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DeeJay Online Manuale utente (Portale) 1

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Page 1: Presentazione standard di PowerPoint - SIAE utente_DJ Online_Portale_v2.0.pdf · creare una nuova licenza verifica l’eventualepresenza di una licenza attiva nel vecchio portale

DeeJay OnlineManuale utente (Portale)

1

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LIVELLO DI CLASSIFICAZIONE GESTIONE CONTROLLATA DELLE MODIFICHEGESTIONE CONTROLLATA DELLA

DISTRIBUZIONE

☐ PUBBLICO

☒ USO INTERNO

☐ CONFIDENZIALE

☐ RISERVATO

☒ CONTROLLATA (soggetta ad

aggiornamento)

☐ NON CONTROLLATA

☐ DOCUMENTO SUPERATO

☐ DISTRIBUZIONE LIBERA

☒ DISTRIBUZIONE CONTROLLATA

REDATTO DA VERIFICATO DA APPROVATO DA

Spindox

IT

FIRMA FIRMA

REV. MOTIVO REVISIONE DATA

00 Prima emissione 22/11/2018

02Aggiornamento in seguito al rilascio dei progetti Completamento BKO e

Rendicontazione per SCF04/12/2019

02 __/__/____

03 __/__/____

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CONTESTO

Il nuovo portale Licenze per Deejay consente di richiedere una licenza online per l’utilizzo delle opere Musicali tutelate

da SIAE e da SCF tramite un workflow la compilazione della richiesta di autorizzazione e il calcolo del preventivo relativo

alla nuova durata della licenza, che (come richiesto dalla Direttiva Barnier) avrà validità dal giorno di pagamento al 31/12

dello stesso anno.

Il nuovo Back-Office, tramite l’inserimento degli stessi dati (fatta eccezione per l’inserimento delle copie lavoro),

consente la visualizzazione e la creazione di licenze per gli utenti che si presentano in uno dei punti territoriali SIAE.

Il vecchio portale Licenze per Deejay resterà attivo fino all’esaurimento delle licenze create prima della pubblicazione del

nuovo portale ma non permetterà il rinnovo delle licenze. È infatti stato previsto che, dalla pubblicazione del nuovo

portale, il vecchio consentirà solo l’estrazione delle copie lavoro e, tramite apposito link, l’atterraggio al nuovo portale,

dove queste potranno essere caricate all’interno del workflow di creazione di una nuova licenza.

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ACCESSO AI SERVIZI ONLINE

A tutti gli utenti che effettuano l’accesso ai Servizi Online, il sistema mostra, nella sezione I tuoi portali attivi, il box relativo al nuovo

portale Licenze per Deejay, che consente di accedere alla pagina pricipale del portale.

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ACCESSO PER NUOVO UTENTE

Nel nuovo portale, l’utente troverà ilseguente messaggio: “Richiedi in pochisemplici passi la tua licenza. Prima dicreare una nuova licenza verifical’eventuale presenza di una licenza attivanel vecchio portale cliccando qui.”.Cliccando su link, l’utente sarà rimandatoal vecchio portale Licenze per DeeJay, dalquale potrà gestire eventuali licenze attiveo, nel caso la licenza sia scaduta, scaricarele copie lavoro precedentementeutilizzate.Sotto il suddetto messaggio, saràpresente, per gli utenti che non hanno maicreato licenze nel nuovo portale, il tasto“Crea Licenza”. Cliccando, verrà mostrato ilworkflow di creazione della Licenza.

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WORKFLOW - Fase I_Dati Licenziatario

Nella prima parte del workflow, vengono visualizzati i dati anagrafici che ha inserito in fase di iscrizione ai servizi online:

- nome e cognome- data di nascita- città, provincia e indirizzo di residenza- partita Iva (se presente)- codice fiscale- indirizzo email- numero di telefono

L’utente, cliccando su “modifica” può modificare i dati giàinseriti andando all’area del mio Account..Se nell’anagrafica dell’utente non è presente un documento di identità, il workflow viene bloccato mostrando il seguente messaggio: “Attenzione! Non risulta nella nostra anagrafica utenti un documento d'identità per questo profilo. Carica qui il tuo documento”. Per procedere l’utente dovrà quindi caricare il proprio documento di identità cliccando su “Carica”.Una volta caricato correttamente il documento l’utente potrà procedere.

