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DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR
PROCEDIMIENTO DE EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO DE
ESTUDIOS
DICIEMBRE 2018
PROCEDIMIENTO DE EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO
DE ESTUDIOS
Edición: 1ª
Fecha: Noviembre 2009
Código: 205BE10104/06
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ÍNDICE
PÁG.
I. PRESENTACIÓN……………………………………………………………………….
3
II. OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………………..
4
III. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS (MAPA DE
PROCESOS DE ALTO NIVEL) ………………………………………………………...
4
IV. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS………………………………….
5
V. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS………………………………………...
REGISTRO Y CONTROL DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS
6
VI. SIMBOLOGÍA…………………………………………………………………………..
12
VII. REGISTRO DE EDICIONES ……………………………………………………………
13
VIII. DISTRIBUCIÓN………………………………………………………………………...
13
IX. VALIDACIÓN…………………………………………………………………………..
14
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DE ESTUDIOS
Edición: 1ª
Fecha: Noviembre 2009
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I. PRESENTACIÓN
La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y
acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad.
Por ello, el Licenciado Enrique Peña Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la
construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de
acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales.
El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más
eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los
problemas públicos de prioridad.
En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la
generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de
las instituciones que han demostrados su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario
modernizar.
La solidez y buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas
administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y
sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de
sistemas de gestión de la calidad.
El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión del
Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso. La estructura organizativa, la división del
trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel
de centralización o descentralización, los procesos clave de la organización y los resultados que se
obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este organismo auxiliar del
Ejecutivo Estatal.
Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción
administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos
auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad.
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II. OBJETIVO GENERAL
Incrementar la eficiencia y eficacia de los trámites del Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del
Progreso, mediante el desarrollo estandarizado de los métodos y procedimientos de trabajo.
III. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE
PROCESOS
MAPA DE PROCESOS DE ALTO NIVEL
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IV. RELACIÓN DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO:
Certificado de Estudios: De la verificación de la conclusión parcial o total de de estudios.
PROCEDIMIENTO:
Registro y Control de Certificado de Estudios
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V. DESCRIPCIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Expedición de Certificados de Estudios.
OBJETIVO
Mejorar a través de la reducción de los tiempos de atención y respuesta de la expedición, registro y control
de Certificado de Estudios Parcial o Total de los egresados o egresadas que realizaron estudios en el
Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso, mediante el cumplimiento de los requisitos
establecidos para dicho fin.
ALCANCE
Aplica al Departamento de Control Escolar, encargado de realizar la expedición, registro y control de
Certificados Parciales o Totales de los egresados o egresadas que concluyeron parcial o totalmente sus
estudios.
REFERENCIAS
Ley General de Educación, capítulo VI, artículo 60 (Diario Oficial de la Federación. 22-03-2017).
Decreto por el que se crea el Organismo Público Descentralizado de carácter Estatal denominado
“Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso” Art. 5 Fracción V y Art. 30 (Gaceta
del Gobierno. 11-01-2001).
Reglamento Interior del Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso, Capítulo V
Art. 11, (Gaceta del Gobierno. 23-01-2009).
Reglamento de Alumnos del Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso. Capítulo
IV Arts. Del 29 al 34 (Julio 2005).
Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso.
Objeto y Funciones del Departamento de Control Escolar Gaceta del Gobierno No. 62 03-04-
2014).
RESPONSABILIDADES
El Departamento de Control Escolar del Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso, es
la unidad administrativa responsable de llevar a cabo la expedición, registro y control de Certificados de
Estudios.
El Director o Directora deberá:
Firmar el Certificado de Estudios.
El Departamento de Control Escolar deberá:
Verificar el cumplimiento de los requisitos legales e institucionales previos a la elaboración de los
Certificados Parciales o Totales de Estudios.
Resguardar la documentación que acredite que se han cumplido con los requisitos de Expedición
de Certificados Parciales o Totales de Estudios.
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Registrar y controlar los Certificados parciales o totales de Estudio.
La Receptoría de Rentas deberá:
Entregar el formato de pago para la expedición del certificado parcial o total de estudios.
El Departamento de Recursos Humanos y Financieros deberá:
Canjear el boucher bancario al egresado o egresada por el pago de derechos de Certificado
Parcial o Total de Estudios al Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso.
