présentation de la démarche de gestion des métiers et des compétences

Sans durée on ne construit rien

Dexia DS ServicesPerformance des organisationsSanté au travail

Présentation de la démarche de gestion des Présentation de la démarche de gestion des

Métiers et des CompétencesMétiers et des CompétencesApproche Métiers Compétences

2 Dexia DS Services - tous droits réservés

Dexia DS ServicesDexia DS Services

PERFORMANCE DES ORGANISATIONS SANTÉ AU TRAVAIL

Accompagnement à la démarche qualité selon les référentiels ISO, EFQM, CAF

Optimisation de la gestion documentaire

Informatisation des activités par un outil workflow

Actions curatives. Soutien psychologique individuel et collectif

. Maintien et retour à l’emploi

. Contre-visites et expertises

Actions préventives . Diagnostics hygiène et sécurité

. Formations

. Accompagnement et pilotage de plans d’actions

GPMC : logiciel et accompagnement


Le contexte de la démarche Métiers Compétences

Introduction généraleIntroduction générale

La place de la démarche Métiers Compétences dans le projet d’établissement

Les facteurs clefs de succès de la démarche Métiers Compétences

Présentation du diagnostic GPMC

Exemple de démarche

Présentation du concept de GPMC

Schéma d’organisation générale de la GPMC

Présentation du programme de formation GPMC

Les réponses possibles au contexte et aux évolutions


Présentation du concept de GMPCPrésentation du concept de GMPC

Définition

La GMPC peut se définir comme la conception, la mise en œuvre et le suivi de politiques et de plans d’actions cohérents :

– visant à réduire de façon anticipée les écarts entre les besoins et les ressources humaines de l’organisation (en termes d’effectifs et de compétences) en fonction de son plan stratégique (ou au moins d’objectifs à moyen terme bien identifiés)

– et en impliquant l’agent dans le cadre d’un projet d’évolution professionnelle

Enjeux

Anticiper quantitativement et qualitativement l’évolution des ressources et des besoins

Déterminer les rôles des différents acteurs

S’adapter aux évolutions démographiques


Schéma d’organisation générale de la GPMCSchéma d’organisation générale de la GPMC

Stratégie organisationnelle, projet d’établissement

Métiers – CompétencesCartographie des métiers

Référentiels de compétences

Plans d’actionsRecrutement, mobilité, évaluation,

formation…

Besoinsfuturs

Ressourcesactuelles


Le contexte et les enjeux de la démarche Métiers Compétences Le contexte et les enjeux de la démarche Métiers Compétences au sein de la Fonction Publique Hospitalièreau sein de la Fonction Publique Hospitalière

L’impact des réformes hospitalières sur les règles de fonctionnement et l’organisation des établissements de santé (SROS 3, certification V2, nouvelle gouvernance, …)

L’optimisation du budget effectif et masse salariale dans un contexte financier très contraignant laissant de faibles marges de manœuvre

L’évolution de la démographie qui touche aussi bien les patients que les professionnels de santé

L’évolution de la demande des usagers qui oriente les stratégies de soins des établissements

Les difficultés liées à certains métiers : problématique de recrutement, turn-over, métiers sensibles

Vers une « culture métiers compétences » : réalisation du Répertoire des Métiers de la FPH en 2004, diffusion de l’étude sur les métiers sensibles en 2007


ALORS, QUE FAIRE ?ALORS, QUE FAIRE ?

Recruter, former et/ou promouvoir et dans quelle proportion?

Remplacer ou non les départs en retraite ?

Sous-traiter, externaliser ?

Favoriser ou non les temps partiel ?

Redéployer en interne et à quelles conditions ?

Permettre au salarié de se déterminer dans ses choix professionnels (adapter ses compétences)


Les réponses possibles au contexte et aux évolutions Les réponses possibles au contexte et aux évolutions

Sur un plan quantitatif au niveau national : ajuster la politique des quotas au niveau local : renforcer les outils d’analyse et de projection, de simulation RH,

d’évaluation des besoins

Sur un plan qualitatif Améliorer le développement de carrière des agents Améliorer l’environnement et les conditions de travail Renforcer les démarches de gestion anticipée de l’emploi et des compétences

Court terme Moyen et long terme

Gestion des effectifs au coup par coup

Prévisions par statuts et / ou catégories

Gestion des métiers et des compétences

Anticipation des métiers et développement des compétences

Statut (grade /poste)

Métiers / Compétences

Les 2 niveaux de la GRH


Les facteurs clefs de succès de la démarche Métiers Les facteurs clefs de succès de la démarche Métiers CompétencesCompétences

Fixer les objectifs de la démarche métiers compétences en cohérence avec le projet stratégique de l’établissement

