IGLESIA DE DIOS MISSION BOARD EN PUERTO RICO

Congreso de Educación Cristiana 2011

Principios Básicos de una Sana Administración

Prof. Soel Alberto Rivera, MBA

9/17/2011

La Administración es un campo muy complejo y extenso que requiere de interacción con todas las áreas de una iglesia u organización. Además, debe cumplir con cuatro aspectos

esenciales: planificación, organización, comunicación y evaluación.

Biografía

Prof. Soel Alberto Rivera, MBA

Profesional en el campo de la administración. Cursó su bachillerato en Administración de

Empresas con concentración en Finanzas en la Universidad de Puerto Rico Recinto de Carolina.

Completó el Programa de Institutos Bíblicos en Certificado en Estudios Bíblicos y Teológicos &

Certificado en Vida y Ministerio Iglesia Local. Completó las Certificaciones de Maestros del

Departamento de Juventud & Discipulado de la Iglesia de Dios MB. Fungió como Director

Juvenil del Distrito de Carolina por 5 años. Completó una Maestría en Administración de

Empresas en Contabilidad en University Of Phoenix Campus de Guaynabo. Actualmente es

Profesor de Instituto en el Centro Metropolitano. Es parte de la Facultad de Profesores a

Tiempo Parcial de la Universidad Teológica del Caribe ofreciendo el curso de Administración

Eclesiástica. Actualmente, colabora como Superintendente de Educación Cristiana en la iglesia

donde es miembro desde el 1999, Iglesia de Dios MB Massai Bo. Canovanillas y sus Pastores

Rvdo. José E. Hernández y Waleska Pizarro. Además, es parte del Cuerpo de Consejeros y

Diácono. Colabora como Contable General orientando y auditando los libros de contabilidad,

estableciendo recomendaciones y mejorando cada día el área administrativa de la iglesia.

Trabaja secularmente en una empresa privada como Contador y Analista en el Departamento

de Contabilidad. Puede contactar al profesor al email soelalberto@gmail.com.

Principios Básicos para una Sana Administración

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Introducción

Explorar el campo de la administración nos lleva a comprender las distintas etapas o procesos de la información financiera para lograr resultados efectivos sobre los recursos económicos que se administran. Por generaciones hemos visto como iglesias acuden a prepararse secularmente porque han entendido que administrar recursos no es fácil, requiere de habilidades, destrezas y actitudes necesarias para una sana administración. No todo el mundo sabe administrar pero si todo el mundo puede capacitarse y prepararse para realizar su mejor esfuerzo. He aprendido que todos somos administradores, unos buenos y otros malos. Será usted un buen administrador de lo que Dios ha puesto en sus manos o será un mal administrador. A través de este taller discutiremos los principios básicos para una sana administración.

La Administración Eclesiástica es un campo muy complejo y extenso que requiere de interacción con todas las áreas de una iglesia. Además, debe cumplir con cuatro aspectos esenciales: planificación, organización, comunicación y evaluación. Muchas veces enfrentamos distintas situaciones administrativas porque no cumplimos con los cuatro aspectos antes descritos.

Debemos orientarnos y capacitarnos en el campo de la contabilidad para poder comprender como debe llevarse un proceso administrativo que sea confiable, seguro y que cumpla con las leyes que rigen la administración de organizaciones sin fines de lucro.

La información financiera es muy delicada y sensitiva, es por eso que deben establecerse controles internos para minimizar o evitar errores que inconscientemente puedan suceder. Se deben segregar las funciones o responsabilidades de las diferentes posiciones que deben existir dentro de un comité de finanzas para no crear conflictos de intereses o para trabajar de manera tal que libremos de toda responsabilidad a todos los que laboran en el área administrativa.

Es sumamente necesario que nos disciplinemos para elaborar y desarrollar aspectos de organización para mantener un mayor control y constancia de toda transacción generada por la iglesia. Con esto me refiero a ser constantes en la toma de decisiones. La información que se registra debe siempre ser clara, completa y constante. No debe existir variedad de pensamientos a la hora de registrar una transacción. Es por eso que se recomienda evaluar y analizar toda transacción para ser clasificada en la cuenta correcta según su naturaleza. Cada estructura eclesiástica es diferente, por lo tanto, las cuentas que se establezcan dependerá de las transacciones generadas por la iglesia. Por ejemplo, reconocemos que una cuenta que se debe establecer es la de Diezmos por su regularidad y frecuencia en las transacciones de la iglesia.

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Es importante destacar que debemos repasar aquellos principios éticos que nos ayudarán a enfrentar los diferentes entornos de la iglesia. Desarrollar las cualidades de confidencialidad, respeto, responsabilidad, iniciativa y productividad será de vital importancia para realizar un excelente desempeño en el área administrativa. Es sumamente primordial establecer por escrito cuales son las responsabilidades y obligaciones de cada puesto analizando el recurso humano disponible para cumplir satisfactoriamente con la labor ministerial delegada por Dios.