El Banco deberá:
Entregar el boucher bancario al egresado o egresada por el pago de derechos de Certificado
Parcial o Total de Estudios al Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso.
El egresado o egresada deberá:
Cubrir los requisitos para la Expedición, Registro y Control de Certificado Parcial o Total de
Estudios al Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso en tiempo y forma.
DEFINICIONES
Egresado o Egresada: Toda persona que habiendo cumplido con los requisitos académicos-
administrativos solicita un Certificado Parcial o Total de Estudios al Tecnológico de Estudios
Superiores de San Felipe del Progreso.
Certificado de Estudios: Es el Documento académico y oficial que acredita los estudios de una
persona, quien aprobó de manera total o parcial un Plan o Programa de Estudios debidamente
autorizado, y contienen los periodos de estudios, asignaturas, calificaciones y créditos cursados.
INSUMOS
Solicitud de Certificado de Estudios.
RESULTADOS
Certificado Parcial o Total de Estudios.
Registro de Certificados en el Sistema de Control Escolar.
POLÍTICAS
El Certificado Total se otorgará a solicitud del egresado o egresada que concluyó una carrera de
acuerdo al Plan de Estudios correspondiente.
El Certificado parcial se otorgará a Solicitud del interesado o interesada que haya solicitado su baja
definitiva y se considerará únicamente el número de créditos aprobados a la fecha de su
expedición.
Todo egresado o egresada realizará su pago en el banco designado para este trámite.
Todo egresado o egresada realizará su pago en la Receptoría de Rentas por concepto de
Expedición de Certificado Parcial o Total de Estudios.
Solo se elaborará Certificado de Estudios a los egresados o egresadas que hayan concluido sus
estudios o hayan causado baja de la Institución.
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DESARROLLO
No.
Unidad Administrativa
Actividad
1 Egresado o Egresada Solicita al Depto. de Control Escolar requisitos para Expedición de Certificado Parcial
o Total de Estudios.
2 Departamento de Control Escolar Atiende y entrega requisitos y Solicitud al egresado para Expedición de Certificado
Parcial o Total de Estudios.
3 Egresado o Egresada Acude a la Receptoria de Rentas a solicitar formato de pago por concepto de
Expedición de Certificado Parcial o Total de Estudios.
4 Receptoria de Rentas Entrega al egresado o egresada formato de pago por concepto de Expedición de
Certificado Parcial o Total de Estudios.
5 Egresado o Egresada Recibe formato de pago por concepto de Expedición de Certificado Parcial o Total de
Estudios. Acude al Banco y realiza el Pago correspondiente por concepto de
Expedición de Certificado Parcial o Total de Estudios al TESFFP y pago de derechos
por concepto de Expedición de Certificado Parcial o Total de Estudios a la receptoria
de rentas.
6 Banco Recibe cantidad económica por concepto de Certificados de Estudios al TESFFP y
Receptoria de Rentas y entrega al egresado o egresada los bouchers
correspondientes.
7 Egresado o Egresada Recibe bouchers de pago y entrega al Departamento de Recursos Humanos y
Financieros el boucher del pago para canje de recibo al TESFFP.
8 Departamento de Recursos Humanos
y Financieros
Recibe boucher bancario, archiva Boucher y formato original, y entrega copia sellada
del mismo al egresado o egresada.
9 Egresado o Egresada Entrega requisitos, recibo oficial de pago al TESFFP, formato de pago a la Receptoria
de Rentas y boucher de pago por concepto Certificados de Estudios.
10 Departamento de Control Escolar Recibe la documentación. Elabora Certificado Parcial o Total de Estudios en original y
copia. Anota en el Certificado Número de formato de Receptoria de Rentas por
concepto de Expedición de Certificado Parcial o Total de Estudios, fecha de
elaboración y número de libro y foja de registro del Certificado.
Los firma y envía a la Dirección para recabar firma del Director o Directora General.
11 Director o Directora General Recibe Certificado en original y copia, revisa y determina si esta correcto
12 Director o Directora General Tiene correcciones, turna Certificado al Departamento de Control Escolar.
13 Departamento de Control Escolar Recibe Certificado con observaciones, corrige y turna al Director General,
conectándose en la operación no. 10.
