MANUÁL PROOBJEDNAVATELE

Nákupního portálu

OBSAH

▪ UŽIVATELSKÝ ÚČET

▪ POLOŽKY (vyhledávání, varianty atd.)

▪ JAK NAKOUPIT

▪ OPTIMALIZACE KOŠÍKU

▪ STORNO OBJEDNÁVKY

▪ OBLÍBENÉ POLOŽKY

▪ VLASTNÍ PRODUKTY

▪ PŘEHLED OBJEDNÁVEK

▪ KATALOG DODAVATELŮ

▪ PODPORA

UŽIVATELSKÝ ÚČET

Kliknutím na název Vašeho uživatelského účtu zobrazíte další funkce Nákupního portálu.

V následujícím okně pak můžete rozkliknout jednotlivé funkce.

UŽIVATELSKÝ ÚČET

Tato funkce Vám umožní uložit si přímo na základní obrazovce Nákupního portálu Vámi vybrané

funkce, které jsou jinak skryty pod uživatelským účtem.

Mezi funkcemi pod Vaším uživatelským účtem klikněte na „Uživatelský profil“.

Uživatelský profil

Funkce, které chcete mít k dispozici na základní obrazovce, označte a poté klikněte na logo LICIT

vlevo nahoře.

UŽIVATELSKÝ ÚČET

Na základní obrazovce se Vám pod kategoriemi zobrazí vybrané funkce/odkazy.

Uživatelský profil

POLOŽKY

Hledání zboží v katalogu

Katalog najdete v levé části, obsahuje základní kategorie, jim podřazené skupiny a podskupiny.

Postupným klikáním na jednotlivé kategorie a skupiny se uprostřed zobrazují položky, které se v

těchto skupinách nacházejí.

Položky na Nákupním portále lze vyhledávat několika způsoby. Mezi ty základní patří procházení

katalogu postupným otevíráním jeho stromu a nebo pomocí vyhledávače.

POLOŽKY

Hledání zboží vyhledávačem

Okno vyhledávače se nachází nahoře uprostřed. Po zadání znaků (písmen, číslic) zobrazí tzv.

našeptávač pod vyhledávacím oknem několik návrhů (max. 5), z nichž si můžete vybrat. Pokud je

navržený výběr nedostačující, zmáčkněte „Enter“ na klávesnici nebo klikněte na obrázek lupy a

uprostřed se zobrazí všechny položky obsahující zadaný výraz.

POLOŽKY

Třídění, zobrazení položek, filtry apod.

Hledanou položku si můžete zobrazit ve skupině všech produktů nebo můžete zvolit z

nabídnutých kategorii, kde se položka nachází, čímž zúžíte výběr.

POLOŽKY

Třídění, zobrazení položek, filtry apod.

Zobrazené položky můžete řadit např. dle abecedy, ceny apod. Také si můžete zvolit počet

položek zobrazených na stránku.

Dále je možné měnit způsob zobrazení – seznamové nebo dlaždicové.

POLOŽKY

Třídění, zobrazení položek, filtry apod.

Pod modrým tlačítkem s názvem „Další parametry“ naleznete možnosti filtrování zobrazených

položek, a to buď dle dodavatele, kterého si vyberete ze seznamu a nebo dle aukční skupiny.

POLOŽKY

Detail položky

Kliknutím na název položky se zobrazí její detail s podrobnými informacemi.

POLOŽKY

Detail položky

V detailu položky naleznete informace o jejím zařazení v rámci stromu kategorií. Kliknutím na

některou ze skupin či podskupin pak zobrazíte všechny do ní zařazené položky.

Také zde zjistíte, pod jakým názvem a katalogovým číslem má položku ve své databázi dodavatel

POLOŽKY

Detail položky

Důležitým údajem je doba garance vysoutěžené ceny.

Také zde zjistíte, pod jakým názvem a katalogovým číslem má danou položku ve své databázi

dodavatel

POLOŽKY

Detail položky

U každé položky je definováno minimální odběrové množství. Jeho násobek je pak přímo

uveden v okýnku s množstvím pro vložení do košíku. Tlačítky „+“ a „–“ se pak pohybujete v těchto

násobcích množství.

POLOŽKY

Detail položky

Položku je z detailu možné přesunout do skupiny oblíbených (více v části Oblíbené položky).

JAK NAKOUPITFunkce „Objednávka na“

U každé položky je definována doba garance ceny. Může se stát, že Vaši objednávku generujete v

době, kdy se u některé položky garance ceny blíží k jejímu konci a zároveň je u ní již připravena

cena nová na následující období. V detailu položky to poznáte tak, že je u položky definován jeden

dodavatel dvakrát s různou cenou, přičemž u každé ceny je uvedena její doba garance.