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WORKFLOW - Fase II_Selezione Fascia ed estensione a Licenza SCF

Nella seconda fase del Workflow l’utente deve necessariamente selezionare la fascia di sua preferenza. Per ogni fascia è presente l’indicazione del numero massimo di copie lavoro dichiarabili, dell’importo per la licenza SIAE, dell’importo per la licenza SCF e del relativo totale. Tutti gli importi, come indicato, sono IVA esclusa.Il sistema, tramite il flag Procedi in un secondo momento all’acquisizionedella Licenza Diritti Connessi SCF, consente di deselezionare la sola tariffarelativa alla Licenza SCF (oscurando la colonna relativa ai diritti connessi) e diprocedere con la richiesta per la sola licenza SIAE, variando il totale.Selezionando tale flag l’utente visualizza il seguente worning: “ATTENZIONEHai deselezionato il pagamento del compenso dovuto ai produttorifonografici ed artisti interpreti ed esecutori. Ti ricordiamo che la legge suldiritto d’autore prevede sanzioni qualora si creino copie lavoro di fonogrammisenza questa autorizzazione. (clicca qui per maggiori informazioni.)In difetto della licenza per copia tecnica SCF non potrai lecitamenteriprodurre il repertorio dei produttori fonografici associati ad SCF ed allesocietà di collecting che hanno affidato mandato a SCF per la gestione delproprio repertorio oltre ai repertori delle società di collecting estererappresentate in Italia da detti enti. L’elenco aggiornato dei mandanti èdisponibile al link http://www.scfitalia.it/chi_siamo/scf/mandanti_scf.kl.”

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WORKFLOW - Fase II_Caricamento copie lavoro

Una volta selezionata la fascia della Licenza, viene visualizzata la sezione relativa al caricamentodelle copie lavoro. La licenza infatti sarà però attiva solo al caricamento di almeno 100 copielavoro.Sotto il messaggio “Per poter rendere attivo il tuo contratto di licenza carica qui le tue copie lavoro” l’utente ha a disposizione due pulsanti:

- Scarica template, per il download del template da utilizzare- Carica ora elenco copie lavoro, per il caricamento file compilato con le copie lavoro

che intende utilizzare

In seguito al caricamento, il sistema verifica che i campi obbligatori siano stati compilati e che ilnumero di copie lavoro inserite sia uguale o inferiore al limite della fascia selezionata.In caso di esito positivo del caricamento del file l’utente deve visulizzare:

- un messaggio di esito positivo “Caricamento avvenuto con successo”- il numero di copie lavoro caricate- messaggio con indicazione della possibilità di consultare ed integrare l’elenco delle

Copie Lavoro in apposita sezione

In caso di esito negativo, invece, vengono elencati gli errori, con il riferimento della riga e del campo.L’utente può procedere alla richiesta della Licenza anche rimandando il caricamento delle copie lavoro. Per farlo dovrà cliccare su “Carico le copie lavoro in un secondo momento”. Una volta spuntato il flag verrà mostrato il seguente messaggio: “Per poter rendere attivo il tuo contratto è necessario il caricamento di almeno 100 copie lavoro.Puoi farlo in un secondo momento ma potrai generare l’attestato e la relativa dichiarazione solodopo il caricamento. Se carichi le tue copie lavoro ma interrompi la sessione senza pagaredovrai ripetere l’operazione”.

