pro-001.in procedimiento control de documentos

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

Tiger Ingeniera y Servicios

Cdigo: PRO-001.IN Fecha Autorizacin: 28 Junio 2013.- Versin N: 02.

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Tabla de Contenidos

1. Objetivos

2. Responsabilidades

3. Definiciones

4. Recursos Necesarios

5. Descripcin de la Actividad

6. Anexos

7. Hoja Control de Modificaciones

Elaborado Por:

Romina Maggiolo H.-

Jefe Dpto. SGI.

Firma:

Revisado Por:

Fernando Reyes A.-

Gerente General.

Firma:

Aprobado Por:

Fernando Reyes A.-

Gerente General.

Firma:




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1.- OBJETIVOS

El objetivo del presente procedimiento es establecer las pautas y definir la metodologa para

elaborar, codificar, revisar, controlar, aprobar, modificar, distribuir, reponer y eliminar los

documentos del Sistema de Gestin Integrado sometidos a control.

2.- RESPONSABILIDADES

El Gerente General es responsable de:

o Aprobar las modificaciones del Manual de Gestin Integrado y Procedimientos que

formen parte del SGI.

o Aprobar la confeccin de nuevos documentos.

El Jefe Dpto. SGI es responsable de:

o Distribuir, reponer, codificar y eliminar la documentacin obsoleta.

o Mantener actualizadas las instrucciones y documentacin del SGI que le corresponde,

as como tambin el Listado Control de Documentos R-026.IN.

o Confeccionar los procedimientos que estime conveniente.

Los Usuarios Internos de la documentacin son responsables de:

o Interiorizarse con el contenido del documento.

o Dar a conocer los cambios en caso de detectar documentacin obsoleta.

3.- DEFINICIONES

Documento interno: Todo documento en soporte fsico o electrnico definido por la organizacin a

modo de estandarizar procesos o actividades. Dentro de estas se encuentran Manual de Gestin

Integrado, Procedimientos, Instructivos, Polticas y Formularios, etc.

Documento externo: Documentos de tipo tcnicos, normativos, contractuales y/o legales de

origen externo a la empresa generados por el cliente, organismos reguladores, gobierno y/o

subcontratistas, entre otros entes.

Copia controlada: Documento distribuido electrnicamente sobre el cual existe el compromiso de

actualizacin y eliminacin en caso de cambios de versin.

Copia no controlada: Impresin del documento controlado disponible en intranet la cual se

caracteriza por tener impresa la frase Copia Impresa Copia No Controlada.




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4.- RECURSOS NECESARIOS

Intranet Tiger.

5.- DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

5.1.- ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura y contenido de todos los procedimientos e instructivos que formen parte del Sistema

de Gestin Integrado ser elaborado de acuerdo al formato indicado en el presente procedimiento

(encabezado, pie de pgina, tabla de contenidos y cuadro de responsabilidades).

De este modo todas las pginas iniciales de los documentos indicaran la Tabla de contenidos y el

cuadro de compromisos involucrados en el proceso (apartado 5.2).

La numeracin y orden en la estructura de los documentos (tabla de contenidos) depender del

tipo de documento a elaborar, vale decir, para todos los procedimientos normativos y operativos la

tabla de contenido estar dada por:

1. Objetivos


3. Definiciones



6. Anexos


Mientras que para los procedimientos de trabajo seguro, la tabla de contenidos estar dada por.

1. Objetivos


3. Definiciones



6. Medidas de Seguridad y Salud Ocupacional

7. Medidas Ambientales

8. Estndar Bsico de la Operacin

9. Housekeeping en el rea

10. Respuesta ante Emergencias

11. Anexo


Lo anterior debido a las caractersticas de los documentos.

Cuando alguno de los tems indicados en la tabla de contenidos no sea aplicable al documento

elaborado, se deber indicar la leyenda no aplica o no contiene en la seccin correspondiente.




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En el caso de los instructivos generales y de trabajo, la tabla de contenidos estar dada por:

1. Objetivos




5.2.- ELABORACIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS

Todos los documentos definidos en el SGI (Manual de Gestin Integrado, Procedimientos e

Instructivos) son Elaborados, revisados, aprobados y controlados segn el siguiente cuadro:

Elaborado Por:

.

Firma:

Revisado Por:

Firma:

Aprobado Por:

Firma:

Donde,

o Elaborado por: Nombre y cargo de quien confecciona el documento, pudiendo ser

cualquier persona que detecte la necesidad u oportunidad de mejora, previa aprobacin del

Representante de Gerencia.

o Revisado por: Nombre y cargo de quien revisa el documento, pudiendo ser el

Representante de Gerencia y/o el Encargado del rea que aplica en el documento segn

sea el caso.

o Aprobado por: Todo documento ser siempre aprobado por el Gerente General.

Nota: cabe sealar que si por orden expresa de nuestros clientes, sea necesario la modificacin de

esta estructura, se mantendr la solicitada por Cliente.

