A jour mars 2011

1. Présentation de Google docs1. Présentation de Google docs2. L'accès à Google Docs2. L'accès à Google Docs3. Créer ses documents3. Créer ses documents

3.1 La création3.1 La création3.2 L'enregistrement3.2 L'enregistrement3.3 L'historique du document 3.3 L'historique du document 3.4 Créer un formulaire3.4 Créer un formulaire

4. Gérer & organiser ses documents4. Gérer & organiser ses documents5. Importer des Documents5. Importer des Documents6. Partager et publier ses documents6. Partager et publier ses documents7. Exporter ses documents7. Exporter ses documents8. La particularité du copier/coller8. La particularité du copier/coller

1. Présentation de Google docs1. Présentation de Google docs

Google Docs (ou Google Documents) est une suite bureautique en ligne basée sur la technologie du « Cloud Computing*» et permet de créer et collaborer sur des documents, tableurs, ou présentations.

Le système Google Docs est accessible de n’importe PC ayant un accès internet, via un simple navigateur (CHROME, Mozilla Firefox, Internet Explorer...).

Outre les fonctions classiques d'une suite bureautique telle que celle de Microsoft (Office) ou OpenOffice, Google Docs offre en plus une solution inégalée à ce jour de partage collaboratif en temps réel des documents, le tout dans une suite bureautique 100% gratuite (pour le moment...).

En s'affranchissant de son PC et de sa boîte email (indispensable pour envoyer votre dernière prose à vos collègues), Google, via son Google Docs, devient un acteur majeur des suites bureautique.

* Le Cloud computing est un concept qui consiste à déporter sur des serveurs distants des traitements informatiques traditionnellement localisés sur un serveur local ou sur le poste de l'utilisateur, ainsi que la gestion au quotidien de des fichiers en résultant.

1. Présentation de Google docs1. Présentation de Google docsQue contient Google Documents ?

- Un tableur en ligne qui permet aux utilisateurs de créer, modifier, partager et manipuler des feuilles de calcul grâce à une interface WYSIWYG, comme un tableur logiciel classique mais dans un simple navigateur web.

- Une nouvelle fonctionnalité associée au tableur : la création de formulaires.

- Un traitement de texte : contenant toutes les principales fonctions de ce genre d'outils.

- Une logiciel de présentation, concurrent direct de Power Point ou Impress, fonctionnant par la création de diapositives successives, et, comme ses ainés, l'affichage d'un diaporama pour la présentation du document.

- Un logiciel de dessin : minimaliste, il s'apparente à PAINT de Microsoft.

- Un module d'importation de documents existant, permettant de convertir les formats les plus connus (Excel, Word, …) en format Google Docs

.

2. L'accès à Google Docs2. L'accès à Google Docs

Pour accéder à Google docs, il faut se rendre sur le site de Google, puis accéder au services supplémentaires.

Une fois sur le site www.google.frwww.google.fr, dans le menu en haut de la page google, il faut cliquer sur plusplus... ...puis sur DocumentsDocuments.

Connectons nous avec les identifiants suivants:

Email: monemailMot de passe: monmotdepasse

puis ConnexionConnexion.

Comme pour la plupart des services de Google, Google Documents nécessite d'être connecté à un compte utilisateur.

(1)(2)

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(7)(1) Bouton de création d'un nouveau document(2) Bouton d'importation de documents existant sur PC(3) Zone de présentation des collections de documentsUne collection correspond en fait à un dossier regroupant divers documents de touts types (tableur, présentation...)(4) Liste des fichiers de la collection ouvertechaque lien présenté dans cette zone correspond à un fichier de la collection ouverte (ici accueil). Un simple clic sur le lien ouvre le fichier concerné dans un nouvel onglet.(5) Zone d'aperçu du dernier document ouvert (6) Zone d'organisation de sa collection de documents(7) Zone de partage des documents

Une fois connecté, Google Documents s'ouvre sur la page d'accueil du compte :

3. Créer ses documents3. Créer ses documents

Le principe est le même pour tout les éléments de google docs : tableur, présentation,traitement de texte et dessin.