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WORKFLOW - Fase IV_Accettazione delle condizioni contrattuali e calcolo del preventivo

Per effettuare il pagamento della licenza l’utente dovrà prima spuntare tutti i flag relativi a:

● Accettazione delle condizioni contrattuali per la LICENZA SIAE ● Accettazione delle condizioni contrattuali per la LICENZA SCF (se

precedentemente selezionata)● Accettazione delle clausole vessatorie● Presa visione dell’informativa privacy

Entrambe le condizioni contrattuali sono consultabili in pdf cliccando sul testo. Per leclausole vessatorie e l’informativa privacy sono invece riportati i relativi testi al di sottodei flag.Cliccando sul tasto Calcola (anche prima di aver spuntato i flag) l’utente può calcolareil preventivo. Dovrà però accettare le condizioni prima di cliccare sul tasto Paga onlineper procedere con il pagamento, altrimenti il sistema gli evidenzierà quale/quali deiflag non sono stati spuntati.Nel preventivo sono presenti le seguenti voci:

- licenza SIAE con relativo importo e attestato scaricabile- licenza SCF con relativo importo e attestato scaricabile (se selezionata)- diritto amministrativo

Nel caso l’utente, in seguito alla visualizzazione del preventivo, volesse modificarealcune delle scelte precedenti potrà farlo, generando un nuovo preventivo cliccandonuovamente sul tasto Calcola.I tasti Scarica attestato saranno disponibili in pdf solo in seguito al pagamento.

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WORKFLOW - Fase V_Pagamento online

Al click su “Paga online”, se tutti i flag sono stati spuntati, l’utente verrà rimandato alla piattaformadi pagamento online (e-pay).In caso di due Licenze (SIAE + SCF) l’utente può con un solo pagamento generare una sola fatturacon due voci di incasso distinte e il nome varierà a seconda dei casi:

- “Licenza SIAE + Licenza SCF” nel caso di doppia licenza- “Licenza SIAE” nel caso di sola licenza SIAE

Al termine del pagamento all’utente verrà mostrata la pagina Licenza con: - esito del pagamento con relativa fattura - N° di protocollo della licenza (che il sistema genera solo dopo aver effettuato il

pagamento) SIAE - N° di protocollo della licenza SCF- Importo e data di pagamento (mostrate a video)

Se le copie lavoro sono state caricate in fase di creazione della Licenza l’utente può scaricare il contratto in PDF.Se l’utente durante la compilazione del workflow ha scelto di inserire le copie lavoro in un secondo momento, dopo aver effettuato il pagamento gli sarà mostrato il messaggio “Attenzione per poter rendere attivo il tuo contratto e scaricare la licenza è necessario caricare almeno 100 copie lavoro. Ti ricordiamo che l’Elenco delle Copie Lavoro e l’Attestato costituiscono la documentazione da esibire agli organi di controllo.”

In caso di modifica di una licenza SIAE attiva e selezione della licenza SCF il sistema genera una nuova fattura denominando il file “Licenza SCF”. L’utente avrà così una fattura denominata “Licenza SIAE” (creata al primo pagamento) e un’altra “Licenza SCF” (creata al secondo pagamento).

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ACCESSO PER UTENTE CON LICENZA ATTIVA

All’accesso al Portale DeeJay Online, in caso in cui l’utente abbia già una licenza attiva, visualizzerà:

- Voci di menù:- Home, - Licenza, - Copie Lavoro, - Notifiche

- un messaggio con il seguente testo: “Gestisci dal dettaglio la tua licenza”

- Il tasto “Gestisci Licenza”, cliccando il quale viene mostrato il workflow come compilato in fase di creazione della licenza e consente di:

- modificare la fascia selezionandone una superiore- estendere la licenza SCF cliccando sul flag Procedi in

un secondo momento all’acquisizione della Licenza Diritti Connessi SCF, precedentemente spuntato

- caricare nuove copie lavoro tramite file- calcolo del preventivo e pagamento online integrativo

(se effettuate delle modifiche)- scaricare attestato e fattura della licenza

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SEZIONE LICENZA

Nella sezione Licenza vengono mostrati:- Il dettaglio della licenza, che comprende i seguenti dati

