procedemento control dos documentos - universidade de vigo
TRANSCRIPT
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
Edificio Reitoría Campus Universitario 36310 Vigo España
Tel. 986 813 586 Fax 986 813 818 vicadc.uvigo.es
MANUAL DE PROCEDEMENTOS DE CALIDADE
PROCEDEMENTO
Control dos documentos
CÓDIGO XD-01 P1 ÍNDICE 01
REDACCIÓN VALIDACIÓN APROBACIÓN
Área de Apoio á Docencia e Calidade
Comisión de Garantía de Calidade
Xunta de centro
Data e sinatura Data e sinatura Data e sinatura
PROCEDEMENTO Control dos documentos XD-01 P1
Índice 01
Páxina 2 de 12
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
Proceso
Control dos documentos.
Histórico de evolucións
ÍNDICE DATA REDACCIÓN MOTIVO DAS PRINCIPAIS MODIFICACIÓNS
00 26/06/2012 Rosa Graña (Unidade de Estudos e Programas)
Creación do procedemento.
01 24/04/2013
Raquel Gandón e José Miguel Dorribo (Área de Apoio á Docencia e Calidade)
Modificación completa do procedemento: nova codificación, trama de redacción e estrutura; ampliación de contidos en todas as fases do diagrama de fluxo. Modificación do título: pasa de MC01-PR01 «Control dos documentos e dos datos» a XD01 P1 «Control dos documentos». Modificación do anexo 1 «Modelo de fluxograma e simboloxía». Integra o procedemento PA-01 «Xestión dos documentos e evidencias» no ámbito do sistema de garantía interna de calidade de centros e titulacións, no que atinxe ao control dos documentos.
Índice
I OBXECTO .................................................................................................................................................. 3
II ALCANCE .................................................................................................................................................. 3
III REFERENCIAS ........................................................................................................................................ 3
IV DESENVOLVEMENTO .......................................................................................................................... 5
V ANEXOS .................................................................................................................................................. 12
PROCEDEMENTO Control dos documentos XD-01 P1
Índice 01
Páxina 3 de 12
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
I OBXECTO
Definir o proceso que permite controlar o modo de creación e de xestión (modificación, aprobación, difusión, aplicación,
retirada e arquivo) dos documentos.
II ALCANCE
Os documentos no ámbito
do sistema de garantía interna de calidade dos centros e titulacións, e
do sistema de xestión da calidade no ámbito de xestión
da Universidade de Vigo.
III REFERENCIAS
III.1. Normas
Lexislación
- RD 861/2010, do 2 de xullo, polo que se modifica o RD 1393/2007, do 29 de outubro, polo que se establece a ordenación das ensinanzas universitarias oficiais.
- Estatutos da Universidade de Vigo.
- Resolución reitoral da Universidade de Vigo, do 5 de setembro de 2011, de delegación de competencias. Normas e estándares de calidade
- ENQA: Criterios e directrices para a garantía de calidade no Espazo Europeo de Educación Superior.
1.1 Política e procedementos para a garantía de calidade.
1.7 Información pública.
- ACSUG, ANECA e AQU: Programa FIDES-AUDIT. Documento 02: Directrices, definición e documentación dos Sistemas de garantía interna da calidade da formación universitaria.
Directriz 6. Desenvolvemento dos programas formativos e outras actuacións orientadas á aprendizaxe do(a) estudante.
Directriz 8. Recursos materiais e servizos.
Directriz 10. Información pública e rendemento de contas.
- ACSUG: Programa do Seguimento de títulos oficiais.
Criterio 9. Sistema de garantía da calidade.
- Norma UNE-EN ISO 9000: Sistemas de xestión da calidade. Fundamentos e vocabulario.
- Norma UNE-EN ISO 9001: Sistemas de xestión da calidade. Requisitos.
- Norma UNE- ISO 30300: Información e documentación. Sistemas de xestión para os documentos. Fundamentos e vocabulario.
- Norma UNE-ISO 15489-1: Información e documentación. Xestión de documentos. Parte 1: Xeneralidades.
- Norma UNE-ISO 15489-2: Información e documentación. Xestión de documentos. Parte 2: Directrices.
PROCEDEMENTO Control dos documentos XD-01 P1
Índice 01
Páxina 4 de 12
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
- Norma ISO 5807: Information processing – Documentation symbols and conventions for data, program and system flowcharts, program network charts and system resources charts (Tratamento da información. Símbolos para a documentación e convencións aplicables para diagramas de fluxo de datos, programas e sistemas, gráficos de redes de programas e de recursos de sistemas).
Outros documentos de referencia
- Universidade de Vigo: Guía para o deseño e mellora de procesos.
- Universidade de Vigo: Manual de linguaxe inclusiva no ámbito universitario.
III.2. Definicións - Documento : información (datos que posúen significado) e o seu medio de soporte.
(UNE-EN ISO 9000)
- Procedemento : forma especificada para levar a cabo unha actividade ou un proceso. (UNE-EN ISO 9000)
- Instrución : documento complementario ao procedemento en que se describe como desenvolver unha actividade. (UNE-EN ISO 9000)
- Guía : documento (en xeral aclaratorio e/ou de axuda) que detalla o xeito de realizar unha tarefa en particular ou específica, ou unha parte dun proceso, respectando o principio definido no procedemento.
- Formato : modelo ou formulario que pretende a recollida estruturada de datos. (Universidade de Vigo: Guía para o deseño e mellora de procesos)
- Validación : verificación da coherencia dun documento con respecto ás orientacións, á política de calidade ou aos requisitos do sistema de calidade. Confirmación mediante a subministración dunha evidencia obxectiva de que se cumpriron os requisitos para unha utilización ou aplicación específica prevista. (UNE-EN ISO 9000)
- Aprobación : acordo para a aplicación e compromiso de posta a disposición dos medios necesarios.
- Proceso : conxunto de actividades mutuamente relacionadas ou que interactúan, as cales transforman elementos de entrada en resultados. (UNE-EN ISO 9000)
- Actividade : conxunto de tarefas. (Universidade de Vigo: Guía para o deseño e mellora de procesos)
- Responsable do proceso : persoa responsable da xestión do proceso asignado e, xa que logo, dos seus resultados, da súa rendibilidade e da organización necesaria para o óptimo funcionamento do proceso. (UNE 66175 Sistemas de xestión da calidade. Guía para a implantación de sistemas de indicadores)
- Participantes do proceso : persoas que participan no desenvolvemento do proceso.
- Área de Calidade : Área de Apoio á Docencia e Calidade.
III.3. Abreviaturas e siglas - ACSUG : Axencia para a Calidade do Sistema Universitario de Galicia
- ANECA : Axencia Nacional de Avaliación da Calidade e Acreditación
- AQU : Agència per a la Qualitat del Sistema Universitari de Catalunya
- ENQA : European Association for Quality Assurance in Higher Education (Rede Europea para a Garantía da Calidade na Educación Superior)
- PAS : persoal de administración e servizos
- PDI : persoal docente e investigador
- RD : Real decreto
- SGIC : Sistema de garantía interna de calidade
- UEP : Unidade de Estudos e Programas
PROCEDEMENTO Control dos documentos XD-01 P1
Índice 01
Páxina 5 de 12
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
IV DESENVOLVEMENTO
IV.1. Finalidade do proceso
Poñer a disposición da organización e dos seus grupos de interese documentos válidos, accesibles e actualizados que
respondan ás súas necesidades.
IV.2. Responsable do proceso
Coordinador/a da UEP (ámbito de xestión)
Vicedecano/a ou subdirector/a con competencias en calidade (ámbito docente)
IV.3. Indicadores
Os indicadores asociados a este proceso están identificados e definidos no procedemento DE-02 P1 «Seguimento e
medición».
IV.4. Diagrama de fluxo
No máximo nivel de detalle acadado na identificación dos procesos (2.o ou 3.o nivel) desenvólvese polo menos un procedemento respectando as regras de xestión que se indican a continuación, no diagrama de fluxo e nos seus comentarios.
PROCEDEMENTO Control dos documentos XD-01 P1
Índice 01
Páxina 6 de 12
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
IV.4.1. PROCEDEMENTOS
A) CREACIÓN E/OU MODIFICACIÓN
EntradaResponsable do
proceso correspondente
Responsable de calidade no ámbito (Coordinador/a de
calidade)
Área de Calidade / UEP
Saída Como
Necesidades, requisitos e/ou expectativas
Evolucións de documentos
(procedementos…) doutros sistemas de
xestión (medioambiental,
prevención de riscos…)
10Análise documental
Poden provir de:- grupos de interese- orientacións estratéxicas- normativas- programas de calidade- modos de funcionamento ou propostas internas- ferramentas e metodoloxías- suxestións de mellora- cambios organizativos- ...
10 Esta análise pode realizarse nun grupo de traballo (comisión de calidade, grupo intercentros ... ).
20Creación /
modif icación dun procedemento?
FinNon
30Redacción do procedemento (Creación / modif icación)
Si
40Validación técnica
da proposta?
35Difusión eventual previa para
comentarios (no centro, noutros centros ou
servizos…)
Non
50Difusión do procedemento
para comentarios
Si
60
20 Ademais, asignación de responsable(s) da redacción (determinarase en función das características do procedemento).
30 Responsable de calidade pode ser, en función do ámbito, un coordinador/a de calidade (vicedecanato ou subdireccción de calidade…) nos centros e titulacións, responsable ou cordinador/a de calidade nas unidades ou servizos…
Recoméndase a participación de todas as persoas implicadas no proceso.
Redacción segundo a trama do presente procedemento, seguindo a estrutura e identificación descritos nos Comentarios.O borrador identifícase como «Proposta» .
40 Decisión da Área de Calidade (ámbito docente) / UEP (ámbito de xestión), tomada baseándose en criterios de coherencia co funcionamento (requisitos) do sistema de calidade.
A non validación dunha proposta debe explicárselle a quen a redactase.
50 Difusión informática vía mensaxaría, web, internet...
Destinatarias: todas as unidades implicadas para buscar a máxima difusión posible (centros, servizos... ).
Inclúe unha breve descrición das modif icacións máis signif icativas.
PROCEDEMENTO Control dos documentos XD-01 P1
Índice 01
Páxina 7 de 12
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
B) APROBACIÓN
EntradaDestinatarias
(persoas, unidades…)
Responsable de calidade no
ámbito (Coordinador/a
de calidade)
Área de Calidade /
UEP
Responsables de validación e aprobación
Saída ComoResponsable do
proceso correspondente
70 e 80 Esta análise realízase de forma coordinada coa Área de Calidade (ámbito docente) / UEP (ámbito de xestión) e, se é necesario, con outras persoas con responsabilidade e/ou competencia no proceso (unidades, servizos, vicerreitorías...).
Quen sexa responsable do proceso correspondente participa tamén nesta análise (redactase ou non o procedemento).
50
90 O procedemento pódese acompañar co documento de tratamento das propostas recibidas.
Os comentarios e propostas admit idas incorpóranse ao procedemento.
60 Período de comentarios:
15 días (hábiles).Lectura do documento e
remisión de comentarios e/ou propostas de mellora á Área de Calidade / UEP
70Análise de observacións, comentarios
e/ou propostas
80Admisibles?
90Redacción definitiva do documento
Si
85Explicación a quen emita
Non
Procedemento válido e aprobado
100Validación e aprobación?
Si
Non100 e 110 Tras a redacción definitiva: sinatura e transmisión do documento orixinal á UEP (ámbito de xest ión) ou ao/á coordinador/a de calidade (ámbito docente) para a súa validación e aprobación posterior.
Véxanse Comentarios respecto dos responsables de validación e aprobación.
A validación e aprobación formalízanse mediante a sinatura no propio documento.
Os documentos orixinais son os asinados, manuscrita ou electronicamente.
110
PROCEDEMENTO Control dos documentos XD-01 P1
Índice 01
Páxina 8 de 12
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
C) APLICACIÓN
EntradaUEP/ Área de
Calidade
Responsable do proceso
correspondente
Participantes do proceso
Saída Como
Responsable de calidade no ámbito (Coordinador/a de
calidade)
110 UEP (ámbito de xestión) ou Área de Calidade (ámbito docente).Actualización da lista dos procedementos en vigor.
A mensaxe de difusión inclúe:- a identificación do documento- o seu contido (modif icacións... )- posibles consecuencias a ter en conta.
Destinatarias e modo de difusión segundo o def inido no Manual de Calidade.
Clasificación do orixinal en vigor e arquivo da versión obsoleta, segundo se describe en Comentarios.
Os centros incorporan os procedementos que lles afectan que teñen a súa orixe no ámbito de xestión.
Esixencias de información pública
110Difusión controlada do procedemento
(segundo indicacións do Manual de Calidade).
Actualización da documentación en vigor (nas webs e/ou plataformas informáticas
correspondentes) e arquivo da versión anterior obsoleta
120 Determinación das
accións necesarias para implantar o documento
(análise do seu impacto)
130Formación e/ou
información
Procedemento aplicado de
forma efectiva
140Aplicación
120 e 130 Coa posible colaboración e soporte da Área de Calidade / UEP (mesmo das comisións de calidade... )
140 O seguimiento da aplicación correspóndelle a quen sexa responsable do proceso.
As accións necesarias para a aplicación efectiva do procedemento realízanse, por defecto, e agás as act ividades suxeitas a un calendario específico, no mes seguinte ao da súa difusión.
Procedemento dispoñible
Procedimiento válido y aprobado
100
PROCEDEMENTO Control dos documentos XD-01 P1
Índice 01
Páxina 9 de 12
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
Comentarios
Etapa 30: redacción do procedemento
Estrutura dos procedementos Un procedemento está estruturado nos parágrafos seguintes:
I Obxecto Indica o propósito do procedemento (o seu contido debe dar resposta á pregunta Por que?).
II Alcance Indica o ámbito de aplicación do procedemento (actividades, equipos, produtos, estruturas organizativas, persoas...).
III Referencias Inclúe información (documentación —lexislación, directrices, normas e outros referentes—, definicións, abreviaturas e siglas) utilizada para elaborar e aplicar o procedemento.
IV Desenvolvemento: detalla o a finalidade do proceso (a misión do proceso, aquilo para o que se deseñou) o a responsabilidade do proceso o os indicadores de medición do proceso o as actividades do proceso, descritas mediante diagramas de fluxo (ou equivalente), segundo as regras do anexo
1 « Modelo de fluxograma e simboloxía », onde se determinan: o os elementos de entrada, o as accións ou tarefas a realizar, de forma secuencial, coas súas responsabilidades asociadas, para
a execución do proceso, o os resultados ou elementos de saída, o os comentarios asociados para facilitar a comprensión, tanto no diagrama como, si fose
necesario, fóra del. o o ciclo de mellora continua do proceso (ciclo PDCA) onde, de xeito gráfico, se pode ver a lóxica de
funcionamento do proceso, os grupos de interese afectados, os recursos principais... O contido deste apartado debe dar resposta ás preguntas Quen?, Que? e Como? Para facilitar a identificación dos cambios dunha versión (índice) respecto da anterior, pódense resaltar os contidos modificados (ex.: tipografía de cor azul).