Pour créer un nouveau fichier, cliquez sur le bouton CREER UN ELEMENT. Une liste déroulante s'ouvre vous proposant tous les types de document existants.

Une fois votre type de document choisi, Google Docs va crééun nouvel onglet contenant à la fois la partie programme (letableur, le traitement de texte...) et la partie document viergeà partir duquel vous pourrez travailler.

3.1 La création3.1 La création

Créons notre première feuille de calcul... Pour cela, cliquez sur créer UN DOCUMENT,puis sur FEUILLE DE CALCUL

En réaction, Google Docs ouvre un nouvel onglet

Vous retrouvez le menuet les barres d'outils d'un tableur...

Ainsi que votre feuillede calcul... ...qui, par défaut, n'est pas enregistrée...

Pour terminer la création de notre feuille de calcul, nous allons lui attribuer un nom.Pour cela cliquez sur le menu FICHIER, puis sur le sous-menu RENOMMER.

En réaction, Google docs affiche cette boîte de dialogue

Il nous suffit de renommer la feuille et de cliquer sur OK

Notre onglet s'appelle maintenant TEST... et sont état est passé automatiquement àEnregistré.

3.2 L'enregistrement de vos documents3.2 L'enregistrement de vos documents

De ce point de vu, Google Doc à une particularité : il va enregistrer automatiquementvotre documents à un intervalle régulier de quelques...secondes... après chaque modifications.

Du coup, la fréquence de ces enregistrements à un avantage majeur, c'est que je peuxlaisser en plan mon travail sur le document, et ne pas me soucier de savoir si j'aioublié de l'enregistrer ou non... Google fera le travail à ma place.

L'inconvénient du système, c'est que parfois, on ne souhaite pas enregistrer son travail...Mais la encore, Google à penser à tout...

3.3 L'historique du document3.3 L'historique du documentIl s'agit sans doutes d'une des fonctions majeure du système.

Dans le cas énoncé ci dessus, elle permettra de revenir en arrière très simplementdans le document.

Mais sa véritable utilité concerne le partage du document entre plusieurs utilisateurs

Notez que jamais auparavant, un fonctionnalité si puissante n'a été proposégratuitement par un éditeur.

Pour accéder à cette fonction, toujours à partir de notre exemple de feuille de calcul,cliquez sur le menu FICHIER, puis sur le sous-menu HISTORIQUE DES REVISIONS

En réaction, vous verrez apparaître à droite unefenêtre contenant l'historique du document

En cliquant sur l'une des révisionsproposées, Google Docs vous affiche à l'écran la partie du document concernée, et vous propose de restaurer cette révision c'est à dire de supprimer les modifications qui ont été apportées au document à ce moment précis.

Dans le cas de documents partagés entre plusieurs utilisateurs, ici Neptua et Bibneptune, Google Docspermettra de revenir sur les modifications effectuéespar chaque utilisateur...

Notez toutefois que seul les utilisateurs ayant un droitde modification peuvent accéder à cette fonction (voirchapitre 6)

L'antériorité des modifications ainsi proposée est considérable, et permet de revenir très loin en arrière.

Google Docs nous apporte une nouvelle fonctionnalité très appréciable, qui vous permet désormais de publier des sondages, inscription en ligne ou tout autre type de questionnaire et de récolter les résultats directement dans votre feuille de calcul Google Docs.

3.4 Créer un formulaire3.4 Créer un formulaire

Pour cela, cliquez sur Créer un élément, puis sur Formulaire

La page de construction du formulaire s'ouvre dans un nouvel ongletqui va vous permettre de construire votre formulaire en ajoutant diverséléments, comme des questions, des questions à choix multiple,des listes déroulantes...

Vous pourrez ensuite très simplement soit, envoyer ce formulaire à une liste de contactsemails, soit, via un lien fournis par Google Docs, mettre à disposition ce formulaire survotre site internet ou sur votre Blog.