● Stato: attiva/Da perfezionare (in alto a destra)● Dati licenziatario: nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, partita

IVA, Città, CAP, Provincia, Mail, Telefono● Dati licenza: Id Licenza, Data inizio, Data attivazione, N° protocollo● tipologia fascia licenza: Fascia A/ Fascia B/ Fascia C● Numero copie lavoro: fino a….● totale importo licenza con accordion al dettaglio che mostra:

○ importo Siae con pdf scaricabile della fattura○ importo CSF con pdf scaricabile della fattura

● Contratto di Licenza (solo se licenza attiva)○ Contratto SIAE (scaricabile)○ Contratto SCF (scaricabile)

- tutti i pagamenti effettuati dall’utente e per ogni pagamento i seguenti dati:- tipo di licenza (Siae/CSF)- data pagamento e tipologia di pagamento (online, contanti, bonifico)- importo- fattura della licenza scaricabile in pdf

- lo shortcut “Modifica Licenza” che rimanda al workflow di creazione della licenza per modificare la fascia di una licenza e quindi ricalcolare l’importo da pagare

- lo shortcut “Copie lavoro” che rimanda alla pagina di gestione delle copie lavoroIn caso di Licenza Perfezionata ma non attiva, nel dettaglio sarà mostrato il messaggio «Copie lavoro assenti! Carica almeno 100 copie lavoro per rendere attiva la tua licenza e poter quindi scaricare l’Attestato da questa sezione» e un link alla sezione copie lavoro per la gestione.

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SEZIONE COPIE LAVORO

L’utente può accedere alla pagina Copie Lavoro sia dal dettaglio della licenza che dalla voce di menù di primo livello del portale. Nella pagina è possibile visualizzare:

- sezione «Copie lavoro caricate tramite file»: cliccando sul relativo tasto «+» l’utente sarà rimandato alla pagina per il caricamento di nuove bozze tramite file

- sezione «Copie lavoro caricate tramite ricerca»: cliccando sul relativo tasto «+» l’utente sarà rimandato alla pagina per il caricamento di nuove bozze tramite ricerca nell’archivio SIAE

- sezione «Totale copie lavoro inviate» definitivamente a SIAE con relativo totale e visualizzate all’interno dell’attestato

- Tasto «Scarica attestato SIAE» per il download dell’attestato contenente dati licenza e relative copie lavoro

- Tasto per il download del template excel per il caricamento di nuove copie lavoro.

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INSERIMENTO COPIE LAVORO_CARICAMENTO FILE

Dalla pagina relativa al caricamento «tramite file», potrà: - consultare eventuali opere precedentemente caricate ma

non ancora inviate - caricare nuovo File cliccando sul tasto “Carica ora elenco

copie lavoro” e i relativi avvisi, cioè «I campi contrassegnati da asterisco sono obbligatori» e «Attenzione, caricando un nuovo File si sovrascrivono le opere salvate in bozza»

In caso di esito positivo nel caricamento, invece, verrà mostrato a destra l’elenco paginato delle copie lavoro caricate come bozza. L’utente inoltre dispone della funzionalità di SALVA che conferma le copie lavoro inserite in stato Bozza. L’utente quindi può:

- caricare il file tramite la funzione “Carica” - eliminare il file caricato tramite la funzione “Elimina”

(elimino il file caricato ma le opere in lista non subiscono modifiche)

- confermare il file caricato tramite la funzione “Conferma” che consente di visualizzare a video le nuove copie lavoro caricate.

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Possibili errori nel caricamento del file:• Estensione del file non valida:

«Estensione del file non valida. Si prega di riprovare».

• Campi obbligatori non valorizzati: un messaggio per ogni campo con riferimento alla riga

• Numero di copie lavoro caricate maggiore nel numero massimo di copie lavoro previsto per la fascia selezionata: «Attenzione! il numero di copie lavoro che hai inserito è superiore al numero massimo per la fascia della tua licenza. Carica meno copie lavoro o modifica la fascia per avere a disposizione più copie lavoro».