V Anexos asociados Os procedementos poden ter documentos anexos (formatos ou formularios, modelos, documentos de axuda, instrucións...). O desenvolvemento destes anexos non é obrigatorio.
A estrutura dos anexos adáptase ao uso requirido, de forma que conteñen a información mínima necesaria para dar resposta ao seu uso previsto (desenvolvemento da actividade). No entanto, poden ser ampliados para incorporar información complementaria. Determinados anexos, unha vez cubertos, convértense en rexistros. Neste caso, especifícanse as súas condicións de arquivo, segundo se establece no procedemento XD-02 P1 «Control dos rexistros».
Identificación e codificación dos procedementos Un procedemento identifícase mediante un título, un código e un índice de actualización.
‐ Título: en relación coa denominación do proceso que describe. ‐ Código: fai referencia a
o PR-XX: proceso que describe
PROCEDEMENTO Control dos documentos XD-01 P1
Índice 01
Páxina 10 de 12
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
o P: procedemento o ZZ: número correlativo
Código do procedemento
Proceso - Núm. correlativo PR –XX P ZZ
‐ Índice de actualización: increméntase nunha unidade en cada evolución do documento, onde o primeiro é «00» e os
seguintes «01», «02», ...
Exemplo: MC-02 P1 índice 04: 1.o procedemento asociado ao proceso «Xestión das queixas, suxestións e parabéns», a índice 04.
Os anexos identifícanse mediante un título e un código, que consiste nun número correlativo asociado ao procedemento. As súas actualizacións xestiónanse baseándose na súa data de aprobación, de xeito que poden evolucionar de forma independente aos documentos dos que dependen. A data de aprobación está incorporada ao código do propio anexo.
Exemplo: MC-02 P1 anexo 1 do 03/03/2012: Cuestionario de avaliación da satisfacción de…
Etapa 110: validación e aprobación
Responsabilidades de validación e aprobación en función do ámbito:
Actividade Responsables
Ámbito de xestión Ámbito docente (proceso DO)
Validación Comité Técnico de Calidade Comisión de garantía de calidade
do centro
Aprobación Xerencia Xunta de centro
Etapa 120: arquivo dos procedementos obsoletos
Os procedementos orixinais obsoletos arquívanse identificados mediante unha marca ou selo coa descrición «Obsoleto». O período de arquivo considérase por ano natural, de tal forma que a duración de conservación das versións obsoletas fíxase en seis anos. A eliminación efectúase a partir de xaneiro do ano seguinte.
Exemplo: Arquivo dun procedemento en xullo de 2013
↓ Eliminación a partir de xaneiro de 2021
PROCEDEMENTO Control dos documentos XD-01 P1
Índice 01
Páxina 11 de 12
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
Caso particular: retirada (eliminación) dun procedemento
Un procedemento pode considerarse obsoleto (sen necesidade de evolución) cando a súa existencia non responda a ningunha esixencia, necesidade e/ou requisito e/ou deixan de realizarse o proceso, as actividades e/ou as tarefas que describe.
A súa eliminación realízase entón en dúas etapas: 1. Mensaxe de aviso da Área de Calidade a quen lle afecte o procedemento (ver a etapa 50), unha vez analizada esta
necesidade por calquera responsable de calidade e/ou pola propia Área. 2. Supresión tras un período igual ao establecido para as propostas (ver a etapa 60) sen comentarios en sentido
contrario. A difusión desta información realízase de forma equivalente ao caso de evolución dun procedemento.
IV.4.2. OUTROS DOCUMENTOS DE APOIO
En función das necesidades pode ser necesario e/ou aconsellable a elaboración de documentos de apoio (instrucións,
guías, manuais...).
Recoméndase a súa elaboración cando a súa ausencia poida dar lugar a indefinicións significativas con impacto na
xestión de calidade.
Regras de xestión:
A elaboración destes documentos debe ter en conta os principios básicos de redacción de documentos técnicos ou
administrativos (xerarquía e economía normativa, formalidade, simplicidade, racionalidade, flexibilidade, eficacia,
linguaxe inclusiva...).
A súa estrutura (formato...), contidos e modo de funcionamento (redacción, aprobación, difusión, retirada...) serán
específicos e adaptados á función que realiza (axuda, apoio, explicación..).
A súa identificación e codificación han de ser tales que fagan referencia ao procedemento ao que están asociados,
co fin de garantir a trazabilidade da documentación.
Antes da súa aprobación, deben validarse pola persoa responsable de calidade no ámbito afectado e/ou, en todo
caso, pola Área de Calidade.
Ningún documento de apoio pode anular, substituír ou contradicir o descrito nun procedemento de calidade.
PROCEDEMENTO Control dos documentos XD-01 P1
Índice 01
Páxina 12 de 12
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
IV.5. Ciclo de mellora continua do proceso (PDCA)
Planificar: establecer os obxectivos e os procesos necesarios para acadar resultados de acordo cos requisitos, coas necesidades e coas
expectativas dos grupos de interese e coas políticas da organización.
Desenvolver (facer): implantar os procesos.
Controlar (verificar): realizar o seguimento e a medición dos procesos e dos produtos e servizos respecto ás políticas, aos obxectivos e aos
requisitos, ás necesidades e ás expectativas, e informar dos resultados.
Actuar (aprender): tomar accións para mellorar continuamente o desempeño dos procesos.
(UNE-EN ISO 9001)
V ANEXOS Anexo 1 : Modelo de fluxograma e simboloxía.
Política documental e toma de decisións
Control dos documentos
Creación, modificación, posta a disposición e aplicación dos
documentos
UVigo (centros e titulacións, servizos, áreas,..., órganos institucionais)
Definición dos modos de funcionamento
internos
Dispoñibilidade dos documentos (avaliación,
utilización...)
Axencias de Calidade Administración Organismos e institucións
Esixencias legais Definición dos modos
de funcionamiento externos
Dispoñibilidade dos documentos (avaluación, acreditación,
certificación,...)
Estudantes, PAS, PDI, Egresadas/os, Empregadoras/es, Persoas usuarias, Sociedade
Obxectivos da formación
Consulta de documentos válidos
Grupos de In
terese
Req
uisitos, necesidades e expectativas
UVigo (centros e titulacións, servizos,
áreas,..., órganos institucionais)
Axencias de Calidade Administración Organismos e institucións
Estudantes, PAS, PDI, Egresadas/os,
Empregadoras/es, Persoas usuarias,
Sociedade
Documentos aprobados, válidos, actualizados e dispoñibles
Información pública
Información (resultados e actividades) útil para a xestión
Cumprimento dos requisitos legais
Contribución aos obxectivos da formación
Grupos de In
terese Satisfacción
Documentos
Medición, análise e mellora
Estrutura, contidos, modos de acceso e/ou difusión,..
‐ Resultados de avaliación (centros, titulacións, servizos...)
‐ Participación dos grupos de interese (propostas, suxestións,...)
‐ Utilización e/ou aplicación: experiencias, boas prácticas..
‐ Novas expectativas, esixencias e/ou necesidades detectadas
Recursos
Páxinas web (Área de Calidade, UEP, centros,
…)
P
D C
A
P
D
C
A
XD-01 P1 anexo 1 do 24/04/2013: Modelo de fluxograma e simboloxía
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
SIMBOLOXÍA GRÁFICA
Símbolo Descrición (significado)
40
10
20 Non
Si
R1 XX...
IN XX...
60
30
50
Elemento de entrada do proceso (esixencias ou requisitos, produtos, documentos, datos, normas, resultados, outros procesos...).Desencadea o inicio do proceso.
Tarefa ou actividade que se desenvolve. A numeración indica a súa posición secuencial (etapa) no proceso.
Dirección de avance do proceso.
Punto de control ou decisión. Implica unha continuidade no proceso, segundo as condicións definidas dentro do símbolo, en función das alternativas posibles: SI/NON.
Utilización dunha base de datos.
Indica que a etapa do proceso (tarefa ou actividade, decisión ou control, tempo de espera...) non ten lugar sempre.É dicir, é unha tarefa que se leva a cabo en función de determinadas condicións ou circunstancias (que han de ser entón descritas).
Tempo de espera (prazo de tramitación, espera dunha decisión…).
Reenvío a outra etapa (ex.: 60), ou desde outra etapa, no diagrama de fluxo.
Elemento de saída do proceso (documento, resultado, ligazón a outro proceso...).
De xeito específico, indica que o elemento de saída é un indicador de resultados do proceso.Inclúe a codificación do indicador.
De xeito específico, indica que o elemento de saída é un rexistro de calidade.Inclúe a codificación do rexistro.
Arquivo (indica que o rexistro de calidade está suxeito ás condicións específicas do Regulamento do Arquivo).
O texto que describe cada tarefa, etapa ou actividade inclúese dentro do símbolo que corresponda. Ademais, para precisar o modo de desenvolvela e/ou facilitar a comprensión, pódese incluír información explicativa na zona COMO do diagrama de fluxo.
XD-01 P1 anexo 1 do 24/04/2013: Modelo de fluxograma e simboloxía
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
DIAGRAMA DE FLUXO: EXEMPLO
EntradaFunción
responsable 1Función
responsable 2Función
responsable 3Saída Como
Elemento (esixencias, documentos,
produtos... ) de entrada
10Tarefa /
act ividade
20Decisión?
25Tarefa /
act ividadeNon 50
30Base de datos
Si
Elemento de saída
(resultado)
40Tarefa /
act ividade
IN XX..
50Tempo de
espera
25
Elemento (esixencias, documentos,
produtos... ) de entrada
60Tarefa / act ividade
70
Elemento de saída
(resultado)
R1 XX..
10 Comentarios que describen o xeito de realización da tarefa / act ividade.
25 Reenvío á tarefa ou actividade 50.
A saída pode ser a outro documento (proceso): incluír entón o código deste.
40 Tarefa ou actividade posible (non certa).
O elemento de saída ou resultado é un indicador.
O elemento de saída ou resultado é un rexistro de calidade.
O rexistro de calidade está suxeito ao Regulamento do Arquivo.
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
Edificio Reitoría Campus Universitario 36310 Vigo España
Tel. 986 813 586 Fax 986 813 818 vicadc.uvigo.es
MANUAL DE PROCEDEMENTOS DE CALIDADE
PROCEDEMENTO
Control dos rexistros
CÓDIGO XD-02 P1 ÍNDICE 01
REDACCIÓN VALIDACIÓN APROBACIÓN
Área de Apoio á Docencia e Calidade
Comisión de Garantía de Calidade
Xunta de centro
Data e sinatura Data e sinatura Data e sinatura
PROCEDEMENTO Control dos rexistros XD-02 P1
Índice 01
Páxina 2 de 10
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
Proceso
Control dos rexistros.
Histórico de evolucións
ÍNDICE DATA REDACCIÓN MOTIVO DAS PRINCIPAIS MODIFICACIÓNS
00 26/06/2012 Rosa Graña (Unidade de Estudos e Programas)
Creación do procedemento.
01 24/04/2013
Raquel Gandón e José Miguel Dorribo (Área de Apoio á Docencia e Calidade)
Modificación completa do procedemento: nova codificación, trama de redacción e estrutura; ampliación de contidos en todas as fases do diagrama de fluxo. Modificación do código: pasa de MC02-PR01 a XD02 P1. Integra o procedemento PA-01 «Xestión dos documentos e evidencias» no ámbito do sistema de garantía interna de calidade de centros e titulacións, no que atinxe ao control dos rexistros (evidencias), na súa última evolución (tras o intervalo de modificacións realizadas polos centros nos seus SGIC fundamentalmente baseándose nas recomendacións establecidas nos informes de avaliación dos Sistemas de calidade remitidos pola ACSUG).
Índice
I OBXECTO .................................................................................................................................................. 3
II ALCANCE .................................................................................................................................................. 3
III REFERENCIAS ........................................................................................................................................ 3
IV DESENVOLVEMENTO .......................................................................................................................... 5
V ANEXOS .................................................................................................................................................. 10
PROCEDEMENTO Control dos rexistros XD-02 P1
Índice 01
Páxina 3 de 10
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
I OBXECTO
Definir o método que permita controlar (isto é, identificar, almacenar, protexer, recuperar, reter e dispoñer) os rexistros
relativos á calidade para garantir a súa:
xestión,
actualización (identificación de novos rexistros),
organización,
accesibilidade,
tratamento e
conservación.
II ALCANCE
Os rexistros establecidos para proporcionar a evidencia da conformidade cos requisitos, así como do funcionamento
eficaz no ámbito do:
Sistema de garantía interna de calidade dos centros e titulacións, e
Sistema de xestión da calidade no ámbito de xestión
da Universidade de Vigo.
III REFERENCIAS
III.1. Normas
Lexislación
- RD 861/2010, do 2 de xullo, polo que se modifica o RD 1393/2007, do 29 de outubro, polo que se establece a ordenación das ensinanzas universitarias oficiais.
- Lei 16/1985, do 25 de xuño, do patrimonio histórico español.
- Estatutos da Universidade de Vigo.
- Resolución reitoral da Universidade de Vigo, do 5 de setembro de 2011, de delegación de competencias.
- Regulamento do Arquivo Universitario da Universidade de Vigo, aprobado polo Consello de Goberno o 27 de xaneiro de
2005.
Normas e estándares de calidade
- ENQA: Criterios e directrices para a garantía de calidade no Espazo Europeo de Educación Superior.
1.1 Política e procedementos para a garantía de calidade.
1.7 Información pública.
- ACSUG, ANECA e AQU: Programa FIDES-AUDIT. Documento 02: Directrices, definición e documentación dos Sistemas de garantía interna da calidade da formación universitaria.
Directriz 9. Resultados para a mellora dos programas formativos.
Directriz 10. Información pública e rendemento de contas.
PROCEDEMENTO Control dos rexistros XD-02 P1
Índice 01
Páxina 4 de 10
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
- ACSUG: Programa do Seguimento de títulos oficiais.
Criterio 9. Sistema de garantía da calidade.
- Norma UNE-EN ISO 9000: Sistemas de xestión da calidade. Fundamentos e vocabulario.
- Norma UNE-EN ISO 9001: Sistemas de xestión da calidade. Requisitos.
- Norma UNE-ISO 15489-1: Información e documentación. Xestión de documentos. Parte 1: Xeneralidades.
- Norma UNE-ISO 15489-2: Información e documentación. Xestión de documentos. Parte 2: Directrices. Outros documentos de referencia
- Universidade de Vigo: Manual de linguaxe inclusiva no ámbito universitario.
III.2. Definicións - Documento : información (datos que posúen significado) e o seu medio de soporte.
