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SMARTSMSSender

RPServiceConsulenze alle aziende

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Invia le tue scadenze mensili via SMS.A partire da un foglio Excel.

E non solo…

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La necessità

LE COMUNICAZIONI AI CLIENTI: Molte aziende si trovano spesso nella condizione di dover comunicare in maniera rapida con i propri clienti. Ad esempio il completamento di una pratica, o la scadenza di un canone. Attività che, se effettuate tramite chiamata telefonica, potrebbero risultare molto onerose.

LE SCADENZE : Le agenzie assicurative e i consulenti assicurativi sanno di che cosa si parla quando bisogna comunicare la scadenza del pagamento di un premio all’assicurato. Si tratta spesso di stampare molte lettere, di imbustarle, di affrancarle e spedirle via posta. Questo comporta, oltre al tempo necessario per la preparazione delle comunicazioni, l’utilizzo della consegna postale. Questa modalità risulta spesso inefficiente, con consegne effettuate in ritardo o addirittura non effettuate. Le lettere molto spesso tornano al mittente per indirizzi non trovati o non validi. Tutto questo rappresenta un costo sostenuto dalle agenzie che non si traduce in un servizio efficiente e puntuale.



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La proposta

I MESSAGGI SMS: Inviare la comunicazione di una scadenza via SMS rappresenta un’ottima soluzione per questa esigenza.a) la consegna è immediatab) la comunicazione raggiunge la persona interessatac) è possibile sapere se il messaggio è stato consegnatod) è possibile inserire i dati relativi alla scadenza all’interno

dei messaggi

DRASTICA RIDUZIONE DEI COSTI: A fronte di un costo di circa 1 Euro per ogni comunicazione via lettera (0,70 Euro di affrancatura + costi interni) una comunicazione via SMS costa a regime un massimo di 0,15 Euro.



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Come iniziare

Da un foglio Excel: Tutte le agenzie e i consulenti

hanno un sistema dal quale attingere i dati delle scadenze.

Si tratta di esportare questi dati all’esterno del sistema, utilizzando una delle funzioni specifiche all’interno del sistema stesso.

Sul foglio Excel così ottenuto saranno disponibili i dati relativi sia al cliente (nome, cognome, numero di cellulare, ecc.) che relativi alla polizza (data di scadenza, tipo di polizza, targa, numero di polizza, ecc.)

Questi dati, attraverso poche impostazioni, si possono integrare ed inviare nei messaggi SMS.



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Come iniziare

Tramite accesso diretto: Spesso le aziende hanno un loro

sistema interno, sul quale vengono registrati i dati relativi alle attività giornaliere (ad esempio avanzamento pratiche, completamento, ecc.)

Per utilizzare SMARTSMSSENDER è sufficiente studiare la registrazione di questi dati e configurare una modalità di accesso.

In questo modo, è possibile estrarre dal sistema i dati del cliente (nome, cognome, cellulare) e i dati necessari per l’invio (numero abbonamento, numero pratica), facendo in maniera che l’invio avvenga in un momento preciso (ad esempio al momento della chiusura della pratica)

Tutti questi dati, attraverso poche impostazioni, si possono integrare ed inviare nei messaggi SMS.



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Cosa fa

Le funzioni principali:

Gestione rubrica; Gestione dati messaggi; Configurazione

importazione dati; Trascodifica dei dati; Integrazione dei dati; Creazione messaggi; Automazione processo

(macro) Report consegna

messaggi (opzionale)



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Gestione rubrica

Le funzionalità:

Gestione dati anagrafici; Gestione gruppi (per

operazioni di marketing indirizzate ad un target preciso);

Gestione nominativi associati (contraenti che fanno capo a un solo cellulare);

Importabile da Excel;



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Dati messaggi

Le funzionalità:

Gestione dati scadenze;

Gestione gruppi (per invio messaggi differenziati);

Importabile da Excel;



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Definizione dati

Configurazione importazione dati:

Scelta del file da importare o della sorgente dati;

Definizione colonne contenenti i dati necessari;

Definizione campi dove importare i dati;

Definizione trattamento righe con numero non valido

Definizione trattamento righe con numero di cellulare ripetuto;

Possibilità di creazione diverse definizioni (per importare dati da fonti diverse)

Possibilità di salvare le impostazioni per il riutilizzo o per l’automazione (macro)



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Definizione dati

Trascodifica dei dati:

Possibilità di decodificare i dati (se la colonna di un foglio Excel contiene un codice è possibile definire una tabella con i diversi significati del codice stesso e inserire il valore ottenuto all’interno dei dati);

Possibilità di trattare le date (creando decadi, quindicine, ecc.)




