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Printmachine La soLution LogicieLLe Pour L’automatisation de vos Processus de gestion des editions de documents et de traitement du courrier

automate

create

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OptIMIsEz LA pROcEdURE dE REALIsAtIOn dE VOs dOcUMEnts: sUR sUppORt pApIER OU ELEctROnIqUE

cOMpOsEz VOs fORMULAIREs En tOUtE sIMpLIcItE Et fLExIbILItE

UtILIsEz LEs fOnctIOns Et LEs pERfORMAncEs dE L’IMpRIMAntE

chOIsIssEz LA MEthOdE dE cOMMUnIcAtIOn OptIMALE

pROfItEz dU tRAItEMEnt AUtOMAtIqUE dU cOURRIER

sIMpLIfIEz L’ARchIVAgE ELEctROnIqUE

sOMMAIRE

QueLs sont Les avantages d’une gestion des editions de documents et de traitement du courrier?La communication directe avec les clients, les four-nisseurs et les collaborateurs sont vitaux pour chaque entreprise. Soucieux de leur réussite, les partenaires commerciaux posent des exigences de plus en plus élevées en matière de qualité et de personnalisation de l’information. A l’avenir, le monde de la technologie de l’information devra tenir compte de cette tendance. Les entreprises modernes reconnaissent que les factu-res, les extraits de compte, les polices d’assurance, les documents de production, les décomptes de salaires et autres pièces, sont des supports d’informations de première importance. Ils permettent d’adresser des informations pertinentes et exactes en toute sécurité à vos interlocuteurs. Il n’existe pas ou peu de moyens de communication plus adaptés pour attirer toute l’atten-tion voulue d’une personne ou d’un groupe cible. Faites profiter les partenaires commerciaux ainsi que votre entreprise des avantages offerts par des supports d’informations de premier ordre et personnalisés selon les besoins.

PrintMachine, le logiciel suisse pour la gestion des éditions de documents, utilisé dans une technologie de l’information moderne, prépare et met en forme les documents et formulaires issus de vos applica-tions commerciales. Grâce à ce formatage d’un genre nouveau, ces documents ne passeront plus inaperçus auprès de vos clients et partenaires commerciaux. Simultanément, la production, la distribution, l’envoi et l’archivage de ceux-ci se déroulent de manière tota-lement automatique, de même que l’optimisation des envois postaux et l’affranchissement électronique. Et cela avec la qualité voulue, une excellente lisibilité et au moment opportun. Les relations avec vos clients et vos partenaires sont trop importantes! Ne laissez donc pas vos applications commerciales gérer ce processus stratégique.

En résumé: soyez plus proches de vos clients et par-tenaires commerciaux par le biais de PrintMachine. La qualité de vos documents parlera pour vous et vous permettra d’établir avec eux une relation privilégiée et conviviale.

• Substentielleéconomiedecoûts• Satisfactionélevéedesclients• Efficacitéaccruesurleplanopérationneletlogistique• Automatisationetunificationdesprocessusdedocumentationetd‘expédition• Utilisationconviviale• Utilepourlemarketing

vos avantages

Un ELEMEnt fOndAMEntAL dAns LA REUssItE dE LA cOMMUnIcAtIOnLe serveur PrintMachine reçoit des données brutes en pro-venance de multiples environnements systèmes ouverts ou propriétaires et les transforme en documents commerciaux tels que factures, extraits de compte, polices d’assurance, documents de production, étiquettes, formulaires pour publipostage. Print-Machine analyse les données brutes et enclenche la procédure de composition et de traitement. Le système commande l’impres-sion et/ou la distribution numérique des documents formatés de manière totalement automatique et prépare ces derniers pour l’archivage électronique. Il attribue des codes OMR ou des codes-barres intelligents aux documents, et ce, afin de piloter les installations de mise sous pli. – La maintenance et l’utilisation de la configuration du système et des documents sont aisées grâce à l’interface utilisateur et au système «pointer-cliquer».