(UNE-EN ISO 9000) Enténdese por documento de arquivo toda expresión en linguaxe oral ou escrita, natural ou codificada, así
como toda expresión gráfica, sonora ou en imaxe, de calquera idade, recollida en calquera tipo de soporte material, que constitúa o testemuño das funcións e actividades propias da Universidade de Vigo. (Regulamento do Arquivo Universitario)
- Rexistro : documento que presenta resultados obtidos ou proporciona evidencias das actividades desempeñadas. (UNE-EN ISO 9000)
: acto polo que se adxudica a un documento un identificador único no momento da súa entrada no sistema. (Norma UNE-ISO 15489-1)
- Arquivos : Conxunto orgánico de documentos, ou a reunión de varios deles, reunidos polas persoas xurídicas, públicas ou privadas, no exercicio das súas actividades, ao servizo da súa utilización para a investigación, a cultura, a información e a xestión administrativa. Así mesmo, enténdese por arquivo as institucións culturais onde se reúnen, conservan, ordenan e difunden para os fins anteriormente mencionados ditos conxuntos orgánicos. (Lei 16/1985, do 25 de xuño, do patrimonio histórico español)
- Sistema arquivístico: o sistema arquivístico da Universidade de Vigo é a estrutura sobre a que se organiza o patrimonio documental da Universidade a través das etapas do ciclo de vida dos documentos, con diferentes regulacións para a súa organización, conservación, tratamento e difusión en cada unha das etapas.
(Regulamento do Arquivo Universitario)
- Arquivos de xestión: os arquivos de xestión están constituídos polos fondos documentais existentes nos arquivos dos órganos de goberno, colexiados e unipersoais, departamentos, centros, unidades e servizos da Universidade, como consecuencia das funcións e actividades que lles son propias. Son integrantes do sistema arquivístico na etapa inicial ou activa do ciclo de vida dos documentos.
(Regulamento do Arquivo Universitario) - Arquivo xeral : (responsable da custodia, xestión, conservación e difusión de todos os) fondos documentais da Universidade de
Vigo, transferidos polos arquivos de xestión unha vez finalizado o período de permanencia nestes. Desempeña un dobre cometido: como arquivo intermedio, integra aqueles documentos que se encontran nunha fase semiactiva; e como arquivo histórico, conserva aquela documentación que, debido ao seu valor histórico, deba ser conservada permanentemente.
(Regulamento do Arquivo Universitario) - Acceso : dereito, modo e medios de localizar, usar ou recuperar unha información.
(Norma UNE-ISO 15489-1)
- Transferencia : cambio na custodia, na propiedade ou na responsabilidade dos documentos. (Norma UNE-ISO 15489-1)
- Destrución : proceso de eliminación ou borrado dos documentos sen que sexa posible a súa reconstrución. (Norma UNE-ISO 15489-1)
- Área de Calidade : Área de Apoio á Docencia e Calidade.
PROCEDEMENTO Control dos rexistros XD-02 P1
Índice 01
Páxina 5 de 10
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
III.3. Abreviaturas e siglas - ACSUG : Axencia para a Calidade do Sistema Universitario de Galicia
- ANECA : Axencia Nacional de Avaliación da Calidade e Acreditación
- AQU : Agència per a la Qualitat del Sistema Universitari de Catalunya
- ENQA : European Association for Quality Assurance in Higher Education (Rede Europea para a Garantía da Calidade na Educación Superior)
- PAS : persoal de administración e servizos
- PDI : persoal docente e investigador
- RD : Real decreto
- SGIC : Sistema de garantía interna de calidade
- UEP : Unidade de Estudos e Programas
IV DESENVOLVEMENTO
IV.1. Finalidade do proceso
Poñer a disposición da organización e dos seus grupos de interese rexistros válidos, accesibles e actualizados que
respondan ás súas necesidades.
IV.2. Responsable do proceso
Coordinador/a da UEP (ámbito de xestión)
Vicedecano/a ou subdirector/a con competencias en calidade (ámbito docente)
IV.3. Indicadores
Os indicadores asociados a este proceso están identificados e definidos no procedemento DE-02 P1 «Seguimento e
medición».
PROCEDEMENTO Control dos rexistros XD-02 P1
Índice 01
Páxina 6 de 10
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
IV.4. Diagrama de fluxo
A) ARQUIVO DE XESTIÓN
EntradaParticipantes dos
procesosResponsable da
custodiaUsuarias/os Saída Como
Rexistros dos procesos
Regulamento do Arquivo da
Universidade de Vigo
10Identificación e
clasificación dos rexistros
As regras de identificación e clasificación defínense en Comentarios.
20Son válidos?
Non
30Posta a disposición no
arquivo de xestión
Si
80
30 A posta a disposición pode realizarse a través de:- unha aplicación ou plataforma informática (opción recomendada), que centralice os rexistros en soporte electrónico- arquivadores identificados ou medios equivalentes para os rexistros en soporte papel.
Ver Comentarios con respecto á organización dos rexistros.
50 A solicitude de acceso (consulta...) realízase mediante unha petición formalizada a quen sexa responsable da súa custodia.
Os rexistros son froito do desenvolvemento das act ividades dos procesos e/ou dos resultados neles obtidos.
10 É responsabilidade dos participantes nas actividades correspondentes garantir que estes registros están dispoñibles, son lexibles e están identificados (son trazables) para a súa posta a disposición no arquivo de xest ión (tendo en conta os contidos, formatos e soportes establecidos en cada procedemento).
Rexistros válidos dispoñibles
40Arquivo de xestión
(conservación e custodia)
Solicitude de acceso
50Decisión en relación co acceso e
resposta á solicitude
60Acceso (público ou
restrinxido)
Esixencias de información pública
RD 861/2010 que modifica o RD 1393/2007
Utilización (explotación) dos
rexistros (fase activa)
40 Duración en función de cada tipo de rexistro (ver Comentarios).A responsabilidade da aplicación do arquivo de xest ión corresponde, en todo caso, ás persoas responsables das unidades.
70Permanencia do rexistro?
Non
75Destrución
(aviso á conserxaría do
centro)
70 Véxanse as condicións de permanencia en Comentarios.
Rexistros destruídosSi
50 e 60 Véxanse as condicións de acceso en Comentarios.
Utilización posible dos rexistros: consulta, trámites administrativos e/ou de xest ión, análise para a toma de decisións (accións de mellora... ), avaliación dos resultados... .
75 Véxanse as condicións de destrución en Comentarios.
20 Revisión dos rexistros: este control está destinado a verificar que os rexistros son válidos para proceder á súa custodia.
PROCEDEMENTO Control dos rexistros XD-02 P1
Índice 01
Páxina 7 de 10
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
B) ARQUIVO DEFINITIVO (XERAL)
EntradaResponsable da
custodia
Responsable da Sección de
ArquivoUsuarias/os Saída Como
80 Transferencia dos expedientes segundo as condicións establecidas no Regulamento do Arquivo (en termos de identificación, calendario, conservación... )
A transferencia realízase a cargo das persoas responsables das unidades.
70
90 As condicións de arquivo (almacenamento, protección, disposición, duración, préstamo, destrución... ) están definidas no Regulamento do Arquivo.
110 As condicións de acceso, así como o modo de resposta ás solicitudes (consultas internas, externas... ) están definidas no Regulamento do Arquivo.
Regulamento do Arquivo da
Universidade de Vigo
80Transferencia dos rexistros ao
Arquivo Xeral
Formulario de transferencia de documentos ao Arquivo Xeral
90Arquivo xeral
100Decisión en relación
co acceso e resposta á solicitude 110
Acceso (público
ou restrinxido)
Utilización (explotación) dos
rexistrosFormulario de solicitude de
documentos ao Arquivo Xeral (uso interno)
Consultas externas á
Universidade de Vigo
PROCEDEMENTO Control dos rexistros XD-02 P1
Índice 01
Páxina 8 de 10
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
Comentarios:
Etapa 10: identificación e clasificación dos rexistros
A identificación de cada rexistro establécese en cada un dos procedementos correspondentes (na epígrafe V - Anexos)
mediante unha táboa que contén os datos seguintes (así como un exemplo):
Identificación do rexistro Soporte
orixinal
¿Dispoñible na aplicación
SGIC-STO?
Responsable da
custodia
(órgano / posto)
Duración Clasificación
(*) Código Denominación
R1 MC-02 P1 Plan de … Electrónico Si Coordinador/a de… 6 anos -
R2 MC-02 P1 ….
o Código: referencia do rexistro. A codificación establécese mediante un número correlativo asociado ao procedemento.
Exemplo:
R2 - MC02 P1: 2.o (tipo de) rexistro asociado ao procedemento MC-02 P1.
o Denominación: nome do rexistro.
Nota: Para os efectos de xestión, só se consideran como rexistros as versións definitivas, aprobadas polos órganos correspondentes.
o Soporte: medio considerado como orixinal para os efectos do seu tratamento como rexistro (papel, óptico,
electrónico, magnético…) para o arquivo.
o Responsable da custodia: órgano ou posto responsable da conservación e custodia do rexistro durante o período de arquivo de xestión. Establécese en termos de responsabilidade de xestión.
Nota: Esta responsabilidade establécese con independencia da versión definitiva xuridicamente válida, aprobada polo órgano competente, cuxa custodia puidese corresponder legalmente a outros órganos (Secretaría Xeral, Secretarías de centro...).
o Duración: período de conservación dos rexistros no arquivo de xestión (utilización na fase activa). Establécese, por defecto, un período de conservación igual ao ciclo de acreditación das titulacións de grao, é dicir, 6 anos. No ámbito docente, poden exceptuarse os asociados ás titulacións de mestrado universitario cuxo ciclo de acreditación é de 4 anos. O período de conservación considérase por ano natural, de forma que empeza a contabilizar unha vez que o trámite administrativo e/ou de xestión a que está sometido o rexistro finalizou (salvagardando aqueles sometidos a un recurso por vía administrativa ou xudicial).
Ejemplo: Finalización do trámite e arquivo dun rexistro en xullo do 2013
↓ Eliminación / transferencia en xaneiro de 2021
PROCEDEMENTO Control dos rexistros XD-02 P1
Índice 01
Páxina 9 de 10
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
Poden existir rexistros suxeitos a esixencias específicas e/ou lexislación complementaria en termos de duración. Neste caso, a duración é a que ordenen estas esixencias (documéntase no procedemento correspondente).
o Clasificación (*): código que se establece segundo os criterios definidos no «Cadro de clasificación dos documentos administrativos» descrito no Regulamento do Arquivo da Universidade de Vigo.
Estes criterios están dispoñibles na web: http://webs.uvigo.es/servicios/biblioteca/arquivo/todo.htm Esta clasificación só ten lugar cando os rexistros están suxeitos a condicións de permanencia adicionais ao período de arquivo de xestión, é dicir, cando é necesaria a súa transferencia posterior ao Arquivo xeral.
Etapa 30: posta a disposición no arquivo de xestión
Recoméndase un método de organización dos rexistros (independentemente do soporte) no que se empreguen os criterios seguintes:
‐ Proceso asociado ao rexistro . ‐ Ano de clasificación: ordenamento por ano (natural ou académico, en función do ámbito e/ou das
necesidades). A posta a disposición na(s) aplicación(s) informática(s) require da utilización de permisos e perfís de acceso, que son xestionados en coordinación co ou coa persoa responsable deste proceso (e que poden ser definidos a través de manuais de uso das aplicacións).
Etapas 50 e 60: acceso
O acceso aos rexistros do arquivo de xestión pode ser público ou restrinxido, en función da lexislación vixente (do tipo de rexistro, das persoas usuarias...).
As solicitudes de acceso respóndense, prioritariamente, polo mesmo medio, xustificando a decisión. En caso positivo, indícase, se procede, o lugar onde se atopan os rexistros así como calquera outra información que se considere oportuna e/ou de interese para as persoas usuarias. Determinados rexistros poden estar suxeitos a condicións de confidencialidade e/ou ter carácter de acceso restrinxido, as cales se establecen nos procedementos correspondentes. Nestes casos, infórmase a quen presentou a solicitude diso.
Etapa 70: permanencia do rexistro
A permanencia de cada rexistro, transcorrida a duración de arquivo establecida no procedemento correspondente, decídese en función da súa perda de valor e/ou utilidade, seguindo o Regulamento do Arquivo.
Etapa 75: destrución
A destrución é responsabilidade da conserxaría do centro. A destrución debe realizarse de modo seguro e, no caso de que os rexistros conteñan datos de carácter persoal, confidencial (ex.: destrutora de papel).
PROCEDEMENTO Control dos rexistros XD-02 P1
Índice 01
Páxina 10 de 10
Vicerreitoría de Alumnado, Docencia e Calidade
IV.5. Ciclo de mellora continua do proceso (PDCA)
Planificar: establecer os obxectivos e os procesos necesarios para acadar resultados de acordo cos requisitos, coas necesidades e coas
expectativas dos grupos de interese e coas políticas da organización.
Desenvolver (facer): implantar os procesos.
Controlar (verificar): realizar o seguimento e a medición dos procesos e dos produtos e servizos respecto ás políticas, aos obxectivos e aos
requisitos, ás necesidades e ás expectativas, e informar dos resultados.
Actuar (aprender): tomar accións para mellorar continuamente o desempeño dos procesos.
(UNE-EN ISO 9001)
V ANEXOS (Non existen).
Política documental (rexistros) e toma de
decisións
Control dos rexistros
Identificación, tratamento, accesibilidade, posta a
disposición, almacenamento e conservación dos rexistros
UVigo (centros e titulacións, servizos, áreas,..., órganos institucionais)
Definición dos modos de funcionamento internos
Dispoñibilidade dos rexistros (utilización,
explotación, avaliación...)
Solicitudes das persoas usuarias (acceso,
consulta...)
Resolución dos trámites administrativos
Axencias de Calidade Administración Organismos e instituciónes
Esixencias legais
Definición dos modos de funcionamento externos
Dispoñibilidade de rexistros (avaluación,
acreditación, certificación,...)
Estudantes, PAS, PDI, Egresadas/os, Empregadoras/es, Persoas usuarias, Sociedade
Obxectivos da formación
Consulta e emprego dos rexistros
Grupos de In
terés Req
uisitos, necesidades y expectativas
UVigo (centros e titulacións, servizos,
áreas,..., órganos institucionais)
Axencias de Calidade Administración Organismos e institucións
Estudantes, PAS, PDI, Egresadas/os,
Empregadoras/es, Persoas usuarias,
Sociedade
Rexistros accesibles e dispoñibles válidos
Solicitudes de persoas usuarias tratadas
Información pública
Información (resultados e actividades) útil para a xestión (seguimento, control e mellora dos procesos)
Cumprimento dos requisitos legais
Contribución aos obxectivos da formación
Racionalización da organización dos rexistros
Eficacia na recuperación da información
Grupos de In
terés Satisfacción
Rexistros controlados
Medición, análise e mellora
Estrutura, contidos, pertinencia, modos de acceso, consullta, dispoñibilidade...
