PRESUPUESTOS Y FLUJO DE CAJA

QUE ES UN PRESUPUESTO

Es un plan detallado y cuantificado que habrá de guiar las operaciones en el futuro cercano.

Cabe indicar que la de un presupuesto total implica su uso dentro de la planeación, organización y control de todas las actividades financieras y de operación para el siguiente período.

Planeación. La planeación se inicia con el establecimiento de las metas generales, luego prosigue con el análisis de costo-volumen-utilidad de varias alternativas y termina con la elaboración de un plan de acción cuantitativo y detallado.

Organización. El presupuesto, a su vez, proporciona un motivo y una guía de acción para todos los jefes responsables de todos los segmentos de la empresa.

Control. Cuando se tienen a mano los resultados del funcionamiento actual, son tabulados y comparados con el presupuesto con el propósito de hacer resaltar los actos que estuvieron alejados de lo establecido, para que sirvan de base para decidir la aplicación de los medios adecuados de corrección.

ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO

• Se debe considerar lo siguiente:

I. PRESENTA-CIÓN

II. FORMULA-CIÓN

III. EJECUCIÓN

PRESUPUES-TARIA

IV. CONTROL PRESUESTA-

RIO

V. EVALUACI-ÓN DEL

PRESUPUES-TO

PRIMERA ETAPA. Preiniciación o Diagnóstico Financiero

En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, sé analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.). Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del planeamiento estratégico; y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones.

SEGUNDA ETAPA. Formulación del Presupuesto

• Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuéstales, procediéndose según las pautas siguientes:

En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes a los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.

En el frente productivo se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios.

Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumes o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios.

Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los criterios de la remuneración y las disecciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos debe preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos.

TERCERA ETAPA. Ejecución Presupuestaria

• En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la «puesta en marcha de los planes» y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.

• En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas en aras de asegurar el logro de los objetivos consagrados al planear. Igualmente, presentará informes de ejecución periódicos.

CUARTA ETAPA. Control del Presupuesto

• Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida. Por ello, mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los pronósticos con la realidad. Las actividades más importantes por realizar en esta etapa son:

Preparar informes de ejecución parcial y acumulativa que incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.

Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.

Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario.

QUINTA ETAPA. Evaluación del Presupuesto

• Al culminar el período de presupuestación se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Será necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos.

TIPOS DE PRESUPUESTOS

• Se clasifican en:

PRESUPUESTO OPERATIVO

1. Presupuesto de ventas.

2. Presupuesto de producción.

3. Presupuesto de compras.

4. Presupuesto de gastos de operación.:

PRESUPUESTO FINANCIERO

1. Presupuesto de caja.2. Estados Financieros

Proyectados.

PRESUPUESTO OPERATIVO• El presupuesto operativo es la expresión cuantitativa de

los planes de la empresa con el corto plazo. Muestra en términos monetarios, los ingresos que generará la empresa en un determinado período contable, así como los costos y gastos en que deberá incurrir.

• Debe ser participativo, es decir debe contar con la aprobación de todo el personal responsable de su ejecución.

• El presupuesto operativo está constituido por el presupuesto de ventas, producción, existencias, compras y gastos operativos. Su elaboración y aplicación, permiten elaborar el estado de ganancias y pérdidas presupuestado.

1. Presupuesto de Ventas

• Este presupuesto es el más importante; todos los demás presupuestos dependen del presupuesto de ventas. Por ejemplo, la producción se puede determinar con anticipación, sólo cuando se conoce el volumen de ventas que se espera; los estándares de material, mano de obra y costos indirectos se pueden establecer cuando se ha fijado la producción. Igualmente, el volumen de efectivo disponible para el período siguiente no se puede determinar sin una estimación del volumen de ventas.

2. Presupuesto de Producción

• El presupuesto de producción es el punto de partida en las operaciones de fabricación; es el instrumento de la administración para determinar y controlar * el uso de los materiales, las instalaciones de la planta y equipo, mano de obra y capital de la empresa.

• Cuando se conoce con anticipación el volumen de producción, se puede proporcionar el material y la mano de obra adecuada, de modo que se establezca una producción ininterrumpida.

3. Presupuesto de Compras de Materiales

• Disponer de un indicador por anticipado de las necesidades globales para el próximo ejercicio permite al departamento de compras acordar los suministros en las mejores condiciones posibles de entrega, calidad y precio. Proporciona, además, información esencial para incorporar en el presupuesto de caja en una fase ulterior.

