en
afschrijvingstermijn⁄ Keuze mobiel internet of wifi⁄ Keuze gratis verzending of betalen⁄ Keuze bruikleen of raadsvergoeding⁄ Formatie analyse
Effectiever?⁄ “Tegenwoordig ben ik 24 uur per dag
raadslid” Ruud Klein Hemmink
⁄ “De voorbereiding op een raadsvergadering vindt nu flexibel en op elk moment plaats” Evaluatierapport Nijmegen
Gemakkelijker⁄ “iPad is goed tot uitstekend geschikt voor het
lezen van raadsstukken en een prima alternatief voor de papieren versie”
⁄ “Functionaliteiten zoals mail, agenda, internet en tekstverwerken zijn van een grote toegevoegde waarde” Evaluatierapport Nijmegen
Nadelen
Rol van de griffie
⁄ Gebruiker staat centraal⁄ Versiebeheer belangrijk⁄ Navigeren in grote bestanden⁄ Instructie⁄ Helpdesk
Nijmegen⁄ Niet dé oplossing! Papierloos werken is
maatwerk
Dropbox⁄ Documenten van griffie naar raadslid
⁄ Flexibel⁄ Geen afhankelijkheid van leverancier⁄ Gratis (tot 2 Gb)⁄ Samenwerking met afdeling ICT
De gebruiker
iAnnotate⁄ Ophalen⁄ Lezen⁄ Bewerken⁄ Samenwerken ⁄ ‘Taggen’ (labels): dossieropbouw⁄ Zoeken in en naar raadsstukken
Ophalen van documenten⁄ Via Dropbox
Lezen van stukken
Navigeren en zoeken⁄ Tussen documenten⁄ In documenten
Documenten ‘labellen’⁄ Raadsleden of fracties creëren een
eigen RIS
Bewerken
Raadsstukken delen
Extra’s van papierloos⁄ Mail⁄ Agenda⁄ Documenten schrijven
Kan ‘Nijmegen’ bij jullie?
Afhankelijk van (1):⁄ Wensen van de raadsleden⁄ Cultuur van de raad⁄ Vergaderstructuur⁄ Inrichting van de griffie⁄ Kennis bij de griffie
Afhankelijk van (2):⁄ Werkprocessen op de griffie⁄ Inrichting van het RIS⁄ Betrokkenheid van de afdeling ICT⁄ Afstemming met de ambtelijke
organisatie
Succesfactoren+ Initiatief uit de raad+ Gebruiker centraal+ Ondersteuning afdeling ICT+ Goede instructie en helpdesk
Faalfactoren- Documentbeheer (multichanneling)- Te makkelijk denken over implementatie- Falende techniek- (ambtelijke) weerstand
Debat verandert⁄ Google maps⁄ Snel de APV bij de hand⁄ Debat verandert
Toekomstmuziek⁄ Informatievoorziening wordt anders⁄ Flexibelere vergaderstructuur⁄ Griffie als gatekeeper van informatie
1. Gebruikerswensen inventariseren2. Technische randvoorwaarden3. Business case opstellen4. Maatwerkadvies5. Projectimplementatie en begeleiding6. Train de trainer7. Werkprocessen griffie8. Ondersteuning
Necker van Naem ondersteunt
Meer informatie⁄ Peter Joosten, adviseur Papierloos
werken in de raad
⁄ 06 265 127 73⁄ [email protected]