14 Director o Directora General Está correcto el Certificado, firma y sella y turna al Departamento de Control Escolar.
15 Departamento de Control Escolar Recibe Cerificado en original y copia y registra en Libro de Actas de Certificados.
Obtiene una copia Fotostática y entrega al egresado o egresada para que firme de
recibido.
16 Egresado o Egresada Firma la copia fotostática de recibido el original y entrega al Departamento de Control
Escolar.
17 Departamento de Control Escolar Recibe copia fotostática firmada de recibido por el egresado o egresada y archiva en
expediente.
Entrega Certificado original al Egresado o egresada.
La copia 1 la archiva en el consecutivo de Certificados.
18 Egresado o Egresada Recibe Original de Certificado y se retira.
FIN
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DIAGRAMACIÓN
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VI.- SIMBOLOGÍA
SÍMBOLO
REPRESENTA
INICIO O FINAL DEL PROCEDIMIENTO: Señala el principio o
terminación de un procedimiento.
CONECTOR DE PROCEDIMIENTO: Es utilizado para señalar
que un procedimiento proviene o es la continuación de otros.
CONECTOR DE HOJA EN UN MISMO PROCEDIMIENTO: Este
símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran
tamaño, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va el
principio de la siguiente hoja de donde viene.
LÍNEA CONTINUA: Marca el flujo de la información y los
documentos o materiales que se están realizando en el área.
OPERACIÓN: Muestra las principales fases del procedimiento y se
emplea cuando la acción cambia.
DECISIÓN: Muestra las decisiones que se deben tomar cuando no
se cumple con lo estipulado en el procedimiento.
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© MEDICIÓN
Número de Certificados Expedidos
Número total de egresados o egresadas
© REGISTRO DE EVIDENCIAS
La información se obtiene del Sistema de Control Escolar.
13.- FORMATOS
No aplica por ser un Sistema en Computadora.
= Porcentaje de Certificados de Estudios Expedidos
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14.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
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INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS.
Objetivo: Registrar los datos personales y escolares del o la estudiante de cualquiera de las carreras que imparte el Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso de forma Parcial o Total. Distribución y Destinatario: 1 Folio Se anotará el Número de Folio de certificado que
corresponda
2 Número de Cuenta Se anotará el Número de Cuenta del o la estudiante 3 Nombre Se anotará el Nombre completo del o la Directora del
Tecnológico de Estudios superiores de San Felipe del Progreso
4 Nombre Se anotará el Nombre completo de o la estudiante
5 CURP Se anotará la Clave Única de Registro de Población del o la estudiante
6 Parcial o Total Se anotará la situación escolar del o la estudiante 7 Carrera Se anotará el nombre de la Carrera cursada 8 Período Se anotará el Período escolar comprendido
9 Clave Se anotará la Clave de la Asignatura 10 Asignatura Se anotará el Nombre de la Asignatura 11 Calificación Se anotará la Calificación obtenida 12 Observaciones Se anotarán las Observaciones que correspondan
13 Créditos Se anotará el Número de créditos que corresponda a la Asignatura
14 Promedio Se anotará el Promedio obtenido de calificaciones de las asignaturas
15 Fecha Se anotará la Fecha de elaboración del documento
16 Cotejo Se anotará el Nombre y firma del Jefe o Jefa del Depto. De Control Escolar y fecha de registro
17 Firma Se firmará por el Director o Directora de la Institución
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VII.- REGISTRO DE EDICIONES
Primera Edición: Noviembre de 2009
VIII.- DISTRIBUCIÓN
El original del procedimiento se encuentra en poder del Departamento de Control Escolar.
Copias controladas: Subdirección Académica.
VII.- REGISTRO DE EDICIONES
Primera Edición: Noviembre de 2009
VIII.- DISTRIBUCIÓN
El original del procedimiento se encuentra en poder del Departamento de Control Escolar.
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Copias controladas: Subdirección Académica.
IX.- VALIDACIÓN
______________________________________ Lic. Héctor Jiménez Baca
Director del Tecnológico de Estudios Superiores de San Felipe del Progreso
______________________________________ Lic. Mónica Inés Bernal Martínez
Subdirectora Académica
______________________________________ Lic. Rosa Andrea González Flores
Jefe del Departamento de Control Escolar