4. Presupuesto de Gastos de Operación

• Los gastos de venta, distribución, administrativos y de financiamiento que no se controlan pueden convertir un negocio productivo en un negocio de pérdida. Los aumentos de los gastos de venta y distribución pueden conducir a aumentos de las ventas; sin embargo, por desdicha es inevitable llegar al estado de pérdida cuando el volumen de ventas no aumenta a pesar de los esfuerzos adicionales de venta y publicidad.

FLUJO DE CAJA

El flujo de caja, una estimación de los ingresos y desembolsos de efectivo futuros, es un instrumento valioso para la planeación financiera.

El flujo de caja es un informe detallado que muestra todos los cobros y pagos en efectivo planificados para el próximo ejercicio, subdivididos en períodos mensuales. Por tanto, cuantifica los posibles superávits o déficits de caja y su duración esperada, con tiempo suficiente para que cualquier acción correctiva que sea necesaria pueda ser implementada.

ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS

Es la proyección de las partidas que forman parte de un Estado Financiero, que se plasma en el Estado de Ganancias y Pérdidas y el Balance General a un tiempo futuro.

Es decir la proyección de Estados Financieros, que generalmente se le denomina Estados Financieros Proyectados, se elaboran tomando como base los cálculos estimados o transacciones que aún no se han realizado. Son estados que se acompañan frecuentemente con un presupuesto.

¿CUÁL ES LA BASE PARA ELABORAR LO ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS?

VALOR ACTUAL NETO (VAN)Es una medida que nos indica, cuanto vale una inversión futura, el día de hoy, considerando la tasa de interés respectiva, como regla general se debe considerar que una inversión se debe adoptar, si el valor presente del flujo de caja que genera en el futuro excede su costo, es decir tiene un VAN Positivo.

Caso contrario si tiene un VAN Negativo, no se debe considerar dicha inversión, y si el VAN es cero, la inversión será indiferente.

En conclusión, si se tuviera varias alternativas de inversión se debe considerar, la inversión que tenga un VAN más positivo.

• La fórmula del VAN es:

Donde:I = es el desembolso o costo inicial a invertirK = es el costo de capital o tasa de interésCF1 = Flujo de caja en el año 1

CF2 = Flujo de caja en el año 2, y así sucesivamente

TASA ESTERNA DE RETORNO

• Llamada también tasa interna de rendimiento (TIR), es la tasa por el que el VPN se hace cero. Si remplazamos un valor de tasa de descuento en la fórmula del VPN de una inversión para obtener como resultado un VPN = 0, entonces estamos ante la TTR. Cuanto mayor es la tasa de descuento, menor es el VPN. La TIR se puede encontrar con la siguiente fórmula:

Donde:VPNM = Valor Presente Neto Mayor

VPNm = Valor Presente Neto MenoriM = Tasa de interés Mayor

im = Tasa de interés Menor

• Para interpolar se necesita un VAN mayor y un VAN menor. Las. tasas de interés a su vez son mayor y menor. Ejemplo:

• Representación gráfica de una inversión de S/.80000 y recuperación de la inversión en 10 años

• VAN= 13616,7136 SI i= 12%• VAN = -6801,0622 SI i= 18%

• Entonces, el VAN mayores 13616,71 y el VAN menor es -6801,06. La tasa de interés mayor es 18% mientras que la tasa de interés menor es 12%.

• Aplicando la Fórmula tenemos:

TASA INTERN A DE RETORNO (TIR)

• Esta tasa nos indica que el valor actual que se espera de las entradas en efectivo de una inversión sean iguales al valor actual que se espera de las salidas en efectivo de esa inversión.

• Es decir el valor actual neto de una inversión sea igual a cero.VAN = 0 Valor actual de todos los ingresos -

Valor actual de todos los egresos

Se debe tener en cuenta, lo siguiente:

•Si la Tasa Interna de Retorno (TIR) excede al costo de capital, la inversión es rentable y se acepta.•Si la Tasa Interna de Retorno (TIR) es menor que el costo de capital, la inversión no es rentable, no se acepta.•Si la Tasa Interna de Retorno (TIR) es igual a costo de capital la decisión será indiferente si se acepta o no la inversión.