La consultation des réponses ouvrira automatiquement une feuille de calcul avec lesréponses formulés.

Vous pourrez à tout moment, via cette feuille de calcul, modifier votre formulaire.

Les inscriptions aux ateliers de L'ECM sont créées par cet outil.

La zone en jaune représente un élément du formulaire. Vous pouvez rajouter deséléments (liste déroulante, case à cocher, questions...) en utilisant ce bouton

Les boutons d'édition permettent de dupliquer,éditer ou supprimer un élément

A tout moment, vous pouvez obtenir l'aperçude votre formulaire en cliquant sur ce lien

Vous pouvez envoyerce formulaire à uneliste de destinataires et consulter les

réponses reçues

4. Gérer & organiser ses documents4. Gérer & organiser ses documents

Google Docs offre une solution de gestion de document quise rapproche dans son utilisation de l'explorateur Windows.

Il vous permet de créer des collections, sorte de dossiers dans lequel vous pourrez classer vos documents.

Encore une fois, la création d'une collection se fait à partir du bouton CREER UN ELEMENT.

Une fois vos collections créées, vouspouvez classer vos fichiers avec un simple glisser/déplacer

Vous pouvez mettre aussi vos fichier à la corbeille, Pour cela cliquez sur le fichier avec le bouton droitde la souris, et choisissez le sous menu« Déplacer vers la corbeille »

5. Importer des Documents5. Importer des DocumentsL'une des fonctions très pertinente de Google Docs est l'importation des types de fichiersLes plus connus.

- Word, Open Office, StarOffice, HTML, et RTF pour le traitement de texte- Fichiers Excel et OpenDocuments et CSV pour les tableurs- et les fichiers PDF

Il suffit pour cela d'indiquer vos fichiers à télécharger via le lien « Sélectionnez les fichiers à importer »

Vous pouvez ainsi importer plusieurs fichiers en même temps, en choisissant leurCollection de destination & leur niveau de partage.

Notez les limitations de taille des fichiers à importer :- 1 Mo pour les documents de type traitement de texte- 20 Mo pour les documents de type tableur- 2 Mo pour les images et les fichiers PDF.

L'espace total dont dispose chaque compte Google est de 1Go (1024 Mo). Cet espace peut être encore augmenter moyennant un abonnement aux services 0.5$ par moispour 20 Go d'espace disponible : autant dire que Google met la barre très haut du point de vu du prix de revient par Gigaoctets...

6. Partager ses documents6. Partager ses documentsLes options de partage de fichier se trouvent sur la gaucheDe l'écran, et indique la situation du fichier sélectionné.

L'exemple ci-contre indique un fichier partagé entre 3 comptes utilisateurs différents ayant chacun des droitsde modification.

Pour modifier ces droits, il suffit de cliquer sur votre fichier, puis sur « Actions »puis « Partager », et enfin « Paramètres de partage »

La fenêtre de partage s'ouvre, et vous permet de modifier le partage

Cette zone vous indique lesnoms des comptes Googleayant actuellement accès, et le type d'accès autorisé

Vous pouvez très facilementrajouter un compte en saisissant une adresse email ou le nom du compte à partager

Ce lien permet un accès instantané au document partagé, Il vous suffit dele copier, et de le diffuser aux personnes que vous souhaitez inviterà partager ce document.

Vous pouvez définir les optionsde visibilités de votre fichier :

- Public : votre fichier se trouveradans l'index global des résultatsde recherche de Google. ToutInternaute, ou qu'il soit, peut y accéder sans autorisations.Il s'agit donc d'une option à manipuler avec précaution...

- Les utilisateurs disposant du lien : c'est vous qui décidez qui accède au fichier. Ce Dernier ne figure pas dans les recherches de Google.

