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Fecha de elaboración: 16 de septiembre de 2016
PROCEDIMIENTO
ELABORACION Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO: PR-ECD01 VERSIÓN: 1.0
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DOCUMENTAL
(CNCL)
El presente documento tiene como objetivo dar a conocer una guía que permita normalizar la
metodología de elaboración, identificación y presentación de los documentos.
Fecha de elaboración: 16 de septiembre de 2016
PROCEDIMIENTO
ELABORACION Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO: PR-ECD01 VERSIÓN: 1.0
Establecer una guía y los controles necesarios para la elaboración, identificación,
aprobación, almacenamiento, protección y disposición final de los documentos.
Todos los documentos deben cumplir con las directrices establecidas en el presente
documento; la Coordinación Administrativa es responsable de velar por el cumplimiento
de los requisitos establecidos.
El procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno tales como: manuales,
procedimientos, instructivos, circulares, memorandos, oficios, actas, entre otros, los
cuales hacen parte de la estructura documental de la CNCL.
Primero: La Ley 89 de 1993 Estableció la cuota de fomento ganadero y lechero y creó el
Fondo Nacional del Ganado para el manejo de los recursos provenientes del recaudo
de la parafiscalidad, el cual se ceñirá a los lineamientos del Ministerio de Agricultura
para el desarrollo del sector pecuario.
Segundo: El artículo séptimo (7º) de la Ley 89 de 1993 señala que “El Gobierno
Nacional, a través del Ministerio de Agricultura, contratará con la Federación
Colombiana de Ganaderos -FEDEGAN-, la administración y recaudo final de las Cuotas
de Fomento Ganadero y Lechero.”
Tercero: El artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 señala que “Si la entidad administradora
no está en condiciones de garantizar el cumplimiento de las reglas y políticas que debe
regir la ejecución de las contribuciones parafiscales, el Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural, por razones especiales definidas mediante reglamento, podrá asumir
temporalmente, a través de un encargo fiduciario, la administración de dichas
contribuciones y efectuar el recaudo.”
Cuarto: A través del artículo 2.10.5.1 del Decreto 2537 de 2015, el Ministerio de
Agricultura definió las razones especiales para la asunción temporal de la administración
de las contribuciones parafiscales por parte de la cartera ministerial en cita, dentro de las
cuales se encuentra la siguiente:
“Artículo 2.10.5.1. Razones especiales para la asunción temporal de la administración
de las contribuciones parafiscales por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural. Se considerarán como razones especiales para que el Ministerio de Agricultura y
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. MARCO LEGAL
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Desarrollo Rural asuma temporalmente la administración de las contribuciones
parafiscales agropecuarias y pesqueras, las siguientes: (…)
2. Cuando el Fondo sea o haya sido admitido en proceso de reorganización en los
términos de la Ley 1116 de 2006 y normas concordantes, así como las normas que la
modifiquen, deroguen o sustituyan.
Quinto: A través del Auto 400 – 010328 del 4 de agosto de 2015, la Superintendencia
de Sociedades admitió al Fondo Nacional del Ganado, administrado por FEDEGAN, en
un proceso de reorganización regulado por la Ley 1116 de 2006, ordenando la
coordinación de dicho proceso con el que adelanta la sociedad FRIOGAN S.A.
Sexto: Vencido el plazo de cuatro (4) meses indicado en el artículo 31 de la Ley 1116 de
2006, para que el promotor del acuerdo de reestructuración presentara ante el juez del
concurso un acuerdo debidamente aprobado, con fundamento en el artículo 38 de la
ley en cita, la Superintendencia de Sociedades profirió el Auto 400 – 008393 del 26 de
mayo de 2016, en virtud del cual decretó “la terminación del proceso de reorganización
del Fondo Nacional del Ganado - FNG, administrado por la Sociedad Fiduciaria de
Desarrollo Agropecuario S.A.- FIDUAGRARIA, que actúa como mandataria del Ministerio
de Agricultura y Desarrollo Rural”; ordenó “la celebración del acuerdo de adjudicación
de los bienes del Fondo Nacional del Ganado” con la consecuente cesación de funciones
de los órganos sociales y de fiscalización, así como la separación de los administradores
y advirtió al deudor la imposibilidad para realizar operaciones en desarrollo de su objeto
social.