Importancia de la Administración

Crea sentido de responsabilidad

Crea organización apropiada y clara

Nos ayuda a ser buenos mayordomos

Nos orienta a objetivos y metas cumplidas

Suple necesidades identificadas

Nos ayuda a trabajar por prioridad

Establece estrategias

La administración está muy relacionada con el concepto de las finanzas. Se entiende por

Finanzas el conjunto de actividades y decisiones administrativas que conducen a una empresa a

la adquisición y financiamiento de sus activos fijos y/o corrientes. En el aspecto eclesiástico las

finanzas son el conjunto de actividades y decisiones administrativas que conducen a una iglesia

a la adquisición de recursos para llevar las buenas nuevas de Salvación. Fíjese que el análisis de

estas decisiones se basa en los flujos de sus ingresos y gastos y en sus efectos sobre los

objetivos administrativos que la empresa (iglesia) se proponga alcanzar. Ahora entendemos

cuán importante son las finanzas y la administración dentro del Plan Redentor de Dios para la

humanidad. Cuando no tomamos en cuenta la sana administración identificamos iglesias sin

fondos para poder cubrir sus gastos operativos, iglesias que deciden construir sin tener un plan

financiero sólido, iglesias con problemas de deudas, familias pasando por situaciones

financieras trágicas, todo por no tomar en cuenta una sana administración. Reafirmo por la

experiencia que Dios me ha permitido obtener que hoy más que nunca es vital la

administración dentro del aspecto eclesiástico y sobre todo en los hogares de toda familia.

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Dado a la necesidad que se ha percibido en el sector eclesiástico es sumamente

importante repasar y tomar en cuenta aquellos principios que refuerzan una sana

administración. Estos principios no garantizan que habrá una completa sana administración

pero si regulan y controlan las enfermedades administrativas que ocurren por falta de cuidado.

Principios Básicos de una Sana Administración

1. Principio de Apreciación-

Partiendo del inicio, dentro de la administración tomar un tiempo de observación y

apreciación marca un punto de partida importante para comenzar a construir una base

financieramente saludable. Muchos pasan desapercibido este principio, ya sea porque

piensan que ya lo saben todo, o porque no pueden perder tiempo en observar o

analizar. En este principio usted debe identificar cuáles son sus entradas de ingresos,

cuáles son sus salidas de gastos, cuáles son sus necesidades reales, cuáles son sus

recursos disponibles. (Ejemplo del médico). En este principio usted debe desarrollar la

capacidad de establecer cuál es su situación financiera real, debe identificar el

panorama completo de su administración para luego pasar a la siguiente etapa o

principio. En la apreciación usted debe tomar tiempo para consultar y buscar

orientación sobre su realidad económica. Por último, identificar sus debilidades y

fortalezas administrativas junto con sus oportunidades o amenazas darán un enfoque

más amplio de su situación administrativa.

2. Principio de Planificación –

Planificar no es meramente plasmar en un papel cuál va hacer la acción a seguir durante

un periodo de tiempo. Planificar conlleva determinación, toma de decisiones

importantes y sobre todo terminación. Wilfredo Calderón en su libro La Administración

en la Iglesia Cristiana define la planificación como ´´la determinación del curso de

acción a seguir, la fijación de los objetivos a alcanzarse, el establecimiento de los

principios que han de regular la acción y la designación de los medios que se utilizarán al

efecto´´. En este punto muchos se caen, ya que determinar el curso a seguir pero no

fijan las regulaciones o aquellas reglas que mantendrán enfocada a la administración.

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Una vez usted establece sus metas, objetivos, visión y misión, debe tener la capacidad

de ir periódicamente a consultar o revisar esa planificación. Muchas veces cometemos

el error de archivar la planificación y no acordarnos hasta que se termina el año. El

Doctor Nesman presenta la importancia de la planificación en tres puntos importantes

que hay dentro de la acción: iniciación, legitimación y terminación. La iniciación la

describe como el momento que surge la idea, la legitimación es el acto de decidir o

determinar lo que se va hacer y la terminación es el punto final o la conclusión de una

actividad. Cuando usted realiza una buena planificación estos tres puntos se deben

manifestar. Nunca rompa sus reglas, o nunca rompa su planificación por cambiar de

parecer o por comentarios. Muchas veces comenzamos a trazar un punto y no lo

culminamos, surgen variedad de pensamientos nublando lo que ya se había apreciado

en la etapa de observación. No cometa el error de que luego que toma una decisión o

determinación cambiar de parecer por estar inseguro. Un error dentro de la

administración es trabajar de forma insegura, sin control de pensamiento y sin

planificación.

3. Principio de Organización –

Cuando usted cumple con el principio de apreciación y de planificación, llega el

momento de poner en orden sus recursos y/o elementos que harán posible una

dirección apropiada para cumplir con los objetivos o metas trazadas dentro de la

administración. Fíjese, la organización se concibe como el proceso de descubrir

trabajos, ver quiénes harán tales trabajos y señalar las interrelaciones. El Autor

Wilfredo Calderón nos reafirma que sólo puede haber organización donde hay un

objetivo que perseguir, voluntad para alcanzar dicho objetivo y dirección y orientación

para hacerlo todo. Ahora bien, en términos administrativos la organización es la

estructura técnica para la integración y preparación de los elementos (recursos);

distribución de autoridad y responsabilidades; fijación de la zona de acción de cada uno

y estipulación de las relaciones jerárquicas. El principio de organización dentro de la

administración mantiene un equilibrio y sobre todo mantiene un sentido de orientación.