‐ Resultados de avaliación (centros, títulacións, servizos...)
‐ Participación dos grupos de interese (propostas, suxestións,...)
‐ Uso e/ou aplicación: experiencias, boas prácticas..
‐ Novas expectativas, esixencias e/ou necesidades detectadas
Recursos
Aplicacións informáticas
Páxinas web (Área de Calidade, UEP, centros, …)
P
D
C
A
P
D
C
A
Área de Calidade
Anexo ao edificio de Xerencia e Servizos Centrais, 1º andar Campus Universitario 36310 Vigo
España
Tel. 986 813 897 Fax 986 813 818 calidade.uvigo.es
MANUAL DE PROCEDEMENTOS DE CALIDADE
PROCEDEMENTO
Xestión do PAS CÓDIGO PE-01 P1 ÍNDICE 04
REDACCIÓN VALIDACIÓN APROBACIÓN
Área de Calidade
Comisión de Calidade
Xunta de centro
Data e sinatura Data e sinatura Data e sinatura
PROCEDEMENTO Xestión do PAS PE-01 P1
Índice 04
Páxina 2 de 14
Área de Calidade
Proceso
Xestión do persoal.
Histórico de evolucións
ÍNDICE DATA REDACCIÓN MOTIVO DAS PRINCIPAIS MODIFICACIÓNS
00 15/05/2008 Área de Calidade Creación do procedemento (documentación marco) PA-05 «Captación, selección e formación do PDI e PAS» do sistema de garantía de calidade dos centros.
00 17/06/2010 Vicexerencia de Planificación
Creación do procedemento FO01-PR01 «Xestión de competencias, formación e sensibilización do persoal» do sistema de calidade do ámbito de xestión.
01-03 2008-2011 Comisións de garantía de calidade dos centros
Intervalo de modificacións realizadas polos centros, no ámbito dos seus SGIC, baseadas fundamentalmente nas recomendacións establecidas nos informes de avaliación dos sistemas de calidade remitidos desde a ACSUG.
01 15/06/2012 Unidade de Estudos e Programas
Modificación das responsabilidades e do formulario de rexistro da actividade do procedemento FO01-PR01.
04 17/07/2017 Área de Calidade
Evolución completa do procedemento: nova codificación, trama de redacción e estrutura. Integra e substitúe os procedementos: PA-05 «Captación e selección do PDI e PAS», PA-06 «Avaliación, promoción, recoñecemento e
incentivos do PDI e PAS» PE-02 «Política de PDI e PAS» no que atinxe ao PAS.
Modificación do título e código: pasa de PA-05, PA-06 e PE-02 a PE-01 P1 «Xestión do PAS».
Índice
I OBXECTO .................................................................................................................................................. 3
II ALCANCE .................................................................................................................................................. 3
III REFERENCIAS ........................................................................................................................................ 3
IV DESENVOLVEMENTO .......................................................................................................................... 5
V ANEXOS .................................................................................................................................................. 12
PROCEDEMENTO Xestión do PAS PE-01 P1
Índice 04
Páxina 3 de 14
Área de Calidade
I OBXECTO
Definir a metodoloxía que permite aos centros académicos xestionar as competencias que se lle atribúen canto a xestión do persoal de administración e servizos, isto é, a identificación das necesidades de recursos humanos e de formación continua, para mellorar a súa calidade.
II ALCANCE
O alcance deste procedemento esténdese ao persoal de administración e servizos adscrito aos centros e aos departamentos, no cadro do seu sistema de garantía de calidade.
Canto a formación, abrangue tanto as actividades de programación propia da Universidade como as externas reguladas polo Regulamento de formación do PAS.
As competencias globais canto a detección de necesidades, o acceso (selección e contratación), a xestión da vida laboral, a eventual avaliación, a promoción e a formación continua do persoal de administración e servizos están centralizadas nos servizos centrais dependentes da Xerencia da Universidade de Vigo, polo que non se inclúen detalladas neste documento.
III REFERENCIAS III.1. Normas
Lexislación
- Lei orgánica 6/2001, do 21 de decembro, de universidades, modificada pola Lei orgánica 4/2007, do 12 de abril.
- Lei orgánica 15/1999, do 13 de decembro, de protección de datos de carácter persoal (LOPD).
- Lei 39/2015, do 1 de outubro, do procedemento administrativo común das administracións públicas.
- Lei 40/2015, do 1 de outubro, de réxime xurídico do sector público.
- Lei 2/2015, do 29 de abril, do emprego público de Galicia.
-RD 1393/2007, do 29 de outubro, polo que se establece a ordenación das ensinanzas universitarias oficiais, modificado polo RD 861/2010, do 2 de xullo.
- RD lexislativo 5/2015, do 30 de outubro, polo que se aproba o texto refundido da Lei do estatuto básico do empregado público.
- RD 364/1995, do 10 de marzo, Regulamento xeral do ingreso do persoal o servicio da Administración xeral do Estado e de provisión de postos de traballo e promoción profesional dos funcionarios civís da Administración xeral do Estado.
- RD lexislativo 2/2015, do 23 de outubro, polo que se aproba o texto refundido da Lei do estatuto dos traballadores.
- RD 2720/1998, do 18 de decembro, polo que se desenvolve o artigo 15 do Estatuto dos traballadores en materia de contratos de duración determinada.
- Lei 2/2015, do 29 de abril, do emprego público de Galicia.
PROCEDEMENTO Xestión do PAS PE-01 P1
Índice 04
Páxina 4 de 14
Área de Calidade
- Decreto 95/1991, do 20 de marzo, polo que se aproba o Regulamento de selección do persoal da Administración da Comunidade Autónoma de Galicia.
- Estatutos da Universidade de Vigo. - Regulamento da formación do PAS da Universidade de Vigo.
- Resolución reitoral da Universidade de Vigo, do 21 de maio de 2014, pola que se modifica a Resolución do 7 de maio de 2014, de delegación de competencias.
- Resolución do 31 de marzo de 2009 pola que se publica o acordo sobre selección temporal, acceso interno e adscrición provisional do persoal de administración e servizos da Universidade de Vigo.
- Resolución do 31 de marzo de 2009 pola que se publica o acordo sobre criterios de incorporación e cesamento do persoal de administración e servizos da Universidade de Vigo derivados dos procesos de provisión e selección.
- 2º Convenio colectivo para o persoal laboral de administración e servizos da Universidade de Vigo. Normas e estándares de calidade
- ENQA: Criterios e directrices para a garantía de calidade no Espazo Europeo de Educación Superior. 1.5 Recursos de aprendizaxe e apoio ao estudantado
- ACSUG, ANECA e AQU: Programa FIDES-AUDIT. Documento 02: Directrices, definición e documentación dos Sistemas de garantía interna da calidade da formación universitaria.
Directriz 7. Persoal académico e de administración e servizos.
- ACSUG: Programa do Seguimento de títulos oficiais.
- Norma UNE-EN ISO 9000: Sistemas de xestión da calidade. Fundamentos e vocabulario.
Outros documentos de referencia
- Manual de linguaxe inclusiva no ámbito universitario. Unidade de Igualdade da Universidade de Vigo.
- II Plan de igualdade entre mulleres e homes da Universidade de Vigo 2016/19.
- Regulamento do uso da lingua galega, aprobado polo Consello de Goberno do 2 de marzo de 2015.
III.2. Definicións - Acción formativa : actividade formativa que se deriva da identificación de necesidades concretas, déficits
puntuais tanto no eido dos coñecementos como no das aptitudes ou de demandas orixinadas pola realización de novas tarefas, a aplicación de novas técnicas, novidades legais e posta en marcha de novos servicios. Pola súa propia natureza as accións formativas estarán destinadas exclusivamente a colectivos perfectamente definidos, terán carácter obrigatorio e se realizarán preferentemente en horario de traballo, ou no seu defecto, o tempo será computado como tal. Non darán lugar a expedición de diploma.
(Regulamento de formación do PAS).
- Competencia : atributos persoais e aptitude demostrados para aplicar coñecementos e habilidades. (UNE-EN ISO 9000).
- Curso : actividades formativas orientadas a ofrecer oportunidades tanto de formación como de profesionalización ao persoal de administración e servicios, que redunden tanto na mellora da cualificación profesional como no incremento da eficacia dos servicios universitarios, nas motivacións dos traballadores e nas posibilidades de promoción. Están inicialmente dirixidos ao persoal que traballe nas áreas propias e afíns ós contidos dos cursos, sen prexuízo de que, na medida en que se garante a finalidade do curso, poida admitirse a persoal doutras áreas. A asistencia terá carácter voluntario. (Regulamento de formación do PAS).
PROCEDEMENTO Xestión do PAS PE-01 P1
Índice 04
Páxina 5 de 14
Área de Calidade
- Formación externa : cursos organizados por institucións públicas (á marxe da Universidade de Vigo) ou privadas que atenden a necesidades de persoas destinatarias concretas para as que non se prevexan actividades formativas dentro da oferta global, sempre que o seu contido estea directamente relacionado co posto de traballo desempeñado por quen os solicitan. (Regulamento de formación do PAS).
- Plan de formación : conxunto de actividades formativas programadas para un período de tempo (ex.: anual) que inclúen diferentes obxectivos e múltiples persoas ou colectivos destinatarios e que poden desenvolverse en datas e/ou lugares distintos coa finalidade de mellorar as súas competencias.
III.3. Abreviaturas e siglas - ACSUG : Axencia para a Calidade do Sistema Universitario de Galicia
- ANECA : Axencia Nacional de Avaliación da Calidade e Acreditación
- AQU : Agència per a la Qualitat del Sistema Universitari de Catalunya
- DOG : Diario Oficial de Galicia
- ENQA : European Association for Quality Assurance in Higher Education (Rede Europea para a Garantía da Calidade na Educación Superior)
- EGAP : Escola Galega de Administración Pública
- PAS : persoal de administración e servizos
- PDI : persoal docente e investigador
- RD : real decreto
-RPT : Relación de Postos de Traballo
- RR : resolución reitoral
- SGC : sistema de garantía de calidade
IV DESENVOLVEMENTO
IV.1. Finalidade do proceso Garantir a suficiencia, adecuación e competencia do persoal de administración e servizos que presta apoio ao funcionamento das titulacións oficiais dos centros.
IV.2. Responsable do proceso
Administrador/a
IV.3. Indicadores Os indicadores asociados a este proceso están identificados e definidos no procedemento DE-02 P1 «Seguimento e medición».
IV.4. Diagrama de fluxo
PROCEDEMENTO Xestión do PAS PE-01 P1
Índice 04
Páxina 6 de 14
Área de Calidade
PROCEDEMENTO Xestión do PAS PE-01 P1
Índice 04
Páxina 7 de 14
Área de Calidade
B) DESENVOLVEMENTO DA RPT (SELECCIÓN E CONTRATACIÓN)
Entrada XerenciaÓrganos de
representacióndo PAS
Saída ComoConsello de
GobernoServizo de PAS Persoal
Necesidades das unidades
55
60Negociación e desenvolvemento da
nova RPT
90Difusión á
comunidade universitaria
RPT do PAS da Universidade de Vigo actualizada
70Elaboracion da
proposta final da nova RPT
80Aprobación?
Non
Si
60 O proceso de negociación colectiva lévase a cabo segundo a lexislación aplicable.
70 A proposta de RPT inclúe: - a memoria explicativa,- o informe económico e - as funcións para as únidades e os postos de traballo acordados (novos ou existentes).
90 Difusión a través da mensaxaría e da páxina web da Universidade e do Servizo de PAS.Ademais, a nova RPT publícase no DOG.
80 A RPT precisa tamén da aprobación do Consello Social.
A posible non aprobación podería deberse a causas formais ou a cuestións sobre os contidos.
110Creación e
codificación das prazas
100Elaboración da orde de contratación e difusión
ao Servizo de PAS 100 A orde permite executar a RPT ou, en xeral, as necesidades de contratación.
120Elaboración e xestión das convocatorias de selección, xestión das
listas de espera
120 As convocatorias execútanse tras a orde da Xerencia e despois de negociar as bases co Comité de Emprego.
O(s) pedimento(s) pode(n) vir de necesidades dos centros, departamentos, servizos ou unidades, e son aceptados previamente pola Xerencia.
Pedimento(s) de cobertura de vacante(substitución)
140Xestión dos contratos
e nomeamentos
130Elaboración da nota de
contratación
140 A documentación inclúe os datos necesarios para dar de alta o/a traballador/a na Seguridade Social.
150Toma de posesión / sinatura do contrato
Incorporación do persoal
160
PROCEDEMENTO Xestión do PAS PE-01 P1
Índice 04
Páxina 8 de 14
Área de Calidade
C) IDENTIFICACIÓN DAS NECESIDADES DE FORMACIÓN
Entrada Xerencia Servizo de PAS Persoal Saída ComoComisión de Calidade do
centroAdministrador/a
160Análise das
necesidades xerais de formación
160 Esta análise baséase na definición das necesidades actuais da Universidade en relación cos plans e programas institucionais.
Esta análise debe abranguer a todos os grupos e categorías profesionais para garantir a capacitación, desenvolvemento profesional e adaptación aos novos retos de todo o persoal.
210 Cada proposta formalízase no modelo de Proposta de formación establecido polo Servizo de PAS, nos prazos establecidos na carta da Xerencia.
Pode enviarse por correo postal ou por correo electrónico ao enderezo [email protected],do Servizo de PAS
Estratexia da Universidade de
Vigo
Necesidades e/ou outras esixencias específicas dos centros e servizos
Resultados de medición da satisfacción (enquisas, QSP…)
180Difusión das cartas da
Xerencia
190Reflexión sobre as
competencias individuais e colectivas (do servizo ou unidade)
e identificación das necesidades de
formación
170Elaboración de comunicacións
(cartas da Xerencia) de intencións cunha
solicitude de colaboración para elaborar o Plan de Formación do ano
seguinte180 Unha carta está dirixida a todo o PAS e outra ás xefaturas e responsables das unidades.
Difúndense ao comezo do 3º trimestre do ano natural, por mensaxaría electrónica, web...
190, 191 e 192 O propósito desta análise é identificar, a partir da análise das competencias actuais e das expectativas futuras, necesidades de formación.
Estas necesidades poden identificarse tamén nos departamentos.
En todo caso, a Comisión de Calidade (ou os departamentos) transmite as necesidades ao/á administrador/a.
O persoal pode transmitir directamente as súas necesidades ao Servizo de PAS.
Véxanse os Comentarios.