5.3.- CODIFICACIN DE DOCUMENTOS

Los documentos del SGC contaran con un cdigo nico de referencia a fin de asegurar una fcil

identificacin y control de los mismos, el cual se encuentra dado por:

CODIGO-N CORRELATIVO.ORIGEN

Donde,

o Cdigo: Manuales (MSC), Procedimientos Corporativos (PRO), Instructivos Generales

(ITG), Procedimientos Operativos (POP), Procedimientos de Trabajo Seguro (PTS),

Instructivos de Trabajo Seguro (ITS) y Documentos Generales (DCT).




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o Origen: Interno (IN) o Cliente (Centro de Trabajo), ejemplo el Abra (AB), Cliente Tesoro

(TS) y Planta (PL), etc.

5.4.- CONTROL DE DOCUMENTOS

El Control de la documentacin del Sistema de Gestin Integrado lo realizara el Jefe Dpto. SGI

mediante Listado Control de Documentos R-026.IN, donde especificara cdigo, tipo o nombre,

versin, responsable, fecha de autorizacin y ubicacin copias controladas.

Para ello el Jefe Dpto. SGI distribuir la documentacin del Sistema por medio del intranet de la

organizacin, entendindose dichas copias como copias controladas.

Cabe destacar que dicha copia virtual se encontrar disponible en formato PDF o similar en la

intranet interna, a fin de impedir su modificacin por parte de los usuarios del sistema, la cual una

vez impresa pasara a ser copia no controlada.

Cuando sea necesario distribuir un documento a partes interesadas (clientes u otros), se deber

especificar de acuerdo a lo anterior, que sta no se encuentra sujeta a control y por lo mismo

posee en cada una de sus pginas la leyenda Copia Impresa Copia No Controlada.

Todo documento de origen externo que la organizacin determina que son necesarios para la

planificacin y operacin del Sistema sern controladas por el Jefe Dpto. SGI a travs del Registro

Listado de Documentos Externos R-006.IN.

En caso que la documentacin externa no pertenezca a su rea de trabajo, ser el Encargado del

rea usuaria el responsable de hacerle saber cul es la ltima versin vigente, para que este los

incorpore al Sistema y actualice el listado (retirando los documentos caducados u obsoletos).

5.5.- MODIFICACIN Y ACTUALIZACIN

Toda peticin de modificacin de los documentos del sistema de gestin integrado deber tratarse

por medio de una solicitud de modificacin dirigida al Jefe Dpto. SGI va personal o mediante

correo electrnico, para su posterior revisin y aprobacin de propuesta por parte del Gerente

General.

Aceptada y aprobada la solicitud, el Jefe Dpto. SGI proceder a modificar el documento para

posteriormente reponerlo en los distintos puntos de uso (intranet interna).

En la nueva edicin del documento, los cambios adoptados sern identificados por medio de letra

cursiva, parntesis cuadrado o similar, especificando de manera general en Hoja Control de

Modificaciones (Apartado 7 o 12 segn sea el caso) los cambios adoptados.

Cada vez que se actualice, cambie y/o elimine un documento del Sistema de Gestin Integrado, el

Jefe Dpto. SGI deber informar a travs de un correo electrnico interno u otro medio a los

usuarios la existencia de una nueva versin, esto a fin que se les asegure que la documentacin

utilizada sea siempre la vigente.




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5.6.- VERIFICACIN ADECUACIN DE DOCUMENTOS

Sera responsabilidad del Jefe Dpto. SGI asegurarse que todo documento del Sistema de Gestin

Integrado, sea verificado y actualizado [cada vez que sea necesario o surja la necesidad en la

organizacin].

5.7. IDENTIFICACIN DOCUMENTOS OBSOLETOS

Toda documentacin del SGI que haya experimentado algn cambio y que por tanto se encuentre

obsoleta ser eliminada una vez se notifique la nueva versin.

En caso de conservar una nica copia histrica digital esta ser identificada para evitar

confusiones con las versiones actuales. Dicha identificacin ser realizada en cada una de sus

pginas con la leyenda OBSOLETO por medio de marca de agua de color rojo.

6.- ANEXO

6.1.- REGISTRO LISTADO CONTROL DE DOCUMENTOS R-026.IN

7.- HOJA CONTROL DE MODIFICACIONES

Versin Fecha Modificacin tem Alterado Motivo

00

01

02

18-03-2010

07-10-2010

28-06-2013

N.A.

Apartado 5.6

Procedimiento

en General

Emisin del Documento

Oportunidad de Mejora propuesta en Auditora

Interna (Revisin del PRO al fin de evaluar el valor

que crea revisar cada 3 aos los procedimientos

que no sufren cambios).

Se integra el Procedimiento en materias de S&SO,

M. Ambiente y Calidad.




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ANEXO 6.1

LISTADO DE CONTROL DE DOCUMENTOS R-026.IN

pro-001.in procedimiento control de documentos

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