VOtRE AppLIcAtIOn cOMMERcIALE pREnd dE pLUs En pLUs dE VALEUR!L’objectif de PrintMachine est, à partir de la transformation de l’impression des données brutes de vos applications, d’établir une communication efficace avec vos partenaires commerciaux et vos collaborateurs, c’est-à-dire une communication précise, flexible et personnalisée!

IntEgRAtIOn sIMpLE dU sYstEMEA quelques exceptions près, PrintMachine peut être intégré dans tous les environnements système et les processus, sans adapta-tion particulière de vos applications actuelles.

automateOptIMIsEz LA pROcEdURE dE REALIsAtIOn dE VOs dOcUMEnts:sUR sUppORt pApIER OU ELEctROnIqUE

• Systèmecentralisépourletraitement,laproductionetladistributiondetousvosdocumentscommerciaux

• Economiesignificativedecoûtsgrâceàdesprocessusdesortieunifiésetautomatiséspourtouteslesapplicationscommercialesexistantes

• Meilleureidentitédel‘entreprisegrâceàuneprésentationunifiéedetouslesdocuments commerciaux

• Grandeconvivialitépourl‘opérateuretl‘administrateurgrâceàunestandardisationcohérentedelaformeetducontenudesdocuments

• Supportdetouteslesfonctionsdevossystèmesd‘impressionlasermonochromesetcouleur

vos avantages

Swiss Quality Software BTA PrintMachine™

PrintMachine,entantquesolutiondegestiondessortiesdedocumentsauseindel’entreprise,optimisevos processus,etcedansvotreenvironnementsystème.Vousserezétonnédeconstaterlarapiditédegainde laqualitéetdel’efficacitédesdocumentsdevotreapplicationcommerciale.

Fax

e-mail

Web

eBPP

officeRTF

systèmes d’archivage electroniques

PDF, TIFF, autres

machines de mise sous pliConcept de pilotage

imprimantesPrise en charge totale des gestionnairesd’imprimante (drivers)

données brutesTexte ASCII pour imprimante ligne/matrice,

XML, fichiers plats, SAP-RDI, CSV, autres

transformerdes documents de qualité

genre «prêt-à-courrier»

environnement systèmsUNIX, AS/400, Windows 2000/XP,

IBM MVS, Linux, autres

données préformatéesPCL, PDF, Windows, AFP, autres

enrichiravec codes-barres, fonds de page,

marquage OMR, textes supplémentaires, autres

assemblage, tri etgroupement électroniques

Boîte aux lettres électroni-que avec panneau de com-mande pour l’optimisation des envois du courrier

affranchis-sementélectronique

fORMULAIREs REdIgEs En dIffEREntEs LAngUEs Et AdAptEs AUx sUccURsALEsCette option présente un avantage considérable pour les entreprises ayant des succursales ou des filiales, car les formulaires sont souvent identiques pour l’ensemble du groupe alors que les logos et les adres-ses doivent être adaptés. L’édition, en fonction de la langue, de textes, logos, éléments de texte et textes supplémentaires est possible.

pOLIcEs dE cARActEREs spEcIALEsDes polices de caractères spéciales comme OCR-A, OCR-B, CMC-7 ou autres peuvent être rajoutées aux polices standards. Dans ce cas de figure, PrintMachine Basic peut effectuer la calculation des chiffres de vérification, le regroupement des lignes significatives ou d’autres fonctions.

tExtEs sUppLEMEntAIREs pOUR Un MARkEtIng cIbLEUn outil apprécié du service de marketing: les documents com-merciaux peuvent servir de support publicitaire ou contenir des messages personnalisés.

MARqUAgE OMRPrintMachine attribue des codes OMR ou des codes-barres intelligents aux documents grâce auxquels les systèmes de mise sous pli et leurs fonctions seront pilotés de manière entièrement automatique.

cOdEs-bARREsPrintMachine imprime des codes-barres et peut calculer et dépla-cer les chiffres de vérification. Les codes-barres usuels (linéaires et 2D) sont possibles.

fORMULAIREs Et cOpIEsLes imprimantes laser peuvent maintenant être utilisées de manière op-timale (avec adaptation individuelle de chaque copie), le papier carbone et les copies chimiques appartiennent au passé. La préparation préala-ble des copies par votre application commerciale n’est pas nécessaire.