Séptimo: El Ministerio de Agricultura expidió el Decreto 947 de 2016, el cual “(…) tiene
por objeto reglamentar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en el
recaudo e inversión de los recursos de los fondos parafiscales del sector agropecuario y
pesquero, en caso de liquidación de un fondo.” Puntualmente el parágrafo del artículo
segundo (2º) del Decreto en cita señala que “En caso de que se ordene la liquidación de
un fondo parafiscal del sector agropecuario y pesquero, el Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural asumirá de manera temporal, por los términos máximos previstos en el
artículo 2.10.5.3 del presente decreto, contados a partir de la fecha de la decisión de
liquidación, a través de una fiduciaria contratada en las condiciones del artículo 106 de
la Ley 1753 de 2015 (…)”
Octavo: Con fundamento en lo dispuesto en los Decretos 2537 de 2015 y 947 de 2016,
el día 8 de julio de 2016 el Ministerio de Agricultura y FIDUAGRARIA S.A., suscribieron
el contrato de encargo fiduciario Nro. 20160655, denominado Cuenta Nacional de la
Carne y la Leche – CNCL MADR, “(…) para recibir el recaudo de la cuota de fomento
ganadero y lechero, para la administración y la inversión de las mismas de acuerdo a las
políticas formuladas por el Gobierno Nacional a través de EL FIDEICOMITENTE, en
cumplimiento de lo previsto en la Ley 89 de 1993, el Decreto 947 de 2016 del Ministerio
de Agricultura y Desarrollo Rural, y las demás normas que le sean aplicables.”
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Noveno: En la cláusula sexta (6ª) del contrato de encargo fiduciario, las partes definieron
la conformación de un Comité Fiduciario, quien ejercería las funciones señaladas en el
parágrafo tercero (3º) de la cláusula en cita, entre otras, la señalada en su numeral
segundo (2º) así:
“SEXTA. Comité Fiduciario: El Comité Fiduciario estará conformado por: 3 representantes
designados por el MINISTERIO en su condición de FIDEICOMITENTE. (…)
PARÁGRAFO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ:
1. Aprobar el Manual Operativo del contrato y sus eventuales modificaciones. “
El aludido Manual Operativo fue aprobado por los integrantes del Comité Fiduciario en
cesión del 11 de agosto de 2016 con el objetivo es establecer procesos y procedimientos
necesarios para desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento al objeto
contratado.
Aprobación: Acción o efecto que sirve para evidenciar que el documento contiene la
información verídica, necesaria y suficiente para hacer parte de la documentación
de un proceso de la organización. Quien ejecuta la acción debe conocer
suficientemente las políticas y objetivos de la organización, y es responsable por su
aplicación y logro.
Código: Nomenclatura asignada para la identificación del proceso, procedimiento,
registro.
CNCL: Cuenta Nacional de la Carne y la Leche.
Documento: Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,
discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.
Especificación: Documento que establece requisitos.
Fecha de aprobación: Día, mes y año en el cual se aprueba el documento.
Fecha de elaboración: Día, mes y año en el que se elabora el documento.
Información: Datos que poseen significado.
Normatividad: Preceptos jurídicos (leyes, decretos, resoluciones, circulares, entre
otros) a considerar o cumplir en el desarrollo del proceso o procedimiento.
PR-ECD01: Procedimiento para la elaboración y control de documentos de la CNCL.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia
del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
4. GLOSARIO
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Versión: Número consecutivo que identifica los cambios sufridos por un documento
aprobado.
La CNCL considera que las diferentes alternativas para la presentación de
documentos puede ser en medio físico, magnético y/o electrónico, y audiovisual.
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los tipos de documento son:
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Guía que describe de manera específica, secuencial y ordenada la forma de llevar a
cabo una actividad y que responde a las preguntas ¿Qué (hace)?, ¿Quién (hace)? y
siempre que se considere necesario, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Cómo? (los hace) y ¿en
cuánto tiempo?
Instructivo: Documento que explica o sugiere los pasos para poder realizar una
actividad en particular.