K čemu slouží?

JAK NAKOUPITFunkce „Objednávka na“

Dále již standardně vybírejte položky a vkládejte je do košíku.

Dříve, než začnete vytvářet objednávku, doporučujeme Vám využít pomocnou funkci s názvem

„Objednávka na“ umístěnou mezi dalšími funkcemi a filtry pro zobrazování položek.

Po kliknutí do vyznačeného pole se Vám zobrazí kalendář. Vyberte datum, na které budete chtít

zboží objednat.

JAK NAKOUPIT

1. krok - KošíkVložení zboží do košíku provedete kliknutím na ikonu košíku v katalogovém zobrazení položky

nebo na tlačítko „Do košíku“ v detailním zobrazení položky.

Nákupní proces se skládá ze 4 základních kroků:

Položky můžete vkládat do košíku průběžně. Zůstanou tam, i když se z portálu odhlásíte, a to až do

té doby, dokud z košíku nevygenerujete objednávku nebo položky z košíku nevymažete.

Obsah košíku si můžete kdykoli zobrazit kliknutím na ikonu košíku vpravo nahoře. Je zde uveden

počet položek a celková cena (bez DPH) položek vložených v košíku.

JAK NAKOUPIT

2. krok - Doprava a platba

Jakmile máte požadované položky vloženy v košíku, můžete přejít k dalšímu kroku s názvem

„Doprava a platba“ tak, že v košíku kliknete vpravo dole na tlačítko „Pokračovat“.

Tímto způsobem vygenerujete objednávku přesně těch položek, které jste si vložili do košíku, tedy

bez provedení optimalizace, kterou Vám systém může nabídnout.

(Možnost provedení Optimalizace košíku naleznete dále v tomto manuálu.)

JAK NAKOUPIT

2. krok - Doprava a platba

V tomto kroku vyberete datum dodání zboží. Vybrat lze datum, které není šedě podbarveno.

Také zde můžete napsat dodavateli poznámku, která se v objednávce zobrazí výrazným červeným

textem nebo můžete k objednávce nahrát soubor jako přílohu.

Kliknutím na tlačítko „Pokračovat na rekapitulaci“ přejdete do dalšího kroku.

JAK NAKOUPIT

3. krok - Rekapitulace

V kroku „Rekapitulace“ můžete zkontrolovat základní údaje k objednávce.

Pokud se chcete vrátit do kroku „Doprava a platba“, klikněte na tlačítko „Zpět“ umístěné vlevo dole.

Také můžete kliknout přímo na název kroku, do kterého se chcete přesunout – horní modrá lišta.

Pokračovat dál lze kliknutím na „Dokončit objednávku“ vpravo dole.

JAK NAKOUPIT

4. krok - Potvrzení objednávky

V případě, že nemáte roli schvalovatele, bude objednávka po kliknutí na „Dokončit objednávku“

systémem zaevidována a bude čekat na schválení k tomu určenou osobou - schvalovatelem, který

se o objednávce dozví z automaticky generovaného mailu. Schvalovatel se musí přihlásit do portálu

a objednávku zde schválit. Po schválení odchází objednávka mailem přímo dodavateli. Vy jako

objednatel obdržíte o schválení a odeslání objednávky potvrzení v automaticky generovaném

mailu.

JAK NAKOUPIT

Schválení objednávky objednatelem

V případě, že jako objednatel máte zároveň roli schvalovatele, objeví se Vám po kliknutí na

„Dokončit objednávku“ okno s nabídkou ke schválení objednávky. Zde zvolte buďto „Dokončit bez

schválení“ (tímto krokem objednávku v systému pouze uložíte, nebude odeslána dodavateli) nebo

zvolte „Schválit a dokončit“.

Po schválení odchází objednávka mailem přímo dodavateli. Vy jako objednatel a zároveň

schvalovatel obdržíte o schválení a odeslání objednávky automatický mail.

Automaticky generované maily informující o stavech objednávky lze v systému nastavit

(vypnout/zapnout) u každého uživatele. V případě, že si nepřejete maily zasílat, obraťte se na naše

administrátory – viz Podpora.

JAK NAKOUPIT

Schválení objednávky schvalovatelem

V případě, že máte pouze roli schvalovatele, obdržíte o objednávce vystavené objednatelem

mailové avízo. Prostřednictvím odkazu, který naleznete přímo v mailu, se přihlásíte do Nákupního

portálu, kliknete na název svého uživatelského účtu a v nabídce kliknete dále na „Objednávky ke

schválení“.

