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PRISE EN MAIN DE VOTRE SIFAC
DFI/DARCI 05/01/2011 Version1
1. Le vocabulaire
2. Lancer SIFAC
3. L’écran d’accueil et les principaux boutons utilisés
4. Les types de messages
5. L’utilisation des match codes
6. Les zones obligatoires
7. Les raccourcis
8. Les favoris
9. Importer et exporter ses favoris
10. Les listes personnelles
11. Paramétrages des options :
a. Saisie des décimaux
b. N’afficher que ses favoris
c. Ne plus limiter les recherches à 500 résultats
d. Afficher les pop-up
e. Augmenter la taille de la police
f. Afficher dans quelle transaction on se trouve
12. Paramétrage personnel
13. Fonction aide dans SIFAC
En cas de problème contacter l’adresse sifac@unistr a.fr
1. Le vocabulaire
Mandant : le mandant est la structure physique la plus élevée du système d’information. Un mandant est associé à un environnement technique.
Société : entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis.
Périmètre analytique : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus analytiques. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine contrôle de gestion.
Périmètre financier : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus budgétaires. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine budgétaire.
Organisation d’achat : elle correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes.
Divisions : elles permettent de gérer les secteurs d’activités (secteur de la TVA). Le choix de la division dérivera automatiquement les codes de TVA.
Agence commerciale : chaque UB (centre financier de niveau 2 dans SIFAC) est modélisée par une agence commerciale, ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting dans le module des ventes.
Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité.
Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations LOLF).
Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilitébudgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables.
Fonds : définit l’origine des fonds (DGF, CPER, Contrat quadriennal, contrats, droits d’inscription…).
Centre de coût : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytique.
Centres de profit : collecteur de recettes.
OTP : Organigramme Technique de Projet, « coque » contenant des éléments d’OTP (e-OTP) sous forme hiérarchisée pour modéliser un projet, une convention, un colloque une opération de travaux. Un OTP permet un suivi budgétaire précis et pluriannuel d’une opération. Le Contrat quadriennal, le CPER et quelques conventions sont suivis à l’aide d’OTP.
e-OTP : élément d’OTP. Les recettes et dépenses d’une convention sont imputées sur un e-OTP.
Programme de financement (PFI) : enveloppe budgétaire pour conventions/opérations. Le nom du PFI doit reprendre les 8 premiers caractères de l’e-OTP pour être lié à celui-ci.
2. Lancer SIFAC
a. Par l’ENT
Mode opératoire disponible sur l’ENT, onglet Application des gestion puis SIFAC
LANCER SIFAC : DOUBLE CLIQUER SUR SAP LOGON
SIFAC PRODUCTION UDS : ce système est la base réelle de travail de l’Université.
Cliquer sur
b. Par le bureau
3. L’écran d’accueil et les principaux boutons utilisés
Zone de saisie des transactions
Arborescence et accès aux transactions SIFAC
Barre d’outils spécifiques
Barre de titre
Barre de menu
Barre d’outils standard
Permet d’afficher ou de masquer certaines informations comme l’utilisateur, la transaction,...
Ouvrir une nouvelle sessionSession
Modifier favoris
Supprimer favoris
Ajouter aux favoris
SAP Business Workplace (messagerie SIFAC)
Menu SAP (Standard)
Menu utilisateur (liste des rôles)
Déplacer les favoris vers le bas
Déplacer les favoris vers le haut
Création
Afficher autre document
Afficher/modifier document
Contrôler la cohérence des saisies
Modifier document
Afficher document
Annuler
Valider
4. Les types de messages
Alerte : le système prévient qu’une erreur éventuelle de saisie est intervenue. Vérifier que le champ concerné est correctement renseigné. Possibilité de poursuivre en appuyant sur la touche Entrée (message non bloquant).
Information : icône permettant d’assister ou d’informer l’utilisateur. Ces messages ne requièrent aucune intervention.
Erreur : une entrée incorrecte bloque le système. Il faut modifier le champ mal renseigné
5. L’utilisation des match codes
Les match-codes permettent d’afficher une liste de choix.
Placer votre curseur sur une cellule, si c’est un champ avec match-code, il apparaîtra avec l’aspect suivant:
Cliquez sur l’icône En fonction du champ sélectionné, une fenêtre s’affichera avec des critères de recherche:
Le symbole «*» permet de remplacer un ou plusieurs caractères que vous ne connaissez pas. Attention un espace est considéré comme caractère.Taper sur Entrée ou cliquer sur
Sélectionner la ligne de votre choix puis double cliquer (ou taper sur Entrée ou cliquer sur la coche verte).
6. Les zones obligatoires
Dans SIFAC les zones obligatoires sont reconnaissables par le symbole suivant :
Exemple dans la transaction VA01 création d’une commande de vente
La zone «de commande client» est une zone obligatoire
7. Les raccourcis
Certains raccourcis clavier permettent de ne pas utiliser la souris, certains ne fonctionnent pas dans toutes les transactions.Les principaux sont les suivants :
Lancer une transaction dans une autre fenêtre/O+code transaction
Lancer une transaction depuis une autre transaction/N+code transaction
Retourner à l’écran d’accueil/N
Ouvrir une nouvelle fenêtre /O
CTRL + SSauvegarder
F8Exécuter
CTRL + FRechercher
CTRL + PImprimer
F12Interrompre
MAJ + F3Terminer
F3Retour
F1Aide
RaccourciObjet
Un très grand nombre de raccourcis sont accessibles à chaque écran. Pour les connaitre, il suffit de sélectionner les menus de la barre d’états.