Lo más difícil dentro de la administración es estar desorientado, no saber qué hacer o 6

para donde coger. Muchas veces no queremos ser muy formales dentro de la

administración, pero en este principio es esencial establecer una estructura

administrativa para que las tareas, funciones y obligaciones puedan realizarse de

manera eficiente.

4. Principio de Comunicación –

Aunque muchas veces pensamos que la comunicación siempre existe, en ocasiones

enfrentamos problemas de transmitir el propósito de la iglesia a la congregación. La

comunicación es la herramienta principal dentro de la administración. Cuando usted

administra debe relacionarse con un grupo de personas y debe saber comunicar cuáles

son sus intenciones. La administración requiere de un alto grado de comunicación. Si

usted no es claro en lo que necesita puede caer en una débil administración. La

confusión llega muchas veces porque no hemos sido debidamente orientados a

resultados. Realizamos las cosas por lo que entendemos percibir, por nuestros

conocimientos, pero nunca nos cercioramos si es correcto lo que hacemos. Siempre he

sabido que hay mejores formas de realizar las cosas, pero nos preguntamos cuál es esa

mejor forma. Simplemente recibimos las directrices pero en el acto de realizar nuestras

tareas no tomamos tiempo de investigar o descubrir otras formas eficientes de hacer las

cosas. Cuando usted administra es importante que constantemente se asegure que el

mensaje llego claro al grupo de personas que forman parte de su equipo de trabajo.

Comunicar no es simplemente decir una idea o mensaje es despertar la atención e

interés del receptor ocasionando que se realice la tarea designada. La mayoría de los

fracasos ocurridos en empresas, organizaciones, etc., se deben a la comunicación pobre

de sus dirigentes. Es por eso, en todo caso, el buen administrador hará bien en revisar

sus sistemas y métodos comunicativos para mejorarlos a través de un estudio de la

materia. En otras palabras, evalúe si el origen de la situación es usted como

administrador o son las personas que colaboran en la administración.

5. Principio de Evaluación –

Por último, y no por ser el menos importante, tenemos el principio de evaluación.

Dentro de la administración se considera como una de las etapas meramente esenciales, 7

ya que en la misma se detectan o identifican irregularidades. Por el hecho de ser iglesia,

muchas veces pasamos desapercibido el establecer sistemas de monitoreo regulando

las funciones administrativas para garantizar un buen manejo de los recursos

económicos de la iglesia. Como buenos administradores no debemos confiar

simplemente porque somos cristianos. El ser cristiano no nos limita a cometer un acto

de irresponsabilidad y mal manejo de fondos, ya sea por la crisis económica o por una

depresión en el hogar. Debemos tener claros que dentro de la administración usted no

puede confiar. Establecer sistemas de revisión o pre-intervención será primordial para

mantener una sana administración. Dependiendo de su estructura eclesiástica debe

delegar esta etapa de revisión o pre-intervención a una persona que sea imparcial y

neutral y si no tiene el recurso humano suficiente o disponible es recomendable acudir a

una persona externa capacitada y con las herramientas necesarias para salvaguardar la

información financiera.

Conclusión

La Sana Administración dependerá de su esfuerzo por adentrarse al mundo de la

contabilidad básica y al mundo de las finanzas, aplicando las destrezas y habilidades

adquiridas en el aspecto eclesiástico. Reforzar la educación administrativa en su equipo

de trabajo le ayudará a establecer mejor manejo de los recursos económicos. Como

comencé así concluyo, no todos saben administrar pero si podemos aprender con la

disposición de prepararnos y capacitarnos en la materia. Recuerde siempre reconocer

sus limitaciones, planifique qué hacer con sus ingresos, y sobre todo comience a

practicar realizando un Presupuesto, el cuál surge de la planificación. Su usted carece

de habilidades y destrezas necesarias de la administración, instrúyase, como dice la

palabra, no perezca por falta de conocimiento. Busque herramientas, lea libros sobre la

administración, le ayudará a completar el plan de Dios en la tierra.

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REFERENCIAS:

Aldo Broda (2001). Administración Principios Gerenciales para líderes Cristianos. Logoi, Inc. – Miami, Florida.

Calderón, Wilfredo. 1982. La Administración en la Iglesia Cristiana. Editorial Vida. Miami, Florida.

Figueroa J. Inés. 2007. Principio de Administración y del comportamiento humano en la iglesia. Puerto Rico: A. C. M. E.

Gutiérrez, Martín. 1989. Cómo organizar una iglesia. Barcelona, España: CLIE

J. Anthony & Estep Jr. (2005). Management Essentials for Christian Ministries. B & H Publishing Group – Nashville, Tennessee.

Rush Myron. 1982. ‘’Administración un enfoque bíblico’’. Editorial Unilit. Miami, Florida

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