Pokud máte zároveň roli schvalovatele objednávek, po kliknutí na „Dokončit objednávku“

V dalším okně zobrazíte detail objednávky ke schválení kliknutím na její číslo.

JAK NAKOUPIT

Schválení objednávky schvalovatelem

V detailu objednávky ke schválení může schvalovatel měnit množství u položek.

Pokud schvalovatel objednávku schválí, systém ji ihned odešle mailem dodavateli a zároveň

odešle mail objednateli s informací o schválení. Objednávka bude v systému ve stavu „Schválená“.

Pokud schvalovatel objednávku neschválí, systém vygeneruje mail danému objednateli s informací

o neschválení. Objednávka bude v systému ve stavu „Storno“.

Dále zde schvalovatel může objednávku schválit nebo neschválit.

OPTIMALIZACE KOŠÍKU

K čemu slouží?

Optimalizace košíku je pomocná funkce, která objednateli k jeho vlastnímu košíku nabízí jiné

varianty nákupu (alternativní položky nebo dodavatele) v závislosti na tom, který typ optimalizace

objednatel zvolí.

Váš nákupní košík

Jedná se o podobu košíku, jak si ji objednatel sám nadefinoval (jaké položky, v jakém množství a od

kterých dodavatelů), tedy bez použití funkce optimalizace košíku.

Optimalizace - Nejlevnější košík

Při této optimalizaci systém porovná položky vložené v košíku s celým katalogem a zjistí, zda

neobsahuje takové alternativy, které odpovídají obecné specifikaci položky, ale jsou levnější.

Pokud ano, nabídne tyto alternativy objednateli a ten má možnost zaměnit je za položky původní.

Optimalizace - Nejméně dodavatelů

Při této optimalizaci systém zjistí, zda existuje taková varianta košíku, která by znamenala odeslání

objednávky co nejméně dodavatelům, v ideálním případě pak pouze jednomu. I při této

optimalizaci systém bere v úvahu celkovou cenu objednávky a snaží se nabídnout dodavatele

levnějšího.

VARIANTY KOŠÍKU:

OPTIMALIZACE KOŠÍKU

Optimalizace Nejlevnější košík

Po kliknutí na „Nejlevnější košík“ Vás systém vyzve k zadání data, k němuž chcete optimalizaci

provést. Ve zobrazeném kalendáři vyberte datum, které budete požadovat jako termín dodání

zboží. Následně klikněte pod kalendářem na tlačítko „Optimalizovat“.

OPTIMALIZACE KOŠÍKU

Optimalizace Nejlevnější košík

Systém prohledá katalog a zjistí, zda neobsahuje levnější alternativy požadovaných položek.

Pokud ano, takové alternativy nabídne a Vy máte možnost zaměnit je za položky původní. Systém

přímo označí nejlevnější alternativu, se kterou můžete souhlasit nebo můžete označit alternativu

jinou. Pokud Vám nabídnutá alternativa nevyhovuje, kliknutím na červenou značku ji odznačíte a v

košíku tak zůstane položka původní.

Poznámka: U alternativních položek je rovnou uvedeno, který dodavatel ji dodává. Je důležité si

uvědomit, že výběrem alternativní položky může z košíku vzniknout více objednávek na více

dodavatelů.

OPTIMALIZACE KOŠÍKU

Optimalizace Nejlevnější košík

K rozhodnutí, zda nabídnutá optimalizace má smysl, Vám pomůže porovnání celkové ceny košíku

před optimalizací a po ní. Původní celkovou cenu (bez DPH) najdete vpravo nahoře, celkovou cenu

po optimalizaci pak vpravo dole.

Pokud s nabídnutými alternativami a tedy i s provedenou optimalizací souhlasíte, klikněte dole

uprostřed na „Převzít košík“.

OPTIMALIZACE KOŠÍKU

Optimalizace Nejméně dodavatelů

Po kliknutí na „Nejméně dodavatelů“ Vás systém vyzve k zadání data, ke kterému chcete

optimalizaci provést. Vyberte datum, které budete požadovat jako termín dodání zboží. Následně

klikněte na tlačítko „Optimalizovat“.

OPTIMALIZACE KOŠÍKU

Optimalizace Nejméně dodavatelů

Systém prohledá katalog a zjistí, zda neobsahuje takové alternativy požadovaných položek, aby bylo

možné vygenerovat co nejméně objednávek (v ideálním případě jedna objednávka na jednoho

dodavatele). Pokud ano, rovnou takové řešení nabídne. U každé položky, kterou systém zaměnil, je

pak uvedena poznámka o položce původní, jejím dodavateli a ceně.