Impulser la démarche par le haut par la mobilisation du directeur et de l’équipe de direction

S’organiser en « mode projet » avec un chef de projet et des groupes de travail disponibles qui soutiennent et légitiment la démarche

Impliquer l’encadrement, leurs équipes et les partenaires sociaux en informant et communiquant régulièrement et en les accompagnant dans l’appropriation de la démarche et de ses outils

Faire vivre la démarche dans la durée grâce à une base de données unique, partagée et intégrée au système d’information de l’établissement



Présentation du diagnostic GPMCPrésentation du diagnostic GPMC


Rappel des grands principes du diagnostic Rappel des grands principes du diagnostic

Différentes typologies de personnes ont été rencontrées Directeurs Généraux Responsables Ressources Humaines Responsables de Soins Cadres de Soins Responsables Qualité

Les entretiens ont duré en moyenne 2 heures

A l’issue des entretiens, des documents ont été collectés Projet sociaux Organigramme Fiches de poste Guides évaluateurs/ évalués Grilles d’évaluation…


Stratégie

Recrutement

Les thèmes abordés dans le guide d’entretienLes thèmes abordés dans le guide d’entretien

Évolution

Formation

Évaluation

Carrière

Communication


Stratégie

Recrutement

StratégieStratégie

Évolution

Formation

Évaluation

Carrière

Communication


StratégieStratégieLes grandes tendancesLes grandes tendances

Les cliniques évoluent dans un contexte mouvant Des rachats par des groupes Une diversification des activités (développement de l’hôtellerie…) Une externalisation des activités et des personnels (bio nettoyage, restauration…)

Des démarches qualité sont mises en œuvre dans chaque clinique Une préparation de la certification V2 et V3

Les projets d’établissement intègrent la dimension ressources humaines Des projets sociaux qui valorisent la notion de GPMC (recrutement, intégration,

évaluation…)

Une gestion des ressources humaines qui a récemment pris de l’ampleur et qui connaît un partage des responsabilités auprès : Des Directeurs Des Responsables Ressources Humaines Des cadres


Stratégie

Recrutement

RecrutementRecrutement

Évolution

Formation

Évaluation

Carrière

Communication


RecrutementRecrutementLes grandes tendancesLes grandes tendances

La majorité des cliniques structure la gestion de leur recrutement Des procédures formalisées, des outils existants

Un recours au personnel occasionnel limité afin de garantir une qualité de soins aux patients Mise en œuvre de « pools » de remplacement Organisation de systèmes d’auto-remplacements

Des difficultés de recrutement identifiées sur les métiers de soins Infirmier(ère) Aide Soignant(e)…

Des actions envisagées pour pallier les difficultés de recrutement Fidélisation des stagiaires Actions de marketing et de communication…


Stratégie

Recrutement

ÉvaluationÉvaluation

Évolution

Formation

Évaluation

Carrière

Communication


ÉvaluationÉvaluationLes grandes tendancesLes grandes tendances

La majorité des cliniques commence à structurer le processus de l’entretien d’évaluation Une pratique globalement récente et mise en œuvre dans le cadre de l’accréditation Une pratique commune à tous les métiers réalisée sans référentiels de compétences

La majorité des salariés est évaluée Une évaluation du personnel soignant et non soignant est réalisée de manière aléatoire

Des objectifs sont généralement fixés, en accord avec le salarié Les objectifs sont établis à partir du projet de service et portent sur la gestion des

Ressources Humaines, l’application de procédures…

Des différences existent dans la mise en œuvre de l’entretien d’évaluation Fréquence : tous les ans, tous les deux ans ou pratique plus ponctuelle Niveau de formalisation : de l’absence de supports à l’existence de supports adaptés à

chaque métier Perception : de « l’entretien de contrôle » à un « temps d’échanges privilégié » Autres différences relatives à la formation des évaluateurs et à la sensibilisation des

évalués


Stratégie

Recrutement

FormationFormation

Évolution

Formation

Évaluation

Carrière

Communication


FormationFormationLes grandes tendancesLes grandes tendances

La majorité des cliniques structure leur gestion de la formation Dans les plus grandes structures : une commission de formation est chargée de

l’élaboration du plan de formation Dans les plus petites structures : le plan de formation est élaboré conjointement par les

responsables ressources humaines et les cadres

Le plan de formation des cliniques est alimenté par : Le Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens Le projet d’établissement Les orientations prioritaires de l’OPCA Les projets de service Les demandes individuelles exprimées lors des entretiens d’évaluation et/ou dans des

fiches de recueil des souhaits de formation

Le Droit Individuel de Formation (DIF) s’organise au sein des cliniques Une communication autour du DIF plus ou moins importante (information aux instances,

campagne d’information via Formahp) D’une manière générale, peu de demandes individuelles sont exprimées Un compteur DIF parfois utilisé prioritairement dans le cadre de formations « obligatoires »