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Definizione dati

Integrazione dei dati:

Con la funzione Unione è possibile inserire automaticamente dati dalla rubrica sulle scadenze;

Se ad esempio sulle scadenze manca il numero di cellulare è possibile inserirlo leggendolo dalla rubrica;




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Invio messaggi

Comporre i messaggi:

Possibilità di invio dati sia dalla rubrica che dalle scadenze;

Possibilità di inserire i dati all’interno dei messaggi;

Possibilità di visualizzare in anteprima i messaggi prima dell’invio;

Possibilità di verificare preventivamente la lunghezza dei messaggi da inviare;

Possibilità di impostare il mittente dei messaggi;

Possibilità di invio immediato o di programmare l’invio dei messaggi in una data e un’ora precisa;

Possibilità di creare messaggi differenziati in base ai dati utilizzando i filtri;




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Automazione

Usare le macro:

Definendo una macro è possibile eseguire tutte le funzioni del programma in sequenza;

Ad esempio, si può creare una macro che esegua importazione delle scadenze e l’invio dei messaggi;

Oppure, una macro che importi la rubrica da un foglio, le scadenze da altri due fogli, che unisca alle scadenze il numero presente in rubrica, che effettui due invii messaggi differenziati (uno per le polizze auto e uno per le altre polizze);

Con una macro tutte le operazioni possono essere eseguite in pochi secondi;

Possibilità di salvare la macro per il riutilizzo



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Automazione

Programmare le macro:

Programmando l’esecuzione di una macro è possibile eseguirla automaticamente senza intervento da parte dell’operatore;

Ad esempio, si può creare una macro che estragga da un sistema le pratiche archiviate del giorno e invii ai clienti l’avviso di completamento;

Una volta creata la macro, è possibile inserire nell’utilità di pianificazione di Windows una chiamata giornaliera al programma aggiungendo alla riga il nome della macro da richiamare;

In questo modo il sistema lavorerà in maniera completamente autonoma



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Consegna messaggi

Verifica della consegna:

Come servizio opzionale, è possibile ricevere automaticamente un report contenente il numero di cellulare, il nome e il cognome della persona contattata (se inserito), l’esito del messaggio e la data/ora di consegna;

Il servizio invia via e-mail, ad un indirizzo fornito, il report richiesto, entro le 24 ore successive;

L’esito del messaggio garantisce la verifica della comunicazione e della validità del numero;

Esempio di stato possibili: «Messaggio consegnato»; «Destinatario non valido (inesistente/in portabilità/non abilitato)»; «Numero errato»; ecc.



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Normativa privacy

Riservatezza dei dati:

Una volta che i messaggi hanno completato il loro ciclo con l’invio dell’ultima ricevuta di consegna, i dati sensibili vengono eliminati dal sistema;

Un programma automatico, entro 7 giorni dall’invio, provvede a cancellare il messaggio inviato e gli altri dati;

Sarà quindi cura del cliente archiviare i report di consegna inviati via e-mail qualora necessario;



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Stampa avvisi

Stampa avvisi su carta:

Se attiva la verifica di consegna, è possibile stampare gli avvisi su carta per tutti i clienti che non hanno potuto ricevere il messaggio;

Ad esempio, per i clienti per i quali non è disponibile il numero di cellulare, oppure è errato, ecc.

Una volta ricevuta la verifica di consegna, il sistema identifica i clienti che non hanno potuto ricevere il messaggio e stampa automaticamente le lettere da inviare;

Questa funzione richiede la disponibilità di un database completo di indirizzi su Excel, che può anche essere estratto dai sistemi di compagnia;

In questo modo gli avvisi vengono gestiti in maniera completa



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