8. Les favoris
Pour une transaction fréquemment utilisée, il est pratique de l’enregistrer dans les transactions favorites afin d’y accéder rapidement.
a. Créer un dossier dans les favoris
Au niveau de la page d’accueil, dans la barre de menu cliquer
Sélectionner « Ajouter dossier ».
Saisir le nom du dossier. Valider
b. Ajouter dans un dossier une transaction à partir de l’arborescence
Rechercher dans l’arborescence la transaction souhaitée.Sélectionner la transaction.
Tenir appuyé le clic gauche de la souris.
Glisser la transaction jusqu’au dossier DEPENSES.
c. Ajouter dans un dossier une transaction connue
Se positionner sur le dossier où doit apparaître la transaction.
Cliquer sur le menu « Favoris ».
Sélectionner « Ajouter transaction ».
Saisir le code de transaction.
Valider
d. Modifier favoris
Se positionner sur la transaction àmodifier.
Cliquer sur « Favoris ».
Sélectionner « Modifier ».
Modifier le texte de la transaction.
Valider
La modification est effectuée.
e. Supprimer un favori ou un dossier
Sélectionner la transaction à supprimer.
Cliquer sur
La transaction est supprimée.
9. Importer et exporter ses favoris
a. Exporter une liste de favoris SIFAC
Vous avez la possibilité dans SIFAC d’exporter le dossier « favoris » pour les installer sur un autre poste utilisateur
Indiquez l’endroit de la sauvegarder et donner un nom à votre fichier puis cliquez sur
b. Importer une liste de favoris SIFAC
Recherchez le fichier des favoris àimporter sur le nouveau poste puis
Trier : ajoute et trie par ordre alphabétiqueAjouter : Ajoute simplement
10. Les listes personnelles
Lorsqu’on recherche une valeur via le « match code » il y a beaucoup de valeur pour lesquelles vous n’êtes pas concerné. Il est possible de se créer une liste personnelle avec seulement les valeurs utiles. Prenons l’exemple des codes d’imputations dans la transaction ME21N
Avant :
On remarque que de nombreux codes sont inutiles pour l’université.
Nous allons donc créer notre liste personnelle de codes d’imputation.
Pour cela il suffit de se positionner sur la valeur concernéet de cliquer sur
Cependant il est possible de retourner sur la liste entière en cliquant sur
Pour afficher l’ensemble des données de la liste cliquer sur
Après :
11. Paramétrages des options
a. Saisie des décimaux
Dans SIFAC il est possible de choisir comment on souhaite saisir les nombres décimaux, soit avec un « . » ou une « , ». Pour cela allez dans données utilisateurs :
Puis dans l’onglet Constante, vous avez le choix entre 3 formats :
Par défaut la Direction Informatique a paramétré l’ensemble des utilisateurs en 1,234, 567.89
b. N’afficher que ses favoris
Dans un souci de clarté, vous avez la possibilité de n’afficher que vos favoris dans le menu de la page d’accueil. En effet vous pouvez décider de masquer le menu SAP. Pour cela allez dans les autres fonctions, puis options :
Puis cocher la case suivante : En cochant cette case vous n’afficherez pas les codes des transactions, mais seulement ce à quoi elles servent.
Pour afficher les codes des transactions avec les noms vous devez également cocher pour avoir le résultat suivant :
c. Ne plus limiter les recherches à 500 résultats
Vous avez la possibilité d’augmenter le nombre de résultat maximum retournépar une recherche (par défaut 500 résultats). Pour cela cliquez sur Aide, puis Option :
Ensuite dans l’onglet Aide F4, remplacez le nombre maximum d’occurrences à afficher par 9999 par exemple (nombre maxi)
d. Afficher les pop-up
Pour que les différents messages d’avertissements, d’erreurs ou autres s’affichent clairement à l’écran, il faut activer les pops up. Pour cela cliquez sur Options… via le bouton suivant :
Ensuite, il faut cocher les 3 cases suivantes :
e. Augmenter la taille de la police
Il est en effet possible d’augmenter la taille de la police, il faut pour cela cliquez sur Nouveau design visuel via le bouton suivant :
Ensuite dans l’onglet généralité, il suffit d’augmenter le pourcentage de la police :
Il faudra cependant redémarrer Sifac pour que la modification soit effective.
f. Afficher dans quelle transaction on se trouve
Pour une meilleure visibilité et savoir dans quel écran de transaction on se trouve, il est possible d’afficher le code de transaction, pour cela dérouler le petit bandeau en bas à droite de l’écran et cocher transaction :
12. Valeurs par défaut
Lors d’une commande, il est possible de renseigner certaines valeurs par défaut. Par exemple dans la transaction ME21N, il suffit de cliquer sur le bouton suivant :
Puis dans l’onglet Valeurs par défaut, de nombreux choix s’offrent à vous :
Valeurs par défaut pour l’en-tête
Valeurs par défaut pour les lignes de postes
Possibilité de rajouter des zones non présentes dans les onglets
13. Fonction aide dans SIFAC
Pour avoir des informations sur une cellule, il suffit de positionner votre curseur et appuyer sur F1.
Exemple dans la barre de saisie des transactions :