191Reflexión sobre as competencias no ámbito do centro
(inclúe logo as súas titulacións adscritas) e
identificación das necesidades de
formación
200Consolidación das necesidades de
formación do PAS do centro
Competencias do persoal (bases das convocatorias públicas)
Selección e contratación
192Reflexión sobre as competencias do
persoal funcionario ou laboral do centro e identificación das
necesidades de formación
Resultados de formación de plans anteriores(obxectivos, asistencia, avaliación da formación…)
Dotación orzamentaria
R2 – PE01 P1identificación das necesidades de
formación do PAS do centro
150
210Elaboración das propostas de formación
(cursos, accións formativas)
220
Propostas de actividades formativas
II Plan de igualdade da Universidade de Vigo
PROCEDEMENTO Xestión do PAS PE-01 P1
Índice 04
Páxina 9 de 14
Área de Calidade
PROCEDEMENTO Xestión do PAS PE-01 P1
Índice 04
Páxina 10 de 14
Área de Calidade
Comentarios:
Etapas 190, 191 e 192: análise das competencias e identificación das necesidades de formación.
As competencias mínimas necesarias para o persoal, de acordo coas funcións que ten que desempeñar en cada posto de traballo quedan determinadas nas bases de convocatorias públicas (procedementos de acceso).
Formación externa
Particularidades:
A Universidade pode formalizar convenios de colaboración con outras entidades de carácter público (ex.: EGAP) para establecer unha oferta de formación adicional.
A publicidade sobre esta oferta formativa e o seu desenvolvemento é realizada polo Servizo de PAS, a través da súa web e por mensaxaría electrónica.
Nestes casos, podería ser que as fases de desenvolvemento e avaliación das actividades formativas se realizasen seguindo o funcionamento e os modelos acordados coa entidade ou entidades.
IV.5. Ciclo de mellora continua do proceso (PDCA)
PROCEDEMENTO Xestión do PAS PE-01 P1
Índice 04
Páxina 11 de 14
Área de Calidade
Planificar: establecer os obxectivos e os procesos necesarios para acadar resultados de acordo cos requisitos, coas necesidades e coas expectativas dos grupos de interese e coas políticas da organización.
Desenvolver (facer): implantar os procesos.
Controlar (verificar): realizar o seguimento e a medición dos procesos e dos produtos e servizos respecto ás políticas, aos obxectivos e aos requisitos, ás necesidades e ás expectativas, e informar dos resultados.
Actuar (aprender): tomar accións para mellorar continuamente o desempeño dos procesos.
(UNE-EN ISO 9001)
Estratexia da Universidade de Vigo
Necesidades e expectativas do persoal e dos centros
Acceso
Selección e contratación
Mellora das competencias
Identificación das necesidades
Desenvolvemento da formación
Avaliación e mellora
Grupos de interese ou usarios/as internos (estudiantes, PAS, PDI...)
Grupos de interese ou usarios/as externos (egresados/as, empresas, empregadores...)
Necesidades e/ou expectativas de
contratación e formación do PAS
Participación na calidade
Axencias de Calidade Administración Organismos e institucións
Esixencias legais
Dispoñibilidade dos documentos (avaluación,
acreditación, certificación,...)
PAS, Servizo de PAS, Xerencia, Comité de Formación do PAS
Obxectivos da formación
Información pública e
rendemento de contas
Desenvolvemento profesional do PAS
Grupos de In
terese
Req
uisitos, necesidad
es e expectativas
UVigo (centros e titulacións, servizos,
áreas,..., órganos institucionais)
PAS, Servizo de PAS, Xerencia, Comité de Formación do PAS
Desenvolvemento dos centros e titulacións
(Contribución ao) Incremento da satisfacción
Mellora do funcionamento dos procesos
Comunicación e participación
Incremento da confianza na organización
Axencias de Calidade Administración Organismos e institucións
Modos de funcionamiento definidos
Rexistros dispoñibles
Sociedade (en xeral, todos os grupos de
interese)
Información pública e rendemento de contas
Grupos de In
terese Satisfacción
Persoal suficiente, adecuado e competente
Medición, análise e mellora
‐ Resultados de avaliación (centros, titulacións, servizos...)
‐ Participación dos grupos de interese (propostas, suxestións,...)
‐ Utilización e/ou aplicación: experiencias, boas prácticas..
‐ Novas expectativas, esixencias e/ou necesidades detectadas
‐ Indicadores de calidade (datos e resultados de centros e titualcións...)
‐ Documentos do sistema de xestión de calidade
RPT
Plan de formación do PAS
P
D C
A
P
D
C
A
PROCEDEMENTO Xestión do PAS PE-01 P1
Índice 04
Páxina 12 de 14
Área de Calidade
V ANEXOS
(Non existen)
Rexistros
Identificación do rexistro
Soporte orixinal
Dispoñible na aplicación SGIC-STO?
Responsable de custodia
(órgano / posto) Duración
Clasificación (*) Código Denominación
R1 - PE01 P1 Identificación das
necesidades de PAS do centro
Electrónico Si Administrador/a
de centro 6 anos -
R2 – PE01 P1
Identificación das necesidades de
formación do PAS do centro
Electrónico Si Administrador/a
de centro 6 anos -
(*) Cúbrase só no caso de que o rexistro estea suxeito a condicións de permanencia adicionais ao período de arquivo de xestión (é dicir, cando é necesaria a súa transferencia posterior ao arquivo xeral).
Área de Calidade
Anexo ao edificio de Xerencia e Servizos Centrais, 1º andar Campus Universitario 36310 Vigo España
Tel.986 813 897 Fax 986813818 Calidade.uvigo.es
MANUAL DE PROCEDEMENTOS DE CALIDADE
PROCEDEMENTO
Xestión do persoal docente e
investigador-PDI CÓDIGO PE-02 P1 ÍNDICE 04
REDACCIÓN VALIDACIÓN APROBACIÓN
Área de Apoio á Docencia e Calidade Grupo de traballo de procesos de persoal PDI
Comisión de Garantía de Calidade
Data e sinatura Data e sinatura Data e sinatura
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 2 de 15
Área de Calidade
Proceso
Xestión da calidade e mellora continua.
Histórico de evolucións
ÍNDICE DATA REDACCIÓN MOTIVO DAS PRINCIPAIS MODIFICACIÓNS
00 15/05/2008 Área de Calidade Creación dos procedementos (documentación marco) PA-05 «Captación, selección e formación do PDI e PAS» e PA06 «Avaliación, recoñecemento e incentivos do PDI e PAS» do SGIC dos centros.
00 01/02/2010 Unidade de Estudos e Programas
Creación do procedemento
01-03 2008-2011 Comisións de garantía de calidade dos centros
Intervalo de modificacións realizadas polos centros, no ámbito dos seus SGIC, baseadas fundamentalmente nas recomendacións establecidas nos informes de avaliación dos sistemas de calidade remitidos desde a ACSUG.
04 17/07/2017 Área de Calidade
Evolución completa do procedemento: nova codificación, trama de redacción e estrutura; novos contidos Integra e substitúe os procedementos:
PA05 Captación, selección e formación do PDI e do PAS ».
PA06 « Avaliación, recoñecemento e incentivos do PDI e do PAS ».
PE02 Política de PDI e PAS Modificación do título e dos código: pasa PE-02 P1 « Xestión do persoal docente e investigador- PDI ».
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 3 de 15
Área de Calidade
Índice
I OBXECTO .................................................................................................................................................. 4
II ALCANCE .................................................................................................................................................. 4
III REFERENCIAS ........................................................................................................................................ 4
IV DESENVOLVEMENTO .......................................................................................................................... 7
V ANEXOS .................................................................................................................................................. 15
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 4 de 15
Área de Calidade
I OBXECTO
Definir a metodoloxía que permite aos centros académicos xestionar as competencias que se lle atribúen canto a xestión
do PDI, isto é, a identificación das necesidades de recursos humanos e de formación continua, para mellorar a súa
calidade.
II ALCANCE
Este procedemento é de aplicación ao persoal docente e investigador da Universidade de Vigo.
Canto a formación abrangue as actividades desenvolvidas ou recoñecidas pola Universidade de Vigo a través da Área de
formación e innovación educativa.
No que se refire a avaliación docente recolle o procedemento institucional de avaliación docente conforme ao Programa
Docentia, validado por ACSUG.
O desenvolvemento global das distintas accións relacionadas co desenvolvemento da carreira docente e a xestións das
distintas situacións administrativas do persoal PDI, están centralizados no Servizo de PDI, dependente de Xerencia
Universidade de Vigo, polo que no se inclúen neste documento
III REFERENCIAS
III.1. Normas
Lexislación
- Lei 6/2013 do sistema universitario de Galicia
- Real Decreto Lexislativo 5/2015, de 30 de outubro, polo que se aproba o texto refundido de la Lei do Estatuto Básico do Empregado
Público.
- Lei 14/2011, da ciencia, a tecnoloxía e a innovación
- Lei orgánica 6/2001, do 21 de decembro, de universidades modificada pola Lei orgánica 4/2007, do 12 de abril
- Lei Orgánica 15/1999, de 13 de decembro, de Protección de Datos de Carácter Persoal (LOPD).
- Lei 30/1992, do réxime xurídico das administracións públicas e do procedemento administrativo común.
- II Convenio colectivo para o PDI laboral das Universidades públicas do SUG
- Real decreto 2/2015 polo que se aproba o texto refundido da Lei do Estatuto dos Traballadores.
- Real Decreto 1393/2007, polo que se establece a ordenación dos ensinos universitarios oficiais e Real Decreto 861/2010, que
modifica ao Real Decreto anterior.
- Real Decredto 1052/2002, de 11 de outubro, polo que se regula o procedemento para a obtención da avaliación da Axencia Nacional
da Calidade e Acreditación (ANECA).
- Real Decreto 1312/2007, de 5 de outubro, polo que se establece a acreditación nacional para o acceso aos corpos docentes
universitarios.
- Convenio colectivo para o persoal docente e investigador laboral das universidades de A Coruña, Santiago de Compostela e Vigo,
publicado por resolución da Xunta de Galicia do 23 de marzo de 2011.
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 5 de 15
Área de Calidade
- Estatutos da Universidade de Vigo.
Normas e estándares de calidade
- ENQA: Criterios e directrices para a garantía de calidade no Espazo Europeo de Educación Superior.
1.5 Persoal docente
- ACSUG, ANECA e AQU: Programa FIDES-AUDIT. Documento 02: Directrices, definición e documentación dos sistemas de garantía interna da calidade da formación universitaria.
Directriz 4. Garantía e mellora da calidade dos recursos humanos
- ACSUG: Programa de seguimento de títulos oficiais.
- Norma UNE-EN ISO 9000: Sistemas de xestión da calidade. Fundamentos e vocabulario.
- Norma UNE-EN ISO 9001: Sistemas de xestión da calidade. Requisitos.
- Norma UNE 66176: Sistemas de xestión da calidade. Guía para a medición, seguimento e análise da satisfacción do(a) cliente.
Outros documentos de referencia
- Universidade de Vigo: Manual de linguaxe inclusiva no ámbito universitario.
- Universidade de Vigo: II Plan de igualdade entre mulleres e homes da Universidade de Vigo 2016/19
- Universidade de Vigo: Manual de avaliación do programa de avaliación da actividade docente do profesorado
- Regulamento do uso da lingua galega (Aprobado no Consello de Goberno o 2 de marzo de 2015)
III.2. Definicións
- Actividade docente: Conxunto de actuacións, realizadas dentro e fóra da aula, destinadas a favorecer a aprendizaxe do estudantado en relación cos obxectivos e competencias definidas no plano de estudos, nun contexto institucional determinado.
- Avaliación da actividade docente: Valoración sistemática da actuación do profesorado, considerando a súa vertente profesional e a súa contribución para conseguir os obxectivos da titulación na que está implicado, en función do contexto institucional no que esta se desenvolve.
- Avaliación da formación: valoración do grao co que se acadaron os obxetivos dunha acción formativa.
(Norma UNE 66173 IN)
- Comisión de Avaliación: Grupo de persoas nomeadas pola Universidade para avaliar a actividade docente do profesorado, segundo o procedemento establecido.
- Competencia : atributos persoais e aptitude demostrados para aplicar coñecementos e habilidades. (Norma UNE-EN-ISO 9000 eNorma UNE 66173 IN)
- Coordinador/a formativo : a os efectos deste procedemento, é a persoa da Universidade de Vigo que deseña unha actividade ou programa formativo e que, en colaboración coas unidades especializadas da organización, apoia a súa execución, avaliación e seguimento.
- Formación: proceso que proporciona e desenvolve coñecementos, habilidades e comportamentos para cumprir os requerimentos.(Norma UNE 66915).
- Persoal docente investigador: Esta constituído por:
O persoal funcionario docente dos corpos de catedráticos(as) e de profesores(as) titular da Universidade.
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 6 de 15
Área de Calidade
O persoal docente contratado en réxime laboral; axudantes, profesorado axudante doutor, profesorado contratado doutor, profesorado asociado, profesorado visitante, lectores e lectoras e as demais categorías establecidas con carácter xeral. Tamén poderá nomearse profesorado emérito.
Transitoriamente, tamén formará parte do persoal docente e investigador da Universidade o funcionario
docente dos corpos de catedráticos(as) de escolas universitarias e de profesores(as) titulares de escolas universitarias namentres non se integren no corpo de catedráticos ou no de profesores titulares de Universidade.
Persoal investigador contratado: doutores ou doutoras seleccionados mediante convocatoria pública.
- Programa formativo : aos efectos deste procedimiento, es el conjunto de actividades formativas realizadas durante un cierto período de tempo que tienen un mismo objetivo y destinatarios pero que se desarrollan en fechas y/o lugares distintos.
- Proveedor de formación : aos efectos de este procedemento, a persoa ou persoas expertas que proporcionan coñecementos e habilidades ao personal da organización ou que facilitan a súa aprendizaxe. Pode ser, de forma ampla, un profesor, un tutor, un coach, un divulgador, etc. Pode ser interno ou externo á organización.
- Sensibilización : acción e efecto de causar afecto ou un sentimento favorable. Tamén compromiso, implicación ou
participación dunha cousa ou nunha idea.