Formato: Modelo o plantilla usado para poner un registro.
Circular: Documento de carácter general mediante la cual se pretende informar, dar
conceptos, reglamentar y/o solicitar algo. Va dirigido a un grupo de personas en
general (directivos, veterinarios, personal, entre otros.).
Memorando: Documento de carácter particular; comunicación escrita de manejo
interno donde se solicita o se da información, se solicitan servicios internos (compra,
suministro, gestión, entre otros), se envían documentos y/o se invita a reuniones. Va
dirigido a una persona o un grupo reducido de personas.
Oficio: Documento físico y/o magnético / electrónico, de manejo externo, donde se
solicita y/o se suministra información.
Acta: Relación escrita que sirve de constancia oficial de lo sucedido, tratado o
acordado por un grupo, comité o junta.
5. GENERALIDADES
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*Nota: Para los documentos anteriormente mencionados se han establecido plantillas
o modelos (ver Anexos), los cuales se constituyen como una guía general para su
elaboración, sin perjuicio de que sufran cambios o modificaciones menores en cuanto
a su forma o contenido, según se requiera.
Video: Documento visual en formato de cinta de video o DVD de distintos tamaños,
que contiene cuñas publicitarias y/o material periodístico.
Grabación: Documento auditivo que viene en formato de cinta, casete, CD o DVD.
Arte: Diseño de piezas publicitarias institucionales en formatos digitales.
Fotografía: Documento visual en papel o digital de la historia de las imágenes del
gremio, del sector o de la organización.
Una distinción general pero importante radica en las diferencias entre documentos,
formatos y registros, las cuales se enumeran a continuación:
DOCUMENTOS FORMATOS REGISTROS
Información y su medio de
soporte
Modelo o plantilla usado
para poner un registro.
Documento que presenta
resultados obtenidos o
proporciona evidencia de
actividades
desempeñadas. (Formato
diligenciado)
Se leen Se diligencian Se archivan y conservan
Numeral 4.2.3 de la NTC
ISO 9001 No aplica numeral
Numeral 4.2.4 de la NTC
ISO 9001
Un documento no es un
registro.
Hace parte de un
documento
Es un tipo especial de
documento
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DOCUMENTOS FORMATOS REGISTROS
Incluye manuales,
procedimientos,
instructivos, guías, etc.
Se dividen en internos y
externos:
Interno: procedimiento
Externo: leyes,
resoluciones, etc.
Generalmente son
internos.
Siempre son internos.
Los registros que entregan
los proveedores o clientes
se consideran documentos
externos.
ABREVIATURAS
MADR – Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
SAF – Subdirección Administrativa y Financiera
ADM – Administrativa
SJ – Subdirección Jurídica
TECN – Técnica
TEC – Tecnología
JRC – Jefatura de Recaudo y Cartera
CGA – Coordinación Grupo Auditor
REDACCION Y TEXTO
Los documentos deben redactarse de manera impersonal, con los verbos conjugados
en tiempo presente, utilizando un lenguaje claro y sencillo, evitando el empleo de un
lenguaje coloquial y de expresiones extranjeras; se debe evitar el uso de verbos en
infinitivo (terminados en ar, er, ir, or, ur) y en gerundio (terminados en ando, endo).
El contenido del documento debe ser coherente con las actividades que se desarrollen
en el proceso de aplicación y en general debe mantener la uniformidad en la
terminología y estilo de redacción, dentro del mismo y en el conjunto de ellos.
Los Documentos que emitan los funcionarios de la CNCL, se elaboraran en papel
tamaño carta y preferiblemente usar letra Futura Lt BT tamaño 12. De igual manera
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el texto debe comenzar en el margen izquierdo y debe estar justificado. El interlineado
es sencillo.
MARGENES
El texto se escribirá con los siguientes márgenes:
Superior: 3.0 cm a 5.0 cm.
Inferior: 2.0 cm a 3.0 cm.
Izquierdo: 1.5 cm a 3.0 cm.
Derecho: 1.5 cm a 3.0 cm.