I při této optimalizaci systém bere v úvahu celkovou cenu objednávky a snaží se nabídnout

levnější řešení.

Přestože má tato optimalizace za cíl vygenerovat primárně co nejnižší počet objednávek a

potažmo počet dodávek zboží, doporučujeme i zde porovnat si celkovou hodnotu původního

košíku (vpravo nahoře a hodnotu košíku po provedené optimalizaci (vpravo dole)

Pokud s nabídnutými alternativami a tedy i s provedenou optimalizací souhlasíte, klikněte dole

uprostřed na „Převzít košík“.

OPTIMALIZACE KOŠÍKU

Pokud Vám provedená optimalizace nevyhovuje, můžete se vrátit do Vaší původní varianty

nákupního košíku.

Po provedené optimalizaci nemusíte navrhovanou variantu akceptovat a tudíž neklikejte na tlačítko

„Převzít košík“ dole uprostřed.

Do Vaší původní varianty se pak vrátíte kliknutím na „Váš nákupní košík“ vlevo nahoře.

Nesouhlas s navrženými optimalizacemi

V případě, že jste již kliknuli na tlačítko „Převzít košík“, je možné vrátit se zpět kliknutím na tlačítko

„Načíst originál“ dole uprostřed.

STORNO OBJEDNÁVKY

Storno celé objednávky či její části nelze v současnosti provést přímo z účtu uživatele.

O storno je potřeba zažádat u provozovatele systému – viz Podpora.

Jakmile bude funkce storna objednávky uvolněna, budeme Vás informovat.

OBLÍBENÉ POLOŽKY

Proč využívat funkce Oblíbené položky?

Nastavení a využívání funkce „Oblíbené položky“ doporučujeme těm klientům, kteří opakovaně

objednávají stejné položky. Dojde tak ke značnému zjednodušení a urychlení objednávek.

Nemusíte totiž položky s každou objednávkou hledat v katalogu. Můžete si vytvořit svůj vlastní

katalog, který bude zpřístupněn buďto všem uživatelům v rámci vaší organizace a nebo jen pro

Vás.

Vytvoření skupiny oblíbených produktů

Nejprve vyhledejte položku, kterou chcete do oblíbené skupiny uložit a rozklikněte ji na detail -

klikněte na název položky. V detailu položky (pod okýnkem pro zadávání množství) klikněte na

tlačítko „K OBLÍBENÝM“.

OBLÍBENÉ POLOŽKY

Vytvoření skupiny oblíbených produktů

V novém okně pak vyberte z nabídky již existujících oblíbených skupin a nebo založte skupinu

novou – napište její název.

Pokud nechcete, aby takto vytvořenou skupinu viděli i další uživatelé z vaší organizace, zaškrtněte

pole „Soukromý“. Nakonec klikněte na tlačítko „Uložit“.

OBLÍBENÉ POLOŽKY

Práce s oblíbenými položkami

Oblíbené položky naleznete mezi funkcemi pod svým uživatelským profilem.

Kliknutím na název skupiny se dostanete do jejího detailu se seznamem uložených položek.

OBLÍBENÉ POLOŽKY

Práce s oblíbenými položkami

Oblíbené položky můžete vkládat do košíku – zvolíte množství a poté klikněte na ikonu košíku.

OBLÍBENÉ POLOŽKYPráce s oblíbenými položkami

U každé uložené oblíbené položky si můžete zobrazit její alternativy.

V případě, že chcete uloženou oblíbenou položku nahradit některou z nabídnutých alternativ,

označte ji zakliknutím pole před obrázkem a poté klikněte vlevo dole na „Nahradit alternativou“.

OBLÍBENÉ POLOŽKYPráce s oblíbenými položkami

Oblíbené položky lze přesouvat v rámci vytvořených skupin. Označte položku, kterou chcete

přesunout tak, že zaklikněte pole před obrázkem položky. Následně vyberte v nabídce skupinu, do

které chcete položku přesunout a klikněte na tlačítko „Přesunout“

Obdobným způsobem lze vybrané položky ze skupiny oblíbených mazat.

VLASTNÍ PRODUKTY

K čemu slouží vlastní produkty?

Nákupní portál je možné využívat jako univerzální objednávkový systém – tedy i na položky

(zboží či služby), které nejsou provozovatelem portálu vysoutěženy. Uživatel si může v portále

založit své vlastní položky, přiřadit k nim dodavatele a může realizovat objednávky. Vlastní

položky/produkty jsou pak v portále viditelné i pro ostatní uživatele z dané organizace.