Stratégie

Recrutement

CarrièreCarrière

Évolution

Formation

Évaluation

Carrière

Communication


CarrièreCarrièreLes grandes tendancesLes grandes tendances

La majorité des cliniques formalise une procédure d’intégration liée à celle du recrutement pour les nouveaux salariés en CDI et CDD Mise en œuvre de ces procédures dans le cadre de l’accréditation

Des pratiques et outils existants assurant l’intégration des salariés Journée d’accueil Livret d’accueil Travail en « doublure » Tutorat Parrainage Évaluation de la procédure d’intégration

Une transmission des compétences souvent réalisée de manière informelle

Une volonté partagée d’intégrer les stagiaires à favoriser dans un contexte de pénurie d’effectifs


Stratégie

Recrutement

ÉvolutionÉvolution

Évolution

Formation

Évaluation

Carrière

Communication


ÉvolutionÉvolutionLes grandes tendancesLes grandes tendances

Les cliniques connaissent les métiers dits « sensibles » Infirmier(ère) Aide Soignant(e) Kinésithérapeute Médecin spécialisé Facturier(ère)…

Les cliniques ont la possibilité d’anticiper les futurs départs Du fait de la « taille humaine » des structures Du fait d’une veille régulière assurée par des tableaux de bords et des outils informatiques

efficients dans les grandes structures

Les cliniques « subissent » des mouvements de personnel importants, particulièrement sur le métier d’infirmier(ères) Des difficultés de fidélisation du personnel

Une politique de mobilité et de promotion interne encouragée Profils cibles : AS, ASH et IDE Mobilité transversale et hiérarchique


Les Focus du diagnosticLes Focus du diagnostic

Sur quels éléments doit-on focaliser l’accompagnement ?


Diagnostic GPMC et dispositif de formationDiagnostic GPMC et dispositif de formation

Les grandes tendances +

Les exemples de bonnes pratiques

+Les focus

Diagnostic GPMC

Adaptation du dispositif de formation



Présentation du programme de formation GPMCPrésentation du programme de formation GPMC


Programme de formationProgramme de formation

Phase 1: Actualisation des outils de GPMC (nomenclature des métiers et profils métiers/fiches de fonction)

Phase 2 : déploiement de la pratique de l’entretien annuel d’évaluation

Phase 3 : Utilisation des outils de GPMC


Constats issus des diagnostics Les cliniques ont recours à des terminologies et des outils différents dans le cadre de la mise en

œuvre de démarches GPMC Dans le cadre d’une démarche mutualisée, il est nécessaire de s’accorder sur les terminologies et les

outils à utiliser afin de disposer d’une base de travail commune

Apports de notre accompagnement Acquisition d’une méthodologie complémentaire, utile lors de la création et/ou l’optimisation des

outils existants– Possibilité de créer des profils métiers et des fiches de fonction et /ou d’optimiser les supports existants à partir

du Répertoire National des Métiers en ajoutant certaines rubriques en fonction de leur pertinence

Échange de « bonnes pratiques » – Possibilité pour les cliniques de prendre connaissance des supports existants dans les autres cliniques

Phase 1Phase 1 : actualisation des outils de GPMC (nomenclature des : actualisation des outils de GPMC (nomenclature des

métiers et profils métiers/fiches de fonction)métiers et profils métiers/fiches de fonction) PrésentationPrésentation


Formation Présentation du projet et définition des terminologies communes dans le cadre de la GPMC Présentation du Répertoire National des Métiers de la Fonction Publique Hospitalière Actualisation des outils de GPMC en lien avec le Répertoire National des Métiers

– Nomenclature des métiers et profils métiers/fiches de fonction

Identification des métiers dits « sensibles » (métiers en évolution, en déclin, métiers pour lesquels il est difficile de recruter…)

En quoi le Répertoire National des Métiers peut-il enrichir les supports existants dans les cliniques?