Encabezado desde arriba: 1.5 cm a 2.0 cm
Pie de página desde abajo: 1.5 cm a 2.0 cm
Las márgenes establecidas aplican para todo documento, a excepción de las tablas
y gráficos, los cuales se elaboran en un tamaño mayor, igual o inferior a éste, acorde
con las necesidades.
ESTRUCTURA
Procedimientos :
Los procedimientos se estructuran teniendo en cuenta los siguientes ítems:
Presentación o Introducción: Exposición sobre el documento, su contenido,
objeto, áreas de aplicación e importancia de revisión y actualización.
Objetivo: Indica el propósito por el cual se elabora el documento y amplía la
información establecida en el título. Contiene una breve descripción de los fines
sugeridos para el procedimiento y/o instructivo.
Alcance: Relaciona las áreas funcionales o los cargos a los cuales les corresponde
aplicar los aspectos desarrollados en el documento. Define los límites del proceso
o actividad a describir, dónde inicia y dónde termina.
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Glosario: Términos y/o definiciones utilizados en el documento, que por su
naturaleza pueden no ser conocidos o pueden tener diversas interpretaciones
dependiendo del contexto o idioma en que se utilicen; también incluye la
identificación abreviada de los términos que se considere pertinente abreviar en
el documento. Los términos y abreviaturas deben registrarse en orden alfabético,
en negrilla y seguidos de dos puntos. Adicionalmente es necesario asegurarse que
no sea utilizado otro término con la misma definición o viceversa, en otros
documentos, de ser así, el nuevo documento debe ceñirse a lo registrado en el ya
existente.
Generalidades: Aspectos que se deben tener en cuenta siempre de la misma
manera para la aplicación de las actividades descritas en el documento como
políticas, normas específicas, entre otras.
Desarrollo: Descripción en forma secuencial de cada una de las operaciones que
se realizan en el procedimiento, explicando en qué consisten y señalando los
responsables (título del cargo) de llevarlas a cabo - ¿Qué (hace)? - ¿Quién
(hace)? y siempre que sea pertinente, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Con qué? y en
¿Cuánto tiempo (se hacen)?. Cuando se referencien formatos se debe hacer por
su nombre.
Control de Cambios: Se especifica cualquier modificación que se haga al
documento; para este fin se utiliza la matriz propuesta. Este registro es importante
para que las personas que revisan un documento en una nueva versión, puedan
identificar de manera rápida y resumida los principales cambios que ha tenido.
Descripción del Cambio Fecha de Modificación Nueva Versión
Versión del documento: Identifica el número de la revisión del documento o el
número de ediciones que ha tenido. El número de la versión de los documentos
inicia con 1.0. Y se incrementa consecutivamente cuando se realizan
modificaciones al mismo de la siguiente manera:
o Cuando se presentan cambios menores en los procesos documentados, el número
de la versión cambia y se actualiza al número decimal consecutivo al que llevaba
anteriormente. Se entiende por cambio menor una modificación de nombre,
cargo y/o medio de control que no afecten la esencia del Proceso.
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Ejemplo:
Versión 1: “Los documentos de origen externo se identifican y controlan por medio
de sellos”.
Versión 1.1: “Los documentos de origen externo se identifican y controlan por
medio de stickers”.
o Cuando se presentan cambios mayores en los procesos documentados, el número
de la versión cambia y se actualiza al número entero consecutivo al que llevaba
anteriormente. Se entiende como cambio mayor cuando el número de cambios
menores en el documento sea mayor a nueve o existan cambios esenciales o de
fondo en el proceso, procedimiento o actividad descrita.
Anexos: Es una relación de los documentos que se requieren para la ejecución
del procedimiento y/o instructivo.
Instructivo
Los instructivos se estructuran teniendo en cuenta los siguientes ítems:
Objetivo: Indica el propósito por el cual se elabora el documento y amplía la
información establecida en el título. Contiene una breve descripción de los fines
sugeridos para el instructivo.
Desarrollo: Descripción en forma secuencial de cada una de las operaciones que
se realizan, explicando en qué consisten y señalando los responsables (título del
cargo) de llevarlas a cabo - ¿Qué (hace)? - ¿Quién (hace)? y siempre que sea
pertinente, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Con qué? y en ¿Cuánto tiempo (se hacen)?.