Nota 1: Un dos principios da xestión da calidade é o de participación do persoal: “o persoal, a todos os niveis, é a esencia dunha organización, e o seu total compromiso posibilita que as súas habilidades sexan usadas para o beneficio da organización” (Norma UNE-EN-ISO 9001). O término é semellante ao de «toma de conciencia» empregado na mesma norma Nota 2: Aínda que un maior coñecemento sobre a xestión da calidade conduce a unha maior sensibilización, poden desenvolverse actividades específicas de sensibilización
- Usuario/a: organización ou persoa que recibe un produto ou un servizo (Norma UNE-EN ISO 9000)
III.3. Abreviaturas e siglas
- ANECA : Axencia Nacional de Avaliación da Calidade e Acreditación
- AQU : Agència per a la Qualitat del Sistema Universitari de Catalunya - CAD : Comisión de Avalición Docente - EAD : enquisa de avaliación docente do profesorado
- ENQA : European Association for Quality Assurance in Higher Education (Rede Europea para a Garantía da Calidade na Educación Superior)
- PAS : persoal de administración e servizos - PDA :programación Docenta Anual
- PDI : persoal docente e investigador
- POX : Plan operativo de xestión - POD : Plan de Organización Docente
- RD : Real decreto
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 7 de 15
Área de Calidade
- RR : Resolución reitoral
- SGIC : sistema de garantía interna de calidade
- UAP : Unidade de Análises e Programas
IV DESENVOLVEMENTO
IV.1. Finalidade do proceso
Levar a cabo de xeito eficaz e eficiente os procedementos ligados a xestión do PDI e contribuir a través da avaliación e
formación a:
- garantir que o profesorado este cualificado e sexa competente no seu traballo,
- mellorar os resultados de calidade dos centros e titulacións.
IV.2. Responsable do proceso
Vicerreitoría con competencias en profesorado
IV.3. Indicadores
Os indicadores asociados a este proceso están identificados e definidos no procedemento DE-02 P1 “seguimento e
medición”
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 8 de 15
Área de Calidade
IV.4. Diagrama de fluxo
IV.4.1. Avaliación do PDI
AVALIACIÓN DO PDI- (Programa Docentia-Fase anual)
Entrada SaídaVicerreitoría con competencias en
calidadeComentarios
Comisión de Calidade da
Universidade e dos Centros
Responsables Académicos
Profesorado
10Comunicación cronograma e solicitude de información
45¿Presenta
reclamacións?
40 Os resultados poden ser consultados en Secretaría Virtual
Manual Docentia,
Melloras no proceso
recollidas na
avaliación do curso anterior
30Recollida e
valoración da información
20Envío de Información solicitada
50Resolución
de reclamacións
40Publicación de
resultados provisionais
60Publicación
de resultados definitivos
Información centralizada
SI
NO R-PE02 P1Resultados de
avaliación docente definitivos
FIN
70Establecer propostas de mellora
Resultados de avaliación docente
provisionais
Accións de mellora
60 O rexistro R1-PE02-P1 debe incluir os informes de avaliación docente das titulacións mais o informe de resultados anuais da titulación ligados ao Programa Docentia (fase anual)
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 9 de 15
Área de Calidade
ALIACÍON DO PDI (Programa Docentia-Fase quinquenal)
Entrada Saída ComentariosComisión de Calidade da Universidade
Vicerreitoría con competencias en calidade
Profesorado CADComisión de calidade do Centro
75¿Presenta
reclamacións?
Manual Docentia,Calendario, Melloras do
proceso establecidas nos cursos anteriores
etc.
60Valoración
da información
80Resolución de reclamacións
70Publicación de
resultados provisionais
SI
20Envío
solicitude participación
Programa Docentia
10Realización de convocatoria de
avaliación quinquenal
30Admisión de
solicitudes válidas
Informes Institucionais e
outra información
50Realización
de Auto- Informe e Dossier de
material docente
100Aprobación
dos Informes para os
responsables académicos e
o Informe institucional
FIN
120Establecer propostas de
accións de mellora se procede
Guía docente e material docente
da materia selecciona
40Á Área de Calidade compila os resultados do profesorado participante na convocatoria quinquenal solicitando ao responsables académicos o informe preceptivo tal e como se establece no Manual do Prpgrama
110Análise do Informe de resultados
110A Comisión de calidade do centro. Deberá analizar os resultados obtidos polo seu profesorado. detallando as principais conclusións no Informe de Revisión pola Dirección de ese curso académico
Comunicación de solicitudes admitidas e excluídas
Informe de avaliación docente
provisional
40Realización de
informes referidos aos cinco anos
avaliados e solicitude de
informes correspondentes a
responsables académicos
10A participación na convocatoria quinquenal do Programa Docentia é voluntario para o profesorado e realizase atendendo o definido no Manual do programa
50O profesorado deberá elixir unha materia na que impartiu docencia no periodo a avaliar.
Para poñer a disposición das comisións de avaliación a documentación relativa ao dosier de materia e o autoinforme empregarase a aplacación habilitada por ACSUG
Informe de avaliación docente
definitivo
90Publicación de
resultados definitivos e
elaboración dos Informes para os
responsables académicos e Institucional
Informe institucional
R2-PE02 P1Informe para responsables académicos
Mellora do Manual
Conclusións do análise
(Recolleranse no Informe de Revisión Pola Dirección do
curso correspondente)
Non
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 10 de 15
Área de Calidade
IV.4.2. Formación do PDI
DEFINICIÓN DE NECESIDADES DE FORMACIÓN
Entrada ProfesoradoDepartamentos/
Comisións académicas
Comisión de Calidade
Saída Cómo
Área de Formación e Innovación Educativa
10Identificación de necesidades
10, A detección de necesidades formativas do profesorado realízase tanto a nivel individual como colectivo.
Recoméndase unha sistematización de esta act ividade no ámbito do centro.Esta debe realizarse, cunha frecuencia anual (antes do inicio de cada curso académico).
A detección de necesidades de formación debe basearse, polo menos nunha análise:
- das necesidades e expectativas presentes e futuras da organización
- das carencias entre as competencias existentes e as requeridas.
30Solicitude de actividad formativa
90
30 A solicitude pode formalizarse por cualquer medio, aínda que se recomenda envío por correo electrónico.No anexo a este procedemento achégase un modelo de solicitude
40 e 50 A revisión e posterior autorización realízanse tendo en conta criterios de importancia para o desenvolvemento de centros e titulación e aspectos ligados á mellora da calidade e do seu impacto e da súa viabilidade técnico-económica.
Ver, en complemento, os Comentarios respecto das act ividades de sensibilización.
70 O acordo da comisión comunícaselle ao solicitante ou solicitantes.En caso negat ivo xustifícase a decisión.
75¿Autorízase a súa inclusión
no plan de formación do profesorado?
Non
Sí
Non
Plan Estratéxico da Universidade
de Vigo
Estratexia de centros e titulacións
(procedementoDE‐01 P1)
Política e obxectivos de calidade
Resultados de medición da satisfacción (enquisas)
(procedimientoMC‐05 P1)
20Consolidación de necesidades
(no ámbito do centro)
20 Para unha maior coordinación e eficacia na identificación das necesidades, e na súa xest ión posterior, é preciso unha consolidación das necesidades formativas no ámbito del centro a través da comsión de calidade, que formalizará un documento que achegará a Área de Formación e Innovación Educativa
60Envío a Comisión de Formación do Profesorado
(ou cargo análogo)
Solicitude/s de actividade/s formativa/s
75 En coordinación con quen solicita a acción, ésta podería modificarse en termos dos contenidos da solicitude, para unha mellor adaptación ás necesidades, á estratexia institucional e/ou dos centros e titulacións, a efectos de financiación ou oferta de prazas, de forma que finalmente poida ser autorizada.
Fin
Resultados da avaliación da actividad docente do profesorado (EAD)
Sí
Resultados do Programa DOCENTIA
40Revisión técnica das solicitudes
45¿A información e completa e
correcta?
50Revisión, modificación ou actualización da solicitude
70Acordo da
Comisión de Formación do Profesorado
( ou cargo análogo)
Resposta aos solicitantes
80Aprobación do plan de formación do profesorado
R3- PE02 P1 Listado de
accións formativas
derivadas das necesidades detectadas
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 11 de 15
Área de Calidade
DESEÑO E PLANIFICACIÓN DA FORMACIÓN
Entrada
Coordinador/a formativo
(ou solicitante da formación)
Área de Formación e Innovación Educativa
Servizo de PDI Saída CómoVicerreitoría con competencias en
profesorado
90Deseño dos cursos, actividades ou
programas formativos(elaboración da ficha de formación)
90 O deseño da formación (e sensibilización) realízase mediante o anexo 1 – Ficha de programa / actividade de formación. Nesta ficha especifícanse, polo menos:- as necesidades- os obxectivos - a planificación das accións formativas,- os métodos de formación e criterios de selección e- outros requisitos da formación (calendario, competencias, recursos, proveedores de formación…).
En todo caso, co obxeto de completar a definición da ficha, pode ser necesaria tamén a colaboración do Servicio de PDI
100 Trátase de garantir que a formación quede correctamente definida.
Cualquera posible modificación trátase coa persoa solicitante ou co coordinador/a formativo.A decisión comunícase a persoa solicitante ou ao coordinador/a formativo.
110 O plan de formación integra todas as actividades e programas formativos e de sensibilización, debidamente autorizados.
Publícase na web e comunicación aos grupos de interese afectados (profesorado, centros e titulacións, departamentos…).
95¿Autorízase
o gasto establecido
Sí
Non
100Revisión do deseño da
formación para adaptala en termos
económicos
80
R4- PE02 P1Ficha de
programa / actividad de formación
110Determinación/ confirmación do proveedor da formación
90 O proveedor de formación pode ser interno o externo á Universidade de Vigo, en función das necesidades.
130
Resultados de anteriores actividades de formación
120Publicación das convocatorias
relativas as distintas acción formativas
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 12 de 15
Área de Calidade
PRESTACIÓN DA FORMACIÓN E AVALIACIÓN DOS RESULTADOS
Entrada
Área de Formación e Innovación Educativa
Formador Asistentes Saída CómoEquipo
decanal / directivo
130Execución das
actividades previas ao
desenvolvemento da formación
140Realización da formación
120
180Elaboración do
informe de avaliación da
formación
160Avaliación da formación
150Certificación das accións formativas
Documentos acreditativos da formación(diplomas e/
ou certificados)
160 A avaliación realizáse conforme ao establecido na ficha de formación.Pode ser:- avaliación da calidade percibida da formación (información das persoas asistentes sobre o desenvolvemento e coñecementos adquiridos),e/ou- avaliación da eficacia (información a medio prazo en términos de aprendizaxe, consecución dos obxectivos establecidos e aplicación dos coñecementos adquiridos).
Datos da avaliación da formación
170Recopilación dos
datos de avaliación
180 Os contidos do informe detállanse nos Comentarios.
Mellora do proceso de formación
Mellora das competencias do profesorado
Mellora da oferta formativa190
Comunicación dos resultados da formación
190 Comunicación aos implicados no proceso formativo:- ao formador,- a quen propuso a formación,- aos equipos directivos/decanais afectados- a outros responsables a nivel institucional...
200Retroalimentación
e análise dos resultados da
formación
Rexistros de formación externa (diplomas ou certificados, informes de avaliación e/ou satisfacción…)
Informe de avaliación da actividade
FIN
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 13 de 15
Área de Calidade
Comentarios:
Etapa 40: revisión das solicitudes de formación Poden existir necesidades respecto da sensibilización que, en función do su obxecto, contido, persoas destinatarias… teñan que ser tratadas, a efectos de autorización e organización coas unidades implicadas competentes (vicerrectorías, servizos…).
Etapa 90: deseño dos cursos, actividades ou programas formativos. Elaboración da ficha de formación Os contenidos mínimos do programa de formación permanente do profesorado e de formación do novo profesorado
inclúen polo menos:
- a denominación e os obxetivos da formación, - as prazas de asistencia ofertadas, - as persoas destinatarias (de forma individual e/ou por colectivos ou grupos), - os métodos de formación u resumen do contenido, - o calendario e lugar(es) de realización (ediciones, dats, duración…), - as condicións ou requerimentos de recursos, cando sexa adecuado (material, medios, instalacións…), - os prazos previstos para a pre-inscripción, - a persoa proveedora de formación ou sensibilización (formador, profesorado ou quen execute a actividade de
sensibilización), - os criterios e métodos para a evaliación dos resultados. -
A oferta formativa de cada un dos programas mencionados pode evolucionar en función dos resultados de edicións
anteriores e/ou cambios nas necesidades do profesorado e/ou da Universidade de Vigo.
Poden incorporarse novas actividades formativas no transcurso do ao sempre que estén autorizadas.
Etapa 160: avaliación da formación O cuestionario(s) de evaliación será facilitado polo/a formador/a ou, no seu defecto, empregarase un modelo estándar.
Na avaliación da calidade percibida recoméndadse, polo menos, incluir a valoración sobre os seguintes aspectos:
- A organización da actividade, - O/A formador/a, - O contido da actividade.
Etapa 180: elaboración do informe de avaliación da formación Os contidos do informe poderán incluir:
- a identificación da formación, - unha síntese do desenvolvemento da formación en relación ao previsto na ficha de formación, - os datos das personas asistentes efectivas en relación aos previstos, - unha síntese das posibles incidencias ocurridas, - a síntese dos datos resultado da avaliación, - conclusións e recomendacións para a mellora.
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 14 de 15
Área de Calidade
Ciclo de mellora continua do proceso (PDCA)
Planificar: establecer os obxectivos e os procesos necesarios para acadar resultados de acordo cos requisitos, coas necesidades e coas
expectativas dos grupos de interese e coas políticas da organización.
Desenvolver (facer): implantar os procesos.
Controlar (verificar): realizar o seguimento e a medición dos procesos e dos produtos e servizos respecto ás políticas, aos obxectivos e aos
requisitos, ás necesidades e ás expectativas, e informar dos resultados.
Actuar (aprender): tomar accións para mellorar continuamente o desempeño dos procesos.
(UNE-EN ISO 9001)
Política de Persoal‐PDI
Plan de avaliación
Plan de Formación
Procedementos de xestión Persoal‐PDi
Desenvolvemento Docente
Uvigo (centros, titulacións, servizos, órganos institucionais)
Grupos de interese: PDI
Necesidades e/ou expectativas
Alumnado
Axencias de Calidade Administración Organismos e institucións
Esixencias legais
Dispoñibilidade dos documentos
Resolución/ trámites administrativos
Sociedade (en xeral,
Información pública e rendemento de contas
Grupos de In
terese
Req
uisitos, necesidad
es e expectativas
UVigo (centros e titulacións, servizos,
áreas,..., órganos institucionais)
Estudantes, PAS, PDI, Egresadas/os,
Empregadoras/es, Sociedade
Desenvolvemento da carreira profesional do PDI
Identifiación de novas necesidades e expectativas
Mellora do funcionamento dos procesos
Comunicación e participación
Incremento da confianza na organización
Axencias de Calidade Administración Organismos e institucións
Modos de funcionamiento definidos
Rexistros dispoñibles
Expedientes
Sociedade (en xeral, todos os grupos de interese)
Información pública e rendemento de contas
Grupos de In
terese Satisfacción
Resultados da actividade docente
Medición, análise e mellora
‐ Resultados de avaliación (centros, titulacións, servizos...)
‐ Resultados de formación e innovación
‐ Participación dos grupos de interese (propostas, suxestións,...)
‐ Utilización e/ou aplicación: experiencias, boas prácticas..