Accompagnement Échange sur la typologie de compétences à évaluer : savoir, savoir-faire, savoir-être Réalisation de référentiels de compétences sur les métiers « sensibles » identifiés, à partir des

supports existants

Objectifs Disposer d’un vocabulaire commun dans le cadre du projet GPMC Disposer d’une base de travail commune en lien avec le Répertoire National des Métiers (nomenclature des métiers, profils métiers et fiches de fonction)

Phase 1Phase 1 : actualisation des outils de GPMC (nomenclature des : actualisation des outils de GPMC (nomenclature des

métiers et profils métiers/fiches de fonction)métiers et profils métiers/fiches de fonction) ProgrammeProgramme


Constats issus des diagnostics Les cliniques ont récemment développé la pratique de l’entretien annuel d’évaluation Tous les évaluateurs ne sont pas formés à la pratique de l’entretien annuel d’évaluation La majorité des cliniques ne dispose pas de supports d’évaluation adaptés à chaque métier Dans le cadre du projet GPMC, les cliniques souhaitent être accompagnées dans le déploiement de l’entretien annuel d’évaluation (formation des évaluateurs et/ou création de supports)

Apports de notre accompagnement Harmonisation de la conduite de l’entretien d’évaluation grâce à la formation de « référents internes » Consolidation de la pratique de l’entretien d’évaluation grâce à l’élaboration de supports adaptés à chaque métier (référentiels de compétences) Échange de « bonnes pratiques »

Phase 2 :Phase 2 : déploiement de la pratique de l’entretien annuel déploiement de la pratique de l’entretien annuel d’évaluationd’évaluationPrésentationPrésentation


Accompagnement Mise en œuvre d’outils d’évaluation adaptés aux pratiques ressources humaines : formulaire

d’évaluation associé à des référentiels de compétences, guides d’évaluation « évalué » et « évaluateur »

Formation Identification des grands principes de l’entretien d’évaluation et de ses étapes (préparation,

conduite et conclusion) Définition des objectifs individuels et collectifs Maîtrise des outils d’évaluation Gestion de la pratique de l’entretien d’évaluation Exploitation de l’entretien d’évaluation

Phase 2 :Phase 2 : déploiement de la pratique de l’entretien annuel déploiement de la pratique de l’entretien annuel d’évaluationd’évaluationProgrammeProgramme

Objectifs* Développer la conduite des entretiens annuels d’évaluation

Associer des outils d’évaluation adaptés à la conduite des entretiens

* Pré-requis : 1/ l’établissement commence à structurer le système d’évaluation 2/ l’ensemble des cadres de l’établissement n’est pas formé à la conduite des entretiens d’évaluation


Accompagnement Déploiement des outils d’évaluation adaptés aux pratiques ressources humaines : formulaire

d’évaluation associé à des référentiels de compétences, guides d’évaluation « évalué » et « évaluateur »

Formation Rappel des grands principes de la conduite de l’entretien d’évaluation et de ses étapes Exploitation de l’entretien d’évaluation en matière de formation, recrutement, gestion des

carrières et mobilité Présentation et déploiement des outils d’évaluation adaptés aux pratiques ressources

humaines : formulaire d’évaluation associé à des référentiels de compétences, guides d’évaluation « évalué » et « évaluateur »

Phase 2 :Phase 2 : déploiement de la pratique de l’entretien annuel déploiement de la pratique de l’entretien annuel d’évaluationd’évaluationProgramme –Programme – Déclinaison envisageableDéclinaison envisageable

Objectifs* Développer la pratique des entretiens annuels d’évaluation

Mettre en œuvre des outils d’évaluation adaptés

* Pré-requis : 1/ l’établissement a mis en place depuis plusieurs années le système d’évaluation 2/ l’ensemble des cadres de l’établissement est déjà formé à la conduite des entretiens d’évaluation


Constats issus des diagnostics La majorité des cliniques n’a pas recours aux entretiens annuels d’évaluation pour alimenter les processus RH Les cliniques ont développé des outils et des processus de GPMC sans systématiquement structurer une démarche Afin d’alimenter les processus RH, il est nécessaire d’exploiter les informations recueillies dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation et de structurer le projet GPMC

Apports de notre accompagnement Réflexion sur le rôle de l’entretien annuel d’évaluation : alimentation des processus RH et des tableaux de bord par une meilleure lecture des entretiens

Structuration de la démarche GPMC « en mode projet » : pérennisation possible de la démarche

Échange de « bonnes pratiques »

Phase 3 :Phase 3 : utilisation des outils de GPMC utilisation des outils de GPMCPrésentationPrésentation


Formation Utilisation de l’entretien annuel d’évaluation dans les pratiques ressources humaines

– Construire le plan de formation– Assurer le transfert des compétences dans le cadre des besoins de recrutement (tutorat, intégration…) – Développer la mobilité et la gestion des carrières

Gestion et organisation d’une démarche GPMC : positionnement et rôle des acteurs– La fonction Ressources Humaines– L’encadrement…

Phase 3 :Phase 3 : utilisation des outils de GPMC utilisation des outils de GPMCProgrammeProgramme

Objectifs Exploiter l’entretien annuel d’évaluation dans les pratiques ressources humaines en matière de formation, de mobilité, de gestion des carrières

Structurer et organiser une démarche GPMC

présentation de la démarche de gestion des métiers et des compétences

Documents