Cuando se referencien formatos se debe hacer por su nombre.
Circular y Memorando
Las circulares y memorandos se estructuran teniendo en cuenta los siguientes ítems
(ANEXO N°1)
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Codificación
La codificación de los documentos se realiza a través de consecutivos, la cual tiene la
siguiente estructura:
Ejemplo: CNCL – TECN -2016-001
*Nota: Lo anterior aplica para cualquier tipo de documento, la plantilla del documento
se encuentra estructurada así:
Membrete o Logo:
Será el logo símbolo adoptado institucionalmente.
Abreviatura Cuenta Nacional de la Carne y la Leche
Identificador por área
Consecutivo Numérico por año
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Tipo Documental
Se escribirá tipo de documento siempre y cuando corresponda a Memorando o Circular
Interna, la cual se debe centrar en la parte superior del documento.
Justificación o Contenido
Se enuncia lo que se quiere informar.
Firmas
o El nombre, firma y cargo del funcionario competente.
o Proyectó: nombre, cargo y firma del funcionario asignado
o Aprobó: nombre, cargo y firma del responsable del proceso
o Revisión: si el funcionario competente lo considera pertinente
Oficio
Los oficios se estructuran teniendo en cuenta los siguientes ítems (ANEXO N° 2)
Membrete o Logo:
Será el logo símbolo adoptado institucionalmente.
Codificación
La codificación de los documentos se realiza a través de consecutivos, con la estructura
mencionada anteriormente.
Justificación o Contenido
Se enuncia lo que se quiere informar.
Firmas
o El nombre, firma y cargo del funcionario competente.
o Anexo lo enunciado en: N° de folios (si aplica).
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o CC: Con Copia
o Proyectó: Nombre-Cargo del funcionario asignado.
o Aprobó: Nombre-Cargo del responsable del proceso.
o Revisión: Si el funcionario competente lo considera pertinente.
*Nota: La plantilla del documento se encuentra estructurada así:
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NOMENCLATURA DE LOS DOCUMENTOS
Tipo de Documento ID
Manual M
Procedimiento PR
Instructivo IN
Formato/ Registro/Plantilla FR
Diagramas de flujo DF
Reporte (Aplicativos) RP
Videos VD
Los códigos de los documentos (manuales, procedimientos), deben tener la siguiente
estructura:
Ejemplo: PR-FC01 “Procedimiento Fomento al Consumo”
Dónde: PR corresponde a la nomenclatura del proceso al que pertenece el documento
(manual, procedimiento, entre otros), - FC nombre del procedimiento y 01 es el
consecutivo de la versión del documento.
PRESENTACIÓN Y UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La documentación de la CNCL se maneja preferiblemente en la red institucional
(carpetas públicas compartidas), por lo tanto la ubicación de los documentos en
formato PDF y archivo físico se custodiará en archivos digitales, AZ o fólderes.
Manejo de documentos por medios electrónicos o magnéticos
Cuando un documento (procedimiento, memorando, circular, oficio, etc.) pueda
manejarse de manera electrónica (correo electrónico, carpeta pública) deben
guardarse los principios generales de manejo de documentos:
Usar los formatos o plantillas preestablecidos.
Fecha de elaboración: 16 de septiembre de 2016
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DOCUMENTOS
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Deben redactarse de manera impersonal, en un lenguaje claro y sencillo. Se debe
evitar el empleo de un lenguaje coloquial y de expresiones extranjeras.
Deben comunicarse de manera oportuna a quienes van dirigidos los documentos,
procurando guardar registro de dicha comunicación (p.e. copia del correo
electrónico enviado).
Deben archivarse y retenerse de acuerdo con los parámetros establecidos en este
procedimiento.
Identificación De Documentos Obsoletos
Cuando un documento interno pierde vigencia es necesario que se identifique como
documento obsoleto, con el fin de prevenir el uso no intencionado del mismo, para
lo cual deben seguirse los lineamientos que se presentan a continuación:
Documentos en medio magnético/electrónico: En la red interna/usuario CNCL se
dispone de una carpeta para identificación y almacenamiento temporal de
documentos obsoletos con el nombre de “Documentos Obsoletos”.