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INSERIMENTO COPIE LAVORO_INSERIMENTO MANUALE

Dalla pagina relativa al caricamento «tramite ricerca» l’utente potrà:

- Consultare eventuali copie lavoro precedentemente caricate ma non ancora inviate sotto il totale “Brani aggiunti” (sulla parte destra della pagina)

- caricamento tramite Ricerca Opere (opzione di partenza)

- caricamento tramite inserimento manuale (tasto destro)

Cliccando sul tasto Inserimento manuale , invece, verranno mostrati dei campi da compilare (quelli contrassegnati con asterisco sono obbligatori) al fine di aggiungere la copia lavoro alle proprie bozze.Eventuali campi obbligatori non compilati verranno segnalati alclick su «Procedi».Se invece tutti i campi obbligatori sono stati compilati l’utente può:

- aggiungere le copie lavoro all’elenco tramite la funzione “Aggiungi”

- annullare l’inserimento della copia lavoro tramite la funzione “Annulla”

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INSERIMENTO COPIE LAVORO_RICERCA OPERE

Dalla pagina relativa al caricamento tramiteRicerca Opere l’utente può cercare l’operarelativa alla copia lavoro che vuole caricareutilizzando i due filtri visibili a lato:

- titolo - nominativo

Per ogni risultato della ricerca verrà mostratoun riquadro contenente:

- Titolo opera- codice opera- codice ISWC- nominativo Autore- qualifica Autore- codice IPI

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Per ogni opera che si intende aggiungere all’elenco delle copie lavoro, è necessario cliccare sul tasto «+» nel singolo risultato della ricerca (in alto a destra) e inserire, tramite il pop-up che verrà visualizzato, le «Informazioni aggiuntive» (quelle contrassegnate tramite asterisco sono obbligatorie).Eventuali campi obbligatori non compilati verrannosegnalati al click su «Inserisci».Se invece tutti i campi obbligatori sono stati compilati l’utente può:

- aggiungere le copie lavoro all’elenco tramite la funzione “Aggiungi”

- annullare l’inserimento della copia lavoro tramite la funzione “Annulla”

L’utente può in ogni caso cancellare una singola bozzadall’elenco cliccando sull’icona a forma di bidoncino incorrispondenza della relativa copia lavoro.Dopo il salvataggio delle nuove bozze, se l’utente intenderenderle definitive e quindi includerle nella propria licenza,dovrà tornare alla pagina Copie Lavoro.

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Dopo ogni caricamento tramiteRicerca opere o InserimentoManuale, l’utente potràvisualizzare l’elenco aggiornatodei Brani aggiunti e cancellare, selo desidera, una singola bozzadall’elenco cliccando sull’icona aforma di bidoncino incorrispondenza della relativacopia lavoro e cliccando su OK nelpop-up che sarà mostrato.Dopo il salvataggio delle nuovebozze, se l’utente intenderenderle definitive e quindiincluderle nella propria licenza,dovrà tornare alla pagina CopieLavoro.

TITOLO OPERA

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INVIO COPIE LAVORO A SIAE

All’interno della pagina Copie Lavoro, è possibile:• visualizzare il totale delle copie lavoro

caricate tramite file e quello delle copielavoro caricate singolarmente

• Rendere definitive le copie lavoro tramite iltasto «INVIA», inserendole così tra le copielavoro utilizzabili con la propria licenza.

• (A invio completato con successo)visualizzare il «Totale copie lavoro inviate» e ilrelativo elenco (sotto) aggiornati

L’invio delle copie lavoro le renderà inoltre consultabili nella sezione “Copie lavoro” con relativa numerosità e nuovo Attestato di licenza, che è suggeribile scaricare e portare con sé durante ogni utilizzazione delle stesse.