ELEMEnts dE tExtEPrintMachine rédige des documents à partir d’éléments textes individuels en tenant compte du client, de la langue ainsi que d’autres données.

IntEgRAtIOn dYnAMIqUE dE gRAphIqUEsDes éléments tels que photos, graphiques, signatures peuvent être intégrés de manière dynamique aux documents.

stRUctURE MOdULAIRE dEs fORMULAIREsAfin de simplifier la configuration et l’entretien de PrintMachine, il est possible de procéder à des mises en forme avec des éléments modulaires, textes supplémentaires, fonds de page, codes-barres et règles d’archivage similaires. Les redondances sont supprimées.

cOULEURsPrintMachine permet l’impression couleur dans la mise en forme et la composition des formulaires.

«pOIntER-cLIqUER»La nouvelle référence en matière de configuration visuelle! Par rapport au système traditionnel «glisser-déposer», le système «pointer-cliquer» permet la représentation authentique des docu-ments, logos, cadres, données variables ainsi que des photos et graphiques ajoutés de manière dynamique.

pUbLIpOstAgEPrintMachine dispose d’une fonction publipostage très rapide en connexion directe avec votre application commerciale. Cette fonc-tion convient également pour les gros volumes de production.

gRAphIqUEsPrintMachine calcule différents types de graphiques «à la volée» et les intègre aux pages existantes ou crée de nouvelles pages.

createcOMpOsEz VOs fORMULAIREs En tOUtE sIMpLIcItE Et fLExIbILItE

• EditeurconvivialWYSIWYGpourlacompositionetlamiseenformesimpleetrapidedevos documents

• Meilleurecompréhensionducontenudesdocumentspourlesdestinatairesgrâceàune personnalisationappropriée(parex.selonleclientoulegroupedeproduits)

• Miseenœuvrerapidedecritères«CorporateDesign»parlebiaisdebibliothèquesd’élémentsgraphiquesetdemodèles

• Introductionsimplifiéedecode-barreslinéaireset2D• Satisfactionélevéedesclientsgrâceàlamiseenévidenceducontenudesdocuments (pargraphiques,illustrationsetdiagrammespersonnalisés)

vos avantages

Mr. John Smith203 North LaSalleChicago, IL 60601-1210USA

Ruti, 20th February 2004

XY-Trading, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, SwitzerlandPhone +41 (0)55 251 31 00, Fax +41 (0)55 251 3110, Internet www.xyt.ch

XY-TRADING

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Yours sincerely,XY-Trading

Jack Hunt

Dear Mr. Smith

The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements,insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system and document configuration as well as easy maintenance.

BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every process sequence – and usually, there is no need to adapt your applications at all.


Credit




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large volume prices!

Invoice No. 178373

P.O. No. 4249Account No. 2314Sales Manager Jack HuntAssistant Anne Miller

Date 20th February 2004VAT No. 222 91


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Item Description Quantity Unit Price Discount Total

XYT 8822 Cellular Phone– incl. 12V-Adapter– incl. Compact Charger– incl. Car Holder

20 500.– 10 % 9 000.–

XYT 9933 Cellular Phone– incl. Chatboard– incl. 12V-Adapter– incl. Compact Charger– incl. Car Holder

60 300.– 15 % 15 300.–


15 99.– 5 % 1410.75

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Payment Terms 15 days net Thank you for your order.


Jack Hunt

2006

Créationetgestionflexiblesdedocumentsetd’ensemblesdedocuments:lelogicielPrintMachinemontrecedont ilestcapable.Vosdonnéessonttraitéesettransforméesendocumentsprêtsàêtreenvoyés,d’unequalitéirrépro-chableetabsolumentconformesàvossouhaits.

Formulaires adaptés aux succursales

Polices de caractères spécialestextes supplémentaires pour le marketing 1:1

codes-barres (2d)

marquage omr

codes-barres (linéaires)

Formulaires en différentes langues

eléments de texte

La structure modulaire des formulaires s’adapte à votre société

couleurs

Formulaires adaptés aux succursalescodes-barres (linéaires)

Formulaires et copies

intégration dynamique de graphiques

Publipostage«Pointer-cliquer» graphiques

EdItIOns tRIEEs Et gROUpEEsL’édition des documents peut être effectuée selon différents cri-tères de tri et de regroupement (par exemple adresse identique, code succursale ou représentant identique).