Documento medio físico: Su identificación se realiza mediante un sello o marca
visible como “Documento Obsoleto” en la portada del documento.
Documentos medio audiovisual: La identificación de los documentos obsoletos en
este medio se efectúa mediante un sticker o marca en un lugar visible (puede ser
la caratula cuando aplique) con la palabra “Obsoleto”.
De igual forma, los documentos de origen externos cuando pierden vigencia deben estar
debidamente identificados como obsoletos, como se especifica a continuación:
Documentos en medio magnético/electrónico: En la pública de la oficina Jurídica,
se archivan los documentos en la carpeta llamada “Documentos externos
obsoletos”.
Documentos en medio Físico: Se establece una carpeta con una marca visible de
“obsoleto” donde se archivan los documentos que pierden vigencia.
NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Comentado [LAP1]: Jaime habilite la carpeta compartida
Fecha de elaboración: 16 de septiembre de 2016
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CÓDIGO: PR-ECD01 VERSIÓN: 1.0
La revisión y aprobación de un documento lo realiza el Gerente, Subgerente,
Subdirectores y/o Jefes de Oficina, en su calidad de responsables de proceso.
Los subdirectores de Área, Jefes de Oficina y Coordinadores de Área de la CNCL,
son los responsables de determinar la elaboración de un nuevo documento o la
corrección de uno ya existente.
Los Subgerentes, Jefes de Oficina, Coordinadores de área son los responsables de
los procesos de la EF CNCL, deben garantizar que la documentación, tanto interna
como externa, relacionada con las actividades que se desarrollan en su área, se
encuentre disponible y actualizada.
APROBACIÓN, COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Serán los Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de área de EF-CNCL
quienes tendrán la competencia para aprobar los documentos así como los cambios
en sus versiones, será a través de las carpetas públicas compartidas por cada una de
las áreas y posteriormente se realizara el trámite correspondiente.
En los casos de ser necesario extraer cualquier tipo de documentación de los medios
anteriormente descritos, para su análisis o entrega a un tercero, deberá solicitarse vía
e-mail por el interesado al responsable encargado especificando el nombre del
documento, el código de identificación, el medio (físico o digital) además de una
breve descripción del uso previsto.
SOLICITUD Y ANULACION DE CONSECUTIVOS
Cuando se trate de solicitud de consecutivos referentes a MADR O SAF, estos deberán
ser solicitados a la Asistente de Gerencia, a través de correo electrónico, así mismo
las copias de los consecutivos requeridos deberán entregarse con el fin de que los
mismos reposen en la carpeta correspondiente.
En caso de que se requiera la anulación de un consecutivo, la solicitud se deberá
hacer mediante correo electrónico a la dependencia origen e indicando la causal de
anulación.
ALMACENAMIENTO Y PROTECCION
Comentado [LAP2]: Control de cambios
Fecha de elaboración: 16 de septiembre de 2016
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CÓDIGO: PR-ECD01 VERSIÓN: 1.0
Para organizar los documentos que se encuentran en la CNCL, se debe tener en
cuenta la ubicación y métodos de protección tales como: cajas, carpetas,
archivadores, estantes, mobiliarios, etc.
DISPOSICION FINAL
La disposición final de una serie documental se determina mediante la importancia
que el documento represente para CNCL después de haber cumplido su vigencia.
Para esto se contemplan los siguientes aspectos opcionales según lo anterior:
selección, conservación total, digitalización y destrucción.
*Nota: Cualquiera de estas opciones es de elección excluyente, es decir, si se
conserva se puede digitalizar y no se destruye ni se hace selección, pero si se decide
digitalizar, se puede seleccionar otra opción y conservar totalmente o destruir.
Este procedimiento es la versión única e inicial del Procedimiento de Elaboración y
Control de Documentos.
Anexo N° 1. Plantilla modelo Memorando o Circular
Anexo N° 2. Plantilla modelo Oficio
Elaborado por:
Lyda Jazmin Daza Daza
Coordinadora Administrativa
Revisado y Aprobado por:
María Fernanda Zambrano Mora.
Subgerente Admón. y Financiera
6. CONTROL DE CAMBIOS
7. ANEXOS