- Privé : Vous décider des autorisations de chacun (voir page précédente)

Ces paramètres de partage peuvent être attribués par fichier, ou par collection. Dans le cas d'une collection, tous les fichiers de cette dernières auront du coup les mêmes attributs de partage.

L'une des distinction à bien comprendre : un compte Utilisateur Google ne représentepas forcément un seul utilisateur.

Vous pouvez, via un compte, vous connecter sur le même documents sur plusieursordinateurs à la fois.

Il n'est donc pas toujours pertinent d'attribuer un compte par utilisateur.

Toutefois, si vous souhaitez utiliser à fond la technique de l'historique, il dans ce caspertinent d'attribuer un compte à chaque utilisateur.

Publier ses documentsPublier ses documents2 possibilités :

1. Google propose de mettre en ligne un document avec une adresse spécifique que vous pouvez transmettre : le document est visible de tout le monde

Pour cela, cliquer sur la flèche à droite du bouton « Partager » en haut à droite. Il est possible d'envoyer directement ce document par mail, mais il est possible aussi de « publier/incorporer sur le web».

Publier ses documentsPublier ses documents

Google génère une adresse automatique avec une taille d'affichage que l'on peut modifier. Il n'y a rien à faire à part donner l'adresse à qui veut

2. Nous pouvons aussi copier-coller le lien qui apparaît sur note site internet dans un articleQue l'on veut mettre en ligne

7. Exporter ses documents7. Exporter ses documents

Si Google Docs vous permet d'importer vos documents, il permet aussi très simplement d'effectuer l'opération inverse avec la fonction « Télécharger ».

Vous la trouverez en cliquant sur votre fichier à exporter avec le bouton droitde la souris, ou directement dans votre document, via le menu « Fichier ».

Il ne vous reste qu'à choisir le formatde conversion souhaité, et, une foisle traitement terminé, Google vousproposera de télécharger le fichierconverti.

Les formats d'export gérés par lesystèmes sont les mêmes que pourl'importation vue précédemment

8. En conclusion8. En conclusionGoogle propose une suite bureautique qui, sous ses aspects austère, se révèleextrêmement puissante, même si l'on est encore loin du panel de fonctions d'un Excel ou d'un Word (que nous n'utilisons pas au quotidien, d'ailleurs).

L'aspect collaboratif le destine vraisemblablement aujourd'hui à un usage en entrepriseplus qu'individuel, et saura convaincre même les plus réfractaires au partage dedocuments.

Rappelons qu'aujourd'hui, Google Docs est TOTALEMENT GRATUIT... Pour combiende temps encore ?

De plus, cette suite bureautique évolue à une vitesse stupéfiante. De nouvelles fonctionnalités apparaissent régulièrement.

Le Cloud Computing, fer de lance du développement actuel de Google, nous permetde nous affranchir de la puissance de nos PC, des mises à jour de logiciels, et de la gestion au quotidien de nos documents (sauvegarde, organisation...).

Notre tutorielNotre tutoriel

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Vous êtes libres :Vous êtes libres :

* de reproduire, distribuer et communiquer cette création * de reproduire, distribuer et communiquer cette création * de modifier cette création * de modifier cette création

Selon les conditions suivantes :Selon les conditions suivantes :

Paternité — Vous devez citer le nom de l'auteur original de la manière indiquée Paternité — Vous devez citer le nom de l'auteur original de la manière indiquée par l'auteur de l'oeuvre ou le titulaire des droits qui vous confère cette autorisation par l'auteur de l'oeuvre ou le titulaire des droits qui vous confère cette autorisation

(mais pas d'une manière qui suggérerait qu'ils vous soutiennent ou approuvent (mais pas d'une manière qui suggérerait qu'ils vous soutiennent ou approuvent votre utilisation de l'oeuvre).votre utilisation de l'oeuvre).

Pas d'Utilisation Commerciale — Pas d'Utilisation Commerciale — Vous n'avez pas le droit d'utiliser cette création à des fins commerciales. Vous n'avez pas le droit d'utiliser cette création à des fins commerciales.

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