Založení vlastního dodavatele

Mezi funkcemi skrytými pod názvem Vašeho uživatelského účtu klikněte na „Katalog dodavatelů“.

Předtím, než budete zakládat vlastní produkt, doporučujeme nejdříve si ověřit, zda se v databázi

dodavatelů na Nákupním portále nachází dodavatel, od kterého budete vlastní produkt objednávat.

VLASTNÍ PRODUKTY

Založení vlastního dodavatele

Do pole s vyhledávačem zadejte název dodavatele a klikněte na ikonu lupy nebo zmáčkněte

„Enter“ na klávesnici.

Pokud Vám systém dodavatele nevyhledá, bude třeba jej založit. V takovém případě klikněte na

tlačítko „Nový dodavatel“.

VLASTNÍ PRODUKTY

Založení vlastního dodavatele

Následně vyplňte formulář. Červeně označená pole jsou povinná. Nakonec klikněte na „Uložit“.

Nyní již můžete založit vlastní produkt a přiřadit k němu Vámi založeného dodavatele.

VLASTNÍ PRODUKTY

Založení vlastního produktu

Mezi funkcemi skrytými pod názvem Vašeho uživatelského účtu klikněte na „Vlastní produkty“.

V novém okně pak klikněte na tlačítko „Nový produkt“.

VLASTNÍ PRODUKTY

Založení vlastního produktu

Následně vyplňte formulář. Červeně označená pole jsou povinná. Dole vyberte kategorii, čímž

položku zařadíte do katalogu a finálně klikněte na „Nový produkt“.

VLASTNÍ PRODUKTY

Založení vlastního produktu

Nově založený produkt naleznete v sekci „Vlastní produkty“ (mezi funkcemi pod názvem Vašeho

uživatelského účtu) a odtud jej také můžete vložit do košíku.

Poznámka: vlastní produkty nenajdete v základním katalogu položek ani pomocí hlavního

vyhledávače, pouze v uvedené sekci „Vlastní produkty“.

PŘEHLED OBJEDNÁVEK

Mezi funkcemi skrytými pod názvem Vašeho uživatelského účtu klikněte na „Objednávky“.

V dalším okně naleznete seznam objednávek. Každou objednávku si můžete otevřít na detail

kliknutím na její číslo.

PŘEHLED OBJEDNÁVEK

Z detailu lze objednávku vytisknout – klikněte na tlačítko „Tisk“. Mimo jiné je možné zobrazit

kompletní historii objednávky – vpravo dole.

PŘEHLED OBJEDNÁVEK

Každou objednávku lze zopakovat, což je značné zjednodušení při vystavování objednávky,

protože nemusíte položky hledat. Klikněte na „Opakování objednávky“.

Můžete upravit množství a položky vložit do košíku, který můžete poté dále upravovat - položky

vymazat či přidat a pokračovat na dokončení objednávky.

PŘEHLED OBJEDNÁVEK

Pro vyhledávání v rámci objednávek můžete využít různé filtry, a to tak, že v přehledu objednávek

kliknete na „Filtrace“ nebo na „Zobrazit“.

K filtrování vyberte z jedné nebo z více nabídek. Ihned po provedení výběru se seznam objednávek

aktualizuje dle zadaných kritérií.

KATALOG DODAVATELŮ

Mezi funkcemi skrytými pod názvem Vašeho uživatelského účtu klikněte na „Katalog dodavatelů“.

V novém okně se seznamem dodavatelů můžete využít vyhledávač, do kterého zadejte název nebo

část názvu dodavatele a klikněte na ikonu lupy.

KATALOG DODAVATELŮ

Ke zobrazení detailních informací o dodavateli klikněte na jeho název.

Detail obsahuje další informace o dodavateli, které se nevešly do seznamového zobrazení.

Poznámka: Pokud v databázi dodavatelů nenaleznete toho, kterému potřebujete poslat

objednávku, můžete si jej založit. Více info v části manuálu s názvem „Vlastní produkty“.

PODPORA

HOTLINE

V kterémkoli náhledu Nákupního portálu naleznete zcela ve spodní části kontakty na

administrátory, kteří jsou připraveni Vám pomoci v nouzi.

Kontakty

Dále jsou zde adresy poboček provozovatele Nákupního portálu – společnosti eCENTRE, a.s..

VOP

A nechybějí ani Všeobecné obchodní podmínky.