‐ Novas expectativas, esixencias e/ou necesidades detectadas
‐ Indicadores de calidade (Resultados asociados ao PDI, cualificación, formación)
Recursos
Orzamentos, normativa, aplicacións informáticas
P
D C
A
P
D
C
A
PROCEDEMENTO Xestión do persoal docente e investigador- PDI PE 02
Índice 04
Páxina 15 de 15
Área de Calidade
V ANEXOS
ANEXO 1: Ficha de programa/actividade de formación
Rexistros
Identificación do rexistro
Soporte orixinal
¿Dispoñible na aplicación SGIC-STO?
Responsable de custodia
(órgano / posto) Duración
Clasificación (*) Código Denominación
R1- PE02 P1 Resultados de avaliación
docente definitivos ( anuais)
Informático SI Secretaría do Centro 6 anos
R2-PE02 P1 Informe para responsables
académicos Informático
SISecretaría do Centro 6 anos
R3-PE02 P1 Listaxe de accións
formativas derivadas de necesidades detectadas
Informático SI
Secretaría do Centro 6 anos
R4-PE02 P1 Ficha de
programa/actividade de formación
Informático SI
Secretaría do Centro 6 anos
Vicerreitoría de Organización Académica e Profesorado
Área de Formación e Innovación Educativa
Proposta de actividade formativa do Programa de Formación Permanente do Profesorado
Persoa ou unidade que a propón
Nome e apelidos
Teléfono
Correo electrónico
Actividade formativa
Título
Tipo de formación
Modalidade formativa
Presencial
Virtual ou en liña
Semipresencial ou a distancia
Campus
Duración
Data de realización e distribución temporal
Número de prazas
Breve resumo (10 liñas de máximo)
Resultados de aprendizaxe
Programa
Profesorado
Nome e apelidos
Teléfono
Correo(s) electrónico(s)
Breve currículo (10 liñas de máximo)
Outros comentarios
....... , .... de ....... de 20..
Sinatura da persoa solicitante
A cubrir pola Área de Formación e Innovación Educativa (nun período dun mes recibirá a contestación da aceptación ou rexeitamento da proposta)
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES LOGO DEL CENTRO
( SI EXISTE)
CODIF:
PA07
E01 PA07-../../09 Página 1 de 11
Procedimiento para la Gestión de los Recursos Materiales
1. OBJETO
2. ALCANCE
3. REFERENCIAS/NORMATIVA
4. DEFINICIONES
5. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
7. ARCHIVO
8. RESPONSABILIDADES
9. GRUPOS DE INTERÉS
10. DIAGRAMA DE FLUJO
11. FICHA RESUMEN
ANEXOS:
Criterios de Selección de los Recursos Materiales y Proveedores.
IT01-PA07
Ficha de solicitud con justificación. IT02-PA07
Respuesta Recibida (No se adjunta, puesto que se trata de un documento
generado por otra Unidad/Órgano/Servicio). IT03-PA07
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES LOGO DEL CENTRO
( SI EXISTE)
CODIF:
PA07
E01 PA07-../../09 Página 2 de 11
RESUMEN DE REVISIONES
Edición Fecha Motivo de la modificación
E01 / / Aprobación del SGIC de la Escola/Facultade por la Órganos
Elaborado por:
Órganos Revisado por:
Órganos Aprobado por:
Órganos
Nombre
Cargo
Firma:
Fecha: / /
Nombre
Cargo
Firma
Fecha: / /
Nombre
Cargo
Firma
Fecha: / /
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES LOGO DEL CENTRO
( SI EXISTE)
CODIF:
PA07
E01 PA07-../../09 Página 3 de 11
1. OBJETO
Definir las actividades realizadas por la Escola/Facultade a través de su Equipo
Directivo/Decanal, de las Comisiones y personas designadas para gestionar sus
recursos materiales
2. ALCANCE
Todas las actividades que la Escola/Facultade realiza para determinar las
necesidades, planificar la adquisición, actualización, gestión y verificación de la
adecuación de los recursos materiales.
Afecta por tanto a todas las personas que, individualmente por su cargo o
actividad, o formando parte de las Comisiones u Órganos de gobierno de la Facultad,
realizan las actividades descritas.
3. REFERENCIAS/NORMATIVA
Política y Objetivos de Calidad del Centro
Políticas Medioambientales
Políticas de Sostenibilidad
Políticas de Prevención de Riesgos
Encuestas de Satisfacción
Reclamaciones-Sugerencias
Indicadores
Sistemáticas y/o Normativas ya establecidas en la Escola/Facultade y
Generales de la Universidade de Vigo para establecer necesidades,
planificar consecución, gestionar las adquisiciones y las existencias, y
seguir los resultados de los recursos materiales y servicios universitarios
prestados en la Escola/Facultade
- Normativas provisionales de gestión del inventario de bienes
muebles.
Legislación aplicable en materia de contratación-adquisición de productos y
servicios por los organismos públicos
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES LOGO DEL CENTRO
( SI EXISTE)
CODIF:
PA07
E01 PA07-../../09 Página 4 de 11
Reglamento de la Oficina de Medio Ambiente
Reforma de la LOU, Art.31
4. DEFINICIONES
Recursos materiales: las instalaciones en las que se desarrolla el proceso de
enseñanza-aprendizaje (aulas, talleres, salas de estudio, aulas de informática,
laboratorios docentes, salas de reunión, puestos de lectura en biblioteca, despachos de
tutorías) y equipamiento, material científico, técnico, asistencial y artístico.
Indicador: medida cuantitativa que puede usarse como guía para controlar y valorar la
calidad de las diferentes actividades. Es decir, la forma particular (normalmente
numérica) en la que se mide o evalúa cada uno de los criterios.
5. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS
El Equipo Directivo/Decanal definirá las necesidades de recursos materiales
para contribuir a la calidad del proceso de enseñanza-aprendizaje de las enseñanzas
impartidas en la Escola/Facultade, planificará la adquisición de recursos en función del
presupuesto y de la prioridad, solicitando si es necesario, los mismos a los órganos
competentes de U. Vigo
Una vez recibidos los recursos materiales, estos serán inventariados con la
coordinación del Servicio de Patrimonio e Inventario.
Los recursos serán puestos a disposición de sus destinatarios.
La Comisión de Garantía de Calidad analizará, los resultados de esta gestión, a
través de quejas, reclamaciones, encuestas o indicadores definidos al efecto tal y
como se establece en el PM01 y estableciendo si es preciso las mejoras oportunas en
el PAM (Plan anual de mejoras)
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
En la revisión al menos anual del Sistema de Garantía Interna de Calidad, la
Comisión de Calidad del Centro, realizará la revisión de la gestión de recursos y
servicios, concluyendo sobre su adecuación y/o sobre el plan de acciones de mejora
para el período siguiente.
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES LOGO DEL CENTRO
( SI EXISTE)
CODIF:
PA07
E01 PA07-../../09 Página 5 de 11
7. ARCHIVO
Se utilizará para el archivo, gestión y control de los documentos y
evidencias, la aplicación informática puesta a disposición del Centro por el Área
de Calidad a través del siguiente enlace:
http://vicntc.uvigo.es/calidad/index.php
Identificación
del registro
Soporte de
archivo
Responsable
custodia
Tiempo de
conservación
Criterios de
Selección de los
Recursos
Materiales y
Proveedores
(IT01-PA07)
Papel y/o
Informático
Secretaría del
Centro 6 años
Ficha de solicitud
con justificación
(IT02-PA07)
Papel y/o
Informático
Secretaría del
Centro 6 años
Herramienta para
la medición y
análisis de
resultados
(IN-PA07
E-PM01
QS-PA07)
Papel y/o
Informático
Secretaría del
Centro/Área de
Calidad
6 años
8. RESPONSABILIDADES
Equipo Directivo/Decanal (ED): Identificar las necesidades asociadas a recursos. o
centralizan las necesidades formuladas por los usuarios. Planificarán junto con el
Administrador-a de Centro adquisición de los recursos y los criterios para la
selección de los mismos.
Comisión de Garantía de Calidad (CGC): Realizará el análisis de recursos
materiales y las Propuestas de mejora para una gestión más adecuada de los mismos.
Junta de Centro: Revisar y aprobar las acciones de mejora para su implementación.
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES LOGO DEL CENTRO
( SI EXISTE)
CODIF:
PA07
E01 PA07-../../09 Página 6 de 11
Área de Calidad (AC): Colaborar con la CGC en la recogida de información para el
procedimiento e indicadores.
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES LOGO DEL CENTRO
( SI EXISTE)
CODIF:
PA07
E01 PA07-../../09 Página 7 de 11
9. GRUPOS DE INTERÉS
Papel Principal P
Papel Secundario S
PE01 PE02 PE03 PC01 PC02 PC03 PC04 PC05 PC06 PC07 PC08 PC09 PC10 PC11 PC12 PC13 PA01 PA02 PA03 PA04 PA05 PA06 PA07 PA08 PA09 PM01
EstudiantesP S P P P P P P P P P P P P P P S P P P S S S S P P
Personal docente-
investigador P P P P P P S P P P S P P P P P S P P P P P S S S P
PAS P P S S S S P S P S P P S S S P P P P P P P P P P PEquipo de Dirección-Órganos
gobierno de la Universidad P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
Empleadores P S P P P P S P P P S S P P P P S P P P S S S S S P
EgresadosP S S S S P S S S S S S S P P P S P P P S S S S P P
Administraciones públicas/ organismos P P P P P P P P P P P P P P P P S P P P P P P P P P
Sociedad en general P S P P P P P P P P P P P P P P S P P P P P S S P P
Grupos de Interés
Asignación de su importancia en el desarrollo de los procedimientos
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES LOGO DEL CENTRO
( SI EXISTE)
CODIF:
PA07
E01 PA07-../../09 Página 8 de 11
10. DIAGRAMA DE FLUJO
Identificar necesidades asociadas a recursos
Equipo Directivo/ Decanal//Usuarios
¿Lo asume el centro?
Solictud al órgano competente
Equipo Directivo/Decanal
Definición de actuaciones y criterios de selección
Equipo Directivo/Decanal//Administrador
de Centro
SI
NO
¿La solicitud es aceptada?
Planificar la adquisición
Equipo Directivo/Decanal//Administrador
de Centro
Puesta en explotación de los recursos
Equipo Directivo/Decanal
SI
Recepción, Revisión
Equipo Directivo/Decanal//Administrador
de Centro
IT02-PA07Ficha de solicitud con
justificación
1
IT01-PA07Criterios de Selección
de los Recursos Materiales y Proveedores NO
Informar a Junta de Centro y Archivo
Equipo Directivo/Decanal
PA07
Referencia Básica
Política y Objetivos de Calidad del CentroPolíticas MedioambientalesPolíticas de SostenibilidadPolíticas de Prevención de RiesgosEncuestas de SatisfacciónReclamaciones-SugerenciasIndicadores
Normativa de Consulta
Reglamento de la Oficina de Medio Ambiente Normas provisionales de gestión del inventario de bienes mueblesReforma de la LOU, Art.31
Procedimiento de Medición, Análisis y
MejoraPM01
Inventariado
PAS/Servicio de Patrimonio e Inventario
IT03-PA07Respuesta Recibida
Inicio Vicerrectorado de Planificación
Servicio de Gestión Económiva y Contratación
Procedimiento para la Gestión de los Recursos Materiales
Servicio de Patrimonio e Inventario
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES LOGO DEL CENTRO
( SI EXISTE)
CODIF:
PA07
E01 PA07-../../09 Página 9 de 11
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES LOGO DEL CENTRO
( SI EXISTE)
CODIF:
PA07
E01 PA07-../../09 Página 10 de 11
11. FICHA RESUMEN
ÓR
GA
NO
S /
UN
IDA
DES
R
ESP
ON
SA
BLE
S
DISEÑO
Equipo Directivo/Decanal Administrador de Centro
APROBACIÓN Equipo Directivo/Decanal
EJECUCIÓN
Equipo Directivo/Decanal Usuarios PAS
SEGUIMIENTO Y MEJORA
Equipo Directivo/Decanal del Centro Comisión de Garantía de Calidad Coordinador de Calidad
OTROS ÓRGANOS IMPLICADOS (EXTERNOS
AL CENTRO)
Vicerrectorado de Planificación Servicio de Gestión Económica Contratación Servicio de Patrimonio e Inventario
GR
UP
OS
DE
INTE
RÉS
IMPLICADOS Y MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN
Estudiantes: a través de sus representantes en la CGC y, participando en las encuestas de satisfacción, presentando las reclamaciones y sugerencias que considere oportunas.
PDI: a través de sus representantes en la CGC, participando en las encuestas de satisfacción, presentando las reclamaciones y sugerencias que considere oportunas.
PAS: a través de sus representantes en la CGC, participando en las encuestas de satisfacción, presentando las reclamaciones y sugerencias que considere oportunas y desarrollando las acciones administrativas pertinentes.
Egresados: a través de sus representantes en la CGC, participando en las encuestas de satisfacción y presentando las reclamaciones y sugerencias que considere oportunas.
Empleadores: a través de sus representantes en la CGC, participando en las encuestas de satisfacción y presentando las reclamaciones y sugerencias que considere oportunas.
Administraciones Públicas: Aportando y tomando las decisiones que le competen.
Sociedad en general: Analizando y reaccionando a las acciones establecidas y los resultados obtenidos
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES LOGO DEL CENTRO
( SI EXISTE)
CODIF:
PA07
E01 PA07-../../09 Página 11 de 11
RENDICIÓN DE CUENTAS
El Equipo Directivo/Decanal del Centro rendirá cuentas a los Órganos de Gobierno de la Universidade y a la Junta de Centro. Los Órganos de Gobierno de la U. Vigo a su vez rendirán cuentas de la Política general de recursos materiales de la Universidad
MECANISMOS TOMA DE DECISIONES Ver apartados 5 y 6 del procedimiento.
RECOGIDA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
La Comisión de Garantía de Calidad del Centro y el Coordinador de Calidad con el apoyo del Área de Calidad recogerán la información oportuna analizándola posteriormente
SEGUIMIENTO, REVISIÓN Y MEJORA
Tras el análisis de la información, la CGC, junto con el Equipo Directivo/Decanal elaborarán un informe de resultados, proponiendo las mejoras que se consideren oportunas. La CGC propone así mismo las modificaciones y mejoras al procedimiento cuando sea necesario
INFORMACIÓN PÚBLICA
El Equipo Directivo/Decanal, junto con el/la Coordinador-a de Calidad y la Comisión de Garantía de Calidad, promoverán la información pública pertinente a la vista de los resultados obtenidos, con la finalidad de mantener un permanente flujo de comunicación con los distintos implicados y grupos de interés. Cuando se trata de comunicaciones que afectan a un grupo o persona concreta serán comunicadas directamente por escrito y/o recogidos en el acta de la reunión correspondiente.