IMpREssIOn pARALLELE ULtRApERfORMAntEPlusieurs imprimantes peuvent être raccordées ensemble pour former un tout. Ceci permet de répartir les impressions sur deux ou plusieurs imprimantes. Il est donc possible de traiter, avec des appareils peu onéreux, de gros volumes en peu de temps.

pRIsE En chARgE tOtALE pAR LE pILOtE d’IMpRIMAntE PrintMachine peut activer les différents bacs d’entrée et de sortie en fonction des formulaires ou selon d’autres critères. Cette fonction trouve son application dans le cas de documents com-posés de types de papier différents. De plus, toutes les fonctions mises à disposition par le pilote d’imprimante (par exemple les différents types de médias, l’agrafage, le pliage, la perforation) peuvent être exécutées.

IMpREssIOn REctO/VERsO IntELLIgEntEPrintMachine imprime des documents sur une seule face ou recto/verso. Toutes les fonctions de PrintMachine sont valables pour le recto comme pour le verso. Le verso est souvent réservé à l’impression des Conditions générales ou à des impressions similaires.

IMpREssIOn d’EtIqUEttEsPrintMachine peut être utilisé pour des applications de logistique, d’étiquetage ou autres grâce à sa fonction codes-barres et au support d’imprimantes laser/code-barre.

REIMpREssIOnsLa fonction de restauration permet de réimprimer des documents déjà édités. Les différentes pages d’impression peuvent être sélectionnées grâce à des lignes enregistrées ou à la recherche en texte intégral.

tAchEs d’IMpREssIOn cOMMAndEEs En fOnctIOn dU tEMps OU LAncEEs MAnUELLEMEntPrintMachine peut commander l’édition de documents selon des critères de temps ou de priorité. Ainsi, des documents destinés à des personnes ou groupes cibles définis peuvent être édités à un moment précis de la semaine ou du mois (moment pouvant être défini) ou par simple «pression d’un bouton».

IMpREssIOn REpARtIE AU sEIn dU REsEAU LAn/WAnL’impression et la répartition de documents au sein du groupe nécessitent le soutien des technologies réseau. PrintMachine est basé sur ce principe et est donc en mesure de proposer des services optimaux.

pAnnEAU dE cOMMAndELe panneau de commande permet de contrôler en permanence les documents imprimés, les documents prêts à être imprimés ainsi que les tâches d’impression. Si cela s’avère nécessaire, un simple clic de la souris suffit pour envoyer une tâche d’im-pression vers une autre imprimante. Le déclenchement manuel des tâches d’impression et la répétition d’impression peuvent également être effectués en toute simplicité à partir du panneau de commande.

PrintUtILIsEz LEs fOnctIOns Et LEs pERfORMAncEs dE L’IMpRIMAntE

• Touteslesfonctionsdevossystèmesd‘impressionsontutilisables (parex.agrafage,perforation,pliage,créationdebrochures)

• Supportelasélectiondesbacsettypesd‘imprimés• Réductiondutravailmanuelgrâceautriélectroniquepréalabledesdocuments (parex.pourarchivespapieretdistributiondesdocuments)

• Importanteéconomiedecoûtsetsatisfactionaccruedesclientsparregroupementautomatiquededocumentsàpartird‘uneoudeplusieursapplicationspourformerdesjeuxcomplets (parex.compilationd‘uneoffreaveclettred‘accompagnement,conditionscommerciales généraleetannexes,oupourl‘archivaged‘uneopérationcommercialecomplète)

• Absenced‘erreursgrâceautriélectroniquepréalableremplaçantl‘assemblagemanuel• Economiedefraisdeportetmeilleurequalitédesenvois