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GENERAZIONE ATTESTATO DI LICENZA E ALLEGATO COPIE LAVORO

L’ attestato di Licenza per SIAE e SCF viene generato solo dopo l’invio di almeno 100 copie lavoro. L’attestato (in caso di licenza SIAE)/ gli attestati (in caso di licenza SIAE+SCF) sono scaricabili in formato pdf all’interno della sezione “Copie lavoro” e comprendono l’elenco delle copie lavoro.

La sezione degli attestati relativa ai dati del licenziatario e della licenza si compone di:

- denominazione del file: attestato di licenza – copie lavorodeejay (SIAE)/attestato di licenza - copie lavoro DeeJay -diritti connessi (per SCF)

- dati identificativi del licenziatario- Nome e cognome- Codice fiscale (per persone fisiche)- P.IVA (per persone giuridiche)

- dati identificativi della Licenza- ID Licenza- data inizio validità licenza- data fine di validità licenza- n. di protocollo- fascia di appartenenza copie lavoro- numero copie lavoro complessive che risultano

inserite fino a data rilascio

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La sezione del file relativa all’Allegato Elencocopie si compone di:- dati licenziatario (Nome e Cognome,

codice fiscale/P.IVA)- dati identificativi della Licenza (ID

Licenza, N. di protocollo, numero copieinserite)

- Lista copia lavoro con i seguenti dati:- Numero copia Lavoro (1,2,3,4,5,...)- Titolo- Autore- Interprete- Produttore Etichetta- Data di Inserimento

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MODIFICA LICENZA

L’utente, nel dettaglio della Licenza, dispone della funzionalità diModifica. Le modifiche possibili, tramite pagamento integrativo,sono:

- modificare la fascia della Licenza precedenmenteselezionata con una superiore

- estendere della licenza SIAE a SIAE+SCF

Modifica della fasciaDopo aver cliccato su «Modifica», l’utente può selezionare solo le fasce superiori a quella di appartenenza. Cliccando su Calcolasi potrà visualizzare un preventivo dell’importo da pagare come integrazione della precedente licenza e, solo dopo aver accettato le condizioni di utilizzo, le clausole vessatorie e dichiarato la presa visione dell’informativa privacy tramite i relativi flag, proseguire con il pagamento cliccando sul tasto Paga Online.Una volta effettuato il pagamento l’utente potrà visualizzare escaricare:

- la fattura relativa al pagamento- L’Attestato di licenza aggiornato

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Per estensione SCFDopo aver cliccato su «Modifica», l’utente può selezionare la relativa tariffa per la Licenza SCF sulla base della fascia già selezionata per la Licenza SIAE. È possibile, se lo si ritiene opportuno, modificare la fascia SIAE ed estendere la licenza alla relativa fascia SCF semplicemente cliccando sul flag Procedi in un secondo momento all’acquisizione della Licenza Diritti Connessi SCF e poi sulla fascia che si intende utilizzare.Cliccando su Calcola si potrà visualizzare un preventivo dell’importo da pagare come integrazione della precedente licenza e, solo dopo aver accettato le condizioni di utilizzo, le clausole vessatorie e dichiarato la presa visione dell’informativa privacy tramite i relativi flag, proseguire con il pagamento cliccando sul tasto Paga Online.Una volta effettuato il pagamento l’utente potràvisualizzare e scaricare:

- la fattura relativa al pagamento- L’Attestato di licenza aggiornato

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SEZIONE NOTIFICHE

La sezione “Notifiche” consente divisualizzare le notifiche automatiche inmerito a:

- reminder Rinnovo - reminder di Licenza perfezionata ma

non ancora attiva - notifica di avvenuta attivazione

(modifica, rinnovo)

Per ogni notifica viene mostrato:- ID Licenza- Data- Oggetto- Accordion al dettaglio

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SIAE Società Italiana degli Autori ed Editori.Viale della letteratura 30, - 00144 Roma, Italia

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