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES
LOGO DEL
CENTRO ( SI
EXISTE)
CODIF:
IT01-PA07
Página 1 de 1
CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y PROVEEDORES
CENTRO: ESCUELA/FACULTAD
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES
LOGO DEL
CENTRO ( SI
EXISTE)
CODIF:
IT02-PA07
Página 1 de 2
Ficha de solicitud para dotación de recursos con justificación
Centro:
Fecha
Solicitante
Nombre
Cargo:
Telf.:
E-mail:
Necesidades
Detectadas
Recursos que se
solicitan
Otras Alegaciones
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
RECURSOS MATERIALES
LOGO DEL
CENTRO ( SI
EXISTE)
CODIF:
IT02-PA07
Página 2 de 2
Documentos que
se aportan
Firma
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
SERVICIOS LOGO DEL CENTRO
(SI EXISTE)
CODIF:
PA08
E01 PA08-../../09 Página 1 de 10
Procedimiento para la Gestión de los Servicios
1. OBJETO
2. ALCANCE
3. REFERENCIAS/NORMATIVA
4. DEFINICIONES
5. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
7. ARCHIVO
8. RESPONSABILIDADES
9. GRUPOS DE INTERÉS
10. DIAGRAMA DE FLUJO
11. FICHA RESUMEN
ANEXOS:
Plan de Actuación de los Servicios Permanentes del Centro IT01-PA08
Informe de Resultados de los Servicios Contratados. (No se adjunta dado
que es una evidencia generada por Gerencia, no por el Centro) IT02-PA08
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
SERVICIOS LOGO DEL CENTRO
(SI EXISTE)
CODIF:
PA08
E01 PA08-../../09 Página 2 de 10
RESUMEN DE REVISIONES
Edición Fecha Motivo de la modificación
E01 / / Aprobación del SGIC de la Escola/Facultade por la Órganos
Elaborado por:
Órganos Revisado por:
Órganos Aprobado por:
Órganos
Nombre
Cargo
Firma:
Fecha: / /
Nombre
Cargo
Firma
Fecha: / /
Nombre
Cargo
Firma
Fecha: / /
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
SERVICIOS LOGO DEL CENTRO
(SI EXISTE)
CODIF:
PA08
E01 PA08-../../09 Página 3 de 10
1. OBJETO
Definir las actividades en la que participa la Escola/Facultade a través de su Equipo
Directivo/Decanal, de las Comisiones y personas designadas para gestionar sus
recursos y servicios.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todas las actividades en las que la Escola/Facultade
participa para determinar las necesidades, planificar, actualizar, gestionar y verificar
la adecuación de los servicios que el Centro presta para todas las Enseñanzas que se
imparten en el mismo.
Afecta a todas las personas que, individualmente por su cargo o actividad, o
formando parte de las Comisiones u Órganos de gobierno del Centro, realizan las
actividades descritas.
3. REFERENCIAS/NORMATIVA
Política y Objetivos de Calidad del Centro
Políticas Medioambientales
Políticas de Sostenibilidad
Políticas de Prevención de Riesgos
Encuestas de Satisfacción
Reclamaciones-Sugerencias
Indicadores
Programas FIDES y AUDIT
Normativas ya establecidas en la Escola/Facultade y Generales de la
Universidade de Vigo para establecer necesidades, planificar, gestionar y
seguir los resultados de los servicios universitarios prestados en el Centro
RR(11/07/06) de Delegación de Competencias
Art. 31 de la Reforma de la LOU, dedicado a la Garantía de la Calidad
Corrección de errores. RR (11/07/06) de delegación de competencias.
Normativa de Gestión Académica
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
SERVICIOS LOGO DEL CENTRO
(SI EXISTE)
CODIF:
PA08
E01 PA08-../../09 Página 4 de 10
Legislación aplicable en materia de contratación-adquisición de productos y
servicios por los organismos públicos
- Normas provisionales de gestión de los bienes muebles
- Normas de uso de los recursos informáticos y redes
4. DEFINICIONES
Recursos materiales: las instalaciones en las que se desarrolla el proceso de
enseñanza-aprendizaje (aulas, talleres, salas de estudio, aulas de informática,
laboratorios docentes, salas de reunión, puestos de lectura en biblioteca, despachos de
tutorías) y equipamiento, material científico, técnico, asistencial y artístico.
Indicador: medida cuantitativa que puede usarse como guía para controlar y valorar la
calidad de las diferentes actividades. Es decir, la forma particular (normalmente
numérica) en la que se mide o evalúa cada uno de los criterios
5. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS
El Equipo Directivo/Decanal, junto con el Administrador de Centro definirá las
necesidades de los Servicios permanentes del Centro que influyen en la calidad del
proceso de enseñanza-aprendizaje de las enseñanzas impartidas en los mismos,
establecerá según las mismas el Plan de Actuación en coordinación con Gerencia,
que además gestionará la totalidad del proceso en cuanto a los Servicios Contratados
(ley de Contratos Administrativos).
El Equipo Directivo/Decanal informará así mismo de las acciones planificadas para la
gestión de los servicios prestados a los órganos que corresponda y a los distintos
grupos de interés.
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Dentro del proceso de revisión anual del Sistema de Garantía Interna de
Calidad se incluirá la revisión del procedimiento de la gestión de los servicios,
planificando y evaluando cómo se han desarrollado las acciones pertinentes para la
mejora.
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
SERVICIOS LOGO DEL CENTRO
(SI EXISTE)
CODIF:
PA08
E01 PA08-../../09 Página 5 de 10
7. ARCHIVO
Se utilizará para el archivo, gestión y control de los documentos y
evidencias, la aplicación informática puesta a disposición del Centro por el Área
de Calidad a través del siguiente enlace:
http://vicntc.uvigo.es/calidad/index.php
Identificación
del registro
Soporte de
archivo
Responsable
custodia
Tiempo de
conservación
Plan de Actuación de los Servicios Permanentes del
Centro (IT01-PA08)
Papel y/o Informático
Secretaría del Centro 6 años
Herramienta para la medición y análisis de resultados (IN-PA08 E-PM01
QS-PA08)
Papel y/o Informático
Secretaría del Centro / Área de
Calidad
6 años
8. RESPONSABILIDADES
Equipo Directivo/Decanal (ED): Identificará las necesidades asociadas a los
servicios. Junto con el-la Administrador-a del Centro y Gerencia definirá los
objetivos de los servicios, difundiendo dicha información
Responsables de los Servicios/ Administrador-a del Centro: Planificación de las
actuaciones de los servicios.
Personal de los servicios: Ejecución de las acciones planificadas.
Gerencia: Revisión y definición de los objetivos de los servicios contratados (que
desarrollan su actividad en el centro). Análisis de los resultados de los servicios
contratados. Decisión sobre la renovación o rescisión del contrato entre la
Universidade de
Comisión de Garantía de Calidad (CGC): Análisis y revisión de resultados y
formulación de las propuestas de mejora.
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
SERVICIOS LOGO DEL CENTRO
(SI EXISTE)
CODIF:
PA08
E01 PA08-../../09 Página 6 de 10
9. GRUPOS DE INTERÉS
Papel Principal P
Papel Secundario S
PE01 PE02 PE03 PC01 PC02 PC03 PC04 PC05 PC06 PC07 PC08 PC09 PC10 PC11 PC12 PC13 PA01 PA02 PA03 PA04 PA05 PA06 PA07 PA08 PA09 PM01
Estudiantes P S P P P P P P P P P P P P P P S P P P S S S S P P
Personal docente-
investigadorP P P P P P S P P P S P P P P P S P P P P P S S S P
PAS P P S S S S P S P S P P S S S P P P P P P P P P P PEquipo de Dirección-Órganos
gobierno de la Universidad
P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
Empleadores P S P P P P S P P P S S P P P P S P P P S S S S S P
Egresados P S S S S P S S S S S S S P P P S P P P S S S S P P
Administraciones públicas/ organismos
P P P P P P P P P P P P P P P P S P P P P P P P P P
Sociedad en general P S P P P P P P P P P P P P P P S P P P P P S S P P
Grupos de Interés
Asignación de su importancia en el desarrollo de los procedimientos
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
SERVICIOS LOGO DEL CENTRO
(SI EXISTE)
CODIF:
PA08
E01 PA08-../../09 Página 7 de 10
10. DIAGRAMA DE FLUJO
Revisar y definir losobjetivos de los Servicios Permanentes del Centro
Equipo Decanal/Directivo/Administrador-a de Centro/
Gerencia
Definición y Planificación de las actuaciones de los
ServiciosPermanentes del Centro
Responsables de los Servicios del Centro/
Admisnitrador-a de Centro / Gerencia
Revisar y definir losobjetivos de los
Servicios Contrados
Gerencia
Análisis de resultados de los Servicios Contratados
Gerencia
Difusión interna y externa de las actividades y
objetivos de los ServiciosPermanentes del
Centro
Equipo Decanal/Directivo/
Ejecución de las acciones planificadas
Personal del Servicio
¿ El Servicio ha realizado las tareas y
ha cumplido los objetivos?
Renovación/ ampliación del contrato
Gerencia
Finalización del Contrato
Gerencia
NO
SI
1
IT01-PA08Plan de Actuación de
los Servicios Permanentes del
Centro
Leyes de aplicación en materia de contratación
administrativa
Servicios Permanentes del Centro Servicios Contratados
Identificar necesidades asociadas a los servicios
Equipo Directivo/Decanal
Procedimiento de Información Pública
PC13
IT02-PA08Informe de Resultados
de los Servicios Contratados
Referencia Básica
Política y Objetivos de Calidad del CentroPolíticas MedioambientalesPolíticas de SostenibilidadPolíticas de Prevención de RiesgosEncuestas de SatisfacciónReclamaciones-SugerenciasIndicadoresProgramas FIDES y AUDIT
PA08Procedimiento para la Gestión de los Servicios
Gerencia InicioServicio de Gest.
Económica y Contratación
Servicio de Personal
Normativa de Consulta
RR(11/07/06) de Delegación de Competencias Art. 31 de la Reforma de la LOU, dedicado a la Garantía de la CalidadCorrección de errores. RR (11/07/06) de delegación de competencias.Normativa de Gestión AcadémicaNormas provisionales de gestión de los bienes mueblesNormas de uso de los recursos informáticos y redes
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
SERVICIOS LOGO DEL CENTRO
(SI EXISTE)
CODIF:
PA08
E01 PA08-../../09 Página 8 de 10
Análisis de Resultados en la Gestión de los
ServiciosComisión de Garantía de
Calidad
Fin
Difusión de Resultados Y Mejora del procedimiento
Coordinador de Calidad/Comisión de Garantía de
Calidad
Procedimiento de Información Pública
PC13
Procedimiento de Medición, Análisis y
MejoraPM01
1
Herramienta para la medición y análisis
de resultados
IN-PA08E-PM01QS-PA08
Procedimiento para la Gestión de los Servicios PA08
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
SERVICIOS LOGO DEL CENTRO
(SI EXISTE)
CODIF:
PA08
E01 PA08-../../09 Página 9 de 10
11. FICHA RESUMEN
ÓR
GA
NO
S /
UN
IDA
DES
R
ESP
ON
SA
BLE
S
DISEÑO
Equipo Directivo/Decanal Administrador-a del Centro
APROBACIÓN Equipo Directivo/Decanal
EJECUCIÓN
Equipo Directivo/Decanal Administrador-a del Centro PAS
SEGUIMIENTO Y MEJORA
Equipo Directivo/Decanal Comisión de Garantía de Calidad Gerencia
OTROS ÓRGANOS IMPLICADOS (EXTERNOS
AL CENTRO)
Gerencia. Servicio de Gestión Económica y Contratación. Servicio de Personal.
GR
UP
OS
DE
INTE
RÉS
IMPLICADOS Y MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN
Estudiantes: a través de sus representantes en
la CGC y, participando en las encuestas de satisfacción, presentando las reclamaciones y sugerencias que considere oportunas.
PDI: a través de sus representantes en la CGC, participando en las encuestas de satisfacción, presentando las reclamaciones y sugerencias que considere oportunas.
PAS: a través de sus representantes en la CGC, participando en las encuestas de satisfacción, presentando las reclamaciones y sugerencias que considere oportunas y desarrollando las acciones administrativas pertinentes.
Egresados: a través de sus representantes en la CGC, participando en las encuestas de satisfacción y presentando las reclamaciones y sugerencias que considere oportunas.
Empleadores: a través de sus representantes en la CGC, participando en las encuestas de satisfacción y presentando las reclamaciones y sugerencias que considere oportunas.
Administraciones Públicas: Aportando y tomando las decisiones que le competen.
Sociedad en general: Analizando y reaccionando a las acciones establecidas y los resultados obtenidos
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
SERVICIOS LOGO DEL CENTRO
(SI EXISTE)
CODIF:
PA08
E01 PA08-../../09 Página 10 de 10
RENDICIÓN DE CUENTAS
MECANISMOS TOMA DE DECISIONES Ver apartados 5 y 6 del procedimiento.
RECOGIDA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
La Comisión de Garantía de Calidad del Centro y el Coordinador de Calidad con el apoyo del Área de Calidad recogerán la información oportuna analizándola posteriormente. Los distintos Órganos de Gobierno de la Universidad, y Gerencia establecerán por su parte, los mecanismos para la recogida de información y análisis de la información que les facilite el seguimiento de las acciones desarrolladas
SEGUIMIENTO, REVISIÓN Y MEJORA
Tras el análisis de la información, la CGC, junto con el Equipo Directivo/Decanal elaborarán un informe de resultados, proponiendo las mejoras que se consideren oportunas. La CGC propone así mismo las modificaciones y mejoras al procedimiento cuando sea necesario
INFORMACIÓN PÚBLICA
El Equipo Directivo/Decanal, junto con el/la Coordinador-a de Calidad y la Comisión de Garantía de Calidad, promoverán la información pública pertinente a la vista de los resultados obtenidos, con la finalidad de mantener un permanente flujo de comunicación con los distintos implicados y grupos de interés. Cuando se trata de comunicaciones que afectan a un grupo o persona concreta serán comunicadas directamente por escrito y/o recogidos en el acta de la reunión correspondiente.
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
SERVICIOS
LOGO DEL
CENTRO ( SI
EXISTE)
CODIF:
IT01-PA08
Página 1 de 2
PLAN DE ACTUACIÓN DE LOS SERVICIOS PERMANENTES DEL CENTRO
CENTRO: Facultad/ Escuela
Definición de los Objetivos de los Servicios
Servicio
Objetivos Actuaciones Asociadas Indicadores
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
SERVICIOS
LOGO DEL
CENTRO ( SI
EXISTE)
CODIF:
IT01-PA08
Página 2 de 2
Planificación de la Actuación de los Servicios
Servicio
Acción - Actuación Inicio - Fin
de la Actuación
Responsable de
su control
Responsable de
su ejecución