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Lesimprimantessontdeplusenplusperformantesetleursfonctionsdeplusenplusdiversifiées.PrintMachinevouspermetd’exploitercepotentieletd’améliorerladisponibilitédevotreapplication.L’impressionultraperfor-mante,l’impressionrépartieetl’impressionspécialesontd’autresthèmesintéressantspourvous.

impression parallèle ultraperformante

Prise en charge totale par le pilote d’imprimante

impression d’étiquettes

editions triées et groupées

impression recto/ verso intelligente

Panneau de commandetâches d’impression commandées en fonction du temps ou lancées manuellement

réimpressions

impression répartie au sein du réseau Lan/Wan

sERVEUR WEbLe document fini en format graphique souhaité est chargé sur le serveur Web de l’expéditeur avec les attributs de document. Les attributs peuvent être destinés à l’autorisation et au groupement.

cOURRIER ELEctROnIqUE AVEc hOtLInkHotlink renvoie au document mémorisé sur le serveur Web de l’expéditeur. La connexion permet l’ouverture du document.

cOURRIER ELEctROnIqUE AVEc fIchIER jOIntLes documents avec une adresse e-mail sont envoyés en format graphique souhaité par PrintMachine.

fAxLes documents peuvent être faxés directement au destinataire à la place d’être imprimés et envoyés. La mise en forme et l’arrière-plan du formulaire de la version faxée correspondent à ceux de la version imprimée. sORtIE-EcRAnUne représentation tel-tel des documents peut être affichée à l’écran du responsable s’il le souhaite.

REpARtItIOn dAns LE REsEAU WAnLes données peuvent être acheminées dans le réseau WAN et éditées à l’adresse de destination souhaitée.

distriButechOIsIssEz LA MEthOdE dE cOMMUnIcAtIOn OptIMALE

• Importanteéconomiedefraisdepapier,d‘emballageetdefraisdeport• Communicationsaccéléréesavecvosclients• Suppressiondestravauxmanuelsroutiniers(commelamisesouspliducourrier)• Déchargedesréseauxinformatiquesgrâceàl‘émissionéchelonnéedesdocumentsdurant lanuit

• Disponibilitéàbienplaire24h/7jdevosdocumentspourlavisualisationoul‘impressionlocaleparlesdestinataires

vos avantages

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Laconceptiondedocumentsestunechose.Maislesacheminerjusqu’audestinatairevouluviadifférentes voiesenestuneautre.PrintMachinevousouvre,àvousetàvosapplications,denouveauxréseauxetvoies decommunicationpourladistributiondevosdocuments.

courrier électronique avec hotlink

Fax

sortie-écran

courrier électronique avec fichier joint

serveur Webrépartition dans le réseau Wan

gROUpAgEPrintMachine peut rassembler et trier plusieurs documents (documents provenant d’applications et d’environnements système différents par exemple) pour un même destinataire. Ainsi, vos clients ne reçoivent plus qu’une seule enveloppe, ce qui vous permet de réduire considérablement les frais de port et d’emballage. Il est possible de déterminer l’ordre des documents contenus dans une enveloppe.

sEcURItEUn contrôle de séquence vérifié par le système de mise sous pli est fourni pour garantir la sécurité lors de la mise sous pli automatique. cOntROLE AUtOMAtIqUEPrintMachine reconnaît les documents ne devant pas être mis sous pli (ceux destinés aux collaborateurs par exemple) et, au niveau de l’installation de mise sous enveloppe, les dirige sur une sortie dédiée.

cOMMAndE sELEctIVE dEs pIEcEs jOIntEsPrintMachine attribue aux documents des codes spéciaux en se basant sur la langue des documents ou sur d’autres critères, per-mettant ainsi l’activation de la station de pièces jointes voulue.

EMbALLAgE pARfAItPrintMachine attribue des codes OMR ou des codes-barres intelli-gents aux documents grâce auxquels les systèmes de mise sous enveloppe peuvent emballer les documents.

OPTIMISATIOnDUPORTETDESEnVOIS, AffRAnchIssEMEnt ELEctROnIqUEDes options spécifiques aux différents pays sont disponibles. Elles permettent un traitement rationnel et économique du cour-rier par la poste. Des économies des frais de port substantielles peuvent ainsi être réalisées en fonction des destinations.

maiLpROfItEz dU tRAItEMEnt AUtOMAtIqUE dU cOURRIER

• Miseenapplicationaiséeetavantageusedanstoutenvironnementgrâceauxpilotesstandardpourlessystèmesdemisesouspli

• Supportdel‘encartagesélectifd‘annexes(parex.endifférenteslangues),servicedecourrierdomestiqueautomatisable

• Contrôleà100%delaréussitedel‘impressionetdelamisesouspliparnumérisationdes informationsd‘expédition

• Miseàprofitdestarifspostauxpréférentielspourenvoisgroupés• Calculdesfraisetimpressionautomatiséedubordereaupostal• Economiedefraisdeportetsatisfactionaccruedesclientsparassemblage,regroupementet tridedifférentsdocumentscommerciauxdestinésaumêmedestinataire(1enveloppeparjouretparadresse)

vos avantages




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Lesquantitésdepapieréchangéesaugmentent,lesinstallationsdemisesousenveloppesontdemoinsenmoinschères.ProfitezdecettesituationetdupotentieldePrintMachineetoptezpouruneautomatisationflexible, économiqueetsûredutraitementdevotrecourrier.Mettezàprofittouteslesoptionsproposéesparl’installationdemisesousenveloppe.

optimisation du port et des envois, affranchissement électronique

groupement

emballage parfait

commande sélective des pièces jointes

sécurité

contrôle automatique

IntERfAcE MOdULAbLEDans le flux de données, PrintMachine reconnaît automatique-ment les documents devant être archivés. Ils sont alors traités et transmis au système d’archivage électronique. Cette opération engendre la création de fichiers impressions, fichiers graphiques et fichiers textes ainsi que d’une table d’index avec des indices pouvant être définis au choix.

cREAtIOn AUtOMAtIqUE d’Un IndExParallèlement au traitement du document graphique et identique à l’impression, PrintMachine crée automatiquement un index. Ceci permettra par la suite de retrouver et de reproduire facilement des documents.

IndEx tExtE IntEgRALEn plus des différents indices, l’intégralité du texte peut être mé-morisée sous forme d’index. Ceci permet une recherche en texte intégral dans les documents graphiques.

fORMAt gRAphIqUE OU tExtEPrintMachine dispose d’un large choix de formats graphiques. Les formats d’impression comme PDF, Postscript ou PCL sont égale-ment possibles pour les documents d’archive.

REpROdUctIOn ExActE dU dOcUMEnt Et REVIsIOn fAcILEGrâce à l’archivage de l’intégralité du document (avec le fond de page), cette procédure permet une révision facile et est fidèle au document.

archivesIMpLIfIEz L’ARchIVAgE ELEctROnIqUE

• ArchivagedesdocumentscommerciauxetOfficedestyled‘impressionidentiqueenunformatquelconque(parex.PDFouTIFF)

• Indexationautomatiquedesdocumentsdemanièreunifiéeetstructurée• Archivageenunformatunifié(parex.PDF)detouslesdocumentscommerciauxetde bureautique,indépendammentduformatd‘entrée

• Traitementdesdocumentsgraphiquesetfichiersd‘indexassurantleurlisibilitétoutsystèmed‘archivage

• Classementdesdocumentscomplètementautomatiséetentouttemps (parexempledurantlanuit)danslesystèmeélectroniqued‘archivageouGED.

• Structuredesfichiersd‘indexfacilementadaptablesetdemanièreflexible

vos avantages

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P.O. No. 4249Account No. 2314Sales Manager Jack HuntAssistant Anne Miller

Date 20th February 2002VAT No. 222 91


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Descopiesnumériquessontcrééeslorsdel’impressionouàlasuitedel’impressionpourvotrearchivage électronique.Reproductionexactedel’impressionetrévisionfacile.Deplus,PrintMachinegénèrelesindices souhaités,facilitantainsiconsidérablementlarecherchedevosdocumentsarchivés.

interface modulable

création automatique d’un index

index texte intégral

création automatique d’un index

Format graphique ou texte

index texte intégral

reproduction exacte du document et révision facile

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